0114-KDIP2-1.4010.110.2026.3.MR1

Interpretacja indywidualna - stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia czy:

• koszt nabycia Subskrypcji, które z uwagi na zmianę harmonogramu wdrożenia przez Klienta stały się definitywnie niewykorzystane, stanowi koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT - jest prawidłowe;
• momentem ujęcia kosztu nabycia Subskrypcji w kosztach uzyskania przychodów jest okres rozliczeniowy, w którym Spółka wyksięgowała Subskrypcje z aktywów obrotowych i ujęła ich wartość w kosztach operacyjnych na podstawie stosownego dowodu księgowego, tj. w momencie powzięcia pewności, że Subskrypcje nie zostaną wykorzystane - jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji niewykorzystanej Subskrypcji w kosztach uzyskania przychodów.

Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z 19 maja 2026 r. (data wpływu 19 maja 2026 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Przedmiotem przeważającej działalności Spółki jest działalność związana z oprogramowaniem (PKD 62.01.Z). Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Przedmiot działalności Wnioskodawcy obejmuje wdrażanie technologii wiodących dostawców oprogramowania oraz konsulting IT.

Klient Wnioskodawcy (z siedzibą w Polsce) - (…) (dalej: „Klient") - podjął decyzję o wdrożeniu nowoczesnej platformy (…) (dalej: „Platforma") w ramach trwającej transformacji architektury systemowej. Ze względu na strategiczny charakter projektu oraz rygorystyczne terminy wdrożenia produkcyjnego, proces przygotowania i testowania infrastruktury musiał przebiegać w trybie przyspieszonym.

Kluczowym wymogiem uruchomienia nowej platformy było zapewnienie pełnego bezpieczeństwa danych i ciągłości działania (…). Wnioskodawca - jako partner Klienta dostarczający i serwisujący systemy (…) - przeprowadził na zlecenie Klienta testy Proof of Concept (dalej: „PoC"). Wyniki PoC potwierdziły, że rozwiązanie (…) jest optymalne i zdolne do natywnej obsługi środowisk OpenShift w skali wymaganej przez Klienta.

W celu zapewnienia natychmiastowej gotowości operacyjnej systemów produkcyjnych Klienta, Wnioskodawca - działając zgodnie z procedurami zakupowymi Klienta i w ramach istniejących umów dostawczych (z wykorzystaniem przysługującego Klientowi prawa opcji) - nabył w kwietniu 2025 roku od zlokalizowanego w Polsce autoryzowanego dystrybutora oprogramowania (…) dedykowane, imienne subskrypcje oprogramowania (…) (dalej: „Subskrypcje"). Spółka potraktowała nabyte Subskrypcje jako towar (zapasy). Zakup Subskrypcji w ramach istniejących umów pozwolił na uniknięcie czasochłonnych postępowań przetargowych i gwarantował dotrzymanie pierwotnych terminów projektu.

Z przyczyn niezależnych od dostawcy, Klient podjął decyzję o zmianie harmonogramu i przesunięciu wdrożenia produkcyjnego Platformy na rok 2026. Pomimo przesunięcia startu operacyjnego Platformy, Wnioskodawca nieprzerwanie od kwietnia 2025 roku wspiera Klienta w procesach przygotowawczych i inżynieryjnych.

W konsekwencji zmiany harmonogramu przez Klienta, nabyte Subskrypcje pozostaną niewykorzystane. Subskrypcje charakteryzują się następującymi właściwościami:

1) są imienne i ograniczone czasowo, wystawione bezpośrednio na Klienta;

2) są niezbywalne - Wnioskodawca nie ma możliwości ich odsprzedaży innemu podmiotowi ani wykorzystania w innych projektach.

Z uwagi na decyzję Klienta o zmianie harmonogramu i przesunięciu wdrożenia produkcyjnego Platformy, nabyte przez Wnioskodawcę w kwietniu 2025 roku Subskrypcje nie zostaną wykorzystane przy wdrożeniu Platformy. Wynika to z tego, że toku analizy ekonomicznej ustalono iż zakup nowych subskrypcji na moment faktycznego wdrożenia Platformy (w 2026 r.) będzie ekonomicznie korzystniejszy niż przedłużenie Subskrypcji o niewykorzystany czas (z uwagi na różnice w cenie oraz brak możliwości przeniesienia pozostałego okresu obowiązywania). Zakupione Subskrypcje upłyną zatem bez możliwości ich wykorzystania przez Wnioskodawcę. W związku z powyższym Wnioskodawca wyksięgował Subskrypcje z aktywów obrotowych (zapasów) i ujął ich wartość w kosztach operacyjnych (co miało miejsce w grudniu 2025 r.).

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

Pismem z 19 maja 2026 r. doprecyzowali Państwo wniosek w następującym zakresie:

1.  Zakup Subskrypcji wynikał z faktycznego harmonogramu prac wdrożeniowych w ramach realizowanego projektu uruchomienia Platformy. Wnioskodawca nie zawierał w tym zakresie odrębnej umowy z Klientem. Zakup Subskrypcji stanowił element faktycznie realizowanej na rzecz Klienta współpracy wdrożeniowej. Wnioskodawca - jako partner Klienta dostarczający i serwisujący systemy (…) - przeprowadził na zlecenie Klienta testy Proof of Concept („PoC"). Wyniki PoC potwierdziły, że rozwiązanie (…) jest optymalne i zdolne do natywnej obsługi środowisk OpenShift w skali wymaganej przez Klienta. Nabycie Subskrypcji było zatem kolejnym krokiem w już trwającym procesie wdrożeniowym. Klient podjął decyzję o wdrożeniu Platformy w ramach trwającej transformacji architektury systemowej. Ze względu na strategiczny charakter projektu oraz rygorystyczne terminy wdrożenia produkcyjnego, proces przygotowania i testowania infrastruktury musiał przebiegać w trybie przyspieszonym. Tym samym harmonogram był podyktowany planami rozwojowymi Klienta i zakładał określone terminy osiągnięcia gotowości operacyjnej środowisk produkcyjnych. Aby dotrzymać tempa planowanym przez Klienta pracom wdrożeniowym i zapewnić natychmiastową dostępność komponentów infrastruktury backupowej, Wnioskodawca nabył Subskrypcje z wyprzedzeniem, działając w ramach podjętych już prac wdrożeniowych na rzecz Klienta, korzystając przy tym z kanału dystrybucyjnego umożliwiającego zakup bez konieczności przeprowadzania czasochłonnego postępowania.

2.  Subskrypcje zostały nabyte na okres jednego roku.

3.  Działania ani zaniechania Wnioskodawcy nie przyczyniły się do zmiany harmonogramu prac.

4.  Nabyte Subskrypcje nie mogły/nie mogą zostać wykorzystane do świadczenia usług na rzecz innych kontrahentów Wnioskodawcy. Wynika to z właściwości samych Subskrypcji, tj.:

a.  imienności - Subskrypcje zostały wystawione bezpośrednio na Klienta jako użytkownika końcowego i są przypisane do tego konkretnego podmiotu;

b.  terminowości - uprawnienie wynikające z Subskrypcji jest ograniczone ramami czasowymi wskazanymi w certyfikacie licencyjnym;

c.   niezbywalności - Subskrypcje nie podlegają zwrotowi do producenta ani dystrybutora, nie mogą zostać przeniesione (zbyte, scedowane) na rzecz innego podmiotu, ani też zagospodarowane przez Wnioskodawcę w ramach innego projektu lub na rzecz innego kontrahenta.

5.  Wnioskodawca nie zawierał odrębnej umowy zakupu Subskrypcji - nabycie nastąpiło na warunkach określonych przez dystrybutora oprogramowania w oparciu o certyfikat imienny na dane Klienta. Przeznaczenie subskrypcji wyłącznie do świadczenia usług na rzecz Klienta wynika z warunków zakupu Subskrypcji, ta rejestrowana jest bezpośrednio na koncie konkretnego użytkownika końcowego - w tym przypadku Klienta. Subskrypcja, o której mowa we wniosku, stanowi terminowe, imienne i niezbywalne prawo do korzystania z oprogramowania. Uprawnienie to ma charakter osobisty - przypisane jest do konkretnego użytkownika końcowego (tj. Klienta wskazanego w certyfikacie licencyjnym) - i jest ograniczone ramami czasowymi określonymi w tym certyfikacie. Subskrypcje nie podlegają zwrotowi ani zbyciu na rzecz innego klienta.

6.  Koszt nabycia niewykorzystanych Subskrypcji nie będzie Wnioskodawcy zwracany w żadnej formie. Zwrot nie nastąpi ani ze strony producenta lub dystrybutora oprogramowania (z uwagi na imienny, terminowy i niezbywalny charakter Subskrypcji), ani ze strony Klienta. Koszt ten nie zostanie również uwzględniony w kalkulacji wynagrodzenia za usługę wdrożenia Platformy ani w jakichkolwiek innych rozliczeniach Wnioskodawcy z Klientem. Subskrypcje - jako uprawnienia licencyjne zapisane bezpośrednio na koncie Klienta - nie wymagają odrębnych czynności wdrożeniowych po stronie Wnioskodawcy.

7.  Wycofanie niewykorzystanych Subskrypcji z użytkowania oraz proces likwidacji zapasów zostały udokumentowane sporządzonym przez Wnioskodawcę protokołem likwidacji Subskrypcji, stwierdzającym utratę przydatności oprogramowania. Protokół ten stanowił podstawę dokonanego w księgach rachunkowych Wnioskodawcy wyksięgowania Subskrypcji z aktywów obrotowych (zapasów) oraz ujęcia ich wartości w pozostałych kosztach operacyjnych.

8.  Proces likwidacji zapasów (niewykorzystanych Subskrypcji) został przeprowadzony. Wycofanie niewykorzystanych Subskrypcji z użytkowania oraz proces likwidacji zapasów zostały udokumentowane sporządzonym przez Wnioskodawcę protokołem likwidacji Subskrypcji, stwierdzającym utratę przydatności Subskrypcji. Protokół ten stanowił podstawę dokonanego w księgach rachunkowych Wnioskodawcy wyksięgowania Subskrypcji z aktywów obrotowych (zapasów) oraz ujęcia ich wartości w pozostałych kosztach operacyjnych.

9.  Wnioskodawca nie wskazywał we wniosku na dezaktywację Subskrypcji - w szczególności jako określony proces. Model licencjonowania nabytej subskrypcji opiera się na dostępie terminowym. Zgodnie z warunkami świadczenia usług (Terms of Service) producenta oprogramowania, subskrypcja wygasa automatycznie wraz z upływem okresu, na który została wykupiona (dezaktywacja wynika z faktu, że upłynął okres na jaki wykupiono Subskrypcję). W tym modelu licencjonowania nie występuje odrębny proces „dezaktywacji" Subskrypcji potwierdzany pismem ze strony producenta lub dystrybutora. Wnioskodawca nie ma zatem możliwości uzyskania potwierdzenia dezaktywacji Subskrypcji - Wnioskodawca nie posiada szczególnego dokumentu potwierdzającego dezaktywacje od dostawcy Subskrypcji.

Pytania

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym koszt nabycia Subskrypcji, które zgodnie z przedstawionym opisem i z uwagi na zmianę harmonogramu wdrożenia przez Klienta stały się definitywnie niewykorzystane, stanowi koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

2.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym momentem ujęcia kosztu nabycia Subskrypcji w kosztach uzyskania przychodów jest okres rozliczeniowy, w którym Wnioskodawca wyksięgował Subskrypcje z aktywów obrotowych i ujął ich wartość w kosztach operacyjnych na podstawie stosownego dowodu księgowego, tj. w momencie powzięcia pewności, że Subskrypcje nie zostaną wykorzystane?

3.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym Wnioskodawca zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z tytułu nabycia Subskrypcji, które zgodnie z przedstawionym opisem i z uwagi na zmianę harmonogramu wdrożenia przez Klienta stały się definitywnie niewykorzystane?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 1 oraz nr 2 dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania nr 3 dotyczącego podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

1.  Zdaniem Wnioskodawcy, koszt nabycia Subskrypcji stanowi koszt uzyskania przychodów Wnioskodawcy w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

2.  Zdaniem Wnioskodawcy, momentem ujęcia kosztu nabycia Subskrypcji w kosztach uzyskania przychodów jest okres rozliczeniowy, w którym Wnioskodawca wyksięgował Subskrypcje z aktywów obrotowych i ujął ich wartość w kosztach operacyjnych na podstawie stosownego dowodu księgowego, zgodnie z art. 15 ust. 4d i ust. 4e ustawy o CIT.

Uzasadnienie

1) W zakresie pytania nr 1

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Przepis ten statuuje zatem podstawowe warunki, których spełnienie umożliwia zaliczenie przez podatnika wydatku do kosztów uzyskania przychodów:

a)  koszt taki musi zostać faktycznie poniesiony przez podatnika;

b)  wydatek musi być definitywny (nie może podlegać zwrotowi);

c)  musi służyć uzyskaniu przez podatnika przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu ich źródła - pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu/zachowaniem albo zabezpieczeniem jego źródła musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy;

d)  wydatek taki nie może być wymieniony w katalogu wyłączeń zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Powyższe oznacza, iż każdy wydatek spełniający wszystkie wskazane przesłanki może stanowić dla podatnika koszt podatkowy wpływający na podstawę opodatkowania.

W pierwszej kolejności analizy wymaga to czy w sprawie znajdzie zastosowanie którekolwiek z wyłączeń z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Przepis ten wymienia bowiem pewne kategorie strat wynikających ze zużycia/likwidacji majątku podatnika, które nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Niemniej w ocenie Wnioskodawcy przedmiotowe kategorie określone w sposób bardzo szczegółowy nie dotyczą sytuacji opisanej w wniosku. Wnioskodawca stoi zatem na stanowisku, że poniesiony przez Wnioskodawcę koszt na zakup Subskrypcji nie został wyłączony z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jednak nawet uznanie, iż dany koszt nie został zawarty w katalogu z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie wyklucza obowiązku jego indywidualnej kwalifikacji jako kosztu uzyskania przychodu, szczególnie pod kątem kryterium jego celowości i wykazania związku poniesienia wydatku z osiąganiem przez Spółkę przychodów (lub zabezpieczeniem albo zachowaniem ich źródła). Przy dokonywaniu takiej indywidualnej analizy w niniejszej sprawie, należy wziąć pod uwagę, że:

1.  wydatek Wnioskodawcy na zakup Subskrypcji był racjonalny i celowy na moment jego poniesienia. Decyzja o nabyciu Subskrypcji w kwietniu 2025 roku była bezpośrednio powiązana z konkretnym projektem wdrożeniowym realizowanym na rzecz Klienta. Subskrypcje zostały nabyte po przeprowadzeniu PoC, który potwierdził ich zastosowanie dla Platformy, oraz w ramach obowiązujących procedur zakupowych Klienta i z wykorzystaniem jego prawa opcji. Związek wydatku z planowanym przychodem z tytułu realizacji projektu był zatem oczywisty na etapie podjęcia decyzji o zakupie;

2.  przyczyny niewykorzystania Subskrypcji leżą wyłącznie po stronie Klienta. Decyzja o przesunięciu wdrożenia Platformy na rok 2026 była decyzją Klienta, podjętą z przyczyn niezależnych od Wnioskodawcy. Wnioskodawca nie miał możliwości przewidzenia tej zmiany ani zapobieżenia jej skutkom. Fakt, że Wnioskodawca nieprzerwanie wspierał Klienta w procesach przygotowawczych przez cały okres od nabycia Subskrypcji, potwierdza, że Wnioskodawca działał z należytą starannością i w pełni zaangażował się w realizację projektu;

3.  Wnioskodawca nie miał możliwości ograniczenia straty. Subskrypcje są imienne i niezbywalne - Wnioskodawca nie posiada możliwości ich przeniesienia, odsprzedaży ani zagospodarowania w ramach innego projektu. Podjęta analiza ekonomiczna wykazała ponadto, że przedłużenie Subskrypcji nie jest ekonomicznie uzasadnione w stosunku do zakupu nowych subskrypcji na moment wdrożenia. Strata ma zatem charakter definitywny i obiektywnie nieuchronny;

4.  brak podstaw do wyłączenia z katalogu art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszt nabycia Subskrypcji nie mieści się w żadnej z kategorii wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W świetle powyższego, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że koszt nabycia Subskrypcji, które z przyczyn leżących po stronie Klienta stały się definitywnie niewykorzystane, spełnia przesłanki art. 15 ust. 1 ustawy o CIT jako wydatek poniesiony w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (tj. w celu realizacji kontraktu z Klientem, który - na moment zakupu - był w pełni uzasadniony).

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej np. interpretacja z 24.05.2018 r. znak: 0111-KDIB2-1.4010.105.2018.2.MJ, interpretacja z 12.12.2023 r. znak: 0111-KDIB1-1.4010.550.2023.2.SG, interpretacja z 16.12.2022r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.142.2022.2.MW.

2)  W zakresie pytania nr 2

Koszt nabycia Subskrypcji, który - jak wykazano w uzasadnieniu do pytania nr 1 - stanowi koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nie jest kosztem bezpośrednio związanym z konkretnym przychodem w rozumieniu art. 15 ust. 4 ustawy o CIT. Subskrypcje zostały nabyte jako towar (zapasy) przeznaczony do realizacji projektu wdrożeniowego, jednak w związku z definitywnym niewykorzystaniem Subskrypcji z przyczyn leżących po stronie Klienta, nie doszło do osiągnięcia odpowiadającego im przychodu. Koszt ten należy zatem zakwalifikować jako koszt pośredni, potrącalny zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT w dacie jego poniesienia.

Zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Nabyte Subskrypcje zostały przez Wnioskodawcę potraktowane jako towar (zapasy) i ujęte w aktywach obrotowych.

Momentem rozpoznania kosztu podatkowego jest zatem dzień, na który Wnioskodawca wyksięgował Subskrypcje z aktywów obrotowych i ujął ich wartość jako koszt operacyjny w księgach rachunkowych na podstawie stosownego dowodu księgowego. Wnioskodawca dokonał tego wyksięgowania w momencie powzięcia pewności, że Subskrypcje nie zostaną wykorzystane – tj. gdy strata nabrała charakteru definitywnego wskutek decyzji Klienta o zmianie harmonogramu oraz potwierdzenia braku jakiejkolwiek możliwości zagospodarowania Subskrypcji z uwagi na ich imienny i niezbywalny charakter.

W ocenie Wnioskodawcy, data wyksięgowania Subskrypcji z zapasów (aktywów obrotowych) i ujęcia ich wartości w kosztach operacyjnych na podstawie stosownego dokumentu księgowego wyznacza tym samym okres rozliczeniowy, w którym Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia kosztu nabycia Subskrypcji do kosztów uzyskania przychodów dla celów CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Ad. 1

W zakresie pytania nr 1 powzięli Państwo wątpliwość, czy koszt nabycia Subskrypcji, które zgodnie z przedstawionym opisem i z uwagi na zmianę harmonogramu wdrożenia przez Klienta stały się definitywnie niewykorzystane, stanowi koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2026 r., poz. 554 t.j., dalej: „ustawa o CIT”),

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie, zachowanie lub zabezpieczenie tego przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Przy czym należy pamiętać, że związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zatem kosztami uzyskania przychodów będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty. Należy więc przyjąć, że koszty związane z zachowaniem źródła przychodów to takie, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła w dalszym ciągu uzyskiwano, oraz aby takie źródło w ogóle dalej mogło istnieć. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać te koszty, które zostały poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne jego funkcjonowanie. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodów w przyszłości.

Jednocześnie należy przy tym zauważyć, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Wspomniany wcześniej katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawarty w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w ww. przepisie, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Wśród wyżej wymienionego, tzw. negatywnego katalogu kosztów, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, że co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Jednak zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być każdorazowo oceniane w aspekcie:

• całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
• okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
• udokumentowania straty,
• podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

Na ogół stratą jest zniszczenie, uszkodzenie, utracenie towarów lub maszyn i urządzeń w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży (m.in. przywłaszczenia środków pieniężnych). Strata jest więc następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania danego podmiotu. Dla celów podatkowych natomiast uznaje się za stratę tylko taką, która dodatkowo powstała na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych i będących nie do uniknięcia przez racjonalnie działającego podatnika. I tylko takie okoliczności mogą być uzasadnione dla zaliczenia powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Co więcej należy przy tym podkreślić, że w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania przez niego należytej staranności, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Natomiast każdy przypadek straty w środkach obrotowych należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie oraz oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. Co do zasady za stratę w środkach obrotowych można uznać wyłącznie skutki takiego nagłego i nieprzewidywalnego zdarzenia, które spowodowało uszczerbek w majątku podatnika, tj. utratę (bądź zmniejszenie wartości) składników majątku (środków obrotowych) będących w jego posiadaniu lub stanowiących jego własność.

Ponadto, aby można było zaliczyć poniesioną przez podatnika stratę do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie także warunku formalnego, jakim jest właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Właściwym dokumentem na okoliczność powstałej straty jest posiadanie np. protokołu szkód, który powinien określać rodzaj szkody, jej ilość, wartość, przyczynę powstania straty, podpis osób uprawnionych oraz datę.

Należy także podkreślić, że to na podatniku spoczywa szczególny obowiązek zachowania należytej staranności, aby strata w ogóle nie powstała. Nie może być też ona skutkiem działań lub zaniedbań podatnika.

Należy przyjąć, że dla celów podatkowych tylko wydatek powstały na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot gospodarczy można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Istotnym warunkiem jest, aby wydatek nie powstał z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów czy braku nadzoru nad pracownikami. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika przez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi wydatek o charakterze losowym.

Określając należytą staranność, należy mieć na uwadze staranność ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju, chodzi tu o pewien wzorzec zachowania w zakresie zaangażowania i dbałości w wykonaniu pewnych czynności. Ocena należytej staranności w zakresie prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej musi tym bardziej uwzględniać zawodowy charakter tej działalności. W tym przypadku zawodowy charakter działalności określa obiektywny wzorzec wymaganej staranności.

W sytuacji gdy strata powstała na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia dla starannie działającego przedsiębiorcy, strata niezawiniona przez niego może stanowić koszt uzyskania przychodów. Koniecznym jest jednak, aby był to wydatek rzeczywisty, który musi być również prawidłowo udokumentowany.

Jak wynika z opisu sprawy przedmiot Państwa działalności obejmuje wdrażanie technologii wiodących dostawców oprogramowania oraz konsulting IT.

Państwa klient podjął decyzję o wdrożeniu nowoczesnej platformy kontenerowej opartej na rozwiązaniu (…) (dalej: „Platforma") w ramach trwającej transformacji architektury systemowej. Kluczowym wymogiem uruchomienia nowej platformy było zapewnienie pełnego bezpieczeństwa danych i ciągłości działania (…). Państwa Spółka - jako partner Klienta dostarczający i serwisujący systemy (…) - przeprowadził na zlecenie Klienta testy Proof of Concept (dalej: „PoC"). Wyniki PoC potwierdziły, że rozwiązanie (…) jest optymalne i zdolne do natywnej obsługi środowisk OpenShift w skali wymaganej przez Klienta. W celu zapewnienia natychmiastowej gotowości operacyjnej systemów produkcyjnych Klienta, Państwa Spółka - działając zgodnie z procedurami zakupowymi Klienta i w ramach istniejących umów dostawczych (z wykorzystaniem przysługującego Klientowi prawa opcji) - nabyła w kwietniu 2025 roku od zlokalizowanego w Polsce autoryzowanego dystrybutora oprogramowania (…) dedykowane, imienne subskrypcje oprogramowania (…) (dalej: „Subskrypcje"). Subskrypcje zostały nabyte na okres jednego roku. Spółka potraktowała nabyte Subskrypcje jako towar (zapasy). Zakup Subskrypcji w ramach istniejących umów pozwolił na uniknięcie czasochłonnych postępowań przetargowych i gwarantował dotrzymanie pierwotnych terminów projektu.

Z przyczyn niezależnych od dostawcy, Klient podjął decyzję o zmianie harmonogramu i przesunięciu wdrożenia produkcyjnego Platformy na rok 2026. Pomimo przesunięcia startu operacyjnego Platformy, Spółka nieprzerwanie od kwietnia 2025 roku wspiera Klienta w procesach przygotowawczych i inżynieryjnych.

W konsekwencji zmiany harmonogramu przez Klienta, nabyte Subskrypcje pozostaną niewykorzystane.

Jak wynika z uzupełnienia wniosku nie mogły/nie mogą one zostać wykorzystane do świadczenia usług na rzecz innych kontrahentów Spółki. Wynika to z samych Subskrypcji, tj.:

a.  imienności - Subskrypcje zostały wystawione bezpośrednio na Klienta jako użytkownika końcowego i są przypisane do tego konkretnego podmiotu;

b.  terminowości - uprawnienie wynikające z Subskrypcji jest ograniczone ramami czasowymi wskazanymi w certyfikacie licencyjnym;

c.   niezbywalności - Subskrypcje nie podlegają zwrotowi do producenta ani dystrybutora, nie mogą zostać przeniesione (zbyte, scedowane) na rzecz innego podmiotu, ani też zagospodarowane przez Wnioskodawcę w ramach innego projektu lub na rzecz innego kontrahenta.

Z uwagi na decyzję Klienta o zmianie harmonogramu i przesunięciu wdrożenia produkcyjnego Platformy, nabyte przez Wnioskodawcę w kwietniu 2025 roku Subskrypcje nie zostaną wykorzystane przy wdrożeniu Platformy. Wynika to z tego, że toku analizy ekonomicznej ustalono iż zakup nowych subskrypcji na moment faktycznego wdrożenia Platformy (w 2026 r.) będzie ekonomicznie korzystniejszy niż przedłużenie Subskrypcji o niewykorzystany czas (z uwagi na różnice w cenie oraz brak możliwości przeniesienia pozostałego okresu obowiązywania). Zakupione Subskrypcje upłyną zatem bez możliwości ich wykorzystania przez Spółkę.

Ponadto koszt nabycia niewykorzystanych Subskrypcji nie będzie Spółce zwracany w żadnej formie. Zwrot nie nastąpi ani ze strony producenta lub dystrybutora oprogramowania (z uwagi na imienny, terminowy i niezbywalny charakter Subskrypcji), ani ze strony Klienta. Koszt ten nie zostanie również uwzględniony w kalkulacji wynagrodzenia za usługę wdrożenia Platformy ani w jakichkolwiek innych rozliczeniach Spółki z Klientem. Subskrypcje - jako uprawnienia licencyjne zapisane bezpośrednio na koncie Klienta – nie wymagają odrębnych czynności wdrożeniowych po stronie Spółki.

Jak wskazano, wycofanie niewykorzystanych Subskrypcji z użytkowania oraz proces likwidacji zapasów zostały udokumentowane sporządzonym przez Spółkę protokołem likwidacji Subskrypcji, stwierdzającym utratę przydatności oprogramowania. Protokół ten stanowił podstawę dokonanego w księgach rachunkowych Spółki wyksięgowania Subskrypcji z aktywów obrotowych (zapasów) oraz ujęcia ich wartości w pozostałych kosztach operacyjnych.

Biorąc pod uwagę powyższe wyjaśnienia oraz powołane regulacje podatkowe należy zgodzić się z Państwem, iż dokonując oceny przedmiotowego wydatku przez pryzmat art. 15 ustawy o CIT należy wziąć po uwagę, że wydatek na zakup subskrypcji był racjonalny i w celowy na moment jego poniesienia, ponieważ wynikał bezpośrednio z realizacji konkretnego projektu dla klienta. Do jego niewykorzystania doszło wyłącznie z przyczyn niezależnych od Spółki, związanych z decyzją klienta o przesunięciu wdrożenia Platformy na 2026 rok. Ze względu na imienny i niezbywalny charakter subskrypcji oraz brak ekonomicznego uzasadnienia dla ich przedłużania, strata ma charakter definitywny, a spółka nie miała możliwości jej ograniczenia. Jednocześnie poniesiony koszt nie podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Zatem koszt nabycia Subskrypcji stanowi koszt uzyskania przychodów Spółki w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

Ad 2

Strata w środkach obrotowych nie kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio związanych z przychodami, ponieważ nie służy ona uzyskaniu przychodu. Z tego względu strata powinna być ujmowana w kosztach podatkowych zgodnie z zasadami określonymi art. 15 ust. 4d i 4e ustawy o CIT.

I tak zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT:

Z kolei stosownie do art. 15 ust. 4e ustawy o CIT:

Państwa wątpliwości z zakresie pytania nr 2 dotyczą kwestii ustalenia czy momentem ujęcia kosztu nabycia Subskrypcji w kosztach uzyskania przychodów jest okres rozliczeniowy, w którym Spółka wyksięgowała Subskrypcje z aktywów obrotowych i ujęła ich wartość w kosztach operacyjnych na podstawie stosownego dowodu księgowego, tj. w momencie powzięcia pewności, że Subskrypcje nie zostaną wykorzystane.

Odnosząc się do powyższego stwierdzić należy, że jak wynika z opisu sprawy proces likwidacji zapasów (niewykorzystanych Subskrypcji) został przeprowadzony. Wycofanie Subskrypcji z użytkowania oraz proces likwidacji zapasów zostały udokumentowane sporządzonym przez Spółkę protokołem likwidacji Subskrypcji, stwierdzającym utratę przydatności oprogramowania. Protokół ten stanowił podstawę dokonanego w księgach rachunkowych Spółki wyksięgowania Subskrypcji z aktywów obrotowych (zapasów) oraz ujęcia ich wartości w pozostałych kosztach operacyjnych.

W tym miejscu wskazać należy, że likwidacja towarów potwierdzona protokołem stanowi dowód na ostateczne uznanie przez podatnika, że nie ma żadnej realnej możliwości ich zbycia, nawet po znacznie obniżonej cenie. Dlatego należy uznać, iż dopiero w momencie likwidacji strata w znaczeniu podatkowym powstała faktycznie.

Definitywność tej straty oznacza, iż ma ona charakter nieodwracalny, a dany podmiot posiada pewność, iż nie odzyska środków obrotowych, które się na nią składają. Możliwość kwalifikacji straty w rachunku podatkowym uzależniona jest zatem od wykazania, że doszło do ostatecznego, pewnego uszczuplenia majątku podatnika, tak, iż nie zostanie on mu zwrócony pod jakąkolwiek postacią.

Ponadto, jeżeli działania Spółki związane z wycofaniem i likwidacją towarów są naturalną konsekwencją racjonalnego działania i dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej - wówczas istnieje możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wartości tych towarów i ujęcia ich w księgach rachunkowych w momencie sporządzenia protokołu likwidacji, przy prawidłowym ich udokumentowaniu.

W konsekwencji koszt nabycia niewykorzystanych Subskrypcji należy rozpoznać jako koszt podatkowy w momencie ich formalnej likwidacji, czyli w dniu sporządzenia protokołu likwidacyjnego.

Zatem Państwa stanowisko należy uznać za nieprawidłowe, ponieważ Spółka błędnie utożsamia moment powstania kosztu podatkowego z datą jego technicznego wyksięgowania w księgach rachunkowych. To data formalnej likwidacji, a nie późniejszy moment wyksięgowania aktywów obrotowych, wyznacza właściwy okres rozliczeniowy w podatku CIT.

W związku z powyższym Państwa stanowisko zgodnie, z którym momentem ujęcia kosztu nabycia Subskrypcji w kosztach uzyskania przychodów jest okres rozliczeniowy, w którym Wnioskodawca wyksięgował Subskrypcje z aktywów obrotowych i ujął ich wartość w kosztach operacyjnych na podstawie stosownego dowodu księgowego, zgodnie z art. 15 ust. 4d i ust. 4e ustawy o CIT - jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, że zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla Organu wydającego przedmiotową interpretację. Powołane interpretacje nie stanowią źródła prawa, wiążą strony w konkretnej indywidualnej sprawie, więc zawartych w nich stanowisk organów podatkowych nie można wprost przenosić na grunt innej sprawy. Każdą sprawę tut. Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.