Historia działalności klienta z CEIDG, REGON i KRS (Beta) — zawieszenia same odznaczają fakturowanie obsługi

Wydanie 3.6492 dla biur rachunkowych: program (w kanale testowym Beta) sam pilnuje, czy klient ma zawieszoną, zakończoną albo dopiero rozpoczętą działalność — i nie wystawia mu faktury za obsługę miesiąca, w którym nie miał czego księgować. Do tego asystent księgowy, który księguje dokumenty z plików, amortyzację z ewidencji środków trwałych i porządkuje znaczniki księgowania e-faktur.

Biura: historia działalności klienta z CEIDG, REGON i KRS — zawieszenia same odznaczają fakturowanie obsługi (wersja testowa Beta)

Dotąd zawieszenie działalności klienta biuro wpisywało ręcznie w oknie firmy (jedna data zawieszenia, jedna data wznowienia), a przy fakturowaniu obsługi za miesiąc trzeba było samemu pamiętać, komu faktury nie wystawiać. Teraz program pyta o to rejestry i prowadzi pełną historię.

• Historia działalności. Pod firmą, w wersji dla biur, jest nowa lista Historia działalności — jeden wiersz na okres: rozpoczęcie i zakończenie działalności (z datą wykreślenia z ewidencji; osoba, która zamknęła firmę i otworzyła nową pod tym samym NIP, ma dwa wiersze) oraz każde zawieszenie (od, wznowienie), ze źródłem (CEIDG, REGON albo wpis ręczny), datą ostatniego sprawdzenia i uwagami z uzgodnienia. Rejestry pokazują wyłącznie stan bieżący (po wznowieniu data zawieszenia z CEIDG znika), więc historię gromadzi program; daty wpisane wcześniej w oknie firmy trafiają na listę same. Okres można też dopisać albo poprawić ręcznie — np. uzupełnić początek zawieszenia, którego rejestr już nie pamięta.
• Skąd program wie. Osoby fizyczne sprawdza w CEIDG (po wpisaniu tokenu w ustawieniach bazy; bez tokenu — w REGON), spółki i pozostałe podmioty w REGON. Program robi to sam, po cichu, dwa razy w miesiącu: na początku (do 10. dnia) i pod koniec (od 21.), żeby stan na początek i na koniec miesiąca był pewny przed fakturowaniem. Do tego sprawdzenie na żądanie: menu listy (Sprawdź teraz w CEIDG / REGON) i przycisk Statusy CEIDG w oknie fakturowania obsługi (wszyscy klienci z listy, z paskiem postępu i podsumowaniem zmian). Uzgodnienie przepisuje też daty i flagi na kartę firmy — rozpoczęcie, zawieszenie, wznowienie, a przy wykreśleniu z ewidencji zakończenie działalności.
• Fakturowanie obsługi. W oknie fakturowania jest opcja Pomijaj zawieszonych (CEIDG), domyślnie włączona: klient, którego działalność była zawieszona przez cały fakturowany miesiąc — albo jeszcze jej nie rozpoczął, albo już ją zakończył — jest odznaczony, a w kolumnie Info stoi powód z datami. Zawieszenie na część miesiąca albo okres o nieznanym początku to tylko informacja — decyzja zostaje przy księgowej, zaznaczenie można zmienić ręcznie. Okno pokazuje też, kiedy statusy były ostatnio sprawdzone.
• Nie tylko zawieszenia. Ta sama historia zbiera z rejestrów także: status w wykazie podatników VAT (czynny / zwolniony / wykreślony, z datami rejestracji, wykreślenia i przywrócenia; gdy wykaz mówi inaczej niż karta firmy, przy okresie stoi uwaga „sprawdź kartę firmy"), zmianę adresu i nazwy (rejestr podaje inny adres lub nazwę niż karta firmy — wpis z obiema wersjami, do poprawienia jednym ruchem; zmiana adresu to często zmiana urzędu skarbowego) oraz upadłość, likwidację i restrukturyzację z KRS i REGON, z organem i sygnaturą. Dla spółek historia zawieszeń pochodzi z KRS w całości. Comiesięczne odświeżanie kodów PKD z REGON zostawia w tej samej historii ślad, które kody doszły, które zniknęły i czy zmienił się przeważający.
• Przerwa w obsłudze. Gdy biuro samo zawiesza fakturowanie klienta (umowa zawieszona na jego wniosek, spór, okres bez opłaty), wpisuje w tej samej historii okres „Przerwa w obsłudze (bez faktury biura)" od–do — fakturowanie pomija miesiące w całości nim objęte i pokazuje powód w kolumnie Info, a ślad z datami zostaje pod firmą. Działa niezależnie od pola „Pomijaj zawieszonych", bo to decyzja biura, nie stan z rejestru.
• Spółki: zmiany w KRS widoczne następnego dnia. Program codziennie pobiera biuletyn KRS (listę podmiotów, którym tego dnia zmienił się wpis) i sprawdza od razu tylko tych klientów, którzy się na niej znaleźli — zawieszenie, likwidacja czy zmiana adresu spółki nie czekają na sprawdzenie z początku i końca miesiąca. Klienta rozpoznaje po numerze KRS na karcie firmy; pusty numer uzupełnia sam z REGON.
• Asystent księgowy dostał narzędzie odswiez_status_dzialalnosci (wersja dla biur), a firma_profil pokazuje stan działalności i całą historię — żeby klienta bez dokumentów w zawieszonym miesiącu nie zgłaszał jako zaległego, a rozjazd statusu VAT z kartą firmy widział od razu (parametr biuletynKRS sprawdza na żądanie tylko spółki z biuletynu KRS z ostatnich dni).

Funkcja dotyczy wersji dla biur rachunkowych i jest na razie w kanale testowym (Beta) — sprawdzamy ją najpierw w codziennej pracy biura, zanim trafi do wszystkich. Wymaga programu 3.6492 lub nowszego; przy pierwszym uruchomieniu program uzupełnia bazę o listę historii działalności (w wersji standardowej bez zmian w oknach).

Asystent księgowy: faktury z PDF-ów, skanów i zdjęć wprost do KPiR i ryczałtu

Dokument, którego nie ma w KSeF — faktura zagraniczna, paragon, rachunek od osoby bez firmy, dowód wewnętrzny, zdjęcie odręcznego rachunku — asystent może teraz zaksięgować z pliku, który sam przeczytał: wskazujesz mu PDF-y albo zdjęcia z folderu na swoim komputerze (lub załączasz w rozmowie), a on odczytuje numer, daty, kontrahenta, kwoty w rozbiciu na stawki i księguje dokument do księgi podatkowej i rejestru VAT narzędziem ksieguj_dokument_ksiegi — tak samo, jak robił to dotąd wyłącznie z dokumentów przechowywanych w programie. Dokument powstaje identyczny jak wprowadzony ręcznie. Na życzenie skan trafia przy tym do dokumentów źródłowych firmy i dostaje znacznik księgowania, więc zostaje w bazie razem z zapisem.

Zabezpieczenia są te same, co przy pozostałych operacjach zapisu: najpierw podgląd, zapis dopiero po potwierdzeniu, miesiąc zamknięty odmawia. Do tego kontrola duplikatów: ten sam numer dowodu u tego samego kontrahenta w całej historii firmy zostaje odrzucony z listą istniejących zapisów, a powtórzenie identycznego dokumentu w tym samym miesiącu niczego nie dubluje. Kwotę do kolumny księgi asystent może wyliczyć jak edytor programu (podatnik VAT: netto plus VAT bez odliczenia, niewatowiec: brutto), a przy częściowym odliczeniu VAT — np. paliwo do samochodu osobowego — sam rozdziela podatek na odliczany i nieodliczany. Firmy na pełnej księgowości księgują takie dokumenty dekretem, jak dotąd.

Pliki można też najpierw dodać do dokumentów źródłowych firmy poleceniem dokument_cyfrowy_dodaj — działa jak przeciągnięcie pliku na okno programu, a ten sam plik nie wejdzie drugi raz. Rozpoznanie zapisywane przy dokumencie źródłowym obejmuje teraz również numer dowodu, opis i adres kontrahenta, a odczyt strony dokumentu przez asystenta, który kończył się błędem, działa.

Asystent księgowy: amortyzacja w księgach rachunkowych wprost z ewidencji środków trwałych

Dla firm na pełnej księgowości asystent umie już zaksięgować miesięczną amortyzację z nowej ewidencji środków trwałych, a nie „z podanej kwoty". Narzędzie ksieguj_amortyzacje_kr buduje jeden dekret na miesiąc w dzienniku poleceń księgowania: po stronie Wn konto amortyzacji, po stronie Ma konta umorzenia — osobno dla każdej grupy klasyfikacji środków trwałych (budynki, maszyny, środki transportu, wyposażenie, wartości niematerialne). Konta dobiera po roli w planie i po nazwie, a jeżeli w planie nie ma konta umorzenia dla którejś grupy, nie zgaduje: pokazuje kandydatów i czeka, aż wskażecie konto. Ten sam miesiąc nie zaksięguje się drugi raz, a każdy odpis w ewidencji dostaje odnośnik do dekretu, w którym siedzi.

Do tego kontrola audyt_amortyzacji_kr, także w audycie zbiorczym biura: wskazuje miesiące, których odpisy minęły, a w księdze ich nie ma (poważniej, gdy miesiąc jest już zablokowany), dekrety, do których odpisy wskazują, a które zniknęły, dekrety o wartości innej niż suma ich odpisów, oraz rozjazd między obrotami konta amortyzacji a zaksięgowanymi odpisami. Firmę, która amortyzację księguje ręcznie i nie ma jeszcze kart w nowej ewidencji, kontrola tylko wymienia — to informacja o niezmigrowanej ewidencji, nie błąd.

Asystent księgowy: e-faktura bez znacznika księgowania nie zawsze jest niezaksięgowana

Na liście e-faktur „do zaksięgowania" potrafią wisieć faktury, które w księdze dawno są: własne faktury sprzedaży zaksięgowane z modułu fakturowania, zanim ich kopia zeszła z KSeF, albo dokumenty wpisane ręcznie z numeru. Kartoteka e-faktur nie dostawała wtedy znacznika, a asystent — który patrzył tylko na znaczniki — pokazywał takie firmy jako zaległe.

Nowa kontrola audyt_flag_efaktur (w audycie zbiorczym jako flagiEfaktur) dla każdej e-faktury bez znacznika sprawdza księgę firmy: czy jest w niej dokument z numerem KSeF tej faktury, dokument o tym samym numerze i kwocie, dokument o tym numerze, ale innej kwocie, albo wpis z tym kontrahentem i kwotą w sąsiednim miesiącu. Dopiero to, czego nie znajdzie nigdzie, nazywa niezaksięgowanym. Sprzedaż porównuje tylko z dokumentami sprzedaży, zakupy tylko z zakupami — jak sam program.

Narzędzie uzgodnij_flagi_efaktur porządkuje pierwszą z tych grup: e-fakturom, których dokument w księdze nosi ich numer KSeF, ustawia znaczniki księgowania dokładnie tak, jak robi to przycisk weryfikacji w programie — z odnośnikiem do dokumentu, żeby usunięcie zapisu w księdze znów zdejmowało znacznik. Domyślnie tylko pokazuje, co by zmieniło; dokumentów w księdze nie dotyka i niczego nie zgaduje. Faktury zaksięgowane ręcznie zostają do dopisania numeru KSeF w programie, a te z rozbieżną kwotą — do sprawdzenia przez księgową.

Asystent księgowy: audyty biura na MySQL z trybem ONLY_FULL_GROUP_BY

Na serwerach MySQL od wersji 5.7 domyślnie włączony jest tryb ONLY_FULL_GROUP_BY, którego MariaDB nie włącza. Dwie kontrole audytu biura — stawek ryczałtu (audyt_stawek_ryczaltu_biuro) i powtórzonych zapisów (audyt_powtorzonych_zapisow, także jako część audyt_biura) — miały zapytania, które ten tryb odrzucał, i na takiej bazie kończyły się błędem serwera bazy. Zapytania są przebudowane tak, by przechodziły w obu bazach z identycznym wynikiem, a serwer zdejmuje ten tryb z każdego swojego połączenia, nie tylko z pierwszego.

Przy okazji audyt_biura przestał mylić dwie różne sytuacje: kontrola, której narzędzie zakończyło się błędem, wraca teraz ze statusem BLAD i treścią błędu — zamiast wyglądać na przerwaną limitem czasu albo przerywać cały przebieg. Pozostałe kontrole idą dalej. Za zgłoszenie z dokładną diagnozą dziękujemy użytkownikowi integracji w Claude Cowork.