Biuro rachunkowe: wpłaty klienta w innej firmie biura i komunikat o braku połączenia z Płatnikiem; faktury sprzedaży z BaseLinkera

Wydania 3.6710–3.6713 z 12 października w kanale testowym Beta: biuro przeniesie wpłatę klienta, która została w jednej firmie biura, na jego nieopłacone faktury w innej, faktury sprzedaży z BaseLinkera trafią jednym przyciskiem do faktur firmy, a gdy program nie może odczytać Płatnika, powie dlaczego i co zrobić.

Biuro rachunkowe: wpłaty klienta w innej firmie biura

Gdy klient przeszedł do innej firmy biura, a płacił dalej poprzedniej — albo przedpłata została u poprzedniej — jego wpłata zostawała zaliczką w jednej firmie, a faktury w drugiej czekały nieopłacone. W oknie Uzgodnij płatności (zakładka Biuro rachunkowe, grupa Fakturowanie) jest teraz przycisk Wpłaty w innych firmach biura…, który to porządkuje.

Okno pokazuje klientów z wpłatą bez faktury w jednej firmie biura i nieopłaconymi fakturami w innej — pary, w których bierze udział biuro otwarte w drzewie. Pod spodem, dla wiersza z kursorem, widać wpłaty, z których idzie kwota, i faktury, na które przechodzi — od najstarszego terminu płatności, z informacją, czy faktura będzie opłacona w całości.

Przeniesienie zapisuje dwie kompensaty z datą wybraną w oknie: w firmie z wpłatą „Przeniesienie do …” na kwotę ujemną, w firmie z fakturami „Przeniesienie z …” na nieopłacone faktury. Pieniądze się nie ruszają — kompensaty nie trafiają do kasy ani do dopasowania wyciągów.
Wpłaty, z których idzie kwota, przestają być zaliczką i dostają dopisek „(przeniesione do …)”. Gdy przenoszona jest tylko część wpłaty, reszta zostaje zaliczką w tym samym dokumencie.
Kwoty dokumentów wpłat i łączne saldo klienta się nie zmieniają; zmieniają się salda jego kontrahentów w obu firmach, a faktury opłacone w całości dostają status Zapłacone z datą przeniesienia.
Para czeka, gdy w którejś z firm najpierw trzeba uzgodnić płatności — np. przy fakturze opłaconej z nadwyżką dopiero uzgodnienie zamienia nadwyżkę w zaliczkę, którą można przenieść — albo gdy firma z wpłatą ma własne nieopłacone faktury tego klienta. Powód widać w kolumnie Uwagi i pod spodem.

Nic nie dzieje się samo — zapis następuje po Przenieś zaznaczone i potwierdzeniu, dla każdej pary osobno. Jeśli od otwarcia okna zmieniły się płatności albo faktury klienta, program nie zapisze zmian i poprosi o odświeżenie podglądu. Klienta program rozpoznaje po kontrahentach powiązanych z jego firmą w programie, tak jak przy fakturowaniu biura. Wpłaty walutowe i zaksięgowane dokumenty płatności są pomijane. Okno widzi właściciel programu i osoby z dostępem do faktur i rozrachunków biur.

Faktury sprzedaży z BaseLinkera

Na wstążce Faktury (Sprzedaż → Faktury), w nowej grupie Import, jest przycisk Pobierz z BaseLinkera. Przenosi faktury sprzedaży wystawione w BaseLinkerze do faktur firmy w programie.

W oknie pobierania wpisujesz token API z BaseLinkera (Moje konto → API) i datę, od której pobierać faktury. Token zostaje w karcie firmy, a data jest pamiętana dla firmy.
Wczytaj serie pokazuje serie numeracji faktur z BaseLinkera. Seriom faktur marży wybierasz w kolumnie Procedura rodzaj marży — faktury z tych serii przychodzą z pozycjami VAT marża.
Faktura zachowuje numer z BaseLinkera, ceny brutto i stawki VAT (także zw, np i oo); koszt wysyłki trafia jako usługa. Faktura w walucie przychodzi z kursem z faktury albo z kursem NBP.
Gdy faktura ma już numer KSeF nadany w BaseLinkerze, przychodzi z nim i jest oznaczona jako wysłana — program nie wyśle jej drugi raz.
Ponowne pobranie pomija faktury już przeniesione. Pomijane są też faktury z numerem zajętym w programie i faktury innego sprzedawcy (inny NIP). Korekt program nie przenosi — wystawia się je w programie.

Po pobraniu program pokazuje podsumowanie: ile faktur przeniósł, ile pominął i dlaczego (szczegóły pod przyciskiem Pokaż szczegóły). Faktury, których BaseLinker nie wysłał do KSeF, wysyła się z programu tak jak własne.

Biuro rachunkowe: komunikat, gdy program nie może odczytać Płatnika

Znaczniki ZUS i DRA przy firmach program bierze z bazy Programu Płatnika. Gdy odczyt się nie udaje, w prawym dolnym rogu ekranu pojawia się teraz komunikat: co się stało i co zrobić. Dotąd znaczniki po cichu zostawały ze stanu sprzed awarii albo w ogóle się nie pokazywały.

Brak sterownika — na komputerze jest tylko stary sterownik Windows, który nie zestawia szyfrowanego połączenia z bazą Płatnika. Program podpowiada instalację „Microsoft ODBC Driver 18 for SQL Server” (bezpłatny, ze strony Microsoft) albo ponowną instalację aktualizacji TaxMachine.
Odrzucone logowanie, brak bazy, serwer nie odpowiada — z nazwą użytkownika, bazy albo serwera i wskazaniem, gdzie poprawić ustawienia: Konfiguracja → Opcje → Program Płatnika.

Komunikat pojawia się raz, gdy odczyt zaczyna się nie udawać, i najwyżej co dwie godziny — nie przy każdym sprawdzeniu. Kliknięcie otwiera okno ze szczegółami błędu, a znaczniki pokazują w tym czasie stan z ostatniego udanego sprawdzenia.

Biuro rachunkowe: znaczniki po imporcie do Płatnika i zgłoszenia ZIUA

Po imporcie pliku KEDU do Płatnika automatem znaczniki ZUS i DRA liczą się od nowa najpóźniej po trzech minutach — dotąd czekały na kolejne sprawdzenie, do kwadransa („ZUS”) albo pół godziny („DRA”).
Znacznik zgłoszeń obejmuje też ZIUA (zmiana danych identyfikacyjnych ubezpieczonego): zgłoszenie przygotowane w Płatniku, a niewysłane albo bez potwierdzenia ZUS po 7 dniach, pokazuje się przy firmie tak jak ZUA, ZZA i ZWUA.

Asystent AI: przegląd płatności klientów

Asystent AI podłączony do programu pokazuje to samo, co okna Uzgodnij płatności i Wpłaty w innych firmach biura — dla jednej firmy, jednego kontrahenta albo dla wszystkich firm biura naraz:

faktury opłacone z nadwyżką i zaliczki obok nieopłaconych faktur — ile przejdzie na które faktury, ile zostanie zaliczką i ile faktur będzie opłaconych w całości;
wpłaty klientów w innych firmach biura — co można przenieść od razu, a gdzie najpierw trzeba uzgodnić płatności.

Asystent niczego nie zmienia: uzgodnienie wykonuje biuro w programie, po obejrzeniu podglądu.

Wydania 3.6710–3.6713 są w kanale testowym Beta, 3.6712 razem z nową wersją usługi asystenta AI i Strefy klienta; program sam przypomni o aktualizacji usług. Pozostałe instalacje dostaną je po testach. Aktualizacja: program sprawdza i pobiera ją sam po uruchomieniu; bez ponownego uruchamiania można ją sprawdzić w Konfiguracja → Sprawdź aktualizacje.