0113-KDIPT2-3.4011.513.2026.1.GG

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku ze sfinansowaniem pracownikom kosztów noclegu. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Urząd Miasta … (dalej: „Wnioskodawca”) deleguje swoich pracowników w krajowe oraz zagraniczne podróże służbowe w celu realizacji obowiązków służbowych, m. in. w celu udziału w konferencjach, szkoleniach, posiedzeniach komisji, wizytach studyjnych oraz innych wydarzeniach związanych z działalnością jednostki samorządu terytorialnego.

Wnioskodawca ustala należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: „Rozporządzenie”).

Zgodnie z § 8 Rozporządzenia, dotyczącym podróży krajowych, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety za jedną dobę hotelową. Jednocześnie Rozporządzenie przewiduje możliwość wyrażenia przez pracodawcę zgody na zwrot kosztów noclegu przekraczających wskazany limit w uzasadnionych przypadkach. Analogiczne zasady dotyczą podróży zagranicznych, przy czym limity noclegowe zostały określone w załączniku do Rozporządzenia.

W ramach zdarzenia przyszłego mogą wystąpić sytuacje, w których Wnioskodawca sfinansuje albo zwróci pracownikowi koszt noclegu przekraczający limity określone w Rozporządzeniu. Przekroczenie limitu będzie miało charakter incydentalny i każdorazowo będzie uzasadnione okolicznościami związanymi z organizacją podróży służbowej oraz interesem pracodawcy.

Przekroczenie limitu noclegowego może wynikać w szczególności z następujących okoliczności:

• ­udziału pracownika w konferencjach, targach, forach lub innych dużych wydarzeniach, podczas których zwiększony popyt powoduje wzrost cen usług hotelowych;
• ­udziału kilku pracowników w tym samym wydarzeniu, gdy miejsce noclegu stanowi jednocześnie miejsce organizacji konferencji lub szkolenia;
• ­konieczności ograniczenia kosztów transportu oraz optymalizacji czasu podróży służbowej poprzez wybór hotelu położonego bezpośrednio w miejscu odbywania się wydarzenia;
• ­wskazania konkretnego miejsca noclegu przez pracodawcę lub przełożonego, bez możliwości samodzielnego wyboru hotelu przez pracownika;
• ­konieczności odbycia podróży służbowej w trybie nagłym, uniemożliwiającej wcześniejszą rezerwację noclegu po niższej cenie.

Wnioskodawca wskazuje, że finansowanie noclegu następuje wyłącznie w celu zapewnienia prawidłowej realizacji obowiązków służbowych przez pracownika oraz sprawnej organizacji podróży służbowej. Pracownik nie ma swobody w dysponowaniu świadczeniem ani możliwości wykorzystania go do celów prywatnych. Nocleg pozostaje ściśle związany z wykonywaniem obowiązków służbowych i realizowany jest przede wszystkim w interesie pracodawcy.

W związku z powyższym, Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy wartość kosztu noclegu przekraczająca limity określone w Rozporządzeniu stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Pytanie

Czy sfinansowanie przez Wnioskodawcę kosztów noclegu pracownika odbywającego podróż służbową, w części przekraczającej limity określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, sfinansowanie pracownikowi kosztów noclegu w związku z podróżą służbową, również w części przekraczającej limity określone w Rozporządzeniu, nie stanowi dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze, wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Jednocześnie, zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądów administracyjnych oraz wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, za przychód pracownika mogą zostać uznane wyłącznie takie świadczenia, które:

• zostały spełnione za zgodą pracownika,
• zostały spełnione w interesie pracownika, a nie pracodawcy,
• ­przyniosły pracownikowi wymierną korzyść majątkową w postaci zwiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a korzyść ta ma charakter indywidualny i możliwy do przypisania konkretnemu pracownikowi.

W ocenie Wnioskodawcy, pokrycie kosztów noclegu pracownika odbywającego podróż służbową nie spełnia wskazanych przesłanek.

Nocleg zapewniany jest bowiem przede wszystkim w interesie pracodawcy, który kieruje pracownika do wykonania określonych obowiązków służbowych poza miejscem stałego wykonywania pracy. Zapewnienie noclegu służy prawidłowej organizacji podróży służbowej, efektywnej realizacji obowiązków pracowniczych oraz zabezpieczeniu interesu pracodawcy. Pracownik nie korzysta z noclegu w celach prywatnych ani nie ma pełnej swobody dysponowania świadczeniem. Gdyby nie konieczność wykonania obowiązków służbowych wynikających z polecenia pracodawcy, pracownik nie poniósłby wydatku na taki nocleg.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, wartość finansowanego noclegu, także w części przekraczającej limity określone w Rozporządzeniu nie stanowi dla pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a tym samym nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.):

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.), jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Stosownie do jego treści:

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Definicja przychodu zawarta w art. 11, jak również określone w nim zasady ustalania wartości tego przychodu (w tym świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń) mają charakter ogólny, a zatem mają zastosowanie wówczas, gdy nie występują regulacje szczegółowe, inaczej normujące danego rodzaju przychód lub zasady jego ustalania.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

Stosownie do przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są m.in. określone w art. 10 ust. 1 pkt 1:

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Użyty w ww. przepisie zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.

Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

W świetle art. 38 ust. 1 i 1a ustawy:

W złożonym wniosku Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy wartość kosztów noclegu pracownika odbywającego podróż służbową, w części przekraczającej limity określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W tym miejscu wskazać należy, że definicja podróży służbowej została zawarta w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), który stanowi, że:

W myśl art. 77⁵ § 2 ww. ustawy:

Stosownie do ww. art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy:

Jak wynika z art. 77⁵ § 5 Kodeksu pracy:

Mając zatem na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy.

Jednocześnie, w niniejszej sprawie należy odnieść się do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Art. 21 ust. 13 ww. ustawy stanowi, że:

Z art. 21 ust. 15c tejże ustawy wynika, że:

W konsekwencji, warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. W ramach realizacji obowiązków służbowych, Państwa pracownicy odbywają podróże służbowe krajowe oraz zagraniczne w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, w celu udziału w konferencjach, szkoleniach, posiedzeniach komisji, wizytach studyjnych oraz innych wydarzeniach związanych z działalnością jednostki samorządu terytorialnego.

Zatem, warunek odbywania podróży służbowej przez Państwa pracowników został w przedmiotowej sprawie spełniony.

Natomiast zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Jak wynika z ust. 2 § 8 ww. rozporządzenia:

Według § 8 ust. 3 rozporządzenia:

Zgodnie z § 16 ust. 1 cytowanego rozporządzenia:

W myśl § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia,

Na podstawie § 16 ust. 3 powołanego rozporządzenia:

W świetle zaś § 16 ust. 4 rozporządzenia:

Z ww. przepisów wynika, że w przypadku podróży odbywanej:

• ­  na terenie kraju nocleg podczas podróży w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 8 ust. 1 - 2 ww. rozporządzenia),
• ­poza granicami kraju – nocleg podczas podróży - pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 16 ust. 1 i ust. 3 ww. rozporządzenia).

Zatem, w świetle obowiązujących przepisów ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych korzysta zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (w przypadku podróży krajowej) lub w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia (w przypadku podróży zagranicznej). W uzasadnionych przypadkach, zwolnieniu może podlegać zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1, zgodnie z § 8 ust. 1 - 2 oraz § 16 ust. 1 i 3 ww. rozporządzenia.

Z opisu sprawy wynika, że mogą wystąpić sytuacje, w których sfinansują Państwo albo zwrócą Państwo pracownikowi będącemu w podróży służbowej koszt noclegu przekraczający limity określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Przekroczenie limitu będzie miało charakter incydentalny i każdorazowo będzie uzasadnione okolicznościami związanymi z organizacją podróży służbowej oraz interesem Państwa jako pracodawcy. Finansowanie noclegu będzie następowało wyłącznie w celu zapewnienia prawidłowej realizacji obowiązków służbowych przez pracownika oraz sprawnej organizacji podróży służbowej. Państwa pracownik nie będzie miał swobody w dysponowaniu świadczeniem ani możliwości wykorzystania go do celów prywatnych. Nocleg będzie pozostawał ściśle związany z wykonywaniem obowiązków służbowych i realizowany jest przede wszystkim w interesie Państwa jako pracodawcy.

Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy wskazać należy, że w sytuacji gdy sfinansują Państwo pracownikowi koszty noclegu w związku z odbywaną przez niego podróżą służbową w wysokości przekraczającej limity, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, to będzie generowało to powstanie po stronie Państwa pracownika przychodu w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże, przychód ten będzie korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) tej ustawy. Z tego tytułu nie będą Państwo zobowiązani do naliczenia i poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Nawiązując do powołanego przez Państwa we własnym stanowisku w sprawie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 należy wyjaśnić, że do wytycznych zawartych w ww. wyroku należy sięgać tylko wtedy, gdy dana kwestia (tj. opodatkowanie/zwolnienie z opodatkowania danego świadczenia) nie jest wprost uregulowana w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem, skoro kwestia zwolnienia z opodatkowania należności z tytułu podróży służbowej uregulowana została w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy to należność ta (aby można było rozpatrywać ją pod kątem zwolnienia z opodatkowania) musi stanowić przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnić z opodatkowania bowiem można świadczenie, które stanowi źródło przychodu.

Zatem nieprawidłowe jest Państwa stanowisko, zgodnie z którym:

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• ­  Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• ­  Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• ­  Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w … Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• ­  w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• ­  w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.