Księgowanie list płac w księgach rachunkowych, polityka rachunkowości w kartotece firmy, numery WB i poprawki auto-księgowania wyciągów

Duża porcja zmian: księgowanie list płac w księgach rachunkowych, dwie nowe zakładki w kartotece firmy (Profil AI i Polityka rachunkowości), numery dokumentów i istotne poprawki auto-księgowania wyciągów bankowych, a także poprawki w schematach księgowań i środkach trwałych. Zmiany dostępne są po aktualizacji do najnowszej wersji programu (instalator: pobieranie programów).

Uwaga: funkcje asystenta AI (serwer MCP) oraz portalu akceptacji e-faktur są na razie dostępne wyłącznie w kanale testowym (Beta) — oznaczono je dopiskiem „wersja testowa Beta".

Dokumenty z wyciągów bankowych zawsze z numerem WB

Dokumenty księgowe powstające z operacji wyciągu bankowego dostają teraz numer WB miesiąc/rok (np. „WB 1/2026") — niezależnie od tego, czy księgowanie poszło schematem, bezpośrednio na wskazane konta, czy rozpisaniem jednej operacji na kilka pozycji. Dotąd numer pojawiał się tylko przy księgowaniu schematem bankowym, i to niepełny — pozostałe dokumenty zostawały bez numeru, co utrudniało ich odszukanie w dzienniku i na wydrukach.

Auto-księgowanie wyciągów nie tworzy już błędnych dekretów ze schematów wielowartościowych

Schemat księgowy z kilkoma wartościami (np. rozbicie przelewu ZUS na składki społeczne, zdrowotne i fundusze) jest zaprojektowany do ręcznego wpisania kwot w dokumencie. Auto-księgowanie wyciągu dysponuje tylko jedną kwotą operacji — i dotąd wstawiało ją do każdej wartości schematu, przez co powstawał dokument z wielokrotnością kwoty przelewu (np. poczwórny ZUS). Teraz program takiego księgowania odmawia i czytelnie podpowiada: użyć schematu jednowartościowego albo rozpisać kwoty ręcznie na poszczególne konta. Dotyczy okna Wyciągi bankowe i księgowania przez asystenta AI.

Auto-księgowanie wyciągów: koniec z duplikatami kont kontrahentów

Przy dobieraniu analityki kontrahenta (konta 200/201) auto-księgowanie dopasowywało konto wyłącznie po NIP-ie albo po nazwie — a pisownia nazwy na wyciągu często różni się od nazwy istniejącego konta, więc powstawały zbędne duplikaty. Teraz w pierwszej kolejności sprawdzany jest numer rachunku kontrahenta — zapamiętane mapowania i wcześniejsze księgowania wskazują istniejące konto, zanim zapadnie decyzja o utworzeniu nowego.

Zakładka „Profil AI" w oknie edycji firmy

W oknie edycji firmy pojawia się nowa zakładka Profil AI — notatnik ustaleń, jak księgować u danego klienta: przyjęte praktyki, wybrane konta, decyzje właściciela i osoby prowadzącej księgi. Ten sam profil czyta i uzupełnia asystent AI podczas księgowania (zaczyna od niego każdą sesję i dopisuje nowe ustalenia na koniec), a od teraz można go również podejrzeć i poprawić ręcznie w programie. Warto edytować rozważnie — to wspólna pamięć człowieka i asystenta.

Asystent AI — księgowanie wyciągów, ZUS i płatności (wersja testowa Beta)

Porcja usprawnień dla biur korzystających z księgowania przez asystenta AI:

przelew do ZUS i zaliczka PIT od wynagrodzeń są porównywane z listą płac za poprzedni miesiąc (składki płacone w danym miesiącu dotyczą wynagrodzeń z poprzedniego), z uwzględnieniem rachunków do umów zleceń — a jedna kwota przelewu jest rozpisywana na konta rozrachunków według tytułów albo według istniejących sald, gdy kwota się z nimi zgadza;
uzgodnienie salda wyciągu umie policzyć saldo całej gałęzi kont (np. 133 razem z subkontami) — koniec mylących różnic, gdy część operacji trafia na subkonta;
zapłatę e-faktury można odnotować częściowo (podając kwotę zapłaconą łącznie) oraz wycofać omyłkowe oznaczenie zapłaty;
import wyciągu przyjmuje plik przekazany bezpośrednio w rozmowie z asystentem (plik nie musi leżeć na serwerze), a wynik mówi wprost, czy zapis do bazy faktycznie się odbył;
symulacja reguł pokazuje z góry, która reguła złapie poszczególne operacje wyciągu i jaki dekret z tego wyniknie — zanim cokolwiek zostanie zapisane; kandydata nowej reguły można przetestować na żywych operacjach przed jej zapisaniem;
omyłkowo utworzone, puste konto analityczne można usunąć poleceniem dla asystenta (program pilnuje, żeby konto nie miało zapisów, analityk ani bilansu otwarcia).

Aktualizacja serwerów widoczna i jednoznaczna (wersja testowa Beta)

Samo pobranie nowych plików serwera nie podmienia działających usług — trzeba jeszcze kliknąć „Zainstaluj / aktualizuj zaznaczone…". Dotąd okno tego nie komunikowało i łatwo było uznać, że po pobraniu wszystko już działa na nowej wersji. Teraz:

lista instancji ma kolumnę Wersja — przy aktualnej instalacji pokazuje numer wersji usługi, a przy przestarzałej zapis „stara → nowa" (np. „1.0.0.136 → 1.0.0.138"), więc od razu widać, co wymaga aktualizacji;
gdy dostępna jest nowsza wersja, nad listą pojawia się pogrubiony komunikat z obiema wersjami i wprost napisanym krokiem do wykonania; przestarzałe instancje są już zaznaczone, więc aktualizacja to jedno kliknięcie;
aktualizacja nie wymaga odinstalowania — usługi są zatrzymywane, pliki podmieniane, usługi uruchamiane ponownie, a cała konfiguracja instancji (porty, tokeny, parametry) zostaje bez zmian.

Księgowanie list płac w księgach rachunkowych — nowy przycisk

Na wstążce Księgi rachunkowe, w menu Narzędzia, pojawia się przycisk „Księguj listy płac" — odpowiednik znanego z księgi podatkowej automatu, tyle że tworzący pełny, wielopozycyjny dekret. Kwoty (wynagrodzenia brutto, zaliczka PIT, składki pracownika i pracodawcy, zdrowotna, PPK, netto do wypłaty) program bierze z listy płac, a konta — ze schematu księgowania, który pozostaje w rękach biura: pozycje schematu odwołują się do nazwanych wartości (np. „Brutto", „ZaliczkaPIT", „SkladkiPracodawcy"), więc zmiana kont to zwykła edycja schematu w dzienniku.

Okno księgowania pokazuje listy płac miesiąca z sumami i statusem, pozwala wybrać dziennik i schemat, a przy pierwszym użyciu — utworzyć domyślny schemat „Lista płac" jednym kliknięciem: program dobiera konta z planu kont firmy (404/405, 231, 225, rozrachunki z ZUS, PPK), a jeśli któregoś nie znajdzie, zostawia pozycję do uzupełnienia i wyraźnie o tym mówi. Dekret dostaje datę końca miesiąca i numer LP; ponowne kliknięcie niczego nie dubluje. Z tej samej ochrony przed duplikatami korzysta asystent AI — obie ścieżki widzą nawzajem swoje księgowania.

Listy płac w księdze podatkowej — bez duplikatów i z asystentem AI

Przycisk „Księguj listy płac" w księdze podatkowej dostał ochronę przed podwójnym księgowaniem: ponowne kliknięcie pomija wpisy, które już są w księdze, i wprost o tym informuje (dotąd drugi klik tworzył duplikaty). Przy okazji komunikat końcowy podaje właściwe numery kolumn księgi (12 — wynagrodzenia, 13 — pozostałe wydatki). Księgowanie list płac do KPiR potrafi też wykonać asystent AI (wersja testowa Beta) — z podglądem przed zapisem i tą samą ochroną przed duplikatami, a status list płac pokazuje mu od razu, czy lista jest już zaksięgowana i jakie kwoty składek wchodzą w dekret.

PIT kasowy: przychód z zapłat księguje też asystent AI (wersja testowa Beta)

U podatnika na metodzie kasowej PIT przychód powstaje w dacie otrzymania zapłaty. Dotąd zapłaty faktur odnotowane przez asystenta AI (np. z wyciągu bankowego) nie trafiały do księgi — trzeba było ręcznie dopisywać płatności do dokumentów i klikać „Księguj PIT kasowy". Teraz asystent domyka cały łańcuch: zapłata z wyciągu → płatność przy fakturze → wpis przychodu w księdze z datą zapłaty (przy fakturach z VAT księgowane jest netto), z pilnowaniem ustawowego terminu dwóch lat. Wszystko z podglądem przed zapisem i ochroną przed duplikatami.

Przy okazji poprawka samego przycisku „Księguj PIT kasowy" w programie: gdy dokument miał kilka zapłat, a pierwsza była już zaksięgowana, kolejne bywały pomijane — teraz doksięgowują się poprawnie.

Polityka rachunkowości w oknie firmy

Okno edycji firmy dostaje zakładkę „Polityka rachunkowości" — miejsce na formalny dokument opisujący system księgowy firmy na pełnej księgowości: plan kont i zasady jego rozbudowy, typowe księgowania, metody wyceny. Wklejoną treść czyta asystent AI przed księgowaniem do ksiąg rachunkowych i traktuje ją jako nadrzędne zasady (ważniejsze od ogólnych wzorców) — może też sam zapisać politykę z dostarczonego dokumentu. To uzupełnienie zakładki „Profil AI": polityka to formalne zasady firmy, profil — robocze ustalenia z codziennego księgowania.

Środki trwałe: numer ewidencyjny sortuje się „po ludzku"

Lista środków trwałych sortowana po numerze ewidencyjnym układa teraz numery tak, jak zrobiłby to człowiek (i Eksplorator Windows): czyste liczby liczbowo (2 przed 10, a nie „10" przed „2"), a numery z literami czy łamane — segmentami, więc „ST-2" stoi przed „ST-10". Bez żadnej zmiany w danych.

JPK ŚT dla ksiąg rachunkowych: odpisy rachunkowe bez zer (wersja testowa Beta)

W pliku JPK_ST_KR (ewidencja środków trwałych firm na pełnej księgowości) pola rocznych i narastających odpisów rachunkowych wychodziły zerowe, gdy firma nie prowadzi odrębnej amortyzacji bilansowej — czyli w najczęstszym przypadku, gdy amortyzacja księgowa równa się podatkowej. Teraz w takiej sytuacji odpisy rachunkowe przyjmują wartości podatkowe (tak jak już wcześniej wartość początkowa i stawka), więc plik jest kompletny bez dodatkowej konfiguracji.

Schematy KR: „Kopiowanie z poprzedniego dowodu" naprawdę kopiuje

Opcje schematu księgowań z grupy „Kopiowanie z poprzedniego dowodu" (kopiuj opis, kontrahenta, prefiks/sufiks numeru, numer dowodu, kwoty) nie działały tak, jak obiecywały. Po pierwsze: przy „Dodaj kopię" dokumentu skopiowany opis był zaraz potem nadpisywany opisem ze schematu — a gdy schemat własnego opisu nie miał, pole zostawało puste; opcja „Kopiuj opis" działała tylko w parze z „Kopiuj kwoty". Po drugie: tryb seryjny tworzył po każdym zapisie zupełnie czysty dokument i całą grupę kopiowania ignorował.

Po poprawce skopiowany opis zostaje (opis ze schematu wchodzi tylko w puste pole), a dokument serii powstaje jak porządna kopia poprzedniego dowodu — zgodnie z zaznaczonymi opcjami schematu, łącznie z automatyczną numeracją kolejnych dokumentów. Serie księgowań z powtarzalnym opisem i kontrahentem w końcu nie wymagają przepisywania tych samych danych w każdym dokumencie.

Poprawki okien konfiguracji serwerów (wersja testowa Beta)

Usunięty błąd, przez który program przestawał odpowiadać chwilę po otwarciu okna Portale akceptacji dla wielu baz danych i kończył pracę awaryjnie.
Komunikat o dostępnych aktualizacjach serwerów pokazuje się na właściwym oknie (potrafił chować się pod głównym).