Strefa klienta: czy klient zajrzał do akceptacji; biuro: znacznik „FV” przy klientach bez faktur i uzgadnianie płatności klientów

Wydanie 3.6707 z 11 października w kanale testowym Beta: biuro widzi, czy klient otworzył akceptację e-faktur, klienci z dużą liczbą faktur dowiadują się już z maila, że mogą zatwierdzić je grupami, a pojazd przy fakturach ze stacji paliw czy serwisu Strefa klienta podpowiada z wcześniejszych faktur od tego sprzedawcy. W programie biuro dostaje znacznik FV przy klientach bez faktur biura i narzędzie Uzgodnij płatności, wpłaty klientów biura trafiają na właściwe faktury, a płatności księgowe nie dublują przelewu, który jest już na wyciągu.

Strefa klienta: biuro widzi, czy klient zajrzał do akceptacji

W wersji dla Biur Rachunkowych lista Akceptacje e-faktur → Miesiące (i ta sama lista przy firmie, w e-Faktury → Akceptacje) ma nowe kolumny Pierwsze wejście klienta i Ostatnie wejście klienta. Pokazują, kiedy klient otworzył akceptację w Strefie klienta od otwarcia miesiąca; pusta kolumna znaczy, że od tego czasu nie zaglądał. Przed terminem widać od razu, do kogo zadzwonić: kto nie otworzył zaproszenia, a kto zajrzał i nie skończył. Liczą się wejścia klienta, nie pracowników biura. Wejścia zapisują się od tej wersji Strefy klienta — wcześniejszych nie ma. Tę samą informację podaje asystent AI podłączony do programu, gdy pytasz o stan akceptacji. Opis w pomocy: Strefa klienta: akceptacja e-faktur.

Strefa klienta: przy dużej paczce mail podpowiada zatwierdzanie grupami

Zaproszenie, przypomnienie i ostatnie przypomnienie przed terminem przy co najmniej 20 fakturach do zatwierdzenia mówią klientowi, że nie musi sprawdzać każdej faktury osobno: na liście faktur w Strefie klienta zaznacza tylko wyjątki, a resztę zatwierdza naraz — wszystkie albo od wybranego sprzedawcy. Zdanie trafia też do własnych szablonów biura, które używają pola {Zakonczenie}.

Strefa klienta: pojazd podpowiadany z wcześniejszych faktur od sprzedawcy

Przy fakturach dotyczących pojazdu, na których nie ma numeru rejestracyjnego — np. ze stacji paliw czy serwisu — Strefa klienta podpowiada pojazd na podstawie wcześniejszych faktur od tego samego sprzedawcy: pojazdu przypisanego przy księgowaniu w programie i pojazdów wskazanych wcześniej przez klienta.

Gdy wszystkie wcześniejsze faktury dotyczyły jednego pojazdu, karta faktury wybiera go z dopiskiem „sprawdź, zanim zatwierdzisz”, a sekcja Pojazdy na liście zbiera takie faktury w osobną grupę z tym pojazdem.
Gdy pojazdów było kilka, Strefa pokazuje je z liczbą faktur, a wybór zostaje przy kliencie.

Pojazd zapisuje zawsze klient — Zatwierdź wszystkie pozostałe nie bierze podpowiedzi, bo od pojazdu zależy rozliczenie kosztów i VAT. Opis w pomocy: Zatwierdzanie grupami.

Biuro rachunkowe: znacznik „FV” przy klientach bez faktur biura

W wersji dla Biur Rachunkowych wśród znaczników przy firmach (opcja Znaczniki przy firmach w drzewie i na liście firm w Opcjach bazy danych) jest nowy znacznik FV. Pojawia się przy firmie, gdy:

aktualny klient biura nie ma faktury biura od co najmniej 3 miesięcy albo nie ma jej wcale — znacznik jest obrysowany, gdy usługa jest wstrzymana albo działalność zawieszona, bo wtedy brak faktur ma zwykle wyjaśnienie;
biuro wystawiło firmie fakturę w bieżącym albo poprzednim miesiącu, a firma nie jest oznaczona jako Aktualny klient biura — znacznik pomarańczowy.

Firmy dodane w ciągu ostatnich 3 miesięcy, które nie mają jeszcze faktury, są pomijane. Gdy biuro wystawia faktury poza programem (fakturę biura z ostatnich 3 miesięcy ma mniej niż połowa aktualnych klientów), znacznik się nie pojawia.

Kliknięcie znacznika otwiera tabelę Klienci bez faktur biura: liczba miesięcy bez faktury i data ostatniej faktury biura, stan usługi i działalności, ostatnie pobranie e-faktur i kolumna Płatnik ZUS. Przyciski Nie jest już klientem biura i Oznacz jako klienta biura zmieniają pole Aktualny klient biura w oknie firmy — dla wiersza z kursorem albo dla zaznaczonych firm, po potwierdzeniu; Przejdź do firmy pokazuje firmę w drzewie. Program niczego nie zmienia sam: brak faktur nie musi znaczyć, że firma przestała być klientem — faktur nie wystawia się np. przy obsłudze wstrzymanej za brak płatności.

Wpłaty klientów biura trafiają na właściwe faktury

Faktura opłacona z nadwyżką nie jest już traktowana jak nieopłacona: nie ma jej na listach nieopłaconych faktur i nie przyjmuje kolejnych wpłat. Dotąd wpłaty za kolejne miesiące mogły dopisywać się do takiej faktury, a nowsze faktury klienta zostawały nieopłacone, choć jego saldo było niskie. Korekta zmniejszająca zostaje na liście — rozlicza się razem z fakturą korygowaną.
W dokumencie wpłaty (KP, przelew przychodzący) faktura z ujemną kwotą do zapłaty nie dostaje już odwróconego znaku: korekta zmniejszająca wchodzi jako pozycja ujemna, a faktura opłacona z nadwyżką jest pomijana — dotąd wpłata dopisywała się do niej. Znak odwraca się tylko w KW i w przelewie wychodzącym, czyli przy zwrocie.
Zaliczka klienta rozpisywana na faktury nie przepada, gdy pierwsza z nich nie ma kwoty do zapłaty — przechodzi na kolejne faktury albo zostaje zaliczką.
Wpłata klienta dodana z listy firm rozpisuje się na faktury także wtedy, gdy zaległe faktury są tylko u poprzedniego biura klienta. Dotąd cała wpłata trafiała jako nadpłata do bieżącego biura. Zaległości klienta są zebrane w jednej pozycji na każde biuro, od najstarszego terminu.
W oknie firmy płatność do wskazanych faktur zapisuje się w biurze, które je wystawiło, i u kontrahenta z tych faktur. Zaznaczenie faktur różnych biur kończy się komunikatem.

Biuro rachunkowe: uzgadnianie płatności klientów

Na zakładce Biuro rachunkowe, w grupie Fakturowanie, jest nowy przycisk Uzgodnij płatności — dla biura otwartego w drzewie. Porządkuje wpłaty zapisane wcześniej przy fakturach już opłaconych: gdy faktura przyjęła także wpłaty za kolejne miesiące, nowsze faktury tego samego klienta zostawały nieopłacone.

Okno pokazuje kontrahentów biura z fakturą opłaconą z nadwyżką albo z zaliczką nieprzypisaną do faktury obok nieopłaconych faktur. Pod spodem, dla wiersza z kursorem, widać każde przeniesienie: dokument płatności, datę wpłaty, skąd i na którą fakturę przechodzi kwota i czy faktura będzie opłacona w całości.

Na fakturze opłaconej z nadwyżką zostają najwcześniejsze wpłaty, do jej kwoty.
Pozostałe wpłaty i zaliczki przechodzą na nieopłacone faktury tego samego kontrahenta — w kolejności dat wpłat, od faktury z najstarszym terminem płatności.
Nadwyżka, dla której nie ma już faktur do opłacenia, zostaje zaliczką.
Zmienia się tylko przypisanie wpłat do faktur: kwoty dokumentów płatności i salda kontrahentów zostają bez zmian, a faktury opłacone w całości dostają status Zapłacone z datą wpłaty.

Nic nie dzieje się samo — zapis następuje po Uzgodnij zaznaczonych i potwierdzeniu. Jeśli od otwarcia okna zmieniły się płatności albo faktury kontrahenta, program nie zapisze zmian i poprosi o odświeżenie podglądu. Narzędzie nie przenosi wpłat między różnymi firmami biura (np. po zmianie biura przez klienta) i nie rusza dokumentów płatności zaksięgowanych, wychodzących (KW, przelew wychodzący) ani walutowych.

Płatności księgowe: zapłata z faktury po wyciągu, przepisywanie zapłat, zwroty od dostawców

Zapłata wpisana na fakturze sprzedaży już po zaksięgowaniu wyciągu z tym przelewem nie zakłada drugiej płatności księgowej. Program łączy ją z wpłatą z wyciągu na tę samą kwotę z okresu 7 dni wokół daty zapłaty — tą, która rozlicza już ten dokument, albo jedyną nierozliczoną, w której tytule jest NIP, nazwa kontrahenta albo numer faktury. Dotąd jeden przelew dawał dwie płatności — w PIT kasowym przychód liczył się podwójnie. Zapłaty gotówką i kompensatą zapisują się jak dotąd.
Dopasowanie wpłaty z wyciągu do kontrahenta po nazwie porównuje całe słowa, więc podobny początek nazwy już nie wystarcza.
Przepisz zapłaty faktur do płatności księgowych (menu Narzędzia na liście dokumentów księgowych) przepisuje zapłaty z faktur od 1 stycznia, których brakuje w płatnościach księgowych (w styczniu — od początku poprzedniego roku). Dotąd nie przepisywał niczego. Powtórne uruchomienie niczego nie dubluje.
Zwrot od dostawcy przypisany do e-faktury zakupu zmniejsza kwotę zapłaconą tej faktury. Dotąd był do niej doliczany, więc faktura wyglądała na zapłaconą z nadwyżką.

Płatności księgowe: okno płatności i dekrety w walucie

Nowa płatność dodana po poprzedniej przejmuje datę, typ, walutę, ustawienie Nie licz różnic kursowych i symbole numeru, ale już nie opis, uwagi ani kontrahenta.
Płatność bez kontrahenta dostaje nazwę i NIP z przypisanych dokumentów, gdy wszystkie są od tego samego kontrahenta.
Księguj dokumenty płatnicze zapisuje w dekrecie płatności walutowej walutę, kwotę w walucie, kurs i datę kursu oraz NIP i kod kraju kontrahenta; numer dekretu pochodzi z płatności albo z rozliczanych dokumentów.
Przy przypisywaniu dokumentów Do zapłaty w złotych dla dokumentu walutowego to pozostała kwota w walucie przeliczona po kursie dokumentu.

Mail ze składką ZUS: zobowiązania i listy płac

Wiadomość wysyłana z okna Składka ZUS ma wypełnione pola zobowiązań (Zobowiazania), tak jak wiadomość z podsumowaniem miesiąca. Dotąd w tym oknie były puste, a szablon z kwotą z listy płac kończył się błędem.
Listy płac w zobowiązaniach (w mailu ze składką i w podsumowaniu miesiąca) liczą się według daty wypłaty, tak jak w deklaracji DRA: lista za sierpień wypłacona 10 września należy do września, ze składkami i PIT-4R płatnymi w październiku. Dotąd trafiała do sierpnia, z terminem o miesiąc za wczesnym.

Asystent AI: właściwe nazwy przy własnych zapytaniach

Gdy asystent AI podłączony do programu sam układa zapytanie do bazy i pomyli nazwę pola albo tabeli, dostaje od razu właściwe nazwy z tabel, o które pytał. Poprawia zapytanie za pierwszym razem, zamiast kilku prób.

Wydanie 3.6707 jest w kanale testowym Beta razem z nową wersją Strefy klienta — program sam przypomni o aktualizacji usługi Strefy. Pozostałe instalacje dostaną je po testach. Aktualizacja: program sprawdza i pobiera ją sam po uruchomieniu; bez ponownego uruchamiania można ją sprawdzić w Konfiguracja → Sprawdź aktualizacje.