0114-KDIP2-1.4010.578.2025.9.S/PK

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

1)  ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 10 października 2025 r. (data wpływu 10 października 2025 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 28 kwietnia 2026 r., sygn. akt I SA/Łd 49/26 (data wpływu orzeczenia –13 lipca 2026 r.), i

2)  stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy uiszczoną karę umowną z tytułu opóźnienia w dostawie produktów na rzecz Zamawiającego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, w sytuacji, gdy opóźnienie nie jest zawinione przez wnioskodawcę – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 10 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy ustalenia, czy uiszczoną karę umowną z tytułu opóźnienia w dostawie produktów na rzecz Zamawiającego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, w sytuacji, gdy opóźnienie nie jest zawinione przez wnioskodawcę.

Uzupełnili go Państwo pismem z 12 listopada 2025 r. (wpływ 12 listopada 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży (dostaw) (…). Jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Dostaw odpowiedniego asortymentu produktów dokonuje na podstawie umów zawartych w wyniku przeprowadzenia postępowań przetargowych, w trybie podstawowym (przetarg nieograniczony). Umowy zawierają postanowienia o nałożeniu na dostawcę (wnioskodawcę w sprawie) kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji dostaw. Wnioskodawca, aby spełnić warunki techniczne przetargu kupuje odpowiednie urządzenia u swoich kooperantów zagranicznych. W trakcie realizacji zamówienia wystąpiły opóźnienia w dostawie (...) – niedotrzymanie terminu dostawy było spowodowane opóźnieniem kooperanta zagranicznego, który dostarcza podzespoły do produkcji. Zamawiający wystąpił o zapłatę kary umownej z tytułu nieterminowej realizacji dostawy. Wnioskodawca zawarł z zamawiającym ugodę przed Prezesem Prokuratorii Generalnej, na mocy, której zobowiązał się do zapłaty kary umownej z tytułu braku realizacji w terminie dostaw. Wykonanie umowy dostawy nie było zawinione przez wnioskodawcę. Wynikało z opóźnienia w produkcji produktów przez zagranicznego kooperanta. Wnioskodawca zwrócił się do kooperanta z wnioskiem o pokrycie kosztów kary umownej powstałej na skutek niedotrzymania terminu dostawy (...). Zagraniczny kooperant zapłacił wnioskodawcy karę umowną z tytułu opóźnienia w realizacji dostaw (...). Wnioskodawca uiścił karę umowną na rzecz zamawiającego zgodnie z postanowieniami ugody zawartej przez Prezesem Prokuratorii Generalnej. Uiszczona kara umowna nie dotyczyła wad fizycznych ani prawnych dostarczanych produktów ani usług.

Pytanie

Czy uiszczoną karę umowną z tytułu opóźnienia w dostawie produktów na rzecz Zamawiającego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, w sytuacji, gdy opóźnienie nie jest zawinione przez wnioskodawcę?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem podatnika kara umowna z tytułu nieterminowego wykonania usługi stanowi koszt uzyskania przychodu. Opóźnienie w wykonaniu usługi nie stanowi wady dostarczonej usługi. Pojęcie „wada usługi” należy rozumieć jako nienależyte wykonanie tej usługi. Opóźnienie nie mieści się w tej kategorii. Błędem jest kwalifikowanie do art. z art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p wszelkich kar umownych i odszkodowań, zamiast kar umownych i odszkodowań ze ściśle określonych tytułów. Przyjęcie poglądu, że kara umowna lub odszkodowanie ze swej istoty nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów, czyniłoby ten przepis zbędnym.

Stosownie do treści art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16. Przepis art. z art. 16 ust. 1 pkt 22 powołanej ustawy stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonywanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonywanych robót i usług. Powyższe oznacza, że podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, które spełniają warunki opisane w art. z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p (istnieje związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów) pod warunkiem, iż nie zostały one wyłączone przepisem z art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p. Przytoczone przepisy konstytuują więc zasadę, stosownie, do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo- skutkowy. Jednakże, samo stwierdzenie, że wydatek spełnia przesłanki wymienione w art. 15 u.p.d.o.p., nie jest warunkiem wystarczającym dla uznania tego wydatku za koszt podatkowy, jeżeli przeczą temu inne przepisy ustawy podatkowej. Należy bowiem zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Zdaniem wnioskodawcy kara umowna jakiej dotyczy pytanie nie jest objęta przepisem art. z art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p. i może zostać potraktowana jako koszt uzyskania przychodu. Objęta wnioskiem o wydanie interpretacji zapłacona kara umowna była bowiem związana z opóźnieniem w realizacji przedmiotu umowy, a nie z wadami wykonanych usług, niestarannością czy niedbalstwem w ich wykonaniu. W ocenie wnioskodawcy, dla prawidłowej wykładni z art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p koniecznym jest odwołanie się do odpowiednich przepisów kodeksu cywilnego. Przepis z art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p wyłącza z kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania z tytułu:

1)  wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,

2)  zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,

3)  zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Dotyczy on więc zdarzeń gospodarczych spowodowanych wadliwością towarów, robót lub usług, będących przedmiotem działalności. Wada jest w tym przypadku podstawową przyczyną eliminacji poniesionych kosztów z kosztów podatkowych. Rozważając natomiast, co należy rozumieć pod pojęciem wady trzeba wziąć pod uwagę przepisy kodeksu cywilnego, albowiem pojęcie to jest pojęciem cywilnoprawnym. Można wyróżnić wady fizyczne (art. 5561 k.c.) oraz wady prawne. Wadą fizyczną jest taka usterka rzeczy (zamówionego dzieła), która zmniejsza jej wartość lub użyteczność ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikający z okoliczności lub z przeznaczenia rzeczy. Wada fizyczna ma miejsce także wówczas, gdy rzecz nie ma właściwości, o których istnieniu zapewniano, albo jeżeli została kupującemu wydana w stanie niezupełnym. Natomiast wada prawna (art. 5563 k.c.) ma miejsce wówczas, gdy rzecz sprzedana stanowi własność osoby trzeciej albo jeżeli jest obciążona prawem osoby trzeciej; w razie sprzedaży praw sprzedawca jest odpowiedzialny także za istnienie praw. Skoro ustawodawca posłużył się w treści z art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p terminem „wada usług” należy przez to rozumieć nienależyte wykonanie tej usługi. Wada musi więc dotyczyć samej usługi, jej nieprawidłowego wykonania.

Zdaniem wnioskodawcy nie zasługuje na uwzględnienie jest posługiwanie się przy wykładni art. z art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p. słownikowym znaczeniem pojęcia „wady”, zamiast znaczeniem, jakie pojęciu temu nadaje prawo cywilne. Wprawdzie prawo cywilne i prawo podatkowe stanowią dwie odrębne gałęzie prawa, normujące odmienne stosunki prawne, jednak obie te gałęzie stanowią część systemu prawa, który z założenia winien być spójny i zupełny oraz stanowić uporządkowany zbiór norm prawnych. Pomiędzy normami prawnymi w systemie prawa zachodzą związki treściowe takiego typu, że istnieją logiczne powiązania pomiędzy normami, tzn. treść jednej normy co do zasady pozostaje w zgodzie z treścią innej normy, a ponadto pojęcia stosowane przez ustawodawcę w przepisach zawierających elementy norm prawnych odznaczają się względną jednolitością terminologiczną (por. T. Chauvin, T. Stawecki, P. Winczorek, Wstęp do prawoznawstwa, Warszawa 2011, s. 131). Stosowanie względnie jednolitej terminologii oznacza, że ustawodawca nie przypisuje danemu pojęciu dwóch różnych znaczeń, mając na względzie komunikatywność przepisów prawa dla adresatów prawa. W myśl bowiem § 10 Zasad techniki prawodawczej, stanowiących załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (t.j. Dz. U. z 2016r., poz. 283), do oznaczenia jednakowych pojęć używa się jednakowych określeń, a różnych pojęć nie oznacza się tymi samymi określeniami. W sytuacji, gdy ustawodawca posługuje się w różnych gałęziach prawa danym pojęciem w różnych znaczeniach – wszakże jednolitość terminologiczna języka prawnego jest względna – wynika to wyraźnie z treści przypisów (np. z definicji legalnych) lub jest ewidentne w świetle zasad i charakteru danej gałęzi prawa. Ustawodawca podatkowy może bowiem posługiwać się pojęciami prawa cywilnego, przejmując je do prawa podatkowego, a może także, używając identycznych pojęć, definiować je na użytek i potrzeby ustaw podatkowych, wówczas nadając im jednak znaczenie swoiste i odrębne, wyłącznie na potrzeby tej gałęzi prawa (A. Gomułowicz [w:] A. Gomułowicz, J. Małecki, Podatki i prawo podatkowe, Warszawa 2002, s. 164).

Uwzględniając powyższe należy zauważyć, że w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych brak jest definicji legalnej, która ustanawiałaby normatywny obowiązek przypisania pojęciu „wady” znaczenia innego niż na gruncie prawa cywilnego. Zatem zasada spójności systemu prawa przy uwzględnieniu identyczności ww. pojęć prawa podatkowego z pojęciami utrwalonymi w gałęzi prawa cywilnego wręcz wymaga zastosowania wykładni systemowej zewnętrznej, sięgającej właśnie do prawa cywilnego.

Tymczasem, analiza treści w/w przepisu prowadzi do wniosku, że ustawodawca wyłącza w nim możliwość uznania za koszty ściśle określonych przypadków poniesienia kary umownej. Założenie racjonalności ustawodawcy każe przyjąć, że w takim sformułowaniu przepisu ustawodawca miał jakiś cel. Jeżeli wolą ustawodawcy byłoby wyłączenie in genere możliwości zaliczenia kar umownych do kosztów uzyskania przychodów, dałby temu wyraz inaczej formułując wyłączenie. Wystarczyłoby poprzestać na stwierdzeniu, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań. Skoro jednak ustawodawca dokonał dalszych uściśleń należy przyjąć, że poza wyrażonymi w tym przepisie włączeniami istnieje możliwość zaliczenia kary umownej do kosztów. Ponieważ z art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p dotyczy zdarzeń spowodowanych wadliwością, w tym z tytułu wykonania usługi w ramach prowadzonej działalności, to znaczy, że wada usługi jest w tym przypadku podstawową przyczyną eliminacji kar umownych z kosztów podatkowych. Zatem przepis ten nie obejmuje przypadków nieterminowego wykonania usług. Konstatację tą uzasadniają także okoliczności wyraźnego odróżniania przez ustawodawcę terminów „wada”i „opóźnienie” oraz nadawania im różnych znaczeń.

Należy także podnieść, że zgodnie z art. 476 kodeksu cywilnego dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Nie dotyczy to wypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Opóźnienie i zwłoka to terminy mające odmienne znaczenie prawne. Inaczej niż w języku potocznym, nie można ich ze sobą utożsamiać. Opóźnienie zachodzi, gdy dłużnik nie spełnia świadczenia w czasie właściwym z przyczyn, za które odpowiedzialności nie ponosi, natomiast zwłoka zachodzi, gdy dłużnik nie spełnia świadczenia w czasie właściwym z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność. Zwłoka to zatem opóźnienie kwalifikowane dłużnika. Skoro przepis wyłącza z kosztów uzyskania przychodów sytuacje, gdy wystąpiła zwłoka, to nie ma podstaw, aby rozszerzać to wyłączenie na opóźnienie które miało charakter niezawiniony. Pojęcie ”zwłoki” zostało użyte jedynie w kontekście dostarczania towaru wolnego od wad lub usuwania wad towarów albo wykonanych robót i usług. Przepis nie dotyczy zwłoki w wykonaniu usługi. Pamiętać jednocześnie trzeba, że art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p stanowi wyjątek od ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów i jako taki winien być interpretowany ściśle. Skoro zatem, posługując się terminami prawa cywilnego, racjonalny ustawodawca wymienia wśród kar umownych wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów jedynie te z tytułu zwłoki w dostarczaniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług, to należy przyjąć, że kary umowne za opóźnienie w wykonaniu usług mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełniają przesłanki określone w z art. 16 ust. 1 pkt 22 u.p.d.o.p. Analogiczne do przyjętego wnioskodawcę stanowisko zaprezentował Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach w wyroku z 30 stycznia 2023 r., I SA/Ke 462/19, utrzymanym w mocy przez Naczelny Sąd Administracyjny (II FSK 1132/20).

Interpretacja indywidualna

28 listopada 2025 r. wydałem dla Państwa interpretację indywidualną znak 0114-KDIP2-1.4010.578.2025.2.PK, w której uznałem Państwa stanowisko w zakresie ustalenia czy uiszczoną karę umowną z tytułu opóźnienia w dostawie produktów na rzecz Zamawiającego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, w sytuacji, gdy opóźnienie nie jest zawinione przez wnioskodawcę za nieprawidłowe.

Interpretację doręczono Państwu 1 grudnia 2025 r.

Skarga na interpretację indywidualną

Pismem z 30 grudnia 2026 r. (data nadania 30 grudnia 2026 r., data wpływu 30 grudnia 2026 r.) wnieśli Państwo skargę na tę interpretację do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi.

Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego i przekazanie sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Postępowanie przed sądem administracyjnym

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi wyrokiem z 28 kwietnia 2026 r. sygn. akt I SA/Łd 49/26 uchylił zaskarżoną interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 listopada 2025 r. nr 0114-KDIP2-1.4010.578.2025.2.PK.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

-     uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w ww. wyroku;

-     ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie ustalenia, czy uiszczoną karę umowną z tytułu opóźnienia w dostawie produktów na rzecz Zamawiającego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, w sytuacji, gdy opóźnienie nie jest zawinione przez wnioskodawcę - jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-     wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-     jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona

-     pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-     poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-     został właściwie udokumentowany,

-     nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodu.

Podatnik ma zatem prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą powinien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Państwa wątpliwości w rozpatrywanej sprawie dotyczą ustalenia, czy uiszczoną karę umowną z tytułu opóźnienia w dostawie produktów na rzecz Zamawiającego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, w sytuacji, gdy opóźnienie nie jest zawinione przez wnioskodawcę.

Dokonując rozpoznania kosztowego charakteru określonego wydatku podatnik musi badać nie tylko to, czy wydatek ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), ale i to czy nie jest on objęty wyłączeniem z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, co definitywnie pozbawia go charakteru kosztu podatkowego choćby nawet spełniał wprowadzone przez ustawodawcę w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kryteria normatywne.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT:

Z powyższego przepisu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT wynika, że do kosztów uzyskania przychodów nie mogą zostać zaliczone kary umowne i odszkodowania z tytułu:

-     wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług;

-     zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad;

-     zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Zatem, z przepisu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT wynika, że nie jest podstawą prawną do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów kar z tytułu nieterminowego dostarczenia towarów lub nieterminowego wykonania robót i usług, chyba że wynika to wprost z innych przepisów regulujących dany rodzaj działalności. Przepis art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT nie obejmuje bowiem swoim zakresem kar umownych z tytułu nieterminowego dostarczenia towarów lub nieterminowego wykonania robót i usług.

Uregulowania dotyczące kar umownych zawarte są w ustawie z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.; dalej: „KC”).

W myśl art. 471 KC:

Na podstawie art. 483 § 1 KC:

Zgodnie z art. 483 § 2 KC:

Zgodnie z art. 484 § 1 KC:

Jak wynika z art. 476 KC:

Zapisy ustanawiające karę umowną stanowią powszechnie stosowaną praktykę przy zawieraniu umów i stanowią realizację zasady swobody tychże umów.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Spółka jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży (dostaw) (...). Dostaw odpowiedniego asortymentu produktów dokonuje na podstawie umów zawartych w wyniku przeprowadzenia postępowań przetargowych, w trybie podstawowym (przetarg nieograniczony). Umowy zawierają postanowienia o nałożeniu na dostawcę (wnioskodawcę w sprawie) kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji dostaw. Spółka, aby spełnić warunki techniczne przetargu kupuje odpowiednie urządzenia u swoich kooperantów zagranicznych. W trakcie realizacji zamówienia wystąpiły opóźnienia w dostawie (...) – niedotrzymanie terminu dostawy było spowodowane opóźnieniem kooperanta zagranicznego, który dostarcza podzespoły do produkcji. Zamawiający wystąpił o zapłatę kary umownej z tytułu nieterminowej realizacji dostawy. Spółka zawarła z zamawiającym ugodę przed Prezesem Prokuratorii Generalnej, na mocy, której zobowiązał się do zapłaty kary umownej z tytułu braku realizacji w terminie dostaw. Wykonanie umowy dostawy nie było zawinione przez Spółkę. Wynikało z opóźnienia w produkcji produktów przez zagranicznego kooperanta. Spółka zwróciła się do kooperanta z wnioskiem o pokrycie kosztów kary umownej powstałej na skutek niedotrzymania terminu dostawy (...) Zagraniczny kooperant zapłacił wnioskodawcy karę umowną z tytułu opóźnienia w realizacji dostaw (...) Wnioskodawca uiścił karę umowną na rzecz zamawiającego zgodnie z postanowieniami ugody zawartej przez Prezesem Prokuratorii Generalnej. Uiszczona kara umowna nie dotyczyła wad fizycznych ani prawnych dostarczanych produktów ani usług.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy zauważyć, że kara umowna, o której mowa we wniosku nie mieści się w katalogu kar umownych wyłączonych z kosztów podatkowych, zawartym w cytowanym powyżej art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT.

Jak wyżej wskazano, kary z tytułu opóźnienia w dostawie produktów na rzecz zamawiającego w sytuacji, kiedy opóźnienie nie jest zawinione przez Wnioskodawcę nie są objęte zakresem tego przepisu.

Podkreślić jednak należy, że – jak wskazano na wstępie – poniesiony wydatek, aby mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, musi spełniać ogólną zasadę zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy, tj. musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodów uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że poniesiony wydatek przysporzy mu spodziewanego przychodu lub przyczyni się do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Jednocześnie, ciężar prawidłowego udokumentowania wydatku i wykazania związku przyczynowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskaniem (zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła) przychodów spoczywa na podatniku. To właśnie on musi wykazać, że poniósł koszt celowy i zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności. Decydując się na poniesienie określonych wydatków musi sam dokonać oceny, czy wydatki, które poniósł mają na celu uzyskanie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, a następnie podjąć decyzję o ich ewentualnym zakwalifikowaniu do kosztów podatkowych.

Zauważyć należy, że zdefiniowanie celu osiągnięcia przychodu nie może być traktowane jedynie w kategoriach formalnych. Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodów uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że poniesiony wydatek przysporzy mu spodziewanego przychodu lub przyczyni się do zabezpieczenia źródła przychodów.

W tym też kontekście zauważyć należy, że jak wynika z wniosku zapłata przez Wnioskodawcę na rzecz Zamawiającego kary umownej w okolicznościach sprawy z jednej strony stanowi realizację obowiązku wynikającego z Umowy, a z drugiej strony pozwala na utrzymanie dobrych relacji z Zamawiającym będącym kontrahentem Wnioskodawcy.

Zatem kara umowna, o której mowa we wniosku należy do wydatków, które zostały poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, że zachodzi związek przyczynowy pomiędzy ponoszonym przez Państwa wydatkiem w postaci kary umownej opisanej we wniosku a osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Zatem, wydatek związany z zapłatą kary umownej poniesiony w związku z nieterminową realizacją dostawy poniesiony w związku z zawartą ugodą stanowi dla Państwa koszt uzyskania przychodów.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kary umownej związanej z opóźnieniem w dostawie towaru zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądu, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę tut. organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 134 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.