Obowiązkowy KSeF od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich podatników
Od 1 kwietnia 2026 r. wystawianie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników — zarówno czynnych VAT-owców, jak i zwolnionych. Wyjątek: sprzedaż B2B do 10 000 zł brutto.
Opublikowano aktualizacja
Od 1 kwietnia 2026 r. wystawianie faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowe dla wszystkich podatników — zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych z VAT. To druga faza wdrożenia obowiązkowego KSeF, po objęciu nim 1 lutego 2026 r. największych podatników (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.).
TaxMachine obsługuje pełną integrację z produkcyjnym API KSeF 2.0 — wystawianie, wysyłka, pobieranie faktur kontrahenta, zarządzanie certyfikatami i tokenami uwierzytelniającymi. Aktualizacja jest pobierana automatycznie.
Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF
| Data | Kogo obejmuje |
|---|---|
| 1.02.2026 | Czynni podatnicy VAT z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 r. |
| 1.04.2026 | Wszyscy pozostali podatnicy — zarówno czynni VAT-owcy, jak i zwolnieni z VAT |
Najważniejszy wyjątek — sprzedaż B2B do 10 000 zł brutto
Z obowiązku KSeF zwolnieni są podatnicy, których sprzedaż na rzecz innych firm (B2B) nie przekroczyła 10 000 zł brutto. Kluczowe niuanse:
- Dotyczy także VAT-owców — to nie jest wyjątek wyłącznie dla zwolnionych z VAT. Czynny podatnik VAT, który sprzedaje głównie konsumentom (B2C) i tylko sporadycznie do firm, jeśli te sprzedaże B2B nie przekraczają w sumie 10 000 zł brutto, nie musi korzystać z KSeF.
- Liczy się sprzedaż B2B, nie cały obrót — sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) nie jest wliczana do tego limitu.
- Próg jest brutto — z VAT-em.
- Po przekroczeniu limitu obowiązek KSeF zaczyna obowiązywać i pozostaje już niezależnie od późniejszych obrotów.
Dla wielu mikrofirm i działalności usługowych skierowanych głównie na konsumentów (gabinet kosmetyczny, fryzjer, mała gastronomia), to oznacza że KSeF w ogóle nie będzie ich dotyczył — pod warunkiem pilnowania sprzedaży B2B.
Pozostałe wyjątki — faktury wystawiane poza KSeF
Niezależnie od limitu 10 000 zł, niektóre faktury z założenia nie idą przez KSeF:
- Faktury B2C dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Można je wystawiać przez KSeF dobrowolnie, ale nie ma takiego obowiązku.
- Faktury OSS i IOSS — procedury szczególne dla sprzedaży transgranicznej B2C w UE.
- Bilety pełniące funkcję faktury — autostradowe, kolejowe, lotnicze, komunikacja zbiorowa.
- Faktury rolników ryczałtowych — wystawiane przez nabywcę (rolnik nie jest podatnikiem VAT), pozostają poza KSeF.
- Faktury wystawiane przez kasę rejestrującą w okresie przejściowym (paragon z NIP do 450 zł = faktura uproszczona).
Tryby offline — gdy KSeF jest niedostępny
Ustawa przewiduje pracę offline w sytuacjach awaryjnych. Faktura wystawiona offline ma kod QR i numer przed wysyłką do KSeF — odbiorca może z niej korzystać natychmiast, a podatnik prześle ją do systemu po przywróceniu połączenia.
- Tryb offline-24 — możliwość wystawiania poza KSeF z bieżącym przesłaniem (zwykle następnego dnia roboczego).
- Awaria / niedostępność KSeF — okres ogłaszany przez Ministerstwo Finansów; faktury z tego okresu przesyła się po przywróceniu systemu.
TaxMachine kolejkuje faktury wystawione offline i wysyła je automatycznie po połączeniu z KSeF.
Sankcje za niewystawienie przez KSeF
W 2026 r. obowiązuje okres przejściowy bez kar — Ministerstwo Finansów dało podatnikom czas na dostosowanie procesów. Konkretne stawki kar po zakończeniu okresu przejściowego — patrz aktualna wersja ustawy o VAT i rozporządzeń MF.
Co warto zrobić teraz w TaxMachine
- Sprawdź czy łapiesz się na limit 10 000 zł — jeśli prowadzisz głównie sprzedaż B2C, prawdopodobnie KSeF Cię w ogóle nie dotyczy. Warto pilnować ewidencji sprzedaży B2B aby nie przekroczyć progu nieświadomie.
- Pobierz certyfikat KSeF — z konta podmiotu kwalifikowanego lub na podstawie podpisu elektronicznego.
- Skonfiguruj tokeny uwierzytelniające — dla osób upoważnionych do wystawiania (księgowa, biuro rachunkowe, pracownik fakturujący).
- Zweryfikuj dane kontrahentów — KSeF wymaga prawidłowego NIP nabywcy. TaxMachine sprawdza białą listę podatników VAT automatycznie.
- Przejdź na aktualną wersję — pobierz najnowszą wersję TaxMachine, w której KSeF 2.0 jest w pełni zintegrowany z produkcyjnym API.
Pełna instrukcja konfiguracji KSeF w TaxMachine znajduje się w sekcji Pomoc → e-Faktury.