Nowa ewidencja środków trwałych i kreator pełnej księgowości w wersji testowej, przelew sam odnajduje swoją fakturę

Największa zmiana w tym wydaniu to nowa ewidencja środków trwałych — na razie w wersji testowej programu, dla osób z kanału testowego. Druga, mniej rzucająca się w oczy, dotyczy pieniędzy — program przestał traktować przelew wyłącznie jako ruch na rachunku i zaczął zapisywać, którą fakturę ten przelew reguluje.

Nowa ewidencja środków trwałych — w wersji testowej

Ewidencja środków trwałych jest gotowa i trafiła do wersji testowej programu. Zanim udostępnimy ją wszystkim, chcemy sprawdzić ją na prawdziwych danych — wszystko opisane w tej i w czterech kolejnych sekcjach widzą na razie wyłącznie osoby korzystające z kanału testowego.

W drzewie firmy, obok dotychczasowego folderu z formularzami, pojawia się Środki trwałe (nowe): lista wszystkich środków i wartości niematerialnych z wartością początkową, umorzeniem, wartością netto i sumami.

Każda pozycja ma własną kartę z pełną historią: odpisami miesiąc po miesiącu, zmianami wartości i danymi o zbyciu. Program sam wylicza plan amortyzacji (liniowa, degresywna, jednorazowa — łącznie z jednorazowym odpisem dla środków fabrycznie nowych i dla małych podatników, wraz z pilnowaniem rocznego limitu), a z ewidencji powstają wydruki i pliki JPK ŚT.

Stare formularze ewidencji zostają nietknięte, do wglądu — nic z nich nie znika.

Przeniesienie dotychczasowej ewidencji

Danych nie trzeba przepisywać ręcznie. Przycisk Migracja środków trwałych przenosi ewidencję z formularzy: najpierw pokazuje symulację — ile kart, odpisów i zmian wartości powstanie i czy coś budzi wątpliwości — a zapisuje dopiero po potwierdzeniu.

Przeniesienie obejmuje wszystkie lata ewidencji (najstarszy rok zakłada kartę z bilansem otwarcia), odpisy miesięczne każdego roku, likwidacje oraz zwiększenia i zmniejszenia wartości. Uwzględnia też strony dodatkowe — zarówno osobne druki, jak i załączniki formularza. Jeżeli za dany rok istnieje kilka druków, na przykład po korekcie, liczy się ten najnowszy. Migrację można bezpiecznie powtórzyć: karty i odpisy nie dublują się, a poprawiony formularz nadpisze przy kolejnym przebiegu wcześniej przeniesione, jeszcze niezaksięgowane kwoty tego roku.

Czytelniejsza karta środka trwałego

Okno karty zostało przebudowane wokół tego, co robi się najczęściej. Zakładka Dane podstawowe zawiera teraz komplet potrzebny do założenia pozycji: nazwę, rodzaj, numer ewidencyjny, symbol KŚT i status, obok nich dane nabycia (daty, cena, numery dokumentów wraz z numerem KSeF faktury zakupu), a niżej parametry amortyzacji z wartością początkową. Wcześniej te same pola były rozrzucone po trzech zakładkach i założenie karty wymagało wędrówki między nimi.

Rzadziej używane informacje przeniosły się do zakładek Szczegóły (dane techniczne, producent, sprzedawca) i Wartości i korekty. Zmieniła się też kolejność przechodzenia tabulatorem, zgodnie z nowym układem.

Nowy wydruk: karta środka trwałego

Do wydruków ewidencji i rocznej tabeli amortyzacyjnej dołącza Karta środka — wydruk pojedynczej pozycji. Znajdziesz tam dane karty, tabelę amortyzacyjną wszystkich lat (wartość brutto uwzględniającą ulepszenia, umorzenie na początek roku, odpisy w dwunastu miesiącach, umorzenie i wartość netto na koniec roku), zestawienie zmian wartości z sumą oraz — jeśli dotyczy — dane likwidacji lub sprzedaży. To dokument, który wcześniej trzeba było składać z kilku wydruków.

Księgowanie amortyzacji prosto z ewidencji

Przycisk Księguj amortyzację na miesiącu sam rozpoznaje, czy firma korzysta już z nowej ewidencji. Jeśli tak, sumuje jej niezaksięgowane odpisy za dany miesiąc, pokazuje ich liczbę i kwotę, a po potwierdzeniu tworzy jeden wpis do księgi i oznacza te odpisy jako zaksięgowane — ponowne kliknięcie niczego nie zdubluje. Firmy, które jeszcze nie przeniosły ewidencji, księgują dokładnie jak dotąd.

W ewidencji ryczałtu program wyjaśnia, że amortyzacja nie jest tam kosztem, a w księgach rachunkowych przypomina, że odpisy księguje się dekretem PK zgodnie z planem kont firmy. Wcześniej kliknięcie w tych przypadkach po prostu nie dawało żadnej odpowiedzi.

Dwa ostrzeżenia, które chronią przed cichym błędem

Pusty plik JPK ŚT. Jeżeli ewidencja firmy nie została jeszcze przeniesiona, plik JPK powstawał bez ani jednej pozycji — poprawny formalnie, więc nic nie zwracało uwagi, a dla urzędu nieodróżnialny od oświadczenia, że firma nie ma środków trwałych. Teraz program w takiej sytuacji ostrzega, podaje, ile pozycji czeka w formularzach, i pozwala przerwać tworzenie pliku.

Usuwanie karty z zaksięgowanymi odpisami. Skasowanie karty usuwa razem z nią całą historię odpisów — także tych, które trafiły już do księgi, gdzie zostawał wtedy wpis bez pokrycia w ewidencji. Takie usunięcie wymaga teraz drugiego, wyraźnego potwierdzenia.

Przelew sam odnajduje swoją fakturę

Zaksięgowanie wpłaty z wyciągu zapisuje teraz nie tylko sam ruch pieniędzy, ale i to, której faktury dotyczy. Kiedy rozliczenie pokrywa fakturę w całości, program sam wstawia jej datę zapłaty.

To data, na której stoją rzeczy trudne do odkręcenia później: od niej liczą się terminy ulgi na złe długi, a przy rozliczeniu kasowym decyduje o momencie przychodu i kosztu. Dotąd trzeba ją było stemplować ręcznie albo zostawała pusta i faktura wyglądała na niezapłaconą mimo opłaconego przelewu.

Fakturę program dobiera po tym, co widać w samym przelewie: kwocie, numerze faktury w tytule, rachunku odbiorcy i danych kontrahenta. Dwie rzeczy działają przy tym lepiej niż wcześniej:

• Kwota porównywana z tym, co zostało do zapłaty. Faktura z zaliczką albo z częściową wpłatą opiewa na inną kwotę, niż wynosi przelew — program bierze pod uwagę obie i wybiera tę, która pasuje.
• Numer rozpoznawany mimo innych separatorów. Pośrednicy płatności przepisują numer po swojemu, zamieniając ukośniki na myślniki albo spacje. Taki przelew wyglądał wcześniej na przypadkową zbieżność kwoty.

Program nie rozstrzyga za księgowego wątpliwych przypadków. Gdy przesłanki nie składają się w pewność, wpłata trafia na listę do potwierdzenia. Przelewy podatkowe — do urzędu i do ZUS — nie zaśmiecają tej listy, bo nie regulują faktur.

Okno płatności widzi także dekrety i faktury niezaksięgowane

Wyszukiwarka w oknie Płatność znajdowała dotąd wyłącznie zapisy księgi. Teraz przechodzi trzy źródła naraz: zapisy księgi, dekrety ksiąg rachunkowych i faktury jeszcze niezaksięgowane — a kolumna Źródło mówi, skąd pochodzi każda pozycja. Wpłatę można więc powiązać z fakturą zakupu, która dopiero czeka na zaksięgowanie, zamiast wracać do niej po fakcie.

Kreator: uruchom pełną księgowość — w wersji testowej

Kreator uruchomienia pełnej księgowości trafił do wersji testowej programu. Zanim udostępnimy go wszystkim, chcemy sprawdzić go na prawdziwych danych — ten kreator i opisany w następnej sekcji projekt polityki rachunkowości widzą na razie wyłącznie osoby korzystające z kanału testowego.

W kartotece firmy pojawia się przycisk Kreator: uruchom pełną księgowość… (od wersji Pro). Przeprowadza przez wszystko, co dotąd trzeba było pozałatwiać w czterech różnych miejscach: rok obrotowy i wielkość jednostki, konfigurację (VAT, kasa, waluty obce, projekty, analityka wg kontrahentów i wg stawek VAT), plan kont, dzienniki oraz rejestry VAT. Kreator zna firmę, z której kartoteki został uruchomiony, więc nie pyta o podmiot.

Wielkość jednostki potrafi podpowiedzieć z danych programu: przychody bierze z ksiąg firmy, a liczbę osób z kartoteki pracowników. Sumy aktywów program nie zna, a kartoteka liczy osoby, nie etaty — podpowiedź mówi o tym wprost, bo przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze ta różnica potrafi zmienić załącznik, według którego sporządza się sprawozdanie.

Projekt dokumentu polityki rachunkowości — w wersji testowej

Obok kreatora stanął przycisk Złóż projekt dokumentu polityki… (od wersji Pro, na razie w wersji testowej programu). Program składa projekt z konfiguracji firmy i z faktycznego stanu ksiąg, pokazuje podgląd, otwiera go do wydruku i zapisuje treść przy firmie.

To projekt do pracy, nie dokument gotowy do podpisu. Politykę rachunkowości ustala kierownik jednostki (art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości) i to on decyduje, co ostatecznie w niej zostanie.

Sama zakładka Polityka rachunkowości — z treścią polityki i danymi o jej zatwierdzeniu — zostaje w każdej wersji programu; w wersji testowej jest tylko narzędzie, które składa projekt.

Uzupełnianie planu kont, który już istnieje

Asystent umie teraz nie tylko założyć plan kont od zera, ale i uzupełnić plan już prowadzony — dołożyć brakujące konta oraz przypisać pozycje sprawozdania i role kont.

Przy dopasowywaniu kont liczy się numer razem z nazwą. Biura numerują konta po swojemu i ten sam numer u dwóch klientów bywa czym innym, więc sam numer nie wystarcza, żeby uznać dwa konta za to samo.

Asystent sprawdza gotowość ksiąg rachunkowych jednym przebiegiem

Czy firma na księgach rachunkowych ma wszystko, czego potrzeba do pracy w danym roku, asystent sprawdza teraz jednym przebiegiem: konfigurację rachunkowości, plan kont (także to, czy każde konto syntetyczne ma pozycję sprawozdania i czy są konta potrzebne automatom księgowania — kasa, rachunek bieżący, VAT, wynik), dzienniki, schematy księgowań, parametry dokumentów, rejestry VAT, rok i miesiące, przypisanie rachunków bankowych do kont, a na końcu dokument polityki rachunkowości i jego zatwierdzenie.

Każdy punkt wraca jako w porządku, brak albo uwaga, razem ze wskazaniem, czym brak uzupełnić. Samo sprawdzenie niczego w danych firmy nie zmienia.

Biura: własny wzorzec planu kont i plany kont wielu klientom naraz

Biuro, które ma sprawdzony układ planu kont, może go zapisać jako własny wzorzec. Asystent bierze za wzór plan kont wskazanego klienta, porównuje go z wzorcem wbudowanym w program i zapamiętuje tylko różnice — nie kopię całego planu. Dzięki temu zmiany, które wprowadzamy we wzorcu wbudowanym, na przykład po nowelizacji przepisów, docierają także do wzorca biura.

Analityka konkretnego klienta — kontrahenci, rachunki, projekty — do wzorca nie przechodzi: domyślnie liczą się same konta syntetyczne, a raport mówi, ile kont pominięto i dlaczego. Inaczej wzorzec stałby się kopią jednej firmy, powielaną u wszystkich pozostałych.

Asystent zakłada też plany kont wielu klientom naraz — według wzorca biura, a gdy biuro go nie ma, według wzorca wbudowanego. Przechodzi po firmach na pełnej księgowości i każdej składa plan kont i dzienniki na wskazany rok; domyślnie pomija firmy, które plan na ten rok już mają. Najpierw pokazuje, co by powstało, a zapisuje dopiero na wyraźne polecenie. Każda firma ma w raporcie własny wiersz, a pominięte są wymienione z powodem. Firma bez własnej konfiguracji rachunkowości dziedziczy wybory biura, ale wielkość jednostki, forma prawna i status VAT zawsze pochodzą z kartoteki klienta.

Wzorzec biura i zakładanie planów wielu klientom naraz działają w wersji dla biur rachunkowych.

Klucze podziałowe kosztów wspólnych także przez asystenta

Klucz podziałowy — procentowy podział kosztów wspólnych między projekty czy działania statutowe — można teraz założyć także przez asystenta, nie tylko w oknie Parametry dokumentów. Asystent pilnuje, żeby procenty sumowały się do stu (klucz, który nie dzieli całości, zostawiłby część kosztu bez przypisania), żeby podział szedł między wartości parametru tej firmy i żeby nie nadpisać klucza, który firma ma już pod tą samą nazwą.

Pobieranie e-faktur: bez kopii już pobranych

Opcja Pomijaj już pobrane pod innym typem, dostępna dotąd wyłącznie w pobieraniu zbiorczym, jest teraz także w pobieraniu dla pojedynczej firmy — domyślnie włączona i zapamiętywana. Dzięki niej faktury pobrane wcześniej jako sprzedawca albo nabywca nie wracają po raz drugi jako kopie z uprawnienia podmiotu trzeciego.

PITy: „Dodaj" w wyszukiwaniu urzędów skarbowych zamykało program

W oknie wyszukiwania urzędu skarbowego przyciski Dodaj i Usuń kończyły się awarią programu — w PITach za każdym razem, bo to okno bywa tam pierwszym, które sięga po dane urzędów. Tak samo zachowywało się wyszukiwanie właścicieli. Poprawione.