Narzędzia
KSeF — przewodnik i walidator numeru
Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy w 2026 r. Sprawdź, co i od kiedy dotyczy Twojej firmy, poznaj terminy przesłania faktur w trybach awaryjnych oraz zweryfikuj budowę numeru KSeF.
- •Obowiązek wystawiania faktur B2B w KSeF.
- •Odbiór faktur w KSeF obowiązuje Cię już od 1 lutego 2026 r.
- •Nadaj uprawnienia osobom/biuru rachunkowemu i przygotuj certyfikat/token.
Harmonogram obowiązkowego KSeF
1 lutego 2026
Start dla największych + odbiór dla wszystkich
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla podatników, u których wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Odbiór faktur w KSeF — obowiązkowy już dla wszystkich.
1 kwietnia 2026
Start dla pozostałych podatników
Obowiązek wystawiania w KSeF obejmuje pozostałych podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), poza małymi podatnikami ze sprzedażą ≤ 10 000 zł brutto miesięcznie.
do 31 grudnia 2026
Okres przejściowy
Mali podatnicy (sprzedaż ≤ 10 000 zł brutto/mies.) mogą jeszcze wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne. Dopuszczone faktury z kas fiskalnych i paragony z NIP do 450 zł.
1 stycznia 2027
Pełny obowiązek + kary
Koniec okresu przejściowego — KSeF obowiązuje wszystkich. Od tego dnia obowiązują sankcje za naruszenia (do 100% kwoty VAT z faktury lub 18,7% kwoty brutto).
Tryby wystawiania i terminy przesłania
Gdy KSeF jest niedostępny, fakturę wystawiasz poza systemem i przesyłasz ją w wyznaczonym terminie.
| Tryb | Kiedy | Termin przesłania do KSeF |
|---|---|---|
| Online | Normalna praca z dostępem do KSeF | Faktura trafia do KSeF od razu; numer KSeF nadawany natychmiast |
| Offline24 | Wystawiasz bez połączenia z KSeF (np. z wyboru) | Prześlij do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego |
| Niedostępność KSeF | Krótka przerwa techniczna po stronie systemu | Prześlij nie później niż 1 dzień po zakończeniu niedostępności |
| Awaria (ogłoszona w BIP) | Całkowita awaria KSeF ogłoszona przez MF | Prześlij w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
Czego KSeF nie obejmuje (wybrane wyłączenia)
- •Faktury na rzecz konsumentów (B2C)
- •Podatnicy bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce
- •Procedury OSS i IOSS
- •Bilety (np. przejazdy autostradą, transport) traktowane jak faktury
Kary za naruszenia — od 1 stycznia 2027 r.
Sankcje stosuje się dopiero od 1 stycznia 2027 r. Jeśli faktura nie zostanie przesłana do KSeF w terminie (następny dzień roboczy w trybie offline24 albo 7 dni roboczych po zakończeniu ogłoszonej awarii), naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a gdy faktura nie zawiera VAT — do 18,7% kwoty brutto.
KSeF w programie TaxMachine
Program TaxMachine wystawia, wysyła i pobiera e-faktury KSeF (schemat FA(3)), obsługuje certyfikaty i tokeny oraz nowe oznaczenia w JPK_V7. Szczegółowe instrukcje znajdziesz w pomocy:
- KSeF 2.0 — poradnik dla użytkownika
- Wysyłanie e-faktur · Pobieranie e-faktur
- Nadawanie uprawnień (pracownicy, biuro rachunkowe)
Stan prawny: czerwiec 2026 r. Źródło: materiały informacyjne Ministerstwa Finansów (ksef.podatki.gov.pl). Narzędzie ma charakter pomocniczy — w sprawach wątpliwych sięgnij do przepisów i objaśnień MF.