Asystent AI księguje listy płac do ksiąg, prowadzi zadania biura i zamyka miesiąc

Wydanie w całości poświęcone asystentowi AI. Największa zmiana to księgowanie list płac do ksiąg rachunkowych — dotąd asystent radził sobie z tym tylko w KPiR. Poza tym asystent wchodzi w zadania biurowe: widzi stan procesu miesiąca, sam zakłada brakujące zadania, potrafi zamknąć i otworzyć miesiąc księgowy, a na pytanie „ile płaci ta firma" odpowiada z cennika biura wraz z rozrachunkiem. Zmiany dostępne są po aktualizacji do najnowszej wersji programu (instalator: pobieranie programów).

Więcej o pracy z asystentem: Księgowanie z AI.

Asystent AI księguje listy płac do ksiąg rachunkowych

Do tej pory asystent księgował listy płac tylko do KPiR, a w księgach rachunkowych musiał składać dekret ręcznie, pozycja po pozycji. Nowe narzędzie księgowania list płac do KR działa tak samo, jak przycisk „Księguj listy płac" w programie: jeden dekret na listę, kwoty z sum listy, a konta i układ pozycji dyktuje schemat księgowania z nazwanymi wartościami (brutto, zaliczka PIT, składki pracownika i pracodawcy, PPK, netto).

Zanim cokolwiek powstanie, asystent pokazuje podgląd: listy z pełnym rozbiciem kwot oraz dobrany schemat i dziennik. Jeśli firma nie ma jeszcze schematu płac, asystent umie założyć domyślny schemat (typowy układ kont 404/405 po stronie kosztów i 231/225/22x po stronie rozrachunków) — z wyraźną informacją, których kont nie udało się dopasować do planu, żeby uzupełnić je przed księgowaniem. Ponowne wywołanie niczego nie dubluje, a listy zaksięgowane którąkolwiek ścieżką (program, asystent, dekret ręczny) są rozpoznawane wzajemnie.

Dla firm o dekretach płacowych rozbitych na działalności czy źródła finansowania nic się nie zmienia — takie dekrety asystent nadal buduje indywidualnie, bo ich kwot nie da się wyliczyć z samych sum listy.

Zadania biurowe: asystent widzi proces miesiąca i sam generuje listę zadań

Trzy nowe narzędzia spinają asystenta z warstwą zadań biurowych:

katalog typów zadań — z czego składa się miesiąc księgowy: odbiór dokumentów od klienta, księgowania, JPK i VAT-UE, zaliczki, ZUS DRA, faktura biura, zamknięcie miesiąca, plus zadania roczne (PIT-y, CIT, sprawozdania);
procesy miesiąca — stan pracy nad miesiącem firmy: czy dokumenty dostarczone (i kiedy), czy księgowanie w toku czy rozliczone, postęp firmy (ostatni rozliczony okres, ostatnie wysyłki JPK i podsumowań) oraz zadania okresu z podziałem na otwarte i zakończone;
generowanie zadań — asystent zakłada komplet brakujących zadań dla firmy na wskazany miesiąc (albo zadania roczne), według katalogu i profilu firmy. Zadania wykonane już wcześniej dostają od razu stan „zakończone", a ponowne generowanie niczego nie dubluje.

Wygenerowane zadania widać normalnie w kartotece firmy pod gałęzią Zadania — asystent i zespół pracują na tej samej liście.

Asystent zamyka i otwiera miesiąc księgowy

Nowe polecenia zamknięcia i otwarcia miesiąca działają dokładnie tak, jak przycisk „Zamknij" w oknie miesiąca: zamknięcie zakłada blokadę edycji (od tej chwili wszystkie narzędzia księgujące asystenta odmawiają zapisu w tym okresie), otwarcie zdejmuje ją na czas korekt. Asystent nie zdejmie natomiast blokady całego roku — ta pozostaje świadomą decyzją podejmowaną w programie.

Przy okazji ujednolicono odpowiedź na pytanie „czy miesiąc jest zamknięty": twarda blokada edycji ma teraz pierwszeństwo przed wnioskowaniem z zaliczek i deklaracji, więc asystent nie powie już „otwarty", by chwilę później odmówić księgowania.

Ile płaci ta firma — cennik biura i rozrachunek w jednym pytaniu

Nowe narzędzie cennika biura zwraca komplet warunków, na jakich biuro obsługuje klienta: stawkę podstawową za księgi i stawkę zmienną według liczby księgowań (z progami), stawki za płace (per pracownik i zleceniobiorca), opłaty jednorazowe (JPK, PIT roczny, PIT-11, świadectwa pracy, umowy, ZUS Z-3, rozliczenie zdrowotnej), zasady opłat za spóźnione dokumenty oraz numerację i dzień fakturowania.

Do tego rozrachunek z klientem: suma wystawionych faktur, suma wpłat, saldo i liczba faktur nieopłaconych, a także ostatnia faktura z rozbiciem na księgi, płace i pozostałe usługi. Pytania w rodzaju „ile płaci ta firma", „ile nam zalega" mają teraz odpowiedź z jednego źródła. Samo wystawianie faktur przez asystenta jest w przygotowaniu — na razie fakturuje program.

Porządki w narzędziach asystenta

Z serwera zniknęły dwa narzędzia-atrapy, które udawały działanie: podgląd „uproszczonego księgowania" e-faktur (dawno zastąpiony przez realne księgowanie do ksiąg) i szkic faktury biura ze zmyślonym numerem. Zadania zakładane przez asystenta są też teraz klasyfikowane w katalogu zadań tak samo jak dodawane ręcznie w programie, dzięki czemu raporty i przeglądy widzą je we właściwej kategorii.

Filtry list nie rozróżniają już wielkości liter

Filtr pod nagłówkiem kolumny na liście e-Faktur wymagał dotąd wpisania szukanego tekstu dokładnie tak, jak zapisano go w danych — „Solid Group" nie znajdowało faktur wystawionych przez „SOLID GROUP". Teraz wielkość liter nie ma znaczenia, tak samo jak przy filtrowaniu kontrahentów czy faktur sprzedaży.

Przy okazji przejrzeliśmy pod tym kątem wszystkie listy programu — ta sama poprawka objęła między innymi KPiR, dokumenty ksiąg rachunkowych, wyciągi bankowe (wraz z listą operacji), listy płac, środki trwałe, fakturowanie, dokumenty do zaksięgowania i odebrane e-maile: łącznie dziewiętnaście list, w których filtr niepotrzebnie rozróżniał wielkość liter.

Poprawka wynikła ze zgłoszenia użytkownika — dziękujemy.