0114-KDWP.4011.219.2026.2.ASZ

Interpretacja indywidualna - stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

• nieprawidłowe w zakresie uznania, że po stronie pracowników nie powstaje przychód ze stosunku pracy oraz w zakresie zwolnienia zwrotu Kosztów Pralni;
• prawidłowe w pozostałym zakresie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 29 maja 2026 r. - w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, posiadającą siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka działa w sektorze maszyn i utrzymania ciągłości produkcji, w szczególności serwisu maszyn. Spółka zajmuje się naprawą i konserwacją maszyn, instalowaniem maszyn przemysłowych, sprzętu i wyposażenia.

Strona zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę. Wśród pracowników Zainteresowanego funkcjonuje zespół serwisowy. W skład zespołu serwisowego wchodzą pracownicy, których praca wiąże się z wykonywaniem czynności technicznych, montażowych i serwisowych (dalej łącznie: „Pracownicy”, a pojedynczo: „Pracownik”).

Ze względu na charakter wykonywanej pracy, ryzyko zabrudzenia lub zniszczenia odzieży własnej pracowników, jak również wymagania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, Spółka zapewnia Pracownikom odzież roboczą. Obowiązek stosowania odzieży roboczej wynika z przepisów prawa pracy oraz wewnętrznych regulacji obowiązujących w Spółce. Regulamin pracy obowiązujący w Spółce wskazuje, że pracownicy są obowiązani używać środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego zgodnie z ich przeznaczeniem. Ponadto zgodnie z zawartymi z Pracownikami umowami o pracę, Spółka jako pracodawca dokonuje zwrotu kosztów i wydatków poniesionych przez pracownika, spowodowanych potrzebami pracodawcy, w tym kosztów prania.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest przyznawany na podstawie art. 237⁹ § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: „Kodeks pracy”), tj. przepisu zamieszczonego w dziale dziesiątym „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdziale IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze”. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Obecnie Pracownicy oddają odzież roboczą do pralni zewnętrznej. Spółka zwraca im koszty prania na podstawie faktur wystawianych przez pralnie zewnętrzne. Zwrot ten dotyczy wydatków poniesionych przez Pracowników w związku z obowiązkiem utrzymywania odzieży roboczej w stanie zapewniającym jej właściwości użytkowe i ochronne.

Spółka planuje zmianę procedury rozliczania kosztów prania odzieży roboczej. Zgodnie z planowaną procedurą każdy z Pracowników będzie otrzymywał co miesiąc kwotę określoną w sposób ryczałtowy, jako rekompensatę kosztów prania odzieży roboczej wykonywanego przez pracownika we własnym zakresie (dalej: „Koszty Prania”).

Wysokość Kosztów Prania będzie skalkulowana w oparciu o czynniki wpływające na koszty związane z praniem odzieży roboczej przez zespół serwisowy, w szczególności: przewidywaną częstotliwość prania wynikającą ze specyfiki pracy członków zespołu serwisowego, rodzaj i ilość odzieży roboczej, stopień jej zabrudzenia, koszty wody i odprowadzania ścieków, energii elektrycznej, detergentów, amortyzacji urządzeń wykorzystywanych do prania, a także nakład pracy pracownika związany z wykonaniem czynności prania i prasowania. Spółka będzie dysponować szczegółową kalkulacją szacowanych kosztów związanych z praniem, na podstawie której zostanie ustalona wysokość Kosztów Prania. Ma to na celu określenie przeciętnego kosztu Pracownika działu serwisowego w związku z praniem odzieży roboczej. Kwota Kosztów Prania może odbiegać od standardowych lub przeciętnych stawek/ekwiwalentów spotykanych na rynku. Może to być związane m.in. ze specyfiką pracy członków zespołu serwisowego, częstotliwością prania, rodzajem odzieży roboczej, stopniem jej zabrudzenia, kosztami prania, zmiennymi cenami energii, wody, detergentów, różnymi stawkami świadczenia usług prania.

Ustalona aktualnie we wzajemnym porozumieniu Spółki (jako pracodawcy) z przedstawicielem pracowników kwota Kosztów Prania dla jednego Pracownika wynosi 276,11 zł miesięcznie. W przyszłości kwota ta może się zmieniać, w zależności zmiany czynników wpływających na koszty prania.

Niezależnie od wypłaty Kosztów Prania, w sytuacji gdy pracownik w danym miesiącu skorzysta z pralni zewnętrznej, Spółka będzie zwracała mu udokumentowane koszty usługi pralniczej na podstawie faktur z pralni zewnętrznej (dalej: „Koszty Pralni”). Zwrot ten będzie dotyczył przypadków, w których korzystanie z pralni zewnętrznej jest uzasadnione potrzebami pracodawcy, w szczególności koniecznością szybkiego przemieszczenia się pracownika w inne miejsce wykonywania czynności serwisowych. Specyfika działalności Spółki wymaga bowiem podejmowania bieżących i szybkich decyzji o skierowaniu Pracowników do różnych miejsc wykonywania prac serwisowych. Zatem w praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których Pracownik, ze względu na zmianę miejsca wykonywania pracy, harmonogram prac, konieczność natychmiastowego wyjazdu, będzie zmuszony skorzystać z pralni zewnętrznej w celu zapewnienia właściwego stanu użytkowego i ochronnego odzieży roboczej. Spółka, z uwagi na charakter działalności oraz zmienność miejsc i harmonogramów prac serwisowych, nie jest w stanie z góry przewidzieć wszystkich takich przypadków ani uwzględnić ich w podstawowej kalkulacji miesięcznego Kosztu Prania. Z tego względu zwrot Kosztów Pralni będzie miał charakter dodatkowy wobec zwrotu Kosztów Prania, a jednocześnie będzie dotyczył wyłącznie kosztów rzeczywiście poniesionych przez Pracownika, udokumentowanych fakturą i związanych z potrzebami pracodawcy.

Koszt Prania i Koszt Pralni będą wypłacane wyłącznie Pracownikom uprawnionym do korzystania z odzieży roboczej. Spółka będzie prowadzić listę pracowników uprawnionych do tych świadczeń. Zwrot Kosztów Prania i Kosztów Pralni będzie wypłacany wraz z wynagrodzeniem za pracę. Zasady przyznawania tych świadczeń zostaną określone w zarządzeniu Spółki (pracodawcy).

Odzież robocza, której dotyczy wniosek, nie jest odzieżą reprezentacyjną w znaczeniu wizerunkowym. Jest to odzież robocza używana ze względu na charakter pracy oraz wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Obowiązek stosowania odzieży roboczej wynika z przepisów prawa pracy oraz wewnętrznych regulacji obowiązujących w Spółce. Regulamin pracy obowiązujący w Spółce wskazuje, że pracownicy są obowiązani używać środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego zgodnie z ich przeznaczeniem. Ponadto zgodnie z zawartymi z Pracownikami umowami o pracę, Spółka jako pracodawca dokonuje zwrotu kosztów i wydatków poniesionych przez pracownika, spowodowanych potrzebami pracodawcy, w tym kosztów prania.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest przyznawany na podstawie art. 237⁹ § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: „Kodeks pracy”), tj. przepisu zamieszczonego w dziale dziesiątym „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdziale IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze”. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Zgodnie z aktualnym Regulaminem pracy obowiązującym w Spółce pracownicy są więc obowiązani używać odzieży i obuwia roboczego zgodnie z ich przeznaczeniem - postanowienie to jest zawarte w części Regulaminu pracy zatytułowanym „Bezpieczeństwo pracy”. Regulamin pracy ustala porządek wewnętrzny w procesie pracy w Spółce, a także określa prawa i obowiązku pracodawcy (Spółki) i pracowników związane z pracą.

Ponadto zgodnie z art. 211 pkt 4 Kodeksu pracy, przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy jest podstawowym obowiązkiem pracownika. W szczególności pracownik jest obowiązany stosować środki ochrony zbiorowej, a także używać przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z ich przeznaczeniem.

Odzież robocza jest wykorzystywana przez Pracowników wyłącznie do celów służbowych i nie może być używana prywatnie.

Spółka nie ma możliwości zapewnienia prania odzieży roboczej we własnym zakresie, m.in. ze względów organizacyjnych, technicznych i logistycznych. Zapewnienie takiej usługi wymagałoby stworzenia odpowiedniego zaplecza, obejmującego m.in. miejsce do przechowywania, odbioru, prania, suszenia oraz wydawania odzieży roboczej. Ze względu na skalę prowadzonej działalności, przemieszczanie się pracowników wykonujących obowiązki służbowe oraz konieczność zachowania ciągłości procesów operacyjnych, zorganizowanie prania odzieży roboczej przez Spółkę byłoby obciążające organizacyjnie.

Wysokość Kosztów Prania będzie skalkulowana w oparciu o czynniki wpływające na koszty związane z praniem odzieży roboczej przez zespół serwisowy, w szczególności: przewidywaną częstotliwość prania wynikającą ze specyfiki pracy członków zespołu serwisowego, rodzaj i ilość odzieży roboczej, stopień jej zabrudzenia, koszty wody i odprowadzania ścieków, energii elektrycznej, detergentów, amortyzacji urządzeń wykorzystywanych do prania, a także nakład pracy pracownika związany z wykonaniem czynności prania i prasowania. Spółka będzie dysponować szczegółową kalkulacją szacowanych kosztów związanych z praniem, na podstawie której zostanie ustalona wysokość Kosztów Prania. Ma to na celu określenie przeciętnego kosztu Pracownika działu serwisowego w związku z praniem odzieży roboczej. Kwota Kosztów Prania może odbiegać od standardowych lub przeciętnych stawek/ekwiwalentów spotykanych na rynku. Może to być związane m.in. ze specyfiką pracy członków zespołu serwisowego, częstotliwością prania, rodzajem odzieży roboczej, stopniem jej zabrudzenia, kosztami prania, zmiennymi cenami energii, wody, detergentów, różnymi stawkami świadczenia usług prania.

Ustalona aktualnie we wzajemnym porozumieniu Spółki (jako pracodawcy) z przedstawicielem pracowników kwota Kosztów Prania dla jednego Pracownika wynosi 276,11 zł miesięcznie. W przyszłości kwota ta może się zmieniać, w zależności zmiany czynników wpływających na koszty prania.

Poniżej przedstawiona jest aktualna kalkulacja kosztów składających się na kwotę 276,11 zł miesięcznie. Kwota ta została ustalona w oparciu o szacowane koszty prania przedstawione w poniższej tabeli.

Wysokość Kosztów Prania (ustalona w kwocie ryczałtowej) będzie skalkulowana w oparciu o czynniki wpływające na koszty związane z praniem odzieży roboczej przez zespół serwisowy, a zatem w oparciu o szacowane koszty prania. W tym zakresie miesięczna ryczałtowa kwota Kosztów Prania będzie odpowiadać przewidywanym kosztom prania.

Należy przy tym wskazać, że w przypadku świadczenia ustalanego w formie ryczałtu nie jest możliwe utożsamianie jego wysokości z rzeczywistymi, każdorazowo poniesionymi kosztami prania przez konkretnego pracownika. Rzeczywiste koszty prania mają bowiem charakter indywidualny i mogą różnić się w zależności od okoliczności dotyczących danego pracownika, takich jak np. sposób prania, ceny mediów, rodzaj używanych detergentów.

Z tego względu, posługując się pojęciem „szacowanych/ przewidywanych” kosztów w odniesieniu do zwrotu Kosztów Prania, Spółka odnosi się do kosztów szacowanych, ustalonych na podstawie przyjętych założeń. Nie są to natomiast koszty rzeczywiste rozumiane jako koszty faktycznie poniesione przez każdego pracownika w danym miesiącu .

W konsekwencji miesięczna ryczałtowa kwota Kosztów Prania będzie odpowiadać szacowanym kosztom prania odzieży roboczej, ustalonym w oparciu o przyjęte przez Spółkę kryteria kalkulacyjne.

Zgodnie z zawartymi z Pracownikami umowami o pracę, Spółka jako pracodawca dokonuje zwrotu kosztów i wydatków poniesionych przez Pracownika, spowodowanych potrzebami pracodawcy, w tym kosztów prania.

Zwrot Kosztów Prania, ustalony w kwocie ryczałtowej, ma na celu zrekompensowanie Pracownikom kosztów ponoszonych w związku z praniem odzieży roboczej, z uwagi na realizację tego obowiązku przez Pracowników. Świadczenie to pozostaje zatem związane z wymogiem zapewnienia przez Spółkę czystej odzieży roboczej oraz z obowiązkami Spółki jako pracodawcy w tym zakresie.

Kwota ryczałtu (Kosztów Prania) nie jest ustalana w powiązaniu z wynikami pracy Pracowników, ilością lub jakością świadczonej pracy czy stażem pracy - kryteriami właściwymi dla składników wynagrodzenia za pracę. Jej wysokość wynika z przyjętej przez Spółkę kalkulacji szacowanych kosztów prania odzieży roboczej.

W konsekwencji wypłacany zwrot Kosztów Prania (ryczałt) jest przewidziany jako forma zwrotu/ rekompensaty kosztów prania odzieży roboczej ponoszonych przez Pracowników w związku z potrzebami pracodawcy.

Zwrot Kosztów Prania (ustalony w kwocie ryczałtowej) przysługuje wszystkim uprawnionym do tego świadczenia Pracownikom w jednakowej wysokości oraz jego wypłata jest niezależna od wyników pracy.

Jak wskazano we wniosku w ramach opisu zdarzenia przyszłego zwrot Kosztów Pralni będzie dotyczył sytuacji, w których korzystanie z pralni zewnętrznej jest uzasadnione potrzebami pracodawcy, w szczególności koniecznością szybkiego przemieszczenia się Pracownika w inne miejsce wykonywania czynności serwisowych.

Zwrot Kosztów Pralni będzie obejmował koszty usług pralniczych faktycznie poniesionych przez Pracowników, udokumentowane na podstawie faktur z pralni zewnętrznej.

W danym okresie (miesiącu) Pracownik może otrzymać jednocześnie zwrot Kosztów Prania (w kwocie ryczałtowej) oraz zwrot Kosztów Pralni (jeżeli w danym miesiącu korzysta z usług pralni zewnętrznej). Przyznanie zwrotu Kosztów Prania nie wyklucza przyznania zwrotu Kosztów Pralni i na odwrót.

Zwrot Kosztów Pralni przysługuje niezależnie od zwrotu Kosztów Prania, jeżeli w danym miesiącu Pracownik skorzysta z pralni zewnętrznej z uwagi np. na potrzebę szybkiego przemieszczania się w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Wysokość Kosztów Prania (ustalona w kwocie ryczałtowej) będzie skalkulowana w oparciu o czynniki wpływające na koszty związane z praniem odzieży roboczej przez zespół serwisowy, a zatem w oparciu o szacowane koszty prania. W tym zakresie miesięczna ryczałtowa kwota Kosztów Prania będzie odpowiadać przewidywanym kosztom prania.

Należy przy tym wskazać, że w przypadku świadczenia ustalanego w formie ryczałtu nie jest możliwe utożsamianie jego wysokości z rzeczywistymi, każdorazowo poniesionymi kosztami prania przez konkretnego pracownika. Rzeczywiste koszty prania mają bowiem charakter indywidualny i mogą różnić się w zależności od okoliczności dotyczących danego pracownika, takich jak np. sposób prania, ceny mediów, rodzaj używanych detergentów.

Zwrot Kosztów Pralni przysługuje niezależnie od zwrotu Kosztów Prania. Zwrot Kosztów Pralni dotyczy sytuacji, gdy w danym miesiącu Pracownik skorzysta z pralni zewnętrznej z uwagi np. na potrzebę szybkiego przemieszczania się w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Celem zwrotu Kosztów Prania jest pokrycie kosztów prania odzieży roboczej w domu przez Pracowników, a celem zwrotu Kosztów Pralni jest pokrycie kosztów prania odzieży roboczej w pralni zewnętrznej.

Pytania

1)  Czy w związku z przyznaniem Pracownikom zwrotu Kosztów Prania i zwrotu Kosztów Pralni, po stronie Pracowników powstanie przychód ze stosunku pracy, a w konsekwencji czy na Spółce będą ciążyły obowiązki płatnika zaliczki na PIT w tym zakresie?

2)  W przypadku uznania stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 za nieprawidłowe (lub częściowo nieprawidłowe) w zakresie uznania przedmiotowych świadczeń za przychód Pracowników ze stosunku pracy, to czy wypłacany Pracownikom zwrot Kosztów Prania będzie korzystał ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o PIT, a w konsekwencji czy Spółka będzie zobowiązana jako płatnik do poboru zaliczki na PIT od tego świadczenia?

3)  W przypadku uznania stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 za nieprawidłowe (lub częściowo nieprawidłowe) w zakresie uznania przedmiotowych świadczeń za przychód Pracowników ze stosunku pracy, to czy zwrot Pracownikom Kosztów Pralni będzie korzystał ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o PIT, a w konsekwencji czy Spółka będzie zobowiązana jako płatnik do poboru zaliczki na PIT od tego świadczenia?

Pana stanowisko w sprawie

Stanowisko przyporządkowane do pytania nr 1:

Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z przyznaniem Pracownikom zwrotu Kosztów Prania i zwrotu Kosztów Pralni po stronie Pracowników nie powstanie przychód ze stosunku pracy, a w konsekwencji na Spółce nie będą ciążyły obowiązki płatnika zaliczki na PIT w tym zakresie.

Stanowisko przyporządkowane do pytania nr 2 i 3:

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku uznania stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 za nieprawidłowe (lub częściowo nieprawidłowe) w zakresie uznania przedmiotowych świadczeń za przychód Pracowników ze stosunku pracy, zarówno zwrot Kosztów Prania, jak i zwrot Kosztów Pralni, będą korzystać w całości ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o PIT. W konsekwencji na Spółce nie będą ciążyć obowiązki płatnika zaliczki na PIT od tych świadczeń.

Uzasadnienie stanowiska nr 1.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W art. 10 ust. 1 ww. ustawy, ustawodawca określił katalog źródeł przychodów, w którym w pkt 1 wymienił: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do treści art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Kolejno w oparciu o art. 32 ust. 1 Ustawy o PIT, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Uwzględniając powyższe, w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy w okolicznościach objętych niniejszym wnioskiem, w związku z przyznaniem określonych świadczeń na rzecz Pracowników, powstaje po ich stronie przychód ze stosunku pracy.

Należy bowiem podkreślić, że świadczenie w postaci zwrotu kosztów prania odzieży roboczej nie jest wypłacane w interesie osobistym pracownika, lecz w interesie pracodawcy, który jest zobowiązany zapewnić utrzymanie odzieży roboczej w należytym stanie. Pracownik nie uzyskuje swobodnego przysporzenia majątkowego, lecz otrzymuje rekompensatę kosztów wykonania obowiązku, który w normalnym modelu obciążałby pracodawcę. Świadczenie jest zatem restytucyjne, kompensacyjne i funkcjonalnie związane z obowiązkami z zakresu przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Pracownik nie otrzymuje świadczenia w postaci zwrotu kosztów prania odzieży roboczej dlatego, że pracodawca chce zwiększyć jego majątek, wynagrodzić go dodatkowo albo zapewnić mu prywatną korzyść. Świadczenie jest wypłacane dlatego, że odzież robocza musi być utrzymywana w stanie zapewniającym jej właściwości ochronne i użytkowe, a obowiązek ten ciąży na pracodawcy.

Z perspektywy ekonomicznej pracownik pełni jedynie funkcję technicznego wykonawcy obowiązku pracodawcy. Pranie odzieży roboczej, czy to we własnym zakresie, czy w pralni zewnętrznej, nie jest czynnością wykonywaną w interesie osobistym pracownika, lecz czynnością niezbędną do prawidłowego i zgodnego z przepisami wykonywania pracy na rzecz Spółki.

W odniesieniu do powyższego należy podkreślić, że w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. K 7/13, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że mimo szerokiego ujęcia przychodów ze stosunku pracy, nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika podlega opodatkowaniu PIT. Kryterium decydującym jest obiektywna ocena, czy świadczenie leżało w interesie pracownika i czy przyniosło mu realne, wymierne przysporzenie majątkowe. Trybunał Konstytucyjny wskazał również, że gdy świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonywania pracy, po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

Trybunał Konstytucyjny w przywołanym wyroku sformułował trzy przesłanki, które muszą być spełnione łącznie, aby świadczenie mogło zostać uznane za przychód pracownika, tj. świadczenie musi być spełnione za zgodą pracownika, w jego interesie, a nie w interesie pracodawcy, oraz musi przynieść mu wymierną i indywidualnie przypisaną korzyść majątkową.

W analizowanym przypadku przesłanki te nie są spełnione łącznie. Należy bowiem wskazać, że:

• Po pierwsze, korzystanie z odzieży roboczej oraz utrzymywanie jej w należytym stanie nie jest dobrowolnym benefitem pracowniczym. Wynika z organizacji pracy, regulaminu pracy, przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz będzie regulowane zarządzeniem pracodawcy.
• Po drugie, świadczenia są spełniane w interesie pracodawcy. To Spółka ma obowiązek zapewnić pracownikom odzież roboczą oraz utrzymanie jej w stanie pozwalającym na bezpieczne i prawidłowe wykonywanie pracy.
• Po trzecie, pracownik nie uzyskuje realnej korzyści majątkowej. Nie następuje zwiększenie jego aktywów w sensie ekonomicznym, lecz wyłącznie wyrównanie kosztów poniesionych w związku z wykonaniem obowiązku pracodawcy.

W świetle przywołanego wyroku przychód może powstać również wtedy, gdy pracownik zaoszczędzi wydatek, który musiałby ponieść we własnym interesie. W analizowanej sytuacji taki przypadek nie występuje.

Pracownik nie prałby odzieży roboczej jako swojej odzieży prywatnej. Odzież robocza jest używana ze względu na potrzeby pracodawcy, charakter wykonywanej pracy oraz wymagania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie jest odzieżą prywatną, reprezentacyjną ani służącą osobistym potrzebom pracownika.

Gdyby dany Pracownik nie świadczył pracy na rzecz Spółki na stanowisku członka zespołu serwisowego, nie ponosiłby kosztów prania tej odzieży. Koszt ten powstaje wyłącznie dlatego, że pracownik ten wykonuje obowiązki pracownicze w warunkach wymagających stosowania odzieży roboczej. Uzasadnione jest zatem stwierdzenie, że Pracownik w związku z otrzymaniem zwrotu kosztów prania odzieży roboczej nie uzyskuje oszczędności w swoim majątku, lecz otrzymuje zwrot albo ekwiwalent kosztu wygenerowanego przez potrzeby pracodawcy.

Ponadto w ocenie Spółki przyznanie Pracownikom określonego świadczenia nie powinno prowadzić automatycznie do wniosku że stanowi ono przychód Pracowników. Powyższe wynika z następujących okoliczności:

• Po pierwsze, przedmiotowe świadczenie nadal pozostaje związane wyłącznie z obowiązkami pracodawcy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
• Po drugie, świadczenie będzie ustalane na podstawie szczegółowej kalkulacji kosztów. Kalkulacja będzie uwzględniać specyfikę pracy członków zespołu serwisowego, częstotliwość prania, zmienność miejsc wykonywania prac serwisowych, konieczność szybkiego przemieszczania się Pracowników, ceny energii, wody, detergentów oraz czas poświęcany przez Pracowników na pranie czy prasowanie odzieży roboczej. Ponadto zwrot kosztów ma przysługiwać również na podstawie kwoty kosztów wynikających z faktur pralni zewnętrznych.
• Po trzecie, ewentualna różnica między kwotą ryczałtu a kosztami możliwymi do precyzyjnego wykazania u konkretnego pracownika nie oznacza, że pracownik otrzymał świadczenie w swoim interesie. Różnica taka może wynikać z samej konstrukcji ryczałtu, który z natury rzeczy jest uproszczoną, uśrednioną metodą rozliczenia kosztów trudnych do każdorazowego indywidualnego ustalenia.
• Po czwarte, przy pracy członków zespołu serwisowego Spółka nie jest w stanie z góry przewidzieć wszystkich przypadków wymagających dodatkowego prania lub skorzystania z pralni zewnętrznych. Specyfika działalności Spółki wymaga bieżącego kierowania Pracowników do różnych miejsc montażu, niekiedy w krótkim czasie. Zdarzenia te mogą generować dodatkowe koszty utrzymania odzieży roboczej, których nie da się w pełni przewidzieć na etapie ustalania miesięcznego ryczałtu.

W konsekwencji, nawet jeżeli w konkretnym miesiącu świadczenie wypłacone pracownikowi byłoby wyższe niż koszt możliwy do precyzyjnego odtworzenia na podstawie indywidualnych dokumentów, nie oznacza to jeszcze, że powstało u niego definitywne przysporzenie majątkowe.

Ponadto należy podkreślić, że Trybunał Konstytucyjny w przywołanym wyroku wyraźnie odróżnił świadczenia będące gratyfikacją lub benefitem pracowniczym od świadczeń wymaganych przez przepisy, które służą stworzeniu odpowiednich warunków pracy. Trybunał Konstytucyjny wskazał, że te drugie nie powinny być traktowane jako przychód pracownika, jeżeli są niezbędne do zgodnego z prawem wykonywania pracy.

W analizowanej sprawie utrzymanie odzieży roboczej w odpowiednim stanie jest właśnie takim warunkiem. Pracownicy wykonują pracę, w której odzież robocza pełni funkcję użytkową i ochronną. Pracownicy ci nie mogą swobodnie zdecydować, że nie będą używać odzieży roboczej albo że będą używać odzieży brudnej, zanieczyszczonej lub pozbawionej wymaganych właściwości.

Świadczenia wypłacane przez Spółkę mają zatem zapewnić prawidłową organizację pracy oraz realizację obowiązków pracodawcy. Nie będą one stanowić korzyści konsumpcyjnej po stronie Pracowników.

Ponadto odnosząc się do zwrotu Kosztów Pralni należy podkreślić, że Pracownik będzie najpierw ponosił wydatek na usługę pralniczą związaną z odzieżą roboczą, a następnie otrzymywał od Spółki zwrot tego samego wydatku na podstawie faktury z pralni. W takim przypadku nie dojdzie do wzbogacenia pracownika, lecz wyłącznie do restytucji uszczerbku poniesionego w jego majątku. Pracownik nie otrzyma dodatkowego świadczenia, lecz odzyska środki wydatkowane w interesie pracodawcy. Tego rodzaju zwrot kosztów nie zwiększy majątku pracownika, lecz przywróci jego stan sprzed poniesienia wydatku.

Podsumowując, świadczenia opisane we wniosku (tj. zwrot Kosztów Prania i zwrot Kosztów Pralni) nie będą generować powstania przychodu ze stosunku pracy po stronie Pracowników opodatkowanego PIT.

Świadczenia te bowiem:

• będą ponoszone w interesie pracodawcy,
• będą wynikać z obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
• nie będą służyć prywatnym potrzebom Pracowników,
• nie będą powodować definitywnego przysporzenia majątkowego,
• nie będą prowadzić do zaoszczędzenia przez Pracownika prywatnego wydatku,
• będą warunkiem prawidłowego i zgodnego z prawem wykonywania pracy.

W konsekwencji, w zakresie objętym pytaniem nr 1, Spółka nie powinna być zobowiązana do rozpoznania po stronie Pracowników przychodu podatkowego ani do poboru zaliczki na PIT.

Uzasadnienie stanowiska nr 2 i 3.

Zgodnie z ustawą o PIT, zwalnia się od opodatkowania określone rodzaje świadczeń. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Natomiast na podstawie art. 237⁶ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy).

Ponadto stosownie do regulacji art. 237⁹ Kodeksu pracy, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

W kontekście zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym analizowanych świadczeń należy podkreślić, że przepisy Ustawy o PIT nie stawiają szczególnych wymogów dla możliwości zwolnienia z opodatkowania PIT ekwiwalentu za świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Przepis art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o PIT wskazuje jedynie, że warunkiem zwolnienia ww. świadczeń z opodatkowania PIT jest wyłącznie to, by prawo do wskazanego ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Przenosząc powyższe na okoliczności objęte niniejszym wnioskiem należy podkreślić, że Spółka jest zobowiązana do zapewnienia Pracownikom zwrotu kosztów prania na podstawie art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy. Aktualnie Spółka realizuje ten obowiązek w postaci zwrotu Pracownikom kosztów prania na podstawie faktur wystawianych przez pralnie zewnętrzne. Przy czym Spółka planuje zmianę procedury rozliczania kosztów prania odzieży roboczej.

Zgodnie z planowaną procedurą każdy z Pracowników będzie otrzymywał co miesiąc kwotę określoną w sposób ryczałtowy, jako rekompensatę kosztów prania odzieży roboczej wykonywanego przez pracownika we własnym zakresie (Koszty Prania). Ponadto Spółka będzie zwracać Pracownikom Koszty Pralni w przypadkach, w których z uwagi na specyfikę realizacji prac serwisowych skorzystanie z pralni zewnętrznych celem prania odzieży roboczej jest uzasadnione.

Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności należy wskazać, że analizowane w ramach niniejszego wniosku świadczenia nie są świadczeniami dobrowolnymi, socjalnymi ani motywacyjnymi. Są elementem realizacji ustawowego obowiązku Spółki (jako pracodawcy) z zakresu regulacji bezpieczeństwa i higieny pracy.

W analizowanym przypadku wszystkie warunki zastosowania przedmiotowego zwolnienia zostały spełnione, ponieważ obowiązek zapewnienia prania odzieży roboczej wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy. Jednocześnie kwestia korzystania ze środków ochrony indywidualnej została uregulowana w regulaminie pracy obwiązującym w Spółce. Ponadto zwrot kosztów prania przysługuje Pracownikom w oparciu o zawarte ze Spółką umowy o pracę, a kwestia zwrotu tych kosztów będzie uregulowana również w zarządzeniu przyjętym przez Spółkę.

Zatem świadczenia przyznawane przez Spółkę (zwrot Kosztów Prania i zwrot Kosztów Pralni) będą wypłacane jako ekwiwalent albo zwrot kosztów czynności, które co do zasady powinien zapewnić pracodawca w oparciu o wskazane regulacje prawa pracy. Stąd też zwrot Kosztów Prania i zwrot Kosztów Pralni powinien korzystać w całości ze zwolnienia z opodatkowania na PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.

Powyższe stanowisko potwierdza również interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 4 lipca 2023 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.393.2023.1.AK, w której wskazał, że „Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stawiają szczególnych wymogów dla możliwości zwolnienia od opodatkowania ekwiwalentów za takie świadczenia jak przykładowo wypłacany przez pracodawcę ekwiwalent za pranie odzieży. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.”

Ponadto jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidulanej z dnia 23 czerwca 2023 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.321.2023.1.SJ „(...) wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników.” Zatem zwolnieniu z opodatkowania PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o PIT podlega zarówno zwrot kosztów za pranie (np. na podstawie kwoty kosztów wynikających z korzystania z pralni zewnętrznych), jak i wypłata ryczałtowej kwoty zwrotu kosztów prania. W sytuacji bowiem, w której pracownik pierze odzież roboczą we własnym zakresie, nie będzie posiadał rachunków ani faktur potwierdzających każdy koszt, choć nie ma wątpliwości, że koszty poniósł. Ani Kodeks pracy, ani Ustawa o PIT nie wymagają, aby pracownik dokumentował każdy koszt prania odzieży roboczej fakturą albo rachunkiem. Co więcej, przy praniu domowym taki wymóg byłby sztuczny, ponieważ pracownik korzysta z mediów, urządzeń i detergentów używanych również do innych celów domowych. Dlatego prawidłowe jest ustalenie ekwiwalentu według kalkulacji kosztów prania opracowanej w uzgodnieniu pracodawcy z przedstawicielami pracowników.

Analogicznie w interpretacji indywidualnej z dnia 13 czerwca 2025 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.385.2025.1.SJ, Dyrektor KIS potwierdził, że ryczałtowe ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej, spełniające kryteria art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, korzystają ze zwolnienia z opodatkowania jako świadczenia związane z obszarem bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników. Podobnie wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 8 grudnia 2025 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.921.2025.1.DJ.

Jednocześnie należy podkreślić, że dla zastosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o PIT jest decydujące to, czy świadczenie ma charakter ekwiwalentu za świadczenie wynikające z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz czy jego wysokość została ustalona w sposób racjonalny, obiektywny i odnoszący się do kosztów ponoszonych przez pracowników. W analizowanej sprawie warunek ten jest spełniony, ponieważ Spółka będzie posiadać kalkulację szacowanych kosztów związanych z praniem, uwzględniającą specyfikę pracy Pracowników zespołu serwisowego, częstotliwość prania, rodzaj odzieży, ceny mediów, detergentów, amortyzacji sprzętu wykorzystywanego do prania czy nakładu pracy Pracowników związanego z wykonaniem czynności prania i prasowania.

Jeżeli jak w okolicznościach przedstawionych w niniejszym wniosku, Pracownicy zespołu serwisowego wykonują prace powodujące ponadprzeciętne zabrudzenie odzieży, wymagające regularnego prania, używania mocniejszych detergentów, prania w wyższej temperaturze albo dodatkowego czyszczenia, to ekwiwalent może być wyższy odpowiednio do poniesionych kosztów oraz nakładu pracy związanego z praniem odzieży roboczej. Istotne jest, aby różnica była uzasadniona dokumentacją: kalkulacją kosztów, opisem rodzaju odzieży, częstotliwością prania, analizą cen energii, wody, detergentów czy kosztów realizacji czynności prania i prasowania. Przepis art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT nie posługuje się bowiem pojęciem „zwrotu kosztów” ale pojęciem „ekwiwalentu”, a ekwiwalent stanowi uśredniony wynik kalkulacji bazującej na szacowanych kosztach związanych z praniem. Ekwiwalent zatem (stanowiąc świadczenie skalkulowane według kosztów szacowanych), z istoty rzeczy nie obejmuje kosztów prania w skali 1:1 (gdyż w zależności od Pracownika koszty te mogą być różne), ale obejmuje koszty skalkulowane na podstawie szacunków, uwzględniających elementy związane z praniem i odpowiada wartości uśrednionej.

Zatem w ocenie Wnioskodawcy, zwrot Pracownikom należącym do zespołu serwisowego Kosztów Prania będzie podlegał zwolnieniu z opodatkowania PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o PIT.

Odnosząc się natomiast do zwrotu Kosztów Pralni należy wskazać, że zwrot ten będzie oparty na fakturach dokumentujących konkretny koszt poniesiony przez Pracowników. Zwrot kosztów pralni zewnętrznych będzie dotyczył odrębnych przypadków prania odzieży roboczej. Ryczałt będzie rekompensował standardowe pranie wykonywane przez Pracowników we własnym zakresie, natomiast zwrot fakturowy będzie stanowił rekompensatę rzeczywiście poniesionych i udokumentowanych wydatków na usługi pralni zewnętrznych, wynikających z potrzeb Spółki (jako pracodawcy). Tym samym oba świadczenia mają charakter kompensacyjny i nie prowadzą do wzbogacenia Pracowników.

Zatem w opinii Spółki również zwrot na rzecz Pracowników należących do zespołu serwisowego Kosztów Pralni będzie podlegał zwolnieniu z opodatkowania PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o PIT.

Spółka nie będzie pełnić funkcji płatnika zarówno w przypadku, w którym będzie dokonywała zwrotu Kosztów Prania, jak i zwrotu Kosztów Pralni, a zwroty te będą podlegać zwolnieniu z PIT w pełnej wysokości.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 przywołanej ustawy:

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:

Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.

Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Wątpliwość Państwa budzi kwestia, czy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej (koszty prania) oraz zwrot kosztów pralni wypłacany pracownikom stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy oraz czy spoczywa na Państwu obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tych przychodów.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają definicji nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Rozumienie tego pojęcia zostało jednak wypracowane w orzecznictwie.

Kwestia rozumienia pojęcia „innych nieodpłatnych świadczeń” - w aspekcie świadczeń pracowniczych - była również przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, stwierdził, że za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą być uznane takie świadczenia, które:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W kontekście pierwszego warunku, Trybunał Konstytucyjny pokreślił, że „inne nieodpłatne świadczenia” na rzecz pracownika mogą być uznane za jego dochód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tylko pod warunkiem, że rzeczywiście spowodowały zaoszczędzenie przez niego wydatków. Ustalenie tej okoliczności zależy od tego, czy pracownik skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie. Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie - z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej - jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść wydatek. W konsekwencji, przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku.

Formułując drugi warunek Trybunał Konstytucyjny wyjaśnił, że dla oceny czy świadczenie leżało w interesie pracownika, istotne jest czy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku. Trybunał Konstytucyjny - w ślad za uchwałami NSA - uznał, że w zakres nieodpłatnego świadczenia, jako przychodu wchodzą wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, „których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy”. W konsekwencji, aby wartość świadczenia uzyskanego od pracodawcy podlegała opodatkowaniu, po stronie pracownika musi pojawić się dochód, czyli korzyść majątkowa. Korzyść ta może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi. W wyniku takiego świadczenia w majątku pracownika nie pojawia się wprawdzie realny dochód (w znaczeniu ekonomicznym), ale ponieważ znaczenie dochodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest szersze, zaoszczędzenie wydatków musi być traktowane na równi z przyrostem majątku. Jako przykład Trybunał Konstytucyjny wskazał m.in. dowożenie pracownika z miejsca zamieszkania do pracy. W ocenie Trybunału Konstytucyjnego zorganizowanie tego rodzaju transportu może oznaczać zaoszczędzenie wydatku po stronie pracownika i w konsekwencji może stanowić przysporzenie objęte podatkiem dochodowym. Taka ocena jest jednak poprawna tylko pod warunkiem, że świadczenia te pracodawca spełniał, dysponując uprzednią zgodą pracownika na ich przyjęcie. O ile bowiem pracownik decyduje się skorzystać z przewozu, niewątpliwie zaoszczędza sobie wydatku, który musiałby ponieść.

Jednocześnie Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji, gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

Odnosząc się natomiast do trzeciego warunku, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę. Mając powyższe na uwadze Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji, gdy otrzymane przez pracownika nieodpłatne świadczenie stanowi świadczenie pracodawcy, na które pracownik wyraził zgodę, które zostało spełnione w jego interesie i oznacza realne przysporzenie mu korzyści, problem ustalenia podstawy opodatkowania w zasadzie ulega rozwiązaniu. Dotyczy to między innymi zorganizowania przez pracodawcę dowozu do pracy, w sytuacji gdy pracodawca wie, kto będzie korzystał z tej formy transportu oraz zna odległości, którą każdy będzie pokonywał. W takim przypadku pracodawca jest w stanie precyzyjnie określić wartość świadczenia przypadającą indywidualnie na każdego przewożonego.

Z kolei jako przykład świadczenia, które nie rodzi po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści) Trybunał Konstytucyjny wskazał sytuację, w której pracodawca proponuje pracownikom udział w spotkaniach integracyjnych czy szkoleniowych, choćby organizowanych poza miejscem pracy (imprezy wyjazdowe). W tym przypadku, nawet jeśli pracownik uczestniczy w spotkaniu (konferencji, szkoleniu) dobrowolnie, po jego stronie nie pojawia się korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie sposób bowiem zakładać, że gdyby nie „kursokonferencja” organizowana przez pracodawcę, pracownik wydałby pieniądze na uczestnictwo w takim przedsięwzięciu. Trudno też poważnie utrzymywać, że przychodem pracownika z umowy o pracę czy stosunku służbowego jest możliwość okazjonalnego uczestnictwa w obiedzie czy kolacji, a wartość zjedzonych przez niego potraw i wypitych napojów wyznacza podstawę opodatkowania.

W świetle powyższego zauważyć należy, że nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty jest świadczeniem podlegającym podatkowi dochodowemu, podobnie jak nie każde tego rodzaju świadczenie jest wyłączone spod regulacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym, jak słusznie zauważył Trybunał Konstytucyjny, ze względu na otwarty i rozwijający się katalog świadczeń oferowanych przez pracodawców - nie jest możliwe enumeratywne wyliczenie w ustawie podatkowej wszystkich nieodpłatnych przysporzeń, które - zgodnie z zasadą powszechności przedmiotowej podatku dochodowego - powinny być przez ustawodawcę uwzględnione. Na marginesie Trybunał Konstytucyjny zauważył, że przepisy podatkowe - niezależnie od konieczności realizacji obowiązku ustalonego w art. 84 Konstytucji - nie mogą prowadzić do takiego ukształtowania pozycji pracowników, aby pozostawanie w stosunku pracy w nadmierny sposób obciążało strony tego stosunku w porównaniu do samozatrudnienia bądź pracy na czarno.

Powyższe prowadzi do wniosku, że - w sytuacji, gdy pracodawcy oferują pracownikom całą gamę nieprzewidzianych w umowie o pracę świadczeń, które leżą niejako w pół drogi między gratyfikacją (rzeczową czy w postaci usługi), przyznaną pracownikowi jako element wynagrodzenia za pracę, która jest objęta podatkiem dochodowym, a wymaganymi przez odpowiednie przepisy świadczeniami ze strony pracodawcy, które służą stworzeniu odpowiednich warunków pracy (przepisy BHP) i które są zwolnione z tego podatku - każda sprawa wymaga jej rozpatrzenia z uwzględnieniem wszystkich elementów dotyczących wykonywanej pracy, tj. w szczególności postanowień umowy o pracę, charakteru pracy oraz obowiązków pracodawcy wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych:

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277).

Stosownie do postanowień art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy,

Ponadto na podstawie art. 237⁹ § 2 Kodeksu pracy,

W myśl art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy,

Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Z powołanych powyżej przepisów Kodeksu pracy wynika, że zarówno dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jak również ich konserwacja, pranie, naprawa, odpylanie i odkażanie jest obowiązkiem pracodawcy. Jeżeli jednak pracodawca dopuszcza używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia, za ich zgodą, wówczas zobowiązany jest do wypłaty stosownego ekwiwalentu pieniężnego. Za używanie własnej odzieży i obuwia pracownicy mają prawo otrzymać ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny, natomiast za pranie odzieży roboczej w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów.

Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników - jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie.

Z opisu przedstawionego we wniosku wynika, że obowiązek stosowania odzieży roboczej wynika z przepisów prawa pracy oraz wewnętrznych regulacji obowiązujących w Spółce. Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest przyznawany na podstawie art. 237⁹ § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: „Kodeks pracy”), tj. przepisu zamieszczonego w dziale dziesiątym „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdziale IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze”.

Zgodnie z aktualnym Regulaminem pracy obowiązującym w Spółce pracownicy są więc obowiązani używać odzieży i obuwia roboczego zgodnie z ich przeznaczeniem.

Odzież robocza jest wykorzystywana przez Pracowników wyłącznie do celów służbowych i nie może być używana prywatnie.

Spółka nie ma możliwość zapewnienia prania odzieży roboczej we własnym zakresie, m.in. ze względów organizacyjnych, technicznych i logistycznych. Zapewnienie takiej usługi wymagałoby stworzenia odpowiedniego zaplecza, obejmującego m.in. miejsce do przechowywania, odbioru, prania, suszenia oraz wydawania odzieży roboczej. Ze względu na skalę prowadzonej działalności, przemieszczanie się pracowników wykonujących obowiązki służbowe oraz konieczność zachowania ciągłości procesów operacyjnych, zorganizowanie prania odzieży roboczej przez Spółkę byłoby obciążające organizacyjnie.

Wysokość Kosztów Prania będzie skalkulowana w oparciu o czynniki wpływające na koszty związane z praniem odzieży roboczej przez zespół serwisowy, w szczególności: przewidywaną częstotliwość prania wynikającą ze specyfiki pracy członków zespołu serwisowego, rodzaj i ilość odzieży roboczej, stopień jej zabrudzenia, koszty wody i odprowadzania ścieków, energii elektrycznej, detergentów, amortyzacji urządzeń wykorzystywanych do prania, a także nakład pracy pracownika związany z wykonaniem czynności prania i prasowania. Spółka będzie dysponować szczegółową kalkulacją szacowanych kosztów związanych z praniem, na podstawie której zostanie ustalona wysokość Kosztów Prania. Ma to na celu określenie przeciętnego kosztu Pracownika działu serwisowego w związku z praniem odzieży roboczej. Kwota Kosztów Prania może odbiegać od standardowych lub przeciętnych stawek/ekwiwalentów spotykanych na rynku. Może to być związane m.in. ze specyfiką pracy członków zespołu serwisowego, częstotliwością prania, rodzajem odzieży roboczej, stopniem jej zabrudzenia, kosztami prania, zmiennymi cenami energii, wody, detergentów, różnymi stawkami świadczenia usług prania.

Przepisy kodeksu pracy oraz ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają szczegółowych regulacji, jak powinien być kalkulowany ekwiwalent za pranie odzieży służbowej. Kodeks Pracy wskazuje jedynie, że kwota ekwiwalentu ma odpowiadać kosztom poniesionym przez pracownika. Zatem wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona na podstawie dokumentów (faktur) przedłożonych przez pracownika.

Z opisu sprawy wynika, że zwrot kosztów pralni pozostaje w bezpośrednim związku z obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy.

Zwrot ten będzie dotyczył przypadków, w których korzystanie z pralni zewnętrznej jest uzasadnione potrzebami pracodawcy, w szczególności koniecznością szybkiego przemieszczenia się pracownika w inne miejsce wykonywania czynności serwisowych. Specyfika działalności Spółki wymaga bowiem podejmowania bieżących i szybkich decyzji o skierowaniu Pracowników do różnych miejsc wykonywania prac serwisowych. Zatem w praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których Pracownik, ze względu na zmianę miejsca wykonywania pracy, harmonogram prac, konieczność natychmiastowego wyjazdu, będzie zmuszony skorzystać z pralni zewnętrznej w celu zapewnienia właściwego stanu użytkowego i ochronnego odzieży roboczej. Spółka, z uwagi na charakter działalności oraz zmienność miejsc i harmonogramów prac serwisowych, nie jest w stanie z góry przewidzieć wszystkich takich przypadków ani uwzględnić ich w podstawowej kalkulacji miesięcznego Kosztu Prania. Z tego względu zwrot Kosztów Pralni będzie miał charakter dodatkowy wobec zwrotu Kosztów Prania, a jednocześnie będzie dotyczył wyłącznie kosztów rzeczywiście poniesionych przez Pracownika, udokumentowanych fakturą i związanych z potrzebami pracodawcy.

Koszt Prania i Koszt Pralni będą wypłacane wyłącznie Pracownikom uprawnionym do korzystania z odzieży roboczej. Spółka będzie prowadzić listę pracowników uprawnionych do tych świadczeń. Zwrot Kosztów Prania i Kosztów Pralni będzie wypłacany wraz z wynagrodzeniem za pracę. Zasady przyznawania tych świadczeń zostaną określone w zarządzeniu Spółki (pracodawcy).

Zwrot Kosztów Pralni będzie obejmował koszty usług pralniczych faktycznie poniesionych przez Pracowników, udokumentowane na podstawie faktur z pralni zewnętrznej.

Odzież robocza, której dotyczy wniosek, nie jest odzieżą reprezentacyjną w znaczeniu wizerunkowym. Jest to odzież robocza używana ze względu na charakter pracy oraz wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto wskazują Państwo w opisie sprawy, że w danym okresie (miesiącu) Pracownik może otrzymać jednocześnie zwrot Kosztów Prania (w kwocie ryczałtowej) oraz zwrot Kosztów Pralni (jeżeli w danym miesiącu korzysta z usług pralni zewnętrznej). Przyznanie zwrotu Kosztów Prania nie wyklucza przyznania zwrotu Kosztów Pralni i na odwrót.

Zwrot Kosztów Pralni przysługuje niezależnie od zwrotu Kosztów Prania, jeżeli w danym miesiącu Pracownik skorzysta z pralni zewnętrznej z uwagi np. na potrzebę szybkiego przemieszczania się w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Podkreślić należy, że zwolnieniu podlega realizacja obowiązku BHP, a nie wielokrotna rekompensata tego samego kosztu.

Art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy przewiduje, że jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, pracownik może wykonywać te czynności samodzielnie, a pracodawca wypłaca mu ekwiwalent odpowiadający poniesionym kosztom.

Przepis zakłada jeden mechanizm realizacji obowiązku pracodawcy:

• albo pracodawca zapewnia pranie,
• albo pracownik pierze odzież sam i otrzymuje ekwiwalent.

Nie wynika z niego możliwość równoczesnego finansowania dwóch sposobów prania tej samej odzieży roboczej.

Jeżeli miesięczny ryczałt 276,11 zł został ustalony jako ekwiwalent za koszty prania odzieży roboczej, to oznacza, że ma on rekompensować koszty realizacji obowiązku prania. W takiej sytuacji dodatkowy zwrot kosztów pralni:

• nie jest już ekwiwalentem za ten sam obowiązek,
• stanowi odrębne świadczenie pieniężne,
• prowadzi do dodatkowego przysporzenia majątkowego.

Z opisu sprawy wynika, że Koszt Prania obejmuje:

• wodę,
• energię,
• detergenty,
• amortyzację sprzętu,
• suszenie,
• prasowanie,
• nakład pracy pracownika.

Wskazujecie Państwo, że miesięczna kwota odpowiada przewidywanym kosztom prania odzieży roboczej. Jeżeli więc ryczałt został skalkulowany jako pełna rekompensata Kosztów Prania, to późniejszy zwrot Kosztów Pralni oznacza zwrot kosztów już wcześniej objętych ryczałtem. Zwolnienie nie może obejmować dwukrotnego pokrywania tego samego obowiązku.

W konsekwencji, zwrot Kosztów Prania należy uznać za przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1, jednak przychód ten korzysta ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy.

W związku z powyższym od zwrotu Kosztów Prania nie będą Państwo zobowiązani do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Stanowisko Państwa w tym zakresie jest prawidłowe.

Natomiast zwrot Kosztów Pralni stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który nie korzysta ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 11, a w konsekwencji będziecie Państwo zobowiązani do poboru zaliczki z tytułu tego świadczenia.

Stanowisko Państwa w tym zakresie jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we własnym stanowisku interpretacji organów podatkowych, wskazać należy, że rozstrzygnięcia w nich zawarte dotyczą konkretnej indywidualnej sprawy w określonym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące, zatem nie mogą przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.