0114-KDIP2-2.4010.219.2026.2.ND

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 18 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy kara umowna w kwocie (…) zł, zapłacona przez Spółkę na rzecz (…) z tytułu nieterminowej realizacji dostawy sprzętu informatycznego na podstawie Umowy, stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Uzupełnili go Państwo pismem z 30 czerwca 2026 r. (wpływ 30 czerwca 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca" lub „Spółka") prowadzi działalność gospodarczą w zakresie dostawy sprzętu (…) oraz świadczenia usług (…). W ramach tej działalności Spółka zawarła z (…) (dalej: „Zamawiający") umowę (…) z dnia (…) 2025 r. (dalej: „Umowa"), której przedmiotem była dostawa sprzętu informatycznego na rzecz Zamawiającego.

Spółka zrealizowała dostawę sprzętu objętego Umową z opóźnieniem wynoszącym (…) dni względem umownego terminu realizacji, co zostało potwierdzone Protokołem Dostawy z dnia (…) 2026 r. Dostarczony sprzęt był zgodny z wymaganiami Umowy pod względem jakościowym i ilościowym — Zamawiający nie zgłaszał zastrzeżeń co do jakości ani wadliwości dostarczonego sprzętu. Jedynym uchybieniem po stronie Spółki było niedochowanie umownego terminu realizacji dostawy.

W związku z powyższym opóźnieniem Zamawiający, działając na podstawie § 7 pkt 7.1.1 w odniesieniu do § 4 pkt 4.1 Umowy, naliczył Spółce karę umowną w wysokości (…) zł (słownie: (…) 00/100), co zostało udokumentowane notą księgową nr (…) z dnia (…) 2026 r.

Kwota kary umownej została potrącona przez Zamawiającego z należności przysługującej Spółce z tytułu faktury nr (…) z dnia (…) 2026 r. Kara umowna została zatem faktycznie poniesiona przez Spółkę — Spółka nie odzyskała potrąconej kwoty i nie dochodzi jej zwrotu.

Wnioskodawca podkreśla następujące okoliczności istotne dla oceny stanu faktycznego:

1.    Kara umowna została naliczona wyłącznie z tytułu nieterminowej realizacji dostawy, a nie z tytułu wad dostarczonego sprzętu, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad ani zwłoki w usunięciu wad towaru. Dostarczony sprzęt był pełnowartościowy i zgodny ze specyfikacją umowną.

2.    Opóźnienie w dostawie nie wynikało z rażącego niedbalstwa ani celowego działania Spółki, lecz było następstwem obiektywnych trudności w łańcuchu dostaw, w tym opóźnień ze strony dostawców podzespołów, na które Spółka nie miała bezpośredniego wpływu.

3.    Akceptacja kary umownej i kontynuacja współpracy z Zamawiającym — podmiotem publicznym o istotnym potencjale zamówieniowym — miała na celu zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów Spółki. Utrzymanie pozytywnych relacji handlowych z (...) umożliwia Spółce ubieganie się o kolejne zamówienia publiczne realizowane przez ten podmiot, co bezpośrednio przekłada się na przychody Spółki.

4.    Odmowa zapłaty kary umownej lub jej kwestionowanie mogłoby skutkować odstąpieniem Zamawiającego od Umowy, naliczeniem dalszych kar umownych, wpisem do rejestru nierzetelnych wykonawców lub innymi negatywnymi konsekwencjami wpływającymi na możliwość pozyskiwania przychodów przez Spółkę w przyszłości. Ponadto, odstąpienie od Umowy przez Zamawiającego mogłoby skutkować powstaniem po stronie Spółki poważnych trudności w przystępowaniu do kolejnych postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Zgodnie z art. 109 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 11 września 2019 r. — Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320), zamawiający może wykluczyć z postępowania wykonawcę, który nienależycie wykonał lub nie wykonał wcześniejszej umowy w sprawie zamówienia publicznego, co doprowadziło do jej wypowiedzenia lub odstąpienia od niej. Odstąpienie od Umowy mogłoby stanowić zatem podstawę fakultatywnego wykluczenia Spółki z przyszłych postępowań przetargowych. Wprawdzie przepisy Prawa zamówień publicznych przewidują instytucję tzw. self- cleaningu (art. 110 ust. 2 PZP), umożliwiającą wykonawcy wykazanie podjęcia środków naprawczych w celu uniknięcia wykluczenia, jednakże skuteczne przeprowadzenie procedury samooczyszczenia wiąże się z istotnym ryzykiem prawnym i czasowym, a jego wynik pozostaje każdorazowo w gestii zamawiającego. Akceptacja kary umownej pozwoliła zatem Spółce uniknąć wskazanych konsekwencji i zachować możliwość ubiegania się o zamówienia publiczne bez konieczności poddawania się procedurze self-cleaningu.

5.    Spółka prowadzi działalność w branży (...), w której realizacja zamówień publicznych stanowi istotną część jej przychodów. Utrata wiarygodności jako wykonawcy zamówień publicznych miałaby wymierny, negatywny wpływ na źródło przychodów Spółki.

Pytania

Czy kara umowna w kwocie (…) zł, zapłacona przez Spółkę (potrącona) na rzecz (…) z tytułu nieterminowej realizacji dostawy sprzętu informatycznego na podstawie Umowy, stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT")?

Państwa stanowisko w sprawie

1.    Kara umowna nie jest objęta wyłączeniem z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu: (1) wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług, (2) zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad oraz (3) zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Katalog wyłączeń zawarty w tym przepisie ma charakter zamknięty i nie podlega wykładni rozszerzającej. Przepis ten wyraźnie odnosi się wyłącznie do kar umownych powiązanych z wadliwością świadczenia — dotyczy sytuacji, w których towar jest wadliwy, a kara jest naliczana z tytułu samej wadliwości lub z tytułu zwłoki w dostarczeniu towaru zastępczego (wolnego od wad) bądź zwłoki w usunięciu wad.

W analizowanym stanie faktycznym kara umowna została naliczona wyłącznie z tytułu opóźnienia w realizacji dostawy — a nie z tytułu wadliwości dostarczonego sprzętu. Dostarczony sprzęt był kompletny, pełnowartościowy i wolny od wad. Podstawą naliczenia kary był sam fakt przekroczenia umownego terminu dostawy o 66 dni. Nie zachodzi zatem żadna z przesłanek wyłączenia z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie zarówno w utrwalonym orzecznictwie sądów administracyjnych, jak i w praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

a) Interpretacja indywidualna z dnia 7 sierpnia 2024 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.222.2020.9.MF) Interpretacja ta została wydana po wyroku WSA w Gliwicach z 12 lutego 2021 r. (sygn. akt I SA/Gl 1173/20) oraz wyroku NSA z 7 lutego 2024 r. (sygn. akt II FSK 646/21), oddalającym skargę kasacyjną organu. W interpretacji tej Dyrektor KIS — wykonując wyroki sądów administracyjnych — potwierdził, że kara umowna za nieterminowe wykonanie usługi stanowi koszt uzyskania przychodów. W uzasadnieniu organ wskazał:

„nie ma podstaw aby kara umowna za nieterminowe wykonanie usługi, której jakość jak i prawidłowość wykonania potwierdził Zamawiający, nie mogła stanowić kosztu uzyskania przychodu. Kara z tytułu nieterminowego wykonania usługi nie została wprost wskazana w treści art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p. toteż możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodu tego wydatku wymaga wyłącznie przeanalizowania warunków określonych w art. 15 u.p.d.o.p.".

Stan faktyczny w tej sprawie był zbliżony do sytuacji Wnioskodawcy — dotyczył kary umownej naliczonej za opóźnienie w realizacji zamówienia publicznego (181 dni opóźnienia), przy czym przedmiot umowy został odebrany bez zastrzeżeń (protokół odbioru bez uwag), a opóźnienie wynikało z trudności z dostarczeniem komponentów przez podmiot trzeci niezależny od podatnika. Kara została potrącona z należności wynikającej z faktury VAT — identycznie jak w przypadku Wnioskodawcy.

a)    Interpretacja indywidualna z dnia 8 listopada 2017 r. (sygn. 0114-KDIP2-3.4010.263.2017.1.MS) W interpretacji tej Dyrektor KIS potwierdził, że kary umowne z tytułu opóźnień w wykonaniu usług, spowodowane zdarzeniami niezależnymi od podatnika (m.in. nieprzewidywalnymi czynnikami atmosferycznymi, utrudnieniami na drodze, awariami sprzętu, brakami kadrowymi), stanowią koszty uzyskania przychodów. Organ stwierdził:

„W katalogu tym nie zostały wymienione, będące przedmiotem zapytania Wnioskodawcy kary umowne spowodowane zdarzeniami wymienionymi w opisie stanu faktycznego. Dlatego zdarzenia te należy rozpatrywać w oparciu o spełnienie ogólnych przesłanek uznania poniesionego wydatku za koszty uzyskania przychodów."

Organ podkreślił również, że:

„Jeżeli więc powyższe sytuacje nie wynikają z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania, to wydatki z tytułu kar umownych za niewykonanie umowy w terminie (...) jako spełniające warunki określone w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., stanowić będą koszty uzyskania przychodów.".

b)    Interpretacja indywidualna z dnia 15 stycznia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.722.2025.1.DW) W najnowszej z powołanych interpretacji Dyrektor KIS potwierdził, że kary umowne ponoszone w związku z realizacją umowy będącej źródłem przychodów, nieobjęte katalogiem z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, stanowią koszty uzyskania przychodów. Organ wskazał, że:

„wskazane wyłączenie nie obejmuje zatem wydatków związanych z odpowiedzialnością wynikającą z innego rodzaju uchybień w wykonaniu zobowiązań niż wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 tej ustawy o CIT, o ile spełniają przesłanki określone w tym przepisie.".

Organ potwierdził, że istnieje „związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ponoszonymi wydatkami (kary umowne) a działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę" i że kary umowne „jako spełniające przesłanki wymienione w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, należy uznać za koszty uzyskania przychodów.".

c)    Interpretacja indywidualna z dnia 24 sierpnia 2017 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.161.2017.2.WM) W interpretacji tej Dyrektor KIS potwierdził prawidłowość stanowiska podatnika, zgodnie z którym kara umowna za opóźnienie w realizacji robót budowlanych stanowi koszt uzyskania przychodów. Organ wskazał:

„Istotą tego przepisu jest niezaliczanie do kosztów uzyskania przychodów kar umownych, związanych generalnie z wadami towarów lub usług bądź zwłoką w usuwaniu tych wad. Jeżeli jednak kara umowna przysługuje wierzycielowi z innego tytułu niż ww. wymienione, może ona stanowić u płacącego koszt uzyskania przychodów, o ile spełniona będzie zasadnicza przesłanka wynikająca z art. 22 ust. 1 ww. ustawy, warunkująca zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów.". Stan faktyczny w tej sprawie obejmował karę umowną za opóźnienie w zakończeniu robót budowlanych (40 dni), przy czym sąd ustalił, że „opóźnienie jest następstwem okoliczności, za które Wnioskodawca nie ponosi odpowiedzialności" i że „sprawa nie dotyczyła zwłoki zawinionej przez Wnioskodawcę.".

d)    Interpretacja indywidualna z dnia 20 kwietnia 2018 r. (sygn. IPPB3/423-510/14-2/S/PS) Interpretacja ta została wydana po wyroku WSA w Warszawie z 30 września 2015 r. (sygn. akt III SA/ Wa 3810/14) oraz wyroku NSA z 23 stycznia 2018 r. (sygn. akt II FSK 86/16), oddalającym skargę kasacyjną organu. Dyrektor KIS potwierdził, że kary umowne zapłacone przez podatnika w związku z wcześniejszym rozwiązaniem umowy oraz niezrealizowaniem planu zakupów stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile podatnik działał przy zachowaniu zasad należytej staranności. W uzasadnieniu organ wskazał:

„wobec powyższego, jeżeli podatnik działał przy zachowaniu zasad należytej staranności, a zapłacona kara umowna wynika z okoliczności, na które nie miał wpływu i jest związana z uzyskiwanym przez niego przychodem w ramach prowadzonej działalności, to uznać ją należy za koszty poniesione w celu zachowania oraz zabezpieczenia źródła przychodu.".

e)    Orzecznictwo sądów administracyjnych

Naczelny Sąd Administracyjny wielokrotnie wskazywał, że kara umowna za nieterminowe wykonanie umowy nie mieści się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, ponieważ przepis ten dotyczy wyłącznie kar związanych z wadliwością towaru lub usługi, a nie z samym opóźnieniem w realizacji zamówienia. Pogląd ten wyrażony został m.in. w wyrokach NSA: z dnia 7 lutego 2024 r. (sygn. akt II FSK 646/21), z dnia 23 stycznia 2018 r. (sygn. akt II FSK 86/16), z dnia 28 stycznia 2015 r. (sygn. akt II FSK 3116/12), z dnia 4 kwietnia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1770/10), z dnia 20 lipca 2011 r. (sygn. akt II FSK 460/10), z dnia 17 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1365/10) oraz z dnia 13 grudnia 2013 r. (sygn. akt II FSK 141/12).

W przywołanych orzeczeniach NSA konsekwentnie podkreślał, że zwrot „zwłoka w dostarczeniu towaru wolnego od wad" użyty w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT oznacza sytuację, w której wykonawca dostarczył towar wadliwy i pozostaje w zwłoce z dostarczeniem towaru zamiennego, wolnego od wad. Nie obejmuje natomiast przypadku, w którym wykonawca dostarcza towar pełnowartościowy, lecz po upływie umówionego terminu.

Jak wskazał WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z dnia 6 lutego 2019 r. (sygn. akt I SA/Go 454/18):

„Co do zasady, kary umowne wiążą się z niewłaściwym (w znaczeniu też nieterminowym) czy nienależytym wykonaniem (np.) usług. Niemniej jednak, ustawodawca tylko w ściśle określonych przypadkach — enumeratywnie wymienionych w ustawie (art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p.) wyłączył możliwość zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W pozostałych przypadkach wydatek — kara umowna — winien być oceniany przy uwzględnieniu treści przepisu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.".

2.    Kara umowna spełnia ogólne przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów (art. 15 ust. ustawy o CIT).

Skoro kara umowna nie jest objęta wyłączeniem z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, możliwość jej zaliczenia do KUP należy oceniać na podstawie ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów zawartej w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 15 stycznia 2026 r. (sygn. 0111- KDIB1-3.4010.722.2025.1.DW), warunkiem uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek: wydatek został poniesiony przez podatnika, jest definitywny (rzeczywisty), pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów, został właściwie udokumentowany oraz nie znajduje się w grupie wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym wszystkie powyższe przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT są spełnione:

a)    Wydatek został poniesiony w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Zapłata kary umownej (poprzez potrącenie) umożliwiła Spółce zachowanie relacji handlowej z Zamawiającym — Miastem Stołecznym Warszawą, które jest jednym z kluczowych kontrahentów Spółki w sektorze zamówień publicznych. Akceptacja kary i prawidłowe rozliczenie zobowiązania pozwala Spółce na dalsze ubieganie się o zamówienia publiczne realizowane przez ten podmiot, co bezpośrednio zabezpiecza źródło jej przychodów. Odmowa zapłaty mogłaby skutkować daleko idącymi konsekwencjami, w tym naliczeniem dodatkowych kar, odstąpieniem od Umowy przez Zamawiającego czy negatywną oceną Spółki jako wykonawcy, co ograniczałoby jej szanse w przyszłych postępowaniach przetargowych.

W powołanej wyżej interpretacji z dnia 7 sierpnia 2024 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.222.2020.9.MF) Dyrektor KIS uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, który wskazywał, że „poniesienie ww. kary umownej może mieć wpływ na dalszą współpracę z Zamawiającym i osiąganie przez Wnioskodawcę wysokich (...) przychodów z niej" oraz że „uznanie przedmiotowej kary umownej pozwoliło Wnioskodawcy na ograniczenie ewentualnych dalszych strat.". Tożsame przesłanki zachodzą w przypadku Wnioskodawcy — akceptacja kary umownej i kontynuacja współpracy z Miastem Stołecznym Warszawą stanowi racjonalne działanie zmierzające do zachowania źródła przychodów. Również w interpretacji z dnia 8 listopada 2017 r. (sygn. 0114-KDIP2-3.4010.263.2017.1.MS) Dyrektor KIS zaaprobował stanowisko podatnika, który wskazał, że „wszelkie negocjacje z podmiotem nakładającym na Spółkę karę umowną są prowadzone w taki sposób, aby nie naruszyć dobrych relacji biznesowych oraz przede wszystkim utrzymać klienta." Organ potwierdził, że utrzymanie relacji z kontrahentem w celu zachowania źródła przychodów uzasadnia zaliczenie kary umownej do KUP.

b)    Wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Kara umowna wynika bezpośrednio z Umowy zawartej w ramach podstawowej działalności gospodarczej Spółki, tj. dostawy sprzętu informatycznego. Ryzyko naliczenia kar umownych za nieterminową realizację zamówień jest nierozerwalnie związane z działalnością w branży dostaw IT i stanowi typowe ryzyko gospodarcze ponoszone przez podmioty działające na rynku zamówień publicznych.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 15 stycznia 2026 r. (sygn. 0111- KDIB1-3.4010.722.2025.1.DW): istnieje „związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ponoszonymi wydatkami (kary umowne) a działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę." W interpretacji z dnia 8 listopada 2017 r. (sygn. 0114-KDIP2-3.4010.263.2017.1.MS) organ zaaprobował natomiast stanowisko, że kary umowne stanowią „element ziszczenia się normalnego ryzyka gospodarczego typowego dla branży w której działa Wnioskodawca.".

c)    Wydatek ma charakter definitywny. Kara umowna została faktycznie poniesiona przez Spółkę — kwota 660 000,00 zł została potrącona z należności Spółki wynikającej z faktury nr 2026/03/001/ FVS. Spółka nie dochodzi zwrotu tej kwoty. Wydatek ma zatem charakter ostateczny i bezzwrotny.

d)    Opóźnienie nie wynikało z rażącego niedbalstwa ani celowego działania. Nieterminowa realizacja dostawy była następstwem obiektywnych trudności w łańcuchu dostaw, niezależnych od Spółki. Spółka dołożyła należytej staranności w realizacji zamówienia, a opóźnienie nie było wynikiem umyślnego działania ani rażącego zaniedbania obowiązków. Na potwierdzenie dochowania należytej staranności Spółka wskazuje, że po powzięciu informacji o wyborze jej oferty jako najkorzystniejszej, w celu zagwarantowania pewności i terminowości realizacji dostaw serwerów na potrzeby przedmiotowego zamówienia — mając świadomość cyklu produkcyjnego wyrobów — Spółka dokonała zamówienia sprzętu objętego ofertą u dystrybutora jeszcze przed zawarciem Umowy z Zamawiającym (tzw. preorder). Dystrybutor potwierdził przyjęcie zamówienia oraz termin jego realizacji. Zarówno na etapie przed złożeniem oferty, jak i po jej złożeniu, w dacie złożenia zamówienia w dystrybucji, jak również na etapie zawarcia z Zamawiającym umowy o zamówienie publiczne, Spółka dysponowała potwierdzeniem dostępności zaoferowanych modeli serwerów producenta w wymaganej ilości oraz w terminie dostaw wymaganym w Specyfikacji Warunków Zamówienia. Spółka dochowała zatem profesjonalnej staranności, a także wykazała zapobiegliwość, dokonując zamówienia u producenta z wyprzedzeniem i ponosząc dodatkowe ryzyko gospodarcze związane z możliwością nieuzyskania zamówienia w postępowaniu przetargowym. O dołożeniu należytej staranności w organizacji procesu dostawy świadczy w szczególności fakt dokonania zamówienia sprzętu jeszcze w fazie poprzedzającej udzielenie zamówienia publicznego Jak wynika ze zgromadzonej dokumentacji, umowny termin dostaw nie był zagrożony — opóźnienie było bezpośrednim następstwem kongestii w portach azjatyckich oraz braku dostępności modułów pamięci u producenta, tj. okoliczności całkowicie niezależnych od Spółki.

W kontekście przesłanki braku zawinienia Wnioskodawca wskazuje, że zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne kładą nacisk na ocenę, czy kara umowna jest następstwem zdarzeń niezależnych od podatnika. W interpretacji z dnia 8 listopada 2017 r. (sygn. 0114- KDIP2-3.4010.263.2017.1.MS) Dyrektor KIS stwierdził: „Niezwykle istotne jest, aby obiektywna ocena działań Spółki skutkowała możliwością uznania ich za racjonalne, podjęte przy zachowaniu zasad należytej staranności, które to działania muszą cechować przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą." Analogicznie w interpretacji z dnia 20 kwietnia 2018 r. (sygn. IPPB3/423-510/14-2/S/PS) Dyrektor KIS potwierdził, że „kara umowna nie może wynikać z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania samego podatnika" i że jeżeli „podatnik działał przy zachowaniu zasad należytej staranności, a zapłacona kara umowna wynika z okoliczności, na które nie miał wpływu i jest związana z uzyskiwanym przez niego przychodem w ramach prowadzonej działalności, to uznać ją należy za koszty poniesione w celu zachowania oraz zabezpieczenia źródła przychodu.".

W interpretacji z dnia 24 sierpnia 2017 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.161.2017.2.WM) Dyrektor KIS uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, któremu naliczono karę za opóźnienie w realizacji robót budowlanych, stwierdzając że „kara umowna wynikająca z kontraktu pomiędzy stronami została naliczona na skutek niezawinionego uchybienia terminowi realizacji umowy przez Wnioskodawcę" i że „sprawa nie dotyczyła zwłoki zawinionej przez Wnioskodawcę." Analogicznie, w sprawie Wnioskodawcy opóźnienie było następstwem okoliczności obiektywnych (zakłócenia w łańcuchu dostaw podzespołów IT), za które Spółka nie ponosi odpowiedzialności.

3.    Podsumowanie stanowiska Wnioskodawcy

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy kara umowna w kwocie (…) zł zapłacona z tytułu nieterminowej dostawy sprzętu informatycznego:

2.1 nie jest objęta wyłączeniem z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, ponieważ nie dotyczy wad dostarczonych towarów, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad ani zwłoki w usunięciu wad — lecz wyłącznie opóźnienia w realizacji dostawy towaru pełnowartościowego;

2.5 spełnia przesłanki ogólne z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ponieważ została poniesiona w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, ma związek z działalnością gospodarczą Spółki, jest wydatkiem definitywnym i nie wynika z rażącego niedbalstwa;

2.6 stanowi zatem koszt uzyskania przychodów Spółki w podatku dochodowym od osób prawnych.

Stanowisko Wnioskodawcy jest zgodne z utrwaloną praktyką interpretacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, potwierdzoną wyrokami sądów administracyjnych, w szczególności z interpretacjami: z dnia 7 sierpnia 2024 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.222.2020.9.MF), z dnia 15 stycznia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.722.2025.1.DW), z dnia 8 listopada 2017 r. (sygn. 0114- KDIP2-3.4010.263.2017.1.MS), z dnia 24 sierpnia 2017 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.161.2017.2.WM) oraz z dnia 20 kwietnia 2018 r. (sygn. IPPB3/423-510/14-2/S/PS).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554, dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• koszt został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podatnik ma zatem prawo zaliczyć na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT do kosztów uzyskania przychodów wszystkie poniesione wydatki za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane i pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zauważyć należy, że ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie bądź zachowanie źródła przychodów. Cel ten musi być widoczny, zaś poniesione wydatki winny go bezpośrednio lub pośrednio realizować lub co najmniej winny go zakładać jako realny.

Przyjmuje się, że koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało.

Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Oprócz powyższego należy mieć na uwadze, że dokonując rozpoznania kosztowego charakteru określonego wydatku podatnik musi badać nie tylko to, czy wydatek ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), ale i to czy nie jest on objęty wyłączeniem z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, co definitywnie pozbawia go charakteru kosztu podatkowego choćby nawet spełniał wprowadzone przez ustawodawcę w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kryteria normatywne.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT,

Z powyższego przepisu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT wynika, że nie jest podstawą prawną do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów kar z tytułu nieterminowego dostarczenia towarów lub nieterminowego wykonania robót i usług, chyba że wynika to wprost z innych przepisów regulujących dany rodzaj działalności (np. w przypadku usług przewozowych).

Przepis art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT nie obejmuje bowiem swoim zakresem kar umownych z tytułu nieterminowego dostarczenia towarów lub nieterminowego wykonania robót i usług.

Instytucja kary umownej jako sposób zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy ma przede wszystkim na celu ułatwienie dochodzenia naprawienia ewentualnej szkody. Została ona uregulowana w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 795, dalej: „KC”).

Na podstawie art. 483 § 1 KC:

Zgodnie z art. 484 § 1 KC:

Zapisy ustanawiające karę umowną stanowią powszechnie stosowaną praktykę przy zawieraniu umów i stanowią realizację zasady swobody tychże umów.

Z wniosku wynika, że prowadzą Państwo działalność w zakresie dostawy sprzętu (…) oraz świadczenia usług (…). Zawarli Państwo umowę z (…), której przedmiotem była dostawa sprzętu informatycznego na rzecz Zamawiającego.

Zrealizowali Państwo dostawę sprzętu objętego Umową z opóźnieniem wynoszącym (…) dni względem umownego terminu realizacji. Sporządzony został Protokół Dostawy.

Wskazują Państwo, że dostarczony sprzęt był zgodny z wymaganiami Umowy pod względem jakościowym i ilościowym. Zamawiający nie zgłaszał żadnych zastrzeżeń co do jakości i wadliwości dostarczonego sprzętu. Podkreślają Państwo, że jedynym uchybieniem z Państwa strony, było niedochowanie umownego terminu realizacji dostawy.

W związku z powyższym, zamawiający naliczył Państwu karę umowną w wysokości (…) zł, co zostało udokumentowane notą księgową. Kwota ta została potrącona przez zamawiającego z należności przysługującej Spółce z tytułu faktury. Zatem faktycznie ponieśli Państwo karę umowną – nie odzyskali Państwo potrąconej kwoty i nie dochodzi do jej zwrotu.  

Podkreślają również Państwo, że opóźnienie w dostawie nie wynikało z rażącego niedbalstwa ani celowego działania Spółki, lecz było następstwem obiektywnych trudności w łańcuchu dostaw, w tym opóźnień ze strony dostawców podzespołów, na które Spółka nie miała bezpośredniego wpływu.

Zaakceptowali Państwo karę umowną i kontynuowali współpracę z zamawiającym, w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Utrzymują Państwo pozytywne relacje z (…), co umożliwia ubieganie się o kolejne zamówienia publiczne realizowane przez ten podmiot.

Wskazują Państwo na konkretne następstwa płynące z odstąpienia od zapłaty kary lub jej kwestionowania. Akceptacja kary umownej pozwoliła Państwu uniknąć konsekwencji i zachować możliwość ubiegania się o zamówienia publiczne bez konieczności poddawania się procedurze self-cleaningu. Utrata wiarygodności jako wykonawcy zamówień publicznych miałaby wymierny, negatywny wpływ na źródło przychodów.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy kara umowna w kwocie (…) zł, zapłacona przez Spółkę (potrącona) na rzecz (…) z tytułu nieterminowej realizacji dostawy sprzętu informatycznego na podstawie Umowy, stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowych od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”).

Państwa zdaniem kara umowna w kwocie (…) zł zapłacona z tytułu nieterminowej dostawy sprzętu informatycznego:

• nie jest objęta wyłączeniem z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, ponieważ nie dotyczy wad dostarczonych towarów, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad ani zwłoki w usunięciu wad – lecz wyłącznie opóźnienia w realizacji dostawy towaru pełnowartościowego,
• spełnia przesłanki ogólne z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ponieważ została poniesiona w calu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, ma związek z działalnością gospodarczą Spółki, jest wydatkiem definitywnym i nie wynika z rażącego niedbalstwa,
• stanowi zatem koszt uzyskania przychodów Spółki w podatku dochodowym od osób prawnych.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy zauważyć, że kary umowne, o których mowa w opisanym zdarzeniu przyszłym nie mieszczą się w katalogu kar umownych wyłączonych z kosztów podatkowych, zawartym w ww. art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT.

Jak już bowiem wskazano uprzednio kary z tytułu nieterminowego dostarczenia towarów lub nieterminowego wykonania robót i usług nie są objęte zakresem tego przepisu.

Podkreślić jednak należy, że – jak wskazano na wstępie – poniesiony wydatek, aby mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, musi spełniać ogólną zasadę zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy, tj. musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Jednocześnie, ciężar prawidłowego udokumentowania wydatku i wykazania związku przyczynowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskaniem (zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła) przychodów spoczywa na podatniku. To właśnie on musi wykazać, że poniósł koszt celowy i zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności. Decydując się na poniesienie określonych wydatków musi sam dokonać oceny, czy wydatki, które poniósł mają na celu uzyskanie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, a następnie podjąć decyzję o ich ewentualnym zakwalifikowaniu do kosztów podatkowych.

Zauważyć należy, że zdefiniowanie celu osiągnięcia przychodu nie może być traktowane jedynie w kategoriach formalnych. Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodów uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że poniesiony wydatek przysporzy mu spodziewanego przychodu lub przyczyni się do zabezpieczenia źródła przychodów.

Podkreślić należy, że nałożone kary nie mogą wynikać z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania samego Wnioskodawcy. Niezwykle istotne w tej mierze jest bowiem, aby obiektywna ocena podejmowanych przez podatnika działań skutkowała możliwością uznania ich za racjonalne, podjęte przy zachowaniu zasad staranności, które to działania muszą cechować podmiot prowadzący działalność gospodarczą.

W tym też kontekście zauważyć należy, że jak wynika z wniosku opóźnienie nie wynika z rażącego niedbalstwa ani celowego działania Spółki, lecz było następstwem obiektywnych trudności w łańcuchu dostaw, w tym opóźnień ze strony dostawców podzespołów, na które Spółka nie miała bezpośredniego wpływu.

W świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że kara umowna w kwocie (…) zł zapłacona przez Państwa (potrącona) na rzecz (…) z tytułu nieterminowej realizacji dostawy sprzętu informatycznego na podstawie Umowy, stanowi dla Państwa koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Tak więc, zgodzić należy się z Państwa stanowiskiem, że kara umowna w kwocie (…) zł zapłacona z tytułu nieterminowej dostawy sprzętu informatycznego:

• nie jest objęta wyłączeniem z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, ponieważ nie dotyczy wad dostarczonych towarów, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad ani zwłoki w usunięciu wad – lecz wyłącznie opóźnienia w realizacji dostawy towaru pełnowartościowego,
• spełnia przesłanki ogólne z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ponieważ została poniesiona w calu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, ma związek z działalnością gospodarczą Spółki, jest wydatkiem definitywnym i nie wynika z rażącego niedbalstwa,
• stanowi zatem koszt uzyskania przychodów Spółki w podatku dochodowym od osób prawnych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. Wydana interpretacja dotyczy więc tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa zapytania. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne oraz wyroki sądowe zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...) Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.