Pięć nowych kontroli w audycie biura, cały przegląd jednym poleceniem i mniej fałszywych alarmów w ryczałcie

Przegląd poprawności księgowania rośnie o kontrole, których nie da się zrobić patrząc na jednego klienta albo na jeden miesiąc — od proporcji VAT po uzgodnienie transakcji między klientami tego samego biura. Przy okazji audyt ryczałtu przestał zgłaszać rzeczy, które okazywały się w porządku.

Pięć nowych kontroli w audycie biura

Audyt biura dostał pięć kontroli, których wcześniej nie było. Każda odpowiada na pytanie, którego nie da się zadać patrząc na jednego klienta albo na jeden miesiąc — dlatego przechodzą cały rok i całe biuro jednym przebiegiem.

Proporcja VAT (art. 90). Kto sprzedaje jednocześnie opodatkowane i zwolnione, odlicza VAT od zakupów wspólnych tylko w części. Kontrola liczy proporcję z rejestrów i sprawdza, czy do rejestru struktury sprzedaży trafił choć jeden zakup — jeśli nie, a VAT odliczono, poszedł w całości. Zna progi z ust. 10: 98% zwalnia z obowiązku, 2% odbiera prawo do odliczenia. Ustalenie jest na poziomie firmy i brzmi jak pytanie o proporcję, a nie wyrok na fakturę — zakup przypisany wyłącznie do działalności opodatkowanej wolno odliczyć w całości, a tego przypisania w zapisach nie ma. Podana kwota nadmiaru to rząd wielkości do rozmowy z księgową, nie gotowa korekta. Osobno kontrola przypomina o korekcie rocznej z art. 91 tam, gdzie proporcja za poprzedni rok różniła się od bieżącej.

Kasa fiskalna. Sam próg 20 000 zł liczony był i wcześniej — ta kontrola sprawdza, co dzieje się dalej, bo przekroczenie limitu samo w sobie nie jest błędem. Błędem jest sprzedaż po terminie wdrożenia bez kasy. Patrzy na cztery rzeczy: PKD wyłączone ze zwolnienia, gdzie kasa jest obowiązkowa od pierwszej sprzedaży; przekroczenie limitu i sprzedaż dla osób fizycznych po terminie; kasę wdrożoną po terminie; oraz miesiące, w których jest sprzedaż dla osób fizycznych, a nie ma ani jednego raportu fiskalnego. Termin liczy po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia — przekroczenie w marcu znaczy kasę od czerwca. Lista PKD jest przy tym wskazówką prowadzącą do pytania, a nie wyrokiem: kod bywa nieaktualny, a jeden kod potrafi obejmować i czynność wyłączoną ze zwolnienia, i taką, która zwolnieniu podlega.

Środek trwały wpisany wprost w koszty. Kontrola porównuje dwie strony tego samego księgowania: dokument jest w rejestrze VAT „zakup środki trwałe", a jednocześnie obciąża kolumnę kosztową księgi. Te dwa zapisy nie mogą być jednocześnie poprawne — albo koszt policzy się drugi raz przy odpisie, albo środek nie trafi do ewidencji i nie będzie z czego amortyzować. Ważne: wartość dokumentu nic tu nie przesądza. Jednorazowa amortyzacja jest legalna do limitów ustawowych, więc kontrola nie stosuje żadnego progu — pyta wyłącznie o sprzeczność między rejestrem a kolumną.

Brakująca faktura cykliczna. Dostawca, od którego faktura przychodzi co miesiąc, a w jednym miesiącu jej nie ma: abonament, leasing, wywóz odpadów, obsługa księgowa. Duplikat zawyża koszt i widać go przy uzgodnieniu; brak zaniża koszt i nie zostawia śladu. Żeby nie zasypać listy szumem, cykl musi spełnić trzy warunki naraz — co najmniej pięć miesięcy z fakturą, dokładnie jedna dziura wewnątrz zakresu i stabilna kwota. Ostatni warunek robi najwięcej roboty; bez niego lista byłaby w większości szumem. Dziur na końcu zakresu kontrola celowo nie zgłasza, żeby niezaksięgowany bieżący miesiąc nie generował fałszywych alarmów.

Uzgodnienie transakcji między klientami biura. Sprzedaż u jednego klienta ma lustrzany zakup u drugiego — i tego nie sprawdzi biuro patrzące na jednego klienta naraz, bo wymaga obu stron jednocześnie. Brak drugiej strony znaczy, że dokument u kogoś nie dotarł do ksiąg; różnica kwot — że jedna ze stron zaksięgowała inaczej. Numery porównywane są po zdjęciu przedrostka typu dokumentu, więc „FS 1092/04/2026" i „1092/04/2026" to ten sam dokument. Nabywcy nieprowadzący księgi zakupów są pomijani z założenia: ryczałtowiec kosztów nie prowadzi, więc drugiej strony nie będzie u niego nigdy. Wszystko wraca jako uwaga do sprawdzenia, a nie wyrok — nabywca mógł zaksięgować w kolejnym miesiącu albo wrzucić fakturę w koszty niepodatkowe.

Cały przegląd jednym poleceniem

Wszystkie kontrole — trzynaście — idą jednym poleceniem i wracają jedną listą „u kogo co", zamiast trzynastu osobnych przeglądów składanych ręcznie. Poziom klienta to zawsze maksimum z kontroli, nigdy suma: „100 zł nieodliczonego VAT" i „kartoteka auta bez ceny" nie mają wspólnej jednostki. Osobno wypisywane są dokumenty trafione przez więcej niż jedną kontrolę — to zwykle najmniejszy i najciekawszy zbiór.

Pięć nowych kontroli jest z natury rocznych: ich odpowiedź jest ta sama w czerwcu i w lipcu, więc w przeglądzie miesięcznym nie zaśmiecają listy, a pełny wynik dają w przebiegu za cały rok.

Audyt ryczałtu — mniej fałszywych alarmów

E-faktura bywa oznaczona jako zaksięgowana, ale bez wskazania konkretnego dokumentu w księdze. Audyt zgłaszał wtedy „faktura zaksięgowana, ale nie ma jej w księdze ryczałtu" — brzmiało to jak brakujący przychód, a księgi były w porządku. Teraz w takiej sytuacji dokument jest odszukiwany po numerze, a brak samego znacznika schodzi do zwykłej uwagi z adnotacją, że uzupełni go Weryfikacja księgowań.

Zniknęło też porównanie stawki z faktury ze stawką w księdze jako osobne ustalenie. Świadomie zaksięgowana inna stawka jest normalną decyzją księgowego, a nie błędem — informacja o rozjeździe została, ale jako kontekst przy właściwym ustaleniu, nie jako oddzielny alarm. Efekt jest taki, że lista skróciła się kilkukrotnie, a to, co na niej zostaje, dotyczy realnej różnicy kwoty między fakturą a księgą — czyli tego, po co ta kontrola powstała.

Asystent czyta wypełnione formularze i wzory

Asystent otwiera teraz wypełniony formularz razem z załącznikami — deklarację z jej załącznikami, ewidencję środków trwałych rozpisaną na kilka arkuszy. To drugie było realnym brakiem: ewidencja licząca kilkadziesiąt pozycji potrafiła być czytana tylko do końca pierwszego arkusza, a pozycje z dalszych po prostu nie istniały dla asystenta. Teraz wchodzą wszystkie, z numeracją zaczynającą się od nowa na każdym arkuszu — tak, jak są w programie.

Do tego dochodzi wzór formularza: jakie ma pola, jakiego są typu i pod jakim numerem pozycji idą do e-deklaracji. Praktyczny efekt jest taki, że na pytanie „skąd wzięła się ta kwota" można dostać odpowiedź wskazującą konkretną pozycję urzędowego wzoru, a nie samą nazwę pola.

Nad czym jeszcze pracujemy

Przegląd całego roku jednym poleceniem bywa dłuższy, niż wytrzymuje połączenie z asystentem — pracujemy nad tym, żeby w takiej sytuacji zawsze wracał z jasną informacją, czego nie zdążył sprawdzić i czym to dokończyć. Osobno warto pamiętać o dwóch granicach dzisiejszych kontroli: czytają księgę podatkową i ryczałt, więc klienci na pełnych księgach rachunkowych wymagają własnego przeglądu, a wykrywanie duplikatów potrzebuje NIP-u kontrahenta i dłuższego numeru, przez co paragony i dowody wewnętrzne zostają poza jego zasięgiem. Brak ustaleń nigdy nie znaczy „na pewno wszystko dobrze" — znaczy tylko tyle, że program nie znalazł sprzeczności między zapisami.