0114-KDIP4-3.4012.499.2026.1.KM

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia czy działając jako zakład ubezpieczeń i dokonując wypłaty odszkodowania na rzecz poszkodowanego lub podmiotu świadczącego usługi naprawy szkody, bez występowania w charakterze nabywcy towarów lub usług, będą Państwo zobowiązani na podstawie art. 108g ust. 1 ustawy o VAT do wskazywania w tytule przelewu (komunikacie płatności) numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur albo identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka jest zakładem ubezpieczeń prowadzącym działalność ubezpieczeniową na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1526 ze zm., dalej: „ustawa o działalności ubezpieczeniowej”). Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.

W ramach swojej podstawowej działalności, Spółka wykonuje czynności ubezpieczeniowe, wskazane w art. 4 ust. 7 oraz ust. 8 ustawy o działalności ubezpieczeniowej, ze szczególnym wskazaniem na zawieranie umów ubezpieczenia, a w konsekwencji wypłacanie odszkodowań i innych świadczeń należnych z ich tytułu.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w przypadku otrzymania zgłoszenia o wystąpieniu zdarzenia objętego ochroną ubezpieczeniową, Spółka będzie wypłacać odszkodowanie lub świadczenie na podstawie uznania roszczenia uprawnionego z umowy ubezpieczenia w wyniku ustaleń dokonanych w przeprowadzonym przez siebie postępowaniu likwidacyjnym, zawartej ugody lub prawomocnego orzeczenia sądu (art. 28 ustawy o działalności ubezpieczeniowej).

Jednocześnie, na mocy art. 817 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tj. Dz. U. z 2026 r. poz. 795) (dalej: „Kodeks cywilny”), Spółka będzie zobowiązana do wypłaty odszkodowania lub należnego świadczenia (dalej jako: „odszkodowanie”) w terminie 30 dni, licząc od dnia zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu). Jeśli wyjaśnienie w powyższym terminie okoliczności koniecznych do ustalenia odpowiedzialności Spółki albo wysokości odszkodowania okaże się niemożliwe, to zgodnie z § 2 cytowanego przepisu, Spółka będzie zobowiązana do wypłaty odszkodowania w ciągu 14 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności wyjaśnienie tych okoliczności będzie możliwe. Jednakże bezsporną część odszkodowania Spółka będzie zobowiązana spełnić w terminie 30 dni.

Po ustaleniu, w toku postępowania likwidacyjnego, że dane zdarzenie jest objęte ochroną ubezpieczeniową, Spółka będzie wypłacać odszkodowanie:

a)    poszkodowanemu, lub

b)    poprzez zapłatę faktur lub rachunków dokumentujących naprawienie szkody bezpośrednio na rzecz podmiotu świadczących usługi naprawy skutków zdarzenia (szkody).

Faktury lub rachunki dokumentujące naprawienie szkody będą dostarczane do Spółki od poszkodowanych, jak również bezpośrednio od podmiotów świadczących usługi naprawy.

Podmiot świadczący usługi naprawy będzie posiadał roszczenie o dokonanie zapłaty jedynie od poszkodowanego, na podstawie zawartej między nimi umowy. Niezależnie od sposobu realizacji odszkodowania, Spółka nie będzie występować w charakterze nabywcy towarów ani usług związanych z usunięciem szkody. Nie będzie również regulować w imieniu poszkodowanego zobowiązania wynikającego z nabycia towarów, a udokumentowanego fakturą.

Zarówno w przypadku wypłaty środków na rzecz poszkodowanego, jak i bezpośredniego przekazania środków pieniężnych podmiotom świadczącym usługi naprawy, Spółka będzie pełnić wyłącznie funkcję podmiotu finansującego. Dokonane przez Spółkę płatności nie będą więc spełnieniem zobowiązania wynikającego z faktury, lecz wykonaniem własnego zobowiązania z tytułu umowy ubezpieczenia na podstawie art. 805 Kodeksu cywilnego. Przekazanie środków pieniężnych na rachunek podmiotu świadczącego usługi naprawy będzie stanowić jedynie uzgodniony pomiędzy Spółką a poszkodowanym sposób wykonania własnego zobowiązania Spółki. Dlatego płatności każdorazowo oznaczane będą w poleceniu przelewu (komunikacie płatności) jako wypłata odszkodowania.

Wobec tego, że Spółka będzie zobowiązana do wypłaty odszkodowania w ustalonej przez siebie wysokości, mogą zdarzyć się sytuacje, że wypłacane odszkodowanie nie będzie w całości pokrywało kwot wykazanych w dostarczonych fakturach. Pozostałą część będzie zobowiązany pokryć poszkodowany, jako nabywca tych usług.

W związku z nowelizacją Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) (dalej jako: „Ustawa o VAT”), przewidującą wprowadzenie obowiązkowego wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur, (dalej jako: „KSeF”), wystawca faktury będzie miał możliwość wskazania w strukturze faktury Spółki jako finansującego – poprzez wskazanie jej danych w pozycji Podmiot3 (jako płatnika). Wskazanie Spółki w tej roli będzie mieć jednak charakter fakultatywny i będzie zależeć wyłącznie od decyzji wystawcy faktury.

W konsekwencji Spółka może otrzymywać:

a)    faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF,

b)    wizualizacje faktur ustrukturyzowanych przekazywane przez poszkodowanych,

c)    faktury lub kopie faktur wystawionych poza KSeF (zgodnie z obowiązującymi przepisami),

d)    inne dowody naprawienia szkody.

Możliwe są również sytuacje, w których Spółka – realizując obowiązek wypłaty odszkodowania lub jego bezspornej części, w terminach wynikających z przepisów prawa – nie będzie dysponowała numerem identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną w KSeF w chwili dokonywania przelewu, mimo że faktura taka została już wystawiona na rzecz poszkodowanego i przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Wypłata odszkodowania może bowiem nastąpić po doręczeniu innego dowodu naprawienia szkody niż faktura.

Pytanie

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółka, działając jako zakład ubezpieczeń i dokonując wypłaty odszkodowania na rzecz poszkodowanego lub podmiotu świadczącego usługi naprawy szkody, bez występowania w charakterze nabywcy towarów lub usług, będzie zobowiązana na podstawie art. 108g ust. 1 ustawy o VAT do wskazywania w tytule przelewu (komunikacie płatności) numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur albo identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Spółki, Spółka, działając jako zakład ubezpieczeń i dokonując wypłaty odszkodowania na rzecz poszkodowanego lub podmiotu świadczącego usługi naprawy szkody, bez występowania w charakterze nabywcy towarów lub usług, nie będzie zobowiązana na podstawie art. 108g ust. 1 ustawy o VAT do wskazywania w tytule przelewu (komunikacie płatności) numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur albo identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur.

Uzasadnienie

Wykładnia językowa

Zgodnie z art. 2 pkt 3) Ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203), zmieniającym art. 17 Ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.), obowiązek stosowania art. 108g ustawy o VAT został odroczony do dnia 1 stycznia 2027 r. Od tej daty podatnicy będą zobowiązani do stosowania regulacji zawartych w tym przepisie.

Zgodnie z art. 108g ust. 1 Ustawy o VAT:

1. Nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1, na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem polecenia przelewu, o którym mowa w art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, lub innego instrumentu płatniczego w rozumieniu art. 2 pkt 10 tej ustawy, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

2. W przypadku gdy płatność jest dokonywana przy użyciu polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, obowiązek, o którym mowa w ust. 1, dotyczy wystawcy faktury.

3. Status podatnika, o którym mowa w ust. 1, na rzecz którego dokonywana jest płatność, dotyczący jego zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego jest ustalany na podstawie wykazu, o którym mowa w art. 96b ust. 1, na dzień dokonywania płatności za faktury, o których mowa w ust. 1.

4. Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się w przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi dokonuje płatności za faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1, niewprowadzone do Krajowego Systemu e-Faktur w związku z komunikatami, o których mowa w art. 106ne ust. 1 i 3.”.

Z przepisu wynika, że aby powstał obowiązek wskazania w poleceniu przelewu (komunikacie płatności) numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur, konieczne jest kumulatywne spełnienie następujących przesłanek:

a) płatności dokonuje podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,

b) odbiorcą płatności jest podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,

c) płatność jest dokonywana przez nabywcę towaru lub usługi albo przez inny podmiot dokonujący płatności za fakturę wystawioną na rzecz tego nabywcy,

d) płatność następuje przy wykorzystaniu instrumentu płatniczego umożliwiającego wskazanie tytułu transferu środków pieniężnych.

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółka będzie zarejestrowana jako podatnik VAT czynny, jednak dokonując wypłaty odszkodowania będzie działała w charakterze zakładu ubezpieczeń realizującego obowiązek wynikający z zawartej umowy ubezpieczenia oraz przepisów prawa. Spółka nie będzie nabywcą towarów ani usług związanych z usunięciem szkody. Nie będzie również stroną transakcji dokumentowanej fakturą, na podstawie której ustalana będzie wysokość odszkodowania, ani innym podmiotem realizującym płatność w imieniu nabywcy (poszkodowanego). W konsekwencji dokonywane przez Spółkę przelewy nie będą stanowiły zapłaty za nabywane towary lub usługi, lecz realizację świadczenia odszkodowawczego ciążącego na Spółce jako zakładzie ubezpieczeń. Przekazanie środków pieniężnych na rachunek podmiotu świadczącego usługi naprawy będzie stanowić jedynie uzgodniony pomiędzy Spółką a poszkodowanym sposób wykonania własnego zobowiązania Spółki.

Bez znaczenia dla powyższej oceny pozostaje fakt, że wysokość odszkodowania może być ustalana w oparciu o faktury dokumentujące naprawę szkody albo że środki mogą być przekazywane bezpośrednio na rzecz podmiotu dokonującego naprawy. Nie zmienia to bowiem charakteru prawnego dokonywanej płatności, która nadal będzie stanowić wypłatę odszkodowania, a nie zapłatę za towary lub usługi nabywane przez Spółkę. Wysokość odszkodowania ustalana jest przez Spółkę na podstawie przeprowadzonego przez siebie postępowania likwidacyjnego, zawartej ugody lub prawomocnego orzeczenia sądu. Faktura nie będzie stanowić dla Spółki dokumentu kreującego obowiązek zapłaty, lecz będzie jednym z możliwych dowodów służących ustaleniu wysokości należnego odszkodowania.

W konsekwencji nie zostanie spełniona przesłanka określona w art. 108g ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którą obowiązek wskazania numeru KSeF dotyczy podmiotów dokonujących płatności za faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług. Tym samym, kierując się wykładnią językową tego przepisu, należy uznać, że Spółka nie będzie zobowiązana do podawania w tytule przelewu (komunikacie płatności) numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur ani identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur, w związku z wypłatą odszkodowania.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w dotychczasowej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. W wydanych interpretacjach indywidualnych, odnoszących się do zbliżonych stanów faktycznych oraz zdarzeń przyszłych, Dyrektor KIS podzielił stanowisko prezentowane przez wnioskodawców, które pozostaje tożsame z poglądem przedstawionym przez Spółkę w niniejszym wniosku.

Jak wskazywał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 28 maja 2024 r. (sygn. 0114-KDIP4- 3.4012.133.2024.1.APR) oraz interpretacji indywidualnej z 19 grudnia 2024 r. (sygn. 0114-KDIP4- 3.4012.673.2024.1.APR):

„Biorąc pod uwagę specyficzny rodzaj relacji (Państwo w roli ubezpieczyciela), który występuje w okolicznościach analizowanej sprawy, należy mieć na względzie, że elementem przesądzającym o konieczności oznaczania danych płatności numerem KSeF powinno być przede wszystkim określenie, czy w istocie mamy do czynienia z zapłatą za wyświadczoną usługę/dostawę towarów. Przepisy wskazują bowiem bezpośrednio, że numerem KSeF oznaczane mają być płatności za faktury ustrukturyzowane. Są Państwo natomiast podmiotem zobligowanym do sfinansowania określonych zdarzeń objętych umową ubezpieczenia. W takim przypadku, co do zasady, zapłata stanowi realizację odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych. Oznacza to, że w istocie nie dokonują Państwo zapłaty za wykonanie świadczenia (usługę/dostawę towarów) związanego z likwidacją szkody, a jedynie dokonują Państwo przelewu środków w ramach szczególnej procedury - w ramach wypłaty odszkodowania, do której zobligowani są Państwo na podstawie wiążącej Państwa umowy ubezpieczeniowej.”

Jak również:

„Zatem, w analizowanej sprawie ze względu na to, że nie tyle dokonują Państwo płatności za inny podmiot będący rzeczywistym nabywcą usługi lub towaru, co wypłacają Państwo świadczenie w ramach szczególnego charakteru relacji prawnej na rzecz podmiotu likwidującego szkodę - nie będą Państwo zobligowani do oznaczania dokonywanych płatności numerem KSeF. Tym samym nie stanowią Państwo bezpośredniego uczestnika danej transakcji, a jedynie występują Państwo jako podmiot finansujący. Nie będzie to jednak "zapłata przez osobę trzecią" za towar lub usługę lecz finansowanie w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych.”

Wykładnia celowościowa

Zgodnie z uzasadnieniem do ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.), na mocy której wprowadzono art. 108g ustawy o VAT: „proponowana regulacja głównie wpisuje się w rozwiązania, które przeciwdziałają zatorom płatniczym. Przeciwdziałanie zatorom płatniczym jest głównym celem tej regulacji”.

Powyższe wskazuje, że obowiązek podawania numeru identyfikującego fakturę w KSeF w komunikacie płatności został wprowadzony przede wszystkim w celu zwiększenia przejrzystości rozliczeń związanych z transakcjami gospodarczymi oraz przeciwdziałania opóźnieniom w regulowaniu zobowiązań handlowych.

Tymczasem w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółka nie będzie dokonywać płatności wynikających z transakcji handlowych ani nie będzie regulować własnych ani cudzych zobowiązań z tytułu nabycia towarów lub usług. Spółka będzie realizować wyłącznie obowiązek odszkodowawczy wynikający z zawartych umów ubezpieczenia oraz przepisów prawa, w szczególności art. 28 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej oraz art. 817 Kodeksu cywilnego.

Z tego względu do Spółki nie znajdą zastosowania regulacje dotyczące terminów zapłaty w transakcjach handlowych, wynikające z ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wypłata odszkodowania nie stanowi bowiem zapłaty za dostarczony towar ani wykonaną usługę, lecz wykonanie odrębnego obowiązku o charakterze odszkodowawczym.

Zdaniem Spółki, zarówno wykładnia językowa, jak i wykładnia celowościowa art. 108g ustawy o VAT prowadzą do wniosku, że Spółka nie będzie zobowiązana do wskazywania w tytule przelewu (komunikacie płatności) numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur ani identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur w związku z wypłatą odszkodowania.

Oceny tej nie zmienia okoliczność, że Spółka będzie mogła otrzymywać faktury za pośrednictwem KSeF, w szczególności w sytuacji, gdy zostanie wskazana przez wystawcę faktury jako Podmiot3 (tj. jako płatnik). Podobnie bez znaczenia pozostaje sposób realizacji odszkodowania, w tym dokonanie przelewu bezpośrednio na rzecz podmiotu usuwającego skutki szkody. W żadnym z tych przypadków Spółka nie stanie się bowiem nabywcą towarów lub usług ani podmiotem regulującym własne ani cudze zobowiązanie wynikające z faktury.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawiają również względy praktyczne. Spółka będzie zobowiązana do dochowania ustawowych terminów wypłaty odszkodowania, w tym bezspornej części świadczenia. Może zatem dojść do sytuacji, w której w momencie realizacji przelewu Spółka nie będzie dysponowała numerem identyfikującym fakturę w KSeF, mimo że będzie zobowiązana do niezwłocznej wypłaty świadczenia. Nakładanie w takich okolicznościach obowiązku wynikającego z art. 108g ustawy o VAT prowadziłoby do rozszerzającej wykładni tego przepisu, nieznajdującej uzasadnienia ani w jego treści, ani w celu, dla którego został wprowadzony.

Mając na uwadze przedstawione powyżej argumenty, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska, zgodnie z którym Spółka, działając jako zakład ubezpieczeń i dokonując wypłaty odszkodowania na rzecz poszkodowanego lub podmiotu świadczącego usługi naprawy szkody, bez występowania w charakterze nabywcy towarów lub usług, nie będzie zobowiązana na podstawie art. 108g ust. 1 ustawy o VAT do wskazywania w tytule przelewu (komunikacie płatności) numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur albo identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1263 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Natomiast stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług rozumie się każde zachowanie niebędące dostawą towarów i świadczone na rzecz innego podmiotu. Powołane przepisy wskazują, że pojęcie świadczenia usług ma bardzo szeroki zakres, gdyż nie obejmuje wyłącznie działań podatnika, lecz również zobowiązanie do powstrzymania się od dokonywania czynności lub do tolerowania czynności bądź sytuacji. Pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie, znoszenie określonych stanów rzeczy). Co istotne, nie każde powstrzymanie się od działania czy tolerowanie czynności lub sytuacji może zostać uznane za usługę, w rozumieniu przepisów ustawy.

Nie każda czynność stanowiąca dostawę towarów lub świadczenie usług podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Aby dana czynność podlegała opodatkowaniu tym podatkiem musi być wykonana przez podatnika.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy:

Treść powołanych przepisów wskazuje, że za podatnika podatku VAT będzie uznany tylko taki podmiot, który dokonuje czynności zmierzających do wykorzystania nabytych towarów i usług do celów działalności gospodarczej.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Powołaną wyżej ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadzony został obowiązek oznaczania płatności za faktury przez podanie w tytule płatności numeru identyfikującego te faktury w KSeF.

Na podstawie art. 108g ust. 1-4 ustawy:

Co istotne, zgodnie z art. 17 pkt 2 ww. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw:

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1526):

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej:

Stosownie do art. 28 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej:

Natomiast na podstawie art. 817 § 1 i § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 795):

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zakładem ubezpieczeń prowadzącym działalność ubezpieczeniową na podstawie przepisów ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, i są Państwo zarejestrowani jako podatnik VAT czynny.

W ramach swojej podstawowej działalności, wykonują Państwo czynności ubezpieczeniowe, wskazane w art. 4 ust. 7 oraz ust. 8 ustawy o działalności ubezpieczeniowej, ze szczególnym wskazaniem na zawieranie umów ubezpieczenia, a w konsekwencji wypłacanie odszkodowań i innych świadczeń należnych z ich tytułu.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w przypadku otrzymania zgłoszenia o wystąpieniu zdarzenia objętego ochroną ubezpieczeniową, będą Państwo wypłacać odszkodowanie lub świadczenie na podstawie uznania roszczenia uprawnionego z umowy ubezpieczenia w wyniku ustaleń dokonanych w przeprowadzonym przez siebie postępowaniu likwidacyjnym, zawartej ugody lub prawomocnego orzeczenia sądu (art. 28 ustawy o działalności ubezpieczeniowej).

Jednocześnie, na mocy art. 817 § 1 ustawy Kodeks cywilny będą Państwo zobowiązani do wypłaty odszkodowania lub należnego świadczenia (odszkodowanie) w terminie 30 dni, licząc od dnia zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu). Jeśli wyjaśnienie w powyższym terminie okoliczności koniecznych do ustalenia Państwa odpowiedzialności albo wysokości odszkodowania okaże się niemożliwe, to zgodnie z § 2 cytowanego przepisu, będą Państwo zobowiązani do wypłaty odszkodowania w ciągu 14 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności wyjaśnienie tych okoliczności będzie możliwe. Jednakże bezsporną część odszkodowania będą Państwo zobowiązani spełnić w terminie 30 dni.

Po ustaleniu, w toku postępowania likwidacyjnego, że dane zdarzenie jest objęte ochroną ubezpieczeniową, będą Państwo wypłacać odszkodowanie:

a) poszkodowanemu, lub

b) poprzez zapłatę faktur lub rachunków dokumentujących naprawienie szkody bezpośrednio na rzecz podmiotu świadczących usługi naprawy skutków zdarzenia (szkody).

Faktury lub rachunki dokumentujące naprawienie szkody będą do Państwa dostarczane od poszkodowanych, jak również bezpośrednio od podmiotów świadczących usługi naprawy.

Podmiot świadczący usługi naprawy będzie posiadał roszczenie o dokonanie zapłaty jedynie od poszkodowanego, na podstawie zawartej między nimi umowy. Niezależnie od sposobu realizacji odszkodowania, nie będą Państwo występować w charakterze nabywcy towarów ani usług związanych z usunięciem szkody. Nie będą Państwo również regulować w imieniu poszkodowanego zobowiązania wynikającego z nabycia towarów, a udokumentowanego fakturą.

Zarówno w przypadku wypłaty środków na rzecz poszkodowanego, jak i bezpośredniego przekazania środków pieniężnych podmiotom świadczącym usługi naprawy, będą Państwo pełnić wyłącznie funkcję podmiotu finansującego. Dokonane przez Państwa płatności nie będą więc spełnieniem zobowiązania wynikającego z faktury, lecz wykonaniem własnego zobowiązania z tytułu umowy ubezpieczenia na podstawie art. 805 Kodeksu cywilnego. Przekazanie środków pieniężnych na rachunek podmiotu świadczącego usługi naprawy będzie stanowić jedynie uzgodniony pomiędzy Państwem a poszkodowanym sposób wykonania Państwa własnego zobowiązania. Dlatego płatności każdorazowo oznaczane będą w poleceniu przelewu (komunikacie płatności) jako wypłata odszkodowania.

Wobec tego, że będą Państwo zobowiązani do wypłaty odszkodowania w ustalonej przez siebie wysokości, mogą zdarzyć się sytuacje, że wypłacane odszkodowanie nie będzie w całości pokrywało kwot wykazanych w dostarczonych fakturach. Pozostałą część będzie zobowiązany pokryć poszkodowany, jako nabywca tych usług.

W związku z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług, przewidującą wprowadzenie obowiązkowego wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur, wystawca faktury będzie miał możliwość wskazania w strukturze faktury Państwa jako finansującego – poprzez wskazanie Państwa danych w pozycji Podmiot3 (jako płatnika). Wskazanie Państwa w tej roli będzie mieć jednak charakter fakultatywny i będzie zależeć wyłącznie od decyzji wystawcy faktury.

W konsekwencji mogą Państwo otrzymywać:

a) faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF,

b) wizualizacje faktur ustrukturyzowanych przekazywane przez poszkodowanych,

c) faktury lub kopie faktur wystawionych poza KSeF (zgodnie z obowiązującymi przepisami),

d) inne dowody naprawienia szkody.

Możliwe są również sytuacje, w których– realizując obowiązek wypłaty odszkodowania lub jego bezspornej części, w terminach wynikających z przepisów prawa – nie będą Państwo dysponowali numerem identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną w KSeF w chwili dokonywania przelewu, mimo że faktura taka została już wystawiona na rzecz poszkodowanego i przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Wypłata odszkodowania może bowiem nastąpić po doręczeniu innego dowodu naprawienia szkody niż faktura.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy działając jako zakład ubezpieczeń i dokonując wypłaty odszkodowania na rzecz poszkodowanego lub podmiotu świadczącego usługi naprawy szkody, bez występowania w charakterze nabywcy towarów lub usług, będą Państwo zobowiązani na podstawie art. 108g ust. 1 ustawy o VAT do wskazywania w tytule przelewu (komunikacie płatności) numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur albo identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur.

Zgodnie z założeniami wynikającymi z treści art. 108g ustawy, nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

Ustawodawca bardzo wyraźnie sprecyzował kryteria, które spełniać musi dana płatność, aby konieczne było jej oznaczenie numerem KSeF. Łącznie spełnione muszą być następujące warunki:

• płatności dokonuje zarejestrowany podatnik VAT czynny;
• płatność dokonywana jest za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny;
• płatność dokonywana jest za pośrednictwem instrumentu płatniczego, który umożliwia podanie tytułu transferu środków pieniężnych.

Ponadto, zobligowany do podania numeru KSeF jest również podatnik inny, aniżeli nabywca towaru lub usługi, jeśli dokonuje on płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

Z przepisów wynika jednoznacznie, że wyłączone z obowiązku oznaczania numerem KSeF są te płatności, które uiszczone zostałyby za pomocą karty płatniczej, bądź też gotówki, bowiem w takim przypadku nie istnieje możliwość podania tytułu przelewu. Nie jest natomiast konieczne oznaczanie numerem KSeF faktur, które wystawione zostałyby w czasie trwania awarii.

Przenosząc powyższe na grunt przedmiotowej sprawy należy zauważyć, że przepisy ustawy rozgraniczają dwie możliwe sytuacje. Pierwsza z nich odnosi się do przypadku, w którym to płatności dokonuje sam nabywca - podatnik VAT czynny bezpośrednio na rzecz dostawcy - innego podatnika VAT czynnego i taka sytuacja nie występuje w przedmiotowej sprawie. Możliwa jest również sytuacja, w której to płatności dokonuje podatnik inny niż nabywca towaru lub usługi - mowa tu np. „o płatnościach dokonywanych przez osoby trzecie” i wówczas również on objęty jest obowiązkiem podania numeru identyfikującego faktury w KSeF. Oznacza to, że ustawodawca uszczegółowił przepisy, poprzez wskazanie, że rozszerza obligatoryjnie stosowanie (podawanie) numeru KSeF także na podmioty, które dokonują płatności za bezpośredniego nabywcę.

Biorąc pod uwagę specyficzny rodzaj relacji (Państwo w roli ubezpieczyciela), który występuje w okolicznościach analizowanej sprawy, należy mieć na względzie, że elementem przesądzającym o konieczności oznaczania danych płatności numerem KSeF powinno być przede wszystkim określenie, czy w istocie mamy do czynienia z zapłatą za wyświadczoną usługę/dostawę towarów. Przepisy wskazują bowiem bezpośrednio, że numerem KSeF oznaczane mają być płatności za faktury ustrukturyzowane.

Są Państwo natomiast podmiotem zobligowanym do sfinansowania określonych zdarzeń objętych umową ubezpieczenia. W takim przypadku, co do zasady, zapłata stanowi realizację odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych. Oznacza to, że w istocie nie dokonują Państwo zapłaty za wykonanie świadczenia (usługę/dostawę towarów) związanego z likwidacją szkody, a jedynie dokonują Państwo przelewu środków w ramach szczególnej procedury - w ramach wypłaty odszkodowania lub należnego świadczenia, do której są Państwo zobligowani na podstawie wiążącej Państwa umowy ubezpieczeniowej.

Co istotne, przepisy art. 108g ustawy o podatku od towarów i usług wskazują wprost, że mają zastosowanie również w odniesieniu do płatności przez inny podmiot, jednakże płatność ta musi wynikać z wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Jak natomiast wynika z przedstawionych przez Państwa informacji - są Państwo zobligowani do wypłaty bezspornej części odszkodowania w terminie 30 dni. Okoliczności sprawy wskazują, że działając jako inny podmiot mogą Państwo w niektórych przypadkach w ogóle nie otrzymać faktury ustrukturyzowanej, ani jej wizualizacji. W takim wypadku, rozliczenie umowy ubezpieczenia, tj. finansowanie wypłaty, może nastąpić na podstawie innych udostępnionych Państwu dowodów naprawienia szkody.

Wobec tego uznać należy, że dokonując płatności niekoniecznie działają Państwo na podstawie faktur ustrukturyzowanych, co więcej mogą Państwo w ogóle nie posiadać do nich dostępu, a i tak w wyniku specyfiki sytuacji będą Państwo zobowiązani do wypłaty świadczenia, bowiem są Państwo ubezpieczycielem, którego obowiązują ramy relacji wyznaczone przez regulacje umowne z ubezpieczającym (ubezpieczonym).

Zatem, w analizowanej sprawie ze względu na to, że nie tyle dokonują Państwo płatności za inny podmiot będący rzeczywistym nabywcą usługi lub towaru, co wypłacają Państwo świadczenie w ramach szczególnego charakteru relacji prawnej na rzecz poszkodowanego lub podmiotu świadczącego usługi naprawy szkody - nie będą Państwo zobligowani do oznaczania dokonywanych płatności numerem KSeF. Tym samym, nie stanowią Państwo bezpośredniego uczestnika danej transakcji, a jedynie występują Państwo jako podmiot finansujący. Nie będzie to jednak „zapłata przez osobę trzecią” za towar lub usługę lecz finansowanie w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych.

W konsekwencji, występując w roli podmiotu zobowiązanego do wypłaty odszkodowania na rzecz poszkodowanego lub podmiotu świadczącego usługi naprawy szkody i jednocześnie nie występując w charakterze nabywcy towarów lub usług, nie będą Państwo zobowiązani na podstawie art. 108g ust. 1 ustawy o VAT do wskazywania w tytule przelewu (komunikacie płatności) numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur albo identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur.

Państwa stanowisko jest zatem prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym albo opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych..

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·       w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·       w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.