0114-KDIP1-1.4012.220.2026.2.AWY

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie możliwości anulowania faktury przygotowanej w systemie księgowym i nieudostępnionej nabywcy w żaden sposób, bez obowiązku wprowadzania do KSeF tej faktury ani jej korekty – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący:

• zastosowania kary pieniężnej, o której mowa w art. 106ni ust. 1 pkt 3 ustawy w sytuacji przesłania do KSeF faktury, która w polu P_1 będzie wskazywała datę wcześniejszą o więcej niż jeden dzień roboczy niż data przesłania tej faktury,
• możliwości anulowania faktury przygotowanej w systemie księgowym i nieudostępnionej nabywcy w żaden sposób, bez obowiązku wprowadzania do KSeF tej faktury ani jej korekty.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest Spółką zarejestrowaną w Polsce jako czynny podatnik VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: „KSeF”) Spółka od 1 kwietnia 2026 r. będzie zobowiązana do wystawiania faktur w tym systemie. W przyszłości mogą zdarzyć się sytuacje, w których Spółka w swoim systemie księgowym przygotuje fakturę (plik xml) do wysyłki do KSeF, jednak ze względu na określone zdarzenia losowe lub przyjęty model biznesowy (w szczególności proces wewnętrznej akceptacji faktury), jej faktyczne przesłanie do KSeF nastąpi dopiero po kilku dniach. Należy podkreślić, że w opisanej sytuacji taka faktura, jedynie „przygotowana do wysyłki” nie zostanie ani udostępniona nabywcy, ani wprowadzona do obrotu prawnego w jakikolwiek inny sposób. W takim przypadku data wskazana w polu P_1 faktury (wg struktury logicznej FA(3)), tj. „data wystawienia faktury, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy o VAT”, będzie równa dacie przygotowania faktury. W konsekwencji, w momencie, gdy faktura ostatecznie zostanie przesłana do KSeF, data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza od daty wskazanej przez Spółkę w polu P_1 struktury logicznej FA(3).

Niezależnie, Wnioskodawca przewiduje również, że mogą zdarzyć się sytuacje, iż taka faktura, przygotowana w systemie księgowym Spółki, zostanie odrzucona w procesie wewnętrznej akceptacji (np. ze względu na nieprawidłowy opis usługi, nieprawidłowe kwoty, itp.). W związku z tym, może powstać potrzeba usunięcia („anulowania”) błędnej propozycji faktury (przed przesłaniem faktury do KSeF / udostępnieniem nabywcy faktury) tak, aby po przesłaniu faktury do KSeF, nabywca miał dostęp do faktury odzwierciedlającej w sposób prawidłowy zaistniałe zdarzenie gospodarcze.

Pytanie oznaczone we wniosku nr 2

Czy faktura przygotowana w systemie księgowym Spółki do wysłania do KSeF, ale nieudostępniona nabywcy w żaden sposób, może zostać przez Spółkę „anulowana” - technicznie poprzez wystawienie korekty „do zera” - bez obowiązku wprowadzania do KSeF obu dokumentów (tj. ani faktury ani jej korekty)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku VAT lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy o VAT w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

- podatnik wystawia fakturę korygującą.

Art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT wprowadza zasadę, zgodnie z którą każda faktura korygująca powinna zostać wystawiona w KSeF i powinna zawierać m.in. numer kolejny, datę jej wystawienia oraz numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w KSeF. A zatem jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, co do zasady, podatnik powinien wystawić fakturę korygującą w KSeF.

Należy jednak zauważyć, że w sytuacji, gdy propozycja faktury zawierająca błędy, podatnik nie powinien wprowadzać jej do obrotu prawnego. W pewnych okolicznościach mogłoby się to wiązać z sankcjami dla Spółki lub jej przedstawicieli (na podstawie kodeksu karnego skarbowego, a nawet na podstawie kodeksu karnego). Zatem w sytuacji zidentyfikowania, że dokument jest wadliwy, podatnik powinien podjąć kroki zmierzające do uniknięcia wprowadzenia jej do obrotu gospodarczego. W pewnych okolicznościach, ze względu na ograniczenia systemowe może się zatem pojawić konieczność anulowania błędnej propozycji faktury, poprzez wystawienie korekty „do zera”.

Przepisy ustawy o VAT, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania faktur, jednak na ten temat wielokrotnie wypowiadały się sądy oraz organy podatkowe.

Interpretacja indywidualna z 21 stycznia 2021 r. o sygn. 0461-ITPP1.4512.961.2016.6.MP wskazuje, w jakich przypadkach anulowanie faktury jest dopuszczalne: „W praktyce jednak - w drodze wyjątku jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonania na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego lub też dotyczy przypadków, w których faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. Niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego może mieć miejsce gdy faktura nie zostanie wysłana do kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana, ale nie zostanie odebrana przez kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana i odebrana, a następnie odesłana przez kontrahenta (w taki sposób, że podatnik posiada oba egzemplarze faktur - oryginał i kopię - a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach) a jednocześnie nie doszło do zrealizowania transakcji (świadczenia usługi, dostawy towarów). Podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) powinien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie.”

Zatem w praktyce anulowanie faktury jest dopuszczalne wyłącznie, gdy faktura nie została wprowadzona przez podatnika do obrotu prawnego.

WSA w Bydgoszczy w wyroku z 16 lutego 2021 r. o sygn. I SA/Bd 854/20 orzekł: „Wystawienie faktury oznacza sporządzenie dokumentu i jego przekazanie innemu podmiotowi, tj. wprowadzenie do obrotu prawnego. Organ wyjaśnił, iż treść art. 108 u.p.t.u. nakłada obowiązek zapłaty podatku wykazanego w fakturze w oderwaniu od regulacji dotyczących obowiązku podatkowego i zobowiązania podatkowego w podatku od towarów i usług. Zgodnie zatem z ww. przepisem wystawienie faktury i wykazanie podatku, stanowi podstawę obowiązku zapłaty określonej kwoty. Z tej przyczyny faktura VAT, która została wprowadzona do obrotu prawnego, wywołuje skutki prawne, choćby nie dokumentowała żadnego zdarzenia gospodarczego.”

Powyższa, utrwalona praktyka, jakkolwiek ukształtowana na podstawie przepisów obowiązujących przez wejściem w życie obowiązkowego KSeF, zdaniem Wnioskodawcy, znajduje w pełni zastosowanie do bieżącej sytuacji prawnej. Sposób wprowadzania faktur do obiegu prawno-gospodarczego (obecnie poprzez KSeF) nie może mieć wpływu na reguły dotyczące korygowania wewnętrznych dokumentów podatnika (np. propozycji faktur).

Biorąc pod uwagę przytoczone stanowiska sądów i organów podatkowych, zdaniem Wnioskodawcy, w razie wykrycia błędu na fakturze przygotowanej w systemie księgowym do wysłania do KSeF, podatnik nie będzie zobowiązany do wprowadzenia takiej faktury do KSeF oraz wystawienia faktury korygującej w tym systemie. Na gruncie przepisów ustawy o VAT w takim przypadku w ogóle nie dojdzie do wystawienia faktury. Podatnik będzie zatem uprawniony do anulowania przygotowanej propozycji faktury (w tym poprzez wygenerowanie stosowanej korekty), a następnie do przesłania do KSeF jedynie faktury zawierającej prawidłowe dane.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie możliwości anulowania faktury przygotowanej w systemie księgowym i nieudostępnionej nabywcy w żaden sposób, bez obowiązku wprowadzania do KSeF tej faktury ani jej korekty – jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą”:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:

Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Zasady wystawiania faktur regulują przepisy działu XI. Dokumentacja.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106nc ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Jak stanowi art. 106na ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT i od 1 kwietnia 2026 r. są Państwo zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF.

W przyszłości mogą zdarzyć się sytuacje, w których w swoim systemie księgowym przygotują Państwo fakturę (plik xml) do wysyłki do KSeF, jednak taka faktura zostanie odrzucona w procesie wewnętrznej akceptacji (np. ze względu na nieprawidłowy opis usługi, nieprawidłowe kwoty itp.). W związku z tym, może powstać potrzeba usunięcia („anulowania”) błędnej propozycji faktury (przed jej przesłaniem do KSeF/udostępnieniem nabywcy) tak, aby po przesłaniu do KSeF nabywca miał dostęp do faktury odzwierciedlającej w sposób prawidłowy zaistniałe zdarzenie gospodarcze.

Państwa wątpliwości w sprawie dotyczą m.in. możliwości „anulowania” faktury nieudostępnionej nabywcy w żaden sposób i niewysłanej do KSeF, bez obowiązku wprowadzania tej faktury ani jej korekty do KSeF.

W myśl art. 108 ust. 1 ustawy:

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa.

Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Podatnik wystawia fakturę m.in. w przypadku sprzedaży towaru lub usługi oraz w przypadku otrzymania zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.

Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego (faktura anulowana), nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu wyżej cytowanego przepisu prawnego i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.

Należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego.

Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Natomiast, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy, to w takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania takiej faktury poprzez wystawienie faktury korygującej.

Należy zauważyć, że faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Celem ich wystawienia jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości.

Na podstawie art. 106j ust. 1 ustawy:

W świetle art. 106j ust. 2 ustawy:

Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Jednakże dokonanie korekty faktury jest możliwe jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego. Natomiast nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego, gdyż nie wywołuje wówczas żadnych skutków prawnych.

Z opisu sprawy wynika, że mogą zdarzyć się sytuacje, w których faktura przygotowana jedynie w Państwa systemie księgowym zostanie odrzucona w procesie wewnętrznej akceptacji. W związku z tym, może powstać potrzeba usunięcia („anulowania”) błędnej propozycji faktury – przed przesłaniem faktury do KSeF/udostępnieniem nabywcy faktury.

Jak już wskazano, przepisy ustawy o podatku od towarów i usług ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur i nie przewidują innej formy zmiany błędnych danych zapisanych na fakturze lub wycofania jej z obiegu prawnego aniżeli wystawienie faktury korygującej.

Ewentualne „anulowanie” faktury dopuszczalne jest jedynie wówczas, gdy faktura mająca być przedmiotem anulowania nie została jeszcze w żaden sposób wprowadzona do obrotu prawnego.

Należy w tym miejscu wskazać, że w KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury. Jeśli plik xml został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. W związku z powyższym, jeśli w wystawionej fakturze zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów.

Z opisu sprawy wynika, że w analizowanym przypadku nie mamy do czynienia z wystawioną już fakturą, lecz z jej niejako projektem. Nazywają Państwo bowiem ten dokument „propozycją” faktury niewprowadzoną do KSeF ani nieudostępnioną nabywcy w żaden sposób. Dokument ten jest ponadto poddawany funkcjonującej w firmie wewnętrznej procedurze akceptacji, w wyniku której jeśli jego treść nie zostanie zaakceptowana, to zostaje odrzucony. W związku z tym powstaje potrzeba usunięcia („anulowania”) tej błędnej propozycji faktury przed jej przesłaniem do KSeF/udostępnieniem nabywcy.

Zatem mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane wyżej w tym zakresie wyjaśnienia, należy uznać, że skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (nie zostały udostępnione nabywcy w żaden sposób i nie zostały przesłane do KSeF) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych (ze względu np. na nieprawidłowy opis usługi, nieprawidłowe kwoty), to będą mieli Państwo prawo do anulowania tych faktur na etapie ich wewnętrznego tworzenia w systemie księgowym Spółki.

Tym samym, nie będą mieli Państwo obowiązku wprowadzania takich faktur i ich korekt do KSeF.

Jednocześnie podkreślić należy, że ewentualne „anulowanie”, o którym jest mowa w Państwa przypadku, odnosi się do dokumentu przygotowanego w pliku xml, który to jednakże nie został jeszcze przekazany do KSeF, a stanowi dopiero propozycję faktury podlegającą w Spółce wewnętrznej procedurze akceptacji i poprawieniu zidentyfikowanych błędów. KSeF nie przewiduje bowiem możliwości anulowania wystawionej za jego pośrednictwem faktury.

Państwa stanowisko do pytania oznaczonego we wniosku nr 2 uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna rozstrzyga wyłącznie w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2. W odniesieniu do pytania nr 1 dotyczącego kwestii zastosowania kary pieniężnej, o której mowa w art. 106ni ust. 1 pkt 3 ustawy, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·       w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·       w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.