Zgłoszenie ZUS ZIUA oraz dwa nowe okna: Status ZUS i Kartoteka ZUS (wersja testowa)

Największa zmiana to współpraca z Programem Płatnika: doszło zgłoszenie ZUS ZIUA, program sprawdza teraz, czy automatyczny import faktycznie dotarł do Płatnika, a dwa nowe okna — Status ZUS i Kartoteka ZUS — pokazują zbiorczo, co za dany okres jest wysłane, potwierdzone i czego brakuje.

Cztery pierwsze zmiany trafiają na razie wyłącznie do wersji testowej (Beta) — chcemy je sprawdzić na prawdziwych danych biur, zanim udostępnimy je wszystkim. Pozostałe zmiany, czyli poprawki stabilności rozpoznane dzięki Państwa zgłoszeniom oraz drobiazgi w codziennej pracy z listami, działają w każdej wersji. Zmiany dostępne są po aktualizacji do najnowszej wersji programu (instalator: pobieranie programów).

Więcej o pracy z asystentem: Księgowanie z AI.

Zgłoszenie ZUS ZIUA — zmiana danych identyfikacyjnych ubezpieczonego (wersja testowa)

Do zgłoszeń ZUS dołączył formularz ZIUA, czyli zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej. Przydaje się wtedy, gdy pracownikowi zmieniło się nazwisko albo gdy cudzoziemiec zgłoszony pierwotnie numerem paszportu otrzymał PESEL — ZUS musi wiedzieć, że stara i nowa osoba to ta sama osoba.

Przycisk Zmiana danych ZIUA znajdziesz w dwóch miejscach: na wstążce Pracownicy (dla zaznaczonego pracownika) oraz w oknie edycji pracownika, na karcie ZUS — obok istniejących Zgłoszenie ZUA i Wyrejestrowanie ZWUA.

Okno prosi tylko o dane poprzednie, czyli te, które są dziś w ZUS-ie. Pola są od razu wypełnione tym, co masz w kartotece, więc poprawiasz wyłącznie to, co się zmieniło — najczęściej samo nazwisko albo numer dokumentu sprzed nadania PESEL. Dane aktualne program bierze z kartoteki i pokazuje obok do wglądu. Dalej jest jak przy pozostałych zgłoszeniach: plik zapisuje się albo — jeśli masz włączony automatyczny eksport — od razu wczytuje do Programu Płatnika.

Zgłoszenia ZUS są dostępne w wersji profesjonalnej i dla biur rachunkowych.

Program sprawdza, czy dokumenty naprawdę trafiły do Płatnika (wersja testowa)

Przy automatycznym eksporcie TaxMachine sam przeprowadza Program Płatnik przez okno importu. Zdarzało się jednak, że kreator importu nie domykał się do końca — i nikt tego nie zauważał: program meldował, że plik został wysłany, a w Płatniku dokumentów nie było. Wychodziło to zwykle dopiero przy wysyłce do ZUS albo przy zamykaniu miesiąca.

Teraz po każdym automatycznym imporcie program sprawdza w Płatniku, czy import faktycznie się zakończył i czy dokumenty trafiły do właściwego płatnika. Gdy wszystko poszło dobrze — nic się nie dzieje, pracujesz dalej. Gdy import się nie domknął, utknął albo dokumenty trafiły do innej firmy, zobaczysz ostrzeżenie z nazwą pliku i podpowiedzią, co sprawdzić. Sprawdzenie działa w tle i nie spowalnia pracy.

Dotyczy to zarówno miesięcznych deklaracji rozliczeniowych, jak i zgłoszeń ZUA, ZWUA i ZIUA. Funkcja wymaga podania w konfiguracji danych dostępowych do bazy Programu Płatnika — bez nich program działa dokładnie jak dotąd.

Nowe okno: Status ZUS (wersja testowa)

Na wstążce, w grupie Płatnik, pojawił się przycisk Status ZUS — zbiorczy przegląd wybranego okresu dla wszystkich obsługiwanych płatników, zbierany prosto z Programu Płatnika.

W jednej tabeli widzisz per firma: ile jest dokumentów za okres (deklaracja rozliczeniowa oraz raporty imienne), kiedy zestaw został wysłany, kiedy ZUS go potwierdził, saldo rozrachunków z ZUS oraz ewentualne niedokończone importy z ostatnich 30 dni. Kolumna Status podsumowuje to jednym zdaniem: „OK — potwierdzone", „brak deklaracji za okres", „wysłane, bez potwierdzenia ZUS" albo „dokumenty niewysłane".

Zaznaczenie pola Tylko problemy zostawia na liście wyłącznie firmy wymagające uwagi — to gotowa lista do obdzwonienia albo do dokończenia przed terminem. Okno domyślnie otwiera się na poprzednim miesiącu, bo to jego zwykle dotyczy bieżąca kontrola.

Nowe okno: Kartoteka ZUS — kto niezgłoszony, kogo nie wyrejestrowano (wersja testowa)

Drugi nowy przycisk w grupie Płatnik to Kartoteka ZUS. Zestawia on pracowników z kartotek TaxMachine z osobami zgłoszonymi do ubezpieczeń w Programie Płatnika i pokazuje rozjazdy — czyli dokładnie te sytuacje, które zwykle wychodzą po terminie:

pracownik zatrudniony, a niezgłoszony do ZUS — z pilnowaniem siedmiodniowego terminu: dopóki termin biegnie, program pokazuje datę, do której trzeba złożyć ZUA; po jego upływie pozycja staje się problemem,
pracownik zwolniony, a w ZUS wciąż zgłoszony — brakujące ZWUA, również po siedmiu dniach od ustania zatrudnienia,
osoba wyrejestrowana mimo trwającego zatrudnienia (np. omyłkowe ZWUA),
osoba zgłoszona w ZUS, której nie ma w kartotece danej firmy.

Zestawienie radzi sobie z sytuacjami, które w biurze zdarzają się na co dzień:

ta sama osoba w kilku firmach — każda firma jest oceniana osobno, więc ktoś zatrudniony w jednej i zleceniobiorca w drugiej nie robi fałszywego alarmu,
przejście między firmami biura — zamiast sugerować brakujące zgłoszenie, program napisze wprost, w której firmie ta osoba jest dziś zgłoszona, i podpowie uzupełnienie daty zwolnienia w firmie, którą opuściła,
ponowne zatrudnienie u tego samego pracodawcy — stara, zamknięta umowa nie jest już zgłaszana jako brakujące wyrejestrowanie,
zmiana nazwiska — dopasowanie idzie po numerze PESEL, więc działa mimo zmiany; jeśli ZUS zna już nowe nazwisko, a w kartotece zostało stare, zobaczysz to w statusie,
kartoteka bez zgłoszenia — gdy w Płatniku jest osoba, ale zgłoszenie zostało tylko przygotowane i nigdy niedokończone, program mówi o tym wprost zamiast twierdzić, że ktoś został wyrejestrowany.

Właściciele i wspólnicy danej firmy są pomijani, żeby nie zaśmiecać listy — ale wyłącznie w tej firmie, w której są właścicielami; jako pracownik w innej firmie ta sama osoba jest sprawdzana normalnie. Pomijani są też pracownicy bez numeru PESEL, bo takich osób nie da się jednoznacznie dopasować. Okno otwiera się od razu z zaznaczonym Tylko problemy, czyli jako lista rzeczy do zrobienia.

Oba nowe okna korzystają z danych dostępowych do bazy Programu Płatnika podanych w konfiguracji i wyłącznie je odczytują — niczego w Płatniku nie zmieniają.

Stabilność: dwa błędy zgłaszane z ostatnich wersji

Dzięki zgłoszeniom błędów wysyłanym przez Państwa program udało się rozpoznać i usunąć dwie przyczyny komunikatów o błędach z ostatnich wydań:

Przy przechodzeniu po listach — najczęściej po liście e-faktur — u części biur pojawiał się komunikat o błędzie, a lista przestawała się poprawnie odświeżać. Program radzi sobie teraz z nietypowym powiązaniem danych firmy zamiast przerywać pracę.
Po zakończeniu pobierania e-faktur program potrafił zgłosić błąd i zachowywać się niestabilnie do czasu ponownego uruchomienia. Przyczyną było okno komunikatu zamykane w tym samym momencie co okno postępu; zostało to uporządkowane i dotyczy wszystkich komunikatów w programie, nie tylko pobierania.

Asystent AI: lista firm i księgowanie list płac na każdej konfiguracji

Na części konfiguracji serwera baz danych asystent AI nie potrafił wyświetlić listy firm ani zestawienia list płac, a próba zaksięgowania listy płac kończyła się błędem — mimo poprawnych danych i uprawnień. Zapytania zostały poprawione tak, by działały niezależnie od ustawień serwera; przy okazji przejrzeliśmy pod tym kątem wszystkie pozostałe zestawienia asystenta.

Nowo dodany obiekt jest od razu wskazany na liście

Po zapisaniu nowego obiektu lista odświeżała się, ale zaznaczenie zostawało tam, gdzie było — na wcześniej wybranym wierszu. Przy dłuższych, posortowanych listach oznaczało to szukanie wzrokiem dopiero co dodanej pozycji, a przy okazji łatwo było wykonać kolejne polecenie na niewłaściwym, wciąż zaznaczonym wierszu.

Teraz po zapisie nowego obiektu lista ustawia się na nim i przewija tak, by był widoczny. Część okien zachowywała się tak od dawna — teraz działa to jednakowo wszędzie.