0115-KDIT2.4011.262.2026.2.MM

 Interpretacja indywidualna

  – stanowisko w części prawidłowe, w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe w zakresie pytania nr 1, 2 i 4 oraz nieprawidłowe w pozostałym zakresie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 30 kwietnia 2026 r. (wpływ 5 maja 2026 r.) oraz z 2 czerwca 2026 r. (wpływ 3 czerwca 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W wypadkach wymagających używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, w szczególności w razie trudności w przemieszczaniu się z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej, niezależnie od dodatku, o którym mowa w art. 15 ust. 5 ustawy o kuratorach sądowych, kuratorowi zawodowemu przyznaje się ryczałt na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych do wysokości 25% kwoty bazowej, o której mowa w art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Ryczałt przyznaje Prezes Sądu Okręgowego w ramach środków finansowych dostępnych w planie finansowym Sądu Okręgowego, na wniosek kuratora zawodowego zatwierdzony przez kierownika zespołu kuratorskiej służby sądowej. Przyznanie ryczałtu wymaga zawarcia umowy o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych. Ryczałt jest płatny do 20 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedzający.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia się od podatku dochodowego zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Zwolnienie to przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (tj. w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika).

Dnia 10 lutego 2026 r. została zawarta umowa na używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych pomiędzy Prezesem Sądu Okręgowego w A, a kuratorem zawodowym zatrudnionym w Sądzie Rejonowym w B.

W umowie wskazano, iż w związku z wykorzystaniem pojazdu prywatnego do celów służbowych, kuratorowi przyznaje się miesięczny ryczałt w wysokości 15 % kwoty bazowej, o której mowa w art. 14 ust. 1 ustawy o kuratorach sądowych oraz, że ryczałt ten będzie pomniejszany proporcjonalnie o 1/30 za każdy dzień, w którym kurator nie używał pojazdu prywatnego do celów służbowych z powodu choroby.

Ryczałt może podlegać opodatkowaniu lub oskładkowaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ponadto w umowie jest następujący zapis: Kurator oświadcza, że wykonuje czynności zgodnie z zakresem czynności i podziałem terenu, w którym występują trudności w przemieszczaniu się z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej.

Kwota bazowa dla kuratorów sądowych w 2026 r. wynosi 2 842,77 zł, z czego 15 % ryczałtu stanowi kwotę 426,42 zł.

Ponadto kurator sądowy przedłożył tylko pisemne oświadczenie o używaniu przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych. W oświadczeniu tym została wskazana pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny oraz wskazana jest ilość dni nieobecności (roboczych) pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu urlopu, podróży służbowej (powyżej 8 godzin), choroby oraz innej nieobecności w pracy a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował prywatnym samochodem do celów służbowych:

·      z powodu choroby - 1 dzień,

·      z powodu urlopu - 1 dzień,

·      z powodu podróży służbowej (trwającej powyżej 8 godzin) - 0 dni,

·      innej nieobecność w pracy - 0 dni

Z przedłożonych oświadczeń wynika, że wszyscy kuratorzy sądowi posiadają samochody o pojemności silnika powyżej 900 cm³.

Siedziba Sądu Rejonowego mieści się w mieście B. Obszar właściwości Sądu Rejonowego w B obejmuje (...).

Ryczałt za używanie przez kuratora zawodowego prywatnego samochodu do celów służbowych jest płatny do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

W miesiącu marcu 2026 r. dochodzi do kumulacji dwóch wypłat należnego ryczałtu za używanie pojazdu prywatnego przez kuratorów zawodowych do celów służbowych tj. wypłaty należnego ww. ryczałtu za miesiąc styczeń 2026 r. oraz za miesiąc luty 2026 r.

Limit zwolnienia z podatku w przypadku Sądu wynosi 345 zł - zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdu do celów służbowym samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy oraz w myśl art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego

W umowie o używanie pojazdy prywatnego dla celów służbowych zawartej dnia 10 lutego 2026 r. pomiędzy Prezesem Sądu Okręgowego w A, a kuratorem zawodowym zatrudnionym w Sądzie Rejonowym w B nie jest sprecyzowane, czy chodzi o samochód osobowy.

W umowie jest wskazane, że „kurator oświadcza, że jest osobą uprawnioną do korzystania z pojazdu sprawnego technicznie, zwanego dalej „pojazdem prywatnym”, który stanowi jego własność i będzie wykorzystywany zgodnie z celami zawartej umowy.

Ponadto „kurator oświadcza, że pojazd prywatny wykorzystywany przez niego do celów służbowych posiada ważne badania techniczne oraz aktualną polisę OC oraz, że wykonuje on czynności zgodnie z zakresem czynności i podziałem terenu, w którym występują trudności w przemieszczaniu się z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej. W celu wykonywania obowiązków kurator korzysta z pojazdu prywatnego.

Natomiast w przedłożonych przez kuratorów zawodowych oświadczeniach o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych w miesiącu marcu 2026 r. wskazana została marka samochodu, nr rejestracyjny, pojemność silnika.

·   (...)

Ponadto kurator zawodowy w składanym oświadczeniu podaje ilość dni roboczych w danym miesiącu, w których nie wykorzystywał samochodu prywatnego do celów służbowych z powodu:

·      urlopu,

·      podróży służbowej (powyżej 8 godzin),

·      choroby,

·      innej nieobecności w pracy.

Miasto B liczy (...) mieszkańców według stanu na dzień 31 grudnia 2025 r.

Samochody, o których mowa powyżej, są samochodami osobowymi.

Pytania

1.  W jaki sposób na potrzeby ustalania właściwego limitu kilometrów powinna zostać ustalona liczba mieszkańców miasta B - czy wyłącznie w odniesieniu do miasta stanowiącego siedzibę Sądu tj. Miasta B, czy biorąc pod uwagę liczbę mieszkańców ze wszystkich gmin wchodzących w skład obszaru właściwości Sądu Rejonowego w B, a może liczbę mieszkańców powiatu B? Sąd Rejonowy w B podkreśla, że kuratorzy sądowi używają swojego samochodu prywatnego nie tylko w mieście B ale również do przemieszczania się w obrębie obszaru właściwości Sądu Rejonowego w B;

2.  Czy Sąd Rejonowy w B może zastosować miesięczny limit kilometrów za jazdy lokalne ryczałtu wypłaconego kuratorom zawodowym za używanie prywatnych pojazdów do celów służbowych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w oparciu o rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdu do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy?

3.  Czy miesięczny limit zwolnienia za jazdy lokalne należy pomniejszyć o 1/30 w przypadku choroby zgodnie z zawartą umową pomiędzy Prezesem Sadu Okręgowego, a Kuratorem Sądowym, czy o 1/22 tak jak to wynika z przepisów rozporządzenia?

4.  Czy miesięczny limit zwolnienia za jazdy lokalne przysługuje w stałej wysokości miesięcznie czy należy go pomniejszyć o 1/22 za każdy inny dzień nieobecności w pracy?

5.  Czy w przypadku kumulacji tj. wypłat dwóch ryczałtów w miesiącu marcu 2026 r. za miesiąc styczeń 2026 r. i za miesiąc luty 2026 r. przysługuje miesięczny limit kilometrów za jazdy lokalne, za miesiąc w którym występuje wypłata?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Sądu Rejonowego w B, w zakresie pytania nr 1, przy ustalaniu miesięcznego limitu kilometrówki za jazdy lokalne prawidłowo wzięto pod uwagę liczbę mieszkańców B, a nie powiatu B - pomimo tego, że kuratorzy zawodowi używają pojazdu prywatnego do celów służbowych nie tylko na terenie Miasta B, ale również na terenie powiatu (...) – zasięg obszaru właściwości Sądu Rejonowego w B.

W zakresie pytania nr 2 Sąd Rejonowy w B uważa, że dla kuratorów zawodowych może zastosować miesięczny limit kilometrów za jazdy lokalne dla celów zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych gdyż jest on zmniejszony za każdy dzień nieobecności w pracy, który kuratorzy wskazują w oświadczeniu oraz w oparciu o powołane niżej przepisy:

Według art. 11 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym: Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokości została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z kolei, art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że: Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

§ 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdu do celów służbowych samochodów osobowych motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy stanowi, że: Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1)  dla samochodu osobowego:

a)  o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0, 89 zł,

b)  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł,

2)  dla motocykla – 0,69 zł,

3)  dla motoroweru – 0,42 zł.

Zgodnie z § 3 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia: Miesięczny limit kilometrów za jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca.

Limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczny mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć z zastrzeżeniem ust. 3 i 4:

1)  300 km – do 100 tys. mieszkańców,

2)  500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3)  700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Przedstawiając swoje stanowisko w sprawie do pytania nr 3 Sąd Rejonowy w B wskazuje, że jego zdaniem, w przypadku, gdy kurator sądowy 1 dzień przebywał na zwolnieniu lekarskim to miesięczny limit zwolnienia za jazdy lokalne jest pomniejszany o 1/30 zgodnie z zawartą umową pomiędzy Prezesem Sądu Okręgowego, a kuratorem sądowym.

W zakresie pytania nr 4 Sąd uważa, że w przypadku innych nieobecności w pracy miesięczny limit kilometrów za jazdy lokalne jest pomniejszany o 1/22 zgodnie z rozporządzeniem.

Odnosząc się do pytania nr 5 – Sąd Rejonowy w B wskazuje, że jego zdaniem – gdy dochodzi do kumulacji tj. wypłaty w jednym miesiącu za dwa miesiące styczeń 2026 r. i luty 2026 r. to Sąd Rejonowy w B powinien zastosować miesięczny limit kilometrów za jazdy lokalne, za miesiąc w którym następuje wypłata, pomniejszony za dni nieobecności w pracy, za miesiące za które następuje wypłata ryczałtów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe w zakresie pytania nr 1, 2 i 4 oraz nieprawidłowe w pozostałym zakresie.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592):

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Na podstawie art. 9 ust. 1 ww. ustawy:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21 , 52 , 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 przywołanej ustawy:

Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 11 ust. 1 tej ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15 , art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19 , art. 25b , art. 30ca , art. 30da i art. 30f , są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Według art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z kolei art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Jak wynika z opisu zdarzenia w wypadkach wymagających używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, w szczególności w razie trudności w przemieszczaniu się z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej, niezależnie od dodatku, o którym mowa w art. 15 ust. 5 ustawy o kuratorach sądowych, kuratorowi zawodowemu przyznaje się ryczałt na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych do wysokości 25% kwoty bazowej, o której mowa w art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Ryczałt przyznaje Prezes Sądu Okręgowego w ramach środków finansowych dostępnych w planie finansowym Sądu Okręgowego, na wniosek kuratora zawodowego zatwierdzony przez kierownika zespołu kuratorskiej służby sądowej. Przyznanie ryczałtu wymaga zawarcia umowy o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych.

Ryczałt jest płatny do 20 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedzający.

Dnia 10 lutego 2026 r. została zawarta umowa na używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych pomiędzy Prezesem Sądu Okręgowego w A, a kuratorem zawodowym zatrudnionym w Sądzie Rejonowym w B.

W umowie wskazano, iż w związku z wykorzystaniem pojazdu prywatnego do celów służbowych, kuratorowi przyznaje się miesięczny ryczałt w wysokości 15 % kwoty bazowej, o której mowa w art. 14 ust.1 ustawy o kuratorach sądowych oraz, że ryczałt ten będzie pomniejszany proporcjonalnie o 1/30 za każdy dzień, w którym kurator nie używał pojazdu prywatnego do celów służbowych z powodu choroby.

Kurator sądowy przedłożył pisemne oświadczenie o używaniu przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych. W oświadczeniu tym została wskazana pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny. Informują Państwo, że samochody, o których mowa powyżej są samochodami osobowymi.

Wobec tego ryczałt przyznany zawodowym kuratorom sądowym za używanie ich prywatnego samochodu do celów służbowych - dla wykonywania swoich obowiązków stanowi dla nich dodatkowe świadczenie pieniężne, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednakże stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Powyższa regulacja ogranicza niewątpliwie krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Na mocy art. 14 ust. 5a ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (t. j. Dz. U. 2026, poz. 200):

W wypadkach wymagających używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, w szczególności w razie trudności w przemieszczaniu się z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej, niezależnie od dodatku, o którym mowa w ust. 5, kuratorowi zawodowemu przyznaje się ryczałt na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych do wysokości 25% kwoty bazowej, o której mowa w ust. 1. Ryczałt przyznaje prezes sądu okręgowego w ramach środków finansowych dostępnych w planie finansowym sądu okręgowego, na wniosek kuratora zawodowego zatwierdzony przez kierownika zespołu kuratorskiej służby sądowej. Przyznanie ryczałtu wymaga zawarcia umowy o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych. Ryczałt jest płatny do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedzający.

Zacytowany powyżej przepis ustawy o kuratorach sądowych odnosi się do wypłaty ryczałtu kuratorom sądowym na pokrycie zwiększonych kosztów dojazdów służbowych, który wypłacany jest do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Przewiduje on możliwość przyznania ww. ryczałtu w razie trudności w przemieszczaniu się z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej.

Należy, zatem stwierdzić, iż jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast w myśl § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.):

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Z § 2 tego rozporządzenia wynika, że:

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1)  dla samochodu osobowego:

a)  o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,89 zł,

b)  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 1,15 zł,

2)  dla motocykla - 0,69 zł,

3)  dla motoroweru - 0,42 zł.

Stosownie do § 3 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia:

1.  Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca.

2.  Limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4:

1)  300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2)  500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3)  700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Wedle § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2 , i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3 , po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Wprowadzenie do ustawy o kuratorach sądowych art. 14 ust. 5a przyznającego prawo do otrzymanego przez kuratora zawodowego zwrotu kosztów z tytułu użytkowania własnego samochodu do celów służbowych (w postaci ryczałtu) spowodowało, że zwrot ten objęty jest zwolnieniem z opodatkowania na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zwolnienie to jest limitowane i nie może przekroczyć kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego w sposób określony w ww. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.

Natomiast z § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy wynika, że miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustalony jest w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony oraz pojemności silnika samochodu używanego przez pracownika w jazdach służbowych.

Ryczał ten powinien zostać zwolniony w wysokości ustalonej z uwzględnieniem liczby mieszkańców miasta, w którym pracownik jest zatrudniony, czyli w opisanym przez Państwa przypadku – miasta B.

Zwolnieniu od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlega zwrot kosztów z tytułu używania przez kuratorów sądowych własnego samochodu do celów służbowych (w postaci miesięcznego ryczałtu). Jednakże, ww. zwolnienie nie może przekroczyć kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania samochodów osobowych motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy. Ryczałt oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2 rozporządzenia (dla samochodu osobowego o pojemności skokowej powyżej 900 cm³ - 1,15 zł) i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3 ww. rozporządzenia (nie może przekroczyć on 300 km - jeżeli liczba mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony wynosi do 100 tys. mieszkańców).

Przy czym - zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Kwotę ustalonego ryczałtu, o którym mowa w ust. 1, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Z przepisu tego wynika, że dla celów analizowanego zwolnienia podatkowego kwotę miesięcznego ryczałtu za jazdy lokalne – niezależnie od zawartej z kuratorem sądowym umowy – należy zawsze pomniejszyć o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień roboczy nieobecności kuratora sądowego w miejscu pracy. Pomniejszenie w tej wysokości dotyczy zarówno jego nieobecności w pracy z powodu choroby, jak również nieobecności z powodu urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin oraz innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym nie dysponował on pojazdem do celów służbowych.

Tak ustalona kwota miesięcznego ryczałtu objęta jest zwolnieniem podatkowym wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, natomiast nadwyżka wypłaconego kuratorowi sądowemu zwrotu ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Pojęcie „miesięczny ryczałt”, zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odnosi się do kwoty należnej za dany miesiąc, zaś warunkiem zastosowania zwolnienia jest faktyczna wypłata lub postawienie tych pieniędzy do dyspozycji pracownika. Zatem w przypadku wypłaty kuratorowi sądowemu w jednym miesiącu ryczałtu należnego za dwa miesiące zwolnieniem przedmiotowym objęta jest kwota ryczałtu za każdy miesiąc, za który ryczałt ten był należny, pomniejszona o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności kuratora zawodowego w miejscu pracy z powodu choroby urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Końcowo, wyjaśnić należy, że tutejszy organ uprawniony jest do wykładni przepisów prawa podatkowego i w ramach interpretacji nie potwierdza poprawności wyliczeń.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.