0114-KDIP1-3.4012.541.2026.1.JG

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 sierpnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa od odliczenia podatku VAT naliczonego wskazanego na Fakturach Zakupowych, w sytuacji, gdy dokumenty te zostały wystawione poza KSeF, a następnie zostały odebrane przez Państwa w sposób tradycyjny oraz braku obowiązku dokonania korekty rozliczeń VAT lub JPK_V7M z powodu późniejszego otrzymania faktury ustrukturyzowanej w KSeF dotyczącej tej samej transakcji.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(…) Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest polską spółką kapitałową z siedzibą w (…), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem (...). Przeważającym przedmiotem działalności Spółki jest działalność usługowa wspomagająca transport lądowy (PKD 52.21.Z). Pozostały przedmiot działalności obejmuje m.in. naprawę i konserwację pozostałego sprzętu transportowego, roboty związane z budową dróg szynowych i kolei podziemnej oraz działalność usługową wspomagającą transport wodny śródlądowy.

Spółka należy do międzynarodowej grupy kapitałowej (…). Jedynym wspólnikiem Spółki jest B. Sp. z o.o. Działalność Wnioskodawcy jest funkcjonalnie związana przede wszystkim z obsługą transportu lądowego, w tym transportu kolejowego, utrzymaniem i naprawą sprzętu transportowego oraz infrastruktury kolejowej, jak również z magazynowaniem, przeładunkiem i obsługą logistyczną towarów.

Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną VAT i dokonuje zakupów towarów oraz usług pozostających w związku z tą działalnością. Zakupy objęte niniejszym wnioskiem są i będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, tj. zasadniczo nie będą służyły czynnościom zwolnionym z VAT ani czynnościom niepodlegającym opodatkowaniu VAT, w odniesieniu do których prawo do odliczenia podatku naliczonego byłoby wyłączone. Spółka jest zobligowana do rozliczenia zobowiązania podatkowego w VAT w okresach miesięcznych oraz do comiesięcznego składania struktury JPK_VAT z deklaracją (dalej: JPK_V7M), regulowanej przez art. 99 ust. 13b oraz 109 ust. 14 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.; dalej: Ustawa VAT) oraz przez przepisy stosownego rozporządzenia.

W związku z prowadzoną działalnością Spółka nabywa i będzie nabywać od kontrahentów (dalej: Dostawcy) różnego rodzaju towary i usługi, w szczególności surowce, odpady, materiały przeznaczone do odzysku lub dalszego obrotu, usługi transportowe i logistyczne, usługi magazynowe, usługi sortowania oraz inne świadczenia niezbędne do bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. W przypadkach objętych niniejszym wnioskiem Dostawcami towarów lub usługodawcami będą podmioty, w odniesieniu do których dane transakcje podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług powinien zostać rozliczony przez sprzedawcę. Faktury dokumentujące te transakcje (dalej: Faktury Zakupowe) będą zawierały kwoty podatku VAT wykazane w złotych albo w walucie obcej z odpowiednim przeliczeniem na złotówki.

Wnioskodawca zakłada, że dokumentowane transakcje będą rzeczywiście dokonane, a faktury będą odzwierciedlały ich rzeczywisty przebieg pod względem podmiotowym, przedmiotowym i kwotowym. W odniesieniu do Faktur Zakupowych objętych niniejszym wnioskiem nie występują i nie będą występować negatywne przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy VAT. W szczególności wniosek nie dotyczy faktur wystawionych przez podmioty nieistniejące, faktur dokumentujących czynności niedokonane, faktur z kwotami niezgodnymi z rzeczywistością, faktur dotyczących czynności zwolnionych z VAT lub niepodlegających opodatkowaniu VAT ani innych dokumentów, które z przyczyn materialnych nie mogłyby stanowić podstawy odliczenia podatku naliczonego.

Co do zasady od 1 lutego 2026 roku, a najpóźniej od 1 kwietnia 2026 r., zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). W związku z tym Faktury Zakupowe otrzymywane przez Spółkę od kontrahentów objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych powinny co do zasady być wystawiane przy użyciu KSeF jako faktury ustrukturyzowane w rozumieniu art. 2 pkt 32a Ustawy VAT.

Spółka zakłada, że dostawcy i usługodawcy objęci obowiązkiem KSeF co do zasady będą wystawiać Faktury Zakupowe jako faktury ustrukturyzowane. Spółka nie może jednak wykluczyć, że część Dostawców, pomimo ciążącego na nich obowiązku, będzie wystawiać i doręczać Spółce faktury w innej formie niż ustrukturyzowana, np. w postaci papierowej albo jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 Ustawy VAT. Przyczyny takiego działania Dostawców mogą być różne i pozostają poza kontrolą Wnioskodawcy. Przykładowo może to wynikać m.in. z błędnego rozpoznania przez sprzedawcę własnego statusu na gruncie przepisów o KSeF, braku gotowości technologicznej, błędów organizacyjnych, nieprawidłowej interpretacji wyjątków ustawowych albo innych okoliczności leżących po stronie sprzedawcy.

Spółka nie ma i nie będzie miała pełnej praktycznej możliwości każdorazowego ustalenia, czy dany dostawca lub usługodawca w dacie wystawienia faktury był objęty obowiązkiem wystawienia faktury przy użyciu KSeF albo czy w danej sytuacji zastosowanie znalazł jeden z wyjątków ustawowych. W szczególności informacje dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych podatników, ich wewnętrznej gotowości technologicznej lub przyczyn wyboru określonego sposobu fakturowania nie są co do zasady informacjami publicznie dostępnymi ani możliwymi do całkowicie pewnego ustalenia przez nabywcę przy każdej transakcji.

Wniosek dotyczy wyłącznie sytuacji, w których Spółka otrzyma dokument stanowiący fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy VAT, albo fakturę elektroniczną w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy VAT, zawierającą dane wymagane przepisami ustawy VAT i przepisami wykonawczymi. Wniosek nie dotyczy natomiast sytuacji, w której Spółka dysponowałaby wyłącznie dokumentem niewykazującym cech faktury, takim jak zamówienie, potwierdzenie transakcji, nota handlowa, potwierdzenie dostawy lub inny dokument techniczny, który nie zawierałby danych wymaganych dla faktury.

Na potrzeby niniejszego wniosku Spółka wyróżnia następujące warianty sytuacji występujących lub mogących wystąpić w praktyce:

• Wariant nr 1 - Dostawca, mimo obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF, wystawia i doręcza Spółce Fakturę Zakupową wyłącznie poza KSeF, np. w postaci papierowej, w postaci elektronicznej pliku PDF albo w innej postaci elektronicznej niebędącej fakturą ustrukturyzowaną. Wnioskodawca otrzymuje taką fakturę poza KSeF i na jej podstawie, przy spełnieniu pozostałych warunków, dokonuje odliczenia podatku naliczonego.
• Wariant nr 2 - Dostawca, mimo obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF, w pierwszej kolejności wystawia i doręcza Spółce Fakturę Zakupową poza KSeF, a następnie, po upływie pewnego czasu, w odniesieniu do tej samej transakcji, wystawia albo udostępnia Spółce fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem KSeF. Faktura otrzymana poza KSeF oraz faktura późniejsza w KSeF dotyczą tej samej dostawy towarów lub tego samego świadczenia usług, tych samych stron transakcji oraz tej samej kwoty podatku naliczonego, chyba że późniejsza faktura w KSeF zawiera wyłącznie techniczne różnice w zakresie identyfikacji dokumentu.

Zarówno w Wariancie nr 1, jak i w Wariancie nr 2 Wnioskodawca zakłada, że Faktury Zakupowe otrzymywane poza KSeF będą co do zasady doręczane Spółce po powstaniu obowiązku podatkowego u Dostawcy w odniesieniu do dokumentowanych czynności.

Jeżeli jednak w jednostkowym przypadku faktura zostałaby otrzymana przed powstaniem obowiązku podatkowego, Spółka zastosuje ogólną zasadę wynikającą z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy VAT, tj. zrealizuje prawo do odliczenia nie wcześniej niż w okresie, w którym łącznie powstanie obowiązek podatkowy i Spółka otrzyma fakturę.

W Wariancie nr 2 Faktura Zakupowa otrzymana później w KSeF dotyczy tej samej transakcji, która została uprzednio udokumentowana fakturą otrzymaną poza KSeF. Spółka nie zamierza dokonywać podwójnego odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji, jeżeli Spółka odliczy podatek naliczony na podstawie faktury otrzymanej poza KSeF, to późniejsze otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF byłoby traktowane przez nią jako zdarzenie techniczne i ewidencyjne, które nie tworzy nowego prawa do odliczenia i nie powoduje konieczności ponownego rozliczenia tej samej kwoty podatku naliczonego.

Jeżeli na moment sporządzenia i złożenia ewidencji JPK_V7M Wnioskodawca dysponuje Fakturą Zakupową w postaci papierowej albo elektronicznej otrzymaną poza KSeF i faktura ta nie posiada numeru KSeF, Spółka zamierza wykazać taką fakturę w ewidencji VAT zgodnie z informacjami dostępnymi na moment składania pliku JPK_V7M, w szczególności z zastosowaniem właściwego oznaczenia przewidzianego dla faktur papierowych albo elektronicznych otrzymanych poza KSeF, tj. oznaczenia „BFK”, jeżeli będzie ono właściwe według przepisów wykonawczych obowiązujących w danym okresie.

W przypadku, gdy po złożeniu przez Wnioskodawcę JPK_V7M Dostawca wystawi albo udostępni w KSeF fakturę dotyczącą tej samej transakcji, Spółka zamierza zachować pierwotne rozliczenie podatku naliczonego dokonane na podstawie faktury otrzymanej poza KSeF. Spółka nie zamierza składać korekty JPK_V7M wyłącznie w celu zmiany oznaczenia faktury albo uzupełnienia numeru KSeF później nadanego dokumentowi, jeżeli na moment złożenia pierwotnej ewidencji taki numer nie był Spółce znany ani nie był przypisany do faktury, na podstawie której Spółka dokonała odliczenia.

Pytania

1)  Czy Spółce przysługuje i będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych otrzymanych poza KSeF, dokumentujących rzeczywiste nabycie towarów lub usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, mimo że sprzedawca był zobowiązany do wystawienia i doręczenia tych faktur przy użyciu KSeF?

2)  Czy w Wariancie nr 2 Spółka może i będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktury Zakupowej w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do dokumentowanej transakcji powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym Spółka faktycznie otrzymała tę fakturę poza KSeF, niezależnie od późniejszego wystawienia lub udostępnienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF dotyczącej tej samej transakcji?

3)  Czy w Wariancie 2, jeżeli Spółka odliczyła VAT naliczony z Faktury Zakupowej otrzymanej poza KSeF i wykazała tę fakturę w ewidencji VAT/JPK_V7M zgodnie z danymi dostępnymi na moment złożenia tej ewidencji, Spółka jest lub będzie zobowiązana do dokonania korekty rozliczeń VAT lub JPK_V7M wyłącznie z tego powodu, że w późniejszym okresie otrzymała albo uzyskała dostęp w KSeF do faktury ustrukturyzowanej dotyczącej tej samej transakcji?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

W świetle opisanego wyżej stanu faktycznego, zdaniem Spółki będzie jej przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych otrzymanych poza KSeF, dokumentujących rzeczywiste nabycie towarów lub usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, pomimo, że sprzedawca był zobowiązany do wystawienia i doręczenia tych faktur przy użyciu KSeF.

Wystawienie faktury poza KSeF przez sprzedawcę, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi, nie zostało wskazane w art. 88 Ustawy VAT jako negatywna przesłanka wyłączająca prawo nabywcy do odliczenia podatku naliczonego.

Ad 2

W świetle opisanego wyżej stanu faktycznego, zdaniem Spółki w Wariancie nr 2 będzie ona mogła skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego na zasadach wskazanych w stanowisku do pytania nr 2, tj. zasadniczo w okresie faktycznego otrzymania Faktury Zakupowej poza KSeF, o ile wcześniej lub w tym samym okresie powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy. Późniejsze wystawienie lub udostępnienie w KSeF faktury ustrukturyzowanej dotyczącej tej samej transakcji nie przesuwa momentu powstania prawa do odliczenia na okres późniejszy i nie powoduje powstania nowego, odrębnego prawa do odliczenia tej samej kwoty podatku.

Ad 3

W świetle opisanego wyżej stanu faktycznego, zdaniem Spółki w Wariancie nr 2 nie będzie ona zobowiązana do dokonania korekty rozliczeń VAT lub JPK_V7M wyłącznie z tego powodu, że po dokonaniu odliczenia na podstawie Faktury Zakupowej otrzymanej poza KSeF otrzymała albo uzyskała dostęp do faktury ustrukturyzowanej w KSeF dotyczącej tej samej transakcji. Pierwotne rozliczenie, dokonane na podstawie faktury otrzymanej poza KSeF i wykazane zgodnie z danymi dostępnymi na moment złożenia ewidencji, pozostaje prawidłowe, o ile spełnione są materialne przesłanki odliczenia i nie występują przesłanki negatywne z art. 88 ustawy VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

Uzasadnienie dotyczące pytania nr 1 oraz pytania nr 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przepis ten wyraża fundamentalną zasadę neutralności podatku VAT, zgodnie z którą ciężar ekonomiczny podatku powinien obciążać konsumenta końcowego, a nie podatnika prowadzącego działalność gospodarczą opodatkowaną VAT.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego jest podstawowym elementem konstrukcyjnym podatku VAT. Ograniczenia tego prawa powinny wynikać jednoznacznie z przepisów prawa i nie mogą być interpretowane rozszerzająco. Jeżeli zatem podatnik nabywa towary lub usługi wykorzystywane do czynności opodatkowanych, transakcja została rzeczywiście dokonana, podatek został wykazany na fakturze, a nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy VAT, podatnik powinien zachować prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Oznacza to, że ustawodawca powiązał możliwość odliczenia podatku naliczonego z posiadaniem faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług. Jednocześnie nie wprowadził generalnej zasady, zgodnie z którą wyłącznie faktura w formie ustrukturyzowanej mogłaby stanowić podstawę odliczenia podatku naliczonego po wejściu w życie obowiązkowego KSeF.

Dla realizacji prawa do odliczenia istotne są przede wszystkim przesłanki materialne, tj. status podatnika VAT, związek nabycia towarów lub usług z czynnościami opodatkowanymi, rzeczywiste dokonanie transakcji oraz brak przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy VAT.

Sposób wystawienia faktury przez sprzedawcę, w tym naruszenie przez niego obowiązku wystawienia faktury w KSeF, może mieć znaczenie dla odpowiedzialności sprzedawcy jako wystawcy faktury, ale nie powinien automatycznie pozbawiać nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli nabywca działa w dobrej wierze i dysponuje fakturą dokumentującą rzeczywistą transakcję.

Należy wskazać, że art. 2 pkt 31 ustawy VAT definiuje fakturę jako dokument w postaci papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie art. 2 pkt 32 ustawy VAT definiuje fakturę elektroniczną jako fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Z kolei zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy VAT faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Z powyższego wynika, że faktura papierowa albo faktura elektroniczna otrzymana poza KSeF, zawierająca dane wymagane ustawą VAT i przepisami wykonawczymi, jest fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy VAT.

Okoliczność, że sprzedawca powinien był wystawić fakturę ustrukturyzowaną, lecz tego nie uczynił, nie powoduje sama przez się, że dokument papierowy albo elektroniczny przestaje być fakturą w rozumieniu Ustawy VAT.

Wniosek nie dotyczy sytuacji, w której Spółka dysponowałaby wyłącznie potwierdzeniem transakcji albo innym dokumentem techniczno-biznesowym, który nie spełnia definicji faktury. W takich przypadkach dokument nieposiadający waloru faktury nie mógłby stanowić podstawy odliczenia podatku naliczonego.

W niniejszej sprawie Spółka zakłada jednak, że dokument otrzymany poza KSeF będzie zawierał elementy wymagane dla faktury i będzie dokumentował rzeczywiste nabycie towarów lub usług.

Art. 88 ustawy VAT zawiera katalog przypadków, w których faktury nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego albo zwrotu podatku naliczonego. Katalog ten obejmuje m.in. faktury wystawione przez podmiot nieistniejący, faktury dokumentujące czynności niedokonane, faktury podające kwoty niezgodne z rzeczywistością, faktury dotyczące czynności niepodlegających opodatkowaniu lub zwolnionych od podatku, a także inne przypadki określone w tym przepisie.

W katalogu tym nie wskazano sytuacji, w której faktura dokumentująca rzeczywistą transakcję została wystawiona poza KSeF, pomimo że sprzedawca miał obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Skoro ustawodawca nie wprowadził takiej przesłanki negatywnej, to nie można jej konstruować w drodze wykładni rozszerzającej. Pozbawienie nabywcy prawa do odliczenia wymagałoby wyraźnej podstawy ustawowej, której w analizowanej sytuacji brak.

Ewentualne sankcje i odpowiedzialność za niewystawienie faktury przy użyciu KSeF, jeżeli obowiązek taki ciążył na sprzedawcy, są co do zasady konsekwencjami po stronie wystawcy faktury. To sprzedawca jest podmiotem zobowiązanym do wystawienia faktury w określonej formie. Nabywca nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji np. w postaci utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego wyłącznie dlatego, że sprzedawca naruszył obowiązek formalny dotyczący sposobu wystawienia faktury.

W praktyce gospodarczej nabywca nie zawsze ma możliwość jednoznacznej i bieżącej weryfikacji, czy sprzedawca w momencie wystawienia faktury był już objęty obowiązkiem KSeF. Uznanie, że nabywca traci prawo do odliczenia VAT z powodu nieprawidłowego działania sprzedawcy, prowadziłoby do nieproporcjonalnego ograniczenia zasady neutralności VAT i przerzucałoby na nabywcę negatywne konsekwencje działań, których nie jest on w stanie w pełni kontrolować.

Należy podkreślić, że zasady ustalania momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego nie zostały zmodyfikowane w związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF. Nadal zastosowanie znajduje art. 86 ust. 10 ustawy VAT, zgodnie z którym prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Jednocześnie, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT, prawo to powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. W przypadku faktury ustrukturyzowanej art. 106na ust. 3 ustawy VAT przewiduje szczególną zasadę, zgodnie z którą faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia we wspomnianym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Reguła ta odnosi się jednak do faktur ustrukturyzowanych, a więc dokumentów wystawionych przy użyciu KSeF i posiadających numer identyfikujący w tym systemie. Faktura papierowa albo faktura elektroniczna otrzymana poza KSeF nie jest fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu art. 2 pkt 32a Ustawy VAT.

W konsekwencji do takiej faktury nie stosuje się reguły z art. 106na ust. 3 ustawy VAT. Otrzymanie takiej faktury powinno być oceniane według rzeczywistego momentu jej doręczenia nabywcy, tj. przykładowo momentu wpływu wiadomości e-mail z załączoną fakturą PDF na skrzynkę pocztową Wnioskodawcy albo momentu udostępnienia dokumentu Spółce w inny sposób poza KSeF.

W konsekwencji, jeżeli Spółka otrzyma Fakturę Zakupową poza KSeF, momentem otrzymania faktury na potrzeby art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT powinien być moment faktycznego otrzymania tej faktury. Jeżeli w odniesieniu do dokumentowanej transakcji obowiązek podatkowy u sprzedawcy powstał wcześniej albo w tym samym okresie, Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia VAT naliczonego w okresie faktycznego otrzymania faktury poza KSeF, z uwzględnieniem możliwości odliczenia w kolejnych okresach przewidzianych w art. 86 ust. 11 Ustawy VAT.

Powyższe dotyczy zarówno Wariantu nr 1, jak i Wariantu nr 2.

Ponadto, w Wariancie nr 2 późniejsze wystawienie albo udostępnienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF dotyczącej tej samej transakcji nie powoduje przesunięcia momentu powstania prawa do odliczenia na późniejszy okres. W chwili faktycznego otrzymania faktury poza KSeF Spółka dysponuje już fakturą dokumentującą rzeczywistą transakcję, a zatem spełniony jest warunek otrzymania faktury, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT.

Uzasadnienie dotyczące pytania nr 3.

W Wariancie nr 2 mamy do czynienia z jedną transakcją gospodarczą, która została w pierwszej kolejności udokumentowana fakturą wystawioną poza KSeF, a następnie fakturą ustrukturyzowaną wystawioną albo udostępnioną w KSeF. Późniejsze przekazanie faktury ustrukturyzowanej do KSeF nie tworzy drugiej, odrębnej dostawy towarów ani drugiego, odrębnego świadczenia usług. Nie powstaje również nowe prawo do odliczenia podatku naliczonego, ponieważ podatek naliczony dotyczy tej samej transakcji i tej samej kwoty podatku. Skoro Wnioskodawca odliczył VAT naliczony z faktury otrzymanej poza KSeF w okresie, w którym spełnione były przesłanki z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy VAT, to późniejsze otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF nie powinno prowadzić do korekty tego odliczenia.

Korekta rozliczeń VAT byłaby uzasadniona w razie zmiany okoliczności materialnych, np. stwierdzenia, że transakcja nie została dokonana, kwota podatku była nieprawidłowa, nastąpiła korekta podstawy opodatkowania albo wystąpiła inna przesłanka wpływająca na wysokość podatku naliczonego. Samo późniejsze nadanie numeru KSeF dokumentowi dotyczącymi tej samej transakcji nie jest taką okolicznością.

Analogicznie, Spółka nie powinna być zobowiązana do korekty JPK_V7M wyłącznie w celu uzupełnienia numeru KSeF, jeżeli na moment złożenia pierwotnej ewidencji faktura, na podstawie której dokonano odliczenia, była fakturą papierową albo elektroniczną otrzymaną poza KSeF i została wykazana zgodnie ze stanem wiedzy oraz danymi dostępnymi Wnioskodawcy na moment złożenia deklaracji. W przeciwnym razie podatnik byłby zobowiązany do bieżącego monitorowania, czy sprzedawca nie wystawił w późniejszym czasie faktury ustrukturyzowanej dotyczącej transakcji już prawidłowo rozliczonej i wykazanej, co nie znajduje oparcia w zasadach rozliczania podatku naliczonego.

Prawidłowy model rozliczenia Wariantu nr 2 powinien zatem zakładać, po pierwsze, odliczenie VAT na podstawie faktury otrzymanej poza KSeF w okresie, w którym spełnione są przesłanki określone w art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. Po drugie, powinien zakładać wykazanie tej faktury w ewidencji JPK_V7M zgodnie z danymi dostępnymi na moment jej sporządzenia, w szczególności z zastosowaniem oznaczenia właściwego dla faktur papierowych albo elektronicznych otrzymanych poza KSeF.

W konsekwencji późniejsze wystawienie lub udostępnienie faktury ustrukturyzowanej dotyczącej tej samej transakcji nie powinno skutkować ponownym odliczeniem VAT ani obowiązkiem dokonania korekty wyłącznie z tego powodu.

Zgodność stanowiska Spółki z praktyką interpretacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Należy podkreślić, że powyższe stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w aktualnej i stosunkowo jednolitej praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotyczącej skutków otrzymywania przez nabywców faktur zakupowych poza KSeF, mimo obowiązku wystawienia ich przez sprzedawców przy użyciu tego systemu.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 13 stycznia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG, organ potwierdził, że prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik faktycznie otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT. Organ stwierdził, że „[…] należy wskazać, że istnieje możliwość odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej bez użycia KSeF, niewątpliwie skutki podatkowe takiej tezy należy oprzeć na obecnie obowiązujących przepisach, zgodnie z którymi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w sytuacjach przedstawionych przez Spółkę w opisie sprawy powstanie w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzymała od Dostawcy Fakturę Zakupową. W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy”.

Dodatkowo, w interpretacji indywidualnej z 29 kwietnia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.206.2026.2.MG, organ potwierdził, że podatnik zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza KSeF przez kontrahentów, którzy powinni byli wystawić je w KSeF, o ile spełnione są pozostałe warunki ustawowe. Organ wskazał również, że „ […] W związku z powyższym, skoro będzie Panu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF w okolicznościach opisanych we wniosku, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia dla powstania i realizacji prawa do odliczenia podatku VAT, pozostawać będzie natomiast ewentualne późniejsze wystawienie faktury w KSEF, dokumentującej tą samą czynność. Podsumowując, momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego z otrzymanych od kontrahentów faktur zakupowych wystawionych bez użycia KSeF, będzie chwila faktycznego otrzymania takiej faktury (o ile spełnione zostaną pozostałe warunki do odliczenia VAT)”.

Analogiczne wnioski wynikają z interpretacji indywidualnej z 5 czerwca 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.307.2026.1.AB, w której organ uznał, że obowiązek fakturowania w KSeF nie zmienia zasad odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę i nie pozbawia go prawa do odliczenia VAT z faktury otrzymanej poza KSeF, jeżeli spełnione są przesłanki z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz nie występują negatywne przesłanki z art. 88 ustawy VAT.

Ponadto, w interpretacjach indywidualnych z 12 czerwca 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.317.2026.2.MG, z 22 czerwca 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.360.2026.1.EK, oraz z 24 czerwca 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.425.2026.1.JKU, organ potwierdził dodatkowo, że późniejsze otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF dotyczącej tej samej transakcji nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT z faktury otrzymanej poza KSeF i nie powoduje obowiązku korygowania złożonej uprzednio struktury JPK_V7M wyłącznie w celu uzupełnienia numeru KSeF, jeżeli pierwotnie faktura została wykazana jako faktura papierowa albo elektroniczna otrzymana poza KSeF.

Powyższa linia interpretacyjna jest spójna i odpowiada stanowisku Wnioskodawcy. Potwierdza ona, że naruszenie przez Dostawcę obowiązku wystawienia faktury w KSeF nie powinno prowadzić do negatywnych konsekwencji dla nabywcy w zakresie prawa do odliczenia VAT, jeżeli nabywca spełnia materialne przesłanki odliczenia i dysponuje fakturą dokumentującą rzeczywistą transakcję.

Mając na uwadze przedstawiony opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, brzmienie przepisów ustawy VAT oraz aktualną praktykę interpretacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że:

• otrzymanie Faktury Zakupowej poza KSeF nie pozbawia go prawa do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli faktura dokumentuje rzeczywiste nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych VAT, a jednocześnie nie występują negatywne przesłanki z art. 88 ustawy VAT,
• w Wariancie nr 1 Spółka powinna rozpoznawać prawo do odliczenia w okresie, w którym w odniesieniu do danej transakcji powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie faktycznego otrzymania faktury poza KSeF,
• w Wariancie nr 2 analogiczna zasada znajduje zastosowanie do faktury otrzymanej poza KSeF, a późniejsze wystawienie lub udostępnienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF dotyczącej tej samej transakcji nie przesuwa momentu odliczenia, jak również nie tworzy nowego prawa do odliczenia i nie powoduje obowiązku korekty rozliczeń VAT wyłącznie z powodu późniejszego nadania fakturze numeru KSeF.

W ocenie Wnioskodawcy przyjęcie odmiennego podejścia prowadziłoby do nieuzasadnionego ograniczenia zasady neutralności VAT i przerzucałoby na nabywcę negatywne skutki uchybienia sprzedawcy w zakresie sposobu wystawienia faktury. Dodatkowo takie podejście nie znajduje podstawy w przepisach ustawy VAT i byłoby sprzeczne z aktualnym stanowiskiem organów podatkowych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ust. 1-4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą jako czynny podatnik podatku VAT dokonują Państwo zakupów towarów oraz usług. Zakupy są i będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Zakupy dokumentowane są fakturami. Spółka zakłada, że dostawcy i usługodawcy objęci obowiązkiem KSeF będą wystawiać Faktury Zakupowe jako faktury ustrukturyzowane. Spółka nie może jednak wykluczyć, że część Dostawców, pomimo ciążącego na nich obowiązku, będzie wystawiać i doręczać Spółce faktury w innej formie niż ustrukturyzowana, np. w postaci papierowej albo jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy.

Spółka wyróżnia następujące warianty sytuacji występujących lub mogących wystąpić w praktyce:

• Wariant nr 1 - Dostawca, mimo obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF, wystawia i doręcza Spółce Fakturę Zakupową wyłącznie poza KSeF. Wnioskodawca otrzymuje taką fakturę poza KSeF i na jej podstawie, przy spełnieniu pozostałych warunków, dokonuje odliczenia podatku naliczonego.
• Wariant nr 2 - Dostawca, mimo obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF, w pierwszej kolejności wystawia i doręcza Spółce Fakturę Zakupową poza KSeF, a następnie, po upływie pewnego czasu, w odniesieniu do tej samej transakcji, wystawia albo udostępnia Spółce fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem KSeF. Faktura otrzymana poza KSeF oraz faktura późniejsza w KSeF dotyczą tej samej dostawy towarów lub tego samego świadczenia usług.

W konsekwencji, jeżeli Spółka odliczy podatek naliczony na podstawie faktury otrzymanej poza KSeF, to późniejsze otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF będzie traktowane jako zdarzenie techniczne i ewidencyjne, które nie tworzy nowego prawa do odliczenia i nie powoduje konieczności ponownego rozliczenia tej samej kwoty podatku naliczonego. Jeżeli na moment sporządzenia i złożenia ewidencji JPK_V7M Spółka dysponuje Fakturą Zakupową w postaci papierowej albo elektronicznej otrzymaną poza KSeF i faktura ta nie posiada numeru KSeF, Spółka zamierza wykazać taką fakturę w ewidencji VAT zgodnie z informacjami dostępnymi na moment składania pliku JPK_V7M, w szczególności z zastosowaniem właściwego oznaczenia przewidzianego dla faktur papierowych albo elektronicznych otrzymanych poza KSeF. W przypadku, gdy po złożeniu przez Spółkę JPK_V7M Dostawca wystawi albo udostępni w KSeF fakturę dotyczącą tej samej transakcji, Spółka zamierza zachować pierwotne rozliczenie podatku naliczonego dokonane na podstawie faktury otrzymanej poza KSeF. Spółka nie zamierza składać korekty JPK_V7M wyłącznie w celu zmiany oznaczenia faktury albo uzupełnienia numeru KSeF później nadanego dokumentowi, jeżeli na moment złożenia pierwotnej ewidencji taki numer nie był Spółce znany ani nie był przypisany do faktury, na podstawie której Spółka dokonała odliczenia.

Wątpliwości Spółki w pierwszej kolejności dotyczą kwestii, czy Spółce przysługuje i będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych otrzymanych poza KSeF, mimo że sprzedawca był zobowiązany do wystawienia i doręczenia tych faktur przy użyciu KSeF.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury, obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur wystawionych i doręczonych Państwu w postaci elektronicznej lub papierowej wbrew obowiązkowi stosowania KSeF przez danego Dostawcę, dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie faktur bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W efekcie odpowiadając na Państwa pytanie nr 1 stwierdzam, że Spółce przysługuje i będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych otrzymanych poza KSeF, dokumentujących rzeczywiste nabycie towarów lub usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, mimo że sprzedawca był zobowiązany do wystawienia i doręczenia tych faktur przy użyciu KSeF.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 wniosku uznaję za prawidłowe.

Mają Państwo również wątpliwości dotyczące możliwości skorzystania z odliczenia podatku VAT w Wariancie nr 2 w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do dokumentowanej transakcji powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym Spółka faktycznie otrzymała tę fakturę poza KSeF, niezależnie od późniejszego wystawienia lub udostępnienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF dotyczącej tej samej transakcji.

Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy wskazać, że według art. 86 ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Zgodnie z art. 86 ust. 10c ustawy:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Ponadto na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT.

W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

• w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub
• za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,
• przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.

Jak już wyżej wskazałem prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Z wniosku wynika, że przewidywany przez Państwa Wariant nr 2 zakłada, że Dostawca, mimo obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF, w pierwszej kolejności wystawia i doręcza Spółce Fakturę Zakupową poza KSeF, a następnie, po upływie pewnego czasu, w odniesieniu do tej samej transakcji, wystawia albo udostępnia Spółce fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem KSeF. Faktura otrzymana poza KSeF oraz faktura późniejsza w KSeF dotyczą tej samej dostawy towarów lub tego samego świadczenia usług. Ponadto wskazali Państwo, że Spółka zakłada, że Faktury Zakupowe otrzymywane poza KSeF będą doręczane Spółce po powstaniu obowiązku podatkowego u Dostawcy w odniesieniu do dokumentowanych czynności.

Mając na uwadze całokształt przedstawionych wyżej okoliczności stwierdzam, że późniejsze wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF dotyczącej tej samej transakcji przedstawione w Wariancie nr 2 nie powoduje przesunięcia momentu powstania prawa do odliczenia na późniejszy okres. W chwili faktycznego otrzymania faktury poza KSeF Spółka dysponuje już fakturą dokumentującą rzeczywistą transakcję, a zatem spełniony jest warunek otrzymania faktury, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy. Spółka otrzymuje faktury w formie papierowej bądź w formie elektronicznej

W efekcie odpowiadając na Państwa pytanie nr 2 wniosku stwierdzam, że Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w okresie faktycznego otrzymania Faktury Zakupowej poza KSeF. Późniejsze wystawienie lub udostępnienie w KSeF faktury ustrukturyzowanej dotyczącej tej samej transakcji nie przesuwa momentu powstania prawa do odliczenia na okres późniejszy i nie powoduje powstania nowego, odrębnego prawa do odliczenia tej samej kwoty podatku.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 wniosku uznaję za prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również tego, czy w Wariancie 2, jeżeli Spółka odliczyła VAT naliczony z Faktury Zakupowej otrzymanej poza KSeF i wykazała tę fakturę w ewidencji VAT/JPK_V7M zgodnie z danymi dostępnymi na moment złożenia tej ewidencji, Spółka jest lub będzie zobowiązana do dokonania korekty rozliczeń VAT lub JPK_V7M wyłącznie z tego powodu, że w późniejszym okresie otrzymała albo uzyskała dostęp w KSeF do faktury ustrukturyzowanej dotyczącej tej samej transakcji. Spółka w JPK_VAT z deklaracją do otrzymanej faktury stosuje oznaczenie „BFK”

Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy powołać art. 99 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym:

Stosownie do art. 99 ust. 11b-12 ustawy:

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy:

W myśl art. 109 ust. 3b ustawy:

Na podstawie art. 81 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.), zwanej dalej „Ordynacją podatkową”:

W myśl art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej:

Podatek od towarów i usług należy do grupy podatków powstających z mocy prawa, który pobierany jest w trybie tzw. samoobliczenia. Istotną rolę w tym podatku odgrywają deklaracje podatkowe. Przy ich pomocy podatnik określa i zgłasza organowi podatkowemu (deklaruje) wysokość zobowiązania podatkowego.

Każda deklaracja odnosi się do konkretnego, zamkniętego już okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym deklaracja musi uwzględniać stan prawny istniejący w momencie zamknięcia okresu rozliczeniowego. Deklaracja podatkowa stanowi opis zdarzeń zaistniałych w określonym przedziale czasowym, oceniany z punktu widzenia przepisów podatkowych w tym przedziale obowiązujących, a który w efekcie ma doprowadzić do wykonania przez podatnika obowiązku zapłaty podatku lub zrealizowania przez niego swego uprawnienia do uzyskania od organu podatkowego zwrotu podatku.

Wskazane wyżej przepisy art. 81 Ordynacji podatkowej formułują ogólną zasadę prawa podatnika do korygowania wcześniej złożonych deklaracji. Korekta deklaracji zastępuje deklarację pierwotną, co oznacza, że za wiążące uznaje się dane zawarte w deklaracji skorygowanej. W konsekwencji złożona korekta wywołuje skutki prawne w miejsce deklaracji pierwotnej, która traci moc obowiązującą.

Szczegółowy zakres danych, jaki powinien być zawarty w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.), zwanego dalej Rozporządzeniem:

W § 11 ust. 4a Rozporządzenia wskazano, że:

Regulacja ta odnosi się do sytuacji, w których numer taki został nadany i jest możliwy do ustalenia na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją.

Natomiast § 11 ust. 8 Rozporządzenia wskazuje, że:

Oznaczenie „BFK” odnosi się do faktur elektronicznych i faktur wystawianych w postaci papierowej bez zastosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Podanie numeru KSeF dotyczy faktur wystawionych w KSeF.

Z okoliczności sprawy wynika, że Spółka może otrzymać od Dostawców Faktury Zakupowe w dotychczasowej formie (papierowej/elektronicznej) wystawione wbrew obowiązkowi poza KSeF. Spółka nie może przy tym wykluczyć, że Faktury Zakupowe, które zostaną wystawione pierwotnie przez Dostawców w formie papierowej lub elektronicznej pomimo istniejącego obowiązku wystawienia ich w KSeF, będą w przyszłości ponownie wystawiane i dostarczane Spółce przez Dostawców w postaci faktury ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF. Na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją za dany okres Spółka będzie więc dysponowała wyłącznie fakturą papierową/elektroniczną wystawioną przez Dostawcę poza KSeF, oznaczoną za pomocą oznaczenia „BFK”, a więc fakturą, która nie będzie posiadała numeru KSeF.

W konsekwencji, w sytuacji, gdy Spółka otrzyma fakturę w formie papierowej/elektronicznej (nieustrukturyzowanej) i ujmie ją w ewidencji z oznaczeniem „BFK”, a następnie Dostawca - już po dokonaniu odliczenia przez Spółkę (na podstawie otrzymanej w formie papierowej/elektronicznej faktury, do czego prawo zostało potwierdzone w odpowiedzi na pytanie nr 1 powyżej) - wystawi i udostępni w KSeF fakturę ustrukturyzowaną odnoszącą się do tej samej transakcji, późniejsze pojawienie się numeru KSeF nie może samo w sobie powodować obowiązku korekty wcześniej złożonego pliku JPK_VAT z deklaracją wyłącznie w celu uzupełnienia identyfikatora dokumentu.

Obowiązek wykazywania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej w ewidencji VAT powinien być oceniany według informacji dostępnych podatnikowi na moment składania przez niego ewidencji za dany okres rozliczeniowy.

Zatem w opisanym zdarzeniu brak jest podstaw do przyjęcia, że późniejsze (tj. po złożeniu przez Spółkę deklaracji VAT za dany okres, w którym dokonane zostanie odliczenie na podstawie faktury w formie nieustrukturyzowanej) udostępnienie faktury w KSeF dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze (które zostało wcześniej udokumentowane fakturą dostarczoną Spółce poza KSeF w formie papierowej/elektronicznej i na tej podstawie ujęte w deklaracji VAT za ten dany okres), powinno skutkować obowiązkiem korekty deklaracji VAT za ten okres.

W efekcie odpowiadając na Państwa pytanie nr 3 stwierdzam, że w Wariancie 2, jeżeli Spółka odliczyła VAT naliczony z Faktury Zakupowej otrzymanej poza KSeF i wykazała tę fakturę w ewidencji VAT/JPK_V7M zgodnie z danymi dostępnymi na moment złożenia tych ewidencji, Spółka nie jest i nie będzie zobowiązana do dokonania korekty rozliczeń VAT lub JPK_V7M wyłącznie z tego powodu, że w późniejszym okresie otrzymała albo uzyskała dostęp w KSeF do faktury ustrukturyzowanej dotyczącej tej samej transakcji.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 wniosku uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.