Narzędzia
Weryfikacja kontrahenta — pakiet 6 rejestrów
Jedno pole — NIP, REGON lub KRS — a w odpowiedzi raport zbiorczy z 6 oficjalnych rejestrów publicznych. Dla firmy krajowej obejmuje status VAT, dane z REGON, rejestrację jednoosobową (JDG) lub spółkę KRS, organy reprezentacji, dane finansowe, status upadłościowy oraz beneficjentów rzeczywistych.
- ✓ Biała lista VAT (KAS/MF) — status czynny / zwolniony / niezarejestrowany, rachunki na białej liście
- ✓ REGON (GUS) — nazwa, adres, forma prawna, PKD, daty (rozpoczęcie, zawieszenie, zakończenie), rejestr
- ✓ VIES (Komisja Europejska) — weryfikacja VAT-UE (opcjonalne, dla WDT)
- ✓ CEIDG (MRiT) — dane jednoosobowej działalności: status (aktywna / zawieszona / wykreślona), PKD, data rozpoczęcia, adres
- ✓ KRS (Ministerstwo Sprawiedliwości) — zarząd, prokurenci, kapitał, status, sposób reprezentacji
- ✓ CRBR (Ministerstwo Finansów) — beneficjenci rzeczywiści: kto naprawdę kontroluje spółkę, z jakim udziałem
Po co tyle rejestrów
- Biała lista potwierdza status VAT i rachunki — wymóg dla zwolnienia z odpowiedzialności solidarnej i kosztów uzyskania powyżej 15 000 zł.
- VIES jest wymagany dla zerowej stawki VAT przy WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) do innego kraju UE.
- CEIDG daje dane jednoosobowej działalności — status (czy nie zawieszona / wykreślona), PKD i datę rozpoczęcia. Białej liście brakuje tych informacji.
- KRS pokazuje, kto faktycznie reprezentuje spółkę (zarząd + prokurenci) i jaki jest jej sposób reprezentacji (samodzielnie / łącznie). Istotne przy podpisywaniu umów.
- Status upadłości / restrukturyzacji / likwidacji w KRS to czerwona flaga — należy ostrożnie zawierać kontrakty z takim podmiotem.
- CRBR pokazuje beneficjentów rzeczywistych — osoby, które realnie kontrolują spółkę. To standardowy element badania kontrahenta w procedurach przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML).
Skąd dane
- Biała lista VAT — API wykazu podatników VAT KAS.
- VIES — VAT Information Exchange System Komisji Europejskiej.
- CEIDG — API Biznes.gov.pl v3 (Ministerstwo Rozwoju i Technologii).
- KRS — API Krajowego Rejestru Sądowego (Ministerstwo Sprawiedliwości).
- REGON — API REGON (GUS BIR) (Główny Urząd Statystyczny).
- CRBR — Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (Ministerstwo Finansów). PESEL-i beneficjentów nie prezentujemy.
- Wyniki cache'owane 1 h po naszej stronie. Po naszej stronie nie zapisujemy historii zapytań — logujemy tylko IP dla rate-limitu.
Masowa weryfikacja kontrahentów w TaxMachine
Program TaxMachine sprawdza wszystkie powyższe rejestry masowo dla całej bazy kontrahentów — jednym kliknięciem, przy księgowaniu faktur i przy generowaniu przelewów. Wyniki są zapamiętywane razem z dokumentem (z ID zapytania z każdego rejestru), tworząc komplet dowodów weryfikacji na wypadek kontroli skarbowej.
Podstawa prawna — należyta staranność
- Art. 117baOrdynacji podatkowej — odpowiedzialność solidarna nabywcy za VAT dostawcy (gdy płatność > 15 000 zł nie trafia na rachunek z białej listy).
- Art. 22p ust. 1 i art. 15d ust. 1 ustaw o PIT i CIT — wyłączenie z kosztów uzyskania.
- Art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT — warunek aktywnego numeru VAT-UE nabywcy dla stawki 0% przy WDT.
- Należyta staranność — orzecznictwo NSA i UE dotyczące prawa do odliczenia VAT (m.in. wyroki w sprawie karuzeli VAT). Komplet weryfikacji z 6 rejestrów to silny dowód staranności.
Raport ma charakter informacyjny — zachowaj go (PDF) na okres przedawnienia zobowiązania podatkowego (5 lat) jako dowód weryfikacji. W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym.