0114-KDIP1-3.4012.408.2026.2.AMA

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 1 czerwca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie

• prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (pytanie nr 1 wniosku),
• braku obowiązku uwzględniania w ewidencji VAT numeru identyfikującego fakturę w KSeF (numeru KSeF), dla Faktur Zakupowych, wystawionych przez Dostawców, wbrew obowiązkowi ustawowemu, tj. w formie tradycyjnej, bez użycia KSeF, dla których w części ewidencyjnej JPK_V7M dla tej Faktury Zakupowej zastosuje oznaczenie „BFK” (pytanie nr 2 wniosku);
• prawa do odliczenia z faktury otrzymanej poza KSeF oraz braku zobligowana do skorygowania złożonej pierwotnie do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazali Państwo Fakturę Zakupową, wystawioną i otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej - w przypadku, gdy Dostawca zdecyduje się Fakturę Zakupową wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej (pytanie nr 3 wniosku).

Uzupełnili go Państwo pismem z 24 lipca 2026 r. (data wpływu 24 lipca 2026 r.) w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca (…) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”).

Spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy (…), Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: (…), posiadającą nadany NIP: (…) oraz REGON: (…).

Spółka posiada na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek podatkowy w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wnioskodawca jest również czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, wykonującym przede wszystkim czynności opodatkowane, tak na terytorium Polski, jak również w ramach eksportu towarów/usług, czy też wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów/usług.

Przeważający przedmiot działalności Spółki to działalność (…).

Wnioskodawca ze względu na zakres prowadzonej działalności nabywa różne towary i usługi, które są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Dostawcami lub Usługodawcami (dalej jako: „Dostawcy”) nabywanych przez Wnioskodawcę towarów oraz usług mogą być m.in.:

1.  podatnicy VAT - podmioty posiadające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, jak również

2.  podmioty nieposiadające siedziby na terytorium kraju i nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które mogłyby uczestniczyć w dostawie towaru lub świadczeniu usług.

O podmiotach nieposiadających siedziby na terytorium kraju i nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które mogłoby uczestniczyć w dostawie towaru lub świadczeniu usług, Wnioskodawca, może nie posiadać wiedzy, o pełnej obecności oraz o pełnym funkcjonowaniu, wskazanych podmiotów zagranicznych w Polsce.

Wnioskodawca, nie dokonuje bowiem, ciągłych aktualizacji, monitorowania ani analizy informacji na każdym etapie współpracy z Dostawcami, dotyczących ewentualnych zmian ich statusu, funkcjonalności oraz obecności tychże Dostawców w Polsce.

W konsekwencji powyższego, nie można zupełnie wykluczyć, że obecność tych podmiotów w Polsce nie ulegnie zmianom na późniejszym etapie prowadzenia działalności gospodarczej, co może skutkować, powstaniem stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które mogłoby uczestniczyć w dostawie towaru bądź też w świadczeniu usług na rzecz Wnioskodawcy.

Gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a Dostawcy towarów lub usług są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od nich faktury zawierające kwoty VAT wyrażone w złotych (dalej również jako: „Faktury Zakupowe”).

Wnioskodawca nie może wykluczyć, że niektóre Faktury Zakupowe - wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r. - zostaną wystawione przez Dostawców poza KSeF oraz dostarczone bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (przykładowo w formie pliku elektronicznego w postaci pdf lub w formie papierowej) i na dzień ich otrzymania, Wnioskodawca nie będzie w posiadaniu danej Faktury Zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej wysłanej przez KSeF.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej również jako: „KSeF”), od 1 lutego 2026 r., Spółka otrzymuje i będzie otrzymywać od swoich Dostawców Faktury Zakupowe w postaci:

• faktury papierowej,
• faktury elektronicznej (o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), w tym faktury wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Zatem zdarzają się oraz mogą się zdarzyć sytuacje, w których Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając, błędnie iż:

• będąc podmiotem posiadającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju nie jest objęty tym obowiązkiem;
• nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na podstawie art. 106ga ustawy o VAT, a następnie okaże się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że Faktura Zakupowa powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF.

Podobnie, mogą zdarzyć się i zdarzają się sytuacje, gdy Dostawca nie wystawia Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, bądź też inne przyczyny, a okaże się następnie, że nie miały one w rzeczywistości miejsca, bądź też Dostawca wbrew nałożonym na niego obowiązkom ustawowym, w zakresie terminu udostępniania ich w KSeF w ramach trybów awaryjnych (związanych z awarią czy niedostępnością KSeF) czy opóźnia wysyłkę dokumentu do KSeF, skąd Wnioskodawca mógłby dokonać następnie ich odbioru, dokona przekazania tej faktury zakupowej w postaci innej niż ustrukturyzowana (poza KSeF), nie wywiązując się tym samym z obowiązku ustawowego w zakresie wystawienia faktury zakupowej zgodnie ze strukturą logiczną FA.

Podsumowując, Wnioskodawca nie może wykluczyć, że pomimo obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, niektórzy Dostawcy nie będą stosować się do tego nakazu.

Może to wynikać m.in. z braku wiedzy, awarii systemu, mylnego zastosowania przewidzianego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF, czy też braku gotowości technologicznej uniemożliwiającej wystawienie faktury ustrukturyzowanej lub innych przyczyn.

Dodatkowo, ze względu na to, że dane dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych podatników nie są publiczne dostępne, w odniesieniu do Faktur Zakupowych wystawionych po 31 stycznia 2026 r. Wnioskodawca nie jest w stanie określić, czy dany Dostawca jest zobligowany już wystawiać Faktury Zakupowe w ramach KSeF, czy też może korzystać jeszcze z przewidzianego odroczenia tego obowiązku do 1 stycznia 2027 r.

Tym samym, Wnioskodawca nie będzie mógł stwierdzić, czy otrzymana w postaci papierowej lub elektronicznej Faktura Zakupowa prawidłowo została wystawiona przez Dostawcę w tej formie, czy też powinna była być wystawiona i dostarczona Spółce przy użyciu KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

W rozliczeniu za okres, w którym spełnione zostaną warunki wynikające z art. 86 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy o VAT, Spółka zamierza skorzystać z przysługującego jej prawa do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na Fakturach Zakupowych.

Z prawa tego Spółka zamierza również skorzystać w sytuacji, gdy faktura dokumentująca dany zakup i dostarczona do Spółki, wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy o VAT, po 1 lutym 2026 r. zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Nie można też wykluczyć sytuacji, że Dostawca nie wystawi faktury przy użyciu KSeF powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, lub inne przyczyny i prześle do Spółki fakturę poprawną pod względem merytorycznym, ale w innej formie niż ustrukturyzowana.

Nie można również wykluczyć sytuacji, że Dostawca, wbrew obowiązkowi nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów awaryjnych, natomiast prześle te faktury w postaci innej niż ustrukturyzowana (poza KSeF) lub nie użyje KSeF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca, albo nie udostępni faktur wystawianych trybem awaryjnym.

Pytania

1)  Czy w opisanym stanie faktycznym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Jej Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - faktury zakupowe, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur?

2)  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym, Wnioskodawca nie ma obowiązku uwzględniania w ewidencji VAT, numeru identyfikującego fakturę w KSeF (numeru KSeF), dla Faktur Zakupowych, wystawionych przez Dostawców, wbrew obowiązkowi ustawowemu, tj. w formie tradycyjnej, bez użycia KSeF, dla których w części ewidencyjnej JPK_V7M dla tej Faktury Zakupowej zastosuje oznaczenie „BFK”?

3)  Czy w przypadku, kiedy stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 i 2 będzie prawidłowe oraz Dostawca zdecyduje się Fakturę Zakupową wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, Spółce dalej będzie przysługiwać prawo do odliczenia z Faktury otrzymanej poza KSeF oraz nie będzie zobligowana do skorygowania złożonej pierwotnie do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazała Fakturę Zakupową, wystawioną i otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym, Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma on obowiązku uwzględniania w ewidencji VAT, numeru identyfikującego fakturę w KSeF (numeru KSeF), w przypadku Faktur Zakupowych, wystawionych przez Dostawców, wbrew obowiązkowi ustawowemu, tj. w formie tradycyjnej, beż użycia KSeF.

Dodatkowo Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w sytuacji, braku posiadania numeru identyfikującego fakturę w KSeF, w przypadku gdy Dostawca wystawi Fakturę Zakupową bez użycia KSeF (wbrew ciążącym na nim obowiązkom ustawowym), w momencie składania ewidencji JPK_V7M, właściwym oznaczeniem dla wskazanej Faktury Zakupowej, będzie oznaczenie „BFK”.

Ad 3

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż nie jest on obowiązany do dokonania korekty uprzednio złożonej ewidencji VAT oraz do wycofania odliczonego uprzednio podatku VAT naliczonego, z Faktury Zakupowej wystawionej bez użycia KSeF, oraz do ujęcia podatku VAT naliczonego w innym okresie rozliczeniowym w sytuacji, gdy Dostawca, na późniejszym etapie, dopełni ciążących na Nim obowiązków ustawowych, wysyłając fakturę do KSeF.

Uzasadnienie

Ad 1

Jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą.

Jak wskazuje Dyrektywa VAT 2006/112/WE Rady UE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L z 2006 Nr 347), jedną z podstawowych zasad wspólnego systemu VAT jest zasada neutralności podatku, rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Ustawodawca w krajowych przepisach ustawy o VAT zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie kolejno do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)  nabycia towarów i usług,

b)  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Według art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy o VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1)  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)  wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)  (uchylona)

2)  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)  (uchylony)

4)  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)  (uchylony)

7)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według natomiast art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Artykuł 106g ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1.

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy o VAT, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r. co do zasady, na podatnikach podatku od towarów i usług ciąży obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Artykuł 106ga ust. 2 ustawy o VAT przewiduje kilka wyjątków od wyżej wymienionej zasady.

Nie będą objęci obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF, między innymi podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju czy podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej, lecz posiadający w nim stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Wyjątki dotyczą również okresu przejściowego, tj. od lutego 2026 r. do kwietnia 2026 r. kiedy to grupa podatników korzysta ze zwolnienia z obowiązku przesyłania faktur przy użyciu KSeF ze względu na kryterium przychodowe.

Żaden przepis nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci, w szczególności badania czy faktura mogła być wystawiona poza KSeF, np. pod kątem posiadania przez sprzedawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (np. awaria systemu). Nie ma również obowiązku weryfikowania sprzedawcy pod kątem posiadania lub nie kryterium przychodowego.

Według art. 106na ustawy o VAT, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

1.  Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2.  uchylony.

3.  Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e- Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4.  W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Jak zostało wskazane w opisie stanu faktycznego, Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT nabywającym towary i usługi wykorzystywane w prowadzeniu działalności gospodarczej. Gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów lub usług są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od nich faktury zawierające kwoty VAT wyrażone w złotych.

We wskazanych powyżej przypadkach:

1)  nabywane przez Spółkę od Dostawców towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT;

2)  są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, tj. są wykorzystywane do:

• czynności opodatkowanych VAT w Polsce lub
• czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których kwoty VAT naliczonego mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, a Wnioskodawca posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;

3)  nie istnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Mając bowiem na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze) wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, zdaniem Spółki, nie pozbawia Jej prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe jest to zgodne z jedną z fundamentalnych zasad wspólnego systemu VAT - zasadą neutralności podatku, która rozumiana jest jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Zatem dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury, obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Ponadto, prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Należy podkreślić także, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Zatem, w opinii Spółki, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Jej rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Spółka wskazuje, że powyższe stanowisko jest potwierdzane w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dla przykładu m.in.: w interpretacji indywidualnej z 18 listopada 2025 r. (nr: 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR) czy z 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG).

Ad 2

W przypadku potwierdzenia przez Organ stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania nr 1, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia wykazanego podatku VAT wynikającego z otrzymanych w formie papierowej lub elektronicznej Faktur Zakupowych, także w sytuacji, gdy powinny one być wystawione za pośrednictwem KSeF.

W takiej sytuacji, Spółka w okresie, w którym spełnione są warunki do skorzystania z prawa do odliczenia VAT lub też w jednym z kolejnych 3 okresów - wykaże otrzymaną Fakturę Zakupową w składanej do urzędu skarbowego strukturze JPK_V7M oraz pomniejszy VAT należny o wykazany w Fakturze Zakupowej VAT naliczony. W przypadku bowiem, otrzymania od Dostawcy, Faktury Zakupowej, wystawionej w formie tradycyjnej (papierowej lub elektronicznej), tj. poza systemem KSeF, pomimo istniejącego po stronie wystawcy faktury obowiązku ustawowego, nabywca nie ma obowiązku ani technicznej możliwości, uwzględniania numeru KSeF w swojej ewidencji VAT. Faktura wystawiona poza systemem KSeF (nawet z naruszeniem przepisów przez wystawcę) fizycznie nie posiada bowiem numeru identyfikującego nadawanego przez system. Wnioskodawca w konsekwencji powyższego, nie może więc wykazać w ewidencji VAT (strukturze pliku JPK_V7M) danych, które nie istnieją.

Dodatkowo Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w sytuacji, braku posiadania numeru identyfikującego fakturę w KSeF, w przypadku, gdy Dostawca wystawi Fakturę Zakupową bez użycia KSeF, (wbrew ciążącym na nim obowiązkom ustawowym), w momencie składania ewidencji JPK_V7M, właściwym oznaczeniem dla wskazanej Faktury Zakupowej, będzie oznaczenie „BFK”.

Zgodnie z Rozporządzeniem JPK_VAT, które obowiązują od 1 lutego 2026 r., ewidencja VAT pozwalająca na prawidłowe rozliczenie podatku naliczonego powinna zawierać numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (§ 11 ust. 4a Rozporządzenia JPK_VAT). Jeśli faktura nie posiada takiego numeru, zgodnie § 11 ust. 8 Rozporządzenia JPK_VAT należy wybrać jedno z trzech oznaczeń tj.:

• OFF - faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
• BFK - faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,
• DI - dowód inny niż faktura.

Oznaczenie „BFK”, służy do ewidencjonowania dokumentów, które nie posiadają numeru KSeF, tj. faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej, zgodnie z obowiązującą treścią art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT, w opinii Wnioskodawcy, wskazane oznaczenie „BFK”, będzie miało zastosowanie do Faktur Zakupowych, wystawionych bez użycia KSeF, otrzymywanych przez Wnioskodawcę poza KSeF i uwzględnianych przez niego w części ewidencyjnej JPK_V7M.

Wnioskodawca bowiem, nie jest obowiązany do dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez Dostawcę faktury w określonej postaci, w szczególności badania oraz monitorowania, czy faktura mogła zostać wystawiona poza KSeF, (a jeżeli tak, to z jakiego powodu) a tym samym, identyfikowania, czy Fakturze Zakupowej został przyporządkowany numer KSeF, czy też nie.

Zatem w przypadku otrzymania od Dostawcy, Faktury Zakupowej, wystawionej w formie tradycyjnej (papierowej lub elektronicznej), tj. poza systemem KSeF, Wnioskodawca nie ma obowiązku ani też technicznej możliwości, uwzględniania numeru KSeF w swojej ewidencji VAT. W konsekwencji powyższego, wystawiona bez użycia KSeF, a następnie otrzymana przez Wnioskodawcę, bez użycia KSeF, Faktura Zakupowa, nie będzie mieć przyporządkowanego numeru KSeF przez system.

Podsumowując, jeśli Wnioskodawca nie posiada wiedzy na dzień złożenia ewidencji JPK_V7M, odnośnie istnienia numeru KSeF dla danej Faktury Zakupu, zgodnie z obowiązującymi regulacjami, jest obowiązany do oznaczenia wskazanej Faktury Zakupowej jako „BFK” w składanej przez siebie ewidencji VAT.

Ad 3

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż nie będzie obowiązany do dokonania korekty uprzednio złożonej ewidencji VAT, oraz do „wycofania” odliczonego uprzednio podatku VAT naliczonego, z Faktury Zakupowej wystawionej bez użycia KSeF, oraz do ujęcia podatku VAT naliczonego w innym okresie rozliczeniowym, w sytuacji gdy Dostawca, na późniejszym etapie, dopełni ciążących na Nim obowiązków ustawowych, wystawiając tę fakturę przy użyciu KSeF.

W myśl części II pkt 14 załącznika do Rozporządzenia JPK_VAT, numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, fakturę VAT RR potwierdzającą nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych i fakturę VAT RR KOREKTA jest wykazywany w ewidencji, o ile został on nadany i nastąpiło to do dnia przesłania ewidencji. Co istotne, przepisy Rozporządzenia JPK_VAT, które obowiązują od 1 lutego 2026 r., zawierają jeden wyjątek od powyższej zasady.

Zgodnie z częścią II pkt 15 załącznika do Rozporządzenia JPK_VAT - w przypadku gdy faktura jest wystawiana w sposób określony w art. 106nda ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, i udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur oraz na dzień przesłania ewidencji podatnik nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jest ona wykazywana w ewidencji po stronie danych pozwalających na prawidłowe rozliczenie podatku należnego i oznaczana jako „DI”. Po uzyskaniu numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur podatnik koryguje ewidencję i oznacza tę fakturę numerem identyfikującym ją w Krajowym Systemie e-Faktur.

W tym przypadku, przepisy wyraźnie obligują podatnika do skorygowania złożonej struktury JPK_V7M, jeśli faktura wystawiona w sposób określony art. 106nda ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT na moment złożenia struktury JPK_V7M nie posiadała numeru KSeF, a w późniejszym czasie taki numer został nadany. Należy jednak podkreślić, że przepis ten dotyczy oznaczenia „DI”, przewidzianego dla innych dokumentów niż faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (dla których przewidziano oznaczenie „BFK”).

Jednocześnie należy wskazać, że późniejszy fakt przesłania faktury w formie ustrukturyzowanej poprzez KSeF, w sytuacji, gdy wcześniej został wystawiony dokument stanowiący fakturę w formie papierowej lub elektronicznej, nie modyfikuje prawa ani momentu odliczenia podatku VAT.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W związku z powyższym, stwierdzić należy, że skoro Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.

Tym samym, nawet jeśli któryś z Dostawców zdecyduje się wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej Fakturę Zakupową wystawić ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, Spółka nie będzie zobligowana do skorygowania złożonej pierwotnie do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazała Fakturę Zakupową. Wskazane przepisy Rozporządzenia JPK_VAT takiego obowiązku bowiem na podatników nie nakładają. Pierwotnie złożony więc przez Spółkę plik JPK_V7M będzie więc pozostawał aktualny i nie będzie wymagał korekty.

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktury Zakupowej, uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis art. 88 ustawy o VAT, enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z Faktur Zakupowych, dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Zatem jeśli Faktura Zakupowa dokumentować będzie, zgodnie z posiadaną wiedzą Wnioskodawcy oraz dopełnioną należytą starannością Wnioskodawcy, rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, zostanie wystawiona przez podmiot istniejący oraz kwoty w niej zawarte będą prawidłowe. W związku z powyższym, jedyną „wadą” Faktury Zakupowej będzie jej brak wystawienia przy użyciu KSeF. W konsekwencji Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż może dokonać odliczenia podatku VAT naliczonego ze wskazanej Faktury Zakupowej, pomimo iż ta (wbrew obowiązkom ciążącym na Dostawcy), zostanie wystawiona bez użycia KSeF, a więc z naruszeniem obowiązków formalnych. Dodatkowo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, będzie istniało już w momencie otrzymania Faktury Zakupowej bez użycia KSeF. Samo naruszenie przez Dostawcę obowiązku technicznego (wystawienie faktury poza KSeF) nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli nie wystąpią przesłanki negatywne z art. 88 ustawy o VAT.

W konsekwencji, brak jest podstaw prawnych do:

• korygowania uprzednio złożonej ewidencji VAT;
• cofnięcia uprzednio zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego;
• ujęcia podatku VAT naliczonego wynikającego z tej samej transakcji w innym okresie rozliczeniowym.

W ocenie Wnioskodawcy, samo ponowne wystawienie faktury w KSeF nie daje bowiem podstaw nowym zdarzeniom gospodarczym, a stanowi jedynie dopełnienie wymogów formalnych oraz technicznych ciążących na Dostawcy już wcześniej.

Podobne stanowisko zostało również zaprezentowane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w następujących interpretacjach indywidualnych:

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 maja 2026 roku, nr: 0114-KDIP1-1.4012.153.2026.2.KOM: „Obowiązek wykazywania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej w ewidencji VAT powinien być oceniany według informacji dostępnych podatnikowi na moment składania przez niego deklaracji za dany okres rozliczeniowy. Zatem w realiach opisanego zdarzenia przyszłego brak jest podstaw do przyjęcia, że późniejsze (tj. po złożeniu przez Spółkę deklaracji VAT za dany okres, w którym dokonane zostanie odliczenie na podstawie faktury w formie nieustrukturyzowanej) udostępnienie faktury w KSeF dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze (które zostało wcześniej udokumentowane fakturą dostarczoną Spółce poza KSeF w formie papierowej/elektronicznej i na tej podstawie ujęte w deklaracji VAT i ewidencji VAT za ten dany okres), powinno skutkować obowiązkiem korekty deklaracji VAT za ten okres wyłącznie w celu wykazania numeru identyfikującego fakturę w KSeF.”

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 maja 2026 r., nr: 0113-KDIPT1-3.4012.313.2026.1.JP: „W konsekwencji, w sytuacji, gdy otrzymają Państwo fakturę w formie papierowej/elektronicznej (nieustrukturyzowanej) i ujmą ją w strukturze JPK_V7M, a następnie Dostawca - już po dokonaniu odliczenia przez Państwa (na podstawie otrzymanej w formie papierowej/elektronicznej faktury, do czego prawo zostało potwierdzone w odpowiedzi na pytanie nr 1 powyżej) - wystawi i udostępni w KSeF fakturę ustrukturyzowaną odnoszącą się do tej samej transakcji, późniejsze pojawienie się numeru KSeF nie może samo w sobie powodować obowiązku korekty wcześniej złożonej struktury JPK_V7M wyłącznie w celu uzupełnienia identyfikatora dokumentu.”

Przenosząc powyższe rozważania na grunt analizowanej sprawy, należy uznać, iż dokonanie jedynie korekty formalnej dokumentu (wystawienie Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF), nie spowoduje zmiany okresu odliczenia podatku VAT naliczonego, pod warunkiem, iż pierwotnie dokonane odliczenie podatku VAT, miało materialne uzasadnienie.

W konsekwencji, Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w pierwotnie przyjętym okresie rozliczeniowym (na podstawie Faktury Zakupowej otrzymanej bez użycia KSeF). Późniejsze wystawienie tejże Faktury Zakupowej w KSeF przez Dostawcę, nie kwestionuje uprzednio zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT, jak również nie wpływa na powstanie nowego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, co skutkowałoby obowiązkiem dokonania korekty rozliczeń podatkowych po stronie Wnioskodawcy.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, stanowisko przedstawione przez Spółkę we wniosku należy uznać za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)  nabycia towarów i usług,

b)  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

W myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1)  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)  wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)  (uchylona)

2)  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)  (uchylony)

4)  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)  (uchylony)

7)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Jak stanowi art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

1.  Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2.  Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)  przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)  na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)  w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6)  przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

3.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4.  W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Zgodnie z art. 145m ust. 1-2 ustawy:

1.  W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

2.  Podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.

W świetle art. 145l ustawy:

W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.

Jak stanowi art. 106gb ust. 1 ustawy:

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Jak wynika z art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy:

1.  W przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

5.  Faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Według art. 106na ust. 1-4 ustawy:

1.  Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2.  Uchylony.

3.  Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4.  W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością i czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, wykonującym przede wszystkim czynności opodatkowane, tak na terytorium Polski, jak również w ramach eksportu towarów/usług, czy też wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów/usług. Przeważający przedmiot Państwa działalności to działalność (…).

Ze względu na zakres prowadzonej działalności, nabywają Państwo różne towary i usługi, które są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a Dostawcy towarów lub usług są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, otrzymują Państwo od Nich faktury zawierające kwoty VAT wyrażone w złotych (Faktury Zakupowe).

Dostawcami lub Usługodawcami (Dostawcy) nabywanych przez Państwa towarów oraz usług mogą być m.in.:

1.  podatnicy VAT - podmioty posiadające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, jak również

2.  podmioty nieposiadające siedziby na terytorium kraju i nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które mogłyby uczestniczyć w dostawie towaru lub świadczeniu usług.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur, od 1 lutego 2026 r., otrzymują Państwo i będą Państwo otrzymywać od swoich Dostawców faktury zakupowe w postaci:

• faktury papierowej,
• faktury elektronicznej (o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy), w tym faktury wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy.

Nie mogą Państwo stwierdzić, czy otrzymana w postaci papierowej lub elektronicznej Faktura Zakupowa prawidłowo została wystawiona przez Dostawcę w tej formie, czy też powinna była być wystawiona i dostarczona Państwu przy użyciu KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy.

Nie mogą Państwo wykluczyć, że niektóre Faktury Zakupowe - wbrew obowiązującym przepisom - zostaną wystawione przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur oraz dostarczone bez użycia KSeF (przykładowo w formie pliku elektronicznego w postaci pdf lub w formie papierowej) i na dzień ich otrzymania, nie będą Państwo w posiadaniu danej Faktury Zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej wysłanej przez KSeF.

Zatem zdarzają się oraz mogą się zdarzyć sytuacje, w których Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając, błędnie, iż będąc podmiotem posiadającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju nie jest objęty tym obowiązkiem, albo nie posiada on w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na podstawie art. 106ga ustawy, a następnie okaże się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że Faktura Zakupowa powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF.

Podobnie, mogą zdarzyć się i zdarzają się sytuacje, gdy Dostawca nie wystawia Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, bądź też inne przyczyny, a okaże się następnie, że nie miały one w rzeczywistości miejsca, bądź też Dostawca - wbrew nałożonym na Niego obowiązkom ustawowym, w zakresie terminu udostępniania ich w KSeF w ramach trybów awaryjnych (związanych z awarią czy niedostępnością KSeF) - opóźnia wysyłkę dokumentu do KSeF, skąd mogliby Państwo dokonać następnie ich odbioru, lub dokona przekazania tej Faktury Zakupowej w postaci innej niż ustrukturyzowana (poza KSeF).

Nie mogą więc Państwo wykluczyć, że pomimo obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, niektórzy Dostawcy nie będą stosować się do tego nakazu. Może to wynikać m.in. z braku wiedzy, awarii systemu, mylnego zastosowania przewidzianego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF, czy też braku gotowości technologicznej uniemożliwiającej wystawienie faktury ustrukturyzowanej lub innych przyczyn.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą kwestii, czy będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych, wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT, związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT przysługuje i będzie Państwu przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 lub art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur (wbrew obowiązkowi), dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych. Wystawienie faktur bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy, pomimo obowiązku otrzymania faktur w KSeF.

Stwierdzam tym samym, że w przedstawionym stanie faktycznym, przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa przez Dostawców - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione są pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Państwa stanowisko w zakresie pytania 1 wniosku uznaję za prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą także obowiązku uwzględniania numeru KSeF dla Faktur Zakupowych, wystawionych - wbrew obowiązkowi ustawowemu - bez użycia KSeF, które oznaczają Państwo w części ewidencyjnej JPK_V7M jako „BFK” oraz obowiązku skorygowania złożonej struktury JPK_V7M i prawa do odliczenia z Faktury (wystawionej pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej) otrzymanej poza KSeF, w przypadku, gdy Dostawca zdecyduje się tą Fakturę przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej.

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Przepis art. 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:

Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W świetle art. 86 ust. 13 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:

1)  za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo

2)  za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego

- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Analiza przywołanych wyżej przepisów wskazuje, że prawo do odliczenia podatku naliczonego generalnie skorelowane jest z momentem, w którym podatek VAT staje się wymagalny, czyli z momentem powstania obowiązku podatkowego. Jednakże, aby podatnik nabył prawo do odliczenia muszą zostać spełnione jeszcze dwie przesłanki, tj. transakcja faktycznie zaistniała i podatnik posiada fakturę dokumentującą tę transakcję.

Zatem należy stwierdzić, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy w odniesieniu do nabytych towarów lub usług - co do zasady - można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług, doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję.

Jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia podatku naliczonego w oparciu o art. 86 ust. 10 ustawy z uwzględnieniem warunku wskazanego w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, to na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy, będzie mógł dokonać tego odliczenia w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych. Przy czym - co należy podkreślić - termin „trzech kolejnych okresów rozliczeniowych” do odliczenia podatku będzie liczony dopiero od okresu, w którym zostaną spełnione łącznie wskazane wyżej przesłanki do odliczenia.

W sytuacji natomiast, gdy podatnik nie odliczy podatku naliczonego, ani zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy, (z uwzględnieniem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy), ani w terminie, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy, będzie mógł - na podstawie art. 86 ust. 13 ustawy - zrealizować to prawo poprzez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, tj. za pierwszy okres rozliczeniowy, w którym spełnił wszystkie warunki do dokonania odliczenia, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.

Jak już wyżej wskazano, prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru lub usługi.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

Jeżeli zatem faktura została skutecznie przekazana podatnikowi w formie papierowej albo elektronicznej (np. jako plik pdf), to ten moment należy uznać za datę jej otrzymania dla celów podatkowych. Późniejsze przesłanie do Krajowego Systemu e-Faktur dokumentu zawierającego tożsame dane i dokumentującego tę samą czynność, nie powinno przesuwać daty otrzymania faktury na moment nadania numeru KSeF, jeżeli faktura została już wcześniej faktycznie otrzymana poza tym systemem.

Zgodnie natomiast z art. 99 ust. 1 ustawy:

Podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, z zastrzeżeniem ust. 2-10, art. 130c, art. 133 i art. 138g ust. 2.

Jak stanowi art. 99 ust. 11b-12 ustawy:

11b. Deklaracje, o których mowa w ust. 1-3, 3c-6, 8-9 i 11a, składa się wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

11c. Deklaracje podatkowe, o których mowa w ust. 1-3, są składane zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, który obejmuje deklarację i ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3. Dokument elektroniczny, o którym mowa w zdaniu pierwszym, jest przesyłany w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej i zgodnie z wymaganiami określonymi w tych przepisach.

12. Zobowiązanie podatkowe, kwotę zwrotu różnicy podatku, kwotę zwrotu podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w art. 87 ust. 1, przyjmuje się w kwocie wynikającej z deklaracji podatkowej, chyba że organ podatkowy określi je w innej wysokości.

W świetle art. 109 ust. 3 ustawy:

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1)  rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

2)  kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

3)  kontrahentów;

4)  dowodów sprzedaży i zakupów.

Według art. 109 ust. 3b ustawy:

Podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 1, są obowiązani przesyłać, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c, za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji.

Na podstawie art. 81 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.), zwanej dalej „Ordynacją podatkową”:

Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację.

Stosownie do art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej:

Skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji.

Podatek od towarów i usług należy do grupy podatków powstających z mocy prawa, który pobierany jest w trybie tzw. samoobliczenia. Istotną rolę w tym podatku odgrywają deklaracje podatkowe. Przy ich pomocy podatnik określa i zgłasza organowi podatkowemu (deklaruje) wysokość zobowiązania podatkowego.

Wskazane wyżej przepisy art. 81 Ordynacji podatkowej formułują ogólną zasadę prawa podatnika do korygowania wcześniej złożonych deklaracji. Korekta deklaracji zastępuje deklarację pierwotną, co oznacza, że za wiążące uznaje się dane zawarte w deklaracji skorygowanej. W konsekwencji, złożona korekta wywołuje skutki prawne w miejsce deklaracji pierwotnej, która traci moc obowiązującą.

Szczegółowy zakres danych, jaki powinien być zawarty w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług reguluje rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.), zwanego dalej: „rozporządzeniem”.

Zgodnie z § 11 ust. 4a rozporządzenia:

Dane dotyczące faktur, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 5, obejmują numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

Regulacja ta odnosi się do sytuacji, w których numer taki został nadany i jest możliwy do ustalenia na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją podatkową.

Stosownie do § 11 ust. 8 rozporządzenia:

Ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla:

1)  faktur:

a)  „OFF” - faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,

b)  „BFK” - faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,

c)  „MK” - faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy;

2)  innych dowodów nabycia:

a)  „DI” - dowód inny niż faktura,

b)  „VAT RR” - faktura VAT RR potwierdzająca nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych i faktura VAT RR KOREKTA,

c)  „WEW” - dowód wewnętrzny.”

Oznaczenie „BFK” odnosi się do faktur elektronicznych i faktur wystawianych w postaci papierowej bez zastosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Podanie numeru KSeF dotyczy natomiast faktur wystawionych w KSeF.

Z okoliczności sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej mogą Państwo otrzymać od Dostawców Faktury Zakupowe w dotychczasowej formie papierowej lub elektronicznej wystawione wbrew obowiązkowi poza KSeF. Nie mogą Państwo przy tym wykluczyć, że Faktury, które zostaną wystawione i przesłane pierwotnie przez Dostawców w formie papierowej lub elektronicznej, będą w przyszłości ponownie wystawiane i dostarczane Państwu w postaci faktury ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF.

Zatem w opisanych okolicznościach, będą Państwo otrzymywali od Dostawców Faktury Zakupowe w formie papierowej lub elektronicznej, o których mowa w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy. Nie będą to więc faktury ustrukturyzowane, zdefiniowane w art. 2 pkt 32a ustawy, ani też faktury w trybach offline. W związku z tym będą Państwo te faktury oznaczali w plikach JPK_VAT z deklaracją podatkową jako „BFK”.

Jeśli więc Państwa Dostawca - już po dokonaniu odliczenia przez Państwa podatku naliczonego (na podstawie otrzymanej w formie papierowej lub elektronicznej, do czego prawo zostało potwierdzone w odpowiedzi na pytanie nr 1 powyżej) - wystawi i udostępni w KSeF fakturę ustrukturyzowaną odnoszącą się do tej samej transakcji, to późniejsze pojawienie się numeru KSeF nie będzie powodowało obowiązku korekty wcześniej złożonego pliku JPK_VAT z deklaracją podatkową w celu uzupełnienia identyfikatora dokumentu.

Skoro więc przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktury Zakupowej wystawionej poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej Faktury będzie data jej faktycznego otrzymania przez Państwa poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Bez znaczenia dla powstania i realizacji prawa do odliczenia podatku VAT w opisanych okolicznościach sprawy, pozostawać będzie natomiast ewentualne późniejsze wystawienie faktury w systemie KSeF, dokumentującej tą samą czynność.

Jednakże, niezależnie od powyższego, należy wyraźnie odróżnić sytuacje przewidziane w ustawie, w których faktura może zostać wystawiona i udostępniona nabywcy poza KSeF, a następnie przesłana do systemu w ustawowym terminie (tryby offline, awaryjny), od nieuprawnionego „dosyłania” do KSeF faktur uprzednio wystawionych poza tym systemem, a z taką sytuacją mamy tu do czynienia.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 2 i nr 3 uznaję za prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego, ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.