Nowa ewidencja środków trwałych dla wszystkich, przelew sam odnajduje swoją fakturę i kreator pełnej księgowości
Ewidencja środków trwałych wychodzi z wersji testowej do standardowej: karta z pełną historią odpisów, plan amortyzacji liczony przez program, wydruki i JPK ŚT, nowy wydruk karty środka, księgowanie amortyzacji wprost z ewidencji oraz migracja z dotychczasowych formularzy — z symulacją przed zapisem i możliwością bezpiecznego powtórzenia. Zaksięgowanie wpłaty z wyciągu zapisuje teraz, której faktury dotyczy, a przy pełnym rozliczeniu program sam wstawia datę zapłaty — tę, od której liczą się terminy ulgi na złe długi i moment przychodu przy rozliczeniu kasowym. Kwota porównywana jest z tym, co zostało do zapłaty, a numer faktury rozpoznawany także wtedy, gdy pośrednik płatności przepisał go z innymi separatorami. Doszły dwa narzędzia od wersji Pro: kreator uruchomienia pełnej księgowości i projekt dokumentu polityki rachunkowości. Asystent umie uzupełnić plan kont, który już istnieje. Pobieranie e-faktur dla pojedynczej firmy pomija kopie ściągnięte wcześniej w innej roli, a przyciski Dodaj i Usuń w wyszukiwaniu urzędów skarbowych przestały zamykać program.
Opublikowano
Największa zmiana w tym wydaniu jest widoczna od razu w drzewie firmy: nowa ewidencja środków trwałych przestała być funkcją testową. Druga, mniej rzucająca się w oczy, dotyczy pieniędzy — program przestał traktować przelew wyłącznie jako ruch na rachunku i zaczął zapisywać, którą fakturę ten przelew reguluje.
Nowa ewidencja środków trwałych — już dla wszystkich
Ewidencja środków trwałych, dotąd dostępna wyłącznie w wersji testowej, jest od teraz w standardowej wersji programu. W drzewie firmy, obok dotychczasowego folderu z formularzami, pojawia się Środki trwałe (nowe): lista wszystkich środków i wartości niematerialnych z wartością początkową, umorzeniem, wartością netto i sumami.
Każda pozycja ma własną kartę z pełną historią: odpisami miesiąc po miesiącu, zmianami wartości i danymi o zbyciu. Program sam wylicza plan amortyzacji (liniowa, degresywna, jednorazowa — łącznie z jednorazowym odpisem dla środków fabrycznie nowych i dla małych podatników, wraz z pilnowaniem rocznego limitu), a z ewidencji powstają wydruki i pliki JPK ŚT.
Stare formularze ewidencji zostają nietknięte, do wglądu — nic z nich nie znika.
Przeniesienie dotychczasowej ewidencji
Danych nie trzeba przepisywać ręcznie. Przycisk Migracja środków trwałych przenosi ewidencję z formularzy: najpierw pokazuje symulację — ile kart, odpisów i zmian wartości powstanie i czy coś budzi wątpliwości — a zapisuje dopiero po potwierdzeniu.
Przeniesienie obejmuje wszystkie lata ewidencji (najstarszy rok zakłada kartę z bilansem otwarcia), odpisy miesięczne każdego roku, likwidacje oraz zwiększenia i zmniejszenia wartości. Uwzględnia też strony dodatkowe — zarówno osobne druki, jak i załączniki formularza. Jeżeli za dany rok istnieje kilka druków, na przykład po korekcie, liczy się ten najnowszy. Migrację można bezpiecznie powtórzyć: karty i odpisy nie dublują się, a poprawiony formularz nadpisze przy kolejnym przebiegu wcześniej przeniesione, jeszcze niezaksięgowane kwoty tego roku.
Czytelniejsza karta środka trwałego
Okno karty zostało przebudowane wokół tego, co robi się najczęściej. Zakładka Dane podstawowe zawiera teraz komplet potrzebny do założenia pozycji: nazwę, rodzaj, numer ewidencyjny, symbol KŚT i status, obok nich dane nabycia (daty, cena, numery dokumentów wraz z numerem KSeF faktury zakupu), a niżej parametry amortyzacji z wartością początkową. Wcześniej te same pola były rozrzucone po trzech zakładkach i założenie karty wymagało wędrówki między nimi.
Rzadziej używane informacje przeniosły się do zakładek Szczegóły (dane techniczne, producent, sprzedawca) i Wartości i korekty. Zmieniła się też kolejność przechodzenia tabulatorem, zgodnie z nowym układem.
Nowy wydruk: karta środka trwałego
Do wydruków ewidencji i rocznej tabeli amortyzacyjnej dołącza Karta środka — wydruk pojedynczej pozycji. Znajdziesz tam dane karty, tabelę amortyzacyjną wszystkich lat (wartość brutto uwzględniającą ulepszenia, umorzenie na początek roku, odpisy w dwunastu miesiącach, umorzenie i wartość netto na koniec roku), zestawienie zmian wartości z sumą oraz — jeśli dotyczy — dane likwidacji lub sprzedaży. To dokument, który wcześniej trzeba było składać z kilku wydruków.
Księgowanie amortyzacji prosto z ewidencji
Przycisk Księguj amortyzację na miesiącu sam rozpoznaje, czy firma korzysta już z nowej ewidencji. Jeśli tak, sumuje jej niezaksięgowane odpisy za dany miesiąc, pokazuje ich liczbę i kwotę, a po potwierdzeniu tworzy jeden wpis do księgi i oznacza te odpisy jako zaksięgowane — ponowne kliknięcie niczego nie zdubluje. Firmy, które jeszcze nie przeniosły ewidencji, księgują dokładnie jak dotąd.
W ewidencji ryczałtu program wyjaśnia, że amortyzacja nie jest tam kosztem, a w księgach rachunkowych przypomina, że odpisy księguje się dekretem PK zgodnie z planem kont firmy. Wcześniej kliknięcie w tych przypadkach po prostu nie dawało żadnej odpowiedzi.
Dwa ostrzeżenia, które chronią przed cichym błędem
Pusty plik JPK ŚT. Jeżeli ewidencja firmy nie została jeszcze przeniesiona, plik JPK powstawał bez ani jednej pozycji — poprawny formalnie, więc nic nie zwracało uwagi, a dla urzędu nieodróżnialny od oświadczenia, że firma nie ma środków trwałych. Teraz program w takiej sytuacji ostrzega, podaje, ile pozycji czeka w formularzach, i pozwala przerwać tworzenie pliku.
Usuwanie karty z zaksięgowanymi odpisami. Skasowanie karty usuwa razem z nią całą historię odpisów — także tych, które trafiły już do księgi, gdzie zostawał wtedy wpis bez pokrycia w ewidencji. Takie usunięcie wymaga teraz drugiego, wyraźnego potwierdzenia.
Przelew sam odnajduje swoją fakturę
Zaksięgowanie wpłaty z wyciągu zapisuje teraz nie tylko sam ruch pieniędzy, ale i to, której faktury dotyczy. Kiedy rozliczenie pokrywa fakturę w całości, program sam wstawia jej datę zapłaty.
To data, na której stoją rzeczy trudne do odkręcenia później: od niej liczą się terminy ulgi na złe długi, a przy rozliczeniu kasowym decyduje o momencie przychodu i kosztu. Dotąd trzeba ją było stemplować ręcznie albo zostawała pusta i faktura wyglądała na niezapłaconą mimo opłaconego przelewu.
Fakturę program dobiera po tym, co widać w samym przelewie: kwocie, numerze faktury w tytule, rachunku odbiorcy i danych kontrahenta. Dwie rzeczy działają przy tym lepiej niż wcześniej:
- Kwota porównywana z tym, co zostało do zapłaty. Faktura z zaliczką albo z częściową wpłatą opiewa na inną kwotę, niż wynosi przelew — program bierze pod uwagę obie i wybiera tę, która pasuje.
- Numer rozpoznawany mimo innych separatorów. Pośrednicy płatności przepisują numer po swojemu, zamieniając ukośniki na myślniki albo spacje. Taki przelew wyglądał wcześniej na przypadkową zbieżność kwoty.
Program nie rozstrzyga za księgowego wątpliwych przypadków. Gdy przesłanki nie składają się w pewność, wpłata trafia na listę do potwierdzenia. Przelewy podatkowe — do urzędu i do ZUS — nie zaśmiecają tej listy, bo nie regulują faktur.
Okno płatności widzi także dekrety i faktury niezaksięgowane
Wyszukiwarka w oknie Płatność znajdowała dotąd wyłącznie zapisy księgi. Teraz przechodzi trzy źródła naraz: zapisy księgi, dekrety ksiąg rachunkowych i faktury jeszcze niezaksięgowane — a kolumna Źródło mówi, skąd pochodzi każda pozycja. Wpłatę można więc powiązać z fakturą zakupu, która dopiero czeka na zaksięgowanie, zamiast wracać do niej po fakcie.
Kreator: uruchom pełną księgowość
W kartotece firmy pojawia się przycisk Kreator: uruchom pełną księgowość… (od wersji Pro). Przeprowadza przez wszystko, co dotąd trzeba było pozałatwiać w czterech różnych miejscach: rok obrotowy i wielkość jednostki, konfigurację (VAT, kasa, waluty obce, projekty, analityka wg kontrahentów i wg stawek VAT), plan kont, dzienniki oraz rejestry VAT. Kreator zna firmę, z której kartoteki został uruchomiony, więc nie pyta o podmiot.
Wielkość jednostki potrafi podpowiedzieć z danych programu — z przychodów, sumy aktywów i zatrudnienia. Gdy nie ma z czego jej wyliczyć, mówi teraz wprost, czego mu brakuje, zamiast zostawiać puste pole bez wyjaśnienia.
Projekt dokumentu polityki rachunkowości
Obok kreatora stanął przycisk Złóż projekt dokumentu polityki… (od wersji Pro). Program składa projekt z konfiguracji firmy i z faktycznego stanu ksiąg, pokazuje podgląd, otwiera go do wydruku i zapisuje treść przy firmie.
To projekt do pracy, nie dokument gotowy do podpisu. Politykę rachunkowości ustala kierownik jednostki (art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości) i to on decyduje, co ostatecznie w niej zostanie.
Uzupełnianie planu kont, który już istnieje
Asystent umie teraz nie tylko założyć plan kont od zera, ale i uzupełnić plan już prowadzony — dołożyć brakujące konta oraz przypisać pozycje sprawozdania i role kont.
Przy dopasowywaniu kont liczy się numer razem z nazwą. Biura numerują konta po swojemu i ten sam numer u dwóch klientów bywa czym innym, więc sam numer nie wystarcza, żeby uznać dwa konta za to samo.
Pobieranie e-faktur: bez kopii już pobranych
Opcja Pomijaj już pobrane pod innym typem, dostępna dotąd wyłącznie w pobieraniu zbiorczym, jest teraz także w pobieraniu dla pojedynczej firmy — domyślnie włączona i zapamiętywana. Dzięki niej faktury pobrane wcześniej jako sprzedawca albo nabywca nie wracają po raz drugi jako kopie z uprawnienia podmiotu trzeciego.
PITy: „Dodaj" w wyszukiwaniu urzędów skarbowych zamykało program
W oknie wyszukiwania urzędu skarbowego przyciski Dodaj i Usuń kończyły się awarią programu — w PITach za każdym razem, bo to okno bywa tam pierwszym, które sięga po dane urzędów. Tak samo zachowywało się wyszukiwanie właścicieli. Poprawione.