0113-KDIPT1-3.4012.636.2026.1.ALN

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części nieprawidłowe i w części prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie:

• uznania reklamacji dotyczącej braku technicznej możliwości podania NIP w procesie zakupu, a następnie skorygowanie/anulowanie e-paragonu fiskalnego wystawionego bez NIP i wystawienie faktury VAT z numerem identyfikacji podatkowej nabywcy:
• z faktyczną datą wystawienia faktury oraz z datą sprzedaży odpowiadającą pierwotnej dacie rezerwacji/płatności;
• niezwłocznie po złożeniu zamówienia albo najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub otrzymano zapłatę;

- jest nieprawidłowe;

• wystawienia faktury bez NIP nabywcy posiadającego paragon bez NIP, tj. faktury właściwej dla sprzedaży traktowanej jako sprzedaż na rzecz konsumenta – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

1 lipca 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 1 lipca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie:

• uznania reklamacji dotyczącej braku technicznej możliwości podania NIP w procesie zakupu, a następnie skorygowanie/anulowanie e-paragonu fiskalnego wystawionego bez NIP i wystawienie faktury VAT z numerem identyfikacji podatkowej nabywcy:

• z faktyczną datą wystawienia faktury oraz z datą sprzedaży odpowiadającą pierwotnej dacie rezerwacji/płatności;
• niezwłocznie po złożeniu zamówienia albo najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub otrzymano zapłatę;
• wystawienia faktury bez NIP nabywcy posiadającego paragon bez NIP, tj. faktury właściwej dla sprzedaży traktowanej jako sprzedaż na rzecz konsumenta.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż usług parkingowych związanych z rezerwacjami dokonywanymi przez klientów za pośrednictwem systemu A oraz kanałów partnerskich. Jednym z kanałów sprzedaży jest możliwość dokupienia usługi parkingowej podczas zakupu biletu lotniczego na stronie B. W tym modelu sprzedaży występuje łańcuch systemowy obejmujący stronę B, pośrednika A oraz Wnioskodawcę jako podmiot odpowiedzialny za dokumentowanie sprzedaży usługi parkingowej. W przypadku sprzedaży bezpośrednio przez A oraz w innych kanałach sprzedaży funkcjonuje możliwość podania danych do faktury, w tym numeru NIP nabywcy.

Problem dotyczy wyłącznie jednej odnogi sprzedaży, tj. ścieżki zakupu usługi parkingowej przez stronę B. W tej ścieżce sprzedażowej, według informacji uzyskanych od pośrednika A, występuje błąd integracji systemowej po stronie kanału B/A, polegający na braku pola umożliwiającego nabywcy podanie NIP przed zakończeniem zamówienia i fiskalizacją sprzedaży. Z otrzymanych od pośrednika informacji wynika, że Wnioskodawca nie ma wpływu na wygląd i funkcjonalność strony B ani na możliwość dodania w tym kanale pola NIP. Pośrednik poinformował Wnioskodawcę, że problem dotyczy integracji/systemu B, ponieważ przy sprzedaży bezpośrednio przez A oraz w innych kanałach sprzedaży możliwość podania danych do faktury, w tym NIP, jest dostępna. W praktyce klienci dokonują rezerwacji i płatności online za usługę parkingową w trakcie zakupu biletu lotniczego. Po dokonaniu płatności klient otrzymuje e-paragon fiskalny bez numeru NIP nabywcy, ponieważ w opisanym kanale sprzedaży nie miał technicznej możliwości wpisania numeru NIP przed zakończeniem transakcji. Następnie część klientów, po otrzymaniu e-paragonu, zgłasza się do Wnioskodawcy z żądaniem wystawienia faktury VAT z NIP, wskazując, że rezerwacja dotyczyła podróży służbowej albo zakupu dokonywanego na potrzeby działalności gospodarczej lub pracodawcy. Wnioskodawca wskazuje, że zgłoszenia dotyczące wystawienia faktury z NIP lub innym właściwym numerem identyfikacji podatkowej nabywcy pochodzą najczęściej od osób podróżujących służbowo, pracowników firm albo osób dokonujących zakupu w związku z działalnością gospodarczą. Osoby te dokonują zakupu biletu lotniczego i domawiają usługę parkingową jako usługę dodatkową, jednak w odniesieniu do tej usługi nie mają technicznej możliwości podania NIP przed fiskalizacją sprzedaży. Zgłoszenia klientów są składane po dokonaniu zamówienia, niekiedy niezwłocznie po zakupie, a niekiedy w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży lub otrzymania zapłaty. Przykładowo klient dokonał rezerwacji i płatności za usługę parkingową w dniu 26 maja. Po zakończeniu procesu zakupu otrzymał e-paragon fiskalny bez NIP, ponieważ w opisanym kanale sprzedaży nie miał możliwości wpisania numeru NIP przed zakończeniem transakcji. Następnie, w dniu 10 czerwca, a więc przed 15. dniem miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, klient przesłał Wnioskodawcy dane do faktury, w tym NIP nabywcy oraz zwrócił się o wystawienie faktury VAT dokumentującej zakup usługi parkingowej.

Wnioskodawca rozważa stosowanie procedury obsługi zgłoszeń klientów dotyczących braku możliwości podania NIP w procesie zakupu w kanale B/A. Procedura dotyczyłaby transakcji realizowanych przez kanał sprzedaży, w którym na moment złożenia zamówienia nie funkcjonuje pole umożliwiające podanie NIP nabywcy przed zakończeniem zamówienia i fiskalizacją sprzedaży. Procedura polegałaby na tym, że w przypadku otrzymania od klienta zgłoszenia zawierającego dane do faktury, w tym NIP nabywcy, Wnioskodawca przyjmowałby zgłoszenie jako reklamację dotyczącą braku możliwości podania NIP w procesie zakupu, korygowałby/anulowałby e- paragon fiskalny wystawiony bez NIP w prowadzonej ewidencji korekt/reklamacji sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie, a następnie wystawiałby fakturę VAT z NIP nabywcy, z faktyczną datą wystawienia faktury oraz z datą sprzedaży/otrzymania zapłaty odpowiadającą pierwotnej dacie rezerwacji. Wnioskodawca nie zamierza wystawiać faktur z datą wystawienia wsteczną. Faktura byłaby wystawiana z rzeczywistą datą wystawienia, natomiast data sprzedaży odpowiadałaby rzeczywistej dacie dokonania rezerwacji lub otrzymania zapłaty. Procedura nie byłaby stosowana w przypadku transakcji, w których nabywca miał techniczną możliwość podania NIP przed fiskalizacją sprzedaży, lecz z tej możliwości nie skorzystał. Procedura dotyczyłaby wyłącznie sytuacji, w których brak NIP na e-paragonie wynika z braku technicznej możliwości podania NIP w konkretnym kanale sprzedaży B/A. Wnioskodawca prowadziłby dokumentację każdego takiego przypadku, obejmującą zgłoszenie klienta z danymi do faktury, numer e- paragonu, datę rezerwacji i płatności, przyczynę korekty oraz potwierdzenie, że korekta nie skutkuje podwójnym ujęciem tej samej sprzedaży dla celów VAT.

Pytanie postawione we wniosku

1)  Wnioskodawca może, w przypadku sprzedaży realizowanej przez kanał B/A, w którym nabywca nie ma technicznej możliwości podania NIP lub innego numeru identyfikacji podatkowej właściwego dla nabywcy przed zakończeniem zamówienia i fiskalizacją sprzedaży, uznać zgłoszenie klienta zawierające dane do faktury, w tym NIP lub inny numer identyfikacji podatkowej nabywcy, za reklamację dotyczącą braku technicznej możliwości podania danych podatkowych w procesie zakupu, a następnie skorygować/anulować e-paragon fiskalny wystawiony bez takiego numeru i wystawić fakturę VAT z numerem identyfikacji podatkowej nabywcy, z faktyczną datą wystawienia faktury oraz z datą sprzedaży odpowiadającą pierwotnej dacie rezerwacji/płatności?

2)  Czy odpowiedź na pytanie nr 1 będzie taka sama, jeżeli klient przekaże dane do faktury, w tym NIP lub inny numer identyfikacji podatkowej nabywcy, niezwłocznie po złożeniu zamówienia albo najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub otrzymano zapłatę?

3)  W przypadku uznania stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 lub 2 za nieprawidłowe — czy Wnioskodawca powinien odmówić wystawienia faktury VAT z NIP lub innym numerem identyfikacji podatkowej nabywcy do e-paragonu fiskalnego niezawierającego takiego numeru, mimo że brak tego numeru wynikał z braku technicznej możliwości jego podania w kanale B/A, na który Wnioskodawca nie miał wpływu?

Pana stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym powinno być dopuszczalne stosowanie procedury polegającej na przyjęciu zgłoszenia klienta jako reklamacji technicznej, skorygowaniu/anulowaniu e- paragonu wystawionego bez NIP oraz wystawieniu faktury VAT z NIP nabywcy, pod warunkiem, że klient przekaże dane do faktury, w tym NIP, niezwłocznie po zakupie albo najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży lub otrzymania zapłaty. W ocenie Wnioskodawcy istotne jest to, że brak NIP na e-paragonie nie wynika z decyzji klienta o zakupie konsumenckim ani z zaniedbania Wnioskodawcy, lecz z udokumentowanego braku technicznej możliwości podania NIP w jednej odnodze sprzedaży, tj. w kanale B/A. W innych kanałach sprzedaży, w tym bezpośrednio przez A, możliwość podania danych do faktury, w tym NIP, istnieje. Klient korzystający z kanału B/A nie ma natomiast realnej technicznej możliwości wpisania NIP przed fiskalizacją sprzedaży. Wnioskodawca wskazuje, że wśród nabywców mogą występować zarówno podmioty polskie posługujące się NIP, jak i podmioty zagraniczne posługujące się właściwym dla nich numerem identyfikacji podatkowej, jednak przedmiotem wniosku nie jest ustalenie miejsca świadczenia usługi ani zasad opodatkowania poza terytorium Polski, lecz wyłącznie sposób dokumentowania sprzedaży dla celów polskiego podatku od towarów i usług. Zdaniem Wnioskodawcy, w takich okolicznościach późniejsze przekazanie NIP przez klienta nie powinno być traktowane jako zwykła zmiana charakteru zakupu z konsumenckiego na firmowy, lecz jako usunięcie skutków błędu technicznego występującego w procesie sprzedaży, na który ani klient, ani Wnioskodawca nie mieli wpływu. Wnioskodawca nie zamierza dokumentować tej samej sprzedaży podwójnie. Korekta/anulowanie e-paragonu oraz wystawienie faktury VAT z NIP miałoby wyłącznie na celu prawidłowe udokumentowanie pierwotnej transakcji zgodnie z rzeczywistym charakterem zakupu.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że zgłoszenie klienta zawierające dane do faktury, w tym NIP nabywcy, może zostać potraktowane jako reklamacja dotycząca procesu dokumentowania sprzedaży, jeżeli klient nie miał technicznej możliwości podania NIP przed fiskalizacją sprzedaży. W takim przypadku brak NIP na e-paragonie nie wynika z braku woli klienta do dokonania zakupu jako podatnik, lecz z ograniczenia technicznego występującego w określonym kanale sprzedaży. Wnioskodawca uważa, że faktura powinna być wystawiana z rzeczywistą datą jej wystawienia oraz z datą sprzedaży/otrzymania zapłaty odpowiadającą pierwotnej dacie rezerwacji. Wnioskodawca nie zamierza wystawiać faktur z datą wystawienia wsteczną. Wnioskodawca wskazuje również, że procedura nie miałaby zastosowania do przypadków, w których nabywca miał możliwość podania NIP przed fiskalizacją sprzedaży, lecz z tej możliwości nie skorzystał. W takich przypadkach Wnioskodawca nie zamierzałby korygować/anulować paragonu wyłącznie na podstawie późniejszego żądania wystawienia faktury z NIP. Procedura dotyczyłaby wyłącznie sytuacji, w których brak NIP na e-paragonie jest skutkiem braku technicznej możliwości jego podania przez nabywcę w kanale B/A.

Jednocześnie, w przypadku uznania przez Organ, że art. 106b ust. 5 ustawy o VAT wyklucza wystawienie faktury z NIP w każdym przypadku, gdy paragon fiskalny nie zawiera NIP nabywcy, niezależnie od przyczyny braku NIP, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, że powinien odmawiać wystawienia faktury z NIP do takich e-paragonów i może wystawić jedynie fakturę bez NIP nabywcy, tj. fakturę właściwą dla sprzedaży traktowanej jako sprzedaż na rzecz konsumenta.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w zakresie:

• uznania reklamacji dotyczącej braku technicznej możliwości podania NIP w procesie zakupu, a następnie skorygowanie/anulowanie e-paragonu fiskalnego wystawionego bez NIP i wystawienie faktury VAT z numerem identyfikacji podatkowej nabywcy:

• z faktyczną datą wystawienia faktury oraz z datą sprzedaży odpowiadającą pierwotnej dacie rezerwacji/płatności;
• niezwłocznie po złożeniu zamówienia albo najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub otrzymano zapłatę;

- jest nieprawidłowe;

• wystawienia faktury bez NIP nabywcy posiadającego paragon bez NIP, tj. faktury właściwej dla sprzedaży traktowanej jako sprzedaż na rzecz konsumenta – jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 6 ustawy:

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy odbiorcą świadczenia jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy dokumentowanie transakcji, co do zasady, odbywa się poprzez wystawienie paragonu z kasy fiskalnej.

Obowiązek stosowania kas rejestrujących wynika bezpośrednio z art. 111 ustawy.

W myśl art. 111 ust. 1 tego przepisu:

Stosownie do art. 111 ust. 1b ustawy:

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Ponadto, treść art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy wskazuje, że:

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwanego dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia:

Stosownie do § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wynika, że:

Natomiast stosownie do § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wynika, że:

Stosownie do § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Natomiast treść § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia wskazuje, że:

W myśl § 2 pkt 16 rozporządzenia:

Stosownie do § 26 rozporządzenia w sprawie kas:

Należy zauważyć, że na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Prowadzone przez podatnika urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zawierać między innymi dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach.

W świetle przedstawionych unormowań prawnych, kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży.

Wskazał Pan, że prowadzi Pan sprzedaż usług parkingowych związanych z rezerwacjami dokonywanymi przez klientów za pośrednictwem systemu A oraz kanałów partnerskich. Jednym z kanałów sprzedaży jest możliwość dokupienia usługi parkingowej podczas zakupu biletu lotniczego na stronie B. W tym modelu sprzedaży występuje łańcuch systemowy obejmujący stronę B, pośrednika A oraz Pana jako podmiot odpowiedzialny za dokumentowanie sprzedaży usługi parkingowej. W przypadku sprzedaży bezpośrednio przez A oraz w innych kanałach sprzedaży funkcjonuje możliwość podania danych do faktury, w tym numeru NIP nabywcy.

Problem dotyczy wyłącznie jednej odnogi sprzedaży, tj. ścieżki zakupu usługi parkingowej przez stronę B.

Po dokonaniu płatności klient otrzymuje e-paragon fiskalny bez numeru NIP nabywcy, ponieważ w opisanym kanale sprzedaży nie miał technicznej możliwości wpisania numeru NIP przed zakończeniem transakcji.

Rozważa Pan stosowanie procedury obsługi zgłoszeń klientów dotyczących braku możliwości podania NIP w procesie zakupu w kanale B/A. Procedura dotyczyłaby transakcji realizowanych przez kanał sprzedaży, w którym na moment złożenia zamówienia nie funkcjonuje pole umożliwiające podanie NIP nabywcy przed zakończeniem zamówienia i fiskalizacją sprzedaży. Procedura polegałaby na tym, że w przypadku otrzymania od klienta zgłoszenia zawierającego dane do faktury, w tym NIP nabywcy, Pan przyjmowałby zgłoszenie jako reklamację dotyczącą braku możliwości podania NIP w procesie zakupu, korygowałby/anulowałby e-paragon fiskalny wystawiony bez NIP w prowadzonej ewidencji korekt/reklamacji sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie, a następnie wystawiałby Pan fakturę VAT z NIP nabywcy, z faktyczną datą wystawienia faktury oraz z datą sprzedaży/otrzymania zapłaty odpowiadającą pierwotnej dacie rezerwacji. Nie zamierza Pan wystawiać faktur z datą wystawienia wsteczną. Faktura byłaby wystawiana z rzeczywistą datą wystawienia, natomiast data sprzedaży odpowiadałaby rzeczywistej dacie dokonania rezerwacji lub otrzymania zapłaty.

Z opisu sprawy nie wynika, że dokonuje/będzie Pan dokonywał zwrotu całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży. Procedura, którą Pan przedstawił ma na celu umożliwić podanie NIP w procesie zakupu, w taki sposób, że będzie Pan korygował/anulował e-paragon fiskalny wystawiony bez NIP w prowadzonej ewidencji korekt/reklamacji sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie, a następnie będzie wystawiał Pan fakturę VAT z NIP nabywcy.

Zatem w sytuacji przedstawionej przez Pana nie znajdzie zastosowania § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Wcześniej powołany § 3 ust. 5 rozporządzenia określa, w jaki sposób należy dokonać korekty ewidencji w sytuacji wystąpienia oczywistej pomyłki. Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. O oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zaewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było. Za oczywistą pomyłkę należy uznać również przypadek, w którym sprzedawca zamiast zaewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości 8% naliczy stawkę 80%, a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach, stawkę nieistniejącą.

Oczywista omyłka jest to więc pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a „oczywistość” omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów.

Należy zauważyć, że w sytuacji, gdy błędna informacja w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących nie zostanie ujawniona w momencie sprzedaży, lecz po upływie pewnego czasu od sprzedaży, to nie można mówić o wystąpieniu oczywistej omyłki. Po upływie jakiegoś czasu od sprzedaży nie jest możliwe stwierdzenie błędów w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących (np. dotyczących rodzaju towaru, jego ilości, kwoty sprzedaży brutto, stawki podatku) bez konieczności przeanalizowania innych dokumentów będących w posiadaniu Wnioskodawcy, bądź odwołania się do przepisów obowiązujących w dacie sprzedaży.

Odnosząc się do okoliczności wskazanych we wniosku, zaznaczyć trzeba, że z powołanego rozporządzenia wynika, że zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, a także wystąpienia oczywistej pomyłki powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach.

Tym samym, w sytuacji będącej przedmiotem wniosku nie można mówić o oczywistej omyłce. Zatem w sytuacji przedstawionej przez Pana nie znajdzie zastosowania § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Ponieważ w opisie sprawy wskazał Pan, że będzie Pan korygował/anulował e-paragon fiskalny wystawiony bez NIP również w prowadzonej ewidencji korekt sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie, a następnie będzie wystawiał Pan fakturę VAT z NIP nabywcy, należy wskazać, że obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji, gdy powstałe błędy nie są efektem oczywistej pomyłki, jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie, nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie, bądź też paragon nie odzwierciedla zaistniałego stanu faktycznego.

Ponieważ kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta błędnych zapisów powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego. Przy czym wskazać należy, że sposób jej prowadzenia nie jest uwarunkowany regulacjami wynikającymi z zapisów § 3 ust. 4-6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

W sytuacji, którą Pan przedstawił we wniosku tj., gdy zamiast paragonu fiskalnego bez NIP Pana zdaniem powinna być wystawiona faktura VAT z NIP, nie jest/ nie będzie Pan uprawniony do korekty zapisów na kasie rejestrującej za pomocą zewnętrznej "ewidencji korekt".

Zasady dotyczące dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zawarte zostały w Dziale XI rozdziale 1 ustawy.

W świetle art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Z powyższego przepisu wynika, że w przypadku, gdy odbiorcą świadczenia jest inny podmiot gospodarczy to świadczący usługę lub dostawca towaru jest obowiązany do udokumentowania dokonanej transakcji poprzez wystawienie faktury.

Jak stanowi art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Z ww. uregulowań wynika, że faktura powinna m.in. jednoznacznie określać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy oraz ich adresy. Faktura powinna zawierać dane nabywcy towaru lub usługi i tym samym dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, a jako wystawca i nabywca powinni widnieć faktyczni uczestnicy transakcji. Każdorazowo należy ustalić więc nabywcę towaru lub usługi, który powinien wynikać z zawartej umowy.

Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.

Faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym. Zatem, co do zasady, faktury muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

W myśl art. 106b ust. 5 ustawy:

Ww. przepis art. 106b ust. 5 ustawy wprowadza zasadę, zgodnie z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP (lub numerem podatku od wartości dodanej) wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.

Jak stanowi art. 106b ust. 3 ustawy:

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów, podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy:

Jak już wcześniej wskazano, art. 106b ust. 5 ustawy reguluje szczegółowo kwestie dokumentowania transakcji, które zostały uprzednio zaewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej. wymuszając pewną konsekwencję podatnika. To znaczy, jeżeli dokonuje on zakupu jako podatnik, a nie jako konsument, powinien o tym fakcie poinformować sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu.

Należy zauważyć, że po dokonaniu zakupu podatnik nie może ponownie dokonywać wyboru, czy dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy też występuje w charakterze konsumenta. To znaczy, jeżeli w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występuje w charakterze konsumenta i nabywa określony towar, jako konsument, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu. Towar lub usługa nabyta na potrzeby osobiste lub prywatne nie może z czasem przekształcić się w zakup służący działalności gospodarczej z punktu widzenia VAT. Nabywca w momencie realizowania zakupów podając nr NIP, dokonuje ich kwalifikacji jako związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tym bowiem momencie określa czy dokonuje zakupów działając w charakterze podatnika.

Jak zostało wskazane powyżej, w chwili nabycia towarów i usług przez podatnika, wskazuje on w jakim charakterze dokonuje tego nabycia. Jeśli występuje on jako podatnik VAT, to przedstawia sprzedawcy swój numer identyfikujący go na potrzeby tego podatku w taki sposób, aby sprzedaż towarów lub usług była właściwie udokumentowana – albo fakturą, albo paragonem z tym numerem pozwalającym na ewentualne późniejsze prawidłowe wystawienie do tego paragonu faktury zawierającej ten numer.

Jak wynika z regulacji art. 106b ust. 5 ustawy w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Przepis ten wprowadza zatem zasadę, zgodnie z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP (lub numerem podatku od wartości dodanej) wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.

Jak Pan wskazał sprzedaż może Pan realizować różnymi kanałami. Klient ma możliwość wyboru kanałów zakupu. Klient, który wybiera kanał, w którym nie ma technicznej możliwości podania NIP lub innego numeru identyfikacji podatkowej właściwego dla nabywcy przed zakończeniem zamówienia i fiskalizacją sprzedaży, w chwili zakupu występuje jako konsument. Tym samym, po wystawieniu paragonu fiskalnego niezawierającego numeru NIP nabywcy, nie ma Pan/ nie będzie Pan miał prawa do wystawienia faktury zawierającej ten numer NIP. Brak numeru NIP nabywcy na paragonie, oznacza, że w chwili zakupu występował jako konsument, a późniejsze wskazanie numeru NIP nie pozwala na wystawienie faktury, która zawierałaby numer NIP nabywcy.

Zatem skoro w tym przypadku w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występował w charakterze konsumenta i nabywał usługę, jako konsument, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu. Zatem nie ma / nie będzie Pan miał możliwości anulowania wystawionego paragonu np. poprzez wpis do ewidencji korekt, ewidencji uznanych zwrotów lub reklamacji czy ewidencji oczywistych omyłek, usuwając sprzedaż z ewidencji na kasie rejestrującej ze względu na błędną identyfikację statusu nabywcy jako konsumenta. Należy wskazać, że w ustawie o VAT ani w rozporządzeniu o kasach rejestrujących nie występuje ewidencja reklamacji technicznej.

Przepis art. 106b ust. 5 ustawy wprowadza zasadę, zgodnie z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP (lub numerem podatku od wartości dodanej) wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.

W związku z powyższym stwierdzić należy, że zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, jeżeli zaewidencjonował Pan za pomocą kasy rejestrującej sprzedaż na rzecz podmiotu gospodarczego, a paragon dokumentujący tą sprzedaż nie zawiera NIP nabywcy, to brak jest podstaw do wystawienia do takiego paragonu faktury zawierającej NIP tego nabywcy.

Mając na uwadze powyższe oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy, stwierdzam, że w związku z tym, że wystawił Pan/ wystawi Pan klientowi paragon bez numeru NIP, to nie ma/ nie będzie miał Pan prawa do wystawienia faktury zawierającej numer NIP. Jak wyżej wskazano, zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy, nie ma Pan/ nie będzie miał Pan prawa do wystawienia do paragonu bez NIP nabywcy, faktury zawierającej ten NIP.

Zatem Pana stanowisko do pytań nr 1 i nr 2, stanowiące, że:

• zgłoszenie klienta zawierające dane do faktury, w tym NIP nabywcy, może zostać potraktowane jako reklamacja dotycząca procesu dokumentowania sprzedaży, jeżeli klient nie miał technicznej możliwości podania NIP przed fiskalizacją sprzedaży oraz
• powinno być dopuszczalne stosowanie procedury polegającej na przyjęciu zgłoszenia klienta jako reklamacji technicznej, skorygowaniu/anulowaniu e- paragonu wystawionego bez NIP oraz wystawieniu faktury VAT z NIP nabywcy, pod warunkiem, że klient przekaże dane do faktury, w tym NIP, niezwłocznie po zakupie albo najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży lub otrzymania zapłaty

uznaję za nieprawidłowe.

Natomiast Pana stanowisko do pytania nr 3, stanowiące, że w przedstawionej we wniosku sytuacji może Pan wystawić jedynie fakturę bez NIP nabywcy, tj. fakturę właściwą dla sprzedaży traktowanej jako sprzedaż na rzecz konsumenta, uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz
• zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem sprawy. Ponosi Pan ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Pana w złożonym wniosku. Zatem, należy zaznaczyć, że wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie sprawy. W konsekwencji w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.