0114-KDIP1-1.4012.433.2026.2.MKA

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie:

‒  prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących usługi zarządzania nieruchomością wspólną jako kosztu ogólnego związanego z prowadzoną działalnością opodatkowaną,

‒  uznania, że obciążenie właścicieli lokali kosztami utrzymania i zarządu stanowi odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu,

‒  wskazania uprawnienia Wspólnoty do dokumentowania ww. czynności fakturami wystawianymi na właścicieli lokali.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie – pismem, które wpłynęło do Organu 8 września 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest wspólnotą właścicieli lokali utworzoną na podstawie ustawy o własności lokali.

W skład wspólnoty wchodzą wyłącznie lokale użytkowe. Właściciele lokali prowadzą działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT.

Wspólnota jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.

Wspólnota wykonuje czynności opodatkowane VAT, w szczególności odpłatnie udostępnia część nieruchomości wspólnej (elewację budynku pod reklamy, teren zewnętrzny pod bankomat i pod paczkomat) oraz wynajmuje swoje pomieszczenia. Czynności te są dokumentowane fakturami VAT wystawianymi przez wspólnotę.

W celu prawidłowego funkcjonowania nieruchomości wspólnota nabywa od profesjonalnego podmiotu zewnętrznego usługę zarządzania nieruchomością wspólną. Usługa obejmuje m.in. administrowanie, obsługę techniczną, organizacyjną i finansową, reprezentację wspólnoty oraz nadzór nad utrzymaniem nieruchomości.

Usługa zarządzania jest dokumentowana fakturami VAT wystawianymi na wspólnotę właścicieli lokali jako nabywcę.

Koszty zarządzania są pokrywane przez właścicieli lokali w formie miesięcznych zaliczek ustalanych uchwałą wspólnoty. Obecnie rozliczenia te nie są dokumentowane fakturami VAT, lecz notami/ rozliczeniami wewnętrznymi.

Wspólnota rozważa zmianę modelu rozliczeń polegającą na:

‒  traktowaniu czynności polegających na zapewnieniu utrzymania i zarządzania nieruchomością wspólną jako odpłatnego świadczenia usług na rzecz właścicieli lokali,

‒  dokumentowaniu tych czynności fakturami VAT wystawianymi na właścicieli lokali,

‒  odliczaniu podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących usługę zarządzania jako kosztu ogólnego działalności opodatkowanej.

Pytania

1) Czy wspólnocie właścicieli lokali przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących usługę zarządzania nieruchomością wspólną, jako kosztu ogólnego związanego z prowadzoną działalnością opodatkowaną VAT?

2) Czy obciążanie właścicieli lokali kosztami utrzymania i zarządzania nieruchomością wspólną może stanowić odpłatne świadczenie usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, podlegające opodatkowaniu VAT?

3) Czy w przypadku uznania, że czynności te podlegają opodatkowaniu, wspólnota jest uprawniona do dokumentowania ich fakturami VAT wystawianymi na właścicieli lokali?

Państwa stanowisko

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od usług zarządzania.

Wspólnota jest czynnym podatnikiem VAT oraz wykonuje czynności opodatkowane (odpłatne udostępnianie elewacji budynku pod reklamy, terenu zewnętrznego pod bankomat i pod paczkomat oraz wynajem swoich pomieszczeń). Usługi zarządzania stanowią koszty ogólne funkcjonowania wspólnoty i mają pośredni związek z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Orzecznictwo TSUE dopuszcza odliczenie VAT od kosztów ogólnych, jeśli pozostają one w związku z całością działalności opodatkowanej.

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy obciążanie właścicieli kosztami zarządzania nieruchomością wspólną może stanowić odpłatne świadczenie usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy o VAT.

Wspólnota, jako odrębny podatnik VAT, działa w tym zakresie jako podmiot świadczący usługę polegającą na zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania nieruchomości wspólnej. W zamian za to otrzymuje wynagrodzenie w postaci zaliczek/opłat wnoszonych przez właścicieli lokali. Istnieje zatem stosunek prawny, w ramach którego następuje świadczenie wzajemne.

Ad 3

W przypadku uznania, że czynności te podlegają opodatkowaniu VAT, wspólnota - jako podatnik VAT - jest uprawniona do dokumentowania ich fakturami VAT zgodnie z art. 106b ustawy o VAT.

IV. Podsumowanie

W ocenie Wnioskodawcy:

‒  usługa zarządzania stanowi koszt ogólny związany z działalnością opodatkowaną VAT,

‒  wspólnocie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego,

‒  obciążanie właścicieli może stanowić odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu VAT,

‒  czynności te mogą być dokumentowane fakturami VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z powołanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ponadto należy podkreślić, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Ten ostatni przepis określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Na zakres prawa do odliczeń w sposób bezpośredni wpływa również pojmowanie statusu danego podmiotu jako podatnika podatku od towarów i usług wykonującego czynności opodatkowane. Tylko podatnik w rozumieniu art. 15 ustawy, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady status podatnika związany jest z prowadzeniem przez dany podmiot działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą można mówić wówczas, gdy nabywane towary lub usługi służą np. dalszej odsprzedaży lub też są niezbędne do wytworzenia towarów lub wykonania usług będących przedmiotem sprzedaży. Bezpośrednio więc wiążą się z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast o związku pośrednim można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania firmy (przedsiębiorstwa) – mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganymi przez podatnika przychodami. Aby jednak można było wskazać, iż określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu.

O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do obrotu osiąganego przez podatnika, np. poprzez odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości.

W myśl art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy:

Nie każda jednak czynność stanowiąca dostawę towarów lub świadczenie usług, w rozumieniu art. 5 ustawy, podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Analizując bowiem powyższe przepisy stwierdzić należy, że dostawa towarów lub świadczenie usług podlegać będą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług wyłącznie wówczas, gdy dokonywane będą przez podmiot mający status podatnika, a dodatkowo działającego w takim charakterze w odniesieniu do danej transakcji.

Jedną z generalnych zasad na gruncie podatku od towarów i usług jest bowiem to, że czynności wymienione w art. 5 ust. 1 ustawy podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, gdy wykonane są przez podatnika.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Definicja działalności gospodarczej, zawarta w ustawie, ma charakter uniwersalny, pozwalający na objęcie pojęciem „podatnik” tych wszystkich podmiotów, które prowadzą określoną działalność, występując w profesjonalnym obrocie gospodarczym.

Jak wynika z powyższych przepisów, na podstawę opodatkowania składają się kwoty należne z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu, które są wykonywane przez podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Wspólnota jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Wykonuje czynności opodatkowane VAT, w szczególności odpłatnie udostępnia część nieruchomości wspólnej (elewację budynku pod reklamy, teren zewnętrzny pod bankomat i pod paczkomat) oraz wynajmuje swoje pomieszczenia. Czynności te są dokumentowane fakturami wystawionymi na wspólnotę.

W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania nieruchomości wspólnota powierza usługę zarządzania podmiotowi zewnętrznemu. Usługa zarządzania obejmuje m.in. administrowanie, obsługę techniczną, organizacyjną i finansową, reprezentację wspólnoty oraz nadzór nad utrzymaniem nieruchomości.

Usługa zarządzania jest dokumentowana fakturami VAT wystawianymi na wspólnotę właścicieli lokali jako nabywcę. Koszty zarządzania są pokrywane przez właścicieli lokali w formie miesięcznych zaliczek ustalanych uchwałą wspólnoty. Obecnie rozliczenia te nie są dokumentowane fakturami VAT, a notami/ rozliczeniami wewnętrznymi.

Wspólnota rozważa zmianę rozliczeń polegającą na: uznawaniu czynności z zakresu utrzymania i zarządu nieruchomością wspólną za odpłatne świadczenie usług na rzecz właścicieli lokali, dokumentowanie tych czynności fakturami wystawionymi na właścicieli i odliczeniu podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących usługę zarządzania jako kosztu ogólnego działalności opodatkowanej.

Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących usługi zarządzania nieruchomością wspólną jako kosztu ogólnego związanego z prowadzoną działalnością opodatkowaną, oraz czy obciążenie właścicieli lokali kosztami utrzymania i zarządu stanowi odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu i czy Wspólnota jest uprawniona do dokumentowania ich fakturami wystawianymi na właścicieli lokali.

Aby odpowiedzieć na Państwa wątpliwości, należy w pierwszej kolejności wyjaśnić, czy wspólnota, wykonując zadania związane z nieruchomością wspólną, działa jako podatnik VAT. W tym celu należy odnieść się do przepisów ustawy o podatku od towarów i usług

Prawa i obowiązki członków wspólnoty oraz zakres zarządu nieruchomością wspólną określa natomiast ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tekst jedn.: Dz. U. z 2026 r. poz. 232 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o własności lokali”.

Stosownie do art. 1 ust. 1 ustawy o własności lokali:

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o własności lokali:

W myśl art. 6 ustawy o własności lokali:

Przepis ten nadaje wspólnocie mieszkaniowej przymiot jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Wspólnota mieszkaniowa jest odrębnym od członków wspólnoty podmiotem praw i obowiązków, a tym samym działając w ramach przyznanej zdolności prawnej może nabywać prawa i obowiązki do własnego majątku.

Jednostka, która powstała w oparciu o przepis art. 6 ustawy o własności lokali, posiada określoną strukturę, w której skład wchodzą właściciele lokali, którzy są zobowiązani do określonych zachowań oraz czynności wynikających z tej ustawy.

Według art. 12 ustawy o własności lokali:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali:

Jak stanowi art. 14 ustawy o własności lokali:

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali:

Zgodnie z art. 17 ustawy o własności lokali:

Zasady wystawiania faktur regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

Stosownie do przepisu art. 106b ust. 1 ustawy:

W kontekście powołanych przepisów Wspólnota nabywając towary i usługi w ramach zarządu nieruchomością wspólną, jest jednostką odrębną od właścicieli lokali, nie wykonuje żadnych czynności na rzecz właścicieli, ponieważ w takim przypadku działa w imieniu własnym i na własny rachunek. Działa wtedy jako podmiot stosunków zobowiązaniowych wynikających z zarządu nieruchomością wspólną, którego działanie jest jedynie finansowane przez właścicieli wyodrębnionych lokali użytkowych mających udziały w nieruchomości wspólnej.

W związku z tym, odbiorcą nabywanych towarów i usług jest – jako odrębny od jej członków podmiot prawa – Wspólnota. Ponieważ występuje ona jako ostateczny konsument, nie świadczy więc w tym zakresie żadnych czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług na rzecz właścicieli odrębnych lokali.

Zatem w przypadku ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej Wspólnota nie działa w charakterze podatnika w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy, prowadzącego działalność gospodarczą w myśl art. 15 ust. 2 ustawy.

W konsekwencji realizowane przez Wspólnotę zadania polegające na zarządzaniu nieruchomością wspólną na rzecz właścicieli lokali (w tym pokrywane z wpłacanych przez nich zaliczek koszty utrzymania, obsługi technicznej i administracji), nie stanowią odpłatnego świadczenia usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy i nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Z uwagi na powyższe, Wspólnota nie jest uprawniona do dokumentowania tych czynności fakturami.

Tym samym, skoro w niniejszej sprawie Wspólnota nie występuje jako podatnik VAT wykonujący czynności opodatkowane, nie przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków ponoszonych na zarządzanie i utrzymanie nieruchomości wspólnej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Wydatki te są bezpośrednio związane ze sferą działalności, która nie wykazuje związku ze sprzedażą opodatkowaną. Koszty zarządzania nieruchomością wspólną są pokrywane przez właścicieli w formie zaliczek, które – jak wykazałem wyżej – nie stanowią wynagrodzenia za jakiekolwiek świadczenie ze strony Wspólnoty.

Wobec powyższego Państwa stanowisko uznaję za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego).

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.