Pięć nowych kontroli w audycie biura, cały przegląd jednym poleceniem i mniej fałszywych alarmów w ryczałcie

Przegląd poprawności księgowania rośnie o kontrole, których nie da się zrobić patrząc na jednego klienta albo na jeden miesiąc — od proporcji VAT po uzgodnienie transakcji między klientami tego samego biura. Przy okazji audyt ryczałtu przestał zgłaszać rzeczy, które okazywały się w porządku.

Pięć nowych kontroli w audycie biura

Audyt biura dostał pięć kontroli, których wcześniej nie było. Każda odpowiada na pytanie, którego nie da się zadać patrząc na jednego klienta albo na jeden miesiąc — dlatego przechodzą cały rok i całe biuro jednym przebiegiem.

Proporcja VAT (art. 90). Kto sprzedaje jednocześnie opodatkowane i zwolnione, odlicza VAT od zakupów wspólnych tylko w części. Kontrola liczy proporcję z rejestrów i sprawdza, czy do rejestru struktury sprzedaży trafił choć jeden zakup — jeśli nie, a VAT odliczono, poszedł w całości. Zna progi z ust. 10: 98% zwalnia z obowiązku, 2% odbiera prawo do odliczenia. Ustalenie jest na poziomie firmy i brzmi jak pytanie o proporcję, a nie wyrok na fakturę — zakup przypisany wyłącznie do działalności opodatkowanej wolno odliczyć w całości, a tego przypisania w zapisach nie ma. Podana kwota nadmiaru to rząd wielkości do rozmowy z księgową, nie gotowa korekta. Osobno kontrola przypomina o korekcie rocznej z art. 91 tam, gdzie proporcja za poprzedni rok różniła się od bieżącej.

Kasa fiskalna. Sam próg 20 000 zł liczony był i wcześniej — ta kontrola sprawdza, co dzieje się dalej, bo przekroczenie limitu samo w sobie nie jest błędem. Błędem jest sprzedaż po terminie wdrożenia bez kasy. Patrzy na cztery rzeczy: PKD wyłączone ze zwolnienia, gdzie kasa jest obowiązkowa od pierwszej sprzedaży; przekroczenie limitu i sprzedaż dla osób fizycznych po terminie; kasę wdrożoną po terminie; oraz miesiące, w których jest sprzedaż dla osób fizycznych, a nie ma ani jednego raportu fiskalnego. Termin liczy po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia — przekroczenie w marcu znaczy kasę od czerwca. Lista PKD jest przy tym wskazówką prowadzącą do pytania, a nie wyrokiem: kod bywa nieaktualny, a jeden kod potrafi obejmować i czynność wyłączoną ze zwolnienia, i taką, która zwolnieniu podlega.

Środek trwały wpisany wprost w koszty. Kontrola porównuje dwie strony tego samego księgowania: dokument jest w rejestrze VAT „zakup środki trwałe", a jednocześnie obciąża kolumnę kosztową księgi. Te dwa zapisy nie mogą być jednocześnie poprawne — albo koszt policzy się drugi raz przy odpisie, albo środek nie trafi do ewidencji i nie będzie z czego amortyzować. Ważne: wartość dokumentu nic tu nie przesądza. Jednorazowa amortyzacja jest legalna do limitów ustawowych, więc kontrola nie stosuje żadnego progu — pyta wyłącznie o sprzeczność między rejestrem a kolumną.

Brakująca faktura cykliczna. Dostawca, od którego faktura przychodzi co miesiąc, a w jednym miesiącu jej nie ma: abonament, leasing, wywóz odpadów, obsługa księgowa. Duplikat zawyża koszt i widać go przy uzgodnieniu; brak zaniża koszt i nie zostawia śladu. Żeby nie zasypać listy szumem, cykl musi spełnić trzy warunki naraz — co najmniej pięć miesięcy z fakturą, dokładnie jedna dziura wewnątrz zakresu i stabilna kwota. Ostatni warunek robi najwięcej roboty; bez niego lista byłaby w większości szumem. Dziur na końcu zakresu kontrola celowo nie zgłasza, żeby niezaksięgowany bieżący miesiąc nie generował fałszywych alarmów.

Uzgodnienie transakcji między klientami biura. Sprzedaż u jednego klienta ma lustrzany zakup u drugiego — i tego nie sprawdzi biuro patrzące na jednego klienta naraz, bo wymaga obu stron jednocześnie. Brak drugiej strony znaczy, że dokument u kogoś nie dotarł do ksiąg; różnica kwot — że jedna ze stron zaksięgowała inaczej. Numery porównywane są po zdjęciu przedrostka typu dokumentu, więc „FS 1092/04/2026" i „1092/04/2026" to ten sam dokument. Nabywcy nieprowadzący księgi zakupów są pomijani z założenia: ryczałtowiec kosztów nie prowadzi, więc drugiej strony nie będzie u niego nigdy. Wszystko wraca jako uwaga do sprawdzenia, a nie wyrok — nabywca mógł zaksięgować w kolejnym miesiącu albo wrzucić fakturę w koszty niepodatkowe.

Cały przegląd jednym poleceniem

Wszystkie kontrole — czternaście — idą jednym poleceniem i wracają jedną listą „u kogo co", zamiast czternastu osobnych przeglądów składanych ręcznie. Poziom klienta to zawsze maksimum z kontroli, nigdy suma: „100 zł nieodliczonego VAT" i „kartoteka auta bez ceny" nie mają wspólnej jednostki. Osobno wypisywane są dokumenty trafione przez więcej niż jedną kontrolę — to zwykle najmniejszy i najciekawszy zbiór.

Sześć kontroli jest z natury rocznych: ich odpowiedź jest ta sama w czerwcu i w lipcu, więc w przeglądzie miesięcznym nie zaśmiecają listy, a pełny wynik dają w przebiegu za cały rok.

Audyt ryczałtu — mniej fałszywych alarmów

E-faktura bywa oznaczona jako zaksięgowana, ale bez wskazania konkretnego dokumentu w księdze. Audyt zgłaszał wtedy „faktura zaksięgowana, ale nie ma jej w księdze ryczałtu" — brzmiało to jak brakujący przychód, a księgi były w porządku. Teraz w takiej sytuacji dokument jest odszukiwany po numerze, a brak samego znacznika schodzi do zwykłej uwagi z adnotacją, że uzupełni go Weryfikacja księgowań.

Zniknęło też porównanie stawki z faktury ze stawką w księdze jako osobne ustalenie. Świadomie zaksięgowana inna stawka jest normalną decyzją księgowego, a nie błędem — informacja o rozjeździe została, ale jako kontekst przy właściwym ustaleniu, nie jako oddzielny alarm. Efekt jest taki, że lista skróciła się kilkukrotnie, a to, co na niej zostaje, dotyczy realnej różnicy kwoty między fakturą a księgą — czyli tego, po co ta kontrola powstała.

Asystent czyta wypełnione formularze i wzory

Asystent otwiera teraz wypełniony formularz razem z załącznikami — deklarację z jej załącznikami, ewidencję środków trwałych rozpisaną na kilka arkuszy. To drugie było realnym brakiem: ewidencja licząca kilkadziesiąt pozycji potrafiła być czytana tylko do końca pierwszego arkusza, a pozycje z dalszych po prostu nie istniały dla asystenta. Teraz wchodzą wszystkie, z numeracją zaczynającą się od nowa na każdym arkuszu — tak, jak są w programie.

Do tego dochodzi wzór formularza: jakie ma pola, jakiego są typu i pod jakim numerem pozycji idą do e-deklaracji. Praktyczny efekt jest taki, że na pytanie „skąd wzięła się ta kwota" można dostać odpowiedź wskazującą konkretną pozycję urzędowego wzoru, a nie samą nazwę pola.

Kasowanie miesiąca lub roku zostawiało faktury oznaczone jako zaksięgowane

Po skasowaniu całego miesiąca albo roku e-Faktury, które były w nim zaksięgowane, zostawały z oznaczeniem księgowania. Skutek był mylący: okno Księgowanie e-faktur pokazywało je jako zrobione, więc nie wracały do ponownego zaksięgowania, a okres wyglądał na rozliczony, choć w księdze nie było już ani jednego zapisu.

Teraz oznaczenia znikają razem z kasowaniem okresu — ale ostrożnie, tylko z tych faktur, których nic już nie potwierdza. Jeżeli ta sama faktura ma jeszcze inny zapis, oznaczenie zostaje.

Przy kasowaniu pojedynczego dokumentu działało to prawidłowo już wcześniej.

Weryfikacja księgowań kończyła się błędem

Przycisk Weryfikacja księgowań — ten, który sprawdza, czy oznaczenia na e-Fakturach zgadzają się ze stanem ksiąg — u części użytkowników przerywał pracę komunikatem o błędzie. Trafiało to dokładnie w sytuacje, w których był najbardziej potrzebny: przy fakturach oznaczonych jako zaksięgowane, za którymi nie stoi żaden dokument. Już działa.

Przypomnienie o aktualizacji nie przerywa pracy w otwartym oknie

Przypomnienie o aktualizacji usług potrafiło wejść na wierzch w środku pracy — na przykład przy wypełnianiu dokumentu. Teraz czeka, aż zamkniesz otwarte okno, i dopiero wtedy się odzywa.

Wydruki wychodziły puste przy jasnym motywie Windows

Na komputerach z systemowym motywem o jasnym kolorze tekstu — najczęściej jest to tryb wysokiego kontrastu — wydruki i podglądy raportów wychodziły puste: linie tabel były na miejscu, ale nie było w nich ani jednej liczby, ani nawet nagłówków. Dotyczyło to wszystkich raportów naraz, więc łatwo było wziąć to za uszkodzenie danych.

Program brał kolor tekstu wydruku z ustawień Windows, a przy takim motywie jest on biały — i taki trafiał na białą kartkę. Teraz wydruk ma zawsze czarny tekst, niezależnie od ustawień systemu.

Wydruki zrobione wcześniej nie są stracone: dane w plikach były, tylko niewidoczne. Wystarczy wydrukować je ponownie.

Decyzja urzędu o ograniczeniu poboru zaliczek

Na karcie właściciela, w sekcji Podatek dochodowy, doszło pole wyboru Decyzja US o ograniczeniu poboru zaliczek do pierwszego progu (12%). Po jego zaznaczeniu zaliczka liczy się stawką pierwszego progu także od nadwyżki ponad 120 000 zł — czyli tak, jak wynika z decyzji o ograniczeniu poboru zaliczek.

Ustawienie należy do właściciela, a nie do firmy: decyzję urząd wydaje konkretnemu podatnikowi, więc w spółce cywilnej każdy wspólnik ma własne. Dotyczy skali podatkowej — przy podatku liniowym i ryczałcie progu nie ma, więc pole nic tam nie zmienia.

Baza na serwerze zakładana z poziomu programu

Przejście z bazy plikowej na bazę na serwerze wymagało dotąd trzech czynności poza programem: zainstalować serwer, założyć na nim bazę i użytkownika, a na końcu wpisać to wszystko w programie. Teraz robi się to na miejscu — w oknie Konwersja baz danych (wstążka Narzędzia główne → Bazy danych) oraz w oknie konfiguracji:

• Zainstaluj serwer MariaDB… — program pobiera i uruchamia instalator producenta. Kreator pyta o hasło i port, które za chwilę wpisujesz jako dane bazy.
• Załóż bazę i użytkownika… — zakłada bazę, tworzy do niej użytkownika z prawami wyłącznie do tej jednej bazy i od razu dopisuje ją do listy baz programu, więc można ją wybrać przy starcie.

Hasło administratora serwera program pyta za każdym razem i nigdzie go nie zapamiętuje.

Baza na serwerze jest potrzebna do pracy z kilku stanowisk i do asystenta AI. Przy pracy na jednym komputerze nie trzeba zmieniać niczego.

Przeliczenie wynagrodzeń przy nieobecności kończyło się błędem

W oknie nieobecności przycisk Przelicz wszystkie wynagrodzenia potrafił zakończyć się komunikatem o błędzie zapisu — wtedy, gdy tuż przed kliknięciem poprawiano wartość w siatce wynagrodzeń. Samo przeliczenie się wykonywało, ale komunikat wyglądał jak utrata danych i kazał sprawdzać, czy wynik jest poprawny.

Teraz niedokończona zmiana w siatce jest porzucana — i słusznie, bo zapisana zastąpiłaby świeżo przeliczone podstawy wartościami sprzed przeliczenia.

Sprzątanie zdublowanych pobrań e-faktur

Ta sama faktura potrafiła wejść do kartoteki dwa razy. KSeF udostępnia ją osobno dla każdej roli, w jakiej występuje firma — raz jako nabywcę, raz jako podmiot trzeci — a starszy pobieracz ściągał wszystkie role naraz. W kartotece robiły się z tego dwa wiersze o tym samym numerze KSeF.

Księgom to nie szkodziło: w żadnej takiej parze obie kopie nie były zaksięgowane. Kłopot był gdzie indziej — nadmiarowa kopia wisiała w kolejce do księgowania i potrafiła trafić do klienta w portalu akceptacji jako druga faktura do zatwierdzenia.

Asystent umie to teraz posprzątać. Domyślnie pokazuje podgląd — co dokładnie zniknie i u kogo — a kasuje dopiero po akceptacji. Trzech rzeczy nie ruszy, niezależnie od tego, o co się go poprosi:

• kopii zaksięgowanej — sprawdzanej trzema niezależnymi śladami naraz. To nie nadgorliwość: zdarza się, że zaksięgowana jest właśnie kopia z podmiotu trzeciego, a nie ta „główna", i skasowanie jej zabrałoby księgowaniu dokument źródłowy;
• jedynej kopii swojego numeru KSeF — musi zostać druga, inaczej faktura zniknęłaby z kartoteki;
• faktury z rozpoczętą akceptacją klienta.

Nowe pobrania tego już nie dokładają: role „podmiot trzeci" i „podmiot uprawniony" są przy pobieraniu odznaczone domyślnie.

Audyt zakupów nie zgłasza już leasingu finansowego

Kontrola faktur zakupu pytała o każdą fakturę, na której klient występuje jako podmiot trzeci, a nabywcą jest kto inny — typowo firma leasingowa. Przy fakturze już zaksięgowanej zalecała cofnięcie księgowania, bo odliczenie VAT i koszt należą do nabywcy.

Przy leasingu finansowym było to mylące. Korzystający odlicza wtedy VAT i amortyzuje przedmiot, bo ten stoi w jego ewidencji środków trwałych — zaksięgowanie takiej faktury jest poprawne mimo tego, co widnieje w polu nabywcy. Leasing operacyjny wygląda w danych identycznie i tam pytanie pozostaje zasadne; rozróżnia je wyłącznie ewidencja.

Kontrola sprawdza więc teraz ewidencję środków trwałych: jeżeli faktura figuruje w niej jako dokument zakupu, zgłoszenie w ogóle nie powstaje. Działa to zarówno na nowej ewidencji, jak i na starym formularzu, więc nie trzeba czekać na przeniesienie danych.

Nowa kontrola: ten sam dokument wpisany do księgi dwa razy

Dotychczasowy audyt duplikatów dopasowuje dokumenty po numerze i wymaga przy tym NIP-u kontrahenta oraz numeru dłuższego niż sześć znaków. Milczy więc tam, gdzie podwójne zaksięgowanie boli najbardziej i najtrudniej je zauważyć: przy paragonach bez NIP, dowodach wewnętrznych, listach płac, ZUS-ie i przelewach od osób fizycznych.

Nowa kontrola patrzy inaczej — bierze firmę, kontrahenta, numer, kwotę, opis i zbliżoną datę, bez żadnego progu długości numeru. Kontrahenta rozpoznaje po NIP-ie, a gdy go nie ma, po nazwie, więc obejmuje też osoby fizyczne.

Opis jest częścią klucza i to on wykonuje najwięcej pracy. Bez niego sklep wystawiający dziesiątki faktur o tej samej cenie zalałby całą listę, a dowody wewnętrzne numerowane DW 1 w każdym miesiącu wyglądałyby na dublety, choć z założenia dzielą numer. Opis odsiewa też dwie różne usługi o tej samej cenie kupione tego samego dnia u tego samego dostawcy.

Ustalenia są zawsze na poziomie uwagi, nigdy ryzyka — zgodność tych pól to mocna poszlaka, a nie dowód. Zapisy wskazywane są jako pozycja, miesiąc i rok, czyli tak, jak widać je w programie. Kontrola wchodzi też do zbiorczego audytu biura.

Nad czym jeszcze pracujemy

Przegląd całego roku jednym poleceniem bywa dłuższy, niż wytrzymuje połączenie z asystentem — pracujemy nad tym, żeby w takiej sytuacji zawsze wracał z jasną informacją, czego nie zdążył sprawdzić i czym to dokończyć. Osobno warto pamiętać o dwóch granicach dzisiejszych kontroli: czytają księgę podatkową i ryczałt, więc klienci na pełnych księgach rachunkowych wymagają własnego przeglądu, a wykrywanie duplikatów potrzebuje NIP-u kontrahenta i dłuższego numeru, przez co paragony i dowody wewnętrzne zostają poza jego zasięgiem. Brak ustaleń nigdy nie znaczy „na pewno wszystko dobrze" — znaczy tylko tyle, że program nie znalazł sprzeczności między zapisami.