0115-KDIT3.4011.641.2026.1.KP

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 lipca 2026 r. wpłynął Pani wniosek z 27 lipca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Planuje Pani rozpoczęcie jednoosobowej działalności gospodarczej w zakresie przewozu osób samochodami osobowymi (PKD 49.32.Z – Działalność taksówek osobowych). Będzie Pani rozliczać podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) oraz będzie Pani prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Planuje Pani korzystać ze zwolnienia podmiotowego z podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT.

W ramach działalności zamierza Pani współpracować z platformą pośredniczącą (...). Obrót z tytułu usług przewozu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będzie Pani ewidencjonować przy zastosowaniu kasy rejestrującej (fiskalnej), zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W cyklach rozliczeniowych będzie Pani otrzymywać od platformy (...) zestawienia finansowe (raporty/podsumowania zarobków). Wspomniana platforma nie wystawia odrębnych faktur kosztowych dokumentujących pobraną prowizję ani przyznane dodatki. Wszelkie operacje finansowe są prezentowane zbiorczo w generowanym raporcie rozliczeniowym. Na wskazanych zestawieniach, oprócz obrotu z tytułu zrealizowanych kursów (który będzie tożsamy z kwotami wykazanymi w raportach fiskalnych), pojawiać się będą także: Dodatkowe pozycje przychodowe: w szczególności bonusy za aktywność i zrealizowanie określonej liczby przejazdów, dopłaty do kursów promocyjnych, rekompensaty za anulowane przejazdy oraz zwroty kosztów operacyjnych. Kwoty te będą wypłacane bezpośrednio przez operatora platformy (...) na rachunek bankowy i ze względów techniczno-prawnych nie będą ewidencjonowane na kasie fiskalnej. Pozycje kosztowe: pobierana przez platformę (...) prowizja za pośrednictwo w pozyskiwaniu zleceń (obliczana procentowo od wartości zrealizowanych kursów). Kwota tej prowizji jest automatycznie potrącana przez system (...) przed wypłatą środków na rachunek bankowy.

Pytania

1.  Czy dodatkowe kwoty przyznawane przez operatora platformy (...) (takie jak bonusy, dopłaty, rekompensaty), wykazane w zbiorczych zestawieniach/raportach finansowych, a nieujęte w raportach z kasy rejestrującej, będą stanowiły przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i w konsekwencji będzie Pani miała obowiązek wykazać je w PKPiR na podstawie tych zestawień?

2.  Czy kwotę prowizji pobranej przez platformę (...), wskazaną w zbiorczym zestawieniu/raporcie finansowym, może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (KUP) w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i ująć ją w PKPiR na podstawie tego zestawienia, pomimo braku odrębnej faktury?

Pani stanowisko w sprawie

W zakresie pytania nr 1:

Pani zdaniem, dodatkowe kwoty wykazywane w zestawieniach finansowych (...) (m.in. bonusy, rekompensaty, dopłaty), które nie będą wykazane w raportach z Pani kasy fiskalnej, stanowią Pani przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) na zasadach ogólnych. Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. Ponieważ będzie Pani korzystać ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT, Pani przychodem w rozumieniu ustawy o PIT będzie pełna kwota otrzymanych środków (kwota brutto). Dodatkowe środki z zestawień nie są zapłatą od pasażera, lecz bezpośrednim przysporzeniem majątkowym wynikającym z umowy z operatorem platformy. Ma Pani obowiązek ująć je w PKPiR w kolumnie 8 („Pozostałe przychody”) na podstawie udostępnionego przez platformę zestawienia/raportu finansowego.

W zakresie pytania nr 2:

Pani zdaniem, pobrana przez platformę (...) prowizja, wykazana w zbiorczym zestawieniu/raporcie finansowym, spełnia definicję kosztu uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i ma Pani prawo zaliczyć ją do KUP oraz wpisać do PKPiR na podstawie tego zestawienia. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatek na prowizję platformy (...) wiąże się bezpośrednio z prowadzoną przez Panią działalnością gospodarczą – bez uiszczenia tej opłaty (poprzez automatyczne potrącenie) nie miałaby Pani możliwości korzystania z aplikacji i pozyskiwania zleceń przewozu, a tym samym nie osiągnęłaby Pani przychodu. Koszt ten nie został również wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów (art. 23 ustawy o PIT). Fakt, że platforma (...) nie wystawia klasycznej faktury na tę usługę, nie pozbawia Pani prawa do ujęcia tego wydatku w kosztach podatkowych.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w sytuacjach gdy określony koszt wynika ze specyfiki transakcji i jest dokumentowany dokumentem zbiorczym/raportem generowanym przez system informatyczny kontrahenta, dokument ten może stanowić podstawę wpisu w PKPiR. Stoi Pani na stanowisku, że wykazana w raporcie (...) prowizja powinna zostać przez Panią zaewidencjonowana w PKPiR w kolumnie 13 („Pozostałe wydatki”) na podstawie tego zestawienia finansowego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Z jego treści wynika, że:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

W myśl art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Przychody należne to wszelkiego rodzaju przychody, co do których przysługuje podatnikowi uprawnienie do ich dochodzenia, czyli takie, które wynikają z konkretnego stosunku prawnego. „Należność” odnosi się zarówno do możliwości dochodzenia konkretnego świadczenia oraz do powinności jego spełnienia. Oznacza to, że powstanie przychodów należnych związane jest z powstaniem wierzytelności. Ponieważ wierzytelność to termin wywodzący się z prawa cywilnego, przychodami należnymi są przychody wymagalne w rozumieniu prawa cywilnego, tj. możliwe do prawnie skutecznego ich dochodzenia.

Z opisu sprawy wynika, że planuje Pani rozpoczęcie jednoosobowej działalności gospodarczej w zakresie przewozu osób samochodami osobowymi (PKD 49.32.Z – Działalność taksówek osobowych). W ramach działalności zamierza Pani współpracować z platformą pośredniczącą (...). W cyklach rozliczeniowych będzie Pani otrzymywać od platformy (...) zestawienia finansowe (raporty/podsumowania zarobków). Wspomniana platforma nie wystawia odrębnych faktur kosztowych dokumentujących pobraną prowizję ani przyznane dodatki. Wszelkie operacje finansowe są prezentowane zbiorczo w generowanym raporcie rozliczeniowym. Na wskazanych zestawieniach, oprócz obrotu z tytułu zrealizowanych kursów (który będzie tożsamy z kwotami wykazanymi w raportach fiskalnych), pojawiać się będą także: Dodatkowe pozycje przychodowe: w szczególności bonusy za aktywność i zrealizowanie określonej liczby przejazdów, dopłaty do kursów promocyjnych, rekompensaty za anulowane przejazdy oraz zwroty kosztów operacyjnych. Pozycje kosztowe: pobierana przez platformę (...) prowizja za pośrednictwo w pozyskiwaniu zleceń (obliczana procentowo od wartości zrealizowanych kursów).

W przedstawionym opisie sprawy bonusy za aktywność lub zrealizowanie określonej liczby przejazdów, dopłaty do kursów promocyjnych, rekompensaty za anulowane przejazdy wypłacane przez (...) pozostają w bezpośrednim związku z wykonywaną działalnością gospodarczą. Będą one przyznawane w związku z realizacją usług przewozu, a zatem będą stanowić przysporzenia związane z prowadzoną przez Panią działalnością gospodarczą.

W konsekwencji należy uznać, że bonusy, dopłaty i rekompensaty otrzymywane od (...) będą stanowić przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, o którym mowa w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odnosząc się natomiast do kwestii kosztów uzyskania przychodów, wskazać należy, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ww. ustawy:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Dlatego też kosztem uzyskania przychodów są wszelkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podkreślam również, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.

Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodów z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodów z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

Prowizja pobierana przez (...) pozostaje w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jest wynagrodzeniem za korzystanie z platformy pośredniczącej w pozyskiwaniu zleceń przewozowych, a więc służy uzyskiwaniu przychodów z wykonywanych usług.

Zatem, należy stwierdzić, że pobierana prowizja spełnia przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i będzie mogła zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Panią jednoosobowej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Stosownie do art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

W myśl art. 24a ust. 7 ww. ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać podatkowa księga przychodów i rozchodów, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, w celu umożliwienia wykorzystania tej księgi jako dowodu pozwalającego na określenie zobowiązań podatkowych w prawidłowej wysokości.

Zgodnie z art. 24a ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia:

1) zakres dodatkowych danych, o które należy uzupełnić podatkową księgę przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przesyłaniu na podstawie ust. 1e, oraz sposób ich wykazywania w tych księgach i tej ewidencji,

2) grupy podmiotów zwolnionych z obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ksiąg rachunkowych lub ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych lub przesyłania podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ksiąg rachunkowych w całości albo części lub ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, na podstawie ust. 1e

- uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy, identyfikowania obszarów, w których występują nadużycia w podatku, lub narażonych na te nadużycia oraz możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia przez podatników ksiąg i ewidencji.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299). Natomiast załącznik do ww. rozporządzenia zawiera wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Objaśnienia wskazują szczegółowe zasady dokonywania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Stosownie do § 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

1. Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy.

2. Za niewadliwą uznaje się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi.

3. Księgę uznaje się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

4. Księgę uznaje się za rzetelną i niewadliwą również wtedy, gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane przychody nie przekraczają łącznie 0,5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiły podatnikowi prowadzenie księgi, lub

3) błędy spowodowały zwiększenie wysokości podstawy obliczenia podatku, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów (surowców) podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

4) podatnik uzupełnił zapisy lub poprawił błędne zapisy w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do złożenia deklaracji lub korekty deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. z 2025 r. poz. 1131 ), lub

5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające wymaganiom, o których mowa w § 6 ust. 3.

5. Przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu.

W myśl § 6 ust. 1 i 3 ww. rozporządzenia:

1. Zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej.

3. Podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) dowody określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej następujące dane:

a) datę wystawienia dowodu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury – wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c) wskazanie wysokości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

d) podpis osoby sporządzającej dowód, lub

3) inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest używanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie zdarzenia gospodarczego tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Natomiast w myśl § 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Za dowody księgowe uznaje się również:

1) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

2) dowody opłat pocztowych i bankowych;

3) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dowody zawierające dane, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3.

W myśl § 8 ww. rozporządzenia:

1. Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych wydatków (kosztów) mogą być sporządzone dowody zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu).

2. Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

5) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

6) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

7) opłat sądowych i notarialnych;

8) wydatków związanych z parkowaniem samochodu, w przypadku gdy są one potwierdzone dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

3. Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

4. Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa lub olejów mogą być dokumentowane paragonami fiskalnymi lub dowodami kasowymi. Paragon fiskalny lub dowód kasowy powinien zawierać następujące dane: datę, oznaczenie jednostki wydającej dokument, ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu fiskalnego lub dowodu kasowego wpisuje się imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), adres oraz rodzaj (nazwę) dokonanego zakupu.

5. Oznaczenie „ex”, zamieszczone w ust. 2 pkt 2, wskazuje, że zakres wymienionych wyrobów jest węższy niż określony w podanym grupowaniu Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU).

Stosownie do § 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na podstawie:

1)  wystawionych faktur;

2)  raportów fiskalnych, o których mowa w § 12 – w przypadku sprzedaży ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT;

3)  wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za dany dzień, albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – w przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.

W myśl § 11 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zapisów na podstawie dowodów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, dokonuje się najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów.

Jak stanowi § 11 ust. 3 ww. rozporządzenia:

Zapisów w księdze na podstawie:

1)  dowodów wewnętrznych – dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, albo

2)  zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – dokonuje się do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

Stosownie do § 15 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 6–9.

Zgodnie z § 17 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Podatnik prowadzi również zestawienie sprzedaży (ewidencję sprzedaży) zawierające co najmniej następujące dane: liczbę porządkową wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturą oraz wysokość tego przychodu.

Stosownie do § 18 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w zestawieniu sprzedaży (ewidencji sprzedaży) jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą powinien księgować przychody i koszty uzyskania przychodów zgodnie z zasadami określonymi w powołanym rozporządzeniu na podstawie dowodów księgowych przewidzianych tym rozporządzeniem.

Jak wynika z powołanych przepisów, dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być, co do zasady, faktura bądź rachunek, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Stosownie do § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na podstawie wystawionych faktur.

Jeśli jednak zdarzenie nie jest udokumentowane fakturą, wówczas podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest dowód wewnętrzny, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość przychodów za dany dzień. Jednocześnie zapisów w księdze należy dokonywać jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (§ 11 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia).

Zatem, ujmowanie przez Panią otrzymywanych od platformy (...) bonusów, dopłat i rekompensat w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, powinno następować na podstawie dowodu wewnętrznego, sporządzonego do otrzymanego zbiorczego zestawienia, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość przychodów za dany dzień, przy czym zapisów w księdze należy dokonywać jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Z kolei w sytuacji, gdy osoba fizyczna w ramach prowadzonej działalności gospodarczej współpracuje z platformą pośredniczącą, która nie wystawia odrębnych faktur kosztowych dokumentujących pobraną prowizję, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w § 7 i § 8, zawierające dane wymienione w § 6 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia.

W tym miejscu zaznaczam, że na mocy art. 180 § 1 z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.):

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Jednakże w interpretacji indywidualnej nie można jednoznacznie przesądzić, co będzie wystarczającym dokumentem do włączenia wydatku w koszty podatkowe. Ostateczna ocena, czy wydatek został prawidłowo udokumentowany, leży bowiem w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla Pani w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania. Organ wydający interpretację indywidualną nie może natomiast dokonać takiej oceny materiału dowodowego.

W postępowaniu o wydanie interpretacji indywidualnej organ nie prowadzi postępowania dowodowego, nie dokonuje ustaleń okoliczności faktycznych sprawy, ale ogranicza się do subsumcji przedstawionych przez Pani okoliczności faktycznych pod określony przepis prawa podatkowego. Organ interpretacyjny nie ma zatem uprawnienia do oceny prawidłowości prowadzonej księgi przychodów i rozchodów (w tym oceny dowodu księgowego). Obowiązek ten spoczywa na organie podatkowym, prowadzącym postępowanie dowodowe, który na podstawie zebranego materiału ocenia, czy dana okoliczność została odpowiednio udowodniona.

Jednocześnie wskazuję, że w swoim stanowisku wskazała Pani „kolumna 8 („Pozostałe przychody”)” oraz „kolumna 13 („Pozostałe wydatki”)” PKPiR. Informuję, że od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1299), z którego wynika zmiana w zakresie wzoru podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz zmiana zawartej w niej numeracji.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wskazać należy, że zaliczając określony wydatek do kosztów uzyskania przychodów, podatnik stosuje przepis prawa podatkowego o charakterze materialnoprawnym, tj. uznaje, że zaistniałe po jego stronie okoliczności wypełniają hipotezę określonej normy prawnej (mieszczą się w zakresie zastosowania danej normy prawnej/danego przepisu). Podejmując decyzję o zastosowaniu danego przepisu prawa podatkowego, podatnik musi liczyć się jednak z koniecznością przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość tej czynności, jaka może się pojawić na etapie ewentualnych postępowań podatkowych lub kontrolnych. Udowodnienie prawidłowości zaliczenia opisanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodów może zatem wymagać w szczególności udowodnienia: poniesienia wydatków, ich charakteru, w szczególności ich celowości, racjonalności działań podatnika, a w konsekwencji braku okoliczności uniemożliwiających uznanie przedmiotowych kosztów za koszty uzyskania przychodów. W ramach postępowania dowodowego może również zostać dokonana szczegółowa analiza związku ponoszonych wydatków z Pani przychodami.

Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Panią chroniła.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.