0114-KDIP4-2.4012.578.2026.1.MC

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Spółka S.A. (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest częścią grupy kapitałowej (...) (dalej: „Grupa”). Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą w szczególności na wytwarzaniu oraz sprzedaży ciepła i energii elektrycznej. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Działalność podstawowa polegająca na sprzedaży ciepła i energii elektrycznej stanowi działalność opodatkowaną podatkiem VAT, w związku z którą Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Wnioskodawca jest pracodawcą objętym działalnością międzyzakładowych organizacji związkowych w rozumieniu ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (dalej: „ustawa”).

Funkcjonuje on w strukturze, w której międzyzakładowe organizacje związkowe działają zarówno u niego, jak i u innych pracodawców (dalej: „Pozostali Pracodawcy” lub „Podmioty Partycypujące”), obejmując swoim zakresem więcej niż jeden zakład pracy.

Na wniosek zarządów międzyzakładowych organizacji związkowych pracodawcy udzielają członkom zarządów tych organizacji zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, na zasadach określonych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa.

Pracodawca, u którego działa dana międzyzakładowa organizacja związkowa i który zatrudnia pracowników pełniących funkcje w jej organach, ponosi koszty związane z funkcjonowaniem tej organizacji.

Koszty te obejmują w szczególności koszty osobowe rzeczywiście ponoszone w związku z zatrudnieniem pracowników zwolnionych z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządach międzyzakładowych organizacji związkowych, takie jak na przykład: koszty wynagrodzeń brutto, składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracodawcę oraz składek na pracownicze programy emerytalne, o ile stanowią one element kosztów zatrudnienia.

Incydentalnie rozliczenia mogą przyjmować formę kalkulacji opartej na wskaźniku uwzględniającym przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej.

W zakresie kosztów osobowych podstawą partycypacji pozostałych pracodawców objętych działalnością danej międzyzakładowej organizacji związkowej jest co do zasady obowiązek ustawowy wynikający z art. 34¹ ust. 1 ustawy o związkach zawodowych, przy czym w niektórych przypadkach partycypacja ta może dodatkowo wynikać również z postanowień porozumienia zawartego pomiędzy pracodawcami.

W odniesieniu do zdarzenia przyszłego Spółka wskazuje, że - niezależnie od kosztów osobowych, o których mowa powyżej - w zależności od przyjętego sposobu organizacji i finansowania działalności międzyzakładowych organizacji związkowych, w przyszłości możliwe jest objęcie rozliczeniami pomiędzy pracodawcami także innych kosztów związanych z funkcjonowaniem tych organizacji, tj. dodatkowych kosztów towarzyszących funkcjonowaniu tych organizacji takie jak koszty utrzymania pomieszczeń wykorzystywanych przez organizacje związkowe (w tym koszty utrzymania czystości, drobnych napraw oraz mediów, takich jak energia elektryczna, centralne ogrzewanie, woda sanitarna i odprowadzanie ścieków), koszty amortyzacji części budynków zajmowanych przez organizacje związkowe, koszty amortyzacji oraz eksploatacji wykorzystywanych urządzeń, takich jak komputery, faksy czy kserokopiarki, a także koszty materiałów biurowych.

Rozliczenie kosztów pomiędzy pracodawcami objętymi działalnością tej samej międzyzakładowej organizacji związkowej odbywa się w ustalonych okresach rozliczeniowych.

Wyliczenie kwot obciążających poszczególnych pracodawców dokonywane jest w oparciu o procentowy podział kosztów, przy czym udział danego pracodawcy odpowiada proporcji liczby członków danej organizacji związkowej przez niego zatrudnionych w łącznej liczbie wszystkich członków tej organizacji zatrudnionych u pracodawców objętych jej działaniem.

W ramach rozliczeń pomiędzy Wnioskodawcą a innymi pracodawcami objętymi działalnością międzyzakładowych organizacji związkowych występują zatem następujące sytuacje związane z partycypacją w kosztach funkcjonowania tych organizacji:

a)  Wnioskodawca, jako pracodawca, u którego działa dana międzyzakładowa organizacja związkowa, ponosi koszty związane z jej funkcjonowaniem, obejmujące przede wszystkim koszty osobowe wskazane powyżej, a w przyszłości ewentualnie także inne koszty towarzyszące funkcjonowaniu tej organizacji, następnie dokonuje rozliczenia odpowiedniej części poniesionych kosztów na rzecz pozostałych pracodawców objętych jej działalnością;

b)  Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którzy są objęci działalnością międzyzakładowej organizacji związkowej funkcjonującej u innego pracodawcy i w związku z tym partycypuje w kosztach ponoszonych przez ten podmiot, obejmujących przede wszystkim koszty osobowe wskazane powyżej, a w przyszłości może ponosić także inne koszty towarzyszące funkcjonowaniu tej organizacji, otrzymując od tego pracodawcy dokument rozliczeniowy.

Pytania

1)  Czy w sytuacji opisanej w lit. a), polegającej na obciążaniu Podmiotów Partycypujących kosztami związanymi z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych, po stronie Wnioskodawcy dochodzi do czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?

2)  Jakim dokumentem Wnioskodawca powinien dokumentować obciążenie Podmiotów Partycypujących kosztami związanymi z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych, opisanymi w lit. a)?

3)  Czy w sytuacji opisanej w lit. b), Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT w związku z otrzymaniem faktury dokumentującej koszty związane z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji polegającej na obciążaniu Podmiotów Partycypujących kosztami związanymi z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych, po stronie Wnioskodawcy dochodzi do odpłatnego świadczenia usług podlegającego opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Ad. 2

Zdaniem Wnioskodawcy, obciążenie Podmiotów Partycypujących kosztami związanymi z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych, powinno być dokumentowane fakturą.

Ad. 3

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktury dokumentującej koszty związane z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad. 1

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, ze zm.; dalej: „ustawa o VAT”), opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega odpłatna dostawa towarów oraz odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, dostawą towarów jest przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

Natomiast zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1)  przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2)  zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3)  świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Dla uznania danej czynności za odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu VAT konieczne jest łączne spełnienie dwóch przesłanek:

• istnienie beneficjenta uzyskującego bezpośrednią korzyść ze świadczenia,
• wykonanie świadczenia w zamian za wynagrodzenie pozostające w bezpośrednim związku z tym świadczeniem.

Potwierdza to również orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (np. wyrok z 3 marca 1994 r. w sprawie C-16/93 Tolsma), zgodnie z którym czynność podlega opodatkowaniu VAT wyłącznie wtedy, gdy istnieje związek prawny pomiędzy usługodawcą i usługobiorcą, w ramach którego następuje świadczenie wzajemne, a wynagrodzenie otrzymane przez usługodawcę stanowi wartość faktycznie przekazaną w zamian za świadczenie na rzecz usługobiorcy.

Zasady funkcjonowania międzyzakładowych organizacji związkowych oraz reguły ponoszenia kosztów ich działalności przez pracodawców określa ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2026 r. poz. 549, ze zm.; dalej: „ustawa o związkach zawodowych”).

Na podstawie art. 34¹ ust. 1 tej ustawy, pracodawcy objęci działalnością międzyzakładowej organizacji związkowej ponoszą - proporcjonalnie do liczby zatrudnionych przez nich członków związku - koszty związane z zatrudnianiem osób zwolnionych z obowiązku świadczenia pracy w okresie pełnienia funkcji związkowych, w tym koszty wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne.

Jednocześnie zakres obowiązków pracodawcy związanych z zapewnieniem warunków funkcjonowania organizacji związkowych może obejmować również inne koszty związane z zapewnieniem zaplecza lokalowego i technicznego (art. 33 ust. 1 w zw. z art. 34 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych).

W tym kontekście należy wskazać, że w opisanym stanie faktycznym Wnioskodawca, jako pracodawca, u którego funkcjonuje międzyzakładowa organizacja związkowa, ponosi koszty jej działalności, obejmujące w szczególności koszty osobowe wskazane powyżej, a następnie rozlicza odpowiednią część tych kosztów z pozostałymi pracodawcami objętymi działalnością tej organizacji, przy czym podstawą tych rozliczeń jest co do zasady obowiązek ustawowy, a w niektórych przypadkach również postanowienia porozumień zawartych pomiędzy pracodawcami.

Jednocześnie - jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego - analogicznym zasadom rozliczeń mogą podlegać również inne koszty związane z funkcjonowaniem międzyzakładowej organizacji związkowej, które mogą być ponoszone przez Wnioskodawcę, w szczególności koszty utrzymania i eksploatacji pomieszczeń, mediów, amortyzacji oraz eksploatacji urządzeń technicznych, a także materiałów biurowych.

Wnioskodawca, zapewniając warunki funkcjonowania międzyzakładowej organizacji związkowej, realizuje obowiązki, które w przeciwnym wypadku obciążałyby pozostałych pracodawców. Tym samym Wnioskodawca świadczy na rzecz tych podmiotów usługę polegającą na umożliwieniu realizacji ustawowych obowiązków związanych z działalnością międzyzakładowej organizacji związkowej.

Beneficjentami tych świadczeń są konkretni pracodawcy - Podmioty Partycypujące - którzy, w zamian za pokrycie przypadającej na nich części kosztów, zostają zwolnieni z konieczności samodzielnego zapewnienia warunków niezbędnych do funkcjonowania międzyzakładowej organizacji związkowej.

Wynagrodzenie to odpowiada ustalonej proporcjonalnie części kosztów i pozostaje w bezpośrednim związku z realizowanym świadczeniem, zatem stanowi zapłatę za określoną usługę.

W konsekwencji należy uznać, że opisana czynność stanowi odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu VAT na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT.

Ad.2

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, w tym odpłatne świadczenie usług, dokonywane na rzecz podatnika podatku od towarów i usług, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, a także na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak wykazano w uzasadnieniu do pytania nr 1, w analizowanej sytuacji Wnioskodawca świadczy na rzecz Podmiotów Partycypujących odpłatne usługi utrzymania międzyzakładowych organizacji związkowych, które stanowią czynności podlegające opodatkowaniu VAT.

Przedmiotowe świadczenia stanowią odpłatne świadczenie usług w rozumieniu ustawy o VAT i są realizowane wyłącznie na rzecz podmiotów innych niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

W konsekwencji, mając na uwadze zakres podmiotowy oraz charakter tych czynności, podlegają one udokumentowaniu zgodnie z zasadami określonymi w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, tj. poprzez wystawienie faktury.

Tym samym Wnioskodawca jest zobowiązany do dokumentowania obciążenia Podmiotów Partycypujących kosztami funkcjonowania międzyzakładowych organizacji związkowych poprzez wystawienie faktury.

Powyższe znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacjach indywidualnych Dyrektora KIS z 10 czerwca 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.232.2022.2.SR oraz z 20 stycznia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1112.2025.1.OS.

Ad. 3

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, podatkiem naliczonym jest suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. 

Warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia jest zatem:

• posiadanie statusu podatnika VAT,
• wykorzystanie nabywanych towarów lub usług do wykonywania czynności opodatkowanych,
• brak przesłanek wyłączających odliczenie.

Prawo do odliczenia przysługuje zarówno w przypadku bezpośredniego, jak i pośredniego związku wydatków z działalnością opodatkowaną. Związek pośredni występuje wówczas, gdy wydatki dotyczą ogólnej działalności przedsiębiorstwa i wpływają na możliwość generowania obrotu opodatkowanego.

Koszty partycypacji w utrzymaniu międzyzakładowych organizacji związkowych stanowią element kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa jako całości i wynikają z obowiązków nałożonych na pracodawcę przepisami prawa. Ponoszenie tych kosztów jest niezbędne do zgodnego z prawem prowadzenia działalności gospodarczej, w tym działalności opodatkowanej VAT.

W konsekwencji wydatki te pozostają w pośrednim związku przyczynowo-skutkowym z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez Spółkę. Jeżeli zatem Wnioskodawca otrzymuje od innego pracodawcy - czynnego podatnika VAT - fakturę dokumentującą świadczone na jego rzecz usługi utrzymania międzyzakładowej organizacji związkowej, ma prawo do odliczenia wykazanego na niej podatku VAT.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji Dyrektora KIS z 18 stycznia 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.897.2021.1.AZ oraz z 20 stycznia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1112.2025.1.OS.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do „grona” usług każde świadczenie, które nie jest dostawą w myśl art. 7 ustawy.

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług będzie podlegało tylko to świadczenie (dostawa lub usługa), w przypadku którego istnieje konsument, tj. odbiorca świadczenia odnoszący z niego choćby potencjalną korzyść. Dopóki nie istnieje podmiot który odnosiłby lub powinien odnosić konkretne korzyści o charakterze majątkowym związanym z danym świadczeniem, dopóty świadczenie to nie będzie czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Taka konstrukcja definicji świadczenia usług jest wyrazem zasady powszechności opodatkowania podatkiem od towarów i usług transakcji dokonywanych w ramach profesjonalnego obrotu gospodarczego.

Należy wskazać, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania podlegają wszelkie transakcje, których przedmiotem jest dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem, że są one realizowane przez podatników w rozumieniu ustawy i są wykonywane w ramach działalności gospodarczej.

Pojęcie „dostawa towarów” w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, obejmuje wszelkie czynności, w ramach których następuje przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel.

Z kolei każde świadczenie niebędące dostawą towarów polegające na działaniu, zaniechaniu lub tolerowaniu czyjegoś zachowania stanowi co do zasady usługę w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Niemniej muszą być przy tym spełnione następujące warunki:

• w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (wierzyciel/nabywca) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,
• świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Należy podkreślić, że oba ww. warunki powinny być spełnione łącznie, aby świadczenie podlegało, jako usługa, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Zatem przez pojęcie świadczenia usług należy rozumieć przede wszystkim określone zachowanie się podatnika na rzecz innego podmiotu, które wynika z dwustronnego stosunku zobowiązaniowego, zakładającego istnienie podmiotu będącego odbiorcą (nabywcą usługi), jak również podmiotu świadczącego usługę. Przy czym, o ile dane zachowanie podatnika mieści się w ustawowej definicji świadczenia usług, to - co do zasady - niezbędnym elementem do uznania tego zachowania za czynność podlegającą opodatkowaniu jest spełnienie przesłanki odpłatności.

Odpłatność oznacza wykonanie czynności (dostawy towarów oraz świadczenia usług) za wynagrodzeniem. W znaczeniu potocznym wynagrodzenie to zapłata za pracę, należność. Natomiast odpłatny to taki, który wymaga zapłacenia, zwrotu kosztów, płatny.

Pod pojęciem odpłatności świadczenia usług rozumieć należy prawo podmiotu sprzedającego towar lub świadczącego usługę do żądania od nabywcy towaru, odbiorcy usługi lub osoby trzeciej zapłaty ceny lub ekwiwalentu (m.in. w postaci świadczenia wzajemnego).

Zatem, aby dana czynność (usługa) podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług musi istnieć bezpośredni związek o charakterze przyczynowym, pomiędzy świadczoną usługą a otrzymanym świadczeniem wzajemnym, w ten sposób, że zapłacone kwoty stanowią rzeczywiste wynagrodzenie za wyodrębnioną usługę świadczoną w ramach stosunku prawnego lub dochodzi do wymiany świadczeń wzajemnych. Otrzymana zapłata powinna być konsekwencją wykonania świadczenia. Wynagrodzenie musi być należne za wykonanie tego świadczenia.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo działalność gospodarczą polegającą w szczególności na wytwarzaniu oraz sprzedaży ciepła i energii elektrycznej. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Działalność podstawowa polegająca na sprzedaży ciepła i energii elektrycznej stanowi działalność opodatkowaną podatkiem VAT, w związku z którą przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Są Państwo pracodawcą objętym działalnością międzyzakładowych organizacji związkowych w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych. Funkcjonują Państwo w strukturze, w której międzyzakładowe organizacje związkowe działają zarówno u Państwa, jak i u innych pracodawców (Pozostali Pracodawcy lub Podmioty Partycypujące), obejmując swoim zakresem więcej niż jeden zakład pracy. Na wniosek zarządów międzyzakładowych organizacji związkowych pracodawcy udzielają członkom zarządów tych organizacji zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, na zasadach określonych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa. Pracodawca, u którego działa dana międzyzakładowa organizacja związkowa i który zatrudnia pracowników pełniących funkcje w jej organach, ponosi koszty związane z funkcjonowaniem tej organizacji.

Koszty te obejmują w szczególności koszty osobowe rzeczywiście ponoszone w związku z zatrudnieniem pracowników zwolnionych z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządach międzyzakładowych organizacji związkowych, takie jak na przykład: koszty wynagrodzeń brutto, składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracodawcę oraz składek na pracownicze programy emerytalne, o ile stanowią one element kosztów zatrudnienia. Incydentalnie rozliczenia te mogą przyjmować formę kalkulacji opartej na wskaźniku uwzględniającym przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej.

W zakresie kosztów osobowych podstawą partycypacji pozostałych pracodawców objętych działalnością danej międzyzakładowej organizacji związkowej jest co do zasady obowiązek ustawowy wynikający z art. 34¹ ust. 1 ustawy o związkach zawodowych, przy czym w niektórych przypadkach partycypacja ta może dodatkowo wynikać również z postanowień porozumienia zawartego pomiędzy pracodawcami.

Niezależnie od kosztów osobowych - w zależności od przyjętego sposobu organizacji i finansowania działalności międzyzakładowych organizacji związkowych, w przyszłości możliwe jest objęcie rozliczeniami pomiędzy pracodawcami także innych kosztów związanych z funkcjonowaniem tych organizacji, tj. dodatkowych kosztów towarzyszących funkcjonowaniu tych organizacji takie jak koszty utrzymania pomieszczeń wykorzystywanych przez organizacje związkowe (w tym koszty utrzymania czystości, drobnych napraw oraz mediów, takich jak energia elektryczna, centralne ogrzewanie, woda sanitarna i odprowadzanie ścieków), koszty amortyzacji części budynków zajmowanych przez organizacje związkowe, koszty amortyzacji oraz eksploatacji wykorzystywanych urządzeń, takich jak komputery, faksy czy kserokopiarki, a także koszty materiałów biurowych.

Rozliczenie kosztów pomiędzy pracodawcami objętymi działalnością tej samej międzyzakładowej organizacji związkowej odbywa się w ustalonych okresach rozliczeniowych. Wyliczenie kwot obciążających poszczególnych pracodawców dokonywane jest w oparciu o procentowy podział kosztów, przy czym udział danego pracodawcy odpowiada proporcji liczby członków danej organizacji związkowej przez niego zatrudnionych w łącznej liczbie wszystkich członków tej organizacji zatrudnionych u pracodawców objętych jej działaniem.

W ramach rozliczeń pomiędzy Państwem a innymi pracodawcami objętymi działalnością międzyzakładowych organizacji związkowych występują następujące sytuacje związane z partycypacją w kosztach funkcjonowania tych organizacji:

a)  Państwo, jako pracodawca, u którego działa dana międzyzakładowa organizacja związkowa, ponoszą koszty związane z jej funkcjonowaniem, obejmujące przede wszystkim koszty osobowe wskazane powyżej, a w przyszłości ewentualnie także inne koszty towarzyszące funkcjonowaniu tej organizacji, następnie dokonuje rozliczenia odpowiedniej części poniesionych kosztów na rzecz pozostałych pracodawców objętych jej działalnością,

b)  zatrudniają Państwo pracowników, którzy są objęci działalnością międzyzakładowej organizacji związkowej funkcjonującej u innego pracodawcy i w związku z tym partycypują w kosztach ponoszonych przez ten podmiot, obejmujących przede wszystkim koszty osobowe wskazane powyżej, a w przyszłości mogą ponosić także inne koszty towarzyszące funkcjonowaniu tej organizacji, otrzymując od tego pracodawcy dokument rozliczeniowy.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia:

• czy w sytuacji opisanej w lit. a), polegającej na obciążaniu Podmiotów Partycypujących kosztami związanymi z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych, po Państwa stronie dochodzi do czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (pytanie nr 1),
• jakim dokumentem powinni Państwo dokumentować obciążenie Podmiotów Partycypujących kosztami związanymi z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych, opisanymi w lit. a) (pytanie nr 2),
• czy w sytuacji opisanej w lit. b), przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT w związku z otrzymaniem faktury dokumentującej koszty związane z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych (pytanie nr 3).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy wskazać, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania, podlegają wszelkie transakcje, których przedmiotem jest dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem, że są one realizowane przez podatników w rozumieniu ustawy i wykonywane w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy:

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Zasady działania międzyzakładowych organizacji związkowych regulują przepisy ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 549), zwanej dalej ustawą o związkach zawodowych.

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych:

Na podstawie art. 25 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych:

Według art. 25 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych:

W myśl art. 31 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych:

Stosownie do art. 31 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych:

Jak stanowi art. 33 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych:

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych:

Zgodnie z art. 34¹ ust. 1 ustawy o związkach zawodowych:

Należy zauważyć, że w świetle przywołanych przepisów ustawy o związkach zawodowych, na zakładzie pracy (pracodawcy) ciąży obowiązek ponoszenia kosztów (w tym kosztów wynagrodzeń i składek członkowskich) m.in. pracownika zwolnionego z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej.

Natomiast w przypadku międzyzakładowej organizacji związkowej, w kosztach tych powinny partycypować również pozostałe podmioty, których pracownicy są członkami tej organizacji, ponieważ w tym przypadku również to na zakładzie pracy ciąży obowiązek ponoszenia tych kosztów.

Tak więc pozostałe zakłady pracy, których pracownicy są członkami międzyzakładowej organizacji związkowej, stają się beneficjentami czynności wykonywanych przez zakład pracy, który zwolnił pracownika z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządzie międzyzakładowej organizacji związkowej.

Zatem mając na uwadze przedstawione we wniosku we wniosku okoliczności sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że w sytuacji opisanej w lit. a), polegającej obciążaniu Podmiotów Partycypujących kosztami związanymi z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych otrzymane od pracodawców (Podmiotów Partycypujących) kwoty na pokrycie kosztów związanych z funkcjonowaniem międzyzakładowej organizacji związkowej (zarówno kosztów osobowych, jak i innych rzeczowych kosztów towarzyszących funkcjonowaniu międzyzakładowej organizacji związkowej) stanowią wynagrodzenie za świadczenie usług na rzecz Podmiotów Partycypujących podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy w związku z art. 8 ust. 1 ustawy.

Dla potrzeb podatku VAT pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do grona usług każde świadczenie, które nie jest dostawą w myśl art. 7 ustawy. Zauważyć jednak należy, że usługą będzie tylko takie świadczenie, w przypadku którego istnieje bezpośredni konsument, odbiorca świadczenia odnoszący korzyść o charakterze majątkowym. W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Przy czym, związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie.

Biorąc pod uwagę okoliczności przedstawionej we wniosku sprawy należy stwierdzić, że wszystkie powyższe warunki są/będą spełnione.

Jak wynika z opisu sprawy, Państwa usługa ma charakter odpłatny, bowiem wartość wynagrodzenia należnego Państwu stanowi konkretną kwotę stanowiącą pokrywane przez pracodawców (Podmioty Partycypujące) koszty osobowe, jak i inne rzeczowe koszty towarzyszące funkcjonowaniu międzyzakładowej organizacji związkowej.

W konsekwencji dochodzi do zapłaty za określone działanie (utrzymanie organizacji międzyzwiązkowej), a tym samym występuje relacja świadczenie - wymagane wynagrodzenie. Występuje zatem bezpośredni związek między konkretną usługą a zapłatą. Zapłata ta nie jest samoistnym transferem środków - stanowi ekwiwalent za konkretną usługę jaką jest utrzymanie organizacji międzyzwiązkowej. Przekazane środki przez Podmioty Partycypujące stanowią kwoty należne z tytułu tego, że jeden podmiot (Państwo) podejmuje konkretne działania na rzecz innych podmiotów (Podmiotów Partycypujących - nabywców).

Można zatem wnioskować, że gdyby nie wykonanie działań z Państwa strony obowiązek zapłaty ze strony Podmiotów Partycypujących by nie wystąpił. To pozwala twierdzić że istnieje warunek wzajemności, tj. z Państwa strony - świadczenie, a ze strony Podmiotów Partycypujących - płatność.

W konsekwencji wynagrodzenie (kwoty stanowiące koszty osobowe, jak i inne rzeczowe koszty towarzyszące funkcjonowaniu międzyzakładowej organizacji związkowej) jakie otrzymują Państwo od Podmiotów Partycypujących w kosztach świadczenia jakim jest usługa utrzymania międzyzakładowej organizacji związkowej, stanowi to dla Państwa odpłatność za świadczoną przez Państwa usługę. W związku z powyższym, obciążając Podmioty Partycypujące kosztami związanymi z utrzymaniem międzyzakładowej organizacji związkowej świadczą Państwo na rzecz Partycypujących usługę utrzymania związków zawodowych podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy w związku z art. 8 ust. 1 ustawy.

Reasumując, należy stwierdzić, że kwoty na pokrycie kosztów osobowe, jak i innych rzeczowych kosztów towarzyszących funkcjonowaniu międzyzakładowej organizacji związkowej, którymi obciążają Państwo Podmioty Partycypujące, stanowią wynagrodzenie związane z wykonaniem usług w zakresie utrzymania międzyzakładowej organizacji związkowej. Tym samym, stwierdzić należy, że usługa utrzymania międzyzakładowej organizacji związkowej świadczona przez Państwa na rzecz Podmiotów Partycypujących, podlega/będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy w zw. z art. 8 ust. 1 ustawy.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 2 należy wskazać, że zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Z powyższych przepisów wynika, że faktura dokumentuje dokonanie sprzedaży, przez którą rozumie się odpłatne wydanie towaru lub odpłatne świadczenie usług, czyli czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT.

Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT.

Jak ustalono powyżej, w sytuacji opisanej w lit. a), polegającej obciążaniu Podmiotów Partycypujących kosztami związanymi z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych otrzymane od pracodawców (Podmiotów Partycypujących) kwoty na pokrycie kosztów związanych z funkcjonowaniem międzyzakładowej organizacji związkowej (zarówno kosztów osobowych, jak i innych rzeczowych kosztów towarzyszących funkcjonowaniu międzyzakładowej organizacji związkowej) stanowią wynagrodzenie za świadczenie usług na rzecz Podmiotów Partycypujących. Usługa utrzymania międzyzakładowej organizacji związkowej świadczona przez Państwa na rzecz Podmiotów Partycypujących, podlega/będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy w zw. z art. 8 ust. 1 ustawy.

Zatem Państwa świadczenie związane z wykonaniem na rzecz Podmiotów Partycypujących usług w zakresie utrzymania międzyzakładowej organizacji związkowej należy udokumentować fakturą, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Ponadto odnosząc się do Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 3 należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Na podstawie art. 88 ust. 4 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ponadto należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Odliczenia podatku naliczonego, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, może więc dokonać zarejestrowany czynny podatnik podatku VAT pod warunkiem, że nabyte towary i usługi są lub będą związane z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez tego podatnika.

Zatem stosownie do cytowanych wyżej przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Przedstawiona powyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z usługami i towarami, które nie są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego, jako integralna część systemu VAT, w zasadzie nie może być ograniczane ani pod względem czasu, ani też pod względem zakresu przedmiotowego. Nie jest to bowiem wyjątkowy przywilej podatnika, lecz jego fundamentalne prawo. Możliwość wykonania tego prawa powinna być zapewniona niezwłocznie i względem wszystkich kwot podatku, które zostały pobrane (naliczone) od transakcji związanych z zakupami.

Ustawa o podatku od towarów i usług ustanawia zasadę tzw. niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego. Zasada ta wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego nie musi czekać aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej.

Istotna jest intencja nabycia - jeśli dany towar (usługa) ma służyć wykonywaniu czynności opodatkowanych, wówczas po spełnieniu wymienionych w art. 86 ustawy wymogów formalnych, odliczenie jest prawnie dozwolone, oczywiście jeżeli nie wyłączają go inne przepisy ustawy lub aktów wykonawczych.

Decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży (towary handlowe) lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług będących przedmiotem dostawy. Bezpośrednio wiążą się więc z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast o pośrednim związku nabywanych towarów i usług z działalnością przedsiębiorcy można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa - mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganym przez podatnika obrotem opodatkowanym. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez podmiot obrotu. Najczęściej do wydatków mających pośredni wpływ na wykonywanie czynności opodatkowanych zalicza się koszty reprezentacji i reklamy, wydatki związane z udziałem w targach, konferencjach, koszty doradztwa podatkowego itp.

Podkreślić przy tym należy, iż ciężar wykazania związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług, a powstaniem obrotu spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Jednocześnie podkreślić należy, iż ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zatem mając na uwadze przedstawione we wniosku okoliczności sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że w analizowanym przypadku przysługuje Państwu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w związku z otrzymaniem faktury dokumentującej koszty związane z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy.

Wskazali Państwo, że prowadzą działalność gospodarczą polegającą w szczególności na wytwarzaniu oraz sprzedaży ciepła i energii elektrycznej. Są Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Działalność podstawowa polegająca na sprzedaży ciepła i energii elektrycznej stanowi działalność opodatkowaną podatkiem VAT, w związku z którą przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Zatrudniają Państwo pracowników, którzy są objęci działalnością międzyzakładowej organizacji związkowej funkcjonującej u innego pracodawcy i w związku z tym partycypują Państwo w kosztach ponoszonych przez ten podmiot, obejmujących przede wszystkim koszty osobowe, a w przyszłości także inne koszty towarzyszące funkcjonowaniu tej organizacji, otrzymując od tego pracodawcy dokument rozliczeniowy (fakturę).

Zatem należy uznać, że koszty związane z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych, którymi obciążaj Państwa inni pracodawcy stanowią element funkcjonowania Państwa przedsiębiorstwa. Tym samym przedmiotowe wydatki należy uznać, za wydatki służące w pośredni sposób prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej opodatkowanej podatkiem od towarów i usług.

W konsekwencji, w sytuacji opisanej w lit. b), przysługuje Państwu/będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w związku z otrzymaniem faktur dokumentujących koszty związane z utrzymaniem międzyzakładowych organizacji związkowych, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, o ile nie zaistnieją przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r., poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.