0114-KDIP1-3.4012.384.2026.1.LM

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwa,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej który dotyczy poprawności sposobu dokumentowania transakcji w przypadku wpłaty za zamówiony towar przed dokonaniem dostawy.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży sprzętu (…) pod marką Spółki, przede wszystkim w Polsce. Zdarza się, że towar Spółki jest kupowany wraz z towarzyszącymi usługami, np. transportu, montażu lub przedłużonej gwarancji. Przedmiotowe dostawy podlegają podstawowej stawce podatku VAT w dostawie krajowej na terytorium Polski (tzn. 23% stawce podatku VAT na moment złożenia niniejszego wniosku). Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT w Polsce. Spółka prowadzi miesięczną sprawozdawczość dotyczącą - podatku VAT (miesięczne pliki JPK_V7). Spółka podlega obowiązkowi wystawiania faktur VAT zgodnie z przepisami dotyczącymi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Spółka sprzedaje większość towarów do niezależnych dystrybutorów, będących czynnymi podatnikami VAT w Polsce, którzy następnie sprzedają towary innym hurtownikom, detalistom, instalatorom lub innym profesjonalnym podmiotom pośredniczącym (wszyscy razem określani są dalej łącznie jako „dystrybutorzy”), którzy następnie odsprzedają towar klientowi końcowemu, przede wszystkim klientowi B2C lub rzadziej klientowi B2B (określanemu dalej jako „pośredni klient końcowy”) lub, uzupełniająco przez własny sklep internetowy, bezpośrednio do klienta końcowego przede wszystkim klienta B2C lub rzadziej klienta B2B (określanych dalej jako „bezpośredni klient końcowy”), gdzie: B2C = nabywcy towaru / towaru z usługą, którzy są osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (konsumenci), B2B = nabywcy towaru / towaru z usługą, którzy są osobami prawnymi lub osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą.

Każda dostawa pomiędzy Spółką a dystrybutorami oraz dystrybutorami a pośrednimi klientami końcowymi (przede wszystkim klientami B2C lub rzadziej klientami B2B) stanowi odrębną czynność opodatkowaną VAT i jest dokumentowana „dowodami zakupu” wystawionymi zgodnie z obowiązującymi przepisami VAT tzn. odpowiednio:

a)  fakturą (B2B),

b)  paragonem fiskalnym lub fakturą na żądanie (B2C).

W przypadku dostawy pośredniej Spółka nie wystawia dowodów sprzedaży bezpośrednio na pośrednich klientów końcowych. Każda dostawa pomiędzy Spółką a pośrednimi klientami jest dokumentowana fakturami VAT.

Każda dostawa bezpośrednia pomiędzy Spółą a bezpośrednimi klientami końcowymi (przede wszystkim klientami B2C lub rzadziej klientami B2B) stanowi odrębną czynność opodatkowaną VAT i jest dokumentowana fakturą VAT (w segmencie B2C oraz B2B najpierw powstaje paragon fiskalny, a następnie jest zastępowany fakturą VAT). Sporadycznie inna dostawa bezpośrednia jest dokumentowana wyłącznie paragonem VAT.

Spółka chciałaby uprościć dokumentację dot. sprzedaży towarów we własnym sklepie internetowym. Klienci nadal będą dokonywali płatności online w momencie składania zamówienia, tj. przed faktyczną dostawą towarów. A Spółka nadal będzie ewidencjonowała otrzymane płatności przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz będzie wystawiała paragon fiskalny w momencie przyjęcia płatności: „transakcja jest udokumentowana paragonem wystawionym na kasie fiskalnej w momencie zapłaty zarówno dla konsumenta (paragon bez NIP/identyfikatora VAT) jak również dla klienta biznesowego, który dla transakcji wskazał numer czynnego podatnika podatku VAT (paragon zawiera NIP/numer VAT klienta biznesowego).”

Ze względu na ograniczenia systemowe Spółka może realizować wyłącznie dostawy Produktu/ów, w których klient zwrócił się do Spółki z żądaniem wystawienia faktury do paragonu z kasy fiskalnej.

Zgodnie z projektem regulaminu: „Klient zwraca się do sprzedającego z żądaniem wystawienia faktury sprzedaży w miejsce paragonu fiskalnego tylko w przypadku dostawy towarów wskazanych w zamówieniu (lub częściowej faktury sprzedażowej w przypadku częściowej dostawy towarów). Żądanie wystawienia faktury tylko w przypadku dostawy towarów jest żądaniem uzależnionym od spełnienia warunku tzn. dotyczy tylko dostarczenia towarów. Pozostałe etapy transakcji są dokumentowane wyłącznie paragonem fiskalnym zarejestrowanym na kasie fiskalnej.” Spółka zamierza traktować żądanie wystawienia faktury jako żądanie warunkowe, którego realizacja będzie uzależniona od spełnienia warunku w postaci skutecznej dostawy Produktu/ów (w całości lub w części). W konsekwencji, faktura VAT będzie wystawiana dopiero po dokonaniu dostawy Produktu/ ów (lub jego części), w terminach wynikających z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, w szczególności nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpi dostawa, albo - w przypadku faktury wystawianej na żądanie - w terminach określonych w art. 106i ust. 6 ustawy o VAT.

Jednocześnie Spółka wskazuje, że zgodnie z przepisami dotyczącymi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w przypadku sprzedaży dokumentowanej fakturami VAT na rzecz podatników (B2B), faktury te będą podlegały obowiązkowi wystawienia w systemie KSeF jako faktury ustrukturyzowane. W modelu sprzedaży opisanym powyżej, Spółka przewiduje, że:

a)  do momentu dokonania dostawy towarów dokumentem potwierdzającym otrzymanie płatności pozostaje wyłącznie paragon fiskalny z kasy rejestrującej,

b)  faktura VAT (w tym faktura ustrukturyzowana w KSeF) będzie wystawiana wyłącznie w przypadku realizacji dostawy towarów (również częściowej),

c)  w przypadku anulowania zamówienia przed dokonaniem dostawy oraz zwrotu płatności, Spółka nie będzie wystawiała faktury VAT, w tym faktury ustrukturyzowanej w KSeF.

W konsekwencji w modelu tym mogą występować sytuacje, w których:

a)  powstaje obowiązek podatkowy w VAT z tytułu otrzymania płatności (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT),

b)  jednak nie dochodzi do wystawienia faktury VAT ani faktury w KSeF z uwagi na brak finalnej dostawy towarów.

Jednocześnie w praktyce handlowej będą występowały sytuacje, w których Klient złoży wniosek o anulowanie zamówienia przed dokonaniem dostawy, a Spółka uzna takie zamówienie za anulowane oraz dokona zwrotu otrzymanej płatności. Sprzedaż taka będzie wcześniej zaewidencjonowana na kasie rejestrującej i wykazana w raportach fiskalnych (dobowych i miesięcznych). Obecnie Spółka rejestruje takie transakcje oraz prowadzi dodatkową ewidencję anulowanych transakcji (rejestr anulowanych zamówień), pozwalającą na uzgodnienie do raportów z kasy fiskalnej.

Dodatkowo Spółka wystawia faktury sprzedaży VAT do anulowanych zamówień oraz faktury korygujące VAT. Spółka planuje zmianę procesu polegającą na tym, że w przypadku, gdy zamówienie zostanie anulowane przed dostawą, Spółka będzie dysponować dowodami potwierdzającymi anulowanie zamówienia i zwróci środki pieniężne Klientowi w całości, Spółka nie będzie wystawiała faktury sprzedażowej, a dokumentacja transakcji będzie ograniczała się do dokumentów potwierdzających anulowanie transakcji oraz dokumentów potwierdzających zwrot płatności. Transakcje będą rejestrowane w dodatkowej ewidencji anulowanych transakcji (rejestr anulowanych zamówień). W związku z powyższym Spółka będzie wystawiała i ewidencjonowała paragon fiskalny w momencie przyjęcia płatności, natomiast pozostawi paragon w swoich zasobach do czasu, gdy:

• nastąpi skuteczna dostawa towarów - wówczas paragon zostanie wydany Klientowi, a jeżeli Klient zgłosił żądanie wystawienia faktury VAT, paragon będzie stanowił dokument źródłowy do wystawienia faktury VAT, albo
• zamówienie zostanie anulowane przed dostawą - wówczas do wydania paragonu nie dojdzie, a jednocześnie nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury VAT, z uwagi na brak odpłatnej dostawy towarów.

Takie postępowanie zapewni, że dokumentacja fiskalna będzie odzwierciedlała rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, a dokumenty sprzedaży nie będą wydawane w sytuacji, gdy transakcja nie doszła do skutku.

Pytania

1)  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółka będzie uprawniona do uznania, że do czasu skutecznej dostawy towarów jedynym dokumentem potwierdzającym transakcję pozostaje paragon fiskalny, natomiast żądanie wystawienia faktury VAT zgłoszone przez Klienta na etapie składania zamówienia może być traktowane jako żądanie warunkowe, realizowane dopiero po spełnieniu warunku w postaci dokonania dostawy, przy jednoczesnym zachowaniu terminów wystawienia faktury wynikających z art. 106i ustawy o VAT? Czy w związku z tym jest prawidłowym zatrzymanie paragonu fiskalnego w zasobach Spółka w związku z tym, że paragon będzie zastąpiony fakturą sprzedaży VAT w przypadku dostawy Produktu/ów lub powinien zostać zachowany przez spółkę wraz z dowodami potwierdzającymi anulowanie zamówienia w przypadku anulowania zamówienia (ustawa o podatku od towarów i usług nie wskazuje momentu, w którym paragon fiskalny powinien zostać wydany nabywcy, w szczególności nie precyzuje, że wydanie paragonu musi nastąpić w chwili otrzymania płatności, niezależnie od dalszych losów zamówienia).

2)  Czy w przypadku, gdy zamówienie zostanie anulowane przed dokonaniem dostawy, a Spółka dokona zwrotu otrzymanej płatności, prawidłowe będzie stanowisko, że paragon na kasie fiskalnej stworzony w momencie wpłaty klienta na poczet zamówienia jest jedynym koniecznym dokumentem sprzedaży fiskalnej, a po stronie Spółki nie powstanie obowiązek wystawienia faktury VAT, ponieważ nie dojdzie do dostawy towarów?

3)  Czy w przypadku anulowania zamówienia przed dokonaniem dostawy towarów, które wcześniej zostało zaewidencjonowane na kasie rejestrującej i wykazane w raportach fiskalnych, w którym okresie rozliczeniowym Spółka będzie uprawniona do obniżenia podatku VAT należnego, wynikającego z paragonów fiskalnych dokumentujących taką transakcję?

W szczególności Spółka wnosi o potwierdzenie, który z następujących momentów ma rozstrzygające znaczenie dla celów rozliczenia podatku VAT należnego:

a)  moment złożenia przez Klienta wniosku o anulowanie zamówienia,

b)  moment podjęcia przez Spółkę decyzji o uznaniu zamówienia za anulowane,

c)  moment dokonania faktycznego zwrotu środków pieniężnych na rzecz Klienta,

d)  moment ujęcia anulowanej transakcji w prowadzonej przez Spółkę ewidencji anulowanych transakcji, stanowiącej dokumentację uzupełniającą wobec raportów z kasy fiskalnej,

czy też obniżenie podatku VAT należnego powinno następować w innym momencie, wynikającym z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz zasad dokumentowania sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W przypadku uznania przez Organ, że żaden z wyżej wymienionych momentów nie jest samodzielnie właściwy, Spółka wnosi o wskazanie prawidłowego sposobu ustalenia okresu rozliczeniowego, w którym należy ująć zmniejszenie podatku VAT należnego w rejestrze VAT.

4)  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, w przypadku sprzedaży realizowanej poprzez sklep internetowy, w którym płatność dokonywana jest przed dostawą, a transakcja jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej, Spółka będzie uprawniona do uznania, że:

- do momentu dokonania dostawy towarów brak jest obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF,

- obowiązek wystawienia faktury (w tym w KSeF) powstaje dopiero z chwilą dokonania dostawy (lub jej części),

- w przypadku anulowania zamówienia przed dokonaniem dostawy oraz zwrotu płatności - brak jest obowiązku wystawienia faktury VAT, w tym faktury ustrukturyzowanej w KseF.

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko do pytania nr 1

Zdaniem Spółki , w opisanym zdarzeniu przyszłym będzie dopuszczalne uznanie, że do czasu skutecznej dostawy towarów paragon fiskalny będzie stanowił jedyny dokument potwierdzający transakcję, zaś żądanie wystawienia faktury VAT zgłoszone na etapie składania zamówienia będzie mogło zostać potraktowane jako żądanie warunkowe.

Wystawienie faktury VAT będzie następowało dopiero po spełnieniu warunku dostawy towarów, z zachowaniem terminów określonych w art. 106i ustawy o VAT. Takie działanie nie będzie naruszało przepisów o fakturowaniu.

Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że przepisy ustawy o VAT nie określają momentu wydania paragonu fiskalnego nabywcy, w związku z czym pozostawienie paragonu w zasobach Spółki do czasu dostawy towaru albo anulowania zamówienia nie narusza obowiązków ewidencyjnych, o ile paragon zostanie prawidłowo wystawiony i zaewidencjonowany.

Uzasadnienie do pytania nr 1

W opisanym zdarzeniu przyszłym Spółka będzie ewidencjonowała sprzedaż na kasie rejestrującej tworząc paragon fiskalny do każdej wpłaty. Ustawa o VAT wskazuje, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży. Ustawa o podatku od towarów i usług nie zawiera przepisów, które wprost wskazywałyby konkretny moment, w którym paragon fiskalny musi zostać wydany nabywcy, w szczególności nie określa, że musi to nastąpić bezpośrednio w chwili otrzymania płatności, niezależnie od dalszych losów zamówienia. Z treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT wynika obowiązek wystawienia i wydania paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży, jednak przepis ten nie precyzuje momentu wydania paragonu w sytuacji, gdy:

• sprzedaż ma charakter warunkowy,
• dostawa towarów zostanie zrealizowana w terminie późniejszym,
• istnieje możliwość anulowania zamówienia przed dostawą.

W konsekwencji, w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółka będzie wystawiała i ewidencjonowała paragon fiskalny w momencie przyjęcia płatności, natomiast pozostawi go w swoich zasobach do czasu, gdy:

• nastąpi skuteczna dostawa towarów - wówczas paragon zostanie wydany Klientowi, a jeżeli Klient zgłosił żądanie wystawienia faktury VAT, paragon stanie się dokumentem źródłowym do wystawienia faktury, albo
• zamówienie zostanie anulowane przed dostawą - wówczas do wydania paragonu nie dojdzie, a jednocześnie nie powstanie obowiązek wystawienia faktury VAT, ze względu na brak odpłatnej dostawy towarów.

Takie postępowanie zapewnia, że:

• paragon fiskalny nie dokumentuje transakcji, która ostatecznie nie doszła do skutku,
• nie dochodzi do wydania dokumentu sprzedaży w sytuacji, gdy brak jest czynności opodatkowanej w rozumieniu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT,
• dokumentacja fiskalna odzwierciedla rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Ustawa o VAT przewiduje obowiązek wystawienia faktury w przypadkach wskazanych w art. 106b, w tym m.in. dla sprzedaży dokonywanej na rzecz podatników oraz w określonych sytuacjach „na żądanie nabywcy”.

Jednocześnie przepisy określają terminy wystawienia faktury, w szczególności ogólną zasadę, że fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru.

Dodatkowo przepisy regulują termin wystawienia faktury w sytuacji, gdy nabywca zgłasza żądanie jej wystawienia (art. 106i ust. 6)

W konsekwencji, skoro ustawodawca dopuszcza wystawienie faktury po dostawie (do 15. Dnia następnego miesiąca), to samo zgłoszenie żądania przez Klienta na etapie składania zamówienia nie musi oznaczać, że faktura musi zostać wystawiona natychmiast w chwili złożenia zamówienia, ponieważ zgodnie z załączonym projektem regulaminu faktura powinna zostać wystawiona nie później niż do 15 dnia po dostawie Produktu (w praktyce jest wystawiania w dniu dokonania dostawy lub w dniu następnym po dniu dokonania dostawy).

Ustawa o VAT przewiduje również ograniczenie, zgodnie z którym faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru (z zastrzeżeniami w ustawie). W modelu e- commerce, w którym czas między zamówieniem a dostawą może ulec wydłużeniu, uzależnienie realizacji żądania faktury od skutecznej dostawy ma na celu zapewnienie zgodności z ograniczeniami ustawowymi dotyczącymi terminu wystawienia faktury.

Wnioskodawca zakłada, że warunek dostawy będzie wprost komunikowany Klientowi (na etapie zamówienia), a model dokumentowania będzie zgodny z Regulaminem, który przewiduje paragon jako dokument na etapie płatności oraz fakturę dopiero w związku z dostawą (w tym częściową).

Stanowisko do pytania nr 2

Zdaniem Spółki , w przypadku gdy zamówienie zostanie anulowane przed dokonaniem dostawy, a środki pieniężne zostaną w całości zwrócone Klientowi, nie powstanie obowiązek wystawienia faktury VAT, ponieważ nie dojdzie do odpłatnej dostawy towarów. Dokumentacja transakcji może ograniczyć się do dowodów potwierdzających anulowanie transakcji oraz dokumentów potwierdzających zwrot płatności. W konsekwencji, w przypadku anulowania zamówienia przed dostawą, brak wydania paragonu fiskalnego oraz brak wystawienia faktury VAT będzie wynikał z braku dokonania czynności opodatkowanej, a nie z uchybienia po stronie Spółki.

Uzasadnienie do pytania nr 2

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług. Jeżeli zamówienie zostanie anulowane przed dostawą, a towar nie zostanie wydany (nie dojdzie do przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel), to nie dojdzie do finalizacji czynności opodatkowanej w postaci dostawy towarów. W konsekwencji brak będzie podstaw do wystawienia „faktury sprzedażowej końcowej” dokumentującej dostawę. Ustawa o VAT przewiduje, że jeżeli przed dokonaniem dostawy otrzymano całość lub część zapłaty (np. zaliczkę/przedpłatę), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8).

Dlatego w realiach zdarzenia przyszłego może pojawić się konieczność rozliczenia VAT od otrzymanej płatności, a następnie - w razie anulacji - jego korekty. Skoro przy anulowaniu przed dostawą nie dojdzie do dostawy towaru, to brak będzie podstaw do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż w rozumieniu dostawy towarów. Dokumentacja operacyjna (paragon/zwrot środków/ewidencje pomocnicze) może istnieć, ale sama w sobie nie oznacza powstania obowiązku wystawienia faktury sprzedażowej końcowej przy braku dostawy.

Stanowisko do pytania nr 3

Zdaniem Spółki, w opisanym zdarzeniu przyszłym zmniejszenie podatku VAT należnego powinno być ujmowane w okresie rozliczeniowym, w którym faktycznie dojdzie do anulowania sprzedaży, rozumianego jako trwałe wyeliminowanie transakcji z obrotu gospodarczego, tj. uznanie zamówienia za anulowane przez Spółkę. Spośród wskazanych w pytaniu momentów:

• nieprawidłowa jest sama data złożenia przez Klienta wniosku o anulowanie zamówienia (ma charakter wyłącznie inicjujący),
• niewystarczająca samodzielnie jest data technicznego wpisu do rejestru anulowanych transakcji,
• kluczowe znaczenie ma moment, w którym anulowanie staje się ostateczne i nieodwracalne, tzn. z chwilą poinformowania klienta o zaakceptowaniu anulacji.

W konsekwencji Spółka stoi na stanowisku, że obniżenie VAT należnego powinno zostać ujęte w rozliczeniu za okres, w którym do klienta zostanie wysłane potwierdzenie zaakceptowania anulacji, pod warunkiem że anulowanie sprzedaży zostanie odpowiednio udokumentowane w ewidencji anulowanych transakcji powiązanej z raportami z kasy fiskalnej.

Uzasadnienie do pytania nr 3

Jeżeli przed dostawą Spółka otrzyma płatność, obowiązek podatkowy powstaje już na etapie jej otrzymania (art. 19a ust. 8). W praktyce Spółka będzie jednocześnie ewidencjonowała otrzymaną płatność na kasie rejestrującej i dokumentowała ją paragonem (art. 111 ust. 3a pkt 1). Ustawa o VAT przewiduje mechanizm obniżenia podstawy opodatkowania m.in. w przypadku, gdy zwrócono nabywcy całość lub część zapłaty otrzymanej przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło (art. 29a ust. 10 pkt 3). To jest kluczowy przepis systemowy uzasadniający, że przy anulowaniu przed dostawą (a więc przy braku sprzedaży/dostawy) i zwrocie środków powinno dojść do korekty w dół podstawy opodatkowania i VAT należnego.

Przepisy o kasach rejestrujących (art. 111) określają obowiązek ewidencjonowania i wydania paragonu/faktury, ale nie przesądzają wprost, w jakim okresie rozliczeniowym podatnik ma ująć obniżenie VAT należnego wynikające z anulacji sprzedaży „paragonowej”.

Przepis art. 29a ust. 10 pkt 3 wskazuje materialną podstawę korekty (zwrot zapłaty, gdy sprzedaż nie doszła do skutku), ale nie rozstrzyga samodzielnie, czy decyduje: data wniosku, data decyzji o anulacji, data zwrotu, czy data wpisu do ewidencji pomocniczej. Spółka prowadzi rejestr anulowanych transakcji (powiązany z raportami z kasy) i ten rodzaj ewidencji pozostanie w przyszłym zdarzeniu pełniąc funkcję dowodową i umożliwiając wykazanie, że sprzedaż ujęta pierwotnie w raportach fiskalnych została następnie skutecznie anulowana. Jednocześnie sama ustawa o VAT nie wskazuje, że wpis do takiego rejestru jest momentem materialnoprawnym obniżenia VAT - dlatego konieczne jest ustalenie, czy i w jakim zakresie wpis (jako dokumentacja) wpływa na moment ujęcia korekty w rejestrze VAT. W art. 29a ust. 10 pkt 3 ustawodawca wiąże możliwość obniżenia podstawy opodatkowania z sytuacją zwrotu zapłaty otrzymanej przed sprzedażą, jeżeli sprzedaż nie doszła do skutku. Z tego względu jednym z racjonalnych kandydatów na moment korekty jest moment, w którym przesłanka „zwrotu zapłaty” zostaje spełniona (tj. faktyczny zwrot środków), przy zachowaniu właściwej dokumentacji anulowania. Jednak ponieważ ustawa nie wskazuje wprost „okresu rozliczeniowego” dla korekt paragonowych w takim scenariuszu, zasadnym jest uzyskanie potwierdzenia organu w drodze interpretacji.

W konsekwencji, w przypadku anulowania zamówienia przed dostawą, brak wydania paragonu fiskalnego oraz brak wystawienia faktury VAT będzie wynikał z braku dokonania czynności opodatkowanej, a nie z uchybienia po stronie Spółki.

Stanowisko do pytania nr 4

Zdaniem Spółki, w przedstawionym modelu sprzedaży nie powstaje obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF przed dokonaniem dostawy towarów, pomimo otrzymania płatności przed dostawą i powstania obowiązku podatkowego na podstawie art. 19a ust. 8 ustawy o VAT.

Obowiązek wystawienia faktury (w tym w KSeF) należy wiązać z dokonaniem czynności opodatkowanej w postaci dostawy towarów, a nie z samym otrzymaniem płatności, w szczególności w sytuacji, gdy:

a)  sprzedaż jest ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej,

b)  finalnie może nie dojść do dostawy towarów (np. w przypadku anulowania zamówienia).

W przypadku anulowania zamówienia przed dostawą, brak jest podstaw do wystawienia faktury VAT, w tym faktury ustrukturyzowanej w KSeF, ponieważ nie dochodzi do dostawy towarów w rozumieniu art. 5 ust. 1 ustawy o VAT.

Tym samym w analizowanym modelu paragon fiskalny oraz dokumentacja zwrotu płatności stanowią wystarczającą dokumentację zdarzeń gospodarczych, a obowiązki w zakresie KSeF nie znajdują zastosowania w przypadku braku finalizacji sprzedaży.

Uzasadnienie do pytania nr 4

W pierwszej kolejności należy wskazać, że obowiązek wystawienia faktury wynika z przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”). Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

- sprzedaż dokonywaną na rzecz innego podatnika VAT,

- otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa powyżej

(zaliczki/przedpłaty).

Jednocześnie jednak należy podkreślić, że przepis ten dotyczy obowiązku wystawienia faktury w relacji do zdarzeń, które:

a)  stanowią sprzedaż w rozumieniu art. 2 pkt 22 ustawy o VAT lub

b)  pozostają w bezpośrednim związku z planowaną czynnością opodatkowaną.

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towarów otrzymano całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania.

Oznacza to, że obowiązek podatkowy może powstać przed dostawą, ale nie przesądza to automatycznie o obowiązku wystawienia faktury w każdym przypadku. W szczególności w analizowanym modelu:

a)  wpłata ma charakter warunkowy (zależny od realizacji dostawy)

b)  istnieje realna możliwość anulowania transakcji

c)  sprzedaż jest ewidencjonowana przy użyciu kasy fiskalnej (art. 111 ustawy o VAT)

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są obowiązani prowadzić ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących. Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży.

Z powyższego wynika, że zgodnie z obowiązującymi przepisami w modelu B2C podstawowym dokumentem jest paragon fiskalny a faktura jest dokumentem wtórnym (np. wystawianym na żądanie), co ma kluczowe znaczenie dla KSeF.

Zgodnie z art. 106nb ust. 1 ustawy o VAT faktura może być wystawiona jako faktura ustrukturyzowana przy użyciu KseF. A w okresie obowiązkowego KSeF:

a)  faktura ustrukturyzowana zastępuje „klasyczną” fakturę VAT

b)  ale nie rozszerza zakresu obowiązku fakturowania

KSeF NIE tworzy nowego obowiązku wystawienia faktury, tylko zmienia formę wystawienia faktury, jeżeli taki obowiązek istnieje.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów. Natomiast w przypadku anulacji nie dochodzi do przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel, czyli nie dochodzi do dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ustawy o VAT.

W konsekwencji:

a)  brak sprzedaży powoduje brak obowiązku wystawienia faktury

b)  brak faktury powoduje brak obowiązku transferu faktury do KSeF

Zgodnie z art. 29a ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT podstawę opodatkowania obniża się w przypadku zwrotu całości lub części zapłaty otrzymanej przed dokonaniem sprzedaży. Co prowadzi do wniosku, że:

a)  transakcja może być „odwrócona”

b)  nie ma potrzeby dokumentowania jej fakturą końcową

c)  podstawą do korekty podatku należnego są dokumenty zwrotu + ewidencja pomocnicza

Z powyższych przepisów wynika, że Spółka nie ma obowiązku wystawiania faktur KSeF przed dostawą, ponieważ sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej (art. 111), a sama faktura wystawiana jest dopiero po dostawie i jest przesyłana do KSEF (art. 106i). Dopiero dostawa stanowi sprzedaż (art. 5 ust. 1), faktura wystawiona zgodnie projektem regulaminu będzie dokumentować sprzedaż (art. 106b), a obowiązek wystawienia faktury (w tym w KSeF) powstanie dopiero po dostawie. Przy anulacji zamówienia nie dochodzi do dostawy (art. 5 ust. 1) oraz następuje zwrot płatności (art. 29a ust. 10 pkt 3) co powoduje brak obowiązku wystawienia faktury oraz brak obowiązku wysyłania nieistniejącej faktury do KseF.

Dodatkowo należy wskazać, że przeciwne podejście prowadziłoby do:

a)  obowiązku wystawiania faktur (i KSeF) dla transakcji, które nigdy nie dochodzą do skutku

b)  konieczności masowego korygowania faktur (i KSeF)

c)  niespójności z zasadą neutralności VAT

co byłoby sprzeczne z art. 29a ustawy o VAT (odzwierciedlenie rzeczywistej podstawy opodatkowania) oraz zasadą proporcjonalności wynikającą z Dyrektywy 2006/112/WE

W konsekwencji, w opisanym modelu sprzedaży e-commerce, w którym wszystkie płatności są ewidencjonowane na kasie fiskalnej, brak jest obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF przed dokonaniem dostawy towarów, a obowiązek ten powstaje wyłącznie w przypadku realizacji dostawy (w szczególności w relacjach B2B). W przypadku anulowania zamówienia i zwrotu płatności - obowiązek wystawienia faktury, w tym faktury w KSeF, nie powstaje.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W świetle art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

W myśl art. 2 pkt 32 i 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

• fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;
• fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie;

W świetle art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W myśl art. 106b ust. 2 ustawy:

Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

W świetle art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b .

Zgodnie z art. 106b ust. 1a ustawy:

Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1 pkt 4, jeżeli całość lub część zapłaty, o której mowa w tym przepisie, otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał całość lub część tej zapłaty.

Jak stanowi art. 106b ust. 3 ustawy:

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,

b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,

1a) otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4,

b) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy:

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak stanowi art. 106ga ust. 2 ustawy:

Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Stosownie do art. 106gb ust. 1 ustawy:

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:

1)  numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub

2)  paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów, podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem, co do zasady, ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.

Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym.

Zatem, co do zasady, faktury muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze.

Zgodnie z art. 106i ustawy

Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-9.

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 , fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Zgodnie z ww. przepisem fakturę co do zasady wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Natomiast w momencie gdy przed dostawą towarów lub usług Spółka otrzymała całość lub część zapłaty od nabywcy to fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

W przypadku gdy odbiorcą świadczenia jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy dokumentowanie transakcji, co do zasady, odbywa się poprzez wystawienie paragonu z kasy fiskalnej.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy zgodnie z którym:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi lub towaru jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1 ustawy, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej. Jednakże przepisy ustawy nie zabraniają ewidencjonowania na kasie rejestrującej sprzedaży dokonywanej na rzecz podatników.

Na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, oraz określić warunki korzystania ze zwolnienia, mając na uwadze interes publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa (…).

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy:

Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Natomiast według przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a)  w postaci papierowej lub

b)  za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru czy usługi.

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845 ze zm.), zwanym dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy, obejmujący:

a)  w przypadku kas on-line - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,

b)  w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy.

Stosownie do § 2 pkt 15 rozporządzenia w sprawie kas:

Przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.

Ww. cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości zarejestrowania na kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów, czy też anulowania paragonu w sytuacji, rezygnacji przez nabywcę z zamówienia, co zostało również potwierdzone zapisem § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia, który stanowi, że:

Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Skoro zatem kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję, o której mowa § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia.

Zgodnie z § 3 ust. 3 ww. Rozporządzenia:

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji zawierającej:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość z podatkiem (brutto) zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) wysokość zwracanej należności (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.

Na podstawie § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy (pkt 1).

W przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,

b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania (pkt 2).

Jak wynika z powyższych przepisów podatnicy prowadząc ewidencję sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy użyciu kas rejestrujących wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny, papierowy lub w postaci elektronicznej (za zgodą nabywcy i w sposób z nim uzgodniony), potwierdzający dokonanie sprzedaży, bez względu na formę zapłaty.

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 i 1598), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217), i zapewniają do nich dostęp.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest podatnikiem VAT czynnym i dokonuje sprzedaży towarów m.in. we własnym sklepie internetowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów, B2C) oraz podatników (B2B). Każda dostawa bezpośrednia pomiędzy Spółką, a bezpośrednimi klientami końcowymi (przede wszystkim klientami B2C lub rzadziej klientami B2B) stanowi odrębną czynność opodatkowaną VAT i jest dokumentowana fakturą VAT (w segmencie B2C oraz B2B najpierw powstaje paragon fiskalny, a następnie jest zastępowany fakturą VAT).

Spółka chciałaby uprościć dokumentację dot. sprzedaży towarów. Klienci nadal będą dokonywali płatności online w momencie składania zamówienia, tj. przed faktyczną dostawą towarów. Spółka będzie ewidencjonowała otrzymane płatności przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz będzie wystawiała paragon fiskalny w momencie przyjęcia płatności: „transakcja jest udokumentowana paragonem wystawionym na kasie fiskalnej w momencie zapłaty zarówno dla konsumenta (paragon bez NIP/identyfikatora VAT) jak również dla klienta biznesowego, który dla transakcji wskazał numer czynnego podatnika podatku VAT (paragon zawiera NIP/numer VAT klienta biznesowego).”

Ze względu na ograniczenia systemowe Spółka może realizować wyłącznie dostawy Produktu/ów, w których klient zwrócił się do Spółki z żądaniem wystawienia faktury do paragonu z kasy fiskalnej.

W przedmiotowej sprawie Spółka mająca obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych za pomocą kasy rejestrującej dokona takiej rejestracji, przy czym Spółka nie zamierza wydać paragonu nabywcy tylko pozostawić w dokumentacji księgowej Spółki. Spółka jako dowód nabycia przez klienta towarów w sytuacji gdy dojdzie do dostawy towarów będzie wystawiać do takiej sprzedaży fakturę lub fakturę w systemie KSeF z zachowaniem terminów do jej wystawienia, jednak, gdy zamówienie zostanie anulowane przez nabywcę to Spółka zamierza zostawić paragon w dokumentacji księgowej Spółki nie wystawiając faktury. Paragon byłby wtedy jedynym dokumentem potwierdzającym zaistniałe zdarzenie. Zgodnie projektem regulaminu: „Klient zwraca się do sprzedającego z żądaniem wystawienia faktury sprzedaży w miejsce paragonu fiskalnego tylko w przypadku dostawy towarów wskazanych w zamówieniu (lub częściowej faktury sprzedażowej w przypadku częściowej dostawy towarów). Żądanie wystawienia faktury tylko w przypadku dostawy towarów jest żądaniem uzależnionym od spełnienia warunku tzn. dotyczy tylko dostarczenia towarów.”

Na tle tak przedstawionego opisu sprawy wątpliwości Spółki dotyczą kwestii tego, czy Spółka będzie uprawniona do uznania, że do czasu skutecznej dostawy towarów jedynym dokumentem potwierdzającym transakcję pozostaje paragon fiskalny, natomiast żądanie wystawienia faktury VAT zgłoszone przez Klienta na etapie składania zamówienia może być traktowane jako żądanie warunkowe, realizowane dopiero po spełnieniu warunku w postaci dokonania dostawy, przy jednoczesnym zachowaniu terminów wystawienia faktury wynikających z art. 106i ustawy o VAT oraz czy w związku z tym jest prawidłowym zatrzymanie paragonu fiskalnego w zasobach Spółki w związku z tym, że paragon będzie zastąpiony fakturą sprzedaży VAT.

Sposób przedstawiony przez Spółkę dokumentowania zapłaty dokonanej za zamówiony towar przed jego dostawą nie jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, gdyż Spółka uzależnia wystawienie faktury od dokonanej dostawy (brak anulowania zamówienia). Jak wynika z ww. przepisów wystawienie faktur nie jest uzależnione, w przypadku zapłaty za towar przed jego dostawą, od jej zrealizowania, bądź niezrealizowania (anulowania zamówienia). Uzależnione jest jedynie od podmiotu występującego jako nabywca i zapłaty za towar. Z kolei, w momencie dokonania zapłaty Spółka wystawiając paragon i go zatrzymując, nie ma pewności ostatecznie, czy wystawi fakturę dla tej transakcji, gdyż nie ma wpływu na anulowanie zamówienia przez klienta. W tej sytuacji Spółka zatrzymując paragon również nie postępuje prawidłowo, gdyż w momencie zaewidencjonowania wpłaty na przyszłą dostawę nie wydaje paragonu nabywcy, zakładając, że taką fakturę wystawi. Postępowanie Spółki w zakresie obowiązków dokumentowania transakcji wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług nie może być oparte na zdarzeniach nieprzewidywalnych, w tym decyzjach nabywcy, a z taką sytuacją mamy tutaj do czynienia.

Należy zwrócić uwagę że choć zgodnie z art. 353¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2026 poz. 795):

strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego

to swego rodzaju regulacje nie mogą jednak być niezgodne z przepisami prawa podatkowego.

Ponadto, Spółka zamierza przyjąć również niezgodne z przepisami podatkowymi założenia dotyczące wystawiania faktur na rzecz klientów. Spółka zamierza bowiem traktować żądanie wystawienia faktury jako żądanie warunkowe, którego realizacja będzie uzależniona od spełnienia warunku w postaci skutecznej dostawy towarów.

Wskazać należy, że przepisy podatkowe nie regulują formy, w jakiej ma być złożone zarówno żądanie wystawienia faktury w przypadku sprzedaży ewidencjonowanej na pośrednictwem kasy rejestrującej, jak i formy wyrażenia akceptacji przesyłania elektronicznego faktur wyrażonej przez odbiorcę faktury. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę faktury na otrzymywanie faktur oraz ich przesyłanie w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy (regulaminu) przez nie zawartej.

Uznać zatem należy, że zgoda na otrzymanie faktury przez konsumenta oraz wysłanie faktury może zostać wyrażona w sposób wskazany przez Spółkę, tj. poprzez akceptację regulaminu przy składaniu zamówienia.

Znaczenie słowa „żądnie” zgodnie z słownika języka polskiego to przedstawione w sposób stanowczy życzenie, nakaz lub roszczenie, aby ktoś wykonał określoną czynność albo oddał coś, co nam się należy. Zatem wyrażenie żądania nie ma znaczenia warunkowego tylko obligatoryjny. Tym samym, żądanie przez nabywcę wystawienia faktury przez sprzedawcę jest żądaniem obligatoryjnym, które u sprzedawcy rodzi obowiązek jej wystawienia. Tym samym, Spółka błędnie zakłada, że żądanie wystawienia faktury przez konsumenta jest warunkowe i uzależnione od realizacji dostawy. Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, kiedy osoba ta wyrazi żądanie jej wystawienia.

W tym miejscu należy wskazać, że podatnik ma bezwzględny obowiązek dokumentowania fakturą sprzedaży na rzecz innych podatników. Również, jak już wyżej wskazano, obowiązek taki występuje w sytuacji żądania wystawienia faktury przez konsumenta. W przedstawionych okolicznościach zgodnie z projektem regulaminu klienci będą takie żądanie wyrażać. Zatem, w opisanych okolicznościach Spółka zarówno na rzecz podmiotów B2B i B2C będzie zobowiązana do wystawienia faktur w przypadku zapłaty za towar przed dostawą, zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy.

Art. 106i ust. 2 ustawy, wskazuje bowiem wprost obowiązek wystawienia faktury w sytuacji zapłaty za towar przed dokonaniem dostawy. Tym samym, nawet w momencie anulowania zamówienia istotne jest, że za towar ten nabywca dokonał zapłaty w całości lub części przed jego dostawą. Obowiązek wystawienia faktury uzależniony został w tym przepisie od zapłaty w całości lub części przed jego dostawą, a nie od samej dostawy towaru.

Przechodząc do sposobu dokumentowania opisanej transakcji paragonem, który do momentu dokonania dostawy towaru, będzie jedynym dokumentem potwierdzającym zapłatę za zamówiony towar i nie będzie wydany nabywcy, należy wskazać, że jak wyżej wyjaśniono Spółka w stosunku do każdego złożonego zamówienia i otrzymanej zapłaty (bez względu na to, czy zamówienie będzie anulowane) ma obowiązek wystawienia faktury.

W sytuacji wystawienia faktury przez Spółkę na rzecz podmiotu B2C, zastosowanie znajdzie art. 106h ust. 1 ustawy, gdyż nabywca będący konsumentem lub rolnikiem ryczałtowym zażąda wystawienia faktury na opisaną transakcję i taką fakturę otrzyma. Tylko wtedy, Spółka będzie uprawniona do pozostawienia paragonu w jej dokumentacji dołączając go do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dokonującego sprzedaży tj. spółki.

Ponadto, należy wskazać, że w sytuacji nie wystawienia faktury na zapłatę za zamówiony towar, Spółka będzie zgodnie z art. § 6 ust. 1 pkt 2 ustawy zobowiązana do wydania nabywcy paragonu na tą transakcję. Przepisy rozporządzenia (§ 6 ust. 1 pkt 2 ustawy) dokładnie wskazują na moment, w którym należy wydać nabywcy paragon, w przypadku zapłaty za towar przed dokonaniem sprzedaży, tj. paragon należy wydać nabywcy bez jego żądania niezwłocznie po uznaniu zapłaty na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Podkreślić trzeba, że zarówno w rozporządzeniu jak i ustawie brak jest odstępstw od zasady ogólnej mówiącej o obowiązku wydania paragonu nabywcy towaru. Jedynym odstępstwem jest sytuacja gdy nabywca będący konsumentem lub rolnikiem ryczałtowym zażąda wystawienia faktury i taką fakturę otrzyma. Ustawa nie przewiduje sytuacji, w której nabywca towarów nie będzie posiadał żadnego dokumentu potwierdzającego transakcję.

Zatem oceniając całościowo stanowisko Spółki odnośnie pytania 1 uznaję je za nieprawidłowe.

Następnie wątpliwości Spółki dotyczą czy w przypadku, gdy zamówienie zostanie anulowane przed dokonaniem dostawy, a Spółka dokona zwrotu otrzymanej płatności, prawidłowe będzie stanowisko, że paragon na kasie fiskalnej stworzony w momencie wpłaty klienta na poczet zamówienia jest jedynym koniecznym dokumentem sprzedaży fiskalnej, a po stronie Spółki nie powstanie obowiązek wystawienia faktury VAT, ponieważ nie dojdzie do dostawy towarów. Wątpliwości Spółki dotyczą także tego czy w przypadku sprzedaży realizowanej poprzez sklep internetowy, w którym płatność dokonywana jest przed dostawą, a transakcja jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej, Spółka będzie uprawniona do uznania, że:

• do momentu dokonania dostawy towarów brak jest obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
• obowiązek wystawienia faktury (w tym w KSeF) powstaje dopiero z chwilą dokonania dostawy (lub jej części),
• w przypadku anulowania zamówienia przed dokonaniem dostawy oraz zwrotu płatności - brak jest obowiązku wystawienia faktury VAT, w tym faktury ustrukturyzowanej w KseF.

Elementy, jakie powinna zawierać faktura, zostały wymienione w ww. art. 106e ustawy.

W myśl art. 106ba ustawy:

W przypadku gdy faktura jest wystawiana na rzecz podatnika albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podmioty te są obowiązane do podania numeru, o którym mowa odpowiednio w art. 106e ust. 1 pkt 5, pkt 24 lit. b, pkt 26 albo 27, jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy:

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak już wyżej wskazano, faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (np. potwierdzeniem nabycia określonych towarów). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Zatem faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Wystawianie faktur korygujących określają poniższe przepisy.

W myśl art. 106j ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1)  podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,

2)  (uchylony)

3)  dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4)  dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

5)  stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

- podatnik wystawia fakturę korygującą.

Z kolei w myśl art. 106j ust. 2 ustawy:

Faktura korygująca powinna zawierać:

1) (uchylony)

2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

2a) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;

3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,

b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

4) (uchylony)

5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Przepis art. 106j ust. 2a ustawy stanowi, że:

Faktura korygująca może zawierać:

1)  wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”;

2)  przyczynę korekty.

Zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy:

Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1 .

Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, również, gdy dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, udzielono rabatu, bądź upustów i obniżek cen. Wystawiana jest ona w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.

Istotą faktur korygujących jest więc korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka realizuje zamówienia złożone poprzez własny sklep internetowy zarówno na rzecz osób fizycznych jak i na rzecz podatników. Transakcje te Spółka ewidencjonuje na kasie fiskalnej, a paragon będzie zostawiać w dokumentacji Spółki gdyż zamierza wystawiać faktury dla tych sprzedaży. Jednakże, że Spółka chce wystawiać faktury dopiero gdy nastąpi dokonanie dostawy towaru, gdyż zdaniem Spółki to w tym momencie powstanie obowiązek wystawienia faktury, a w przypadku anulowania zamówienia przed dokonaniem dostawy oraz zwrotem płatności za towar Spółka twierdzi, że taki obowiązek w ogóle nie powstanie.

Jak wskazano w odp. na pytanie 1, Spółka ma obowiązek wystawienia faktury dokumentującej opisane transakcje na rzecz podatników jak i na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej z chwilą wyrażenia żądania faktury przez tego nabywcę. Jak wyżej wskazano podatnik ma obowiązek wystawienia faktury zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy.

Zatem w rozpatrywanym przypadku, powstanie obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez Spółkę najpóźniej 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym otrzymano zapłatę, bez względu na to czy nabywca dokona anulowania transakcji.

Ponadto, Spółka będzie miała obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej zarówno na rzecz podatników, jak również na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności za pomocą systemu KSeF, gdyż żądanie wystawienia faktury przez konsumenta powoduje obowiązek wystawienia tego dokumentu u Spółki. W sytuacji, gdy nabywca dokona anulowania zamówienia przed dokonaniem dostawy, to również w opisanych okolicznościach, na Spółce będzie ciążył obowiązek wystawienia faktury, zgodnie z art. 160i ust. 2 ustawy, który powstaje 15 dnia miesiąca po miesiącu w którym dokonano zapłaty za towar. Jak wynika z opisu sprawy nabywca każdorazowo będzie dokonywał zapłaty za towar przed dokonaniem dostawy tj. w momencie składania zamówienia.

Jednocześnie w przypadku anulowania zamówienia, (zwrotu zapłaty klientowi) Spółka powinna wystawić ustrukturyzowaną fakturę korygującą zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania 2 i 4 uznaję za nieprawidłowe.

Następnie wątpliwości Spółki dotyczą ustalenia czy w przypadku anulowania zamówienia przed dokonaniem dostawy towarów, które wcześniej zostało zaewidencjonowane na kasie rejestrującej i wykazane w raportach fiskalnych, w którym okresie rozliczeniowym Spółka będzie uprawniona do obniżenia podatku VAT należnego, wynikającego z paragonów fiskalnych dokumentujących taką transakcję.

W szczególności Spółka wnosi o potwierdzenie, który z następujących momentów ma rozstrzygające znaczenie dla celów rozliczenia podatku VAT należnego:

a)  moment złożenia przez Klienta wniosku o anulowanie zamówienia,

b)  moment podjęcia przez Spółkę decyzji o uznaniu zamówienia za anulowane,

c)  moment dokonania faktycznego zwrotu środków pieniężnych na rzecz Klienta,

d)  moment ujęcia anulowanej transakcji w prowadzonej przez Spółkę ewidencji anulowanych transakcji, stanowiącej dokumentację uzupełniającą wobec raportów z kasy fiskalnej,

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy:

Podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c , art. 32 , art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5 , jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

W myśl art. 29a ust. 6 ustawy:

Podstawa opodatkowania obejmuje:

1) podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku;

2) koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.

Art. 29a ust. 7 ustawy:

Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:

1) stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;

2) udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w momencie sprzedaży;

3) otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Na podstawie art. 29 ust. 10 ustawy:

Podstawę opodatkowania obniża się o:

1) kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

2) wartość zwróconych towarów i opakowań;

3) zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;

4) wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

W myśl art. 29a ust. 13 ustawy:

W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej, z zastrzeżeniem ust. 13a -13c.

Zgodnie art. 29a ust. 13a ustawy:

W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, z zastrzeżeniem ust. 13b i 13c.

Stosownie do art. 29a ust. 13b ustawy:

W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą:

1) w postaci faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1 lub art. 106nh ust. 1 , na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2-6 , i udostępnił ją temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,

2) w postaci faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 , i udostępnił ją nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur

- obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, można dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do Krajowego Systemu e-Faktur.

W myśl art. 29a ust. 13c ustawy:

W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1 , art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1, i udostępnił ją nabywcy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do Krajowego Systemu e-Faktur.

W myśl art. 29a ust. 14 ustawy:

Przepisy ust. 13-13c stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Przy czym zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy:

Warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, o którym mowa w ust. 13a, nie stosuje się w przypadku:

1) eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

2) dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;

3) sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy;

4) (uchylony)

5) (uchylony)

6) gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej.

Art. 29a ust. 15b ustawy stanowi, że:

W przypadku, o którym mowa w ust. 15 pkt 6, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się nie wcześniej niż za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione przesłanki określone w ust. 15 pkt 6.

Stosownie do art. 29a ust. 15c ustawy:

Przepisu ust. 15 pkt 6 nie stosuje się w przypadku, gdy podatnik miał obowiązek przesłania faktury korygującej do Krajowego Systemu e-Faktur zgodnie z art. 106nda ust. 2 , art. 106nf ust. 4 albo art.106nh ust. 2 , z wyłączeniem faktur korygujących wystawianych na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2-6 , udostępnionych temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Z treści ww. przepisów wynika, że podstawę opodatkowania obniża się m.in. o zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło.

Jednocześnie zauważyć należy, że obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur), jednak brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru lub usługi.

Uprawnione jest skorygowanie podstawy opodatkowania i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji kiedy możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru/usługi lub anulowania transakcji tj. odstąpiono od umowy. W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) to wszelkie zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług jak i anulowanie zamówienia powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Ewidencja ta musi zawierać elementy wymienione w powołanym wyżej § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka zamierza dokonywać obniżenia podstawy opodatkowania w związku z anulowaniem zamówienia przez nabywcę przed dokonaniem dostawy towarów przez Spółkę, a w konsekwencji zwrotu otrzymanej zapłaty za ten towar.

Jak wyżej wskazano, Spółka będzie zobowiązana do wystawienia faktury ustrukturyzowanej, w związku z otrzymaniem przez Spółkę zapłaty od nabywców przed dostawą towarów. Tym samym, gdy dojdzie do anulowania zamówienia przed dostawą towarów i w konsekwencji zwrotu zapłaty przez Spółkę, to Spółka będzie zobowiązania do wystawienia faktur korygujących pierwotnie wystawione faktury ustrukturyzowane dokumentujące opisane transakcje. Spółka będzie zobowiązana do wystawienia ustrukturyzowanych faktur korygujących zarówno na rzecz podatników jak i osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy.

W przypadku odstąpienia od zrealizowania transakcji, na poczet której uiszczono zapłatę, istotne znaczenie ma fakt, że w następstwie tego odstąpienia ostatecznie nie dochodzi do czynności opodatkowanej na poczet której płatność została przyjęta. Odstąpienie od umowy czyli anulowanie zamówienia powoduje, że przedmiot opodatkowania (dla którego przyjęta płatność była częścią podstawy opodatkowania) nie zaistnieje. Nie ma więc czego obejmować opodatkowaniem. Konsekwencją powyższego musi być upadek obowiązku podatkowego od zapłaty. Nie ma bowiem przedmiotu podatku (czynności podlegającej opodatkowaniu), od którego obowiązek podatkowy miałby powstać.

Z art. 29a ust. 13 ustawy wynika wprost, że prawo do obniżenia podstawy opodatkowania, w związku z wystawieniem korekty faktury ustrukturyzowanej dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Tym samym, Spółka będzie miała prawo do obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie wystawionej faktury korygującej w okresie rozliczeniowym, w którym wystawi fakturę korygującą ustrukturyzowaną.

Zatem stanowisko Spółki, że obniżenie VAT należnego powinno zostać ujęte w rozliczeniu za okres, w którym do klienta zostanie wysłane potwierdzenie zaakceptowania anulacji, pod warunkiem że anulowanie sprzedaży zostanie odpowiednio udokumentowane w ewidencji anulowanych transakcji powiązanej z raportami z kasy fiskalnej uznaję za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.