taxmachine.pl

Masowy eksport pobranych e-Faktur do plików XML

Pobierz wszystkie e-faktury z KSeF za wybrany okres do plików XML jednym kliknięciem — z opcjonalnym podziałem na foldery wg kontrahenta lub miesiąca.

Opublikowano

W odpowiedzi na potrzeby biur rachunkowych i firm prowadzących archiwizację dokumentacji, dodaliśmy do TaxMachine funkcję masowego eksportu pobranych e-faktur do plików XML. Wszystkie faktury zakupu pobrane z KSeF za wybrany okres można jednym kliknięciem zapisać na dysk — w oryginalnym formacie XML, z możliwością wyboru struktury katalogów.

Po co eksport XML?

Pełny dokument księgowy w KSeF to plik XML w schemacie FA(3). Plik PDF (wizualizacja) jest wyłącznie reprezentacją graficzną — nie zastępuje oryginału. Dla:

  • archiwum księgowego wymaganego przez ustawę o rachunkowości (5 lat),
  • kontroli skarbowej żądającej przedstawienia dokumentów źródłowych,
  • migracji do innego systemu księgowego,
  • integracji z systemami klienta (np. ERP używający XML jako wejście),

oryginalny XML to obowiązkowy format. Eksport z TaxMachine zapewnia bit-perfect kopię tego, co przyszło z KSeF — z podpisem MF i wszystkimi metadanymi.

Jak działa eksport

W menu Faktury → Faktury zakupu → Eksport masowy wybierasz:

  1. Zakres dat — np. cały kwartał, miesiąc, lub własny przedział.
  2. Filtr kontrahentów (opcjonalnie) — tylko faktury od wybranych dostawców.
  3. Strukturę folderów:
    • Pojedynczy folder — wszystkie XML-e razem (najszybsze do zip-owania)
    • Per kontrahent — [NIP]_[Nazwa]/ z fakturami od danego dostawcy
    • Per miesiąc — 2026-04/, 2026-05/, …
    • Per kontrahent + miesiąc — dwupoziomowa struktura
  4. Format nazwy pliku — np. [NIP]_[NumerKSeF].xml lub [Data]_[NumerFaktury].xml.

Po kliknięciu Eksportuj TaxMachine zapisuje pliki w wybranej lokalizacji. Dla 1 000 faktur eksport zajmuje typowo 3–5 sekund — dane są już w lokalnej bazie, nie ma potrzeby ponownego pobierania z KSeF.

Eksport zip-em z metadanymi

Dodatkowo można wybrać opcję „zapisz jako archiwum ZIP" — TaxMachine spakuje wszystkie XML-e do jednego pliku z manifestem:

  • manifest.csv — lista wszystkich faktur z numerem KSeF, datą, kontrahentem, kwotą netto/VAT/brutto
  • faktury/ — folder z plikami XML
  • README.txt — informacja o zakresie i parametrach eksportu

To wygodny format do przekazania całej paczki klientowi (biuro rachunkowe → klient) lub do długoterminowej archiwizacji na serwerze NAS.

Eksport również faktur sprzedaży

Funkcja działa analogicznie dla faktur sprzedaży — wszystkie wystawione przez Twoją firmę faktury, które przeszły przez KSeF, można zarchiwizować jednym ruchem. Z opcją filtrowania po kontrahentach albo zakresie dat.

Dla biur rachunkowych

W wersji dla biur rachunkowych eksport może pracować w trybie wsadowym dla wielu klientów naraz — wybierasz listę firm, zakres dat, i otrzymujesz osobne archiwum dla każdego klienta (np. do dystrybucji mailem lub przez OneDrive). Świetne narzędzie przy zamykaniu roku obrotowego dla większej liczby klientów.

Bezpieczeństwo i podpisy

Pliki XML eksportowane z TaxMachine są identyczne bit-w-bit z tymi przyjętymi z KSeF — zawierają oryginalne podpisy MF i można je niezależnie zweryfikować przez API KSeF. To znaczy, że archiwum z TaxMachine jest tak samo prawnie wiążące jak pobranie XML-i z portalu MF na żywo.

Dostępność

Funkcja jest dostępna od najnowszej aktualizacji TaxMachine. Eksport masowy faktur zakupu jest w wersji standardowej — nie wymaga wersji dla biur. Tryb wsadowy dla wielu klientów wymaga wersji TaxMachine dla biur rachunkowych.

Pełna dokumentacja: System fakturowania → Eksport.