Moduł akceptacji e-faktur (Beta, biura rachunkowe): edytor akceptacji miesiąca, księgowanie z portalu, powiadomienia i widok centralny

Cała ta porcja zmian dotyczy modułu akceptacji e-faktur — portalu, w którym klienci biura zatwierdzają faktury w przeglądarce.

Uwaga: to funkcja licencji dla biur rachunkowych, obecnie dostępna w kanale testowym (Beta). Część poprawek portalu (oraz test połączenia) wymaga zaktualizowania usługi portalu na serwerze.

Aktualizacja programu: pobieranie programów.

Edytor akceptacji miesiąca — całość pracy z akceptacją w jednym oknie

Dwuklik na miesiącu akceptacji (na liście u klienta albo w centralnym widoku „Akceptacje e-faktur") otwiera teraz pełny edytor akceptacji miesiąca. W jednym oknie widać wszystko, co dotąd wymagało zaglądania w kilka miejsc:

nagłówek miesiąca: status procesu (od szkicu po zamknięcie), termin akceptacji, data przekazania przez klienta, odpowiedzi klienta z ankiety okresu (czy cała sprzedaż i zakupy są w KSeF, raport fiskalny) oraz komentarze — klienta i biura;
lista dokumentów akceptacji z decyzjami klienta (czeka / zatwierdzona / odrzucona / częściowa), kwotami i uwagami; kolumny biura — pytanie do klienta, wymóg decyzji, komentarz i kwota do księgowania — edytuje się wprost w tabeli, a zmiany od razu widać także na liście e-faktur;
podgląd e-faktury po prawej stronie: kliknięcie wiersza pokazuje pełną wizualizację faktury wraz z informacją o księgowaniu;
pozycje faktury po rozwinięciu wiersza: biuro może wykluczyć pojedynczą pozycję z księgowania (albo cofnąć wykluczenie klienta) — decyzja i kwoty dokumentu przeliczają się automatycznie. Pomyłkowe kliknięcie i powrót nie „zatwierdza" faktury, na którą klient jeszcze nie odpowiedział;
filtry nad tabelą i szybki wybór „Pokaż: wszystkie / tylko czekające / tylko odrzucone / tylko częściowe";
kolumna „Zaksięgowana" — od razu widać, które faktury z akceptacji są już w księgach.

Księgowanie e-faktur prosto z edytora akceptacji

Na wstążce edytora są trzy przyciski księgowania: „Księguj wszystkie" (cały miesiąc), „Księguj zaznaczone" (tylko wskazane dokumenty) i „Księguj widoczne" (dokładnie to, co zostało po filtrach). Dla księgowości uproszczonej otwiera się znane okno księgowania z kandydatami — z ptaszkami ustawionymi według wybranego zakresu (wybór przetrwa podejrzenie faktury czy ponowne rozpoznanie w trakcie); dla ksiąg rachunkowych rusza automatyczne księgowanie według schematów.

Zasady bezpieczeństwa działają tak samo jak przy księgowaniu z głównego okna: faktury odrzucone przez klienta są zawsze pomijane, częściowe księgują się automatycznie tylko po redukcji o wykluczone pozycje, a faktury już zaksięgowane nie są ponownie podpowiadane. Dodatkowo program nie pozwoli doksięgować dokumentów do zamkniętego miesiąca — wcześniej ta furtka była uchylona. Po zaksięgowaniu wszystkiego edytor sam proponuje zamknięcie miesiąca.

Zaproszenia, przypomnienia i „ostatni dzwonek" — wysyłka z edytora

Grupa „Powiadomienia" w edytorze pozwala wysłać klientowi wiadomość dotyczącą konkretnego miesiąca: zaproszenie (pierwsza wysyłka), przypomnienie albo ostatni dzwonek przed terminem. Wiadomość wychodzi od razu, a program uczciwie raportuje jej los: wysłana, nieudana (z powodem — portal sam ponowi wysyłkę) albo w kolejce. Historia powiadomień miesiąca — z datami, adresatem i ewentualnym błędem — jest widoczna w edytorze w zwijanej sekcji.

Jeżeli firma nie ma jeszcze konta w portalu, program zaproponuje automatyczne założenie konta na adres e-mail z danych firmy (albo otworzy kreator, gdy adres trzeba zmienić) — i dopiero potem wyśle wiadomość. To samo dotyczy zbiorczych wysyłek.

Statusy miesiąca: przyjęcie, ponowne otwarcie, zamknięcie

Nowe przyciski w edytorze prowadzą miesiąc przez cały proces: „Przyjmij do księgowania" (odnotowuje dostarczenie dokumentów i domyka powiązane zadanie), „Otwórz ponownie" (cofa miesiąc do poprawek u klienta i proponuje od razu wysłanie mu przypomnienia) oraz „Zamknij miesiąc". Przyjęcie można bezpiecznie ponowić, jeśli za pierwszym razem coś przeszkodziło.

Centralny widok „Akceptacje e-faktur" dla całego biura

W drzewie programu jest główny węzeł „Akceptacje e-faktur" z listami dla wszystkich klientów naraz: Miesiące (przekazania, terminy, deklaracje okresów), Dokumenty (decyzje per faktura, z edycją kolumn biura wprost w tabeli) i Powiadomienia — skrzynka nadawcza portalu, w której nieudane wysyłki są podświetlone na czerwono i można je ponowić prawym przyciskiem. Miesiące po terminie, wciąż czekające na klienta, są podświetlone na żółto. Z listy miesięcy można też wysyłać powiadomienia zbiorczo do zaznaczonych.

„Otwórz w portalu" — podgląd oczami klienta

Przycisk „Otwórz w portalu" w edytorze otwiera przeglądarkę z przeglądem miesiąca dokładnie tak, jak widzi go klient. Program wprost ostrzega, że przeglądarka loguje się na konto klienta (link jest ważny godzinę) — więc zmiany wykonane w portalu będą wyglądały jak decyzje klienta.

Ustawienia: test połączenia z portalem

W opcjach bazy danych (sekcja dla biur rachunkowych) doszedł przycisk „Sprawdź połączenie z portalem". Jednym kliknięciem sprawdza adres i token — jeszcze przed zapisaniem ustawień — i pokazuje wersję portalu. Ostrzeże też, gdy portal działa w trybie testowym, w którym e-maile nie są faktycznie wysyłane. Komunikaty błędów mówią wprost, co jest nie tak: zły adres, wyłączone API, nieprawidłowy token czy niedostępna usługa.

Poprawki portalu akceptacji

Link z e-maila prowadzi teraz na stronę przeglądu. Po zalogowaniu z wiadomości klient trafiał na pustą stronę — teraz ląduje na stronie startowej portalu, która od razu prowadzi do faktur do zatwierdzenia.
Zawieszone lub wyłączone konto nie zaloguje się starym linkiem. Dotychczas ważny jeszcze link z e-maila działał mimo dezaktywacji konta; teraz dezaktywacja odcina także wcześniej wysłane linki.

Obie poprawki (oraz test połączenia) wymagają zaktualizowania usługi portalu na serwerze.

Odbudowa akceptacji: dokładniejszy zakres i podgląd przed startem

Okno „Odbuduj akceptacje" pokazuje przed uruchomieniem tabelę firm z liczbami e-faktur (w tym niezatwierdzonych i niezaksięgowanych), informacją o koncie portalu i możliwością odznaczenia wybranych firm. Można wskazać, od którego miesiąca księgowego tworzyć akceptacje, a faktury z późniejszych okresów dołączają do bieżącego cyklu — klient dostaje jedno zatwierdzenie zamiast kilku. Firmy z polityką akceptacji „wyłączona" są pomijane automatycznie i wyraźnie oznaczone.