0114-KDIP1-2.4012.337.2026.1.GK

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług, który dotyczy uznania opisanego świadczenia za usługę oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(...) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest polskim rezydentem podatkowym oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Spółka prowadzi działalność głównie w branży TLS (Transport, Logistyka, Spedycja), przede wszystkim w zakresie transportu drogowego towarów na trasach krajowych i międzynarodowych. Spółka jest odpowiedzialna za organizację i koordynację przewozu towarów z miejsca nadania do miejsca odbioru, przygotowanie dokumentacji transportowej oraz za wykonanie transportu drogowego. Spółka świadczy usługi na rzecz klientów krajowych oraz zagranicznych (dalej: Klienci).

W ramach prowadzonej działalności dochodzi do sytuacji, w których Klienci rezygnują ze zleconych przewozów towarów (tzn. dochodzi do anulacji zlecenia) już po przyjęciu przez Spółkę zlecenia, ale jeszcze przed rozpoczęciem ich realizacji. W przypadku anulacji zlecenia faktycznie nie dochodzi do świadczenia usług przez Spółkę w zakresie transportu towarów. W takim przypadku, z uwagi na zaangażowanie Spółki (np. w zakresie czasu poświęconego na przygotowanie realizacji zlecenia przyjętego już przez Spółkę do realizacji lub dotarcie do wskazanego miejsca załadunku), Spółka może obciążyć Klienta opłatą z tytułu anulacji zlecenia (dalej: Opłata 1).

W ramach prowadzonej działalności Spółka korzysta z usług podwykonawców tzn. podmiotów wykonujących działalność gospodarczą w zakresie transportu, logistyki i spedycji, będących podatnikami VAT (dalej: Przewoźnicy). Spółka zawiera z Przewoźnikami umowy (tzw. zlecenia spedycyjne), na podstawie których zleca im wykonanie usług w zakresie przewozu towarów. Umowy te regulują wzajemne prawa i obowiązki stron. Spółka nabywa od Przewoźników ww. usługi, które wykorzystuje w ramach własnej działalności opodatkowanej VAT.

W trakcie świadczenia usług przez Przewoźników może dochodzić do sytuacji, w których już po przyjęciu przez Przewoźnika zlecenia, ale jeszcze przed rozpoczęciem jego realizacji, klient Spółki (Klient) rezygnuje ze zleconego przewozu towarów, w konsekwencji czego dochodzi do anulacji zlecenia u Przewoźnika przez Spółkę.

W takiej sytuacji Przewoźnicy mają prawo obciążyć Spółkę opłatą z tytułu anulacji zlecenia (dalej: Opłata 2). W przypadku anulacji zlecenia, nie dochodzi ostatecznie do świadczenia przez Przewoźników usług objętych anulowanymi zleceniami tzn. usług przewozu towarów. Niemniej z uwagi na zaangażowanie Przewoźników (np. w zakresie czasu poświęconego na przygotowanie realizacji zlecenia lub dotarcie do wskazanego miejsca załadunku) Spółka wypłaca Przewoźnikom kwoty Opłat z uwagi na anulowanie zleceń przyjętych przez nich wcześniej do realizacji.

Pytania

1)  Czy Opłaty 1 należne Spółce od jej Klientów w związku z anulacją zleceń przed ich wykonaniem stanowią wynagrodzenie z tytułu świadczenia usług podlegającego opodatkowaniu VAT?

2)  Czy Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dotyczących Opłat 2, tzn. faktur wystawianych przez Przewoźników w związku z anulacją zleceń przed ich wykonaniem?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

W ocenie Spółki Opłaty 1 należne Spółce od jej Klientów w związku z anulacją zleceń przed ich wykonaniem nie stanowią wynagrodzenia z tytułu świadczenia usług podlegającego opodatkowaniu VAT.

Ad 2

W ocenie Spółki nie przysługuje jej prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dotyczących Opłat 2, tzn. faktur wystawianych przez Przewoźników w związku z anulacją zleceń przed ich wykonaniem.

Uzasadnienie

Ad 1

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają m.in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów, w tym również m.in. zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji.

Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami, pojęcie świadczenia usług w ustawie o VAT stanowi dopełnienie definicji dostawy towarów. Jednocześnie nie oznacza to, że każda czynność, czy też płatność jest opodatkowana podatkiem VAT. Opodatkowaniu podlega możliwe do zidentyfikowania, odpłatne świadczenie podatnika wykonywane na rzecz określonego usługobiorcy.

Ze względu na istnienie bardzo ogólnej i szerokiej definicji świadczenia usług, w celu określenia czy mamy do czynienia z usługą opodatkowaną VAT należy uwzględnić przesłanki określone w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (dalej: TSUE lub Trybunał), które w określonym stanie faktycznym determinują zaistnienie świadczenia usług. W orzecznictwie TSUE (Por. wyroki TSUE: z 3 marca 1994 r. w sprawie C-16/93 Tolsma, z 1 kwietnia 1982 r. w sprawie C-89/81 Hong-Kong Trade, z 5 lutego 1980 r. w sprawie C-154/80 Cooperatieve Aardappelenbewaarplaats czy w sprawie C-276/97, C-358/97 i 408/97.), a za nim również w orzecznictwie polskich sądów administracyjnych (Por. wyroki NSA: z 12 czerwca 2013 r., sygn. I FSK 1128/12, z 18 kwietnia 2013 r., sygn. I FSK 942/12, z 31 stycznia 2013 r., sygn. I FSK 289/12 oraz z 19 grudnia 2012 r., sygn. I FSK 273/12. ) podkreśla się, że dane świadczenie stanowi usługę podlegającą opodatkowaniu VAT, jeżeli spełnione zostaną łącznie następujące warunki:

1. świadczona jest określona (możliwa do zdefiniowania) usługa - czyli konkretne, zindywidualizowane świadczenie, które nie stanowi dostawy towarów,
2. usługa ta jest świadczona odpłatnie na rzecz konkretnego, indywidualnie określonego, beneficjenta,
3. istnieje bezpośredni związek między świadczoną usługą i otrzymywanym wynagrodzeniem,
4. świadczenie wynika ze stosunku prawnego łączącego strony oraz
5. występuje wzajemność (ekwiwalentność) świadczeń.

Z orzecznictwa TSUE można również wywieść, że pojęcie „świadczenia usług” powinno być interpretowane niezależnie od celów i wyników danych transakcji, a organy podatkowe nie mają obowiązku prowadzenia dochodzenia w celu ustalenia zamiaru podatnika, mając na względzie obiektywny charakter samego świadczenia (Patrz m.in. wyroki Trybunału: z 22 listopada 2018 r. w sprawie C-295/17 MEO - Servicos de Comunicacoes e Multimedia SA przeciwko Autoridade Tributaria e Aduaneira, z 20 czerwca 2013 r. w sprawie C-653/11 Her Majesty's Commissioners of Revenue and Customs przeciwko Paulowi Neweyowi, z 21 lutego 2006 r. w sprawie C-255/02 Halifax plc, Leeds Permanent Development Services Ltd and County Wide Property Investments Ltd v Commissioners of Customs & Excise oraz z 2 stycznia 2006 r. w sprawach połączonych C-354/03, C-355/03 i C-484/03 Optigen Ltd, Fulcrum Electronics Ltd i Bond House Systems Ltd przeciwko Commissioners of Customs & Excise).

Zarówno TSUE, jak i krajowe sądy administracyjne niejednokrotnie wypowiadały się również w przedmiocie tego, co należy rozumieć przez odpłatność świadczenia. W tym względzie można odwołać się do wyroku z 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 (Apple and Pear Development Council przeciwko Commissioners of Customs and Excise), w którym wskazano, że odpłatność ma miejsce wtedy, gdy istnieje bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług a otrzymanym wynagrodzeniem, przy czym jakkolwiek wynagrodzenie musi być wyrażone w pieniądzu, to jednak nie musi być w tej formie dokonane.

Przenosząc powyższe na opisany we wniosku stan faktyczny należy uznać, że w przypadku anulowania przez Klienta zlecenia przed rozpoczęciem jego realizacji nie jest możliwe zidentyfikowanie usługi, za którą należne jest wynagrodzenie, ponieważ ostatecznie nie dochodzi do wykonania jakiegokolwiek świadczenia na rzecz Klienta.

W ocenie Spółki Opłata 1 płacona przez Klientów na rzecz Spółki z tytułu anulacji zlecenia nie jest należna w związku z jakimkolwiek świadczeniem ze strony Spółki i jako taka nie stanowi wynagrodzenia z tytułu świadczenia usług. Innymi słowy, Opłata 1 ma charakter sankcyjny (odszkodowawczy) związany z rezygnacją ze zlecenia, które Spółka już przyjęła do realizacji. Tym samym istotą Opłaty 1 jest rekompensata kosztów poniesionych przez Spółkę w celu przygotowania do realizacji zlecenia lub utraconych korzyści wynikających z niezrealizowania zlecenia, nie zaś płatność za zrealizowane świadczenie.

W związku z brakiem jakiegokolwiek świadczenia, które stanowiłoby o występowaniu ekwiwalentności, na gruncie VAT nie występuje czynność podlegająca opodatkowaniu. Zdaniem Spółki, Opłata 1 powinna więc pozostać poza zakresem opodatkowania VAT.

Takie podejście zostało potwierdzone przez Dyrektora KIS w interpretacji z 7 lipca 2022 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.223.2022.2.RD, w której stwierdził, że: „W odniesieniu zaś do Opłat 3 należy stwierdzić, że w tym przypadku nie są one wynagrodzeniem za świadczenie usług. Nie jest to ekwiwalent za świadczenie usług dokonywane przez Przewoźników na rzecz Państwa Spółki. W rozpatrywanym przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną - świadczeniem w zamian za wynagrodzenie, gdyż Opłaty 3 nie wiążą się z żadnym świadczeniem na rzecz Państwa Spółki. (…) Opłatami 3 jesteście obciążani w przypadku anulacji zlecenia i ostatecznie nie dochodzi do wyświadczenia przez Przewoźników usługi objętych anulowanymi zleceniami. Nie jest to zatem kwota należna i związana z jakimkolwiek świadczeniem ze strony Przewoźników. W tym przypadku Opłata 3 pełni funkcję odszkodowawczą, nie stanowi zapłaty za usługę, lecz stanowi rekompensatę za poniesione przez Przewoźników ewentualne koszty (straty) wynikłe z anulowania zlecenia i nie mieści się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zatem Opłaty 3 mając charakter sankcyjny nie stanowią wynagrodzenia za świadczenie usług podlegających opodatkowaniu VAT.”

Mając powyższe na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, Opłaty 1 należne Spółce od jej Klientów w związku z anulacją zleceń przed ich wykonaniem nie stanowią wynagrodzenia z tytułu świadczenia usług podlegającego opodatkowaniu VAT.

Ad 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego przy nabyciu towarów i usług w zakresie, w jakim są one wykorzystywane do wykonywania przez podatnika czynności opodatkowanych VAT. Jeśli zatem dane towary i usługi są wykorzystywane wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia całości VAT naliczonego przy nabyciu.

Nabywane przez Spółkę od Przewoźników usługi w zakresie transportu towarów realizowane w ramach zleceń pozostają w bezpośrednim związku z wykonywaną przez Spółkę działalnością opodatkowaną VAT w zakresie jej działalności gospodarczej. Niemniej w ocenie Spółki Opłaty 2, które mają charakter zbieżny z Opłatami 1, nie stanowią wynagrodzenie za świadczone usługi. Konsekwentnie, argumentacja w zakresie braku opodatkowania VAT Opłat 1, przedstawiona wyżej, ma również w zastosowanie w zakresie Opłat 2.

Jeżeli więc Opłaty 2 zostaną udokumentowane przez Przewoźników fakturami z wykazanym na nich VAT, zastosowanie znajdą przepisy wyłączające prawo do obniżenia podstawy podatku należnego wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

W konsekwencji, w ocenie Spółki, nie przysługuje jej prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dotyczących Opłat 2 wystawianych przez Przewoźników w związku z anulacją zleceń przed ich wykonaniem.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Stosownie do art. 2 pkt 6 ustawy:

Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług należy rozumieć każde zachowanie niebędące dostawą towarów i świadczone na rzecz innego podmiotu. Powołane przepisy wskazują, że pojęcie świadczenia usług ma bardzo szeroki zakres, gdyż nie obejmuje wyłącznie działań podatnika, lecz również zobowiązanie do powstrzymania się od dokonywania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji. Pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź tolerowanie, znoszenie określonych stanów rzeczy). Należy jednak zaznaczyć, że nie każde powstrzymanie się od działania czy tolerowanie czynności lub sytuacji może zostać uznane za usługę w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Z powołanego wyżej art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług co do zasady podlega opodatkowaniu VAT wówczas, gdy są wykonywane odpłatnie. Aby uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Przy czym przepisy ustawy nie określają postaci wynagrodzenia.

Przy określeniu, czy miała miejsce czynność podlegająca opodatkowaniu istotne jest zatem określenie, czy wykonywano świadczenie i czy wynagrodzenie z tytułu wykonywania tego świadczenia miało być wypłacone. Niemniej muszą być przy tym spełnione następujące warunki:

• w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (nabywca) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,
• świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Dana usługa podlega więc opodatkowaniu podatkiem VAT wówczas, gdy istnieje bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą, a otrzymanym świadczeniem wzajemnym, w ten sposób, że zapłacone kwoty stanowią rzeczywiste wynagrodzenie za wyodrębnioną usługę świadczoną w ramach stosunku prawnego lub dochodzi do wymiany świadczeń wzajemnych.

Warto w tym miejscu wskazać, że kwestia odpłatności była wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. I tak, przykładowo w wyroku z dnia 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development Council przeciwko Commissioners of Customs and Excise, TSUE uznał, że określoną czynność można uznać za wykonaną odpłatnie, jeśli istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub usługi, a ponadto gdy odpłatność za otrzymane świadczenie pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miała być opodatkowana VAT.

Na uwagę zasługuje także orzeczenie z dnia 3 marca 1994 r. w sprawie C-16/93 R. J. Tolsma przeciwko Inspecteur der Omzetbelasting Leeuwarden, gdzie podkreślono, że usługi świadczone są za wynagrodzeniem, wyłącznie jeżeli istnieje stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a jej odbiorcą, na mocy którego występuje świadczenie wzajemne, przy czym wynagrodzenie otrzymane przez świadczącego usługę stanowi wartość przekazywaną w istocie w zamian za usługę wyświadczoną jej odbiorcy.

Z dorobku orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej przyjmuje się, że odpłatność ma miejsce wtedy, gdy istnieje bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług a otrzymanym wynagrodzeniem, przy czym wynagrodzenie jakkolwiek musi być wyrażone w pieniądzu, to jednak nie musi być w tej formie dokonane. Należy podkreślić, że na gruncie przepisów o podatku od towarów i usług bez znaczenia pozostaje to, czy kwota uzyskanego wynagrodzenia (cena) została skalkulowana tak, że stanowi tylko koszt wytworzenia towaru lub wykonania usługi, czy została powiększona także o zysk sprzedającego. Skoro przepisy nie określają formy zapłaty za świadczoną usługę należy uznać, że zobowiązanie usługobiorcy może mieć postać świadczenia nie tylko określonej sumy pieniędzy, ale także świadczenie innej usługi (usługi wzajemnej). Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść na rzecz świadczącego usługę. Ponadto, aby dana czynność (świadczenie) podlegało opodatkowaniu podatkiem VAT musi istnieć bezpośredni związek o charakterze przyczynowym pomiędzy świadczoną usługą, a świadczeniem wzajemnym. Otrzymana zapłata powinna być konsekwencją wykonania świadczenia.

Odpłatność określana jest przez strony umowy i jeśli strony ustalą zapłatę wówczas wykonane świadczenie staje się odpłatne. W przypadku istnienia świadczenia wzajemnego otrzymanego przez świadczącego usługę, należy uznać czynności wykonywane w ramach zawartej umowy za odpłatne świadczenie usług określone w art. 8 ust. 1 ustawy, podlegające opodatkowaniu na podstawie art. 5 ustawy.

Ponadto na podstawie art. 29a ust. 1 ustawy:

Natomiast art. 29a ust. 6 stanowi, iż:

Kwestie odszkodowań, jak i kar umownych z tytułu niewywiązania się z warunków umowy regulują przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r. poz. 795). Odszkodowanie jest zapłatą za wyrządzone szkody, poniesione przez kogoś straty.

Zgodnie z art. 361 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego:

Na gruncie prawa cywilnego odszkodowanie za doznaną szkodę majątkową lub niemajątkową uzależnione jest od zaistnienia zdarzenia, z którym przepisy łączą obowiązek naprawienia szkody. Ponadto między zdarzeniem a zaistniałą w jego wyniku szkodą musi istnieć związek przyczynowy.

Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego:

Z kolei w myśl art. 917 Kodeksu cywilnego:

Tak więc istotą ugody jest czynienie sobie wzajemnie ustępstw w zakresie oczekiwanych rezultatów stosunku prawnego, które należy zaliczyć do przedmiotowo istotnych elementów ugody (wyrok SN z dnia 24 lipca 2002 r., sygn. akt I CKN 915/00).

W świetle wyżej przytoczonych przepisów, na gruncie stosunków cywilnoprawnych szkoda polega na nienależytym wykonaniu bądź niewykonaniu zobowiązania przez dłużnika, istnienia adekwatnego związku przyczynowego pomiędzy działaniem lub zaniechaniem a szkodą. Brak tych przesłanek powoduje, że nie mamy do czynienia ze szkodą, za powstanie której dłużnik zobowiązany jest do wypłaty odszkodowania. Istotą odszkodowań nie jest zatem płatność za świadczenie, lecz rekompensata za szkodę. W takim przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną - świadczenie w zamian za wynagrodzenie - co oznacza, że otrzymane odszkodowanie nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podatnika. Zapłata taka nie jest też związana z zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub tolerowania czynności lub sytuacji.

Ustalanie statusu wypłacanej rekompensaty, jako podlegającej bądź niepodlegającej opodatkowaniu VAT, należy więc oceniać w kontekście związku z konkretnym świadczeniem.

TSUE w sprawie o sygnaturze C-277/05 Societe Thermale D`Eugenie - Les - Bains stwierdził, że: „Artykuły 2 ust. 1 i 6 ust. 1 Szóstej Dyrektywy Rady 77/388/EWG z dnia 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji ustawodawstw państw członkowskich w odniesieniu do podatków obrotowych - wspólny system podatku od wartości dodanej: ujednolicona podstawa wymiaru podatku, powinny być interpretowane w ten sposób, że kwoty zapłacone tytułem zadatku w ramach umów dotyczących świadczenia usług hotelarskich podlegających podatkowi VAT, w przypadku, gdy klient skorzysta z uprawnienia do odwołania rezerwacji, a kwoty te są zatrzymywane przez przedsiębiorstwo hotelarskie, należy uznać za odszkodowanie ryczałtowe płacone w celu naprawienia szkody poniesionej w następstwie niewykonania umowy przez klienta, bez bezpośredniego związku z jakąkolwiek odpłatnie świadczoną usługą, które jako takie nie podlega opodatkowaniu”.

Zagadnienie dotyczące kar umownych regulują przepisy Działu II „Skutki niewykonania zobowiązań” ustawy Kodeks cywilny.

I tak, zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego:

Przepis art. 483 Kodeksu cywilnego jest bezwzględnie obowiązującym przepisem prawa, tzn. kary umowne mogą być wyłącznie sankcją za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązań niepieniężnych. Odstąpienie od umowy stanowi realizację uprawnień związanych z określonymi wypadkami niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań z umów wzajemnych i skuteczne odstąpienie od umowy stanowi w pewnym sensie potwierdzenie, że istotnie miał miejsce przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez drugą stronę.

Z cyt. wyżej art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego wynika, że kara umowna jest dodatkowym zastrzeżeniem umownym, wprowadzanym do umowy w ramach swobody kontraktowania, mającym na celu wzmocnienie skuteczności więzi powstałej między stronami w wyniku zawartej przez nie umowy i służy realnemu wykonaniu zobowiązań. Przewidziany umową obowiązek zapłaty kary umownej ma w stosunku do zasadniczego obowiązku dłużnika wynikającego z tej umowy charakter uboczny (akcesoryjny).

Mając na uwadze powyższe regulacje prawne należy wskazać, że kary umowne mogą być wyłącznie sankcją za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązań. Zastrzeżenie kary umownej można zatem traktować jako formę uproszczenia redakcji warunków umowy, która pozwala na przyjęcie przez strony, że wypadki niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, stanowią jednocześnie podstawę do domagania się zapłaty kary umownej.

Trzeba zaznaczyć, że bez znaczenia pozostaje nazwa danej płatności. Istotnym jest natomiast, czy stanowi ona zapłatę za konkretne świadczenie czy też jest odszkodowaniem w znaczeniu wyżej opisanym.

Jeżeli płatności o charakterze odszkodowawczym nie będą miały bezpośredniego związku z żadną czynnością mającą charakter świadczenia ze strony podmiotu zobowiązanego, wówczas kwota otrzymanych odszkodowań nie będzie mieściła się w katalogu czynności wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT i jako taka nie będzie podlegała opodatkowaniu tym podatkiem.

Odwołując się zatem do art. 361 i art. 471 Kodeksu cywilnego należy stwierdzić, że istotą odszkodowań nie jest płatność za świadczenie, lecz rekompensata za szkodę. W takim przypadku nie występuje świadczenie w zamian za wynagrodzenie, a zatem otrzymane odszkodowanie nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podatnika. Zapłata ta nie jest też związana z zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub tolerowania czynności lub sytuacji.

Także w przypadku, gdy odszkodowanie wynika z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, jego istota sprowadza się do naprawienia wyrządzonej w związku z tym szkody. Innymi słowy, przesłanką odszkodowania przewidzianego w art. 471 Kodeksu cywilnego jest nie samo niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, a spowodowanie tym szkody w rozumieniu art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z cytowanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego). Przedstawiona zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z usługami i towarami, które nie są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Co więcej, zgodnie z art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Uprawnienie wynikające z powyższego przepisu odnosi się do podatników, którzy dokonują dostaw towarów bądź świadczenia usług opodatkowanych poza terytorium kraju, a zakupy, jakich dokonują, są związane właśnie z tymi czynnościami. Warunkiem do odliczenia podatku naliczonego związanego z czynnościami dokonywanymi poza terytorium kraju jest to, aby - hipotetycznie - w przypadku wykonywania tych samych czynności w kraju podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Powołany przepis wymaga ponadto, aby podatnik posiadał dokumenty, z których wynikać będzie związek odliczonego podatku z czynnościami wykonywanymi poza terytorium kraju. Powinny to być przede wszystkim dokumenty potwierdzające dokonanie określonych czynności poza terytorium kraju, które będą jednocześnie opisywać te czynności.

Ponadto podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jak stanowi art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy:

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT w Polsce. Wnioskodawca prowadzi działalność w branży TLS (Transport, Logistyka, Spedycja) w zakresie transportu drogowego towarów na trasach krajowych i międzynarodowych. Wnioskodawca jest odpowiedzialny za organizację i koordynację przewozu towarów z miejsca nadania do miejsca odbioru, przygotowanie dokumentacji transportowej oraz za samo wykonanie transportu drogowego. Wnioskodawca świadczy usługi na rzecz klientów krajowych oraz zagranicznych. W ramach prowadzonej działalności dochodzi do sytuacji, w której Klienci rezygnują ze zleconych przewozów towarów (anulacja zlecenia) już po przyjęciu przez Wnioskodawcę zlecenia, ale jeszcze przed rozpoczęciem ich realizacji. W przypadku anulacji zlecenia faktycznie nie dochodzi do świadczenia usług przez Wnioskodawcę w zakresie transportu towarów. W takim przypadku, z uwagi na zaangażowanie Wnioskodawcy (np. w zakresie czasu poświęconego na przygotowanie realizacji zlecenia przyjętego przez Wnioskodawcę do realizacji lub dotarcie do wskazanego miejsca załadunku), Wnioskodawca może obciążyć Klienta opłatą z tytułu anulacji zlecenia (Opłata 1).

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca korzysta również z usług podwykonawców tzn. podmiotów wykonujących działalność gospodarczą w zakresie transportu, logistyki i spedycji, będących podatnikami VAT (Przewoźnicy). Wnioskodawca zawiera z Przewoźnikami umowy (tzw. zlecenia spedycyjne), na podstawie których zleca im wykonanie usług w zakresie przewozu towarów. Umowy te regulują wzajemne prawa i obowiązki stron. Wnioskodawca nabywa od Przewoźników ww. usługi, które wykorzystuje w ramach własnej działalności opodatkowanej VAT. W trakcie świadczenia usług przez Przewoźników może dochodzić do sytuacji, w których po przyjęciu przez Przewoźnika zlecenia, a jeszcze przed rozpoczęciem jego realizacji, Klient Wnioskodawcy rezygnuje ze zleconego przewozu towarów, w konsekwencji czego dochodzi do anulacji zlecenia u Przewoźników przez Wnioskodawcę. W takiej sytuacji Przewoźnicy mają prawo obciążyć Wnioskodawcę opłatą z tytułu anulacji zlecenia (Opłata 2). W przypadku anulacji zlecenia, nie dochodzi ostatecznie do świadczenia przez Przewoźników usług objętych anulowanymi zleceniami (usług przewozu towarów). Niemniej z uwagi na zaangażowanie Przewoźników (np. w zakresie czasu poświęconego na przygotowanie realizacji zlecenia lub dotarcie już na wskazane miejsce załadunku), Wnioskodawca wypłaca Przewoźnikom kwoty Opłat z uwagi na anulowanie zleceń przyjętych wcześniej przez Przewoźników do realizacji zleceń.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii czy Opłaty 1 należne Wnioskodawcy od jej Klientów w związku z anulacją zleceń przed ich wykonaniem stanowią wynagrodzenie z tytułu świadczenia usług podlegających opodatkowaniu VAT (pytanie nr 1 wniosku) oraz czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dotyczących Opłat 2, tzw. faktur wystawionych przez Przewoźników w związku z anulacją zleceń przed ich wykonaniem (pytanie nr 2 wniosku).

Aby odpowiedzieć na wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego w zakresie Opłat 2, należy również i w tym zakresie określić czy Opłata 2 stanowi wynagrodzenie z tytułu świadczenia usług podlegających opodatkowaniu VAT.

W przypadku Opłaty 1, tj. gdy Wnioskodawca obciąża Klienta opłatą z tytułu anulacji zlecenia lub Opłaty 2, tj. gdy Przewoźnicy obciążają Wnioskodawcę opłatą z tytułu anulacji zlecenia, należy stwierdzić, że Opłata 1 i Opłata 2 nie są wynagrodzeniem za świadczenie usług. Nie jest to ekwiwalent za świadczenie usług dokonywane przez Wnioskodawcę na rzecz Klienta lub przez Przewoźników na rzecz Wnioskodawcy. W rozpatrywanym przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną - świadczeniem w zamian za wynagrodzenie, gdyż Opłata 1 i Opłata 2 nie wiążą się z żadnym świadczeniem ze strony Wnioskodawcy lub Przewoźników. Jak wskazuje we wniosku Wnioskodawca obciąża on Opłatą 1 Klienta w przypadku anulacji zlecenia, gdzie nie dochodzi do świadczenia usług przez Wnioskodawcę w zakresie transportu towarów. Natomiast w zakresie anulacji zlecenia, gdzie ostatecznie nie dochodzi do wyświadczenia przez Przewoźników usługi objętych anulowanymi zleceniami, Opłatami 2 obciążany jest Wnioskodawca. Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że Opłata 1 i Opłata 2 nie są kwotami należnymi i związanymi z jakimkolwiek świadczeniem ze strony Wnioskodawcy na rzecz Klienta lub ze strony Przewoźników na rzecz Wnioskodawcy. W tym przypadku Opłata 1 i Opłata 2 pełnią funkcję odszkodowawczą, nie stanowią zapłaty za usługę, lecz stanowią rekompensatę za poniesione przez Wnioskodawcę lub Przewoźników ewentualne koszty (straty) wynikłe z anulowania zlecenia i nie mieszą się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zatem Opłaty 1 i Opłaty 2 mają charakter sankcyjny nie stanowią wynagrodzenia za świadczenie usług podlegających opodatkowaniu VAT.

Odnosząc się zaś do prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu Opłat 2, która jak już ustalono nie stanowi wynagrodzenia za świadczenie usług podlegające opodatkowaniu VAT, należy zauważyć, że w opisywanym przypadku dla Opłat 2 mających charakter sankcyjny, będzie mieć zastosowanie wyłączenie z możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikające z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy. Tym samym Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur dotyczących Opłat 2, tzn. faktur wystawionych przez Przewoźników w związku z anulacją zleceń przed ich wykonaniem.

A zatem, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego nr 1 i 2 należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, które Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.