0114-KDIP1-3.4012.406.2026.1.KG

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy sposobu doręczenia kontrahentowi faktury (wystawionej na zasadach określonych w art. 106nf ustawy).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

„A” S.A. jest spółką akcyjną, opodatkowaną na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości osiąganych dochodów. Rok podatkowy Spółki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym. Spółka jest zarejestrowanym polskim podatnikiem VAT czynnym. Jedynym akcjonariuszem Spółki jest (…) (100% udział w kapitale zakładowym).

Spółka „A” S.A. powstała w 2001 r. w ramach restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego (…) – mocą ustawy z dnia (…) (t. j. Dz. U. z (…)).

Jednocześnie, „A” S.A. z dniem 1 lutego 2026 r. została objęta obowiązkiem wystawiania i doręczania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako: „KSeF”).

W związku z powyższym, powstała wątpliwość w przedmiocie prawidłowej formy doręczania faktur wystawianych przez „A” S.A. w przypadku wystąpienia awarii KSeF, tj. w tzw. trybie awaryjnym, o którym mowa w art. 106nf ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.; dalej jako: „ustawa o VAT”).

Pytanie

Czy w przypadku wystąpienia awarii KSeF, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT, Spółka – w celu doręczenia faktury nabywcy – zgodnie z zapisami art. 106nf ustawy o VAT, może dokonać przesłania faktury wystawionej w postaci elektronicznej (zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT):

a)  w formie papierowej – w postaci wydruku wizualizacji faktury wystawionej w postaci elektronicznej, opatrzonego kodami QR zgodnie z art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT;

lub

b)  w formie elektronicznej – w postaci pliku pdf wizualizacji faktury wystawionej w postaci elektronicznej, opatrzonego kodami QR zgodnie z art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT i doręczonej nabywcy za pośrednictwem poczty elektronicznej;

– w zależności od dokonanego z nabywcą uzgodnienia w zakresie trybu doręczania ww. faktur?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku wystąpienia awarii KSeF, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT, prawidłowym sposobem postępowania jest doręczenie kontrahentowi faktury (wystawionej na zasadach określonych w ww. przepisie) w sposób z nim uzgodniony, tj.:

a)  w formie papierowej – w postaci wydruku wizualizacji faktury wystawionej w postaci elektronicznej, opatrzonego kodami QR zgodnie z art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT;

lub

b)  w formie elektronicznej – w postaci pliku pdf wizualizacji faktury wystawionej w postaci elektronicznej opatrzonego kodami QR zgodnie z art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT i doręczonej nabywcy – za pośrednictwem poczty elektronicznej (lub dedykowanej platformy internetowej);

co oznacza, że faktura może być przesłana do nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej – w zależności od uzgodnienia pomiędzy Spółką a nabywcą. Powyższe jest uzasadnione tym, iż obowiązujące przepisy prawa nie preferują żadnej z ww. dwóch wyżej wymienionych form doręczenia.

W szczególności oznacza to, że strony transakcji mogą ustalić, iż:

a)  faktura będzie doręczana tylko w formie papierowej (np. za pośrednictwem operatora pocztowego),

b)  faktura będzie doręczana w formie papierowej lub elektronicznej (w sytuacji gdy strony ustalą sposób jej przesyłania w tej formie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub dedykowanej platformy internetowej),

c)  faktura będzie doręczana w formie elektronicznej (w sytuacji gdy strony ustalą sposób jej przesyłania w tej formie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub dedykowanej platformy internetowej), a w przypadku braku możliwości wysyłki w ten sposób – w formie papierowej,

d)  faktura będzie doręczana tylko w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej lub dedykowanej platformy internetowej.

„A” S.A. jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności..

Stosownie do art. 15 ust. 2 ww. ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Stosownie do art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, przez fakturę ustrukturyzowaną należy rozumieć przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zasady wystawiania i doręczania faktur przy użyciu KSeF zostały uregulowane w art. 106gb ww. ustawy, zgodnie z którym:

• (ust. 1) Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
• (ust. 3) Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania, o którym mowa w art. 106nb, jest możliwy za pośrednictwem kodu, o którym mowa w ust. 5, po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.
• (ust. 4) W przypadku gdy:

1)  miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

2)  nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3)  nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4)  nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub

5)  nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub

6)  nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

-     faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

• (ust. 5) Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1)  udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub

2)  użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

• (ust. 6) W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5 oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
• (ust. 8) Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Stosownie do art. 106ne ustawy o VAT:

• (ust. 1) Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.
• (ust. 2) Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w ust. 1, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
• (ust. 3) W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów, o których mowa w ust. 1, w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur. W tym przypadku komunikat o zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur jest zamieszczany w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur zamieszczone w środkach społecznego przekazu wyznaczają okres trwania tej awarii.
• (ust. 4) Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra informację dotyczącą okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.

Jednocześnie zasady wystawiania i doręczania faktur w okresie trwania awarii KSeF zostały określone w art. 106nf ustawy o VAT, w myśl którego:

• (ust. 1) W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
• (ust. 2) Faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
• (ust. 3) W przypadku udostępnienia nabywcy faktury, o której mowa w ust. 1, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przepisy art. 106nda ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.
• (ust. 4) W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
• (ust. 5) W przypadku gdy w terminie, o którym mowa w ust. 4, zostanie zamieszczony kolejny komunikat o wystąpieniu awarii, o którym mowa w art. 106ne ust. 1, termin, o którym mowa w ust. 4, liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej kolejnej awarii.
• (ust. 7) W przypadku gdy w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, albo w terminie, o którym mowa w ust. 4 i 5, został zamieszczony komunikat o wystąpieniu awarii, o którym mowa w art. 106ne ust. 3, przepisów ust. 4-6 nie stosuje się.
• (ust. 8) W przypadku gdy w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, albo w terminie, o którym mowa w ust. 4 i 5, został zamieszczony komunikat o wystąpieniu awarii, o którym mowa w art. 106ne ust. 3, przepisów ust. 4-6 nie stosuje się.
• (ust. 9) Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.
• (ust. 10) Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru, z tym że w przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Stosownie do art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT, w przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:

1)  kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz

2)  kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

Natomiast zgodnie z art. 106nda ust. 7 ww. ustawy, podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.

W kontekście ww. przepisów (mając na uwadze również informacje i objaśnienia zamieszczone na stronie internetowej ksef.podatki.gov.pl), należy stwierdzić, że w przypadku wystąpienia awarii, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT (tj. awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów i oprogramowaniu interfejsowym), Spółka powinna przyjąć następujący sposób postępowania:

a)  wystawić fakturę w postaci elektronicznej (ustrukturyzowanej), zgodnej ze strukturą logiczną FA (tj. zgodnie z wzorem udostępnionym przez Ministra Finansów);

b)  doręczyć fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony (tj. w formie papierowej lub elektronicznej) – z uwzględnieniem, że ww. faktura ustrukturyzowana powinna być opatrzona:

-     kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację zawartych w niej danych; oraz

-     kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktur;

następnie

c)  w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF (wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii) ww. faktura podlega obowiązkowemu przesłaniu do KSeF, w celu przydzielenia jej numeru identyfikującego ją w ww. systemie.

Jednocześnie, w przedmiocie doręczenia ww. faktury wystawionej w trybie awaryjnym (w związku z awarią KSeF) należy wskazać na literalne brzmienie art. 106nf ust. 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym ww. fakturę „udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony” – co oznacza brak narzucenia przez ustawodawcę określonego sposobu doręczenia faktury, warunkując prawidłowość doręczenia jedynie od jej oznaczenia właściwymi kodami QR (co jest możliwe zarówno na wydruku papierowym jej wizualizacji, jak i na pliku pdf zawierającym wizualizację faktury).

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, zakładając, iż ww. faktura zostanie wystawiona w oparciu o zasady wynikające z obowiązujących przepisów prawa (tj. faktura zostanie wystawiona zgodnie ze strukturą logiczną FA oraz będzie opatrzona odpowiednimi kodami), udostępnienie ww. faktury nabywcy (w przypadku gdy będzie to zgodne z wzajemnym uzgodnieniem pomiędzy Spółką a kontrahentem/nabywcą faktury) może polegać na:

a)  przesłaniu kontrahentowi ww. faktury w wersji zwizualizowanej (w formie pliku pdf) drogą elektroniczną (np. na wskazany przez kontrahenta adres mailowy lub udostępnieniu poprzez dedykowaną platformę internetową);

b)  wydrukowaniu ww. zwizualizowanej wersji tejże faktury oraz przesłanie jej w formie papierowej (np. za pośrednictwem operatora pocztowego).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą” lub „ustawą o VAT”:

W myśl art. 2 pkt 22 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:

Na mocy art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na mocy art. 2 pkt 32 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy o VAT.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

Według art. 106gb ust. 1-4 ustawy:

1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy:

Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub

2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Stosownie do art. 106gb ust. 6 ustawy:

W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Zgodnie z art. 106nda ust. 1, 5, 6 i 7 ustawy o VAT:

1. Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

5. W przypadku, gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, i udostępniona temu nabywcy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ta jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

6. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:

1) kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz

2) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

7. Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.

Zgodnie z art. 106ne ust. 1 i 3 ustawy o VAT:

1. Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

3. W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów, o których mowa w ust. 1, w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur. W tym przypadku komunikat o zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur jest zamieszczany w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur zamieszczone w środkach społecznego przekazu wyznaczają okres trwania tej awarii.

Jak stanowi art. 106nf ust. 1-10 ustawy (tzw. tryb awaryjny):

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo zarejestrowanym polskim podatnikiem VAT czynnym. Z 1 lutego 2026 r. zostaliście Państwo objęci obowiązkiem wystawiania i doręczania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”).

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, w jakiej formie należy przesyłać fakturę w przypadku wystąpienia awarii KSeF, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT.

Z przedstawionych przepisów wynika, że ustawodawca przewidział sposób wystawiania faktur w sytuacji, w której dochodzi do awarii systemu KSeF (art. 106nf ustawy).

W czasie występowania awarii systemu KSeF podatnik zobowiązany do wystawiania faktur w tym systemie powinien:

·      wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem, o którym mowa w art. 106gb ust. 8 ustawy - art. 106nf ust. 2 ustawy,

·      udostępnić wystawioną fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony - art. 106nf ust. 2 ustawy,

·      faktura powinna zawierać kody umożliwiające:

o  dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur

o  weryfikację danych zawartych na tej fakturze

o  zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury

·      po zakończeniu awarii w ciągu 7 dni powinien przesłać ww. fakturę w systemie KSeF, w celu przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego przez system

Jednocześnie art. 106nf ust. 2 ustawy nie wskazuje konkretnego sposobu przekazania faktury wystawionej w trybie awarii KSeF. Tym samym, zarówno przekazanie tej faktury w sposób papierowy czy też elektroniczny będzie poprawny. Wybór sposobu będzie uzależniony od ustaleń pomiędzy podatnikami. Istotne jest, aby ww. faktura wystawiona była w sposób zgodny z ww. przepisami.

Zatem należy stwierdzić, że w przypadku wystąpienia awarii KSeF, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT, prawidłowym sposobem postępowania jest/będzie doręczenie kontrahentowi faktury (wystawionej na zasadach określonych w ww. przepisie) w sposób z nim uzgodniony, tj.:

a)  w formie papierowej – w postaci wydruku wizualizacji faktury wystawionej w postaci elektronicznej, opatrzonego kodami QR zgodnie z art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT;

lub

b)  w formie elektronicznej – w postaci pliku pdf wizualizacji faktury wystawionej w postaci elektronicznej opatrzonego kodami QR zgodnie z art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT i doręczonej nabywcy – za pośrednictwem poczty elektronicznej (lub dedykowanej platformy internetowej);

co oznacza, że faktura może być przesłana do nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej – w zależności od uzgodnienia pomiędzy Spółką a nabywcą.

W efekcie Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który przedstawili Państwo i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.