0113-KDIPT1-3.4012.759.2026.1.JM
Dokumentowanie sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
7 sierpnia 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 7 sierpnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy sposobu dokumentowania sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży sprzętu muzycznego oraz akcesoriów, w tym sprzętu dla DJ-ów. Jest czynnym podatnikiem VAT od 1 października 2004 r. Sprzedaż prowadzi na rzecz przedsiębiorców oraz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Z uwagi na utratę prawa do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży od wielu lat wszystkie transakcje są ewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej online. Przedmiotem sprzedaży są m.in. gramofony, miksery DJ, kontrolery DJ, słuchawki, mikrofony, statywy, torby, akcesoria oraz kable. Jeżeli sprzedawane towary należą do kategorii wskazanych w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, ich sprzedaż również jest ewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej online. Wnioskodawca nie korzysta i nie zamierza korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Zdarzenie przyszłe dotyczy wyłącznie sprzedaży na odległość realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Towary są dostarczane wyłącznie za pośrednictwem operatorów pocztowych lub przedsiębiorców świadczących usługi kurierskie. Procedura nie dotyczy sprzedaży realizowanej bezpośrednio w sklepie stacjonarnym, gdzie nabywcy wydawany jest papierowy paragon fiskalny zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przypadku sprzedaży objętej niniejszym wnioskiem zapłata następuje wyłącznie w formie bezgotówkowej - przelewem na rachunek bankowy Wnioskodawcy albo za pobraniem, gdy przewoźnik przekazuje pobrane środki na rachunek bankowy Wnioskodawcy. Wnioskodawca nie przyjmuje zapłaty gotówką od nabywców. Sprzedaż jest ewidencjonowana przy zastosowaniu drukarki fiskalnej stanowiącej kasę rejestrującą online współpracującą z systemem sprzedażowym. Dane o każdej transakcji są automatycznie przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas zgodnie z art. 111a ustawy o VAT. Prowadzona ewidencja oraz dokumenty potwierdzające zapłatę pozwalają jednoznacznie ustalić, którego zamówienia dotyczy płatność, jakie towary zostały sprzedane, wysokość należności, datę zapłaty, dane nabywcy, adres dostawy, numer zamówienia, numer dokumentu fiskalnego oraz numer faktury. W przypadku sprzedaży za pobraniem dokumentacja przewoźnika wraz z dokumentacją Wnioskodawcy umożliwia przyporządkowanie zapłaty do konkretnej transakcji. System sprzedażowy zapewnia pełne powiązanie zamówienia, płatności, dokumentu fiskalnego, faktury i danych nabywcy. Przed złożeniem zamówienia klient akceptuje regulamin sprzedaży obejmujący zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych. Klient wskazuje adres poczty elektronicznej, na który faktura w formacie PDF zostanie przesłana. Faktury będą zawierały wszystkie elementy wymagane ustawą o VAT. Wnioskodawca będzie przechowywał dokumentację potwierdzającą akceptację regulaminu oraz jego treść obowiązującą w chwili zawarcia umowy. Procedura będzie przebiegała następująco: klient składa zamówienie na odległość, przekazuje dane niezbędne do jego realizacji oraz akceptuje regulamin. Sprzedaż zostaje zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej online, a dane o transakcji trafiają do Centralnego Repozytorium Kas. Kasa wystawia papierowy paragon fiskalny. Dla tej samej sprzedaży Wnioskodawca wystawia fakturę elektroniczną w formacie PDF i przesyła ją na adres e-mail wskazany przez nabywcę. Papierowy paragon pozostaje w dokumentacji Wnioskodawcy i jest przechowywany zgodnie z przepisami. Wnioskodawca nie korzysta z funkcjonalności e-paragonów.
System zapewnia możliwość jednoznacznego powiązania każdej transakcji z dokumentem fiskalnym, fakturą, płatnością oraz danymi nabywcy. Faktury objęte niniejszym wnioskiem będą wystawiane poza Krajowym Systemem e-Faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, w postaci elektronicznej w formacie PDF, i przekazywane na adres poczty elektronicznej wskazany przez nabywcę. Istotą zdarzenia przyszłego jest to, że każda sprzedaż będzie ewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej online, papierowy paragon fiskalny zostanie wystawiony przez kasę, lecz nie będzie przekazywany nabywcy, pozostając w dokumentacji Wnioskodawcy, natomiast nabywca otrzyma fakturę elektroniczną dokumentującą tę samą sprzedaż.
Pytanie
Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym obowiązek wynikający z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług zostanie wykonany w sytuacji, gdy Wnioskodawca:
· zaewidencjonuje sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej przy zastosowaniu kasy rejestrującej online,
· zapewni automatyczne przekazanie danych o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas,
· wystawi dla każdej sprzedaży fakturę poza Krajowym Systemem e-Faktur,
· przekaże tę fakturę nabywcy w postaci elektronicznej na wskazany przez niego adres poczty elektronicznej,
· natomiast wydrukowany przez kasę rejestrującą paragon fiskalny pozostawi w swojej dokumentacji i nie przekaże go nabywcy?
Pana stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy opisany sposób dokumentowania sprzedaży stanowi prawidłowe wykonanie obowiązku określonego w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji przekazanie nabywcy faktury elektronicznej dokumentującej sprzedaż powoduje wykonanie obowiązku wydania dokumentu sprzedaży, o którym mowa w tym przepisie, mimo że papierowy paragon fiskalny pozostaje w dokumentacji Wnioskodawcy. Art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług stanowi, że podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej ma obowiązek wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży. Ustawodawca posłużył się spójnikiem „lub”. W języku prawnym oraz języku polskim spójnik ten co do zasady oznacza alternatywę. Oznacza to możliwość wykonania obowiązku przez wydanie jednego z wymienionych dokumentów. Przepis nie nakłada obowiązku jednoczesnego wydania nabywcy zarówno paragonu fiskalnego, jak i faktury. Jeżeli zatem sprzedaż zostanie prawidłowo zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej online, a nabywcy zostanie wystawiona i wydana faktura, obowiązek określony w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT zostanie wykonany. W przedstawionym zdarzeniu przyszłym sprzedaż zostaje zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej online. Dane o transakcji są automatycznie przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas. Organ podatkowy posiada zatem informację o dokonaniu sprzedaży niezależnie od tego, czy nabywcy zostanie przekazany papierowy paragon fiskalny. Funkcja kontrolna kasy rejestrującej zostaje zatem w całości zrealizowana. Celem obowiązku określonego w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT jest zapewnienie nabywcy otrzymania dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży oraz zapewnienie prawidłowej ewidencji obrotu. W przedstawionym zdarzeniu przyszłym oba cele zostają osiągnięte. Nabywca otrzymuje fakturę elektroniczną zawierającą wszystkie dane wymagane przez ustawę. Sprzedaż zostaje zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy online. Dane trafiają do Centralnego Repozytorium Kas. Oznacza to, że organ podatkowy posiada pełną informację o dokonanej sprzedaży niezależnie od sposobu przekazania dokumentu nabywcy. Nie dochodzi do ukrycia sprzedaży ani do uszczuplenia podatku należnego.
Opisana procedura nie prowadzi do:
· ukrycia sprzedaży,
· zaniżenia podstawy opodatkowania,
· zaniżenia podatku należnego,
· utrudnienia kontroli podatkowej,
· naruszenia obowiązków ewidencyjnych.
Każda sprzedaż pozostaje możliwa do jednoznacznego zidentyfikowania zarówno w systemie sprzedażowym Wnioskodawcy, jak i w Centralnym Repozytorium Kas. Nabywca przed złożeniem zamówienia zaakceptuje regulamin przewidujący wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych. Sposób przekazania faktury zostanie zatem uzgodniony z nabywcą. Faktura będzie dostępna dla nabywcy w sposób umożliwiający jej odczytanie, zapisanie i wydrukowanie. Faktura elektroniczna zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT oraz szerszy zakres informacji identyfikujących transakcję niż paragon fiskalny. Pozwala na pełną identyfikację stron transakcji. Z punktu widzenia nabywcy zapewnia zatem szerszą informację niż sam paragon fiskalny. Zdaniem Wnioskodawcy brak wydania papierowego paragonu fiskalnego nie oznacza niewykonania obowiązku określonego w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, ponieważ nabywca otrzyma fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż. Papierowy paragon fiskalny wystawiony przez kasę rejestrującą pozostanie w dokumentacji Wnioskodawcy.
Dokumentacja sprzedaży będzie prowadzona w taki sposób, aby możliwe było jednoznaczne powiązanie:
1. zamówienia,
2. danych nabywcy,
3. zapłaty,
4. przesyłki,
5. paragonu fiskalnego,
6. faktury elektronicznej.
Opisany sposób postępowania nie prowadzi do pominięcia sprzedaży w ewidencji ani do zmniejszenia podatku należnego. Sprzedaż zostanie zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej online, a nabywcy zostanie wydany dokument sprzedaży w postaci faktury. W ocenie Wnioskodawcy przy wykładni art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT należy uwzględnić również zasadę racjonalnego ustawodawcy. Gdyby zamiarem ustawodawcy było nałożenie obowiązku wydania zarówno paragonu fiskalnego, jak i faktury, użyłby spójnika „i”, a nie spójnika „lub”. Posłużenie się alternatywą oznacza, że obowiązek może zostać wykonany przez wydanie jednego z wymienionych dokumentów. Mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz wykładnię językową, systemową i funkcjonalną art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przekazanie nabywcy faktury elektronicznej dokumentującej sprzedaż stanowi wykonanie obowiązku określonego w tym przepisie, mimo że wydrukowany przez kasę rejestrującą online papierowy paragon fiskalny pozostaje w dokumentacji Wnioskodawcy. Wnioskodawca wnosi zatem o uznanie przedstawionego stanowiska za prawidłowe.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1263), zwanej dalej „ustawą”:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
Stosownie do art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).
Jak stanowi art. 8 ust. 1 ustawy:
Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (...).
Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży − rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
W myśl art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Obowiązek stosowania kas rejestrujących wynika bezpośrednio z art. 111 ustawy. W myśl art. 111 ust. 1 ustawy:
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Natomiast według przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
a) w postaci papierowej lub
b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
W myśl art. 106b ust. 2 ustawy:
Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.
Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy:
Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:
a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,
b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,
1a) otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:
a) przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4,
b) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118
- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Zgodnie z art. 106ba ustawy:
W przypadku gdy faktura jest wystawiana na rzecz podatnika albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podmioty te są obowiązane do podania numeru, o którym mowa odpowiednio w art. 106e ust. 1 pkt 5, pkt 24 lit. b, pkt 26 albo 27, jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności.
Wszystkie elementy, jakie powinna zawierać faktura określa art. 106e ust. 1 ustawy.
W myśl art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy:
Faktura powinna zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27.
W myśl art. 106e ust. 1 pkt 26 ustawy:
Faktura powinna zawierać w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby podatku albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby podatku - numer identyfikacji podatkowej tego nabywcy, jeżeli posiada on taki numer.
Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:
1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 4 ustawy:
W przypadku gdy:
1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub
5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub
6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Stosownie do art. 106gb ust. 5 ustawy:
Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:
1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Stosownie do art. 106gb ust. 6 ustawy:
W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
Art. 106gb ust. 8 ustawy stanowi, że:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:
1) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub
2) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.
W myśl art. 106b ust. 5 ustawy:
W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Wskazać należy, że przepisy art. 106b ust. 5 ustawy nie ograniczają prawa do wystawienia faktury, a jedynie regulują szczegółowo kwestie dokumentowania transakcji, które uprzednio zostały zaewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Co więcej, powołane przepisy dotyczą szczególnego przypadku, gdy podatnik otrzymuje paragon fiskalny, a następnie żąda wystawienia do niego faktury.
W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.
Stosownie do art. 106m ust. 1a ustawy:
W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury.
Zgodnie z art. 145n ust. 1 ustawy:
W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:
1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
2) paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z poz. 845), zwanym dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”.
Zgodnie § 2 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o pamięci operacyjnej - rozumie się przez to pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w kasie, pracującą pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej, niedostępną dla użytkownika kasy.
Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:
Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.
Natomiast w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:
Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.
Z powyższego wynika, że w momencie dokonania sprzedaży rejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej powstaje obowiązek wydania paragonu nabywcy. Zatem sprzedawca obowiązany jest dołożyć wszelkich starań aby przekazać do dyspozycji nabywcy wydrukowany z kasy rejestrującej dokument potwierdzający sprzedaż, w momencie dokonania tej sprzedaży.
Powołane przepisy określają generalną zasadę, z której wynika, że w przypadku transakcji dokonywanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, podatnik co do zasady zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, a tym samym do dokumentowania każdej transakcji za pomocą paragonu fiskalnego, który musi wydać nabywcy towaru.
Z cytowanego wyżej art. 111 ust. 1 ustawy jednoznacznie wynika, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz dwóch rodzajów podmiotów, mianowicie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy wyłącznie sprzedaży, która została dokonana na rzecz tych wyżej wymienionych podmiotów. Tym samym obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz innych podmiotów, bowiem sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) należy udokumentować fakturą zawierającą elementy określone w art. 106e ust. 1 ustawy. Jednocześnie przepisy ustawy nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz ww. podmiotów. W takim przypadku należy pamiętać, że ustawodawca do takiej sprzedaży przewidział określone warunki ewidencyjne.
Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży sprzętu muzycznego oraz akcesoriów, w tym sprzętu dla DJ-ów. Jest Pan czynnym podatnikiem VAT od 1 października 2004 r. Sprzedaż prowadzi na rzecz przedsiębiorców oraz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Z uwagi na utratę prawa do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży od wielu lat wszystkie transakcje są ewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej online. Przedmiotem sprzedaży są m.in. gramofony, miksery DJ, kontrolery DJ, słuchawki, mikrofony, statywy, torby, akcesoria oraz kable. Jeżeli sprzedawane towary należą do kategorii wskazanych w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, ich sprzedaż również jest ewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej online. Nie korzysta i nie zamierza korzystać Pan ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Zdarzenie przyszłe dotyczy wyłącznie sprzedaży na odległość realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Towary są dostarczane wyłącznie za pośrednictwem operatorów pocztowych lub przedsiębiorców świadczących usługi kurierskie. Sprzedaż jest ewidencjonowana przy zastosowaniu drukarki fiskalnej stanowiącej kasę rejestrującą online współpracującą z systemem sprzedażowym. Dane o każdej transakcji są automatycznie przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas zgodnie z art. 111a ustawy o VAT. Przed złożeniem zamówienia klient akceptuje regulamin sprzedaży obejmujący zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych. Klient wskazuje adres poczty elektronicznej, na który faktura w formacie PDF zostanie przesłana. Faktury będą zawierały wszystkie elementy wymagane ustawą o VAT. Wnioskodawca będzie przechowywał dokumentację potwierdzającą akceptację regulaminu oraz jego treść obowiązującą w chwili zawarcia umowy. Procedura będzie przebiegała następująco: klient składa zamówienie na odległość, przekazuje dane niezbędne do jego realizacji oraz akceptuje regulamin. Sprzedaż zostaje zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej online, a dane o transakcji trafiają do Centralnego Repozytorium Kas. Kasa wystawia papierowy paragon fiskalny. Dla tej samej sprzedaży Wnioskodawca wystawia fakturę elektroniczną w formacie PDF i przesyła ją na adres e-mail wskazany przez nabywcę. Papierowy paragon pozostaje w dokumentacji Wnioskodawcy i jest przechowywany zgodnie z przepisami. Wnioskodawca nie korzysta z funkcjonalności e-paragonów.
Na tle przedstawionego opisu sprawy Pana wątpliwości dotyczą sposobu dokumentowania sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
W tym miejscu należy wskazać, że przepisy o podatku od towarów i usług nie precyzują pojęcia „wydać”. W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji słownikowej. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego – „wydać” oznacza tyle co dać, przydzielić komuś.
Pana wniosek dotyczy sprzedaży prowadzonej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Odnosząc się zatem do sprzedaży, gdy nabywcą będzie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej należy wskazać, że zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
Z opisu sprawy wynika, że nabywca, akceptując regulamin sprzedaży, wyraża zgodę na zawarte w tym regulaminie postanowienie otrzymywania faktur dokumentujących transakcje sprzedaży realizowanej przez Pana, w formie pliku PDF przesyłanego na podany adres e-mail nabywcy.
Zatem, wysłanie faktury w formacie PDF (faktura elektroniczna) na wskazany przez nabywcę, którym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, adres e-mail, zgodnie z jego żądaniem oznacza, że dokument został nabywcy udostępniony (przydzielony) i w odniesieniu do faktury elektronicznej świadczy o tym, że wypełniony został warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. wydano fakturę nabywcy.
Mając zatem na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz przywołane przepisy prawa, należy wskazać, że w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zasadą jest dokumentowanie takiej transakcji paragonem fiskalnym. Obowiązek wystawienia faktury w takich przypadkach istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie, na co wskazuje art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, przy czym będzie mógł Pan wystawić fakturę również bez żądania nabywcy. Należy jednocześnie zauważyć, że wystawienie faktury nie zwalnia Pana z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej.
Tym samym, w sytuacji, kiedy dana sprzedaż zostanie przez Pana udokumentowana fakturą, będzie miał Pan obowiązek zaewidencjonowania jej w kasie rejestrującej niezależnie od faktu wystawienia faktury. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.
Zatem w przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, sprzedaż ta powinna być dokumentowana również przy pomocy kasy fiskalnej. Natomiast z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia Pan w dokumentacji:
• numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, które są zawarte na paragonie fiskalnym,
• lub paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.
Zatem Pana stanowisko uznałem za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Informuję, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Pana wniosku (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.
Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa:
Składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.
Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponosi Pan ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
Rozliczaj podatki zgodnie z przepisami — w programie TaxMachine
Interpretacje pomagają zrozumieć przepisy; TaxMachine pomaga je zastosować w praktyce — prowadzi księgi, liczy podatki i generuje deklaracje, a stawki, druki i przepisy aktualizuje na bieżąco.
- ✓ Księga przychodów i rozchodów, ryczałt oraz pełna księgowość
- ✓ Faktury i e-faktury KSeF, JPK_V7 i JPK_KR
- ✓ PIT, CIT, VAT i inne deklaracje + wysyłka e-Deklaracje z pobraniem UPO
- ✓ Środki trwałe i amortyzacja, płace i ZUS
- ✓ Automatyczne aktualizacje stawek, druków i przepisów