0115-KDST2-1.4011.429.2026.1.KB

Interpretacja indywidualna

 – stanowisko nieprawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych oraz zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 lipca 2026 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zryczałtowanego podatku dochodowego od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawczyni jest osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, uzyskiwane przychody rozlicza w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Wnioskodawczyni nie jest czynnym podatnikiem VAT (korzysta ze zwolnienia).

Wnioskodawczyni jest właścicielką jednego lokalu mieszkalnego, stanowiącego jej jedyny własnościowy lokal mieszkalny. Lokal ten Wnioskodawczyni wynajmuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (przedmiot działalności: wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi – PKD 68.20.Z). Lokal nie stanowi środka trwałego w działalności i nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych.

Wnioskodawczyni zawarła z najemcami umowę najmu instytucjonalnego lokalu mieszkalnego. Zgodnie z jej postanowieniami najemcy zobowiązani są do uiszczania:

a)  czynszu najmu stanowiącego wyłączne wynagrodzenie Wnioskodawczyni jako wynajmującej, w stałej miesięcznej kwocie 3 000,00 zł;

b)  opłaty (czynsz administracyjny) związanej z utrzymaniem lokalu oraz części wspólnych budynku i jego otoczenia, obejmującą opłaty za: centralne ogrzewanie, podgrzanie wody, zimną wodę i ścieki, wywóz nieczystości, eksploatację oraz fundusz remontowy, opłacaną zaliczkowo na rzecz wspólnoty mieszkaniowej, płatną co miesiąc z góry do 10. dnia każdego miesiąca na rachunek bankowy Wnioskodawczyni;

c)  opłat za media rozliczanych według wskazań liczników (energia elektryczna, gaz) – dalej „opłaty licznikowe”.

Z umowy najmu jednoznacznie wynika, że podmiotami zobowiązanymi do ponoszenia kosztów wskazanych w lit. b) i c) są Najemczynie. Wnioskodawczyni nie pobiera tych kwot na własną rzecz – pełni wyłącznie rolę pośrednika. Kwoty te nie powiększają majątku Wnioskodawczyni i nie stanowią dla niej żadnego trwałego, definitywnego ani bezzwrotnego przysporzenia majątkowego.

Opłaty, o których mowa w lit. b) i c), nie stanowią elementu kalkulacji czynszu najmu ani jakiejkolwiek części wynagrodzenia Wnioskodawczyni. Wnioskodawczyni nie przysługuje wobec Najemczyń roszczenie o zapłatę tych kwot na własną rzecz – jest ona wyłącznie zobowiązana do ich przekazania właściwym podmiotom (wspólnocie i dostawcom mediów). Wysokość tych opłat jest niezależna od woli Wnioskodawczyni i odpowiada faktycznym kosztom obciążającym lokal.

Umowy o dostawę energii elektrycznej oraz gazu do lokalu zawarte są przez Wnioskodawczynię jako właściciela lokalu – na wyraźne życzenie Najemczyń, które nie wyraziły woli przepisania liczników na siebie. Faktury od dostawców energii elektrycznej i gazu wystawiane są zatem bezpośrednio na Wnioskodawczynię. Wnioskodawczyni obciąża Najemczynie kosztami zużycia tych mediów według wskazań liczników, w kwotach odpowiadających dokładnie należnościom wynikającym z faktur dostawców, bez doliczania jakiejkolwiek marży, a otrzymane od Najemczyń środki w całości przekazuje dostawcom mediów. Analogicznie, opłaty na rzecz wspólnoty mieszkaniowej naliczane są na Wnioskodawczynię jako członka wspólnoty (właściciela lokalu), przy czym – zgodnie z umową najmu – do ich ponoszenia zobowiązane są Najemczynie. Wnioskodawczyni przekazuje otrzymane z tego tytułu kwoty wspólnocie w niezmienionej wysokości.

Mechanizm rozliczeń wygląda następująco: z uwagi na terminy płatności zobowiązań (do 10. dnia każdego miesiąca) Wnioskodawczyni najpierw opłaca czynsz na rzecz wspólnoty mieszkaniowej ze środków własnych, a następnie wystawia Najemczyniom fakturę. W fakturach wystawionych Najemczyniom za maj i czerwiec 2026 r. czynsz najmu oraz czynsz na rzecz wspólnoty (czynsz administracyjny) były ujęte łącznie, w jednej pozycji. Począwszy od faktury za lipiec 2026 r. Wnioskodawczyni wykazuje czynsz najmu (3 000,00 zł) oraz czynsz na rzecz wspólnoty w dwóch odrębnych pozycjach jednej faktury. W każdym przypadku kwota czynszu na rzecz wspólnoty odpowiada dokładnie zaliczce przekazywanej wspólnocie mieszkaniowej, bez marży.

Analogicznie, po otrzymaniu faktur za media (energia elektryczna, gaz) Wnioskodawczyni opłaca je ze środków własnych, po czym dokonuje refakturowania (przeniesienia kosztów) i Najemczynie zwracają jej kwotę odpowiadającą dokładnie należności wynikającej z faktury dostawcy, bez jakiejkolwiek marży. Wysokość opłat, o których mowa w lit. b) i c), nie jest ustalana ryczałtowo na korzyść Wnioskodawczyni, lecz odpowiada faktycznym kosztom obciążającym lokal (zaliczki i rozliczenia wspólnoty oraz zużycie mediów wykazane przez liczniki).

Opłata na rzecz wspólnoty (czynsz administracyjny) ma charakter zaliczkowy – wspólnota mieszkaniowa dokonuje okresowego rozliczenia wpłaconych zaliczek. W przypadku powstania nadpłaty jest ona – zgodnie z postanowieniami umowy najmu – zwracana Najemczyniom w dokładnie takiej samej wysokości, natomiast ewentualna niedopłata podlega dopłacie. Z tytułu tych opłat Wnioskodawczyni nie osiąga żadnego dodatkowego przysporzenia ani marży.

Dotychczas, kierując się ostrożnością, Wnioskodawczyni ujmuje w ewidencji przychodów i opodatkowuje ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie tylko czynsz najmu (3 000,00 zł miesięcznie), lecz również kwoty otrzymywane od Najemczyń tytułem zwrotu opłat na rzecz wspólnoty mieszkaniowej (czynszu administracyjnego) oraz opłat licznikowych za media. Wnioskodawczyni powzięła jednak wątpliwość co do prawidłowości takiego postępowania, co stanowi przyczynę złożenia niniejszego wniosku. Z uwagi na formę opodatkowania (ryczałt) Wnioskodawczyni nie zalicza i nie ma możliwości zaliczenia ponoszonych opłat do kosztów uzyskania przychodów.

Pytania

1.  Czy kwoty otrzymywane od Najemczyń tytułem opłat za media rozliczanych według wskazań liczników (energia elektryczna, gaz), do których ponoszenia – zgodnie z umową najmu – zobowiązane są Najemczynie, a które Wnioskodawczyni w niezmienionej wysokości przekazuje dostawcom mediów, stanowią przychód Wnioskodawczyni z najmu prowadzonego w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej, podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych?

2.  Czy kwoty otrzymywane od Najemczyń tytułem opłat na rzecz wspólnoty mieszkaniowej (czynsz administracyjny związany z utrzymaniem lokalu oraz części wspólnych budynku i jego otoczenia, obejmujący przykładowo zaliczki na koszty eksploatacyjne oraz zaliczki na centralne ogrzewanie i wodę, opłacany zaliczkowo do wspólnoty), do których ponoszenia – zgodnie z umową najmu – zobowiązane są Najemczynie, a które Wnioskodawczyni w niezmienionej wysokości przekazuje wspólnocie mieszkaniowej, stanowią przychód Wnioskodawczyni z najmu prowadzonego w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej, podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych?

Pani stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawczyni, zarówno opłaty za media rozliczane według wskazań liczników (Pytanie nr 1), jak i opłaty na rzecz wspólnoty mieszkaniowej (Pytanie nr 2), do których ponoszenia zobowiązane są Najemczynie i które Wnioskodawczyni jedynie przekazuje uprawnionym podmiotom, nie stanowią jej przychodu podlegającego opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Przychodem z najmu jest wyłącznie kwota czynszu najmu (3 000,00 zł miesięcznie).

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej: „u.z.p.d.f.”) opodatkowaniu ryczałtem podlegają przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, o których mowa w art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „u.p.d.o.f.”). Odesłanie to dotyczy całego art. 14 u.p.d.o.f., bez wyodrębniania poszczególnych jednostek redakcyjnych – a więc również art. 14 ust. 3 pkt 3a u.p.d.o.f.

W świetle utrwalonego orzecznictwa przychodem podatkowym może być wyłącznie trwałe, definitywne i bezzwrotne przysporzenie majątkowe, które realnie powiększa aktywa podatnika lub pomniejsza jego pasywa. Świadczenia o charakterze zwrotnym (np. kaucja) przychodu nie stanowią. Kwoty otrzymywane przez Wnioskodawczynię tytułem opłat na rzecz wspólnoty i za media nie mają takiego charakteru – Wnioskodawczyni jest zobowiązana przekazać je w całości wspólnocie i dostawcom mediów, pełniąc wyłącznie rolę pośrednika. Rzeczywistymi korzystającymi z mediów i z części wspólnych są Najemczynie i to one są – na mocy umowy najmu – zobowiązane do ponoszenia tych kosztów.

Definitywny charakter przychodu potwierdza dodatkowo art. 14 ust. 3 pkt 3a u.p.d.o.f., zgodnie z którym do przychodów nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Skoro Wnioskodawczyni, rozliczając się ryczałtem, nie zalicza przedmiotowych opłat do kosztów uzyskania przychodów, ich zwrot/przekazanie nie może być traktowane jako jej przychód.

Stanowisko to znajduje pełne potwierdzenie w prawomocnym wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 stycznia 2026 r., sygn. akt II FSK 559/23, w którym NSA – oddalając skargę kasacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej – przesądził, że nie stanowią przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 6 ust. 1 u.z.p.d.f. ponoszone przez najemcę koszty mediów związanych z korzystaniem z wynajmowanych lokali (m.in. energii i gazu), jeżeli z umowy z wynajmującym przedsiębiorcą wynika, że to najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia. NSA wskazał, że opłaty te nie mają dla wynajmującego prowadzącego działalność gospodarczą charakteru definitywnego przysporzenia. Wyrok zapadł w stanie faktycznym tożsamym z niniejszym (faktury od dostawców mediów wystawiane na wynajmującego, przeniesienie kosztu na najemcę bez marży, opodatkowanie ryczałtem w ramach działalności gospodarczej).

NSA podkreślił, że brak jest podstaw do różnicowania sytuacji prawnej podatników przenoszących na najemców koszty mediów wyłącznie z uwagi na to, czy najem jest związany z działalnością gospodarczą, czy stanowi tzw. najem prywatny – w obu przypadkach przychodem może być tylko przysporzenie definitywne. Tym samym ugruntowana, korzystna praktyka interpretacyjna dotycząca najmu prywatnego znajduje zastosowanie również do najmu w ramach działalności gospodarczej.

Wnioskodawczyni wskazuje, że odmienne stanowisko Dyrektora KIS, wyrażone uprzednio w interpretacji indywidualnej z 6 maja 2022 r. nr 0114-KDIP3-1.4011.298.2022.1.AC, zostało uznane za nieprawidłowe i wyeliminowane z obrotu prawnego – najpierw wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 11 października 2022 r., sygn. akt I SA/Kr 757/22, a następnie powołanym wyżej wyrokiem NSA z 27 stycznia 2026 r.

Stanowisko do Pytania nr 1 (opłaty za media).

W ocenie Wnioskodawczyni, kwoty otrzymywane od Najemczyń tytułem opłat za media rozliczanych według wskazań liczników (energia elektryczna, gaz) nie stanowią jej przychodu podlegającego opodatkowaniu ryczałtem. Najemczynie są rzeczywistymi odbiorcami mediów i to one – na mocy umowy najmu – są zobowiązane do ponoszenia tych kosztów. Okoliczność, że faktury dostawców są wystawiane na Wnioskodawczynię (z uwagi na brak woli Najemczyń do przepisania liczników), nie zmienia oceny prawnej. W stanie faktycznym rozpoznanym w wyroku NSA II FSK 559/23 faktury również wystawiane były na wynajmującego, a mimo to NSA uznał brak definitywnego przysporzenia. Wnioskodawczyni przekazuje otrzymane kwoty dostawcom w całości, bez marży, pełniąc rolę pośrednika.

Stanowisko do Pytania nr 2 (opłaty na rzecz wspólnoty).

W ocenie Wnioskodawczyni, również kwoty otrzymywane od Najemczyń tytułem opłat na rzecz wspólnoty mieszkaniowej (czynsz administracyjny) nie stanowią jej przychodu podlegającego opodatkowaniu ryczałtem. Choć opłaty te są naliczane na Wnioskodawczynię jako członka wspólnoty (właściciela lokalu), to zgodnie z umową najmu obowiązek ich ekonomicznego poniesienia spoczywa na Najemczyniach, a Wnioskodawczyni przekazuje otrzymane środki wspólnocie w niezmienionej wysokości, bez jakiegokolwiek przysporzenia po swojej stronie. Opłaty te nie są elementem kalkulacji czynszu i nie powiększają w sposób definitywny majątku Wnioskodawczyni.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 843 ze zm.):

Ustawa reguluje opodatkowanie zryczałtowanym podatkiem dochodowym niektórych przychodów (dochodów) osiąganych przez osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Użyte w ustawie określenie pozarolnicza działalność gospodarcza oznacza pozarolniczą działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym.

W myśl art. 5a pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Ilekroć w ustawie jest mowa o działalności gospodarczej albo pozarolniczej działalności gospodarczej – oznacza to działalność zarobkową:

a) wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową,

b) polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,

c) polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych

– prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9.

Wszelkie przysporzenia majątkowe uzyskane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowią przychód z tej działalności, chyba że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zalicza określony przychód do innego źródła niż pozarolnicza działalność gospodarcza.

Stosownie do art. 5b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

1)  odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności;

2)  są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności;

3)  wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Osoby fizyczne oraz przedsiębiorstwa w spadku osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej mogą opłacać zryczałtowany podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

W myśl art. 6 ust. 1 ww. ustawy:

Opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają przychody osób fizycznych lub przedsiębiorstw w spadku z pozarolniczej działalności gospodarczej, o których mowa w art. 7a ust. 4 lub art. 14 ustawy o podatku dochodowym, z zastrzeżeniem ust. 1e-1g, w tym również gdy działalność ta jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku lub spółki jawnej osób fizycznych, zwanych dalej „spółką”. Do przychodów przedsiębiorstwa w spadku nie stosuje się przepisu art. 12 ust. 10a.

Stosownie do art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Stosownie do treści art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Do przychodów, o których mowa w ust. 1 i 2, nie zalicza się zwróconych innych wydatków nie zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.

Powyższy przepis wyłącza z przychodów z działalności gospodarczej kwoty zwrócone podatnikowi na pokrycie wydatków, które nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tej działalności.

Zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 3 ww. ustawy:

Do przychodów, o których mowa w ust. 1 i 2, nie zalicza się zwróconych, umorzonych lub zaniechanych podatków i opłat stanowiących dochody budżetu państwa albo budżetów jednostek samorządu terytorialnego, niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.

Przez inne wydatki należy rozumieć wydatki inne niż wymienione w art. 14 ust. 3 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli zwrot poniesionych wydatków dotyczyć będzie kosztów, które zgodnie z przepisami podatkowymi nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wówczas zwrócone wydatki nie będą dla podatnika przychodem podatkowym. Takie rozwiązanie wynika z art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Posługując się zasadami wnioskowania a contrario, z treści art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mając na względzie art. 14 ust. 1, można wyprowadzić zasadę, że zwrócone wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów stanowią przychody podatnika.

Tym samym skutki podatkowe związane ze zwrotem wydatków są generalnie uzależnione od tego, czy wydatki, które będą zwracane, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z przepisami, czy też nie. Jeżeli zwracane wydatki zgodnie z przepisami podatkowymi będą podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, wówczas kwota zwrotu powinna podlegać zaliczeniu do przychodów. Natomiast jeżeli zwrot poniesionych wydatków dotyczyć będzie kosztów, które zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wówczas zwrócone wydatki nie będą dla podatnika przychodem podatkowym.

Z kolei zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Podatek zryczałtowany, o którym mowa w ust. 1, pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie zawartej z najemcami umowy najmu instytucjonalnego, wynajmuje Pani lokal mieszkalny. Uzyskiwane przychody rozlicza Pani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Zgodnie z postanowieniami umowy najemcy zobowiązani są do uiszczania:

a)  czynszu najmu stanowiącego Pani wyłączne wynagrodzenie jako wynajmującej, w stałej miesięcznej kwocie 3 000,00 zł;

b)  opłaty (czynsz administracyjny) związanej z utrzymaniem lokalu oraz części wspólnych budynku i jego otoczenia, obejmującą opłaty za: centralne ogrzewanie, podgrzanie wody, zimną wodę i ścieki, wywóz nieczystości, eksploatację oraz fundusz remontowy, opłacaną zaliczkowo na rzecz wspólnoty mieszkaniowej, płatną co miesiąc z góry do 10. dnia każdego miesiąca na Pani rachunek bankowy;

c)  opłat za media rozliczanych według wskazań liczników (energia elektryczna, gaz) – dalej „opłaty licznikowe”.

Z umowy najmu jednoznacznie wynika, że podmiotami zobowiązanymi do ponoszenia kosztów wskazanych w lit. b) i c) są Najemczynie. Jest Pani wyłącznie zobowiązana do ich przekazania właściwym podmiotom (wspólnocie i dostawcom mediów). Wysokość tych opłat jest niezależna od Pani woli i odpowiada faktycznym kosztom obciążającym lokal. Faktury od dostawców energii elektrycznej i gazu wystawiane są bezpośrednio na Panią. Pani obciąża Najemczynie kosztami zużycia tych mediów według wskazań liczników, w kwotach odpowiadających dokładnie należnościom wynikającym z faktur dostawców, bez doliczania jakiejkolwiek marży, a otrzymane od Najemczyń środki w całości przekazuje dostawcom mediów. Analogicznie, opłaty na rzecz wspólnoty mieszkaniowej naliczane są na Panią jako członka wspólnoty (właściciela lokalu), przy czym – zgodnie z umową najmu – do ich ponoszenia zobowiązane są Najemczynie. Przekazuje Pani otrzymane z tego tytułu kwoty wspólnocie w niezmienionej wysokości.

Mechanizm rozliczeń wygląda następująco: z uwagi na terminy płatności zobowiązań (do 10. dnia każdego miesiąca) najpierw opłaca Pani czynsz na rzecz wspólnoty mieszkaniowej ze środków własnych, a następnie wystawia Najemczyniom fakturę. W fakturach wystawionych Najemczyniom za maj i czerwiec 2026 r. czynsz najmu oraz czynsz na rzecz wspólnoty (czynsz administracyjny) były ujęte łącznie, w jednej pozycji. Począwszy od faktury za lipiec 2026 r. wykazuje Pani czynsz najmu (3 000,00 zł) oraz czynsz na rzecz wspólnoty w dwóch odrębnych pozycjach jednej faktury. W każdym przypadku kwota czynszu na rzecz wspólnoty odpowiada dokładnie zaliczce przekazywanej wspólnocie mieszkaniowej, bez marży.

Dotychczas, kierując się ostrożnością, ujmuje Pani w ewidencji przychodów i opodatkowuje ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie tylko czynsz najmu (3 000,00 zł miesięcznie), lecz również kwoty otrzymywane od Najemczyń tytułem zwrotu opłat na rzecz wspólnoty mieszkaniowej (czynszu administracyjnego) oraz opłat licznikowych za media. Powzięła Pani wątpliwość co do prawidłowości takiego postępowania.

Umowa najmu została uregulowana w przepisach ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 795).

Zgodnie z art. 659 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego:

Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju.

W ramach zobowiązania najemcy strony umowy mogą postanowić, że koszty związane z eksploatacją przedmiotu najmu będą rozliczane odrębnie. Świadczenia takie mogą być rozliczane na podstawie tzw. refaktur, not obciążeniowych bądź w inny umówiony sposób.

Jednakże przychód uzyskany z tytułu zwrotu kosztów eksploatacji wynajętego lokalu, np. z tytułu opłat za zużycie energii elektrycznej, gazu oraz opłat na rzecz wspólnoty mieszkaniowej (czynszu administracyjnego) zaliczany jest do przychodów z najmu składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, a więc do przychodów z działalności gospodarczej, niezależnie od tego, czy wydatki z tytułu ww. opłat są uwzględnione w kwocie czynszu, czy też refakturowane odrębnie od czynszu.

Dlatego – wbrew Pani stanowisku – kwoty otrzymywane od Najemczyń tytułem opłat za media rozliczane według wskazań liczników (energii elektrycznej, gazu) oraz opłaty na rzecz wspólnoty mieszkaniowej (czynszu administracyjnego) stanowią przychód podatkowy z działalności gospodarczej, podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Wobec powyższego, Pani stanowisko uznano za nieprawidłowe.

Odnosząc się do przedstawionej przez Panią argumentacji, popartej wyrokiem NSA z dnia 27 stycznia 2026 r., sygn. akt II FSK 559/23 wyjaśnić należy, że w przypadku umów najmu, dzierżawy, itp. zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy) przychody określa się – jak już wcześniej wskazano – na zasadach określonych w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z uwzględnieniem art. 14 ust. 3 pkt 3a tej ustawy, a więc za przychód uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane (…), z wyłączeniem kwot zwróconych na pokrycie wydatków, które nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tej działalności. Z treści art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mając na względzie art. 14 ust. 1, można wyprowadzić zasadę, że zwrócone wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów stanowią przychody podatnika.

W przypadku działalności gospodarczej w zakresie najmu podatnik ma do wyboru trzy formy opodatkowania: zasady ogólne, podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W zasadach ogólnych i podatku liniowym podstawę opodatkowania stanowi dochód (różnica między przychodem a kosztami jego uzyskania). Natomiast w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych tą podstawą jest przychód. Jednocześnie zasady określające przychód podatkowy zostały (dla wszystkich form opodatkowania) wskazane w cytowanym art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem w przypadku działalności gospodarczej w zakresie najmu, w sytuacji, gdy podatnik otrzymuje od najemców opłaty za media rozliczane według wskazań liczników (energii elektrycznej, gazu) oraz opłaty na rzecz wspólnoty mieszkaniowej (czynszu administracyjnego), a jego formą opodatkowania są zasady ogólne lub podatek liniowy, to wartość otrzymaną od najemcy zalicza do przychodów, a wartość tych opłat należną dostawcom mediów oraz wspólnocie do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast podatnik opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych wpisuje do ewidencji przychodów kwoty, które otrzymał od najemcy, bez pomniejszenia jego wartości o koszty.

Opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych różni się od pozostałych form opodatkowania brakiem możliwości pomniejszenia przychodu o koszty uzyskania. Konsekwencją wyboru tej formy opodatkowania jest to, że w myśl powołanego wyżej art. 12 ust. 2 ustawy o ryczałcie, podatek płaci się od przychodu.

Różnicą w zakresie sposobu opodatkowania wg różnych form są m.in. odmienne stawki podatkowe, które zostały dostosowane do formy opodatkowania. Stawki ryczałtu – co do zasady – są niższe od pozostałych stawek podatkowych, co spowodowane jest tym, że zryczałtowany podatek dochodowy obliczany jest od przychodu, a nie dochodu.

Ponadto dodać należy, że – w ocenie organu – nie można na grunt niniejszej sprawy przenosić „korzystnej praktyki interpretacyjnej najmu prywatnego”, gdyż podstawy prawne regulujące definicję przychodu są odmienne w tzw. najmie prywatnym oraz w działalności gospodarczej, w szczególności brak odniesienia do stosowania zapisów art. 14 przy ustalania przychodu ze źródła, o który mowa w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (najem prywatny).

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Niniejszą interpretację wydano w oparciu o opis stanu faktycznego przedstawionego we wniosku. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji tutejszy organ dokonał wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny (opis zdarzenia przyszłego) jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego organ nie przeprowadza postępowania dowodowego, lecz opiera się jedynie na stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Powołane we wniosku orzeczenia sądów administracyjnych nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości kwestii poruszonych w tej interpretacji. Nie negując tych orzeczeń jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego, teza badanych rozstrzygnięć nie ma zastosowania w tym postępowaniu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy  z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.