0114-KDIP2-2.4010.260.2026.1.PK

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie:

·      uznania wydatków na nabycie sprzętu do puli rezerwy serwisowej za koszty uzyskania przychodów – jest prawidłowe;

·      rozliczania tych kosztów przez okres obowiązywania umowy lub w okresie ekonomicznej przydatności sprzętu (nie dłużej niż 3 lata) – jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 czerwca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący możliwości i momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zakupu sprzętu wykorzystywanego w ramach rezerwy serwisowej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. S.A. (dalej jako „Wnioskodawca”) jest rezydentem Rzeczypospolitej Polskiej i płaci w Polsce podatek dochodowy od osób prawnych od całości swoich dochodów bez względu na miejsce ich osiągania.

Wnioskodawca świadczy kompleksowe usługi informatyczne. Na zlecenie swoich kontrahentów Wnioskodawca tworzy i wdraża scentralizowane, kompleksowe systemy informatyczne i realizuje rozmaite projekty informatyczne wymagające wykorzystywania i zaangażowania różnorodnego sprzętu informatycznego, urządzeń, elementów, itp.

W związku z dostawą sprzętu, urządzeń i elementów Wnioskodawca zobowiąże się, że w określonym czasie (np. w okresie 3 lat od daty sprzedaży) towary dostarczone kontrahentowi zachowają swoją sprawność techniczną i będą funkcjonowały niezawodnie w zakresie, do którego są przeznaczone. Jednocześnie Wnioskodawca zobowiąże się do wymiany wadliwego sprzętu w czasie określonym w umowie (np. 6 godzin albo 12 godzin, jest to tzw. „czas reakcji”).

Wnioskodawca będzie zawierał również umowy utrzymaniowe/serwisowe, w których w ramach warunków SLA zobowiąże się do wymiany lub naprawy wadliwego sprzętu klienta w czasie określonym w umowie (np. 6 godzin albo 12 godzin, jest to tzw. "czas reakcji”). Standardowe umowy utrzymaniowe zawierane są na okres 36 miesięcy.

Umowy mogą zawierać wyodrębnienie wynagrodzenia za zobowiązania serwisowe, w ramach których dokonywana jest wymiana lub naprawa sprzętu.

W celu realizacji powyższego zobowiązania, Wnioskodawca nabędzie zamówiony przez kontrahenta sprzęt komputerowy z pewną, określoną nadwyżką, która zostanie przeznaczona wyłącznie do realizacji ewentualnej obsługi gwarancyjnej. Taka nadwyżka, określona jako „rezerwa serwisowa” będzie dodatkową partią sprzętu identycznego z tym, który trafi w ramach umowy sprzedaży do kontrahenta i zostanie ona przekazana do magazynu Wnioskodawcy.

Ze względu na optymalizację kosztu i konieczność zamawiana towarów w większych partiach, Wnioskodawca będzie dokonywał zakupów urządzeń przeznaczonych do dalszej odsprzedaży jak również tych serwisowych, koniecznych do realizacji zobowiązań utrzymaniowych. Czyli zamówienie w większych partiach nastąpi w celu zabezpieczenia konkretnej umowy i rezerwy serwisowej dla tej umowy, a pozostała część stanowi zapas magazynowy w celu potencjalnej sprzedaży.

Urządzenia przeznaczone do dalszej odsprzedaży nie są przedmiotem wniosku o interpretację.

Może się zdarzyć, że nabyty sprzęt będzie stanowić zapas magazynowy ogólnego przeznaczenia, a w chwili zawarcia konkretnej Umowy z klientem, określony sprzęt serwisowy zostanie przesunięty na magazyn serwisowy.

Dopiero po przesunięciu towaru na magazyn serwisowy dany sprzęt stanie się rezerwą serwisową. Rezerwa serwisowa nie będzie przeznaczona do dalszej odsprzedaży jako towar (środki obrotowe), lecz będzie jedynie utrzymywana „w gotowości”, na potrzeby obsługi w ramach udzielonej gwarancji, lub zobowiązania serwisowego, co może, ale nie musi w sposób konieczny wystąpić w okresie obowiązywania umowy. Sprzęt z rezerwy serwisowej nie będzie zatem wykorzystywany na potrzeby własne Wnioskodawcy, lecz będzie utrzymywany na wypadek konieczności wymiany, naprawy lub tymczasowego zapewnienia sprzętu zamiennego.

Sprzęt znajdujący się w rezerwie serwisowej może być wykorzystany dwojako – albo zostanie czasowo przekazany kontrahentowi, jako sprzęt zastępczy, a w tym czasie sprzęt, objęty gwarancją, który utraci swoją sprawność, trafi do Wnioskodawcy w celu realizacji zobowiązania do przywrócenia mu odpowiedniej sprawności przez producenta sprzętu (naprawa gwarancyjna będzie organizowana przez Wnioskodawcę) i po dokonaniu naprawy sprzętu, będącego własnością kontrahenta, wróci do Spółki, lub – jeśli okaże się, że sprawność danego sprzętu nie może zostać przywrócona – zostanie przekazany kontrahentowi definitywnie, na własność, w zamian za niesprawny sprzęt, który trafi do Wnioskodawcy.

Oznacza to, że nabyty przez Wnioskodawcę sprzęt z rezerwy serwisowej:

1)  może nie zostać w ogóle wykorzystany (przez cały okres pozostaje w gotowości nieużywany w magazynie rezerwy serwisowej, do którego trafił po zakupie), gdy nie wystąpią w okresie gwarancji żadne zakłócenia sprawności sprzętu, lub

2)  może być czasowo przekazany kontrahentowi do używania, na czas realizacji niezbędnej naprawy sprzętu należącego do kontrahenta, objętego gwarancją Wnioskodawcy, lub też

3)  może zostać przekazany w ramach wymiany gwarancyjnej na własność w zamian za odbiór przez Wnioskodawcę sprzętu niesprawnego technicznie.

Może się zdarzyć, że producent nie dokona naprawy niesprawnego sprzętu, lecz dostarczy Spółce nowy sprzęt tego samego rodzaju (ten sam model) albo podobny sprzęt innego rodzaju (inny model) o podobnej funkcjonalności.

W takich przypadkach, w zależności od okoliczności i według wyboru Wnioskodawcy:

i.    kontrahenci Wnioskodawcy otrzymają podobny sprzęt innego rodzaju (inny model) i oddadzą Wnioskodawcy sprzęt przekazany im w ramach gwarancji udzielanej przez Wnioskodawcę,

ii.   Wnioskodawca nie przekaże kontrahentom sprzętu innego rodzaju (innego modelu), lecz potraktuje go jako odnowienie stanu magazynowego, tj. niezbędnej rezerwy serwisowej.

Co do zasady Wnioskodawca będzie nabywał towar w celu zabezpieczenia konkretnej umowy, ale w trakcie jej trwania mogą dochodzić nowe umowy na taki sam zakres i asortyment towaru, że dla nowej umowy nie będzie już nabywany nowy towar. Zatem do czasu wyczerpania posiadanego zapasu rezerwy serwisowej nie będzie potrzeby nabywania nowego towaru.

W momencie dokonania przesunięcia do rezerwy serwisowej towar będzie przeznaczony do jednej umowy (np. umowa nr 1) a następnie może być wykorzystany w innej (np. w umowie nr 2), ale przeznaczeniem głównym będzie zabezpieczenie umowy nr 1. Ze względów praktycznych istnieje możliwość przesunięć i zamian urządzeń (pomiędzy umowami) w ramach łącznej puli dostępnych urządzeń serwisowych.

Taka sytuacja może wystąpić, w szczególności w relatywnie niewielkich projektach, w której z uwagi na znacznie większą liczbę projektów, tj. wiele umów z różnymi kontrahentami na podobny zakres (takie same urządzenia), brak będzie ścisłego przyporządkowania konkretnego sprzętu z rezerwy serwisowej do konkretnego projektu realizowanego na podstawie umowy z kontrahentem, dlatego też Wnioskodawca nabędzie dodatkowy sprzęt komputerowy o odpowiednich parametrach technicznych, przeznaczony w sposób ogólny do realizacji zobowiązań gwarancyjno-serwisowych mogących wynikać z umów zawartych przez Wnioskodawcę z klientami (z założenia z więcej niż jednej umowy).

W konsekwencji sprzęt z rezerwy serwisowej jednego projektu może zostać przekazany innemu kontrahentowi w ramach zobowiązań gwarancyjnych wynikających z innego projektu. Ponadto rezerwa serwisowa może zostać wykorzystana w taki sposób, że na podstawie odrębnych, dodatkowych porozumień sprzęt trafi do kontrahenta już po okresie gwarancji.

Zasadniczo, w takich przypadkach rezerwa serwisowa zostanie uzupełniana na nowo. Czasem jednak rezerwa nie zostaje uzupełniona. Taka sytuacja może mieć miejsce np. pod koniec projektu (rezerwa zostanie obniżona o kilka urządzeń np. pierwotnie w rezerwie będzie 10 drukarek, pozostawiane zostanie na rezerwie 5 drukarek), gdy ryzyko uszkodzenia większej partii urządzeń pod koniec kontraktu będzie niewielkie, a jednocześnie zaistnieje możliwość, bądź konieczność wykorzystania rezerwy na inne potrzeby.

Po upływie okresu obowiązywania umowy z kontrahentem, tj. po ustaniu zobowiązań gwarancyjnych Wnioskodawcy, w związku z brakiem uzasadnienia do utrzymywania rezerwy serwisowej, sprzęt utrzymywany dotychczas w ramach tej rezerwy może być sprzedany przez wnioskodawcę lub przeznaczony do utylizacji.

W skład nabywanego przez Wnioskodawcę sprzętu mogą wchodzić urządzenia, części zamienne i podzespoły o wartości jednostkowej poniżej 10 tys. zł, jak powyżej 10 tys. zł netto.

Pytania

1.  Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na nabycie sprzętu do puli rezerwy serwisowej będą stanowić koszty uzyskania przychodów z działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę?

2.  Czy prawidłowym jest stanowisko Wnioskodawcy, że koszty rezerwy serwisowej należy rozliczać w okresie obowiązywania umowy, którą zabezpiecza dany sprzęt, a w przypadku, gdy rezerwa serwisowa zabezpiecza więcej umów, to w okresie ekonomicznej przydatności sprzętu, którą spółka ocenia na okres nie dłuższy niż 3 lata?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na nabycie sprzętu do puli rezerwy serwisowej powinny bezpośrednio stanowić koszty uzyskania przychodów z działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę.

Zdaniem wnioskodawcy koszty rezerwy serwisowej należy rozliczać w okresie obowiązywania umowy, którą zabezpiecza dany sprzęt. W przypadku, gdy rezerwa serwisowa zabezpiecza więcej umów, to w okresie ekonomicznej przydatności sprzętu, na okres nie dłuższy niż 3 lata.

Uzasadnienie

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki te – jako koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami – są potrącalne w dacie ich poniesienia, ponieważ brak ścisłego przyporządkowania konkretnego sprzętu z rezerwy serwisowej do konkretnego projektu realizowanego na podstawie umowy z kontrahentem i do konkretnej umowy gwarancyjnej, uniemożliwia podzielenie tych kosztów proporcjonalnie do długości okresu konkretnej umowy gwarancyjnej.

W związku z dostawą ww. sprzętu, urządzeń i elementów, Wnioskodawca zobowiązuje się, że w określonym czasie (np. w okresie 3 lat od daty sprzedaży) towary dostarczone kontrahentowi zachowają swoją sprawność techniczną i będą funkcjonowały niezawodnie w zakresie, do którego są przeznaczone. Jednocześnie Spółka zobowiązuje się do wymiany wadliwego sprzętu w czasie określonym w umowie (np. 6 godzin, jest to tzw. „czas reakcji”).

Jeśli natomiast dany przedmiot nie stanowi środka trwałego, to ewentualne rozliczenie kosztów jego nabycia jako kosztów podatkowych odbywa się na zasadach ogólnych, w zależności od charakteru kosztu (bezpośredni czy pośredni).

Zarówno towary pierwotnie zgromadzone w rezerwie serwisowej, jak i nabywane następnie w celu uzupełnienia lub odtworzenia zasobu rezerwy, mogą zostać wykorzystane do realizacji zobowiązań gwarancyjnych wobec innych kontrahentów i nie można z góry przewidzieć okresu ich faktycznego pozostawania u Wnioskodawcy oraz tego, czy i w jakim zakresie zostaną one wykorzystane do ewentualnych napraw gwarancyjnych lub wymiany gwarancyjnej.

W przedmiotowych okolicznościach przedmioty z puli rezerwy serwisowej nie są albo w ogóle używane, albo zostają np. wykorzystane jednorazowo do wymiany danego elementu w ramach naprawy lub zastąpienia całego wadliwie działającego urządzenia (wymiana towaru na nowy, niewadliwy). Fakt ich wykorzystania do realizacji gwarancji wobec innego kontrahenta, niż ten, dla którego została stworzona dana rezerwa, nie wpływa na jego klasyfikację. Nie można w szczególności uznać, że z uwagi na wykorzystanie w celu innym niż pierwotnie określonym, obiekt z rezerwy stanie się środkiem trwałym, gdyż istota jego posiadania i sposób wykorzystania pozostaje niezmieniony.

Wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na pierwotne i uzupełniające nabycie środków do rezerwy serwisowej stanowią koszt uzyskania przychodu dla celów opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych. Zakupione przez Wnioskodawcę towary powinny zostać przez niego uznane za zapasy, które muszą być stale utrzymywane na magazynie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w celu uzyskania (zabezpieczenia, zachowania) źródła przychodów. Oznacza to, że wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę spełniają warunki normatywne dla uznania ich za koszty podatkowe, tzn. są pokrywane z zasobów majątkowych podatnika, mają definitywny (rzeczywisty) charakter, pozostają w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, są ponoszone w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub mogą mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, są właściwie udokumentowane oraz nie znajdują się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 UPDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W ocenie Wnioskodawcy, koszty związane z usunięciem wady przedmiotu umowy zawartej przez Wnioskodawcę z kontrahentem, także innym niż ten, dla którego rezerwa była tworzona, służą niewątpliwie osiągnięciu przychodu. Zgodnie z zawartymi umowami Wnioskodawca zobowiązany jest do usunięcia wad i awarii sprzedawanego sprzętu – w przeciwnym razie, drugiej stronie przysługuje prawo do dochodzenia roszczeń z udzielonej w umowie gwarancji. Brak reakcji na zgłoszoną reklamację lub niewykonanie mogłoby skutkować odpowiedzialnością za szkodę oraz narażałoby renomę Wnioskodawcy, co ma także wymiar finansowy (por. pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 17 czerwca 2010 r. sygn. ILPB3/423-268/10-2/GC).

W związku z zawartymi umowami oraz przy uwzględnieniu panujących warunków rynkowych oraz biorąc pod uwagę warunki, w jakich pracują te urządzenia, Wnioskodawca musi być w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań w każdym momencie i usunąć każdą awarię w ciągu ściśle określonego czasu od jej zgłoszenia, w tym także, jeśli to konieczne, poprzez skorzystanie z zasobu rezerwy serwisowej dla innego kontraktu.

Należy podkreślić, że z uwagi na specyfikę działalności Wnioskodawcy, wielokrotnie nie jest on w stanie określić szczegółowo zapotrzebowania na konkretne części (elementy sprzętowe) dla każdego kontraktu. W nieprzewidzianych wypadkach, w razie pojawienia się konieczności realizacji bieżącej, pilnej naprawy w ramach innego kontraktu, Wnioskodawca może sięgnąć do istniejących zasobów innych projektów (jeśli będzie to konieczne). Następnie może uzupełnić lub odtworzyć istniejącą rezerwę serwisową, którą uszczuplił, dla danego projektu.

Należy podkreślić, że takie działania mają dodatkowy walor gospodarczy, tj. wpływają pozytywnie na reputację. Postrzeganie Wnioskodawcy przez jego klientów jako solidnego, rzetelnego i sprawnego kontrahenta jest cennym atrybutem w działalności gospodarczej wpływającym długofalowo na jego zdolność do generowania przychodów. Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli podatnik wykaże, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty. Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Koszty ponoszone na obsługę gwarancji udzielonej przez Wnioskodawcę, nie są ani karą ani odszkodowaniem, wskazanym w art. 16 ust. 1 pkt 22 UPDOP, stąd nie podlegają wyłączeniu. Gwarant jest zobowiązany wykonać obowiązki wynikające z gwarancji w odpowiednim terminie i dostarczyć uprawnionemu z gwarancji rzecz na swój koszt. Usunięcie wad fizycznych rzeczy albo dostarczenie rzeczy wolnej od wad jest obowiązkiem sprzedawcy w ramach zawartej umowy sprzedaży (na własny koszt) a nie wzajemnym świadczeniem między dwoma podmiotami.

W myśl art. 556¹ Kodeksu cywilnego, sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę zmniejszającą jej wartość lub użyteczność ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikający z okoliczności lub z przeznaczenia rzeczy, jeżeli rzecz nie ma właściwości, o których istnieniu zapewnił kupującego, albo, jeżeli rzecz została kupującemu wydana w stanie niezupełnym (rękojmia za wady fizyczne). Stosownie zaś do treści art. 577 Kodeksu cywilnego, w wypadku, gdy kupujący otrzymał od sprzedawcy dokument gwarancyjny, co do jakości rzeczy sprzedanej, poczytuje się w razie wątpliwości, że wystawca dokumentu (gwarant) jest obowiązany do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad, jeżeli wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w gwarancji.

Ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki nie mają bezpośredniego odzwierciedlenia w osiąganych przez Wnioskodawcę przychodach, jednakże istnieje oczywisty, pośredni związek pomiędzy ponoszeniem wydatków na zapewnienie rezerw serwisowych (oraz realizacją gwarancji na rzecz kontrahentów), a uzyskaniem przychodu (zabezpieczeniem, zachowaniem źródła przychodu) i jednocześnie nie podlegają one wyłączeniu z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 UPDOP.

Zasady potrącania kosztów uzyskania przychodów zostały unormowane w przepisach art. 15 ust. 4 - 4h UPDOP. Stosownie do art. 15 ust. 4d UPDOP, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Wobec tego, wszelkie koszty związane z rezerwą serwisową, dotyczące zarówno jej stworzenia, jak i następnie jej uzupełniania lub odtworzenia, w przypadku wykorzystania istniejących zasobów do realizacji zobowiązań gwarancyjnych (w tym także w przypadku gdy dotyczy to kontraktu wobec kontrahenta innego niż ten dla którego stworzona została dana rezerwa serwisowa) należy zaliczyć do kosztów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (i będą one traktowane zgodnie z powyższą zasadą).

Powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach nr IBPB1/2/423-556/12/JD z dnia 24.08.2012 r., w której stwierdził, że:

„Pośrednie koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, których nie da się przypisać wprost do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. Nie pozostają one w uchwytnym związku z konkretnymi przysporzeniami podatnika – brak jest możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. (…)

Zatem wydatki związane z zakupem różnorodnego sprzętu informatycznego, urządzeń, elementów stanowiących tzw. „rezerwę serwisową” jako koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, będą podlegały zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia — a więc w momencie zaksięgowania (ujęcia) w prowadzonych księgach handlowych. W sytuacji, gdy koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, Spółka powinna je podzielić proporcjonalnie do długości okresu, który obejmuje konkretna umowa gwarancyjna i w tej proporcji zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poszczególnych okresów”.

Oznacza to, że wszelkie wydatki na rezerwę serwisową, jej uzupełnienie lub odtworzenie, jeżeli będą związane z jedną umową, to będą potrącane w okresie jej obowiązywania, a jeżeli dotyczą kilku umów to będą potrącane w okresie ekonomicznej przydatności sprzętu, którą w związku z okresem obowiązywania standardowych umów utrzymania Wnioskodawca ocenia na 3 lata.

Istotne znaczenie dla wykorzystania sprzętu i rozliczenia kosztów ma jego przeznaczenie dla konkretnego kontrahenta. Niemniejsze znaczenie ma również fakt bardzo szybkiego postępu technologicznego w branży IT. W ślad za tym następuje szybkie starzenie się sprzętu pod względem jego walorów użytkowych i bezpieczeństwa.

Dostosowanie sprzętu pod konkretne istotne potrzeby nabywcy oraz szybkie technologiczne starzenie się uniemożliwia jego wykorzystanie w innych projektach po upływie okresu obowiązywania rezerwy serwisowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa CIT”):

W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby zatem wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości.

Należy jednak mieć na uwadze zamknięty katalog wydatków zawarty w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, pomimo, że pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością i zostały przez niego poniesione w celu uzyskania przychodu.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów, odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

Z wniosku wynika, że Spółka świadczy kompleksowe usługi informatyczne. Na zlecenie swoich kontrahentów Wnioskodawca realizuje rozmaite projekty informatyczne wymagające wykorzystywania i zaangażowania różnorodnego sprzętu informatycznego, urządzeń, elementów, itp. W związku z dostawą sprzętu, urządzeń i elementów Spółka zobowiązuje się, że w określonym czasie (np. w okresie 3 lat od daty sprzedaży) towary dostarczone kontrahentowi zachowają swoją sprawność techniczną i będą funkcjonowały niezawodnie w zakresie, do którego są przeznaczone.

Spółka będzie zawierać również umowy utrzymaniowe/serwisowe, w których w ramach warunków SLA zobowiąże się do wymiany lub naprawy wadliwego sprzętu klienta w czasie określonym w umowie (np. 6 godzin albo 12 godzin, jest to tzw. „czas reakcji”). Standardowo takie umowy zawierane są na okres 36 miesięcy (3 lata).

Wnioskodawca nabędzie zamówiony przez kontrahenta sprzęt komputerowy z określoną nadwyżką, która będzie przeznaczona wyłącznie do realizacji ewentualnej obsługi gwarancyjnej. Taka nadwyżka, określona jako „rezerwa serwisowa” będzie dodatkową partią sprzętu identycznego z tym, który trafi w ramach umowy sprzedaży do kontrahenta i zostanie ona przekazana do magazynu Wnioskodawcy.

Nabyty sprzęt będzie stanowić zapas magazynowy ogólnego przeznaczenia, a w chwili zawarcia konkretnej Umowy z klientem, określony sprzęt serwisowy zostanie przesunięty na magazyn serwisowy. Sprzęt z rezerwy serwisowej nie będzie zatem wykorzystywany na potrzeby własne Wnioskodawcy.

I tak nabyty przez Spółkę sprzęt z rezerwy serwisowej:

1.  może nie zostać w ogóle wykorzystany (przez cały okres pozostaje w gotowości nieużywany w magazynie rezerwy serwisowej, do którego trafił po zakupie), gdy nie wystąpią w okresie gwarancji żadne zakłócenia sprawności sprzętu,

2.  może być czasowo przekazany kontrahentowi do używania – na czas realizacji niezbędnej naprawy sprzętu należącego do kontrahenta, objętego gwarancją Wnioskodawcy,

3.  może zostać przekazany w ramach wymiany gwarancyjnej na własność w zamian za odbiór przez Wnioskodawcę sprzętu niesprawnego technicznie.

Może się zdarzyć, że producent nie dokona naprawy niesprawnego sprzętu, lecz dostarczy Spółce nowy sprzęt tego samego rodzaju (ten sam model) albo podobny sprzęt innego rodzaju (inny model) o podobnej funkcjonalności. W takich przypadkach, w zależności od okoliczności i według wyboru Wnioskodawcy:

 i.       kontrahenci Wnioskodawcy otrzymają podobny sprzęt innego rodzaju (inny model) i oddadzą Wnioskodawcy sprzęt przekazany im w ramach gwarancji udzielanej przez Wnioskodawcę,

ii.      Wnioskodawca nie przekaże kontrahentom sprzętu innego rodzaju (innego modelu), lecz potraktuje go jako odnowienie stanu magazynowego, tj. niezbędnej rezerwy serwisowej.

Co do zasady Wnioskodawca będzie nabywał towar w celu zabezpieczenia konkretnej umowy, ale w trakcie jej trwania mogą dochodzić nowe umowy na taki sam zakres i asortyment towaru, że dla nowej umowy nie będzie już nabywany nowy towar. Zatem do czasu wyczerpania posiadanego zapasu rezerwy serwisowej nie będzie potrzeby nabywania nowego towaru. W konsekwencji sprzęt z rezerwy serwisowej jednego projektu może zostać przekazany innemu kontrahentowi w ramach zobowiązań gwarancyjnych wynikających z innego projektu. Ponadto rezerwa serwisowa może zostać wykorzystana w taki sposób, że na podstawie odrębnych, dodatkowych porozumień sprzęt trafi do kontrahenta już po okresie gwarancji.

Po upływie okresu obowiązywania umowy z kontrahentem, tj. po ustaniu zobowiązań gwarancyjnych Wnioskodawcy, w związku z brakiem uzasadnienia do utrzymywania rezerwy serwisowej, sprzęt utrzymywany dotychczas w ramach tej rezerwy może być sprzedany lub przeznaczony do utylizacji.

Państwa wątpliwości dotyczą dwóch kwestii:

·      ustalenia, czy ponoszone wydatki na nabycie sprzętu do puli rezerwy serwisowej będą stanowić koszty uzyskania przychodów;

·      czy koszty rezerwy serwisowej należy rozliczać w okresie obowiązywania umowy, którą zabezpiecza dany sprzęt, a w przypadku, gdy rezerwa serwisowa zabezpiecza więcej umów, to w okresie ekonomicznej przydatności sprzętu (którą spółka ocenia na okres nie dłuższy niż 3 lata).

Odnosząc się do pierwszej z wymienionych kwestii, stwierdzić należy, że wydatki na nabycie sprzętu do puli rezerwy serwisowej stanowią koszty uzyskania przychodów. Wydatki te spełniają kumulatywnie warunki z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, tj.

·      zostały poniesione przez Spółkę,

·      są definitywne, a więc bezzwrotne,

·      pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą,

·      ich poniesienie ma na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów – istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem   tych kosztów a powstaniem lub realną szansa powstania przychodów,

·      nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych z art. 16 ust. 1 ustawy CIT,

·      są właściwie udokumentowane.

Podsumowując, skoro nabywany sprzęt służy do zabezpieczenia realizacji zawieranych umów, to z całą pewnością wydatek na jego nabycie będzie stanowić koszty uzyskania przychodu.

Tak więc Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego nr 1, tj. że wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na nabycie sprzętu do puli rezerwy serwisowej będą stanowić koszty uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, jest prawidłowe.

Dla ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania koszty podatkowe można podzielić na:

• bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),
• inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Zgodnie z ugruntowanym poglądem, kosztami uzyskania przychodów bezpośrednio związanymi z przychodami są takie wydatki, których poniesienie przekłada się wprost (w sposób bezpośredni) na uzyskanie konkretnych przychodów. Klasycznym przykładem bezpośredniego związku kosztów z przychodami jest relacja, w jakiej pozostają wydatki na nabycie lub wytworzenie jednostki towaru i przychód ze zbycia tej jednostki towaru.

Pośrednie koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, które nie pozostają w uchwytnym związku z konkretnymi przysporzeniami podatnika – brak jest możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód.

Klasyfikacja kosztów do wyżej wymienionych rodzajów kosztów uzyskania przychodu powinna odbywać się za każdym razem w oparciu o indywidualne cechy działalności podatnika, w ramach której wydatki te są ponoszone. Należy jednocześnie zaznaczyć, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z osiągniętym przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek prawidłowego rozliczania i wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania.

Generalną zasadą podatkowego rozliczania kosztów bezpośrednich jest ujęcie (potrącenie) w rachunku podatkowym kosztu bezpośrednio związanego z przychodem w roku jego związania z odpowiadającym mu przychodem, chyba że koszt bezpośredni został poniesiony po dniu sporządzenia sprawozdania finansowego po zakończonym roku podatkowym (nie późniejszym jednak niż termin określony do złożenia zeznania podatkowego) – w takim przypadku jest on potrącalny w roku podatkowym następującym po roku, którego dotyczy.

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że koszty pozostające w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z faktycznie otrzymanymi lub należnymi przychodami danego roku podatkowego, podlegającymi opodatkowaniu w tym roku, są kosztami uzyskania przychodu na podstawie przepisów art. 15 ust. 4, ust. 4b albo 4c ustawy CIT.

Stosownie natomiast do treści art. 15 ust. 4d ustawy CIT:

W myśl art. 15 ust. 4e ustawy CIT:

Zatem elementem decydującym o momencie rozpoznania kosztów uzyskania przychodów jest data, na którą (pod którą) dany koszt został prawidłowo ujęty w księgach rachunkowych. Ponadto z przepisu tego wynika, że podstawą do ujęcia kosztu jest faktura (rachunek) lub inny dowód wówczas, gdy nie ma faktur (rachunków). Art. 15 ust. 4e ustawy CIT odnosi się do pojęcia kosztu zdefiniowanego w art. 15 ust. 1 tej ustawy, a więc pojęcia kosztu w znaczeniu ustawy podatkowej.

W zakresie wszelkich wydatków stanowiących na gruncie ustawy CIT tzw. pośrednie koszty uzyskania przychodów podatnik jest uprawniony do rozpoznania ich w kosztach podatkowych w dacie, pod którą dany wydatek zostanie ujęty w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

W analizowanej sprawie istotne jest to, że zarówno towary pierwotnie zgromadzone w rezerwie serwisowej, jak i nabywane następnie w celu uzupełnienia lub odtworzenia zasobu rezerwy, mogą zostać wykorzystane do realizacji zobowiązań gwarancyjnych wobec innych kontrahentów i nie można z góry przewidzieć okresu ich faktycznego pozostawania u Wnioskodawcy oraz tego, czy i w jakim zakresie zostaną one wykorzystane do ewentualnych napraw gwarancyjnych lub wymiany gwarancyjnej.

Ponadto wskazali Państwo, że zamawiają określoną nadwyżkę sprzętu komputerowego, która zostanie przeznaczona wyłącznie do realizacji ewentualnej obsługi gwarancyjnej. Wskazali Państwo również, że może zdarzyć się sytuacja, że nabyty sprzęt będzie stanowić zapas magazynowy ogólnego przeznaczenia, a w chwili zawarcia konkretnej umowy z klientem określony sprzęt serwisowy zostanie przesunięty na magazyn serwisowy. Dopiero po przesunięciu towaru na magazyn serwisowy dany sprzęt stanie się rezerwą serwisową.

W takiej sytuacji wydatki na rezerwy serwisowe stają się kosztem uzyskania przychodów w momencie przesunięcia na magazyn serwisowy. Natomiast w sytuacji, gdy nabyty sprzęt przeznaczony jest wyłącznie do rezerwy serwisowej (bez ogólnego przeznaczenia), wydatki na jego nabycie podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia – a więc w momencie zaksięgowania (ujęcia) tych wydatków w księgach rachunkowych – art. 15 ust. 4d w związku z art. 15 ust. 4e ustawy CIT.

Tym samym nie można przyjąć Państwa stanowiska, że koszty rezerwy serwisowej można rozliczać albo w okresie obowiązywania umowy albo w okresie ekonomicznej przydatności sprzętu. Przepisy ustawy CIT nie przewidują takiej możliwości rozliczenia kosztów z tytułu rezerwy serwisowej, jaką opisali państwo we wniosku. Należy mieć tu na względzie, ze rezerwa ta ma charakter „mieszany”, tj. może być przeznaczona dla kontrahenta innego niż ten, dla którego została stworzona.

Podsumowując, omawiane koszty uzyskania przychodów, które stanowią wydatki na tzw. rezerwy serwisowe, należy rozliczać jako koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami – w dacie ich poniesienia.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. Wydana interpretacja dotyczy więc tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa zapytania. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 z późn. zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.