Interpretacja indywidualna

 – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 czerwca 2026 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży i serwisu samochodów kempingowych. W celu wykonywania usług serwisowych będzie Pani współpracować z podwykonawcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą. Każda usługa wykonywana przez podwykonawcę będzie realizowana osobno na każdy pojazd i będzie dotyczyła konkretnego pojazdu. Każda usługa będzie zatem obejmowała inny pojazd (identyfikowany numerem VIN lub numerem rejestracyjnym) oraz odmienny zakres prac np. przegląd gwarancyjny zabudowy kempingowej, naprawę gwarancyjną, pogwarancyjną, naprawę powypadkową, montaż akcesoriów kempingowych lub inne czynności serwisowe.

Podwykonawca będzie wystawiał zbiorcze faktury dokumentujące wykonane usługi. W zależności od natężenia prac będzie to jedna lub kilka zbiorczych faktur w miesiącu.

Na fakturach będą wskazane co najmniej: numer VIN lub nr rejestracyjny, rodzaj wykonanej usługi - jeśli będzie to nowy pojazd kupowany z Pani salonu, podczas sprzedaży podpisuje Pani z klientem zamówienie pojazdu, które zawiera jego szczegółową specyfikację i wskazanie dodatkowo zakupionych akcesoriów kempingowych montowanych w przyszłości przez wspomnianego podwykonawcę. Zamówienie to stanowiąc podstawę zakupu fabrycznie nowego samochodu kempingowego będzie też podstawą dalszych prac zleconych do wykonania przez podwykonawcę.

W celu uniknięcia niepotrzebnego mnożenia dokumentów księgowych jedna faktura może obejmować kilka odrębnych usług dotyczących różnych pojazdów z wyodrębnieniem usługi i przypisanej do niej kwoty. Wartość każdej faktury łącznie nie będzie przekraczała 15 000 zł brutto. Warto podkreślić, że każda usługa będzie przyjmowana i wyceniana odrębnie, a podwykonawca nie będzie zobowiązany do wykonania z góry określonej liczby usług ani usług o z góry określonej wartości, ponieważ nie ma Pani wiedzy, ile samochodów nowych się sprzeda, ilu klientów przyjedzie na serwis pojazdami używanymi itp.

Pytanie

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym każda wystawiona przez podwykonawcę faktura dotycząca usług przypisanych do konkretnych numerów VIN lub nr rejestracyjnych pojazdów stanowić będzie odrębną transakcję, a w konsekwencji tego czy może Pani dokonać zapłaty gotówką za wystawioną przez podwykonawcę fakturę, jeżeli wartość tej faktury łącznie nie będzie przekraczać 15 000 zł brutto?

Pani stanowisko w sprawie

W Pani ocenie każda usługa wykonana przez podwykonawcę przypisana do konkretnego nr VIN lub nr rej. dotycząca innego zakresu prac stanowi za każdym razem odrębną transakcję. W konsekwencji, jeżeli wartość faktury nie przekracza 15 000 zł brutto wnioskodawca będzie uprawniony do dokonania zapłaty gotówką, a wydatek będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1.

W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawa o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby zatem wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości. Należy przy tym mieć na uwadze zamknięty katalog wydatków zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, pomimo, że pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością i zostały przez niego poniesione w celu uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 22p ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców:

1) została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub

2) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, lub

3) pomimo zawarcia na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności” zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o podatku od towarów i usług, została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności określonego w art. 108a ust. 1a tej ustawy.

Stosownie zaś do art. 22p ust. 2 tego artykułu:

W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców została dokonana z naruszeniem ust. 1, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części:

1) zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo

2) w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów - zwiększają przychody

– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.

Z kolei, w myśl art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.):

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Zatem stwierdzić należy, że przy transakcjach, w których stronami są przedsiębiorcy, obowiązuje limit 15 000 zł dla płatności gotówkowych, a transakcje powyżej wskazanej kwoty muszą być dokonywane za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeżeli podatnik chce uniknąć konsekwencji w postaci utraty możliwości zaliczenia w podatku dochodowym od osób fizycznych wydatku do kosztów uzyskania przychodów (art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców).

W rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej transakcją jest umowa, będąca źródłem stosunku zobowiązaniowego. Takie rozumienie pojęcia „transakcja” znajduje swój odpowiednik w art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. 2016 r. poz. 684), zgodnie z którym transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony, o których mowa w art. 2 (czyli m.in. przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 uosdg), zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością.

Bazując na tych regulacjach, pojęcie „transakcja” należy odkodować jako umowę, której przedmiotem jest odpłatne świadczenie usług/dostawa towarów i umowa ta jest zawierana między przedsiębiorcami w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej.

Przez transakcję należy rozumieć zatem taką czynność prawną (umowę) zawieraną w związku z prowadzoną przez strony działalnością gospodarczą, w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność. Wskazany przepis ustawy Prawo przedsiębiorców nie określa, co może stanowić przedmiot transakcji (umowy), natomiast można przyjąć, że może nim być w szczególności nabycie towaru lub usługi. O przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów (transakcji) decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych.

Zauważyć trzeba w tym miejscu, że w obrocie gospodarczym występują różnego rodzaju umowy, określane częstokroć mianem umów ramowych, które określają warunki udzielania i realizacji zamówień, w tym również ich termin, lecz nie kreują zobowiązania do spełnienia świadczeń o określonej wartości (nie określają minimalnych obrotów). W przypadku takich umów jednorazowa wartość transakcji odnosić powinna się do wartości poszczególnych zamówień, nie zaś do sumy sprzedaży dokonanej w oparciu o umowę ramową. Natomiast jeżeli zawarta jest umowa handlowa, która kreuje zobowiązanie do spełnienia świadczeń o określonej wartości, to w takim przypadku pod pojęciem „jednorazowa wartość transakcji” należy rozumieć sumaryczną wartość sprzedaży w okresie obowiązywania umowy.

Tymczasem z opisu zdarzenia wynika, że prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży i serwisu samochodów kempingowych. W celu wykonywania usług serwisowych będzie Pani współpracować z podwykonawcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą. Każda usługa wykonywana przez podwykonawcę będzie realizowana osobno na każdy pojazd i będzie dotyczyła konkretnego pojazdu. Każda usługa będzie zatem obejmowała inny pojazd (identyfikowany numerem VIN lub numerem rejestracyjnym) oraz odmienny zakres prac. Podwykonawca będzie wystawiał zbiorcze faktury dokumentujące wykonane usługi. W zależności od natężenia prac będzie to jedna lub kilka zbiorczych faktur w miesiącu. Jedna faktura może obejmować kilka odrębnych usług dotyczących różnych pojazdów z wyodrębnieniem usługi i przypisanej do niej kwoty.

Co istotne, z wniosku wynika, że:

·   wartość każdej faktury łącznie nie będzie przekraczała 15 000 zł brutto oraz

·   każda usługa będzie przyjmowana i wyceniana odrębnie, a podwykonawca nie będzie zobowiązany do wykonania z góry określonej liczby usług ani usług o z góry określonej wartości.

Mając na względzie powołane wyżej przepisy oraz przedstawiony we wniosku opis sprawy, stwierdzić należy, że skoro nie zawiera Pani umów handlowych kreujących zobowiązanie do spełnienia świadczeń o określonej wartości, pojęcie transakcji odnosić należy do konkretnej usługi wykonywanej przez podwykonawcę.

Pojęcia tego nie należy odnosić do faktury, która dokumentować może zbiorczo kilka odrębnych usług dotyczących różnych pojazdów z wyodrębnieniem usługi i przypisanej do niej kwoty. Przepis art. 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych powinien mieć zastosowanie wyłącznie do transakcji, bez względu na liczbę wynikających z nich płatności, przekraczającej równowartość 15 000 zł brutto.

Skoro wartość pojedynczej faktury, która może dotyczyć kilku usług zbiorczo nie przekroczy w Pani sytuacji równowartości 15 000 zł brutto, to tym bardziej wartość pojedynczej usługi nie przekroczy tego progu kwotowego. Zatem wydatki z tytułu wykonanych usług udokumentowanych taką fakturą będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Zatem w sytuacji płatności gotówką za takie faktury nie będzie negatywnych konsekwencji w postaci konieczności wyłączenia wydatków ich dotyczących z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W takiej sytuacji nie będzie więc obowiązku dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy.

Zgodzić można się więc z Pani stanowiskiem, w świetle którego pojęcie odrębnej transakcji należy odnosić oddzielnie do każdej z poszczególnych usług wykonywanych przez podwykonawcę, a wydatki będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wobec Pani i tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem stanu faktycznego) podanym przez Panią w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm., dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA) albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.