Asystent AI księguje listy płac do ksiąg, prowadzi zadania biura i zamyka miesiąc

Wydanie w całości poświęcone asystentowi AI. Największa zmiana to księgowanie list płac do ksiąg rachunkowych — dotąd asystent radził sobie z tym tylko w KPiR. Poza tym asystent wchodzi w zadania biurowe: widzi stan procesu miesiąca, sam zakłada brakujące zadania, potrafi zamknąć i otworzyć miesiąc księgowy, a na pytanie „ile płaci ta firma" odpowiada z cennika biura wraz z rozrachunkiem. Zmiany dostępne są po aktualizacji do najnowszej wersji programu (instalator: pobieranie programów).

Więcej o pracy z asystentem: Księgowanie z AI.

Asystent AI księguje listy płac do ksiąg rachunkowych

Do tej pory asystent księgował listy płac tylko do KPiR, a w księgach rachunkowych musiał składać dekret ręcznie, pozycja po pozycji. Nowe narzędzie księgowania list płac do KR działa tak samo, jak przycisk „Księguj listy płac" w programie: jeden dekret na listę, kwoty z sum listy, a konta i układ pozycji dyktuje schemat księgowania z nazwanymi wartościami (brutto, zaliczka PIT, składki pracownika i pracodawcy, PPK, netto).

Zanim cokolwiek powstanie, asystent pokazuje podgląd: listy z pełnym rozbiciem kwot oraz dobrany schemat i dziennik. Jeśli firma nie ma jeszcze schematu płac, asystent umie założyć domyślny schemat (typowy układ kont 404/405 po stronie kosztów i 231/225/22x po stronie rozrachunków) — z wyraźną informacją, których kont nie udało się dopasować do planu, żeby uzupełnić je przed księgowaniem. Ponowne wywołanie niczego nie dubluje, a listy zaksięgowane którąkolwiek ścieżką (program, asystent, dekret ręczny) są rozpoznawane wzajemnie.

Dla firm o dekretach płacowych rozbitych na działalności czy źródła finansowania nic się nie zmienia — takie dekrety asystent nadal buduje indywidualnie, bo ich kwot nie da się wyliczyć z samych sum listy.

Zadania biurowe: asystent widzi proces miesiąca i sam generuje listę zadań

Trzy nowe narzędzia spinają asystenta z warstwą zadań biurowych:

katalog typów zadań — z czego składa się miesiąc księgowy: odbiór dokumentów od klienta, księgowania, JPK i VAT-UE, zaliczki, ZUS DRA, faktura biura, zamknięcie miesiąca, plus zadania roczne (PIT-y, CIT, sprawozdania);
procesy miesiąca — stan pracy nad miesiącem firmy: czy dokumenty dostarczone (i kiedy), czy księgowanie w toku czy rozliczone, postęp firmy (ostatni rozliczony okres, ostatnie wysyłki JPK i podsumowań) oraz zadania okresu z podziałem na otwarte i zakończone;
generowanie zadań — asystent zakłada komplet brakujących zadań dla firmy na wskazany miesiąc (albo zadania roczne), według katalogu i profilu firmy. Zadania wykonane już wcześniej dostają od razu stan „zakończone", a ponowne generowanie niczego nie dubluje.

Wygenerowane zadania widać normalnie w kartotece firmy pod gałęzią Zadania — asystent i zespół pracują na tej samej liście.

Asystent zamyka i otwiera miesiąc księgowy

Nowe polecenia zamknięcia i otwarcia miesiąca działają dokładnie tak, jak przycisk „Zamknij" w oknie miesiąca: zamknięcie zakłada blokadę edycji (od tej chwili wszystkie narzędzia księgujące asystenta odmawiają zapisu w tym okresie), otwarcie zdejmuje ją na czas korekt. Asystent nie zdejmie natomiast blokady całego roku — ta pozostaje świadomą decyzją podejmowaną w programie.

Przy okazji ujednolicono odpowiedź na pytanie „czy miesiąc jest zamknięty": twarda blokada edycji ma teraz pierwszeństwo przed wnioskowaniem z zaliczek i deklaracji, więc asystent nie powie już „otwarty", by chwilę później odmówić księgowania.

Ile płaci ta firma — cennik biura i rozrachunek w jednym pytaniu

Nowe narzędzie cennika biura zwraca komplet warunków, na jakich biuro obsługuje klienta: stawkę podstawową za księgi i stawkę zmienną według liczby księgowań (z progami), stawki za płace (per pracownik i zleceniobiorca), opłaty jednorazowe (JPK, PIT roczny, PIT-11, świadectwa pracy, umowy, ZUS Z-3, rozliczenie zdrowotnej), zasady opłat za spóźnione dokumenty oraz numerację i dzień fakturowania.

Do tego rozrachunek z klientem: suma wystawionych faktur, suma wpłat, saldo i liczba faktur nieopłaconych, a także ostatnia faktura z rozbiciem na księgi, płace i pozostałe usługi. Pytania w rodzaju „ile płaci ta firma", „ile nam zalega" mają teraz odpowiedź z jednego źródła. Samo wystawianie faktur przez asystenta jest w przygotowaniu — na razie fakturuje program.

Porządki w narzędziach asystenta

Z serwera zniknęły dwa narzędzia-atrapy, które udawały działanie: podgląd „uproszczonego księgowania" e-faktur (dawno zastąpiony przez realne księgowanie do ksiąg) i szkic faktury biura ze zmyślonym numerem. Zadania zakładane przez asystenta są też teraz klasyfikowane w katalogu zadań tak samo jak dodawane ręcznie w programie, dzięki czemu raporty i przeglądy widzą je we właściwej kategorii.