0114-KDIP4-3.4012.301.2026.1.KM

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie Faktur Zakupu dokumentujących nabycie towarów i usług od Dostawców, także w sytuacji otrzymania Faktur Zakupu wystawionych poza KSeF niezgodnie z wymogami lub wystawionych z naruszeniem obowiązku użycia KSeF. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Podstawowym przedmiotem działalności gospodarczej Wnioskodawcy (Spółki) jest produkcja (…) które są następnie sprzedawane innym podmiotom gospodarczym, są to czynności opodatkowane podatkiem VAT. Spółka dokumentuje sprzedaż towarów lub usług fakturami ze stawką podstawową 23%, ewentualnie 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Spółka jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem VAT.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa od dostawców zewnętrznych zarówno towary jak i usługi, które są podstawą otrzymywanych przez Spółkę faktur zawierających podatek VAT. Nabywane towary i usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce.

W związku z prowadzeniem tej działalności opodatkowanej VAT, Wnioskodawca dokonuje obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Wskazane odliczenie podatku naliczonego przez Spółkę jest dokonywane wyłącznie w przypadku braku wystąpienia negatywnych przesłanek do zastosowania odliczenia wyrażonych w art. 88 ustawy VAT, na podstawie otrzymanych Faktur Zakupu.

Mając na względzie obowiązywanie od 1 lutego 2026 r. i od 1 kwietnia 2026r. przepisów dotyczących obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF), Spółka otrzymuje faktury ustrukturyzowane, wystawione przy użyciu KSeF od Dostawców zobligowanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, dokumentujących dokonane zakupy towarów i usług opodatkowane VAT. Wnioskodawca przy weryfikacji odliczenia podatku VAT od otrzymanych Faktur Zakupu (w tym faktur ustrukturyzowanych) zauważył, że zdarzają się sytuacje, iż niektóre z nich zostały wystawione nieprawidłowo z punktu widzenia przepisów KSeF, tj. przez podmioty, które powinny wystawić fakturę ustrukturyzowaną a wystawiły fakturę w formie papierowej lub elektronicznej.

W rezultacie Spółka otrzymuje od czasu do czasu odpowiednio Faktury Zakupu poza KSeF wystawione niezgodnie z wymogami KSeF lub Faktury Zakupu wystawione z naruszeniem obowiązku ich wystawienia w KSeF.

Nie można wykluczyć, że takie sytuacje będą się zdarzały przez cały 2026 rok.

Pytanie

Czy w przedstawionym stanie faktycznym Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie Faktur Zakupu dokumentujących nabycie towarów i usług od Dostawców zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, także w sytuacji otrzymania Faktur Zakupu wystawionych poza KSeF niezgodnie z wymogami lub wystawionych z naruszeniem obowiązku użycia KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z obowiązującymi przepisami na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy VAT podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w takim zakresie w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca precyzuje w art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy VAT - iż kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z kolei zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Przy czym zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 prawo te przysługuje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Spółka zatem analizując prawo do odliczenia podatku VAT wyrażonego w nabywanych Fakturach Zakupu kieruje się i kierować będzie powyższymi zasadami, które w przedstawionym stanie faktycznym będą miały zastosowanie, tj. przesłankami pozytywnymi:

1) Nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi są i będą wykorzystywane do działalności wykonywanej przez Spółkę, zarówno do działalności opodatkowanej;

2) Podatek VAT wynika i wynikać będzie z Faktur Zakupu wystawionych przez Dostawców (czynnych podatników VAT);

3) Odliczenia dokonuje i dokonywać będzie podatnik, czyli podmiot prowadzący działalność gospodarczą zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Jednocześnie ustawodawca obok tzw. przesłanek pozytywnych odliczenia podatku VAT wynikających z analizy powyższych przepisów wskazuje na konieczność wykluczenia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 Ustawy VAT wyłączających możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony. W analizowanym przypadku przesłanki negatywne nie będą miały miejsca.

Mając na względzie obowiązywanie od 1 lutego 2026 r. i od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowego sytemu KSeF, Dostawcy w świetle art. 106ga ust. 1 Ustawy VAT, co do zasady, są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.

Nigdzie w obowiązujących przepisach nie przewidziano obowiązku po stronie nabywcy do weryfikowania, czy faktura została wystawiona poza KSeF w związku z przewidzianymi ustawowo trybami awaryjnymi, ani czy faktycznie taka okoliczność miała miejsce, bądź też czy faktura została wystawiona bez użycia KSeF podczas gdy sprzedawca prowadzi stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, które uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług.

Mając na względzie powyższe, należy uznać, że okoliczność otrzymania przez Wnioskodawcę Faktur Zakupu od Dostawców poza systemem KSeF - niezależnie od przyczyny - nie powoduje żadnego obowiązku weryfikacyjnego w zakresie sposobu jej wystawienia, w tym w szczególności z uwagi na brak stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce przez Dostawcę lub wyboru właściwego trybu awaryjnego.

Jednocześnie fakt ten nie pozbawia prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich Faktur Zakupu, o ile zostały spełnione ogólne przesłanki wyrażone w art. 86 Ustawy VAT uprawniające do odliczenia podatku VAT.

Wnioskodawca uważa, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego na podstawie faktur zakupu dokumentujących nabycie towarów i usług od Dostawców, także w sytuacji otrzymania faktur zakupu wystawionych poza KSeF niezgodnie z wymogami lub wystawionych z naruszeniem obowiązku użycia KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Spółkę do skorzystania z tego prawa.

Otrzymanie faktury poza KSeF - nawet jeśli została wystawiona niezgodnie z obowiązkiem korzystania z systemu - nie pozbawia Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile spełnione są powyższe przesłanki. W praktyce oznacza to, że można odliczyć VAT w pełnej wysokości, jeśli faktura dotyczy zakupów związanych z działalnością opodatkowaną, jeżeli zakupy są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, np.:

1)  Interpretacja indywidualna, sygn. akt: 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA, z 4 marca 2025 r.;

2)  Interpretacja indywidualna, sygn. akt: 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK, z 21 marca 2024 r.;

3)  Interpretacja indywidualna, sygn. akt: 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK, z 19 marca 2024 r.;

4)  Pismo z 10 grudnia 2025 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0114-KDIP4-3.4012.600.2025.1.APR.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)  nabycia towarów i usług,

b)  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1)  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)  wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)  (uchylona)

2)  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)  (uchylony)

4)  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)  (uchylony)

7)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności powinien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go - dla tej czynności - za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Treść powołanych przepisów wskazuje, że za podatnika podatku VAT będzie uznany tylko taki podmiot, który dokonuje czynności zmierzających do wykorzystania nabytych towarów i usług do celów działalności gospodarczej.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

1.  Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2.  Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)  przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)  na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)  w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

6)  przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

3.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:

1.  Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2.  (uchylony)

3.  Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

W świetle art. 106na ust. 4 ustawy:

W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Z opisu sprawy wynika, że podstawowym przedmiotem Państwa działalności gospodarczej jest produkcja części do maszyn i urządzeń rolniczych, które są następnie sprzedawane innym podmiotom gospodarczym, są to czynności opodatkowane podatkiem VAT. Dokumentują Państwo sprzedaż towarów lub usług fakturami ze stawką podstawową 23%, ewentualnie 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem VAT.

W ramach prowadzonej działalności nabywają Państwo od dostawców zewnętrznych zarówno towary jak i usługi, które są podstawą otrzymywanych przez Państwa faktur zawierających podatek VAT. Nabywane towary i usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce.

W związku z prowadzeniem tej działalności opodatkowanej VAT, dokonują Państwo obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Wskazane odliczenie podatku naliczonego jest dokonywane wyłącznie w przypadku braku wystąpienia negatywnych przesłanek do zastosowania odliczenia wyrażonych w art. 88 ustawy VAT, na podstawie otrzymanych Faktur Zakupu.

Mając na względzie obowiązywanie od 1 lutego 2026 r. i od 1 kwietnia 2026 r. przepisów dotyczących obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, otrzymują Państwo faktury ustrukturyzowane, wystawione przy użyciu KSeF od Dostawców zobligowanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, dokumentujących dokonane zakupy towarów i usług opodatkowane VAT. Przy weryfikacji odliczenia podatku VAT od otrzymanych Faktur Zakupu (w tym faktur ustrukturyzowanych) zauważyli Państwo, że zdarzają się sytuacje, iż niektóre z nich zostały wystawione nieprawidłowo z punktu widzenia przepisów KSeF, tj. przez podmioty, które powinny wystawić fakturę ustrukturyzowaną a wystawiły fakturę w formie papierowej lub elektronicznej.

W rezultacie otrzymują Państwo od czasu do czasu odpowiednio Faktury Zakupu poza KSeF wystawione niezgodnie z wymogami KSeF lub Faktury Zakupu wystawione z naruszeniem obowiązku ich wystawienia w KSeF. Nie można wykluczyć, że takie sytuacje będą się zdarzały przez cały 2026 rok.

Państwa wątpliwości dotyczą tego, czy przysługuje Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie Faktur Zakupu dokumentujących nabycie towarów i usług od Dostawców także w sytuacji otrzymania Faktur Zakupu wystawionych poza KSeF niezgodnie z wymogami lub wystawionych z naruszeniem obowiązku użycia KSeF.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że przysługuje Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupu które zostały wystawione przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo iż mieli oni obowiązek wystawienia faktury poprzez KSeF, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupu wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupu wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa do odliczenia.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - rozpatrzone.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.