0114-KDIP4-1.4012.371.2026.1.AM

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 20 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A. Spółka z o. o., NIP: (…) [dalej: Spółka, Wnioskodawca lub A.] jest osobą prawną, polskim rezydentem podatkowym dla celów podatku dochodowego od osób prawnych [dalej: CIT] i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług [dalej: VAT].

Działalność gospodarcza Spółki obejmuje przede wszystkim świadczenie szeroko rozumianych usług budowlanych i budowlano-montażowych w formule (…). Przedmiotowe czynności podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT według zasad ogólnych lub w określonych ustawowo przypadkach opodatkowanych preferencyjnie (np. w trybie art. 41 ust. 2 w związku z ust. 12 VAT), i są one dokumentowane przez Spółkę za pomocą faktur, od dnia 1 lutego 2026 r. wystawianych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, tj. co do zasady w trybie art. 106ga VAT. Wnioskodawca dokonuje odpłatnych dostaw towarów oraz odpłatnego świadczenia usług na terytorium Polski, przy czym świadczenia te dokonywane są przede wszystkim na rzecz podatników w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, prowadzących działalność gospodarczą. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, które są następnie wykorzystywane dla potrzeb prowadzenia bieżącej działalności gospodarczej, tj. do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur [dalej: KSeF], z uwagi na osiągnięty w 2024 r. poziom sprzedaży brutto, Spółka podjęła niezbędne działania przygotowawcze mające na celu dostosowanie procesów wewnętrznych do nowych wymogów w zakresie fakturowania. Obejmują one zarówno wdrożenie rozwiązań technicznych i organizacyjnych umożliwiających wystawianie faktur sprzedażowych w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF, jak również dostosowanie procedur do prawidłowego odbierania faktur wystawianych przez kontrahentów (dostawców i usługodawców) w tym systemie. Jednocześnie jednak Spółka liczy się z tym, że po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF inni podatnicy mogą być w różnym stopniu przygotowani do wystawiania faktur w tym systemie, co w praktyce może prowadzić do wystąpienia różnych sytuacji dotyczących sposobu wystawiania faktur przez dostawców Spółki i ich otrzymywania przez Spółkę. W szczególności, w ocenie Spółki, z uwagi na odroczenie do 1 stycznia 2027 r. wejścia w życie sankcji z tytułu wystawiania faktur z pominięciem KSeF, w 2026 r. mogą powszechnie występować sytuacje, w których dostawcy i usługodawcy Spółki nadal dokumentować będą dokonywane na rzecz Spółki dostawy towarów bądź usług z wykorzystaniem tradycyjnych faktur (tj. w formie elektronicznej bądź papierowej).

Tym samym, Wnioskodawca nie może wykluczyć, że pomimo wejścia w życie przepisów nakładających na największych podatników od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, część faktur zakupowych otrzymywanych przez Spółkę zostanie wystawiona, poza tym systemem. Analogicznie, niektórzy dostawcy Spółki mogą nadal, nawet do końca 2026 r., wysyłać faktury poza systemem KSeF, mimo iż obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczyć ich będzie od 1 kwietnia 2026 r. Przykładowo, może się zdarzyć, że kontrahent Spółki - mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, poprzez KSeF - wystawi fakturę w formacie elektronicznym (np. PDF) lub w formie papierowej i prześle ją bezpośrednio do Spółki, z pominięciem KSeF. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą wynikać z okoliczności faktycznych lub prawnych, takich jak błędna ocena statusu podatkowego kontrahenta, uznanie, iż nie jest on objęty obowiązkiem stosowania KSeF z uwagi na brak siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, bądź też z przyczyn natury techniczno-organizacyjnej uniemożliwiających dostawcy wystawienie faktury w wymaganej przepisami VAT formie.

Co więcej Spółka nie może wykluczyć sytuacji, że część jej dostawców i usługodawców po doręczeniu Spółce faktur w formacie elektronicznym lub papierowym następnie doręczy Spółce te faktury ponownie przy użyciu KSeF. Do takich sytuacji dochodzić może na skutek, np. działań organów podatkowych prowadzących czynności sprawdzające wobec dostawców i podwykonawców Spółki albo na skutek działań własnych tych podmiotów zmierzających do ograniczenia ich ryzyka podatkowego w zakresie stosowania przepisów VAT.

Niezależnie od sposobu jego wystawienia dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji będzie faktura otrzymana przez Spółkę poza KSeF w formacie elektronicznym (np. PDF) lub papierowej albo też faktura ustrukturyzowana otrzymana w KSeF. Spółka będzie również dysponować dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste wykonanie świadczenia udokumentowanego taką fakturą, takimi jak przykładowo: umowa, zamówienie, protokół odbioru towaru lub wykonania usługi, potwierdzenie dokonania płatności, co będzie umożliwiało Spółce przeprowadzenie odpowiedniej kontroli biznesowej ustalającej ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towaru lub świadczeniem usługi, zapewniającej w szczególności autentyczność pochodzenia czy integralność oraz czytelność faktury. Zakup towarów bądź usług udokumentowany w ten sposób dotyczyć będzie działalności Spółki opodatkowanej podatkiem VAT, przy czym obniżenie podatku należnego o podatek naliczony VAT z tych zakupów będzie się odbywać z zastosowaniem ograniczeń wskazanym w art. 88 czy art. 86a VAT.

Pytania

1.  Czy w przypadku otrzymania przez Spółkę faktury zakupowej w postaci elektronicznej (np. PDF) lub papierowej, wystawionej Spółce poza KSeF przez podmiot zobowiązany już do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, Spółce przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z takiego dokumentu, a jeżeli tak – to czy prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma taką fakturę, z zastrzeżeniem art. 86 ust. 10, ust. 10c, ust. 10e i ust. 19a VAT?

2.  Czy w przypadku następczego (tj. już po doręczeniu Spółce faktur w postaci elektronicznej lub papierowej) otrzymania przez Spółkę faktury ustrukturyzowanej w KSeF Spółka nie będzie zobligowana do skorygowania odliczenia podatku naliczonego VAT z faktur otrzymanych uprzednio w postaci elektronicznej lub papierowej, dokumentujących te same transakcje dostaw i usług, a w konsekwencji nie będzie miała prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF, z uwagi na uprzednie prawidłowe odliczenie VAT naliczonego z faktur wystawionych i otrzymanych w postaci elektronicznej np. PDF lub papierowej?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanego przez Spółkę stanu faktycznego i zdarzeń przyszłych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących rzeczywiste czynności gospodarcze dokonane pomiędzy Spółką a jej dostawcami, spełniających materialnoprawne przesłanki odliczenia, przy jednoczesnym braku wystąpienia przesłanek negatywnych skutkujących wyłączeniem tego prawa wskazanych w art. 88 VAT. Uprawnienie to pozostaje niezależne od formy wystawienia faktur przez dostawców oraz sposobu ich doręczenia Spółce, w tym również w przypadku wystawienia przez dostawcę faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur, mimo iż dostawca będzie już objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Na wstępie należy podkreślić, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje - w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych - prawo do odliczenia podatku naliczonego, z zastrzeżeniem przepisów szczególnych.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwota podatku naliczonego obejmuje łączną wartość podatku wykazanego na fakturach otrzymanych przez podatnika w związku z nabyciem towarów lub usług bądź dokonaniem w całości bądź w części zapłaty przed realizacją dostawy towarów lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 2 ustawy o VAT:

·      pkt 31 - fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane przepisami ustawy oraz aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie,

·      pkt 32 - fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym,

·      pkt 32a - fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu KSeF, której został nadany numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie.

Przepis art. 86 ust. 1 ustawy o VAT realizuje jedną z podstawowych zasad tego podatku wskazując, że podatnik jest uprawniony do odliczenia VAT w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Przy czym, zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi, m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług bądź dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Kwestia ustalenia okresu rozliczeniowego, w którym podatnik jest uprawniony do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, została kompleksowo uregulowana w art. 86 ust. 10, ust. 10b pkt 1, ust. 11 oraz ust. 13 ustawy o VAT. Z przepisów tych wynika, że prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym po stronie dostawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Ponadto podatnik może zrealizować to uprawnienie w deklaracji za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych — w przypadku rozliczeń miesięcznych albo w deklaracji za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych — w przypadku rozliczeń kwartalnych (art. 86 ust. 11). W sytuacji niewykazania podatku naliczonego w tych terminach podatnik zachowuje możliwość dokonania korekty deklaracji w terminie pięciu lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia (art. 86 ust. 3), z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w ustawie.

Oczywiście w przypadku faktur korygujących korekta (zmniejszenie) odliczenia podatku naliczonego powinna zgodnie z treścią art. 86 ust. 19a ustawy VAT zostać dokonana co do zasady nie później niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę korygującą.

W dalszej kolejności należy wskazać, iż ustawodawca w art. 88 ustawy VAT ustanowił zamknięty katalog tzw. negatywnych przesłanek prawa do odliczenia podatku naliczonego. Obejmuje on m.in. przypadki, gdy faktura dokumentuje zakup usług noclegowych bądź gastronomicznych, faktura została wystawiona przez podmiot nieistniejący, dokumentuje czynność niepodlegającą opodatkowaniu lub zwolnioną z podatku lub zawiera dane niezgodne z rzeczywistością. Ponadto, zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy VAT, prawo do odliczenia nie przysługuje podatnikom niezarejestrowanym jako podatnicy VAT czynni, z pewnymi wyjątkami.

Oznacza to, że jedynie zaistnienie przesłanek wskazanych w art. 88 skutkuje ustawowym wyłączeniem prawa do odliczenia, niezależnie od spełnienia pozostałych warunków materialnoprawnych. Negatywne przesłanki mają charakter bezwzględny i ich wystąpienie stanowi normatywną przeszkodę w realizacji prawa do odliczenia.

Z powołanych regulacji wynika, iż prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie podmiotom, które łącznie spełniają ustawowe przesłanki - posiadają status podatnika w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, nabyte towary lub usługi są przez nich wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (bądź czynności z nimi zrównanych), a kwota podatku naliczonego wynika z otrzymanej faktury. Spełnienie powyższych warunków stanowi niezbędny element realizacji prawa do odliczenia VAT. Jednocześnie ustawodawca w art. 88 ustawy VAT wskazał zamknięty katalog przesłanek negatywnych, których wystąpienie prowadzi do ustawowego wyłączenia prawa do odliczenia. Katalog ten nie podlega jednocześnie wykładni rozszerzającej, a ograniczenie prawa do odliczenia, jeśli pozostałe warunki przewidziane w art. 86 ustawy o VAT są spełnione, może nastąpić wyłącznie w przypadkach wyraźnie przewidzianych w tym przepisie.

W kontekście pytań postawionych przez Spółkę, konieczne jest odniesienie się do obowiązku wystawienia faktury, który został uregulowany w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT.

Zgodnie z tym przepisem podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej m.in.:

·      sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, na rzecz innego podatnika oraz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

·      otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży (z pewnymi wyjątkami).

Odnosząc się natomiast do opisanego stanu faktycznego i zdarzeń przyszłych, jako że ich zaistnienie analizowane winno być w kontekście przepisów ustawy o VAT w kształcie obowiązującym od 1 lutego 2026 r., należy wskazać na następujące kwestie.

Zgodnie z ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF wszedł w życie 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT w 2024 r. przekroczyła kwotę 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten został rozszerzony na wszystkich pozostałych podatników, z wyjątkiem np. tych, u których wartość sprzedaży brutto w miesiącu nie przekracza kwoty 10 tys. zł. Dla tych podmiotów obowiązek wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF zaistnieje od 1 stycznia 2027 r. Kolejne zmiany do ostatecznych przepisów regulujących zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych wprowadzone zostały ustawą z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

W efekcie, na mocy art. 106ga ust. 1-4 ustawy VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

·      podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;

·      obowiązek ten nie będzie dotyczył określonych podmiotów (np. podmiotów zagranicznych, nie posiadających stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce) i sprzedaży na rzecz określonych podmiotów (np. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej);

·      w przypadkach wskazanych w art. 106ga ust. 2 (tj. w przypadkach, gdy nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych), podatnicy będą uprawnieni do wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w formie papierowej. W określonych przypadkach, podatnicy będą jednak mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych - przykładowo dokumentując świadczenia na rzecz konsumentów.

Z powyższego wynika, że faktury ustrukturyzowane powinny być wystawiane, ale też otrzymywane przy użyciu KSeF. Tym samym, faktura wystawiona i doręczona Spółce z pominięciem KSeF nie powinna być w ogóle uznawana za fakturę ustrukturyzowaną. W przypadku jej doręczenia Wnioskodawcy w postaci elektronicznej (np. PDF) lub papierowej - momentem otrzymania takiej faktury jest data jej faktycznego wpływu do Spółki. Konsekwentnie, w przypadku, gdy faktura zostanie przekazana Spółce jako nabywcy w sposób inny niż za pośrednictwem systemu KSeF, nie ulega wątpliwości, że za moment jej otrzymania należy uznać dzień jej faktycznego doręczenia Spółce.

Analizując przedstawiony stan faktyczny i zdarzenie przyszłe w kontekście obowiązujących przepisów, należy wskazać, że Wnioskodawca - w odniesieniu do opisanych w treści wniosku stanów faktycznego i przyszłych - spełnia tzw. pozytywne przesłanki warunkujące powstanie prawa do odliczenia podatku naliczonego, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Nabyte towary i usługi są lub będą bowiem wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, a dokumentacja transakcji jest lub będzie miała postać faktury w rozumieniu art. 2 pkt 31-32a ustawy o VAT. Jednocześnie w opisanych przypadkach nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 tej ustawy, które mogłyby skutkować ustawowym wyłączeniem prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Należy przy tym zauważyć, że zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 lutego 2026 r., faktury zakupowe wystawiane przez kontrahentów Spółki zobowiązanych do korzystania z KSeF powinny być sporządzane w formie faktur ustrukturyzowanych i udostępniane Spółce za pośrednictwem tego systemu. Wnioskodawca nie wyklucza jednak, że w praktyce część kontrahentów - pomimo ustawowego obowiązku - wystawia faktury w sposób z tymi regulacjami niezgodny, co opisane zostało jako stan faktyczny w treści niniejszego wniosku.

Co więcej Spółka nie może wykluczyć sytuacji, że cześć jej dostawców i usługodawców następczo, tj. już po doręczeniu Spółce faktur w postaci elektronicznej lub papierowej następnie doręczy Spółce te faktury ponownie przy użyciu KSeF.

Niezależnie jednak od istniejącego po stronie dostawców obowiązku wystawienia faktur w sposób ustrukturyzowany i doręczenia ich Spółce za pośrednictwem KSeF, w świetle obowiązujących regulacji sposób wystawienia i doręczenia faktury ma charakter wtórny wobec przesłanek materialnych odliczenia podatku naliczonego. Sam fakt, że dokument zostanie przekazany poza KSeF - w formie dokumentu elektronicznego np. PDF lub w formie papierowej — nie stanowi sam w sobie podstawy do odmowy prawa do odliczenia po stronie nabywcy. Uchybienia dotyczące formy i kanału wystawienia faktury odnoszą się bowiem do sfery formalnej leżącej po stronie wystawcy i nie zostały wskazane przez ustawodawcę w zamkniętym katalogu wyłączeń prawa do odliczenia określonym w art. 88 ustawy o VAT. Skoro ustawodawca enumeratywnie zakreślił sytuacje skutkujące pozbawieniem podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT, to nie jest dopuszczalne rozszerzanie tego katalogu w drodze wykładni, która byłaby wykładnią rozszerzającą a więc niedopuszczalną.

Odnosząc powyższe do opisanego w treści wniosku stanu faktycznego i zdarzeń przyszłych, każdorazowo przy założeniu, że po stronie dostawcy istnieć już będzie obowiązek podatkowy w podatku należnym VAT z tytułu dokonanej dostawy, należy uznać, że faktura wystawiona w postaci tradycyjnej (elektronicznej np. PDF lub papierowej, wystawiona poza KSeF) przez podatnika zobowiązanego do korzystania z systemu KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych, może stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego VAT, jeżeli dokumentuje faktyczną transakcję gospodarczą. W analizowanym przypadku przesłanki materialne, wynikające z art. 86 ustawy VAT, są bowiem spełnione, zaś przesłanki negatywne z art. 88 tej ustawy nie występują.

W zakresie momentu powstania i realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego zastosowanie znajdują art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 w zw. z art. 86 ust. 11 i 13 ustawy o VAT. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym po stronie dostawcy powstał obowiązek podatkowy w podatku należnym, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym Spółka jako nabywca otrzymała fakturę. W przypadku faktur funkcjonujących w reżimie KSeF, za moment ich otrzymania należy uznać dzień nadania fakturze numeru identyfikującego w systemie (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Natomiast w odniesieniu do dokumentów przekazanych poza KSeF - dzień ich faktycznego doręczenia Spółce. Faktyczny moment otrzymania takiej faktury w postaci elektronicznej lub papierowej będzie więc wyznaczał moment, w którym Spółka nabędzie prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Z perspektywy obowiązków formalnych istniejących po stronie dostawców Spółki, od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. będą oni zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, z enumeratywnie wskazanymi wyjątkami. Obowiązek ten ciąży jednak wyłącznie na wystawcy i jego niedochowanie stanowi uchybienie formalne, które nie może jednak samoistnie skutkować odmową prawa do odliczenia VAT po stronie nabywcy.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Wnioskodawcy w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniach przyszłych Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wynikającego z otrzymanych faktur, przy spełnieniu przesłanek określonych w art. 86 ustawy o VAT i braku przesłanek negatywnych z art. 88. Moment realizacji tego prawa należy ustalać zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1, z możliwością rozliczenia w kolejnych okresach na zasadach przewidzianych w art. 86 ust. 11. W szczególności, w odniesieniu do faktur wystawionych poza KSeF (w tym w formacie pdf lub w postaci papierowej), prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym faktura taka została faktycznie doręczona Spółce.

Powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie w utrwalonej praktyce interpretacyjnej organów podatkowych. Przykładowo, potwierdzają je m.in. następujące interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• z 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG), w której wskazano, że: Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
• z 4 marca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA), w której wskazano, że: Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. W konsekwencji: czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
• z 19 marca 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK), w której wskazano, że: W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e‑Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). (...) Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Wnioskodawcy (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Wnioskodawcę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Analogiczne konkluzje wynikają z interpretacji Dyrektora KIS wydanych: 12 sierpnia 2025 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG), 13 października 2025 r. (nr 0113- KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN) oraz 20 października 2025 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA) oraz 2 kwietnia 2026 r. (nr 0114-KDIP4-2.4012.146.2026.1.MC).

To podejście powinno mieć w ocenie Spółki również zastosowanie w sytuacji, gdyby następczo Spółka otrzymała od dostawców lub usługodawców fakturę ustrukturyzowaną wystawioną ponownie przy użyciu KSeF. W takim przypadku w ocenie Spółki nie ma podstaw do korekty dokonanego uprzednio odliczenia VAT naliczonego na podstawie faktur doręczonych Spółce pierwotnie w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej.

Co do zasady bowiem, taka faktura ustrukturyzowana wystawiona ponownie z użyciem KSeF, będzie stanowić jedynie wypełnienie wymogów formalnych po stronie dostawcy lub usługodawcy jako podatnika VAT. Z perspektywy jednak terminu rozliczenia podatku naliczonego po stronie Spółki następcze wystawienie dla tej samej transakcji faktury ustrukturyzowanej w KSeF powinno pozostać neutralne, ponieważ podatek naliczony został już prawidłowo rozliczony na podstawie faktur wystawionych i otrzymanych w postaci elektronicznej lub papierowej.

Spółka w tym względzie stoi na stanowisku, że następcze wystawienie faktury ustrukturyzowanej, w sytuacji pierwotnego wystawienia faktury w postaci elektronicznej lub papierowej, można by nawet traktować jako działanie nieprawidłowe z perspektywy przepisów o VAT. Jednak w takiej sytuacji Spółka uznaje, że jest to forma sanacji błędu dokonywana przez jej kontrahentów lub wymuszana na nich przez organy podatkowe w drodze czynności sprawdzających lub kontrolnych, a zatem działanie, które nie powinno mieć wpływu na sytuację podatkową Spółki jako nabywcy, z uwagi na fakt, iż ma ona ograniczone możliwości prawne wpływania na kontrahenta w sferze jego obowiązków podatkowych.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniach przyszłych będzie ona uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT na podstawie otrzymanych dokumentów, przy czym należy uznać, że momentem otrzymania faktury w opisywanym stanie faktycznym i zdarzeniach przyszłych jest moment faktycznego otrzymania przez Spółkę dokumentu faktury w postaci elektronicznej np. PDF lub papierowej. Będzie to możliwe z uwagi na spełnienie materialnoprawnych podstaw odliczenia podatku naliczonego VAT, w szczególności udokumentowane zakupy związane będą z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, opodatkowaną VAT. Jednocześnie, nie zaistnieje żadna z przesłanek negatywnych przewidzianych w art. 88 ustawy o VAT.

W ocenie Spółki również następcze (tj. już po doręczeniu Spółce faktur w postaci elektronicznej lub papierowej) otrzymanie przez nią w zakresie tych samych transakcji zakupu faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez jej kontrahentów ponownie z użyciem KSeF nie będzie wpływało na zmianę terminu rozliczenia podatku naliczonego VAT w odniesieniu do przedmiotowych transakcji, tj. nie będzie powodowało konieczności korygowania odliczenia podatku naliczonego dokonanego z faktur otrzymanych uprzednio w postaci elektronicznej lub papierowej.

W świetle powyższego Spółka wnosi o uznanie jej stanowiska za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą”:

Art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, gdy:

• podatek odlicza zarejestrowany czynny podatnik podatku od towarów i usług,
• towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika. Ta zasada wyłącza jednocześnie możliwość odliczania podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli gdy są wykorzystywane do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje pod warunkiem, że:

•      spełnione zostały przesłanki pozytywne, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy oraz

•      nie zaistniały przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.

W art. 88 ustawy przedstawiona jest lista wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Art. 88 ust. 3a ustawy:

Art. 88 ust. 4 ustawy:

Art. 86 ust. 10 ustawy:

Art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Art. 86 ust. 10c ustawy:

Art. 86 ust. 11 ustawy:

Art. 86 ust. 13 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Art. 15 ust. 1 ustawy:

Art. 15 ust. 2 ustawy:

Art. 106b ust. 1 ustawy:

Art. 2 pkt 31, pkt 32, pkt 32a ustawy:

Art. 106ga ustawy:

Art. 106gb ust. 8 ustawy:

Art. 106na ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT. Państwa działalność gospodarcza obejmuje świadczenie szeroko rozumianych usług budowlanych i budowlano-montażowych w formule (…). Przedmiotowe czynności podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT według zasad ogólnych lub w określonych ustawowo przypadkach opodatkowanych preferencyjnie. Dokonują Państwo odpłatnych dostaw towarów i odpłatnego świadczenia usług.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi, które są następnie wykorzystywane dla potrzeb prowadzenia bieżącej działalności gospodarczej, tj. do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur [dalej: KSeF], z uwagi na osiągnięty w 2024 r. poziom sprzedaży brutto, podjęli Państwo niezbędne działania przygotowawcze mające na celu dostosowanie procesów wewnętrznych do nowych wymogów w zakresie fakturowania. Obejmują one zarówno wdrożenie rozwiązań technicznych i organizacyjnych umożliwiających wystawianie faktur sprzedażowych w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF, jak również dostosowanie procedur do prawidłowego odbierania faktur wystawianych przez kontrahentów (dostawców i usługodawców) w tym systemie. Jednocześnie jednak liczą się Państwo z tym, że po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF inni podatnicy mogą być w różnym stopniu przygotowani do wystawiania faktur w tym systemie, co w praktyce może prowadzić do wystąpienia różnych sytuacji dotyczących sposobu wystawiania faktur przez Państwa dostawców i ich otrzymywania. W szczególności z uwagi na odroczenie do 1 stycznia 2027 r. wejścia w życie sankcji z tytułu wystawiania faktur z pominięciem KSeF, w 2026 r. mogą powszechnie występować sytuacje, w których Państwa dostawcy i usługodawcy nadal dokumentować będą dokonywane na Państwa rzecz dostawy towarów bądź usług z wykorzystaniem tradycyjnych faktur (tj. w formie elektronicznej bądź papierowej).

Tym samym, nie mogą Państwo wykluczyć, że pomimo wejścia w życie przepisów nakładających na największych podatników od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, część faktur zakupowych otrzymywanych przez Państwa zostanie wystawiona, poza tym systemem. Analogicznie, niektórzy Państwa dostawcy mogą nadal, nawet do końca 2026 r., wysyłać faktury poza systemem KSeF, mimo iż obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczyć ich będzie od 1 kwietnia 2026 r. Przykładowo, może się zdarzyć, że Państwa kontrahent - mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, poprzez KSeF - wystawi fakturę w formacie elektronicznym (np. PDF) lub w formie papierowej i prześle ją bezpośrednio do Państwa, z pominięciem KSeF. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą wynikać z okoliczności faktycznych lub prawnych, takich jak błędna ocena statusu podatkowego kontrahenta, uznanie, iż nie jest on objęty obowiązkiem stosowania KSeF z uwagi na brak siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, bądź też z przyczyn natury techniczno-organizacyjnej uniemożliwiających dostawcy wystawienie faktury w wymaganej przepisami VAT formie.

Co więcej nie mogą Państwo wykluczyć sytuacji, że część dostawców i usługodawców po doręczeniu Państwu faktur w formacie elektronicznym lub papierowym następnie doręczy Państwu te faktury ponownie przy użyciu KSeF.

Niezależnie od sposobu jego wystawienia dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji będzie faktura otrzymana przez Państwa poza KSeF w formacie elektronicznym (np. PDF) lub papierowej albo też faktura ustrukturyzowana otrzymana w KSeF. Będą Państwo również dysponować dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste wykonanie świadczenia udokumentowanego taką fakturą, takimi jak przykładowo: umowa, zamówienie, protokół odbioru towaru lub wykonania usługi, potwierdzenie dokonania płatności, co będzie umożliwiało Państwu przeprowadzenie odpowiedniej kontroli biznesowej ustalającej ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towaru lub świadczeniem usługi, zapewniającej w szczególności autentyczność pochodzenia, czy integralność oraz czytelność faktury. Zakup towarów bądź usług udokumentowany w ten sposób dotyczyć będzie Państwa działalności opodatkowanej podatkiem VAT, przy czym obniżenie podatku należnego o podatek naliczony VAT z tych zakupów będzie się odbywać z zastosowaniem ograniczeń wskazanym w art. 88, czy art. 86a VAT.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności, dotyczą kwestii, czy w przypadku otrzymania przez Państwa faktury zakupowej w postaci elektronicznej (np. PDF) lub papierowej, wystawionej Państwu poza KSeF przez podmiot zobowiązany już do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przysługuje Państwu prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z takiego dokumentu, a jeżeli tak – to czy prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma taką fakturę, z zastrzeżeniem art. 86 ust. 10, ust. 10c, ust. 10e i ust. 19a ustawy.

Mają Państwo także wątpliwości, czy w przypadku następczego (tj. już po doręczeniu Państwu faktur w postaci elektronicznej lub papierowej) otrzymania przez Państwa faktury ustrukturyzowanej w KSeF nie będą Państwo zobligowani do skorygowania odliczenia podatku naliczonego VAT z faktur otrzymanych uprzednio w postaci elektronicznej lub papierowej, dokumentujących te same transakcje dostaw i usług, a w konsekwencji nie będą Państwo mieli prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF, z uwagi na uprzednie prawidłowe odliczenie VAT naliczonego z faktur wystawionych i otrzymanych w postaci elektronicznej np. PDF lub papierowej.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Jedną z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia jest prawidłowe pod kątem formalnym i materialnym wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej. Jednak wystawienie faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur nie wyklucza wadliwie wystawionego dokumentu jako dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że przysługuje / będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych, w postaci elektronicznej (np. PDF) lub papierowej, poza KSeF przez podmiot zobowiązany już do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych, w sposób opisany przez Państwa we wniosku poza KSeF, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, przysługuje / będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych, które zostaną wystawione przez Kontrahentów (dostawców towarów lub podmiotów świadczących usługi) wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo że mieli obowiązek wystawienia faktury poprzez KSeF, przy założeniu, że spełnione są / będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

‒      w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub

‒      za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,

‒      przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

Skoro więc jak wskazano powyżej przysługuje / będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF, w postaci elektronicznej (np. PDF) lub papierowej (ponieważ, dokument ten stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT i zawiera wszystkie wymagane elementy), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury jest / będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się gdy faktura zostanie później przez Kontrahenta udostępniona w KSeF.

Późniejsze otrzymanie przez Państwa faktury ustrukturyzowanej wystawionej ponownie przez Kontrahenta przy użyciu KSeF, dokumentującej tę samą transakcję, do której Kontrahent uprzednio wystawił Fakturę Zakupową poza KSeF (w postaci elektronicznej (np. PDF) lub papierowej), nie będzie skutkowało koniecznością dokonywania korekty rozliczeń podatkowych sporządzonych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej Faktury Zakupowej poza KSeF.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 i 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.