0114-KDIP3-2.4011.658.2026.1.JK2

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 czerwca 2026 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(…) nawiązał z Panią (…) 2026 r. umowę zlecenia na realizację zadań w ramach projektu finansowanego w trybie konkursowym ze środków unijnego programu (…), rozliczanego w Polsce za pośrednictwem (…).

Jest Pani obywatelką Ukrainy i ze względu na poczucie odpowiedzialności za własny kraj i potrzebę odprowadzania podatków od własnej pracy we własnym kraju, cierpiącym z powodu wojny, chciałaby rozliczać podatek dochodowy od osób fizycznych na terytorium Ukrainy.

Umowa zlecenia z (…) jest realizowana na terenie Ukrainy, gdzie Pani mieszka (przedmiot umowy: (…) na terenie Ukrainy), tylko sporadycznie Pani przyjeżdża do Polski na spotkania robocze zespołu projektowego.

Zwróciła się Pani do (…) z prośbą o nieodprowadzanie podatku dochodowego od osób fizycznych w Polsce. W tym celu przedstawiła Pani certyfikat rezydencji podatkowej z Urzędu Skarbowego w Pani kraju. W dziale rozliczeniowym (…) dowiedziała się Pani, że aby certyfikat rezydencji mógł zostać uznany za podstawę do niepobierania podatku dochodowego w Polsce musi on według zawartej w art. 5a pkt 12 Ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2026.592 t.j.) zawierać informację o miejscu zamieszkania podatnika do celów podatkowych wydaną przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika. Zgodnie z wytycznymi dostępnymi na stronie (…), która jest wiodącym w Polsce Systemem Informacji Prawnej wydawanym przez (…), na którą powołuje się (…), certyfikat rezydencji powinien zawierać:

- dane zagranicznego organu podatkowego (wystawca certyfikatu),

- nazwę i adres zagranicznego kontrahenta,

- określenie miejsca rezydencji podatkowej kontrahenta dla celów podatku dochodowego albo potwierdzenie, że kontrahent podlega od całości dochodów obowiązkowi podatkowemu w tym kraju, datę wdania lub okres, za który potwierdzana jest rezydencja podatkowa.

W przedłożonym przez Panią certyfikacie nie ma adresu zamieszkania, jest jedynie wskazany kraj, którego dotyczy zaświadczenie, dlatego przekazała Pani dodatkowo zaświadczenie z ukraińskiego Urzędu Skarbowego, w którym potwierdzony został Pani adres zamieszkania na terenie Ukrainy. Przekazała Pani także oficjalne wyjaśnienie z ukraińskiego Urzędu Skarbowego, w którym zawarta jest informacja o tym, że oficjalny druk certyfikatu rezydencji wystawiany na Ukrainie nie zawiera adresu zamieszkania podatnika. Znowelizowane po pełnoskalowej rosyjskiej inwazji na Ukrainę przepisy nie przewidują zamieszczania szczegółowego adresu na certyfikatach rezydencji podatkowej wydawanych ukraińskim rezydentom podatkowym. W obliczu obowiązujących przepisów nie może Pani uzyskać innego certyfikatu rezydencji podatkowej niż ten, który Pani przedłożyła.

Pytanie

Czy przedłożony komplet dokumentów, tj. certyfikat rezydencji podatkowej (z Pani numerem NIP) oraz dodatkowe zaświadczenie o adresie zamieszkania (z Pani numerem NIP) wydane przez ten sam Urząd Skarbowy mogą być podstawą do zastosowania zwolnienia z potrącania podatku dochodowego od osób fizycznych w Polsce? Oba te dokumenty łącznie spełniają warunki dotyczące informacji, jakie należy przedstawić zleceniodawcy, aby mógł zastosować zwolnienie z pobierania podatku w Polsce.

Pani stanowisko w sprawie

W ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2026.592 t.j.) mowa o miejscu zamieszkania, które to miejsce w ukraińskim certyfikacie rezydencji jest określone jako nazwa państwa, w którym mieszka podatnik, a nie jako adres.

Otrzymała Pani w swoim Urzędzie Skarbowym oficjalne pismo ze stanowiskiem w tej sprawie, które mówi o tym, że druk certyfikatu rezydencji zatwierdzony przez ukraińskie władze, nie przewiduje podania adresu zamieszkania lub zameldowania osoby fizycznej. Jednocześnie certyfikat rezydencji wystawiony przez ukraiński Urząd Skarbowy jest wydawany jedynie osobom, które mają adres zamieszkania lub zameldowania na terenie Ukrainy. Dokument zawiera NIP - czyli numer identyfikacyjny konkretnej osoby rozliczającej swoje podatki na Ukrainie - jednoznacznie potwierdzający, że dotyczy osoby mieszkającej i rozliczającej podatki na terenie Ukrainy.

W związku z tym, jeśli przedkłada Pani podmiotowi, z którym ma Pani podpisaną umowę zlecenia dokument, który jest zatwierdzony przez legalny państwowy organ skarbowy w Pani kraju, na druku wydanym przez jego władze, to Pani zdaniem na mocy takiego dokumentu (z dodaniem zaświadczenia o adresie wydanego przez ten sam Urząd Skarbowy) można odstąpić od podwójnego opodatkowania umowy i (…) (zleceniodawca) może nie odprowadzać podatku dochodowego od osób fizycznych od tej umowy w Polsce.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do treści art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Na podstawie art. 3 ust. 1a ww. ustawy:

Według art. 3 ust. 2a ww. ustawy:

Jak wynika z art. 3 ust. 2b pkt 2 ustawy:

Na podstawie art. 4a ww. ustawy:

Odnosząc się do kwestii opodatkowania uzyskanych przez Panią w Polsce dochodów z tytułu umowy zlecenia wyjaśnić należy, że podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na podstawie art. 10 ust 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl art. 13 pkt 8 ww. ustawy:

Zasady opodatkowania w Polsce przychodów z tytułu umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 w odniesieniu do nierezydentów, którzy nie posiadają miejsca zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce reguluje art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na podstawie art. 29 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

W myśl art. 29 ust. 2 ustawy:

Zgodnie z art. 41 ust. 1 analizowanej ustawy:

Jak wynika z art. 41 ust. 4 ww. ustawy:

W świetle powyższego, w przypadku umowy zlecenia zawartej z osobą, o której mowa w art. 3 ust. 2a ww. ustawy, płatnik stosuje stawkę podatku wynikającą z właściwej umowy/Konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania lub nie pobiera podatku zgodnie z taką umową wyłącznie w sytuacji, gdy podatnik przedstawi certyfikat rezydencji potwierdzający jego miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w innym kraju.

Stosownie do art. 5a pkt 21 ustawy:

Certyfikat rezydencji jest dokumentem wydawanym przez właściwą administrację podatkową, potwierdzającym określony stan faktyczny - miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych, którym w przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych jest miejsce zamieszkania. Wydając takie zaświadczenie właściwy organ potwierdza, że - na moment wydania tego dokumentu bądź na moment w nim określony - stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym wynikającym z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Certyfikat może zatem dotyczyć wyłącznie zaistniałych, tj. teraźniejszych lub przeszłych stanów faktycznych, nigdy przyszłych okoliczności faktycznych.

Jednocześnie certyfikat rezydencji stanowi dokument, w oparciu o który możliwe jest ustalenie, czy od należności z tytułów wymienionych w art. 29 ust. 1 ustawy, dokonywanych na rzecz danego podatnika, powinien zostać pobrany przez płatnika podatek, a jeśli tak, jaka stawka podatku (tj. wynikająca z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czy postanowień stosownej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania) powinna zostać zastosowana.

Zauważyć należy również, że nie ma ujednoliconej formy certyfikatów rezydencji. Nie rozstrzyga o tym także definicja certyfikatu rezydencji określona w art. 5a pkt 21 ww. ustawy. Każde państwo stosuje własny wzór takiego zaświadczenia i ma własne wymogi formalne związane z jego wydaniem. Z punktu widzenia właściwej kwalifikacji dokumentu przedłożonego przez podatnika płatnikowi, który ma stanowić podstawę uwzględnienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, istotne będą zatem pewne istotne składniki tego dokumentu.

Uwzględniając treść powołanego art. 5a pkt 21 ustawy oraz uregulowania wynikające z art. 29 ust. 2 ustawy, certyfikat rezydencji to dokument:

• wystawiony przez właściwe dla podatnika organy administracji podatkowej,
• wskazujący dane identyfikujące podatnika, w tym jego nazwę i miejsce zamieszkania, datę wystawienia oraz ewentualnie okres ważności dokumentu,
• zawierający stwierdzenie, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego zamieszkania.

Podkreślenia wymaga, że zgodnie z przytoczonym powyżej art. 29 ust. 2 ustawy dla zastosowania korzystniejszych dla podatnika stawek wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania nie jest wystarczający sam fakt posiadania przez niego rezydencji podatkowej w kraju, z którym Polskę łączy taka umowa, ale dodatkowo musi to zostać potwierdzone wydaniem specjalnego dokumentu, jakim jest certyfikat rezydencji. Certyfikatu rezydencji nie może zastąpić inny dowód (np. dokument potwierdzający prowadzenie przez określony podmiot działalności gospodarczej na terytorium danego kraju, a nawet informacja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, czy też decyzja podatkowa). Zatem warunkiem zastosowania stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobrania podatku zgodnie z taką umową jest udokumentowanie miejsca zamieszkania podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji.

Z treści wniosku wynika, że zawarła Pani 28 stycznia 2026 r. z (…) umowę zlecenia. Przedstawiła Pani certyfikat rezydencji podatkowej z Urzędu Skarbowego w Pani kraju. W przedłożonym przez Panią certyfikacie nie ma adresu zamieszkania, jest jedynie wskazany kraj, którego dotyczy zaświadczenie, dlatego przekazała Pani dodatkowo zaświadczenie z ukraińskiego Urzędu Skarbowego, w którym potwierdzony został Pani adres zamieszkania na terenie Ukrainy. Przekazała Pani także oficjalne wyjaśnienie z ukraińskiego Urzędu Skarbowego, w którym zawarta jest informacja o tym, że oficjalny druk certyfikatu rezydencji wystawiany na Ukrainie nie zawiera adresu zamieszkania podatnika. Znowelizowane po pełnoskalowej rosyjskiej inwazji na Ukrainę przepisy nie przewidują zamieszczania szczegółowego adresu na certyfikatach rezydencji podatkowej wydawanych ukraińskim rezydentom podatkowym. W obliczu obowiązujących przepisów nie może Pani uzyskać innego certyfikatu rezydencji podatkowej niż ten, który Pani przedłożyła.

W tym miejscu należy wskazać na regulację art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.), zgodnie z którą:

Jednakże zgodnie z art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej:

Dokumentem urzędowym będzie zatem taki certyfikat rezydencji, który został sporządzony w formie przewidzianej przepisami prawa danego państwa przez powołany do tego organ.

Nie ma zatem podstaw w przepisach polskiego prawa podatkowego, pozwalających na uznanie, że ukraiński certyfikat rezydencji nie spełnia wymogów określonych w art. 5a pkt 21 ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych określonych dla tego dokumentu. Jeżeli zgodnie z prawem danego państwa certyfikat taki jest wydawany przez organy podatkowe, tj. bez wskazania dokładnego miejsca zamieszkania, to taki certyfikat rezydencji będzie zatem podstawą dla płatnika do zastosowania postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W takiej sytuacji Pani adres zamieszkania może wynikać dodatkowo z przedłożonego zaświadczenia wydanego przez ukraiński Urząd Skarbowy.

Polska zawarła z Ukrainą Konwencję w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, sporządzona w Kijowie 12 stycznia 1993 r. (Dz. U. z 1994 r. Nr 63 poz. 269 dalej "Konwencja polsko - ukraińska"), modyfikowanej przez Konwencję wielostronną implementującą środki traktatowego prawa podatkowego mające na celu zapobieganie erozji podstawy opodatkowania i przenoszeniu zysku, podpisaną przez Polskę dnia 7 czerwca 2017 r. oraz przez Ukrainę dnia 23 lipca 2018 r. („konwencja MLI”).

Według art. 14 ust. 1 Konwencji polsko - ukraińskiej:

Art. 14 ust. 2 Konwencji polsko - ukraińskiej wymienia jakie zawody mieszczą się w pojęciu "wolnego zawodu". Zgodnie z tym przepisem:

W Pani sprawie zastosowanie znajdzie art. 14 ust. 1 ww. Konwencji. Z opisu sprawy nie wynika, aby posiadała Pani stałą placówkę w Polsce.

Wobec powyższego, Pani dochód z umowy zlecenia nie podlega opodatkowaniu w Polsce, lecz tylko w państwie miejsca zamieszkania, tj. na Ukrainie do momentu upływu ważności certyfikatu rezydencji. Zatem płatnik nie powinien pobierać zryczałtowanego podatku dochodowego zgodnie z zgodnie z art. 41 ust. 4 ustawy o podatkowym od osób fizycznych.

Pani stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.