0114-KDIP1-3.4012.416.2026.2.KG

Interpretacja indywidualna

– stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest:

·      prawidłowe w części dotyczącej:

o  prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF w przypadku, gdy kontrahent obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przekazał lub przekaże Państwu fakturę poza KSeF, a faktura ta – pomimo obowiązku ciążącego na kontrahencie – nie została lub nie zostanie następnie przesłana do KSeF (Przypadek nr 1) oraz okresu rozliczeniowego w jakim mogą dokonać Państwo odliczenia podatku naliczonego w Przypadku nr 1 – pytanie nr 1 wniosku;

o  prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF w przypadku, gdy kontrahent obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przekazał lub przekaże Państwu fakturę poza KSeF, a następnie – po upływie pewnego czasu, w szczególności w miesiącu późniejszym niż miesiąc otrzymania faktury przez Państwa poza KSeF – przesłał lub prześle tę fakturę do KSeF (Przypadek nr 2) oraz okresu rozliczeniowego w jakim mogą dokonać Państwo odliczenia podatku naliczonego w Przypadku nr 2 – pytanie nr 2 wniosku;

o  prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF w przypadku, gdy faktura została lub zostanie wystawiona przez Państwa kontrahenta obowiązanego do wystawiania faktur w KSeF w trybie offline24, albo w okresie trwania niedostępności KSeF, a następnie została lub zostanie udostępniona Wnioskodawcy poza KSeF przed jej przesłaniem do KSeF, po czym została lub zostanie przesłana do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla danego trybu (Przypadek nr 3) – część pytania nr 3 wniosku;

o  prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF w przypadku, gdy faktura została lub zostanie wystawiona przez Państwa kontrahenta obowiązanego do wystawiania faktur w KSeF w trybie offline24, albo w okresie trwania niedostępności KSeF, a następnie została lub zostanie udostępniona Wnioskodawcy poza KSeF przed jej przesłaniem do KSeF, po czym została lub zostanie przesłana do KSeF dopiero po upływie ustawowego terminu właściwego dla danego trybu (Przypadek nr 4) oraz okresu rozliczeniowego w jakim mogą dokonać Państwo odliczenia podatku naliczonego w Przypadku nr 4 – pytanie nr 4 wniosku;

o  prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF w przypadku, gdy w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP kontrahent Spółki obowiązany do wystawiania faktur w KSeF udostępni Państwu poza KSeF, w sposób uzgodniony z Państwem, fakturę, która nie została opatrzona wymaganymi oznaczeniami, tj. Kodem I oraz Kodem II – „CERTYFIKAT”, a następnie prześle tę fakturę do KSeF (Przypadek nr 5) oraz okresu rozliczeniowego w jakim mogą dokonać Państwo odliczenia podatku naliczonego w Przypadku nr 5 – pytania nr 5 wniosku;

·      nieprawidłowe w części dotyczącej:

o  okresu rozliczeniowego w jakim mogą dokonać Państwo odliczenia podatku naliczonego w Przypadku nr 3 – cześć pytania nr 3 wniosku.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 czerwca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący prawa do odliczenia i okresu rozliczeniowego powstania tego prawa w przypadku, gdy Państwa kontrahent obowiązany do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur przekazał lub przekaże Państwu fakturę poza KSeF, w przypadkach opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym. Uzupełnili go Państwo pismem z 27 lipca 2026 r. (data wpływu 27 lipca 2026 r.) - w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego (ostatecznie sformułowany w uzupełnieniu wniosku)

„A” Sp. z o.o. (dalej jako: „Spółka” albo „Wnioskodawca”) jest czynnym podatnikiem VAT z siedzibą w Polsce.

Wnioskodawca prowadzi działalność opodatkowaną VAT.

Przedmiotem działalności Spółki jest działalność gospodarcza w zakresie wynajmu i zarządzania własnymi nieruchomościami.

W ramach prowadzonej działalności Spółka wynajmuje powierzchnie komercyjne.

Najemcami co do zasady są podmioty gospodarcze prowadzące działalność gospodarczą.

Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi, których zakup jest związany ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem VAT.

Spółka otrzymuje od swoich dostawców faktury potwierdzające dokonane transakcje zakupu, dokumentujące dostawy towarów lub świadczenie usług na jej rzecz.

W związku z wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako: „KSeF” albo „system KSeF”), od 1 lutego 2026 r. Spółka co do zasady otrzymuje faktury od dostawców krajowych za pośrednictwem KSeF, przy czym w odniesieniu do części kontrahentów obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF znajduje zastosowanie od 1 kwietnia 2026 r.

W związku z powyższym:

a)  od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od dostawców, których sprzedaż brutto przekroczyła w 2024 r. 200.000.000 zł jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF,

b)  od 1 kwietnia 2026 r. faktury zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od większości pozostałych dostawców posiadających w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Nie jest wykluczone, że część kontrahentów będzie mieć obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r., gdyż spodziewana łączna wartość sprzedaży brutto (tj. wraz z kwotą podatku VAT) kontrahenta, udokumentowana fakturami wystawionymi w jednym miesiącu, będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.

Jednocześnie, w zależności od statusu kontrahenta, Spółka po 1 lutego 2026 r. w dalszym ciągu może również otrzymywać faktury poza KSeF, w szczególności w postaci elektronicznej, w tym w formacie PDF albo w postaci papierowej.

Dotyczy to przypadków, w których kontrahent Spółki nie jest obowiązany do wystawienia danej faktury przy użyciu KSeF z uwagi na:

1)  brak siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski oraz

2)  brak stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski lub

3)  w razie posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez kontrahenta, brak związku realizowanej transakcji z działalnością tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Sytuacje, w których wystawienie faktury poza KSeF jest zgodne z przepisami ustawy o VAT, nie są jednak przedmiotem niniejszego wniosku.

Co jednak istotne, z perspektywy Wnioskodawcy, obecnie obowiązujące regulacje nie zapewniają narzędzi prawnych, które pozwalałyby Spółce uzyskać w sposób pewny i weryfikowalny informacje o tym, czy dany kontrahent ma obowiązek korzystania z KSeF, od kiedy ten obowiązek powstaje, czy też czy prawidłowo stosuje on zasady wystawiania faktur.

Przepisy ustawy o VAT oraz przepisy wykonawcze nie nakładają na kontrahentów Wnioskodawcy obowiązku przekazywania nabywcom informacji o ich statusie w KSeF ani nie przewidują publicznie dostępnego rejestru, w którym Spółka mogłaby w sposób obiektywny zweryfikować, czy dany podmiot jest już obowiązany do wystawiania faktur w KSeF.

W praktyce Spółka może więc opierać się jedynie na informacjach uzyskiwanych od kontrahentów w ramach relacji handlowych, przy czym nie ma ani ustawowych kompetencji kontrolnych względem kontrahentów, ani technicznych możliwości bieżącego monitorowania, czy kontrahent faktycznie korzysta z KSeF zgodnie z przepisami.

Ewentualne nieprawidłowości po stronie sprzedawcy (np. wystawienie faktury poza KSeF pomimo obowiązku, brak oznaczeń na fakturze wystawionej w okresie awarii KSeF) pozostają zatem poza wpływem Wnioskodawcy.

Mając na uwadze powyższe, Spółka powzięła wątpliwości co do skutków, jakie dla jej rozliczeń VAT mogą wywoływać nieprawidłowości po stronie kontrahentów związane z wystawianiem faktur poza KSeF, przekazywaniem faktur Spółce poza KSeF oraz następczym przesyłaniem faktur do KSeF.

Opisane poniżej przypadki dotyczą sytuacji, w których kontrahent Spółki jest czynnym podatnikiem VAT zobowiązanym do wystawiania faktur przy użyciu KSeF, a w odniesieniu do dokumentowanej transakcji nie znajduje zastosowania żadne wyłączenie ani odroczenie tego obowiązku. Tym samym, faktura będąca przedmiotem danego przypadku powinna zostać wystawiona i przesłana Spółce przy użyciu KSeF, z uwzględnieniem szczególnych regulacji określonych w ustawie o VAT.

W ramach działalności Spółki występują oraz mogą występować opisane poniżej sytuacje.

Przypadek nr 1 – brak faktury w KSeF

W ramach bieżącej działalności występują sytuacje, w których kontrahent Spółki, pomimo ciążącego na nim obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, wystawia fakturę poza KSeF i przekazuje ją Spółce poza KSeF, w szczególności w formie elektronicznej w formacie PDF albo w postaci papierowej przesyłanej pocztą.

Ze względu na formę, w jakiej dokument jest przekazywany Spółce, Wnioskodawca nie ma możliwości zweryfikowania, czy został on sporządzony zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. W konsekwencji, mogą wystąpić zarówno sytuacje, w których dokument przekazany Spółce poza KSeF jest zgodny z wzorem faktury ustrukturyzowanej, jak i sytuacje, w których nie spełnia on wymogów właściwych dla tej struktury. Jednak co jest istotne, otrzymane faktury zawierają obowiązkowe elementy określone w ustawie o VAT.

W chwili otrzymania faktury przez Spółkę faktura nie znajduje się w KSeF i tym samym nie został jej nadany numer identyfikujący w systemie KSeF. Kontrahent nie przesyła jej również do KSeF w późniejszym terminie. Faktura pozostaje zatem w dokumentacji Spółki wyłącznie w formie, w której została przekazana poza KSeF.

Analogiczna sytuacja może wystąpić również w przyszłości. Kontrahent objęty obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF może przekazać Spółce fakturę wyłącznie poza systemem KSeF, a następnie nie przesłać jej do KSeF w późniejszym terminie.

W chwili otrzymania faktury poza KSeF Spółka nie jest i nie będzie jednak w stanie przewidzieć, czy kontrahent w ogóle nie prześle faktury do systemu KSeF, czy też prześle ją z opóźnieniem. Wnioskodawca może ustalić, że faktura nie została przesłana do KSeF, dopiero na podstawie późniejszego przebiegu zdarzeń, w szczególności dalszego braku faktury w systemie lub informacji uzyskanych od kontrahenta.

Przypadek nr 2 – faktura przesłana do KSeF po upływie pewnego czasu

W ramach bieżącej działalności występują sytuacje, w których kontrahent Spółki, pomimo ciążącego na nim obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, przekazuje Spółce fakturę poza KSeF, w szczególności w formie elektronicznej w formacie PDF albo w postaci papierowej przesyłanej pocztą.

Ze względu na formę, w jakiej dokument jest przekazywany Spółce, Wnioskodawca nie ma możliwości zweryfikowania, czy został on sporządzony zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. W konsekwencji, mogą wystąpić zarówno sytuacje, w których dokument przekazany Spółce poza KSeF jest zgodny z wzorem faktury ustrukturyzowanej, jak i sytuacje, w których nie spełnia on wymogów właściwych dla tej struktury. Jednak co jest istotne, otrzymane faktury zawierają obowiązkowe elementy określone w ustawie o VAT.

W chwili otrzymania faktury przez Spółkę faktura nie znajduje się w KSeF i nie został jej nadany numer identyfikujący w tym systemie KSeF. Następnie, po upływie pewnego czasu, kontrahent przesyła tę fakturę do KSeF. Przesłanie faktury do KSeF następuje w miesiącu późniejszym niż miesiąc, w którym Spółka otrzymała ją poza systemem KSeF.

Faktura przesłana później do KSeF dokumentuje tę samą transakcję, która została udokumentowana fakturą wcześniej przekazaną Spółce poza KSeF. Dane dotyczące stron transakcji, jej przedmiotu, podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku są tożsame w fakturze otrzymanej przez Spółkę poza KSeF oraz w samej fakturze przesłanej następnie do KSeF.

Analogiczna sytuacja może wystąpić również w przyszłości. Spółka może najpierw otrzymać fakturę poza KSeF, a następnie ta sama faktura może zostać przesłana przez kontrahenta do systemu KSeF po upływie pewnego czasu, w szczególności w miesiącu późniejszym niż miesiąc, w którym Spółka otrzymała fakturę poza systemem KSeF.

W chwili otrzymania faktury poza KSeF Spółka nie wie i nie będzie wiedziała, czy kontrahent prześle ją później do KSeF ani kiedy takie przesłanie nastąpi. Spółka nie ma wpływu na decyzję kontrahenta o przesłaniu faktury do KSeF ani na termin wykonania tego obowiązku. Informację o późniejszym przesłaniu faktury Spółka uzyskuje albo uzyska dopiero po jej pojawieniu się w KSeF lub na podstawie informacji przekazanej przez kontrahenta.

Przypadek nr 3 - faktura wystawiona w trybie offline24 albo w okresie niedostępności KSeF i przesłana w ustawowym terminie do KSeF

W ramach bieżącej działalności Spółki występują sytuacje, w których Spółka otrzymuje poza KSeF faktury wystawione przez kontrahentów:

a)  w trybie określonym w art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT (dalej jako: „tryb offline24”),

b) w okresie trwania niedostępności KSeF, o której mowa w art. 106ne ust. 4 ustawy o VAT (w trybie określonym w art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT), dalej jako: „niedostępność KSeF”).

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT posiadającym siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i posługuje się polskim numerem NIP. W przypadku prawidłowego zastosowania trybu offline24 albo zasad dotyczących niedostępności KSeF Spółka powinna zatem otrzymać jedynie fakturę w KSeF, po przesłaniu jej do systemu KSeF przez kontrahenta.

Przepisy nie nakładają w takich przypadkach na kontrahenta obowiązku przekazania Spółce faktury poza KSeF przed jej przesłaniem do systemu KSeF. Przypadki opisane poniżej dotyczą zatem sytuacji, w których kontrahent, niezależnie od braku takiego obowiązku, przekazuje Spółce poza KSeF fakturę przed jej przesłaniem do systemu.

Przekazywany Spółce dokument ma postać elektroniczną, w szczególności pliku PDF lub postać papierową i jest przesyłany pocztą Kontrahent przedstawia ten dokument Spółce jako fakturę dokumentującą dokonaną na jej rzecz dostawę towarów lub świadczenie usług.

Ze względu na formę, w jakiej dokument jest przekazywany Spółce, Wnioskodawca nie ma możliwości zweryfikowania, czy został on sporządzony zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. W konsekwencji, mogą wystąpić zarówno sytuacje, w których dokument przekazany Spółce poza KSeF jest zgodny z wzorem faktury ustrukturyzowanej, jak i sytuacje, w których nie spełnia on wymogów właściwych dla tej struktury. Jednak co jest istotne, otrzymane faktury zawierają obowiązkowe elementy określone w ustawie o VAT.

Następnie kontrahent przesyła fakturę do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla danego trybu, tj.:

a)  w przypadku trybu offline24 – niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury;

b) w przypadku niedostępności KSeF – niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF.

Po przesłaniu faktury do KSeF zostaje jej nadany numer identyfikujący w tym systemie. Faktura dostępna następnie w KSeF dotyczy tej samej transakcji co faktura wcześniej przekazana Spółce poza systemem.

Tego rodzaju sytuacje występują oraz mogą występować również w przyszłości. Kontrahent może zatem przekazać Spółce poza KSeF fakturę wystawioną w trybie offline24 albo w okresie trwania niedostępności KSeF, a następnie przesłać ją do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla danego trybu.

Przypadek nr 4 - faktura wystawiona w trybie offline24 albo w okresie niedostępności KSeF i przesłana po upływie ustawowego terminu do KSeF

W ramach bieżącej działalności Spółki występują również sytuacje, w których okoliczności wystawienia faktury oraz jej przekazania Spółce są zbliżone do opisanych powyżej Przypadku nr 3.

W szczególności faktura zostaje wystawiona przez kontrahenta w trybie offline24 albo w okresie trwania niedostępności KSeF, a następnie zostaje przekazana Spółce poza KSeF przed jej przesłaniem do systemu.

Przekazywany Spółce dokument ma postać elektroniczną, w szczególności pliku PDF lub postać papierową i jest przesyłany pocztą. Kontrahent przedstawia ten dokument Spółce jako fakturę dokumentującą dokonaną na jej rzecz dostawę towarów lub świadczenie usług.

Ze względu na formę, w jakiej dokument jest przekazywany Spółce, Wnioskodawca nie ma możliwości zweryfikowania, czy został on sporządzony zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. W konsekwencji, mogą wystąpić zarówno sytuacje, w których dokument przekazany Spółce poza KSeF jest zgodny z wzorem faktury ustrukturyzowanej, jak i sytuacje, w których nie spełnia on wymogów właściwych dla tej struktury. Jednak co jest istotne, otrzymane faktury zawierają obowiązkowe elementy określone w ustawie o VAT.

W odróżnieniu jednak od przypadku opisanego powyżej kontrahent nie przesyła faktury do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla danego trybu, lecz dokonuje tego dopiero po jego upływie, tj.:

a)  w przypadku trybu offline24 – po upływie następnego dnia roboczego następującego po dniu wystawienia faktury;

b) w przypadku niedostępności KSeF – po upływie następnego dnia roboczego następującego po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF.

Przesłanie faktury do KSeF następuje w miesiącu późniejszym niż miesiąc, w którym Spółka otrzymała ją poza systemem.

Po przesłaniu faktury do KSeF zostaje jej nadany numer identyfikujący w tym systemie. Faktura dostępna następnie w KSeF dotyczy tej samej transakcji co faktura wcześniej przekazana Spółce poza systemem.

Tego rodzaju sytuacje występują oraz mogą występować również w przyszłości.

Kontrahent może przekazać Spółce poza KSeF fakturę wystawioną w trybie offline24 albo w okresie trwania niedostępności KSeF, a następnie przesłać ją do systemu dopiero po upływie ustawowego terminu właściwego dla danego trybu.

Przypadek nr 5 - faktura wystawiona w okresie awarii KSeF bez wymaganych oznaczeń

Poniższy przypadek stanowi wyłącznie zdarzenie przyszłe.

Do momentu sporządzenia niniejszego wniosku nie wystąpiła awaria KSeF ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT (dalej jako: „awaria KSeF ogloszona w BIP”), w okresie której Spółka otrzymałaby fakturę na zasadach opisanych poniżej.

Wnioskodawca nie może jednak wykluczyć, że w przypadku wystąpienia takiej awarii otrzyma od kontrahenta fakturę wystawioną w okresie jej trwania, przy czym sposób jej przygotowania lub udostępnienia Spółce nie będzie w pełni odpowiadał wymogom ustawowym przewidzianym dla faktur wystawianych w tym trybie.

W takiej sytuacji kontrahent Spółki wystawi fakturę w postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Kontrahent udostępni następnie fakturę Spółce poza KSeF, w sposób uzgodniony z Wnioskodawcą.

Faktura przekazana Spółce poza KSeF nie zostanie jednak opatrzona wymaganymi oznaczeniami, tj.:

a)  kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT (dalej jako: „Kod I”), oraz

b) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, o którym mowa w art. 106nda ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT (dalej jako: „Kod II – „CERTYFIKAT””).

Po zakończeniu awarii kontrahent prześle tę fakturę do KSeF. Przesłanie faktury może nastąpić zarówno w ustawowym terminie, tj. nie później niż w terminie siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF ogłoszonej w BIP, jak i po upływie tego terminu.

Po przesłaniu faktury do KSeF zostanie jej nadany numer identyfikujący w tym systemie. Faktura dostępna następnie w KSeF będzie dotyczyła tej samej transakcji co faktura wcześniej przekazana Spółce poza systemem.

Wspólne okoliczności dotyczące opisanych Przypadków

W każdym z opisanych przypadków faktury dokumentują albo będą dokumentowały rzeczywiste dostawy towarów lub faktyczne świadczenie usług na rzecz Spółki. Nabyte towary i usługi są albo będą związane z wykonywaną przez Spółkę działalnością opodatkowaną VAT.

Faktury zawierają albo będą zawierały wszystkie elementy wymagane na podstawie art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, poza numerem identyfikującym daną fakturę w systemie KSeF.

Spółka, w ramach należytej staranności po stronie nabywcy, każdorazowo weryfikuje i będzie weryfikować zgodność otrzymanych faktur z rzeczywiście zrealizowanymi transakcjami oraz ich poprawność formalną w zakresie wymaganym przepisami ustawy o VAT.

Spółka posiada i będzie posiadać także informację o dacie wpływu faktury elektronicznej (bądź papierowej) w celu zachowania terminu, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, który wskazuje, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Dokumenty otrzymywane przez Spółkę poza KSeF są i będą przekazywane za pośrednictwem kanałów komunikacji akceptowanych przez strony, w szczególności na zwyczajowo wykorzystywany adres poczty elektronicznej albo adres korespondencyjny Spółki. Akceptacja ta może mieć charakter wyraźny lub dorozumiany i nie wymaga zachowania szczególnej formy (w tym formy pisemnej). Jako postać zgody dorozumianej może również wystąpić akcept milczący (tj. sytuacja, w której Spółka nie zgłosiła sprzeciwu co do zaproponowanego przez sprzedawcę sposobu przekazywania faktur poza KSeF). Spółka nie dokonuje i nie będzie dokonywać odrębnych uzgodnień wyłącznie na potrzeby KSeF.

Dodatkowo w zakresie transakcji udokumentowanych takimi fakturami:

·     spełnione są i będą warunki uprawniające do odliczenia VAT tj. nabywane towary i usługi są i będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT i

·   nie zachodzą i nie będą zachodzić w stosunku do nich przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

W zależności od danego przypadku nieprawidłowość po stronie kontrahenta dotyczy albo będzie dotyczyła wyłącznie:

a)  wystawienia faktury poza KSeF, pomimo obowiązku wystawienia jej przy użyciu tego systemu i nieprzesłania faktury do KSeF;

b) wystawienia faktury poza KSeF, pomimo obowiązku wystawienia jej przy użyciu tego systemu i przesłania faktury do KSeF po upływie pewnego czasu;

c) udostępnienia faktury Spółce poza KSeF przed jej przesłaniem do systemu w przypadku trybu offline24 albo niedostępności KSeF, przy czym przesłanie faktury do KSeF następuje lub nastąpi w ustawowym terminie lub po upłynięciu tego terminu;

d) braku wymaganych oznaczeń na fakturze wystawionej poza KSeF w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP (Kod I i Kod II – „CERTYFIKAT”).

Odnośnie przypadków wystawienia faktury poza KSeF Spółka pragnie wskazać, że może to wynikać z braku wiedzy, świadomości obowiązków wynikających z przepisów ustawy o VAT, czy też dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych po stronie kontrahentów. Ryzyko wystąpienia takich sytuacji może być szczególnie istotne w początkowym okresie obowiązywania nowych regulacji, kiedy część podmiotów może napotykać trudności związane z prawidłowym wdrożeniem narzędzi umożliwiających wystawianie faktur przy użyciu KSeF.

W związku z powyższym, Wnioskodawca w rozliczeniu za okres, w którym spełnione zostaną warunki uprawniające go do odliczenia wykazanego na fakturach zakupowych podatku VAT, tj.:

·     w odniesieniu do nabytych przez Wnioskodawcę towarów i usług powstanie u dostawcy obowiązek podatkowy (warunek określony w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT);

·   Wnioskodawca otrzyma fakturę zakupową (warunek określony w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT),

bądź zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, w rozliczeniu za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, zamierza korzystać z przysługującego mu prawa do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony wykazany na fakturach zakupowych, również w sytuacji, w której faktura zakupowa od 1 lutego 2026 r., wbrew ustanowionemu w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT obowiązkowi, zostanie wystawiona bez użycia KSeF, a także gdy faktura wystawiona w czasie awarii KSeF ogłoszonej w BIP i przekazana poza KSeF nie zostanie opatrzona wymaganymi oznaczeniami, tj. Kodem I oraz Kodem II – „CERTYFIKAT”.

Pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

1)  Czy w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, w przypadku gdy kontrahent Spółki obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przekazał lub przekaże Wnioskodawcy fakturę poza KSeF, a faktura ta – pomimo obowiązku ciążącego na kontrahencie – nie została lub nie zostanie następnie przesłana do KSeF (Przypadek nr 1), Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z tej faktury, a jeżeli tak – w jakim okresie rozliczeniowym?

2)  Czy w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, w przypadku gdy kontrahent Spółki obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przekazał lub przekaże Wnioskodawcy fakturę poza KSeF, a następnie – po upływie pewnego czasu, w szczególności w miesiącu późniejszym niż miesiąc otrzymania faktury przez Wnioskodawcę poza KSeF – przesłał lub prześle tę fakturę do KSeF (Przypadek nr 2), Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF, a jeżeli tak – w jakim okresie rozliczeniowym?

3)  Czy w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, w przypadku gdy faktura została lub zostanie wystawiona przez kontrahenta Spółki obowiązanego do wystawiania faktur w KSeF: w trybie offline24, albo w okresie trwania niedostępności KSeF, a następnie została lub zostanie udostępniona Wnioskodawcy poza KSeF przed jej przesłaniem do KSeF, po czym została lub zostanie przesłana do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla danego trybu (Przypadek nr 3), Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF, a jeżeli tak – w jakim okresie rozliczeniowym?

4)  Czy w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, w przypadku gdy faktura została lub zostanie wystawiona przez kontrahenta Spółki obowiązanego do wystawiania faktur w KSeF: w trybie offline24, albo w okresie trwania niedostępności KSeF, a następnie została lub zostanie udostępniona Wnioskodawcy poza KSeF przed jej przesłaniem do KSeF, po czym została lub zostanie przesłana do KSeF dopiero po upływie ustawowego terminu właściwego dla danego trybu (Przypadek nr 4), Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF, a jeżeli tak – w jakim okresie rozliczeniowym?

5)  Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, w przypadku gdy w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP kontrahent Spółki obowiązany do wystawiania faktur w KSeF udostępni Wnioskodawcy poza KSeF, w sposób uzgodniony ze Spółką fakturę, która nie została opatrzona wymaganymi oznaczeniami, tj. Kodem I oraz Kodem II – „CERTYFIKAT”, a następnie prześle tę fakturę do KSeF (Przypadek nr 5), Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF, a jeżeli tak – w jakim okresie rozliczeniowym?

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Ad 1

W odniesieniu do pytania pierwszego, w ocenie Spółki przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury przekazanej jej poza KSeF, która – pomimo obowiązku ciążącego na kontrahencie – nie została ani nie zostanie następnie przesłana do KSeF, jeżeli łącznie:

·      spełnione będą warunki uprawniające do odliczenia VAT, tj. nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT oraz

·      nie będą w stosunku do nich zachodzić przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Samo wystawienie i przekazanie faktury poza KSeF, pomimo ciążącego na kontrahencie obowiązku wystawienia jej przy użyciu tego systemu, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Nieprawidłowość ta dotyczy sposobu wykonania obowiązków formalnych przez kontrahenta i nie wpływa na rzeczywisty charakter transakcji ani na spełnienie materialnych warunków odliczenia przez Spółkę.

Zdaniem Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSeF powstanie co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca faktycznie otrzymał lub faktycznie otrzyma fakturę poza KSeF, w szczególności pocztą elektroniczną w formacie PDF albo w postaci papierowej przesłanej pocztą.

Jeżeli Wnioskodawca nie dokona odliczenia w powyższym okresie, może zrealizować prawo do odliczenia w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT. Brak późniejszego przesłania faktury do KSeF nie przesuwa momentu powstania prawa do odliczenia ani nie powoduje utraty tego prawa.

Ad 2

W odniesieniu do pytania drugiego, w ocenie Spółki przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury przekazanej jej poza KSeF, która następnie – po upływie pewnego czasu, w szczególności w miesiącu późniejszym niż miesiąc jej otrzymania przez Spółkę poza KSeF – została lub zostanie przesłana do KSeF, jeżeli łącznie:

·      spełnione będą warunki uprawniające do odliczenia VAT, tj. nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT oraz

·      nie będą w stosunku do nich zachodzić przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Samo wystawienie i przekazanie faktury poza KSeF, pomimo ciążącego na kontrahencie obowiązku wystawienia jej przy użyciu tego systemu, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Nieprawidłowość ta dotyczy sposobu wykonania obowiązków formalnych przez kontrahenta i nie wpływa na rzeczywisty charakter transakcji ani na spełnienie materialnych warunków odliczenia przez Spółkę.

Zdaniem Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSeF powstanie co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca faktycznie otrzymał lub faktycznie otrzyma fakturę poza KSeF, w szczególności pocztą elektroniczną w formacie PDF albo w postaci papierowej przesłanej pocztą.

Późniejsze przesłanie tej samej faktury do KSeF, w tym w miesiącu późniejszym niż miesiąc jej otrzymania przez Spółkę poza KSeF, nie przesuwa momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Faktura przesłana następnie do KSeF dokumentuje tę samą transakcję co faktura uprzednio otrzymana przez Spółkę poza tym systemem i nie stanowi podstawy do ponownego odliczenia podatku naliczonego.

Jeżeli Wnioskodawca nie dokona odliczenia w okresie, w którym powstało prawo do odliczenia, może zrealizować to prawo w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT.

Ad 3

W odniesieniu do pytania trzeciego, w ocenie Spółki przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej przez kontrahenta w trybie offline24 albo w okresie trwania niedostępności KSeF, która została lub zostanie udostępniona Wnioskodawcy poza KSeF przed jej przesłaniem do tego systemu, a następnie została lub zostanie przesłana do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla danego trybu, jeżeli łącznie:

·      spełnione będą warunki uprawniające do odliczenia VAT, tj. nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT oraz

·      nie będą w stosunku do nich zachodzić przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Udostępnienie Wnioskodawcy poza KSeF faktury wystawionej w trybie offline24 albo w okresie trwania niedostępności KSeF, przed jej przesłaniem do tego systemu, nie pozbawia Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Ewentualna nieprawidłowość dotycząca sposobu udostępnienia faktury krajowemu nabywcy stanowi uchybienie w zakresie wykonania obowiązków formalnych przez kontrahenta i nie wpływa na rzeczywisty charakter transakcji ani na spełnienie materialnych warunków odliczenia przez Spółkę.

Zdaniem Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury powstanie co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca faktycznie otrzymał lub faktycznie otrzyma fakturę poza KSeF.

Późniejsze przesłanie faktury do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla trybu offline24 albo dla niedostępności KSeF oraz nadanie jej numeru identyfikującego w tym systemie nie przesuwa momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Faktura dostępna następnie w KSeF dokumentuje tę samą transakcję co faktura uprzednio otrzymana przez Spółkę poza tym systemem i nie stanowi podstawy do ponownego odliczenia podatku naliczonego.

Jeżeli Wnioskodawca nie dokona odliczenia w okresie, w którym powstało prawo do odliczenia, może zrealizować to prawo w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT.

Ad 4

W odniesieniu do pytania czwartego, w ocenie Spółki przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej przez kontrahenta w trybie offline24 albo w okresie trwania niedostępności KSeF, która została lub zostanie udostępniona Wnioskodawcy poza KSeF przed jej przesłaniem do tego systemu, a następnie została lub zostanie przesłana do KSeF dopiero po upływie ustawowego terminu właściwego dla danego trybu, jeżeli łącznie:

·      spełnione będą warunki uprawniające do odliczenia VAT, tj. nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT oraz

·      nie będą w stosunku do nich zachodzić przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Udostępnienie Wnioskodawcy poza KSeF faktury wystawionej w trybie offline24 albo w okresie trwania niedostępności KSeF oraz niedochowanie przez kontrahenta ustawowego terminu jej przesłania do KSeF nie pozbawiają Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego. Nieprawidłowości te dotyczą sposobu i terminu wykonania obowiązków formalnych przez kontrahenta i nie wpływają na rzeczywisty charakter transakcji ani na spełnienie materialnych warunków odliczenia przez Spółkę.

Zdaniem Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury powstanie co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca faktycznie otrzymał lub faktycznie otrzyma fakturę poza KSeF.

Późniejsze przesłanie faktury do KSeF po upływie ustawowego terminu właściwego dla danego trybu, w tym w miesiącu późniejszym niż miesiąc jej otrzymania przez Spółkę poza KSeF, nie przesuwa momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Moment wykonania przez kontrahenta obowiązku przesłania faktury do KSeF pozostaje poza wpływem Wnioskodawcy i nie powinien determinować okresu, w którym Spółka może skorzystać z przysługującego jej prawa do odliczenia.

Faktura przesłana następnie do KSeF dokumentuje tę samą transakcję co faktura uprzednio otrzymana przez Spółkę poza tym systemem i nie stanowi podstawy do ponownego odliczenia podatku naliczonego.

Jeżeli Wnioskodawca nie dokona odliczenia w okresie, w którym powstało prawo do odliczenia, może zrealizować to prawo w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT.

Ad 5

W odniesieniu do pytania piątego, w ocenie Spółki przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP i udostępnionej Wnioskodawcy poza KSeF w sposób uzgodniony ze Spółką, również w przypadku gdy faktura ta nie została opatrzona wymaganymi oznaczeniami, tj. Kodem I oraz Kodem II – „CERTYFIKAT”, jeżeli łącznie:

·      spełnione będą warunki uprawniające do odliczenia VAT, tj. nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT oraz

·      nie będą w stosunku do nich zachodzić przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Brak wymaganych oznaczeń na fakturze wystawionej w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego. Nieprawidłowość ta dotyczy wykonania obowiązków technicznych i formalnych przez kontrahenta i nie wpływa na rzeczywisty charakter transakcji ani na spełnienie materialnych warunków odliczenia przez Spółkę.

Zdaniem Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury powstanie co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca faktycznie otrzyma fakturę poza KSeF, w sposób uzgodniony ze Spółką.

Późniejsze przesłanie tej samej faktury do KSeF oraz nadanie jej numeru identyfikującego w tym systemie nie przesuwa momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Faktura przesłana następnie do KSeF dokumentuje tę samą transakcję co faktura uprzednio otrzymana przez Spółkę poza tym systemem i nie stanowi podstawy do ponownego odliczenia podatku naliczonego.

Jeżeli Wnioskodawca nie dokona odliczenia w okresie, w którym powstało prawo do odliczenia, może zrealizować to prawo w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT.

Uzasadnienie

1 lutego 2026 r. weszły przepisy ustawy o VAT dotyczące obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1, ust. 2 i ust. 3 ustawy o VAT:

1.  Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2.  Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)  przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)  na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)  w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6)  przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

3.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Przy czym istotne jest, że 28 stycznia 2026 r. zostały opublikowane objaśnienia dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu KSeF.

Zgodnie z art. 106gb ust. 1 i 4 ustawy o VAT:

1.  Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

4.  W przypadku gdy:

1)  miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

2)  nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3)  nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4)  nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub

5)  nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub

6)  nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Zgodnie z art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy o VAT:

1.  W przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

5.  Faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106nda ust. 1, 5, 6 i 11 ustawy o VAT:

1.  Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

5.  W przypadku, gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, i udostępniona temu nabywcy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ta jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

6.  W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:

1)  kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz

2)  kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

11.  Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Zgodnie z art. 106ne ust. 1, 3 i 4 ustawy o VAT:

1.  Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

3.  W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów, o których mowa w ust. 1, w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur. W tym przypadku komunikat o zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur jest zamieszczany w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur zamieszczone w środkach społecznego przekazu wyznaczają okres trwania tej awarii.

4.  Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra informację dotyczącą okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.

Zgodnie z art. 106nf ust. 1, 2, 3, 4 i 10 ustawy o VAT:

1.  W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

2.  Faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

3.  W przypadku udostępnienia nabywcy faktury, o której mowa w ust. 1, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przepisy art. 106nda ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

4.  W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

10.  Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru, z tym że w przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e- Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Zgodnie z art. 106ng ustawy o VAT:

W przypadku, o którym mowa w art. 106ne ust. 3, podatnik w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne (dalej jako: „awaria całkowita KSeF”).

Zgodnie z art. 145l ustawy o VAT:

W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.

Zgodnie z art. 145m ustawy o VAT:

1.  W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 roku do dnia 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

2.  Podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.

1 stycznia 2027 r. przewidziano wejście w życie przepisu art. 106ni ust. 1-3 i 5-7 wprowadzającego sankcje m.in. za wystawianie faktur poza KSeF.

Zgodnie z art. 106ni ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT:

1.  Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

1)  nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,

– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku - karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e- Faktur.

Zgodnie z obowiązującym art. 106na ust. 1 i 3 ustawy o VAT:

1.  Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

3.  Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy o VAT:

Ilekroć w ustawie jest mowa o:

31) fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

32a) fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 86 ust. 1, ust. 2 pkt 1, ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT:

1.  W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

2.  Kwotę podatku naliczonego stanowi:

1)  suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)  nabycia towarów i usług,

b)  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

10.  Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

10b. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1)  ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie zaś z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Z przepisu tego wynika, że kluczowy jest moment otrzymania faktury. Przepis ten nie zawiera jednak żadnego odniesienia do art. 106na ustawy o VAT, który wskazuje na dzień otrzymania faktury ustrukturyzowanej (Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 88 ust. 3a ustawy o VAT:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1)  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)  wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

2)  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

4)  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)  (uchylony);

7)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Jak wynika z powyżej przywołanych przepisów dotyczących faktur ustrukturyzowanych - zarówno tych już obowiązujących, jak i tych, które wejdą w życie 1 stycznia 2027 r. - obowiązek wystawiania faktur w KSeF ciąży na wystawcach faktur. Obowiązkiem tym będą obciążani poszczególni wystawcy faktur etapami. Dopiero od 1 stycznia 2027 r. zostaną wprowadzone sankcje za niewystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Jednocześnie sankcje mają dotyczyć jedynie wystawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF a niewystawiających faktur w ten sposób.

Przewidziane zostały również wyjątki w zakresie udostępniania nabywcom faktur poza KSeF w formie z nimi uzgodnionej dla przypadków:

·      udostępnienia faktur podmiotom nie posiadającym siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski oraz

·      wszystkim nabywcom w trakcie trwania awarii KSeF.

Dla wyżej wymienionych wyjątków ustalono również odrębny moment otrzymania faktury.

Obecnie żaden z przepisów obowiązujących ani mających dopiero wejść w życie nie nakazuje natomiast dokonywania przez nabywcę weryfikacji zasadności wystawiania przez wystawcę faktury w określony sposób (w postaci faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF bądź innej), np. pod kątem posiadania przez wystawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, wartości sprzedaży która przekłada się na termin obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (awaria, niedostępność KSeF, inna przyczyna).

Przepisy ustawy o VAT, które weszły w życie od 1 lutego 2026 roku, dotyczące obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, nie przewidują również zmian w zasadach odliczenia podatku VAT.

Takich zmian nie przewidują również przepisy wchodzące w życie od 1 stycznia 2027 r.

Przede wszystkim niezmieniona pozostaje podstawowa zasada prawa do odliczenia podatku VAT wyrażona w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którą w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Ustawodawca nie zmienił przepisu art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, który nadal wskazuje, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług czy dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Obowiązujące przepisy ustawy o VAT przewidują funkcjonowanie w przestrzeni prawnej trzech rodzajów dokumentów, tj. faktur, faktur elektronicznych i faktur ustrukturyzowanych, o czym świadczą zapisy art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy o VAT. Zgodnie z brzmieniem ww. regulacji zarówno faktura elektroniczna jak i ustrukturyzowana jest rodzajem faktury wystawianym w określonym formacie i w określony sposób.

Dodatkowo obowiązujący obecnie art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy o VAT reguluje udostępnianie faktur w formie elektronicznej i papierowej.

W świetle powyższego przepis art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy należy – w ocenie Spółki - interpretować w ten sposób, że podatkiem naliczonym jest kwota podatku wynikająca z każdego rodzaju otrzymanej faktury, tj. faktury papierowej, elektronicznej i ustrukturyzowanej. Żaden z rodzajów faktury nie ma przy tym charakteru nadrzędnego dla potrzeb odliczenia podatku VAT naliczonego.

Niezmienne pozostają również przepisy ograniczające prawo do odliczenia, określone w art. 88 ustawy o VAT. W ramach nowelizacji ustawy o VAT związanej z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF do żadnej z jednostek redakcyjnych tego przepisu nie dodano regulacji, z której wynikałoby, że nabywcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur udostępnionych mu poza KSeF w sytuacji wystawienia ich przez sprzedawcę pomimo obowiązku poza KSeF, jak również z faktur wystawionych w trybie offline24 albo w okresie trwania niedostępności KSeF i udostępnionych nabywcy poza KSeF przed ich przesłaniem do systemu.

Analogicznie, art. 88 ustawy o VAT nie przewiduje wyłączenia prawa do odliczenia w przypadku faktury wystawionej i udostępnionej nabywcy poza KSeF w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP, która nie została opatrzona wymaganymi oznaczeniami, o których mowa w art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT, stosowanym odpowiednio na podstawie art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT.

W ocenie Spółki, bez znaczenia dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego pozostaje również to, czy faktura wystawiona w trybie offline24, w okresie niedostępności KSeF albo w okresie awarii KSeF ogłoszonej w BIP zostanie następnie przesłana przez kontrahenta do KSeF w ustawowym terminie, czy też po jego upływie. Dochowanie terminu przesłania faktury do KSeF stanowi obowiązek wystawcy, a ewentualne uchybienie temu terminowi nie zostało wskazane w art. 88 ustawy o VAT jako przesłanka wyłączająca prawo nabywcy do odliczenia podatku naliczonego.

Biorąc pod uwagę powyższy brak regulacji ograniczających prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych wbrew obowiązkowi poza systemem KSeF, zdaniem Wnioskodawcy, ma on prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez jej dostawców wbrew obowiązkowi poza KSeF, jeżeli spełnione zostaną pozostałe warunki odliczenia, w tym:

(i)  faktury te będą dokumentowały faktyczne transakcje, podlegające opodatkowaniu,

(ii) zostaną wystawione przez podmiot istniejący,

(iii) Spółka będzie wykorzystywać towary lub usługi nabyte w ramach transakcji udokumentowanej fakturami wystawionymi wbrew obowiązkowi poza systemem KSeF do jej czynności opodatkowanych.

Analogiczny pogląd Spółka formułuje w odniesieniu do faktur nieopatrzonych kompletem wymaganych oznaczeń technicznych, tj. Kodem I (o którym mowa w art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT) oraz Kodem II – „CERTYFIKAT” (o którym mowa w art. 106nda ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT), które kontrahent wystawi w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP i dostarczy Spółce poza KSeF.

Prawo do odliczenia podatku VAT zapłaconego w cenie nabycia towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą jest jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji VAT. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie zatem ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analogiczne stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.902.2025.1.MSO, wskazując, że: „Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. (…) Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e- Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

Stanowisko Wnioskodawcy zostało potwierdzone również w wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacjach indywidualnych, przykładowo z:

·      9 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.876.2025.2.KO,

·      10 grudnia 2025 r., nr 0114-KDIP4-3.4012.600.2025.1.APR,

·      17 października 2025 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB.

Przepisy ustawy o VAT dotyczące obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie przewidują również zmian w terminach odliczenia podatku VAT naliczonego.

Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 86 ust. 10 w związku z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Ponadto, art. 86 ust. 11 ustawy o VAT stanowi, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10-10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF.

Przepisy ustawy o VAT przewidują jednak wyjątki od ogólnej zasady uznania faktury za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego ją w systemie KSeF.

Wyjątki dotyczą sytuacji:

·      objętych regulacją art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, np. wystawiania faktur w KSeF dla podatnika nieposiadającego w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności lub gdy posiadane przez nabywcę stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nie uczestniczy w transakcji – datą otrzymania jest w takim wypadku data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę (art. 106nda ust. 11 ustawy o VAT);

·      wystawiania faktur w okresie awarii KSeF ogłoszonej w BIP - datą otrzymania jest w takim wypadku data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF lub data przydzielenia numeru KSeF - w zależności co nastąpiło wcześniej (art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT);

·      wystawiania faktur w okresie awarii całkowitej KSeF – datą otrzymania jest w takim wypadku data faktycznego otrzymania faktury (brak regulacji szczególnych w tym zakresie w przepisach działu XI, Dokumentacja, Rozdziału 1. Faktury ustawy o VAT).

W efekcie zgodnie z przepisami działu XI, Dokumentacja, Rozdziału 1. Faktury ustawy o VAT obowiązującymi od 1 lutego 2026 r., faktury wystawione dla Wnioskodawcy są uznawane za otrzymane w dacie:

1)  nadania fakturze ustrukturyzowanej numeru KSeF (faktury wystawione w trybach: online, offline24 i niedostępności KSeF);

2)  przekazania faktury nabywcy (Wnioskodawcy) w sposób z nim uzgodniony (faktura wystawiona w trybie offline - awaria KSeF ogłoszona w BIP oraz faktury w formie papierowej lub elektronicznej wystawiane w związku z awarią całkowitą KSeF).

Niemniej jednak, w ocenie Wnioskodawcy, przysługuje mu prawo - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT - do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, udostępnionych Spółce poza KSeF przed ich przesłaniem do KSeF (tryb offline24 i niedostępność KSeF) lub nieoznaczonych kodami, o których mowa w art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT w przypadku, gdy faktura jest wystawiona w okresie awarii KSeF ogłoszonej w BIP.

Zatem, jeżeli Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, udostępnionych Spółce poza KSeF przed ich przesłaniem do KSeF (tryb offline24 i niedostępność KSeF) lub nieoznaczonych kodami, o których mowa w art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT w przypadku, gdy faktura jest wystawiona w okresie awarii KSeF ogłoszonej w BIP, to w ślad za tym należy uznać, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania (poza KSeF). Gdyby uznać bowiem, że Wnioskodawca musi czekać na nadanie fakturze numeru KSeF w celu „aktywacji” prawa do odliczenia podatku VAT z faktury w przypadkach innych niż awaria całkowita KSeF, to wówczas uznanie, że Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF byłoby fikcją.

Ze względu na fakt, że ustawodawca dopuszcza możliwość odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej bez użycia KSeF z faktur objętych pytaniami nr 1–5, przy założeniu pozytywnej odpowiedzi na pierwszą część każdego z tych pytań, skutki podatkowe tej tezy należy oprzeć na dotychczas obowiązujących przepisach art. 86 ustawy o VAT (art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT), zgodnie z którymi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Wyłącznie takie założenie gwarantuje neutralność podatku VAT. Wyklucza to również powstanie sytuacji, w której moment/okres do realizacji prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego nigdy by się nie rozpoczął.

Ww. tezę potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.893.2025.2.WN, wydana m.in. na przepisach art. 86 ust. 10b pkt 1 i ust. 11 ustawy o VAT, w której czytamy: „Zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców.

Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

Biorąc pod uwagę powyższe, w odniesieniu do przypadków objętych pytaniami nr 1- 5 Wnioskodawca stoi na stanowisku, że:

(i)   Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur objętych niniejszym wnioskiem, o ile nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, faktura rzetelnie dokumentuje rzeczywistą transakcję (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT), a jednocześnie nie zachodzą przesłanki wyłączające prawo do odliczenia określone w art. 88 ustawy o VAT.

(ii)  W przypadkach objętych pytaniami nr 1 i 2 prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres faktycznego otrzymania przez Spółkę faktury poza KSeF. Późniejsze przesłanie tej faktury do KSeF, w jednym z kolejnych miesięcy, ani całkowity brak jej przesłania do systemu KSeF przez kontrahenta nie przesuwają, nie zawieszają ani nie wyłączają momentu powstania prawa do odliczenia.

(iii) Powyższa zasada ma zastosowanie również w przypadkach objętych pytaniami nr 3 i 4, w których faktura wystawiona w trybie offline24 albo w okresie trwania niedostępności KSeF została udostępniona Spółce poza KSeF przed jej przesłaniem do systemu. Dotyczy to zarówno sytuacji, w której kontrahent przesłał następnie fakturę do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla danego trybu, jak i sytuacji, w której uczynił to dopiero po upływie tego terminu. Udostępnienie faktury Spółce poza KSeF przed jej przesłaniem do systemu KSeF, jak również ewentualne uchybienie przez kontrahenta terminowi jej przesłania do KSeF, stanowią nieprawidłowości dotyczące sposobu wykonania obowiązków przez wystawcę faktury ale nie mogą pozbawiać Spółki prawa do odliczenia ani przesuwać momentu jego powstania.

(iv) W przypadku objętym pytaniem nr 5 brak na fakturze wystawionej w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP wymaganych oznaczeń, tj. Kodu I oraz Kodu II – „CERTYFIKAT”, stanowi uchybienie formalne i techniczne po stronie kontrahenta. Uchybienie to nie wpływa na materialną prawidłowość faktury ani na prawo Spółki do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres faktycznego otrzymania przez Spółkę faktury poza KSeF w uzgodniony sposób.

(v) Późniejsze przesłanie faktury do KSeF i nadanie jej numeru identyfikującego w tym systemie nie zmienia okresu, w którym po stronie Spółki powstaje prawo do odliczenia podatku naliczonego, ani nie przesuwa momentu realizacji tego prawa. Faktura udostępniona następnie w KSeF dokumentuje tę samą transakcję co faktura wcześniej otrzymana przez Spółkę poza systemem.

W konsekwencji, odliczenie podatku naliczonego na podstawie faktury otrzymanej poza KSeF w dacie jej fizycznego wpływu (np. faktura w PDF, faktura papierowa) jest w pełni prawidłowe i nie może zostać uznane za działanie przedwczesne, nawet jeśli faktura ustrukturyzowana w systemie KSeF pojawi się znacznie później lub w ogóle nie zostanie przesłana do tego systemu, jak również w przypadku, gdy faktura wystawiona w okresie awarii KSeF ogłoszonej w BIP i udostępniona Spółce poza KSeF nie zawiera wymaganych oznaczeń, tj. Kodu I i Kodu II – „CERTYFIKAT”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

Przepis art. 2 pkt 31, pkt 32, pkt 32a ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o:

31) fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

32a) fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie;.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Jak wynika z art. 106gc ustawy:

1. W przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

2. W przypadku faktur elektronicznych nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży, w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

3. W przypadku faktur elektronicznych podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi w sposób z nimi uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

4. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur elektronicznych mogą zostać podane tylko raz, jeżeli dla każdej faktury elektronicznej są dostępne wszystkie te dane.

5. Faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

6. W przypadku, o którym mowa w art. 106c, faktury w postaci papierowej wystawia się w trzech egzemplarzach, z których jeden jest wydawany nabywcy, drugi - podmiot wystawiający fakturę pozostawia w swojej dokumentacji, a trzeci - przekazuje dłużnikowi.

Według art. 106na ustawy:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2. (uchylony)

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Odnosząc się do Przypadku nr 1, w opisie sprawy podali Państwo informacje, z których wynika, że:

·   występują sytuacje, w których Państwa kontrahent, pomimo ciążącego na nim obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, wystawia fakturę poza KSeF i przekazuje ją Państwu poza KSeF, w szczególności w formie elektronicznej w formacie PDF albo w postaci papierowej przesyłanej pocztą;

·   mogą wystąpić zarówno sytuacje, w których dokument przekazany Spółce poza KSeF jest zgodny z wzorem faktury ustrukturyzowanej, jak i sytuacje, w których nie spełnia on wymogów właściwych dla tej struktury. Jednak co jest istotne, otrzymane faktury zawierają obowiązkowe elementy określone w ustawie;

·   w chwili otrzymania faktury przez Państwa faktura nie znajduje się w KSeF i tym samym nie został jej nadany numer identyfikujący w systemie KSeF. Kontrahent nie przesyła jej również do KSeF w późniejszym terminie. Faktura pozostaje zatem w Państwa dokumentacji wyłącznie w formie, w której została przekazana poza KSeF;

·   analogiczna sytuacja może wystąpić również w przyszłości.

Odnosząc się do Przypadku nr 2, w opisie sprawy podali Państwo informacje, z których wynika, że:

·   występują sytuacje, w których Państwa kontrahent, pomimo ciążącego na nim obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, przekazuje Państwu fakturę poza KSeF, w szczególności w formie elektronicznej w formacie PDF albo w postaci papierowej przesyłanej pocztą;

·   mogą wystąpić zarówno sytuacje, w których dokument przekazany Spółce poza KSeF jest zgodny z wzorem faktury ustrukturyzowanej, jak i sytuacje, w których nie spełnia on wymogów właściwych dla tej struktury. Jednak co jest istotne, otrzymane faktury zawierają obowiązkowe elementy określone w ustawie;

·   w chwili otrzymania faktury przez Spółkę faktura nie znajduje się w KSeF i nie został jej nadany numer identyfikujący w tym systemie KSeF. Następnie, po upływie pewnego czasu, kontrahent przesyła tę fakturę do KSeF. Przesłanie faktury do KSeF następuje w miesiącu późniejszym niż miesiąc, w którym otrzymali ją Państwo poza systemem KSeF;

·   faktura przesłana później do KSeF dokumentuje tę samą transakcję, która została udokumentowana fakturą wcześniej przekazaną Państwu poza KSeF;

·   dane dotyczące stron transakcji, jej przedmiotu, podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku są tożsame w fakturze otrzymanej przez Spółkę poza KSeF oraz w samej fakturze przesłanej następnie do KSeF;

·   analogiczna sytuacja może wystąpić również w przyszłości;

·   informację o późniejszym przesłaniu faktury uzyskują Państwo dopiero po jej pojawieniu się w KSeF lub na podstawie informacji przekazanej przez kontrahenta.

Ad 1 i 2

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w przypadku gdy kontrahent obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przekazał lub przekaże Państwu fakturę poza KSeF, a faktura ta – pomimo obowiązku ciążącego na kontrahencie – nie została lub nie zostanie następnie przesłana do KSeF (Przypadek nr 1), przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z tej faktury, a jeżeli tak – w jakim okresie rozliczeniowym.

Państwa wątpliwości dotyczą również ustalenia, czy w przypadku gdy kontrahent obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przekazał lub przekaże Państwu fakturę poza KSeF, a następnie – po upływie pewnego czasu, w szczególności w miesiącu późniejszym niż miesiąc otrzymania faktury przez Państwa poza KSeF – przesłał lub prześle tę fakturę do KSeF (Przypadek nr 2), przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF, a jeżeli tak – w jakim okresie rozliczeniowym.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że są Państwo czynnym podatnikiem VAT. W zakresie transakcji udokumentowanych fakturami, o których mowa we wniosku spełnione są i będą warunki uprawniające do odliczenia VAT tj. nabywane towary i usługi są i będą wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych VAT oraz nie zachodzą i nie będą zachodzić w stosunku do nich przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że przysługuje i będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego w przypadku, gdy kontrahent obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przekazał lub przekaże Państwu fakturę poza KSeF, a faktura ta – pomimo obowiązku ciążącego na kontrahencie nie została lub nie zostanie następnie przesłana do KSeF (Przypadek nr 1). Wystawienie faktur wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Również w przypadku, gdy kontrahent obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przekazał lub przekaże Państwu fakturę poza KSeF, a następnie – po upływie pewnego czasu, w szczególności w miesiącu późniejszym niż miesiąc otrzymania faktury przez Państwa poza KSeF – przesłał lub prześle tę fakturę do KSeF (Przypadek nr 2), przysługuje i będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF.

W konsekwencji, w Przypadku nr 1 i w Przypadku nr 2, tj., gdy kontrahent obowiązany do wystawiania faktur w KSeF przekazał lub przekaże Państwu fakturę poza KSeF, przysługuje i będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych faktur.

Z kolei odnosząc się do okresu rozliczeniowego, w którym jest/będzie możliwe odliczenie podatku VAT naliczonego z otrzymanych od kontrahentów faktur wystawionych bez użycia KSeF należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

·      powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

·      doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

·      podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:

Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:

- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

·   w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub

·   za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,

·   przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących okresu rozliczeniowego, w którym należy zrealizować prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na kontrahencie obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT.

Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.

W tym przypadku bez znaczenia dla powstania i realizacji prawa do odliczenia podatku VAT, pozostawać będzie natomiast ewentualne późniejsze wystawienie faktury w KSEF, dokumentującej tą samą czynność.

W efekcie stwierdzić należy, że prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, w dwóch opisanych przypadkach, powstaje zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Zatem mogą Państwo dokonać odliczenia podatku w rozliczeniu za okres otrzymania faktury poza KSeF, bądź w jednym z trzech kolejnych miesięcy.

Termin ten nie zmieni się, gdy faktura dokumentująca tą samą czynność zostanie później przez kontrahenta udostępniona w KSeF. Późniejsze przesłanie do Krajowego Systemu e Faktur dokumentu zawierającego tożsame dane i dokumentującego tę samą czynność, nie powinno przesuwać daty otrzymania faktury na moment nadania numeru KSeF, jeżeli faktura została już wcześniej faktycznie otrzymana poza tym systemem.

Państwa stanowisko do pytań nr 1 i 2 uznaję za prawidłowe.

Ad 3 i 4

Państwa wątpliwości dotyczą również ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF, a jeżeli tak – w jakim okresie rozliczeniowym, w przypadku gdy faktura została lub zostanie wystawiona przez Państwa kontrahenta obowiązanego do wystawiania faktur w KSeF:

a) w trybie offline24, albo

b) w okresie trwania niedostępności KSeF,

a następnie została lub zostanie udostępniona Wnioskodawcy poza KSeF przed jej przesłaniem do KSeF, po czym:

·      została lub zostanie przesłana do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla danego trybu (Przypadek nr 3), lub

·      została lub zostanie przesłana do KSeF dopiero po upływie ustawowego terminu właściwego dla danego trybu (Przypadek nr 4).

Jak stanowi art. 106nda ust. 1-3 oraz 6-8 ustawy:

1. Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

2. W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

3. Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

6. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:

7. Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.

8. W przypadku użycia faktury, o której mowa w ust. 1, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, poza Krajowym Systemem e-Faktur, podatnik lub podmiot inny niż podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5..

Ponadto, zgodnie z art. 106ne ust. 1 i ust. 4 ustawy:

1. Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

4. Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra informację dotyczącą okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.

Przy czym, jak stanowi art. 106gb ust. 1 i ust. 5-6 ustawy:

1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

5. Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub

2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

6. W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

W art. 106nda ust. 10 i 11 ustawy, wskazano również datę wystawienia oraz otrzymania faktury offline24. I tak:

10. Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.

11. Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Z kolei na mocy art. 106nh ust. 1-2 i 4 ustawy:

1. W okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

2. Podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.

4. Do faktur, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 106nda ust. 4–15 stosuje się odpowiednio.

W myśl § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2025 r. poz. 1815), zwanego dalej rozporządzeniem:

Faktura ustrukturyzowana i faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, używane poza Krajowym Systemem e-Faktur, są oznaczane:

Stosownie do § 9 ust. 2 rozporządzenia:

Sposób oznaczania określony w ust. 1 stosuje się odpowiednio do:

Jak stanowi § 9 ust. 3 rozporządzenia:

Faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, udostępniane nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, są oznaczane:

Zgodnie z § 9 ust. 4 rozporządzenia:

Sposób oznaczania określony w ust. 3 stosuje się odpowiednio do faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, udostępnianej nabywcy towarów lub usług w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Przepis § 9 ust. 5 rozporządzenia stanowi, że:

Faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, wystawiana przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy i udostępniana podatnikowi w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli nabywca towarów lub usług nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) na potrzeby danej czynności, a posiada numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, jest oznaczana:

W myśl § 9 ust. 10 rozporządzenia:

Faktury, o których mowa w ust. 3–5, są dodatkowo oznaczane:

W opisie sprawy podali Państwo informacje, z których wynika, że

·   występują sytuacje, w których otrzymują Państwo poza KSeF faktury wystawione przez kontrahentów:

o w trybie określonym w art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT (dalej jako: „tryb offline24”),

o w okresie trwania niedostępności KSeF, o której mowa w art. 106ne ust. 4 ustawy o VAT (w trybie określonym w art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT), dalej jako: „niedostępność KSeF”);

·   w przypadku prawidłowego zastosowania trybu offline24 albo zasad dotyczących niedostępności KSeF powinni Państwo otrzymać jedynie fakturę w KSeF, po przesłaniu jej do systemu KSeF przez kontrahenta;

·   kontrahent, niezależnie od braku takiego obowiązku, przekazuje Państwu poza KSeF fakturę przed jej przesłaniem do systemu;

·   przekazywany dokument ma postać elektroniczną, w szczególności pliku PDF lub postać papierową i jest przesyłany pocztą. Kontrahent przedstawia ten dokument Państwu jako fakturę dokumentującą dokonaną na jej rzecz dostawę towarów lub świadczenie usług;

·   mogą wystąpić zarówno sytuacje, w których dokument przekazany Państwu poza KSeF jest zgodny z wzorem faktury ustrukturyzowanej, jak i sytuacje, w których nie spełnia on wymogów właściwych dla tej struktury. Jednak co jest istotne, otrzymane faktury zawierają obowiązkowe elementy określone w Ustawie o VAT;

·   w Przypadku nr 3 kontrahent przesyła następnie fakturę do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla danego trybu, tj.:

o w przypadku trybu offline24 – niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury;

o w przypadku niedostępności KSeF – niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF;

o po przesłaniu faktury do KSeF zostaje jej nadany numer identyfikujący w tym systemie. Faktura dostępna następnie w KSeF dotyczy tej samej transakcji co faktura wcześniej przekazana Państwu poza systemem;

·   w Przypadku nr 4 kontrahent nie przesyła faktury do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla danego trybu, lecz dokonuje tego dopiero po jego upływie, tj.:

o w przypadku trybu offline24 – po upływie następnego dnia roboczego następującego po dniu wystawienia faktury;

o w przypadku niedostępności KSeF – po upływie następnego dnia roboczego następującego po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF;

o przesłanie faktury do KSeF następuje w miesiącu późniejszym niż miesiąc, w którym otrzymali ją Państwo poza systemem;

o po przesłaniu faktury do KSeF zostaje jej nadany numer identyfikujący w tym systemie. Faktura dostępna następnie w KSeF dotyczy tej samej transakcji co faktura wcześniej przekazana Państwu poza systemem.

·   tego rodzaju sytuacje występują oraz mogą występować również w przyszłości;

·   w każdym z opisanych przypadków faktury dokumentują albo będą dokumentowały rzeczywiste dostawy towarów lub faktyczne świadczenie usług na Państwa rzecz. Nabyte towary i usługi są albo będą związane z wykonywaną przez Państwa działalnością opodatkowaną VAT.

Z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje - zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy – w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów lub usług, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, co wynika z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy. Zasada ta obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego systemu faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.

Oznacza to, że otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie towarów lub usług, przy czym moment jej otrzymania ustala się zgodnie z przepisami szczególnymi dotyczącymi funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Jednocześnie ustawodawca przewidział szczególne regulacje dotyczące momentu otrzymania faktur wystawianych w modelu KSeF, w tym faktur wystawianych:

·      w trybie tzw. offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy,

·      w okresie niedostępności KSeF, o którym mowa w art. 106nh ustawy.

W przypadku faktur wystawionych w trybie offline24 oraz w trybie offline związanym z niedostępnością Krajowego Systemu e-Faktur - zgodnie z art. 106nda ust. 11 ustawy oraz przepisami stosowanymi odpowiednio do faktur wystawianych na podstawie art. 106nh ustawy – za datę otrzymania faktury uznaje się datę przydzielenia tej fakturze numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest zatem co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF.

Zgodnie z art. 106nda ust. 1, 2 i 3 ustawy podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

W myśl natomiast art. 106nh ust. 1 i 2 ustawy o VAT w okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.

W konsekwencji, w odniesieniu do faktur wystawianych zgodnie z art. 106nda ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, które następnie zostały prawidłowo przesłane do KSeF w terminach wynikających z ustawy, momentem otrzymania faktury dla potrzeb art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy pozostaje data nadania tej fakturze numeru identyfikującego w KSeF.

Zatem, odnosząc się do Przypadku nr 3 należy wskazać, że w sytuacji, gdy działania kontrahenta są prawidłowe tj. zgodne z przepisami prawa i kontrahent wystawia fakturę poza KSeF w trybie offline24, lub w trybie offline związanym z niedostępnością KSeF, a następnie przekazuje ją do systemu w wymaganym terminie, możliwe jest skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury. W tym przypadku momentem otrzymania faktury dla celów VAT jest moment nadania/przydzielenia numeru KSeF. Dopiero wtedy uzyskują Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego, przy spełnieniu pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do jego odliczenia.

W konsekwencji, w przypadku, gdy faktura została lub zostanie wystawiona przez kontrahenta obowiązanego do wystawiania faktur w KSeF:

a) w trybie offline24, albo

b) w okresie trwania niedostępności KSeF,

- przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF przed jej przesłaniem przez kontrahenta do KSeF, a następnie przesłanej do KSeF w ustawowym terminie właściwym dla danego trybu (Przypadek nr 3). Datą powstania prawa do odliczenia jest/będzie moment nadania/przydzielenia numeru KSeF. Zatem mogą Państwo dokonać odliczenia podatku w rozliczeniu za okres, w którym został/zostanie nadany/przydzielony numer KSeF, bądź w jednym z trzech kolejnych miesięcy.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 w części dotyczącej kwestii prawa do odliczenia uznaję za prawidłowe natomiast w części dotyczącej kwestii okresu rozliczeniowego w jakim mogą dokonać Państwo odliczenia podatku naliczonego uznaję za nieprawidłowe.

Odnosząc się do przypadku otrzymania przez Państwa faktury poza KSeF, wystawionej przez kontrahenta w trybie offline24, lub w trybie offline związanym z niedostępnością KSeF przesłanej do KSeF po upływie ustawowego terminu właściwego dla danego trybu, moment faktycznego otrzymania takiej faktury przez Państwa (poza KSeF) może stanowić moment otrzymania faktury w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. W takim przypadku - przy spełnieniu pozostałych warunków określonych w art. 86 ustawy oraz braku przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy - możliwe jest skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury.

Należy bowiem odróżnić przypadek, gdy kontrahent działa prawidłowo i wystawia fakturę poza KSeF wyłącznie w trybie offline, a następnie przekazuje ją do systemu w ustawowym terminie od sytuacji, gdy kontrahent był zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, ale mimo to wystawił fakturę poza systemem i przekazał ją Państwu, a po czasie (tj. niezgodnie z terminem wynikającym z przepisów) wprowadzi tę fakturę do systemu.

Jeżeli kontrahent, mimo ciążących na nim obowiązków dot. wystawiania faktur w KSeF, nie realizuje tych obowiązków w określonych terminach, a zatem nie przesyła w terminie zgodnie z przepisami do KSeF faktur wystawionych w ww. trybach, to otrzymanie faktury poza KSeF uprawnia Państwa do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres jej otrzymania poza KSeF, bądź w jednym z trzech kolejnych miesięcy.

W konsekwencji w przypadku, gdy faktura została lub zostanie wystawiona przez kontrahenta obowiązanego do wystawiania faktur w KSeF:

a) w trybie offline24, albo

b) w okresie trwania niedostępności KSeF,

przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF przed jej przesłaniem przez kontrahenta do KSeF, a następnie przesłanej do KSeF po upływie terminu właściwego dla danego trybu (Przypadek nr 4). Datą powstania prawa do odliczenia jest moment otrzymania przez Państwa faktury poza KSeF. Zatem mogą Państwo dokonać odliczenia podatku w rozliczeniu za okres otrzymania faktury poza KSeF, bądź w jednym z trzech kolejnych miesięcy.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 4 uznaję za prawidłowe.

Ad 5

Mają Państwo także wątpliwości, czy w przypadku gdy w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP kontrahent Spółki obowiązany do wystawiania faktur w KSeF udostępni Państwu poza KSeF, w sposób uzgodniony z Państwem, fakturę, która nie została opatrzona wymaganymi oznaczeniami, tj. Kodem I oraz Kodem II – „CERTYFIKAT”, a następnie prześle tę fakturę do KSeF (Przypadek nr 5), przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF, a jeżeli tak – w jakim okresie rozliczeniowym.

Sposób wystawienia faktur w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP określa art. 106nf ustawy.

Jak stanowi art. 106nf ust. 1-4 ustawy:

1. W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

2. Faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

3. W przypadku udostępnienia nabywcy faktury, o której mowa w ust. 1, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przepisy art. 106nda ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

4. W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Podobnie jak w przypadku faktur offline24, również w przypadku faktur wystawionych w trybie awaryjnym art. 106nf ust. 9 i 10 ustawy precyzują datę wystawienia oraz otrzymania faktury:

9. Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.

10. Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru, z tym że w przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Z ww. przepisu wynika, że w czasie występowania awarii systemu KSeF podatnik zobowiązany do wystawiania faktur w tym systemie powinien:

·      wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem, o którym mowa w art. 106gb ust. 8 ustawy - art. 106nf ust. 2 ustawy,

·      udostępnić wystawioną fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony - art. 106nf ust. 2 ustawy,

·      faktura powinna zawierać kody umożliwiające:

o  dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur

o  weryfikację danych zawartych na tej fakturze

o  zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury

·      po zakończeniu awarii w ciągu 7 dni powinien przesłać ww. fakturę w systemie KSeF, w celu przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego przez system.

Zatem, co istotne w opisanym przypadku, na fakturze wystawionej w trybie awarii przekazywanej nabywcy poza KSeF, zanim zostanie dosłana do KSeF muszą być wskazane dwa kody QR

·      pierwszy kod QR pozwala zweryfikować dane faktury i zapewnia dostęp do niej (pod nim widnieje napis „OFFLINE”),

·      drugi kod QR służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury (pod nim widnieje napis „CERTYFIKAT”).

W opisie sprawy wskazali Państwo, że:

·   w przypadku wystąpienia awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT mogą Państwo otrzymać od kontrahenta fakturę wystawioną w okresie jej trwania, przy czym sposób jej przygotowania lub udostępnienia nie będzie w pełni odpowiadał wymogom ustawowym przewidzianym dla faktur wystawianych w tym trybie;

·   w takiej sytuacji Państwa kontrahent wystawi fakturę w postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Następnie kontrahent udostępni fakturę poza KSeF, w sposób uzgodniony z Państwem;

·   faktura przekazana Państwu poza KSeF nie zostanie jednak opatrzona wymaganymi oznaczeniami, tj.:

o kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT (dalej jako: „Kod I”), oraz

o kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, o którym mowa w art. 106nda ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT (dalej jako: „Kod II – „CERTYFIKAT””);

·   po zakończeniu awarii kontrahent prześle tę fakturę do KSeF. Przesłanie faktury może nastąpić zarówno w ustawowym terminie, tj. nie później niż w terminie siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF ogłoszonej w BIP, jak i po upływie tego terminu;

·   po przesłaniu faktury do KSeF zostanie jej nadany numer identyfikujący w tym systemie. Faktura dostępna następnie w KSeF będzie dotyczyła tej samej transakcji co faktura wcześniej przekazana Państwu poza systemem;

·   faktury będą dokumentowały rzeczywiste dostawy towarów lub faktyczne świadczenie usług na Państwa rzecz Spółki;

·   faktury zawierają albo będą zawierały wszystkie elementy wymagane na podstawie art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, poza numerem identyfikującym daną fakturę w systemie KSeF;

·   nabyte towary i usługi są albo będą związane z wykonywaną przez Państwa działalnością opodatkowaną VAT.

Z przedstawionych okoliczności wynika, że otrzymane przez Państwa faktury nie będą zawierały elementów wymienionych w art. 106nf ustawy, bowiem nie będą zawierały kodów QR, wymaganych w trybie awarii. Tym samym, pomimo tego, że faktury, jak wskazali Państwo, zostaną wystawione w okresie występowania awarii systemu KSEF w BIP to należy je traktować jako faktury wystawione w sposób papierowy bądź w sposób elektroniczny, w zależności od tego w jaki sposób kontrahent dostarczy Państwu te faktury. W konsekwencji art. 106nf ust. 10 ustawy nie będzie miał zastosowania.

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym, otrzymają więc Państwo faktury w formie elektronicznej lub papierowej z wykazanym podatkiem VAT wystawione - wbrew obowiązkowi - poza KSeF. Jak już wyżej wyjaśniono, wystawienie faktur zakupowych bez użycia KSeF nie pozbawi Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy, pomimo obowiązku otrzymania faktur zakupowych w KSeF.

Zatem będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z ww. faktur wystawionych w ww. opisany sposób, w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Jeżeli zatem w tym konkretnym przypadku faktura, opisana w przypadku nr 5, zostanie skutecznie przekazana Państwu w formie elektronicznej lub papierowej, to ten moment należy uznać za datę jej otrzymania dla celów podatkowych. Późniejsze przesłanie do Krajowego Systemu e Faktur dokumentu zawierającego tożsame dane i dokumentującego tę samą czynność, w tym konkretnym przypadku, nie powinno przesuwać daty otrzymania faktury na moment nadania numeru KSeF, jeżeli faktura została już wcześniej faktycznie otrzymana poza tym systemem.

Skoro więc będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury zakupowej wystawionej poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania przez Państwa poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Jednakże, niezależnie od powyższego, należy wyraźnie odróżnić sytuacje przewidziane w ustawie, w których faktura może zostać wystawiona i udostępniona nabywcy poza KSeF, a następnie przesłana do systemu w ustawowym terminie, od nieuprawnionego „dosyłania” do KSeF faktur uprzednio wystawionych, poza tym systemem, a z taką sytuacją mamy tu do czynienia.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 5 uznaję za prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.