0114-KDIP2-2.4010.162.2026.2.JM

Interpretacja indywidualna2026-05-26Dyrektor Krajowej Informacji SkarbowejAktualna

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza KSeF.

amortyzacja faktura faktura-faktura ustrukturyzowana koszt-koszty uzyskania przychodów systemy-Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zaistniałego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 kwietnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur zakupowych wystawionych poza systemem KSeF. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką kapitałową, która w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik podatku VAT. Głównym przedmiotem działalności gospodarczej Wnioskodawcy jest (…).

W ramach prowadzonej przez siebie działalności, Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi od podatników zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT (dalej: „Dostawcy”). Wnioskodawca otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary lub wykonane usługi (dalej: „Faktury Zakupowe”).

W przypadkach objętych niniejszym wnioskiem, nabywane przez Spółkę od Dostawców towary i usługi:

nie podlegają zwolnieniu z VAT,
są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług,
zarówno w odniesieniu do tych towarów i usług, jak i dokumentujących je Faktur Zakupowych nie zachodzą negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, określone w art. 88 Ustawy VAT.

Ponadto, nabywane towary i usługi objęte niniejszym Wnioskiem ponoszone są w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów Spółki, spełniając definicję kosztów uzyskania przychodów, wynikającą z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, i nie będąc jednocześnie jednym z wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 Ustawy CIT.

Mimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: „KSeF”), co do zasady od 1 lutego 2026 r., Wnioskodawca dalej może otrzymywać od swoich kontrahentów Faktury Zakupowe wystawione po 31 stycznia 2026 r. w postaci:

papierowej lub
elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 Ustawy VAT, tj. faktury wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym inne niż faktury ustrukturyzowane (np. w formacie pdf).

Otrzymane przez Wnioskodawcę w tej postaci Faktury Zakupowe nie będą spełniały definicji faktury ustrukturyzowanej określonej w art. 2 pkt 32a Ustawy VAT.

W niektórych przypadkach może to wynikać z faktu, że dany Dostawca będzie korzystać z odroczenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, natomiast może się również zdarzyć, że Faktury Zakupowe w innej formie niż faktura ustrukturyzowana będą wystawiać na rzecz Spółki także Dostawcy zobowiązani już do wystawiania faktur w KSeF. Innymi słowy, Wnioskodawca nie może wykluczyć, że pomimo obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, niektórzy Dostawcy nie będą stosować się do tego nakazu. Może to wynikać m.in. z braku wiedzy, awarii systemu, mylnego zastosowania przewidzianego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF, czy też niegotowości technologicznej uniemożliwiającej wystawienie faktury ustrukturyzowanej.

Ze względu na to, że dane dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych podatników nie są publiczne dostępne, w odniesieniu do Faktur Zakupowych wystawionych po 31 stycznia 2026 r. Wnioskodawca nie będzie w stanie w każdym przypadku określić, czy dany Dostawca jest zobligowany już wystawiać faktury w ramach KSeF, czy też może korzystać jeszcze z przewidzianego odroczenia tego obowiązku. Tym samym, Wnioskodawca nie będzie mógł stwierdzić, czy otrzymana w postaci papierowej lub elektronicznej Faktura Zakupowa prawidłowo została wystawiona przez Dostawcę w tej formie, czy też powinna była być wystawiona i dostarczona Spółce przy użyciu KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej.

Wnioskodawca nie może przy tym wykluczyć, że Faktury Zakupowe, które zostaną wystawione pierwotnie przez Dostawców w formie papierowej lub elektronicznej pomimo istniejącego obowiązku wystawienia ich w KSeF, będą w przyszłości ponownie wystawiane i dostarczane Spółce przez Dostawców w postaci faktury ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF.

Wnioskodawca jest przy tym zobligowany do comiesięcznego składania struktury JPK_VAT z deklaracją, regulowanej przez art. 99 ust. 13b oraz 109 ust. 14 Ustawy VAT oraz przez przepisy Rozporządzenia JPK_VAT (dalej: „JPK_V7M”).

Faktury Zakupowe Wnioskodawca zamierza również rozpoznawać jako koszt uzyskania przychodów, zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie CIT, tj. właściwymi dla kosztów bezpośrednich, kosztów pośrednich lub zwiększających wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, w zależności od charakteru wydatku.

Pytania

1) Czy w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jego rzecz także w sytuacji, kiedy pomimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF takie faktury zostaną wystawione przez Dostawców w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i zostaną dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF (niezależnie od tego, czy po stronie Dostawców istniał obowiązek wystawienia i dostarczenia tych faktur za pośrednictwem KSeF)?

2) Jeżeli stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 zostanie uznane za prawidłowe, to czy w przypadku, gdy Dostawca zdecyduje się fakturę wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, Wnioskodawcy dalej przysługiwać będzie prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF oraz nie będzie zobligowany do skorygowania złożonej pierwotnie do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazał Fakturę Zakupową, otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej i oznaczoną za pomocą oznaczenia „BFK”?

3) Czy w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, wynikającą z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSeF?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 3 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Natomiast odpowiedź na pytania nr 1 i 2 w zakresie podatku od towarów i usług zostanie udzielona odrębnym rozstrzygnięciem.

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, wynikającą z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSeF.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zd. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

a) wydatek został definitywnie poniesiony przez podatnika (z jego zasobów majątkowych),

b) dany wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

c) wydatek został poniesiony w celu uzyskania lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

d) wydatek został właściwie udokumentowany,

e) wydatek nie został wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów podatkowych, określonym w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

W konsekwencji, aby dany wydatek poniesiony przez podatnika mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, to między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy, tj. poniesienie tego wydatku musi mieć wpływ na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. Równocześnie, wydatek ten nie może znajdować się w negatywnym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, oraz powinien być właściwie udokumentowany.

Przepisy Ustawy CIT nie wskazują żadnych warunków dotyczących wymogów w zakresie udokumentowania ponoszonych wydatków. Jak stanowi jednak art. 9 ust. 1 Ustawy CIT, podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencję rachunkową, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Oznacza to, że podatnik powinien posiadać dokumenty, jakich wymaga ustawa o rachunkowości.

Stosownie natomiast do art. 20 ust. 2 oraz ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, tekst jedn. ze zm.; dalej: „UoR”), podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepisy UoR wskazują również na elementy, jakie dany dokument musi posiadać, aby uznać go za dowód księgowy na gruncie UoR. Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 1-6 UoR, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Kolejne regulacje UoR określają wymogi merytoryczne (art. 22 ust.1 UoR) dowodów księgowych wskazując, iż dowody te powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 UoR, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Powyższe przepisy wskazują zatem, jakie warunki muszą być spełnione, aby dany dokument mógł zostać uznany za dowód księgowy.

Żaden przepis Ustawy CIT ani UoR nie wskazuje jednak formy w jakiej dowód księgowy ma być wystawiony/otrzymany oraz przechowywany.

Uznać zatem należy, że podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, które udokumentowane zostały Fakturami Zakupowymi wystawionymi bez użycia KSeF. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek formalnych do rozpoznania kosztów podatkowych. Jej wystawienie bez użycia KSeF nie powoduje bowiem, że taka faktura traci przymiot dowodu księgowego (faktura jest dalej rzetelna, kompletna, wolna od błędów, integralna co do treści oraz zawiera co najmniej dane określone w art. 21 UoR, brak jest w niej wymazywania i przeróbek). Nawet jeżeli Dostawca wystawi Fakturę Zakupową bez użycia KSeF, to taki dokument w dalszym ciągu stanowi dowód przeprowadzenia transakcji udokumentowanej taką fakturą.

Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników, powinno decydować przede wszystkim to czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami. Tymczasem niezależnie od tego czy faktura zostanie wystawiona w formie papierowej, elektronicznej czy też ustrukturyzowanej, to taka faktura pod kątem formalnym w dalszym ciągu potwierdza rzeczywiste transakcje handlowe.

W konsekwencji, wystawienie, wbrew obowiązkowi, Faktur Zakupowych bez użycia KSeF, nie stanowi samodzielnej przesłanki do pozbawienia prawa Wnioskodawcy do rozpoznania wydatku udokumentowanego taką fakturą jako kosztu uzyskania przychodów (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową).

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Tytułem przykładu można wskazać następujące interpretacje indywidualne:

interpretacja indywidualna z 14 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.605.2025.2.AND, w której stwierdzono:

„Podsumowując, w związku z tym, że:

- wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,

- jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy, faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz

- jak wskazali Państwo we wniosku, wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu - na gruncie ustawy o CIT (tj. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy o CIT) - zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.”

interpretacja indywidualna z 16 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.552.2025.1.AG;
interpretacja indywidualna z 21 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.617.2025.1.RH.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, wynikającą z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSeF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554, dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
został właściwie udokumentowany,
nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Określona grupa wydatków, w tym związana z finansowaniem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, może być zaliczana do kosztów uzyskania przychodów tylko poprzez odpisy amortyzacyjne.

Wynika to z art. 15 ust. 6 ustawy o CIT, który stanowi, że:

Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m, przy czym w przypadku spółek nieruchomościowych odpisy dotyczące środków trwałych zaliczonych do grupy 1 Klasyfikacji nie mogą być w roku podatkowym wyższe niż dokonywane zgodnie z przepisami o rachunkowości odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe z tytułu zużycia środków trwałych, obciążające w tym roku podatkowym wynik finansowy jednostki.

Z kolei w myśl art. 16a ust. 1 ustawy o CIT:

Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 16c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2) maszyny, urządzenia i środki transportu,

3) inne przedmioty

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Zgodnie z powyższym, wymienione w pkt 1-3 środki trwałe podlegają amortyzacji po spełnieniu następujących warunków:

zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,
stanowią własność lub współwłasność podatnika,
są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,
przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok,
są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu,
nie są wymienione w katalogu środków trwałych wymienionych w art. 16c ustawy o CIT.

Jak wynika z opisanego zaistniałego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego, głównym przedmiotem Państwa działalności jest (…). W związku z tym nabywają Państwo towary i usługi.

Ponadto, nabywane towary i usługi objęte niniejszym wnioskiem ponoszone są w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenie źródeł przychodów Spółki. Wskazali Państwo, że wydatki te spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nie będąc jednocześnie jednym z wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ustawy o CIT.

Od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Państwa od Dostawców są objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF. Nie mogą Państwo przy tym wykluczyć, że niektóre Faktury Zakupowe − wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r. zostaną wystawione przez Dostawców poza KSeF.

Oznacza to, że również po 31 stycznia 2026 r., mogą Państwo dalej otrzymywać od Dostawców Faktury Zakupowe:

a) w postaci papierowej,

b) w postaci elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane.

Wystawienie przez Dostawców Faktur Zakupowych bez użycia KSeF i w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana może mieć różne przyczyny, np.

Dostawca będzie korzystał z odroczenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych lub
Dostawcy już zobowiązani do wystawania faktur w KSeF, będą wystawiać Faktury Zakupowe w innej formie niż faktura ustrukturyzowana.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSeF.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nie uzależniono możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek przy użyciu KSeF.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej: „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DZ. U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Od powyższej reguły istnieją wyjątki, określone m.in. w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, niemniej jednak co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF występuje od:

1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi:

do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Należy jednak podkreślić, że przedmiotem wniosku są wydatki wynikające z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i udostępnionych Wnioskodawcy poza KSeF, ale w postaci:

a) papierowej,

b) elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane.

Z dniem 1 lutego 2026 r. wszedł w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zapewni szybkie, bezpieczne i prawidłowe dostarczenie faktury do nabywcy. Umożliwi to pewny dostęp do dokumentu i wiarygodne potwierdzenie transakcji. Dzięki temu podatnicy zyskają większą pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony, co zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych. Jeśli jednak podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza systemem, będzie mógł odliczyć VAT, jeżeli spełnione są pozostałe, materialne przesłanki prawa do odliczenia. W ustawie o VAT obowiązują zasady determinujące prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

W takiej sytuacji kluczowe jest zachowanie należytej staranności - podatnik powinien zweryfikować, dlaczego faktura została wystawiona poza KSeF oraz czy kontrahent działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ramach dobrych praktyk zasadne jest uzyskanie dokumentu w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana wyłącznie w tym systemie potwierdza prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy.

W indywidualnych przypadkach, jeżeli wystąpią sytuacje, w których działanie wystawcy takiej faktury okaże się nieuczciwe, nabywca powinien zachować szczególną ostrożność przy współpracy z takim kontrahentem, w tym np. weryfikować zasadność wystawienie faktury poza KSeF. Każdorazowo, nabywca powinien mieć na uwadze ewentualne negatywne konsekwencje, które mogą zaistnieć w związku ze współpracą ze sprzedawcami, którzy nie stosują się do zobowiązujących przepisów w zakresie VAT.

Nabywca powinien więc zwracać uwagę na okoliczności współpracy z takim kontrahentem, w tym, czy kontrahent, który notorycznie wystawia faktury poza KSeF (mimo ciążącego na nim obowiązku) oraz w dobie udostępnionych przez resort finansów aplikacji do wystawiania faktur w KSeF rzetelnie dokumentuje dokonane transakcje.

W zakresie podatku dochodowego faktura - niezależnie od formy - stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Podsumowując, w związku z tym, że:

wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,
jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy, faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz
wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu - na gruncie ustawy o CIT - zostaną spełnione, to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy − wbrew obowiązkowi − Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia KSeF (pytanie nr 3), należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,
zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualne wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), ul. (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.