0114-KDIP2-1.4010.286.2026.1.KW

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na opłaty administracyjne związane z procedurą legalizacji pobytu zatrudnianych przez Wnioskodawcę pracowników tymczasowych stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki z o.o. jako agencja pracy tymczasowej, wpisana do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ). Przeważający przedmiot działalności Wnioskodawcy to działalność agencji pracy tymczasowej (PKD 78.20.Z).

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca pozyskuje i zatrudnia pracowników, w tym obywateli państw trzecich (cudzoziemców spoza Unii Europejskiej), których następnie kieruje do wykonywania pracy na rzecz pracodawców użytkowników na podstawie art. 7 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Warunkiem legalnego zatrudnienia cudzoziemca przez Wnioskodawcę oraz skierowania go do pracy u pracodawcy użytkownika jest posiadanie przez cudzoziemca ważnego tytułu pobytowego uprawniającego do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności: zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (art. 114 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach), zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji, lub innego stosownego dokumentu uprawniającego do pobytu i pracy.

Procedura legalizacyjna wymaga uiszczenia opłat administracyjnych, w tym opłaty za złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę oraz opłaty skarbowej od złożonego dokumentu pełnomocnictwa.

Zezwolenie na pobyt - z uwagi na swój charakter jako dokumentu administracyjno-osobistego - jest wydawane imiennie na rzecz cudzoziemca jako jego posiadacza. Wniosek o zezwolenie na pobyt jest składany przez cudzoziemca lub przez Wnioskodawcę działającego jako pełnomocnik cudzoziemca.

Wydatki te mają charakter definitywny - Wnioskodawca nie zamierza obciążać cudzoziemca kosztem opłat legalizacyjnych ani dochodzić ich zwrotu. Umowy o pracę tymczasową zawierane przez Wnioskodawcę z cudzoziemcami nie zawierają postanowień zobowiązujących pracownika do zwrotu poniesionych przez Wnioskodawcę kosztów legalizacji.

Wnioskodawca zaznacza, że poniesienie kosztów legalizacji pobytu leży przede wszystkim w jego własnym interesie gospodarczym - bez uregulowania statusu pobytowego cudzoziemca Wnioskodawca nie może legalnie zawrzeć z nim umowy o pracę tymczasową ani skierować go do wykonywania pracy u pracodawcy użytkownika, co jest bezpośrednio związane z przychodami osiąganymi przez Wnioskodawcę z tytułu prowadzenia agencji pracy tymczasowej.

Pytania

1. Czy wnioskodawca koszty związane z procedurą legalizacyjną może ponieść bezpośrednio ze swoich środków finansowych (z rachunku bankowego firmy)?

2. Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na opłaty administracyjne związane z procedurą legalizacji pobytu zatrudnianych przez Wnioskodawcę pracowników tymczasowych stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych?

Niniejsza interpretacja indywidualna stanowi odpowiedź na pytanie oznaczone we wniosku nr 2. W zakresie pytania nr 1 wniosek zostanie rozpatrzony odrębnym rozstrzygnięciem.

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, opisane wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Fakt, że zezwolenie na pobyt jest dokumentem osobistym wydanym imiennie na cudzoziemca, wynika wyłącznie z charakteru prawnego procedury administracyjnej i nie zmienia ekonomicznej istoty wydatku - to Wnioskodawca ponosi jego ciężar ekonomiczny, we własnym interesie, w celu osiągnięcia przychodów z działalności agencji pracy tymczasowej. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 18 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.590.2025.3.KW.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2026 r., poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”)

Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Koszty ponoszone przez podatnika należy zatem ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

W tym miejscu należy podkreślić, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli są one racjonalnie uzasadnione, a każdy wydatek powinien być oceniany przede wszystkim z tego punktu widzenia. Wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione koszty pozwalają na normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a w sensie podatkowym zabezpieczają źródło przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

• przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu), oraz
• potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

• „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,
• „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”,

natomiast

• „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia”. (por. wyrok NSA z 2 sierpnia 2012 roku, sygn. akt II FSK 41/11, uchwała NSA z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt II FPS 6/10, oraz uchwała z 12 grudnia 2011 roku, sygn. akt II FPS 2/11).

Poza tym, „przy ustaleniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest jednoznaczny, należy rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku” (por. wyrok NSA z 9 września 2011 roku, sygn. akt II FSK 1118/10).

Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego kosztu (por. wyrok NSA z 1 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 4009/13).

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest kwestia ustalenia czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na opłaty administracyjne związane z procedurą legalizacji pobytu zatrudnianych przez Wnioskodawcę pracowników tymczasowych stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka działa jako agencja pracy tymczasowej. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca pozyskuje i zatrudnia pracowników, w tym obywateli państw trzecich (cudzoziemców spoza Unii Europejskiej), których następnie kieruje do wykonywania pracy na rzecz pracodawców użytkowników na podstawie art. 7 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Warunkiem legalnego zatrudnienia cudzoziemca przez Wnioskodawcę oraz skierowania go do pracy u pracodawcy użytkownika jest posiadanie przez cudzoziemca ważnego tytułu pobytowego uprawniającego do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności: zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji, lub innego stosownego dokumentu uprawniającego do pobytu i pracy. Procedura legalizacyjna wymaga uiszczenia opłat administracyjnych, w tym opłaty za złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę oraz opłaty skarbowej od złożonego dokumentu pełnomocnictwa. Zezwolenie na pobyt - z uwagi na swój charakter jako dokumentu administracyjno-osobistego - jest wydawane imiennie na rzecz cudzoziemca jako jego posiadacza. Wniosek o zezwolenie na pobyt jest składany przez cudzoziemca lub przez Wnioskodawcę działającego jako pełnomocnik cudzoziemca . Wydatki te mają charakter definitywny - Wnioskodawca nie zamierza obciążać cudzoziemca kosztem opłat legalizacyjnych ani dochodzić ich zwrotu. Umowy o pracę tymczasową zawierane przez Wnioskodawcę z cudzoziemcami nie zawierają postanowień zobowiązujących pracownika do zwrotu poniesionych przez Wnioskodawcę kosztów legalizacji. Wnioskodawca zaznacza, że poniesienie kosztów legalizacji pobytu leży przede wszystkim w jego własnym interesie gospodarczym - bez uregulowania statusu pobytowego cudzoziemca Wnioskodawca nie może legalnie zawrzeć z nim umowy o pracę tymczasową ani skierować go do wykonywania pracy u pracodawcy użytkownika, co jest bezpośrednio związane z przychodami osiąganymi przez Wnioskodawcę z tytułu prowadzenia agencji pracy tymczasowej.

W podatku dochodowym decydujące znaczenie ma przede wszystkim ekonomiczny i funkcjonalny związek wydatku z działalnością podatnika.

Spółka bez legalnego pobytu i prawa do pracy konkretnego cudzoziemca nie może wykorzystać jego pracy w ramach swojej działalności.

W rozpatrywanej sprawie stwierdzić należy, że wydatki, które ponosi Spółka w związku z pozyskaniem i zatrudnieniem pracowników a następnie skierowaniem ich do wykonywania pracy będą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop.

Wydatki na opłaty administracyjne związane z procedurą legalizacyjną nie wynikają z decyzji o charakterze uznaniowym, lecz stanowią konsekwencję obowiązków publicznoprawnych przewidzianych w przepisach dotyczących legalności zatrudnienia cudzoziemców. Ich poniesienie jest warunkiem koniecznym, którego brak uniemożliwiłby zawarcie i wykonywanie stosunku pracy zgodnie z prawem. Wydatki legalizacyjne pozostają w adekwatnym związku przyczynowym z działalnością operacyjną Spółki, ukierunkowaną na uzyskanie i zabezpieczenie przychodów.

Jednocześnie należy wskazać, że wydatki legalizacyjne nie zostały wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. W szczególności nie mają one charakteru osobistego ani podobnego, którego wyłączenie z kosztów podatkowych zostałoby jednoznacznie przesądzone w przepisach.

Podsumowując, wydatki na opłaty administracyjne związane z procedurą legalizacyjną, które będzie ponosiła spółka mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ:

• będą ponoszone przez Spółkę w związku z jej działalnością gospodarczą,
• będą miały charakter definitywny,
• ich ponoszenie będzie warunkiem zgodnego z prawem zatrudnienia pracownika, co służy uzyskaniu, zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów,
• zostaną należycie udokumentowane,
• nie zostały wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

W świetle powyższego, wydatki na opłaty administracyjne związane z procedurą legalizacyjną, ponoszone przez Spółkę, spełniają przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy CIT i w konsekwencji mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanej przez Państwa interpretacji indywidualnej należy stwierdzić, że została wydana w indywidualnej sprawie podmiotu i nie jest wiążąca w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Została wydana w określonym stanie faktycznym i w tej sprawie rozstrzygnięcie w niej zawarte jest wiążące, nie może ona zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami organów podatkowych oraz wyrokami sądów administracyjnych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost z tego powodu, że nie stanowią one materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 202 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo wnieść skargę na tę interpretację indywidualną do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.).