Wyciągi bankowe: wczytywanie, podgląd i księgowanie do ksiąg rachunkowych; reguły schematów i pakiet dla dokumentów cyklicznych

Duża porcja usprawnień w księgach rachunkowych — na czele z nowym oknem „Wyciągi bankowe" (wczytywanie, podgląd i księgowanie przelewów) oraz pakietem schematów dla dokumentów cyklicznych. Wszystkie zmiany dostępne są po aktualizacji do najnowszej wersji programu (instalator: pobieranie programów).

Wyciągi bankowe: wczytywanie i podgląd

W TaxMachine pojawiło się okno „Wyciągi bankowe" — wczytuje wyciągi z plików wystawianych przez banki i pokazuje je w czytelnej formie przed księgowaniem. Klikasz „Wczytaj pliki…", wskazujesz dowolną liczbę plików, a program sam rozpoznaje format po zawartości — nie trzeba niczego wybierać ani zmieniać rozszerzeń.

Na start obsługiwane są:

PKO BP (iPKO) — wyciągi XML, CSV oraz XLS,
mBank — CSV: „Elektroniczne zestawienie operacji" oraz lista operacji z historii rachunku.

Górna tabela pokazuje wczytane wyciągi (rachunek, okres, liczbę operacji, sumy uznań i obciążeń, salda), dolna — poszczególne operacje z datą, kwotą, kontrahentem, jego rachunkiem, NIP-em i tytułem przelewu wyłuskanymi z opisu. Listę operacji można filtrować i przeszukiwać, a suma kwot i liczba operacji liczą się na bieżąco w stopce — łatwo uzgodnić wyciąg z saldami.

Program od razu sprawdza spójność wyciągu: ciągłość sald po kolejnych operacjach, zgodność dat z okresem wyciągu, kompletność danych. Jeśli coś się nie zgadza (zdarza się to nawet w oryginalnych plikach z banku), zobaczysz ostrzeżenie z konkretnym miejscem i kwotą różnicy.

Wskazówka dla klientów mBanku: do księgowania używaj eksportu „Elektroniczne zestawienie operacji" (ma salda i pełne opisy). Lista operacji z historii rachunku nadaje się do szybkiego podglądu — program przy jej wczytaniu wprost o tym przypomina.

Księgowanie wyciągów do ksiąg rachunkowych

Dla klientów na księgach rachunkowych okno wyciągów otwierane z miesiąca księgowego pozwala od razu zaksięgować operacje — każdy przelew staje się osobnym dokumentem w dzienniku, zaksięgowanym wskazanym schematem.

Jak to działa:

najpierw wybierasz dziennik (program domyślnie podpowiada pierwszy dziennik bankowy) — cały wyciąg księguje się do jednego dziennika, a rozpoznawanie i listy schematów zawężają się do niego;
przycisk „Rozpoznaj schematy" przypisuje operacjom schematy księgowania automatycznie (reguły — patrz niżej); przypisanie widać w kolumnie i zawsze można je zmienić ręcznie z listy;
„Zaksięguj…" pokazuje najpierw podsumowanie — ile operacji, na jaką kwotę i jakimi schematami — i dopiero po potwierdzeniu księguje; na końcu dostajesz raport z liczbą zaksięgowanych i pominiętych.

Program pilnuje, żeby nic nie zaksięgowało się podwójnie: każdą zaksięgowaną operację zapamiętuje i przy kolejnym podejściu pomija — nawet jeśli ten sam przelew przyjdzie w innym pliku albo innym formacie (np. raz w wyciągu miesięcznym, a raz w kwartalnym zestawieniu za ten sam okres). Operacje już zaksięgowane widać w kolumnie stanu, a te spoza wybranego miesiąca są pomijane z informacją w raporcie.

Reguły rozpoznawania schematów — księgowanie przelewów bez ręcznej roboty

O tym, jaki schemat dostanie operacja, decydują reguły — edytowalna lista zapisywana osobno dla każdej firmy i dziennika. Regułę tworzy się z warunków, z których każdy jest opcjonalny:

kierunek operacji (uznanie / obciążenie),
typ operacji z wyciągu (np. przelew przychodzący; kilka typów rozdziela się średnikiem),
urząd skarbowy jako kontrahent — program rozpoznaje urzędy po numerze rachunku (rachunki podatkowe NBP) i nazwie, więc jedna reguła łapie wpłaty ze wszystkich urzędów w kraju,
ZUS jako kontrahent — analogicznie, po rachunku i nazwie,
fragment nazwy kontrahenta, fragment tytułu przelewu, konkretny rachunek kontrahenta.

Pierwsza pasująca aktywna reguła wygrywa — kolejność na liście to priorytet, a przyciski Wyżej/Niżej pozwalają ją ustawić. Oprócz schematu reguła może wskazywać także konkretne konta Wn/Ma — przydatne, gdy schemat ma konto syntetyczne albo kontrahentowe i trzeba je doprecyzować analityką (np. subkontem podopiecznego czy konkretnym kontem kosztowym). Konta wybiera się z listy planu kont, jak przy zwykłym księgowaniu.

Typowy przykład: fundacja otrzymująca w lipcu wpłaty 1,5% podatku z urzędów skarbowych zakłada jedną regułę „uznanie + urząd skarbowy → schemat 1,5%" — i wszystkie takie wpłaty (nawet setki) rozpoznają się i księgują za jednym kliknięciem.

Nowej reguły nie trzeba wpisywać od zera: przycisk „Reguła z operacji…" buduje ją z aktualnie wskazanego przelewu — program sam wstawia kierunek, typ operacji, rozpoznanego kontrahenta (US/ZUS/rachunek) oraz schemat i konta z wiersza, a Ty tylko sprawdzasz i zapisujesz.

Program podpowiada księgowanie z historii i z e-faktur

Tam, gdzie reguły nie sięgają, program uczy się z wcześniejszych księgowań:

jeśli przelew od/do danego kontrahenta był już kiedyś księgowany z wyciągu, program podpowie ten sam schemat i te same konta — kontrahenta rozpoznaje najpierw po numerze rachunku, a gdy go brak, po nazwie;
przelew wychodzący program potrafi powiązać z zaksięgowaną e-fakturą zakupu po numerze rachunku sprzedawcy — i podpowiedzieć konto rozrachunkowe tego kontrahenta z jej dekretu. Żeby to działało, TaxMachine zapamiętuje teraz numer rachunku kontrahenta przy księgowaniu e-faktur zakupu (uzupełnia go też wstecznie dla wcześniej zaksięgowanych faktur — bez żadnych dodatkowych kroków).

Rozpoznanie uruchamia się samo po wczytaniu plików i uzupełnia tylko operacje bez przypisania — ręczny wybór schematu w tabeli zawsze ma pierwszeństwo.

Schematy księgowania w księgach rachunkowych — pakiet dla dokumentów cyklicznych

Schematy księgowania w księgach rachunkowych dostały komplet opcji, które przyspieszają wprowadzanie powtarzalnych dokumentów — czynszów, mediów, rat leasingu, stałych faktur kosztowych. Wszystko ustawia się raz, w oknie dziennika i schematów, a potem każdy nowy dokument „sam się wypełnia":

Kopiuj cały numer dowodu z poprzedniego dokumentu — jak dotychczasowe kopiowanie prefiksu i sufiksu, ale przenosi pełny numer; przydatne, gdy numer nadaje kontrahent.
Kopiuj kwoty z poprzedniego dokumentu — kopia dokumentu odtwarza ze źródła także wartości, dekrety i rejestry VAT; do faktur, które co miesiąc opiewają na tę samą kwotę.
Stały kontrahent (konto) — schemat może wskazywać konto rozrachunkowe kontrahenta; nowy dokument od razu dostaje właściwego kontrahenta.
Szablon opisu ze znacznikami — w opisie, prefiksie i sufiksie numeru można używać znaczników okresu: {MM}, {RRRR}, {RR}, {MIESIĄC} (nazwa słownie) oraz {NUMER} i {KONTRAHENT}. Doszły też znaczniki poprzedniego miesiąca: {MM-1}, {RRRR-1}, {RR-1}, {MIESIĄC-1} — idealne do mediów i telefonów księgowanych „za poprzedni miesiąc" (np. Energia za {MM-1}/{RRRR-1}). Ściągawka ze wszystkimi znacznikami jest widoczna wprost w oknie schematu, a znaczniki podpowiadają też dymki przy polach.
Reset automatycznej numeracji — numeracja dokumentów schematu może zaczynać się od 1 co miesiąc albo co rok (dotąd była tylko ciągła). W parze ze znacznikami okresu w prefiksie/sufiksie daje to numery w stylu „07/2026/1, 07/2026/2…".
Domyślna data dokumentu — nowy dokument może od razu dostawać ostatni albo pierwszy dzień miesiąca księgowania (typowe dla dokumentów cyklicznych wprowadzanych z góry lub z dołu).
Termin płatności (dni) i Forma płatności — schemat może ustawiać formę płatności (gotówka, przelew, płatność online, karta) i wyliczać termin jako data dokumentu + wskazana liczba dni. Po zmianie daty dokumentu termin przelicza się na nowo, ale ręcznie zmieniona forma płatności zostaje.
Kolejność na listach — schematy można ułożyć własną kolejnością (najczęściej używane na górze), zamiast alfabetycznie.
Fokus po zastosowaniu schematu — kursor po utworzeniu dokumentu ląduje od razu w polu, które faktycznie trzeba uzupełnić (np. w kwocie).

Tryb seryjny — „Zapisz i nowy"

Przy wprowadzaniu serii dokumentów jednego typu nie trzeba już zamykać i otwierać okna edycji. Przycisk „Zapisz i nowy" (skrót Ctrl+Shift+S) zapisuje bieżący dokument i od razu przygotowuje następny na tym samym schemacie — z numeracją, opisem, datami i płatnością wg ustawień schematu. Schemat można też przełączyć w tryb seryjny na stałe: wtedy zwykłe „Zapisz" zachowuje się jak „Zapisz i nowy".

Kopiowanie dokumentów z poprzedniego miesiąca

Na wstążce ksiąg rachunkowych doszedł przycisk „Kopiuj z poprzedniego miesiąca". Otwiera okno, w którym:

wybierasz okres źródłowy — domyślnie poprzedni miesiąc, ale można wskazać dowolny wcześniejszy (także z poprzedniego roku, co ważne na przełomie stycznia);
zaznaczasz na liście dokumenty do skopiowania (lista ma wyszukiwanie i filtry, widać numer, datę, opis, kontrahenta i kwotę);
każdy zaznaczony dokument otwiera się kolejno w oknie edycji jako kopia w bieżącym miesiącu — sprawdzasz, w razie potrzeby poprawiasz kwotę i zapisujesz.

Kopie dostają numerację, opis i daty wg schematu (z rozwiniętymi znacznikami dla nowego okresu), a jeżeli schemat ma włączone „Kopiuj kwoty" — także wartości, dekrety i rejestry VAT ze źródłowego dokumentu.

Kolorowanie listy dokumentów w księgach rachunkowych

Schemat i dziennik mogą kolorować swoje dokumenty na liście: w oknie dziennika i schematów są opcje „Koloruj dokumenty tego schematu na liście" / „Koloruj dokumenty tego dziennika na liście" z wyborem koloru tła i koloru czcionki. Dzięki temu np. wszystkie dokumenty sprzedaży czy wyciągi bankowe widać na liście od razu, bez czytania numerów.

Kolory są delikatnie mieszane z tłem aktualnego motywu — tak samo jak kolory firm na liście klientów — więc lista pozostaje czytelna na jasnych i ciemnych motywach. Intensywność reguluje to samo ustawienie intensywności kolorowania w konfiguracji programu (wartość 0 wyłącza kolorowanie). Gdy dokument ma i kolor schematu, i kolor dziennika, pierwszeństwo ma schemat.

Porządki w opcjach schematów

Z okna schematu zniknęły opcje, które nie miały już zastosowania — m.in. cała zakładka oznaczeń GTU i procedur ustawianych na schemacie. Oznaczenia GTU/procedur nadal działają normalnie, tylko tam, gdzie ich miejsce: na dokumencie i w ewidencjach VAT, dokąd trafiają z faktur. Okno schematu jest przez to prostsze i zostały w nim wyłącznie opcje, które faktycznie wpływają na księgowanie.

Automatyczne księgowanie e-faktur w księgach rachunkowych — nie-vatowcy i fundacje

Automatyczne księgowanie e-faktur z KSeF do ksiąg rachunkowych obsługuje teraz poprawnie podmioty niebędące podatnikami VAT — w tym fundacje i stowarzyszenia:

księgowana jest zawsze kwota brutto z faktury — w koszty lub przychody, bez wydzielania VAT;
schemat z zapisami do rejestrów VAT u nie-vatowca to błąd konfiguracji — program ostrzega o tym już przy definiowaniu schematu, a także przy księgowaniu (zapisy VAT są wtedy pomijane, informacja trafia do raportu).

Zmieniła się też zasada ogólna: dokument w księdze powstaje zawsze. Gdy program nie jest pewien księgowania (np. faktura marża, stawka NP, eksport, WDT), nie pomija już faktury — księguje ją, a w opisie dokumentu dopisuje „DO WERYFIKACJI" z powodem. Raport z księgowania pokazuje, ile dokumentów wymaga weryfikacji i które to numery. Łatwiej poprawić wskazany dokument, niż wprowadzać całą fakturę ręcznie.