0114-KDIP4-1.4012.263.2026.2.PS
Prawo do odliczenia podatku w związku z refakturowaniem usług.
Interpretacja indywidualna
– stanowisko w części nieprawidłowe i w części prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe w części dotyczącej prawa do odliczania podatku VAT od faktury, która podlega w części dalszemu refakturowaniu na Zamawiającego z wykorzystaniem klucza powierzchniowego oraz dokonania korekty odliczenia zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy z tytułu wydatków ponoszonych na usługi sprzątania i prawidłowe w części dotyczącej wystawiania faktur korygujących.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
9 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 kwietnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 4 maja 2026 r. (data wpływu 8 maja 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Stan faktyczny
Przedmiotem umowy pomiędzy Zleceniodawcą (A.) a Wykonawcą (Spółka) jest świadczenie przez Wykonawcę na zlecenie Zamawiającego usług w zakresie: wykonywania zadań dydaktycznych i badawczych w powiązaniu z udzielaniem przez Wykonawcę własnych świadczeń zdrowotnych, przy wykorzystaniu powierzonego Zespołu Składników majątkowych Zamawiającego. Zespołem składników są pomieszczenia w budynku A.
Macierz odpowiedzialności za utrzymanie i konserwację Składników Majątku określa Załącznik do umowy. Z załącznika tego wynika, że koszty sprzątania pomieszczeń są rozliczane wg klucza powierzchniowego na Spółkę i Zamawiającego.
Fakturę za sprzątanie całej powierzchni budynku firma sprzątająca wystawia na Spółkę. Spółka refakturuje część faktury na Zamawiającego. Udział Zamawiającego w kosztach wg klucza powierzchniowego wynosi 57,63%.
Ponieważ struktura sprzedaży spółki w poprzednich latach przekraczała 98% sprzedaży zwolnionej, VAT z faktury za sprzątanie nie był odliczany, a refaktura dla Zamawiającego była wystawiana od kwoty brutto.
Przykład:
Kwota faktury netto od firmy sprzątającej wyniosła 100.000 zł, VAT 23.000 zł.
Spółka do tej pory wystawiała fakturę na 57,63% od kwoty brutto, tj. od kwoty 123.000 zł. Kwota netto wystawionej faktury dla Zamawiającego wynosiła 70.879,45 zł, VAT 16.302,27 zł.
Stan przyszły
Spółka będzie odliczała VAT od faktury zakupu w części, która jest refakturowana na Zamawiającego.
Przykład:
Kwota faktury netto od firmy sprzątającej wyniosła 100.000 zł, VAT 23.000 zł.
Spółka nie odliczy VAT od kwoty netto 100.000 zł *42,37% = 42.370 zł.
Spółka odliczy VAT od kwoty netto 100.000 zł*57,63% = 57.630 zł.
Spółka wystawi fakturę dla Zamawiającego kwota netto 57.630 zł, VAT 13.254,90 zł.
Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego
Spółka realizuje:
- usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, oraz dostawę towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związane, wykonywane w ramach działalności leczniczej przez podmioty lecznicze;
- usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego, finansowane w całości ze środków publicznych - oraz świadczenie usług i dostawę towarów ściśle z tymi usługami związane;
- refakturuje usługi sprzątania.
Przyporządkowanie kwot za usługi sprzątania do czynności opodatkowanych i zwolnionych z podatku VAT odbywa się według udziału powierzchni w całości kwoty; kwota odpowiadająca udziałowi spółki w kosztach sprzątania wynosi 42,37%. Od tak wyliczonej kwoty VAT nie podlega odliczeniu. Kwota odpowiadająca usługom odsprzedawanym wynika z przeliczenia udziału 57,63% przez wartość faktury. Od tej kwoty VAT jest odliczany, a jednocześnie wykazywany jako VAT należny od sprzedaży, na podstawie wystawionej faktury sprzedażowej.
Pytania
1. Czy spółka może odliczać VAT od części faktury, która podlega dalszemu refakturowaniu na Zamawiającego?
2. Czy w przypadku prawidłowego stanowiska w pytaniu 1, Spółka może wstecznie odliczyć VAT od części refakturowanej z faktur zakupu za miesiąc styczeń i luty 2026 r. (wystawionych odpowiednio w lutym i marcu) i skorygować faktury sprzedaży za styczeń i luty 2026 r. wystawione odpowiednio w lutym i marcu 2026 r.?
Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)
Stanowisko Spółki do pytania nr 1
Spółka ma prawo do odliczania VAT od części faktury zakupu, która podlega dalszemu refakturowaniu na Zamawiającego.
Z regulacji art. 8 ust. 2a ustawy o VAT wynika, że jeśli podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, to przyjmuje się, że sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Z regulacji art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwota podatku naliczonego to suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Z art. 90 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że w stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
W art. 90 ust. 2 ustawy o VAT ustawodawca wskazał, że jeśli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Stanowisko Spółki do pytania nr 2
Spółka ma prawo wstecznie odliczyć VAT od części refakturowanej z faktur zakupu za miesiąc styczeń i luty 2026 r. (wystawionych odpowiednio w lutym i marcu) w rozliczeniu podatkowym składanym za jeden z trzech kolejnych miesięcy i skorygować faktury sprzedaży za styczeń i luty 2026 r. wystawione odpowiednio w lutym i marcu 2026 r.
W art. 86 ust. 11 ustawy o VAT określono, że obniżenia podatku należnego można dokonać w rozliczeniu podatkowym składanym za jeden z trzech kolejnych miesięcy.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części nieprawidłowe i w części prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, gdy:
- podatek odlicza zarejestrowany czynny podatnik VAT,
- towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług zakupionych na potrzeby wykonania określonej czynności, podmiot musi wykonywać tę czynność jako podatnik podatku od towarów i usług, który działa w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika. Wykluczona jest możliwość odliczania podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych – czyli gdy są wykorzystywane do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających opodatkowaniu.
W każdym przypadku należy ocenić, czy intencją podatnika wykonującego określone czynności, z którymi łączą się skutki podatkowoprawne, było wykonywanie czynności opodatkowanych. Podatnik ma obowiązek dokonania tzw. alokacji podatku, czyli odrębnego określenia, z jakim rodzajem działalności będzie związany podatek wynikający z otrzymanych faktur zakupu. Obowiązkiem podatnika jest przypisanie konkretnych wydatków do tego rodzaju sprzedaży, z którym są związane.
Odliczenie podatku naliczonego może być częściowe, tzn. w tej części, w jakiej dane towary lub usługi, z którymi związany jest podatek naliczony, są wykorzystywane do realizacji czynności opodatkowanych. Przy odliczeniu częściowym pomija się tę część podatku, w jakiej zakupione towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności nieopodatkowanych podatkiem VAT lub zwolnionych od podatku.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje pod warunkiem, że:
- spełnione zostały przesłanki pozytywne, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy oraz
- nie zaistniały przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.
Art. 88 ustawy zawiera listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Uregulowania dotyczące podatników, którzy wykonują w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz zwolnione z opodatkowania tym podatkiem, zawarte zostały w art. 90 ustawy.
W myśl art. 90 ust. 1 ustawy:
W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Natomiast art. 90 ust. 2 ustawy stanowi, że:
Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 10.
W świetle art. 90 ust. 3 ustawy:
Proporcję, o której mowa w ust. 2, ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje takie prawo.
W myśl art. 90 ust. 4 ustawy:
Proporcję, o której mowa w ust. 3, określa się procentowo w stosunku rocznym na podstawie obrotu osiągniętego w roku poprzedzającym rok podatkowy, w odniesieniu do którego jest ustalana proporcja. Proporcję tę zaokrągla się w górę do najbliższej liczby całkowitej.
Przepis art. 90 ust. 8 ustawy stanowi, że:
Podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym nie osiągnęli obrotu, o którym mowa w ust. 3, lub u których obrót ten w poprzednim roku podatkowym był niższy niż 30 000 zł, do obliczenia kwoty podatku naliczonego podlegającej odliczeniu od kwoty podatku należnego przyjmują proporcję wyliczoną szacunkowo. Podatnicy są obowiązani zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o przyjętej proporcji w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ta proporcja została zastosowana po raz pierwszy, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3.
Art. 90 ust. 9 ustawy mówi, że:
Przepis ust. 8 stosuje się również, gdy podatnik uzna, że w odniesieniu do niego kwota obrotu, o której mowa w tym przepisie, byłaby niereprezentatywna.
Na mocy art. 90 ust. 9a ustawy:
Przy ustalaniu proporcji zgodnie z ust. 2-6 do obrotu nie wlicza się kwoty podatku.
Stosownie do art. 90 ust. 10 ustawy:
W przypadku gdy proporcja określona zgodnie z ust. 2-8:
1) przekroczyła 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu, wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku, była mniejsza niż 10 000 zł – podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 100%;
2) nie przekroczyła 2% – podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 0%.
Podatnik jest obowiązany, do proporcjonalnego rozliczenia podatku, zgodnie z art. 90 ust. 2 i 3 ustawy, jeżeli:
- nabywane towary i usługi służą w ramach prowadzonej działalności gospodarczej do czynności opodatkowanych oraz czynności zwolnionych od podatku,
- nie ma możliwości odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanego z tymi czynnościami, w stosunku do których przysługuje prawo do odliczenia.
Z opisu sprawy wynika, że refakturują Państwo usługi sprzątania na Zamawiającego. Udział Zamawiającego w kosztach wg klucza powierzchniowego wynosi 57,63%. Przyporządkowanie kwot za usługi sprzątania do czynności opodatkowanych i zwolnionych z podatku VAT odbywa się według udziału powierzchni w całości kwoty; kwota odpowiadająca udziałowi spółki w kosztach sprzątania wynosi 42,37%. Od tak wyliczonej kwoty VAT nie podlega odliczeniu. Kwota odpowiadająca usługom odsprzedawanym wynika z przeliczenia udziału 57,63% przez wartość faktury.
Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy mogą Państwo odliczać VAT od części faktury, która podlega dalszemu refakturowaniu na Zamawiającego.
Analiza powołanych wyżej przepisów wskazuje, że na podstawie art. 90 ust. 1 ustawy, występuje obowiązek wyodrębnienia podatku naliczonego związanego z czynnościami, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego oraz kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje.
Należy podkreślić, że przepisy dotyczące zasad odliczania częściowego, zawarte w art. 90 ustawy, znajdują zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do czynności wykonywanych w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy. Zatem dotyczą czynności podlegających opodatkowaniu (opodatkowanych i zwolnionych).
Z okoliczności sprawy wynika, że stosują Państwo sposób alokacji według klucza powierzchniowego, nie jest więc możliwe bezpośrednie i jednoznaczne przypisanie ponoszonych wydatków, związanych z nabyciem usług sprzątania do określonego rodzaju sprzedaży. Tym samym, nie jest możliwe bezpośrednie przyporządkowanie podatku VAT naliczonego do czynności, które uprawniają Państwa do odliczenia podatku naliczonego (opodatkowane) oraz czynności, które nie dają Państwu prawa do odliczenia (zwolnione).
Z przytoczonych przepisów wynika, że w przypadku, gdy podatnik nie jest w stanie dokonać bezpośredniej alokacji wydatków i podatku naliczonego do poszczególnych rodzajów działalności powinien w tym celu wykorzystać proporcję, o której mowa w art. 90 ust. 2 i 3 ustawy. Jest ona oparta na obrocie, tj. danych, które w sposób jasny i przejrzysty odzwierciedlają wykonywane czynności oraz które w sposób jasny i precyzyjny można zweryfikować.
Wykonują Państwo czynności zwolnione i opodatkowane, więc co do zasady przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z nabyciem usług sprzątania. Jednak nie będą Państwo mogli odliczać podatku naliczonego związanego z nabyciem tych usług na podstawie art. 90 ust. 1 ustawy – ponieważ przepis ten dotyczy sytuacji, kiedy podatnik może odrębnie określić kwoty podatku naliczonego związane z czynnościami, w stosunku do których przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Z uwagi na to, że nie będą Państwo mieli takiej możliwości, zastosowanie powinien znaleźć art. 90 ust. 2 ustawy. W związku z tym będą Państwo zobowiązani zastosować metodę alokacji podatku naliczonego, o której mowa w art. 90 ust. 3 ustawy, tj. ustalić proporcję jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje Państwu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje Państwu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego oraz czynności, w związku z którymi nie przysługuje takie prawo.
W konsekwencji, będą Państwo mogli odliczać podatek VAT od faktury, która podlega w części dalszemu refakturowaniu na Zamawiającego, jednak uwzględniając zasady ustalenia wysokości podatku naliczonego podlegającego odliczeniu wynikające z art. 90 ust. 3 ustawy.
Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest nieprawidłowe.
Państwa stanowisko zostało uznane za nieprawidłowe z uwagi na fakt, że wskazali Państwo, że odliczając podatek naliczony od wydatków na usługi sprzątania będą Państwo stosować sposób alokacji według klucza powierzchniowego.
Państwa wątpliwości dotyczą również kwestii, czy mogą Państwo wstecznie odliczyć podatek VAT od części refakturowanej i skorygować faktury sprzedaży za miesiąc styczeń i luty 2026 r.
W myśl art. 86 ust. 10 ustawy:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Jak stanowi art. 86 ust. 11 ustawy:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Art. 86 ust. 13 ustawy:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:
1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo
2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego
- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Prawo do odliczenia powstaje w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zatem jeżeli obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności powstanie u dostawcy towarów czy usług, to u podatnika będącego odbiorcą tej czynności powstanie także prawo do odliczenia. O ile podstawą do odliczenia podatku naliczonego będzie data powstania obowiązku podatkowego u dokonującego dostawy lub świadczącego usługi, to dopiero w okresie otrzymania faktury (bądź dokumentu celnego) będzie możliwość zrealizowania prawa do odliczenia przez nabywcę.
W sytuacji gdy podatnik nie zrealizował prawa do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy), obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy mógł dokonać w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.
Natomiast gdy podatnik nie dokonał odliczenia w powyższych terminach, to ma prawo dokonania takiej czynności (zgodnie z treścią art. 86 ust. 13 ustawy), poprzez skorygowanie deklaracji za okres, w którym to prawo powstało albo za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, z wyłączeniem dotyczącym podatnika wymienionego w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy, jednak nie później niż w ciągu 5 lat licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Wskazali Państwo, że nie dokonywali Państwo odliczenia podatku naliczonego z tytułu tych wydatków, ponieważ struktura sprzedaży zwolnionej przekroczyła 98%.
Prawo do odliczenia części podatku naliczonego, a także dokonania korekty odliczenia zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy z tytułu wydatków ponoszonych na usługi sprzątania przysługuje, ale wysokość podatku naliczonego podlegającego odliczeniu musi zostać wyliczona z uwzględnieniem art. 90 ust. 3 ustawy.
Państwa stanowisko odnośnie pytania nr 2 w powyższym zakresie jest nieprawidłowe.
Przepisy dotyczące faktury/faktury korygującej, tj. obowiązku jej wystawienia, elementów, jakie powinna zawierać i inne, zawarte są w przepisach art. 106a–106q ustawy.
Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki) i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie tego dokumentu i przekazanie go innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.
W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy faktura zawiera błędy lub po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury. W takiej sytuacji istnieje możliwość skorygowania takiej faktury poprzez wystawienie faktury korygującej.
W myśl art. 106j ust. 1 ustawy:
W przypadku, gdy po wystawieniu faktury:
1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
2) (uchylony)
3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury
– podatnik wystawia fakturę korygującą.
Faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Wystawia się je w celu doprowadzenia faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości i udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym. Istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.
Faktury korygujące można generalnie podzielić na:
- te, które powodują zmniejszenie podstawy opodatkowania (tzw. faktury korygujące „in minus”),
- te, które wywołują skutki odwrotne, tj. w wyniku ich wystawienia wartość podstawy opodatkowania ulega podwyższeniu (tzw. faktury korygujące „in plus”).
Podatnik w pierwszej kolejności powinien rozpoznać przyczynę korekty i moment zaistnienia tej przyczyny. Następnie zobowiązany jest do korekty podstawy opodatkowania bądź kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym ta przyczyna zaistniała (czyli w ramach tzw. korekty wstecznej bądź na bieżąco).
Korektę wsteczną wykonuje się, gdy ma ona na celu wykazanie prawidłowej wysokości podatku należnego z tytułu danego zdarzenia, który w rozliczeniu za dany okres powstania obowiązku podatkowego z tego tytułu został wykazany w wadliwej (zaniżonej) wysokości. Korekta wsteczna dotyczy przypadku, gdy zaniżenie podstawy opodatkowania nastąpiło w świetle okoliczności aktualnych już w momencie „pierwotnego” rozpoznania obowiązku podatkowego.
W takiej sytuacji faktura korygująca dokumentuje jedynie prawidłową wysokość podatku należnego z tytułu danej sprzedaży, w odniesieniu do której obowiązek podatkowy powstał w momencie jej realizacji i wystawienia faktury pierwotnej. Wobec tego – w świetle ogólnej zasady określającej moment powstania obowiązku podatkowego – sam fakt wystawienia faktury korygującej nie ma wpływu na obiektywną wysokość ukonstytuowanego już zobowiązania (podatku należnego) w miesiącu powstania obowiązku podatkowego, w przypadku którego doszło jedynie do wadliwego jego udokumentowania i wykazania w rozliczeniu za ten okres. Stąd wystawiana faktura korygująca musi zostać ujęta w rozliczeniu za ten okres.
Korekta na bieżąco będzie miała miejsce, gdy w momencie wystawienia faktury pierwotnej podatek należny z tytułu danego zdarzenia został wykazany w prawidłowej wysokości (biorąc pod uwagę okoliczności aktualne na ten moment). W tym przypadku dopiero zdarzenie skutkujące podwyższeniem ceny zwiększa wysokość prawidłowo wcześniej wykazanej podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu dokonanej sprzedaży. Korekta podstawy opodatkowania jest zatem ujmowana w momencie zaistnienia zdarzenia skutkującego podwyższeniem ceny.
Wskazali Państwo, że fakturę za sprzątanie całej powierzchni budynku firma sprzątająca wystawia na Państwa, a Państwo refakturują część faktury na Zamawiającego. Udział Zamawiającego w kosztach wg klucza powierzchniowego wynosi 57,63%.
Należy zauważyć, że kwestia podziału udziału w kosztach z tytułu usług sprzątania wynika z Umowy zawartej pomiędzy Państwem a Zamawiającym. Jeżeli uznają Państwo, że faktury pierwotne za styczeń i luty 2026 r. zostały wystawione w sposób błędny i nie odzwierciedlają rzeczywistych zdarzeń, mogą Państwo wystawić faktury korygujące z uwzględnieniem wskazanych zasad.
Państwa stanowisko odnośnie pytania nr 2 w zakresie wystawiania faktur korygujących jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Należy podkreślić, że rolą Organu w postępowaniu interpretacyjnym jest wyłącznie interpretacja przepisów prawa podatkowego, a nie badanie poprawności dokonanych wyliczeń, zatem w niniejszej interpretacji nie dokonano oceny prawidłowości przykładowych obliczeń przedstawionych przez Państwa.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
Rozliczaj podatki zgodnie z przepisami — w programie TaxMachine
Interpretacje pomagają zrozumieć przepisy; TaxMachine pomaga je zastosować w praktyce — prowadzi księgi, liczy podatki i generuje deklaracje, a stawki, druki i przepisy aktualizuje na bieżąco.
- ✓ Księga przychodów i rozchodów, ryczałt oraz pełna księgowość
- ✓ Faktury i e-faktury KSeF, JPK_V7 i JPK_KR
- ✓ PIT, CIT, VAT i inne deklaracje + wysyłka e-Deklaracje z pobraniem UPO
- ✓ Środki trwałe i amortyzacja, płace i ZUS
- ✓ Automatyczne aktualizacje stawek, druków i przepisów