0112-KDIL3.4012.542.2026.1.KFK

Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku wspólnego o wydanie interpretacji indywidualnej

27 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek wspólny z 27 lipca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia:

-     czy planowany model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z uwzględnieniem wydania paragonu w formie elektronicznej jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności z art. 111 ust. 3a ustawy,

-    czy Wnioskodawcy, udostępniając klientowi paragon w formie elektronicznej do pobrania ze strony internetowej przez okres 6 miesięcy od momentu zakończenia świadczenia usługi i dokonania płatności, działają w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa,

-     czy Spółka III będzie zobowiązana do zapewnienia nabywcy możliwości zapoznania się z danymi sprzedaży przez ich wyświetlenie na ekranie automatu na stanowisku działającym w trybie samoobsługowym,

-     czy w opisanym zdarzeniu przyszłym dokument wystawiany klientowi za świadczoną usługę stanowi fakturę, o której mowa w § 3 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.

Treść wniosku wspólnego jest następująca:

Zainteresowani, którzy wystąpili z wnioskiem

1.  Zainteresowana będąca stroną postępowania: Spółka I

2.  Zainteresowana niebędąca stroną postępowania: Spółka II

3.  Zainteresowana niebędąca stroną postępowania: Spółka III

Opis zdarzenia przyszłego

I.    Uwagi ogólne

Spółka I oraz Spółka II są spółkami prawa handlowego, zarejestrowanymi jako czynni podatnicy VAT.

(…)

Podstawowym przedmiotem działalności Spółki I i Spółki II jest świadczenie usług (…). Usługi te są odpłatne, a ich nabywcami w zdecydowanej większości są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

(…)

(...) Spółka I oraz Spółka II zawarły stosowne umowy ze Spółką III, na podstawie których podmiot ten pełni funkcję (…) oraz zajmuje się (…).

(…)

W ramach zawartych umów Spółka III jest również zobowiązana do fiskalizacji sprzedaży dokonywanej przez Spółkę I oraz Spółkę II za pomocą własnych kas rejestrujących. W konsekwencji, Spółka III posiada kasy rejestrujące (z elektronicznym zapisem kopii oraz on-line), które są wykorzystywane wyłącznie do fiskalizacji sprzedaży Spółki I oraz Spółki II na rzecz (...).

Przedmiotem złożonego wniosku jest sposób dokumentowania usług, z tytułu których opłata za świadczone usługi jest pobierana w ramach (…).

(…).

II.  Obecny model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących

Obecnie kasy rejestrujące są zainstalowane na każdym stanowisku, tak, aby klienci dokonujący płatności mogli każdorazowo otrzymać paragon potwierdzający zakup usługi w formie papierowej.

Wykonana usługa ewidencjonowana jest na jeden z poniższych sposobów:

1.  w przypadku wyboru przez klienta stanowiska obsługiwanego przez pracownika Spółki III – pracownik ten przyjmuje zapłatę, wystawia paragon w formie papierowej oraz wydaje go klientowi (chyba że obowiązek wydania takiego dokumentu nie wynika z przepisów prawa);

2.  w przypadku wyboru przez klienta stanowiska obsługiwanego przez samoobsługowy automat płatniczy – sprzedaż jest ewidencjonowana przy wykorzystaniu kas rejestrujących wbudowanych w automat umożliwiający uiszczenie płatności w trybie samoobsługowym.

W takiej sytuacji, jeżeli klient chce otrzymać paragon w formie papierowej – wciska odpowiedni przycisk, po czym następuje wydrukowanie paragonu. Jeśli klient nie wciśnie przycisku wyzwalającego proces drukowania paragonu, po upływie czasu na podjęcie decyzji (30 sekund od momentu realizacji płatności) lub w chwili rozpoczęcia świadczenia usługi (w zależności od tego, które zdarzenie wystąpi wcześniej), na wyświetlaczu pojawiają się dane o sprzedaży i będą one wyświetlane przez 30 sekund lub do momentu rozpoczęcia rozliczenia kolejnej transakcji (w zależności od tego, które zdarzenie wystąpi wcześniej), a następnie dane te zostaną zapisane w pamięci kasy.

Jeśli klient nie zdecyduje się na wydruk dokumentu przez kasę fiskalną, po zakończeniu świadczenia usługi może zwrócić się do Spółki I, Spółki II lub Spółki III z prośbą o przesłanie kopii paragonu potwierdzającego nabycie usługi.

Celem potwierdzenia prawidłowości modelu działalności Spółki III jako agenta Spółki I i Spółki II, Spółka III w dniu (...) r. uzyskała interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego, potwierdzającą, że:

·     Spółka III powinna być wskazywana jako podatnik na paragonie fiskalnym dokumentującym sprzedaż usługi, nawet jeśli sprzedaż ta jest prowadzona w imieniu i na rzecz zleceniodawców (interpretacja indywidualna o sygn. (...)),

·     wystawiane przez nią paragony fiskalne stanowią jednocześnie faktury w rozumieniu rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur (interpretacja indywidualna o sygn. (...)).

III. Planowany model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących

W celu usprawnienia procesu dokonywania zapłaty za świadczenie usług, planowana jest modernizacja systemu dokonywania zapłaty za świadczenie usług. Planowana zmiana zakłada:

·     umieszczenie w wybranych miejscach minimum dwóch kas fiskalnych w przygotowanej w tym celu serwerowni lub innym pomieszczeniu (tzw. kasy centralne), które będą obsługiwały miejsca dokonywania zapłaty działające w trybie samoobsługowym, oraz

·     rezygnację z możliwości wydruku paragonu oraz wydawanie klientom e-paragonów wystawianych przez kasy fiskalne umieszczone w serwerowni lub innym pomieszczeniu.

Kasy fiskalne będą urządzeniami, o których mowa w Rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych (będą to kasy on-line).

Kasy rejestrujące będą spełniały warunki określone w art. 111 ust. 6a Ustawy o VAT. Na dzień rozpoczęcia ewidencji sprzedaży w modelu samoobsługowym kasy rejestrujące przeznaczone do ewidencjonowania tej sprzedaży będą posiadały potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a Ustawy o VAT. W planowanym modelu Wnioskodawcy nie będą zatem korzystali z kas wirtualnych lub kas starego typu (z elektronicznym zapisem kopii).

W planowanym modelu miejsca służące do dokonywania płatności będą działały w jednym z dwóch trybów – będą obsługiwane przez kasjera Spółki III lub będą działać w trybie samoobsługowym. W przypadku trybu samoobsługowego obsługa kasjerska będzie niedostępna. Uruchomienie trybu samoobsługowego zostanie wyraźnie oznaczone dla klientów.

Wykonana usługa będzie ewidencjonowana na jeden z dwóch sposobów:

1.  w przypadku wyboru przez klienta zapłaty na stanowisku obsługiwanym przez pracownika Spółki III – sposób ewidencjonowania sprzedaży nie ulegnie zmianie i będzie wyglądał tak samo jak w obecnie funkcjonującym modelu (pracownik Spółki III będzie wystawiał paragon w formie papierowej);

2.  w przypadku wyboru przez klienta zapłaty w trybie samoobsługowym – na wyświetlaczu automatu samoobsługowego w chwili dokonywania transakcji zostanie wyświetlona (…); na ekranie automatu nie będzie zatem wyświetlany e-paragon ani inny dokument sprzedaży w trakcie lub po zakupie usługi, na ten moment Spółka planuje wyświetlanie wyłączne wskazanych informacji, kluczowych z perspektywy nabywcy, które pozwalają klientowi zweryfikować dane transakcji. Klient będzie mógł dokonać płatności w automacie płatniczym bezgotówkowo.

Dane o sprzedaży będą natychmiast wysyłane do centralnych kas on-line, gdzie dokonywana będzie fiskalizacja sprzedaży (na kasie fiskalnej zlokalizowanej w serwerowni lub w innym pomieszczeniu).

W celu natychmiastowego przesłania danych o sprzedaży ze stanowiska obsługiwanego w trybie samoobsługowym do centralnych kas on-line wykorzystywany będzie standardowy protokół PCAP. Automat samoobsługowy będzie weryfikował, czy została dokonana fiskalizacja na kasie on-line, do której wysłał dane – jeśli się to nie uda, będzie wysyłał dane do kolejnej kasy on-line (kasy rezerwowej). Gdyby natomiast fiskalizacja usługi nie powiodła się na żadnej z dostępnych kas on-line, nie dojdzie do zakończenia świadczenia usługi, a klient będzie musiał znaleźć stanowisko obsługiwane przez pracownika Spółki III.

Przy tym należy zaznaczyć, że automaty nie będą powiązane z jedną, konkretną kasą on-line. W planowanym modelu kasa on-line będzie bowiem przypisana do zidentyfikowanej grupy automatów samoobsługowych (będzie więc obsługiwała kilka automatów). Niemniej, Wnioskodawcy mają techniczną możliwość powiązania kas on-line wyłącznie z jednym automatem – na tym etapie takie rozwiązanie nie jest jednak planowane (z przyczyn technicznych i ze względu na ekonomikę procesu). Wnioskodawcy nadmieniają również, że kasa on-line będzie rejestrować na e-paragonie informację, którego konkretnego automatu samoobsługowego dotyczy sprzedaż.

Klient nie będzie miał możliwości wydrukowania paragonu. Zamiast tego będzie mógł skorzystać ze strony internetowej przeznaczonej do obsługi e-paragonów, gdzie po podaniu danych identyfikujących transakcję będzie mógł pobrać paragon w formie elektronicznej zapewniającej brak możliwości ingerencji w treść tych paragonów (brak możliwości edycji, niezmienność), jak również pełną ich czytelność. W praktyce klient będzie mógł bowiem pobrać e-paragon ze strony internetowej w formacie XML lub PDF.

Wnioskodawcy będą przypisywali paragon do zakupu konkretnej usługi zrealizowanej w automacie samoobsługowym na podstawie danych: (…). Opcjonalnie do identyfikacji może służyć również (…). Dane te, wpisywane łącznie, będą służyć również klientowi do pobrania e-paragonu ze strony internetowej. Taki sposób identyfikacji transakcji będzie pozwalał na jednoznaczne przypisanie paragonu do usługi, a jednocześnie będzie zapewniał ochronę danych klientów i eliminował ryzyko pobierania ze strony e-paragonów przez innych klientów (Wnioskodawcy będą mieli również możliwość identyfikacji transakcji po indywidualnym numerze nadawanym podczas fiskalizacji sprzedaży).

Oprócz paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej (w formie XML lub PDF) klient nie będzie otrzymywał innego potwierdzenia zakupu usługi (w szczególności nie będzie miał możliwości wydrukowania takiego potwierdzenia z automatu samoobsługowego). Taką funkcję będą pełniły dane wyświetlane na ekranie automatu samoobsługowego (…).

Paragon w postaci elektronicznej dokumentujący zakup usługi będzie zawierał w szczególności następujące dane:

1)  numer i datę wystawienia,

2)  nazwę Spółki III (która pobiera opłaty w imieniu i na rzecz Spółki I i Spółki II),

3)  NIP Spółki III (która pobiera opłaty w imieniu i na rzecz Spółki I i Spółki II),

4)  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

5)  kwotę podatku,

6)  kwotę należności ogółem,

7)  dane zleceniodawcy, tj. Spółki I lub Spółki II wraz z numerami NIP,

8)  informację o sposobie podziału kwoty wymienionej na dokumencie pomiędzy zleceniodawców, tj. Spółkę I i Spółkę II i w przypadku (…).

Paragony, które będą przesyłane klientom, będą wyłącznie dokumentami utworzonymi przez kasę on-line oraz będą stanowić zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych.

Umieszczenie w serwerowni lub w innym pomieszczeniu co najmniej dwóch kas fiskalnych online ma na celu efektywne obsługiwanie fiskalizacji sprzedaży. Oprócz tego – na wypadek awarii którejś z kas – w serwerowni (lub w innym pomieszczeniu) przechowywane będą kasy rezerwowe wymagane przepisami prawa.

Tryb oraz zasady wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego w formie elektronicznej klientowi po zakończeniu świadczenia usługi będą określone w regulaminie (…), do przestrzegania którego klient zobowiązuje się w momencie rozpoczęcia świadczenia usługi. W szczególności, w regulaminie znajdą się klauzule wskazujące, że klient wyraża zgodę na wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego w formie elektronicznej oraz jaki będzie czas na podjęcie przez klienta decyzji co do pobrania dokumentu w formie elektronicznej ze strony internetowej. Wnioskodawcy planują umożliwienie klientowi pobrania paragonu w okresie 6 miesięcy od momentu zakończenia świadczenia usługi i dokonania płatności.

Wnioskodawcy podkreślają, że planowana zmiana nie oznacza całkowitej rezygnacji z obecnie stosowanego modelu ewidencjonowania sprzedaży. Nowy model będzie miał zastosowanie wyłącznie w sytuacji, gdy klient wybierze zapłatę w trybie samoobsługowym. W tym celu, miejsca służące do dokonywania płatności zostaną w sposób jednoznaczny i wyraźny dla klientów oznaczone, kiedy dane stanowisko obsługiwane jest przez pracownika Spółki III (kasjera), a kiedy działa w trybie samoobsługowym. Jeśli w danym momencie nie będą dostępne stanowiska działające w trybie samoobsługowym, klient skorzysta wyłącznie ze stanowiska obsługiwanego przez pracownika Spółki III.

W przyszłości Wnioskodawcy przewidują różne warianty funkcjonowania nowego modelu, tj.:

·     pozostanie przy opisanym powyżej modelu mieszanym (w którym to klient będzie miał możliwość skorzystania zarówno ze stanowiska obsługiwanego przez pracownika Spółki III, jak i stanowiska obsługiwanego w trybie samoobsługowym), lub

·     miejsca służące do dokonywania płatności będą działały wyłącznie w trybie samoobsługowym (np. w porach nocnych), lub

·     miejsca służące do dokonywania płatności będą obsługiwane wyłącznie przez pracowników Spółki III.

Powyższy wybór będzie determinowany uwarunkowaniami biznesowymi oraz preferencjami klientów.

Z uwagi na to, że Spółka I, Spółka II oraz Spółka III będą uczestniczyć w tym samym zdarzeniu przyszłym (…), zgodnie z art. 14r Ordynacji podatkowej występują o wydanie interpretacji w trybie wniosku wspólnego.

Wniosek ma na celu potwierdzenie, że każda ze stron w prawidłowy sposób realizuje spoczywające na niej obowiązki w zakresie ewidencji sprzedaży przy świadczeniu opisanych usług.

Pytania

1.  Czy planowany model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z uwzględnieniem wydania paragonu w formie elektronicznej jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi, a w szczególności z art. 111 ust. 3a Ustawy o VAT?

2.  Czy Wnioskodawcy, udostępniając klientowi paragon w formie elektronicznej do pobrania ze strony internetowej przez okres 6 miesięcy od momentu zakończenia świadczenia usługi i dokonania płatności, działają w zgodzie z obowiązującymi przepisami?

3.  Czy Spółka III będzie zobowiązana do zapewnienia nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich wyświetlenie na ekranie automatu na stanowisku działającym w trybie samoobsługowym?

4.  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym dokument wystawiany klientowi za świadczoną usługę stanowi fakturę, o której mowa w § 3 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawców:

1.  Planowany model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z uwzględnieniem wydania paragonu w formie elektronicznej jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi, w szczególności z art. 111 ust. 3a Ustawy o VAT.

2.  Umożliwienie klientowi pobrania wystawionego e-paragonu ze strony internetowej przez okres 6 miesięcy od momentu zakończenia świadczenia usługi i dokonania płatności jest zgodne z obowiązującymi przepisami.

3.  Spółka III nie będzie zobowiązana do zapewnienia nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich wyświetlenie na ekranie automatu na stanowisku działającym w trybie samoobsługowym.

4.  W opisanym zdarzeniu przyszłym dokument wystawiany klientowi za świadczoną usługę stanowi fakturę, o której mowa w § 3 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawców

Informacje ogólne

Zgodnie z art. 111 ust. 1 Ustawy o VAT, obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem, podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących, jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Przez sprzedaż rozumie się natomiast – zgodnie z art. 2 pkt 22 Ustawy o VAT – odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Powyższe prowadzi do wniosku, że odpłatne usługi świadczone przez Spółkę I i Spółkę II podlegają obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej, gdy nabywcami tych usług są podmioty niebędące podatnikami (osoby fizyczne oraz rolnicy ryczałtowi).

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 111 ust. 6a Ustawy o VAT, ewidencja ta powinna być prowadzona przy zastosowaniu kas rejestrujących spełniających wymagania przewidziane dla tzw. kas on-line. Przepis ten stanowi bowiem, że kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (o którym mowa w art. 111a Ustawy o VAT).

Jednocześnie podatnicy inni niż wymienieni w art. 145b Ustawy o VAT mogą nadal korzystać z kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, o ile nabyli taką kasę w okresie obowiązywania homologacji i nie doszło jeszcze do ich zużycia lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej. Obecnie nie jest natomiast dopuszczalne nabywanie nowych kas z elektronicznym zapisem kopii.

W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. Jeżeli zaś ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży (zgodnie z art. 111 ust. 3 Ustawy o VAT).

Ad 1.

W świetle art. 111 ust. 3a pkt 1 Ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a)  w postaci papierowej lub

b)  za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w Rozporządzeniu w sprawie kas. Zgodnie z podstawową zasadą fiskalizacji uregulowaną w § 6 ust. 1 pkt 1 tego aktu prawnego, podatnicy prowadzą ewidencję i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

Natomiast – w świetle § 6 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia w sprawie kas – w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części zapłaty:

a)  w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,

b)  za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Dodatkowo, Rozporządzenie w sprawie kas wskazuje w § 6 ust. 1 pkt 9, że w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej podatnicy zapewniają ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

Z powyższych przepisów wynika jednoznacznie, że ustawodawca dopuścił możliwość wystawiania paragonów w formie elektronicznej (tzw. e-paragonów) i przesłania ich nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu.

Przepisy te nie standaryzują jednak metody wyrażenia zgody przez klienta oraz sposobu i formy przekazania paragonów w formie elektronicznej. W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawców:

·      wyrażenie zgody na wystawienie e-paragonu przez klienta może nastąpić również poprzez akceptację regulaminu,

·      przekazanie e-paragonu może mieć miejsce np. SMS-owo, mailowo lub za pośrednictwem aplikacji należącej do wystawcy, aplikacji mobilnej z odpowiednią funkcjonalnością lub serwisu internetowego,

·      e-paragon można przekazać w formacie PDF, XML lub każdej innej zapewniającej ich czytelny widok (umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży), bez konieczności posiadania specjalnego oprogramowania lub wiedzy pozwalającej na odczytanie danych.

Przekładając powyższe regulacje na opisane powyżej zdarzenie przyszłe, należy zauważyć, że spełnione zostaną wszystkie przesłanki pozwalające Spółce III na wystawianie e-paragonów:

·     klient każdorazowo wyrazi zgodę na wystawianie paragonów w formie elektronicznej poprzez akceptację regulaminu (…),

·     uzgodnienie sposobu przesyłania e-paragonu między wystawcą (Spółką III) a klientem zawiera regulamin (…) – w przypadku skorzystania ze stanowiska działającego w trybie samoobsługowym klient będzie miał możliwość pobrania go ze strony internetowej,

·     e-paragon będzie wystawiony w formacie zapewniającym czytelny widok (PDF lub XML), umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży,

·     w momencie uiszczania płatności klientowi zostanie zapewniona możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży poprzez wyświetlenie na ekranie automatu (…).

Wnioskodawcy wyjaśniają również, że planowany model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących nie wpłynie na wymiar podatku należnego, natomiast lepiej realizuje cele ewidencyjne – bez uszczerbku dla praw nabywcy – niż tradycyjny druk w miejscu zapłaty, który w (…) jest bardziej uciążliwy operacyjnie. Model ten umożliwia lepszą kontrolę i dokumentowanie sprzedaży oraz gwarantuje klientom możliwość pobrania paragonu również po zakończeniu świadczenia usługi (…).

Wnioskodawcy podkreślają, że w planowanym modelu klient będzie miał możliwość wyboru stanowiska obsługiwanego przez pracownika Spółki III (który zafiskalizuje sprzedaż i wyda klientowi paragon w formie papierowej) czy stanowiska działającego w trybie samoobsługowym (e-paragon będzie dostępny natychmiast po dokonaniu płatności i opuszczeniu miejsca służącego do dokonywania płatności), wobec tego, niezależnie od trybu działania (…), każda sprzedaż na rzecz klienta niebędącego podatnikiem zostanie odpowiednio zafiskalizowana. Mając to na uwadze, w ocenie Wnioskodawców, planowany model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z uwzględnieniem wydania paragonu w formie elektronicznej będzie zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi, a w szczególności z art. 111 ust. 3a Ustawy o VAT.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych wydanych w analogicznych sprawach, przykładowo:

·      w interpretacji indywidualnej z dnia 23 sierpnia 2023 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.351.2023.2.JM, wskazano, że: „(...) gdy będą Państwo dokonywać sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy on-line i otrzymają Państwo zgodę od nabywców na otrzymywanie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej i przesyłanie ww. paragonów na ich adresy mailowe, a te paragony będą wyłącznie dokumentami utworzonymi przez kasę on-line, które będą stanowić zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych, to będą mogli Państwo wydawać nabywcom paragony w wersji elektronicznej”;

·      w interpretacji indywidualnej z dnia 28 października 2024 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.505.2024.2.MBN, czytamy, że: „(...) jeżeli w Państwa Regulaminie został wprowadzony zapis, że paragon będzie możliwy do pobrania przez Użytkownika przez okres 6 miesięcy od dnia zakupu biletu, a Użytkownik zgodzi się na ten warunek akceptując Regulamin przed dokonaniem transakcji zakupu biletu, to należy uznać, że przesłanie (w tym udostępnienie) paragonu następuje w sposób uzgodniony z nabywcą, a tym samym zgodne z przepisem art. 111 ust. 3a ustawy”;

·      w interpretacji indywidualnej z dnia 24 czerwca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.450.2025.1.KP, stwierdzono, że: „Przepisy nie standaryzują sposobu wyrażenia zgody przez klienta czy rozsyłania elektronicznych paragonów, wskazują jedynie, że powinien on być uzgodniony z nabywcą. Przekazanie e-paragonu może mieć więc miejsce np. SMS-owo, mailowo lub za pośrednictwem aplikacji należącej do wystawcy lub aplikacji mobilnej z odpowiednią funkcjonalnością”.

Ad 2.

Przepisy nie wskazują minimalnego okresu, przez jaki podatnik powinien zapewnić możliwość pobrania e-paragonu przez klienta. Tak jak bowiem wskazano powyżej, normatywnie istotny jest:

·      moment wydania paragonu,

·      uzgodnienie formy wydania paragonu z nabywcą, a także

·      zapewnienie czytelnego widoku, umożliwiającego nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

Przepisy wskazują jedynie, że podatnik musi wywiązywać się z obowiązku archiwizacyjnego dokumentów fiskalnych. Zgodnie bowiem z § 6 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia w sprawie kas, podatnicy prowadzący ewidencję przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w Ordynacji podatkowej, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863) i zapewniają do nich dostęp.

Nie można jednak utożsamiać obowiązków archiwizacyjnych z okresem, w którym klient będzie miał możliwość pobrania paragonu ze strony internetowej. Brak regulacji określającej minimalny czas zapewnienia możliwości pobrania e-paragonu przez klienta prowadzi zatem do wniosku, że ustalenie okresu dostępności e-paragonu dla klienta (po jego wystawieniu) należy do autonomii stron.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawców, wystarczające jest zapewnienie klientowi możliwości pobrania wystawionego paragonu ze strony internetowej w okresie 6 miesięcy od momentu zakończenia świadczenia usługi i dokonania płatności, zgodnie z postanowieniami zawartymi w regulaminie.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 28 października 2024 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.505.2024.2.MBN. Dyrektor KIS zgodził się w niej, że: „Przepisy podatkowe nie wskazują jak długo należy umożliwić kupującemu dostęp do e-paragonu w systemie sprzedażowym sprzedawcy. Zatem, jeżeli w Państwa Regulaminie został wprowadzony zapis, że paragon będzie możliwy do pobrania przez Użytkownika przez okres 6 miesięcy od dnia zakupu biletu, a Użytkownik zgodzi się na ten warunek akceptując Regulamin przed dokonaniem transakcji zakupu biletu, to należy uznać, że przesłanie (w tym udostępnienie) paragonu następuje w sposób uzgodniony z nabywcą, a tym samym zgodne z przepisem art. 111 ust. 3a ustawy”.

Warto nadmienić, że w udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji mobilnej e-Paragony (która pozwala na zbieranie wszystkich otrzymanych paragonów w wersji elektronicznej) użytkownik ma możliwość pobrania e-paragonu jedynie przez 30 dni od momentu jego wystawiania. W ocenie Wnioskodawców, stanowi to potwierdzenie, że termin dostępności paragonu na stronie internetowej Wnioskodawców czyni zadość obowiązującym regulacjom.

Ad 3.

Zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie kas, w przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kasy, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 lit. f (kasy umieszczone w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług), gdy kasa nie zawiera drukarki kasy, podatnik nie wystawia paragonu fiskalnego, paragonu fiskalnego anulowanego, faktury i faktury anulowanej w postaci papierowej oraz zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie pokazanie zgodnie z przepisami o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach) dla kas.

Natomiast w świetle § 12 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie kas, w przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 lit. f – kasy umieszczone w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług – gdy kasa zawiera drukarkę kasy, podatnik może nie wystawiać paragonu fiskalnego, paragonu fiskalnego anulowanego, faktury i faktury anulowanej w postaci papierowej, jeżeli zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie pokazanie zgodnie z przepisami o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

Rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych stanowi natomiast w § 52 ust. 2 pkt 3, że w przypadku gdy kasa, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 2 lit. f (kasy umieszczone w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług), nie zawiera drukarki, kasa nie wystawia paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej oraz pokazuje na wyświetlaczu dla nabywcy przez co najmniej 30 sekund albo do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży następujące dane:

a)  numer unikatowy,

b)  numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,

c)  datę sprzedaży,

d)  numer kolejny paragonu,

e)  łączną wartość sprzedaży brutto,

f)   łączną wysokość podatku należnego,

g)  typ formy płatności,

h)  nazwę formy płatności.

Natomiast § 52 ust. 2 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dodaje, że kasa umieszczona w urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług nie wystawia faktury i faktury anulowanej w postaci papierowej oraz pokazuje na wyświetlaczu dla nabywcy przez co najmniej 30 sekund albo do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży następujące dane:

a)  numer unikatowy,

b)  numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,

c)  datę wystawienia faktury,

d)  numer kolejny dokumentu,

e)  łączną wartość sprzedaży brutto,

f)   łączną wysokość podatku należnego.

Niemniej powyższe regulacje nie znajdą zastosowania w planowanym modelu prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wnioskodawcy nie będą bowiem korzystali z kas umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 lit. f Rozporządzenia w sprawie kas oraz § 5 ust. 1 pkt 2 lit. f Rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, lecz z kas on-line niewmontowanych do samoobsługowych automatów. Tak jak bowiem wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, kasy on-line będą znajdowały się w serwerowni lub innym pomieszczeniu. Tym samym, kasy on-line stosowane przez Wnioskodawców nie są kasami, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 lit. f Rozporządzenia w sprawie kas oraz § 5 ust. 1 pkt 2 lit. f Rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych (nie są kasami o zastosowaniu szczególnym).

Należy również podkreślić, że przepisy skodyfikowane w § 12 Rozporządzenia w sprawie kas oraz § 52 Rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych są przepisami szczególnymi i jako takie powinny być interpretowane ściśle. W konsekwencji, nie można w szczególności przyjąć, że obowiązek wyświetlania na ekranie danych wskazanych w § 52 ust. 2 pkt 3 lub 4 Rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych obejmuje również podatników korzystających z kas ogólnych (np. kas on-line). Przepisy bowiem wprost odnoszą się do kas o zastosowaniu szczególnym, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 2 lit. f tego rozporządzenia. Sam fakt, że Spółka III będzie korzystała z automatów samoobsługowych dla celów realizacji płatności, nie jest wystarczający do objęcia jej obowiązkami przewidzianymi dla kas zamontowanych w automatach. Przyjęcie odmiennego stanowiska oznaczałoby niedopuszczalne rozszerzenie zakresu przepisów szczególnych na sytuację, której ustawodawca nie uregulował.

Potwierdza to również ratio legis tych regulacji. W uzasadnieniu do Rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych opublikowanym na stronie Rządowego Centrum Legislacji wskazano bowiem, że obowiązek wyświetlania niektórych danych na wyświetlaczu wynika z „ewidencjonowania sprzedaży usług w specyficznych warunkach środowiskowych, tj. np. w samoobsługowych i automatycznych myjniach samochodowych. Charakterystyczna dla tego typu działalności podatność urządzeń na wilgoć i warunki pogodowe utrudniałaby stosowanie tradycyjnego wydruku”. A zatem, dla takich szczególnych okoliczności prowadzenia ewidencji ustawodawca przewidział alternatywny sposób przekazania nabywcy danych o sprzedaży (wyświetlanie) zamiast tradycyjnego paragonu fiskalnego w postaci papierowej.

W planowanym modelu nie będziemy mieli natomiast do czynienia ze szczególnymi warunkami prowadzenia ewidencji lub sprzedaży – w praktyce, korzystając ze stanowiska działającego w trybie samoobsługowym klient zawsze otrzyma e-paragon (o ile obowiązek wystawienia paragonu wynika z przepisów prawa), który będzie dostępny do pobrania na stronie internetowej w czytelnej formie. Nie zajdzie zatem ryzyko, że klient nie będzie miał możliwości zapoznania się z informacjami o transakcji.

W konsekwencji należy uznać, że obowiązek pokazywania na wyświetlaczu danych o sprzedaży nie znajdzie zastosowania w planowanym przez Wnioskodawców modelu. Co więcej, przyjęcie przeciwnego stanowiska prowadziłoby w praktyce do podwójnego nałożenia obowiązku na Wnioskodawców przekazania klientowi danych o sprzedaży. Z jednej strony Spółka III musiałaby zapewnić nabywcy prezentację danych sprzedażowych na ekranie automatu na zasadach właściwych dla kas zamontowanych w automatach, a równolegle przekazywałaby klientowi paragon w formie elektronicznej wystawiony za pośrednictwem centralnej kasy on-line. Taka wykładnia nie tylko abstrahowałaby od literalnego brzmienia przepisów, lecz również prowadziłaby do nałożenia dodatkowego obowiązku, którego ustawodawca nie przewidział dla modelu, w którym paragon jest wystawiany w formie elektronicznej.

Art. 111 ust. 3a pkt 1 lit b Ustawy o VAT nakłada bowiem obowiązek niezwłocznego wystawienia i wydania nabywcy paragonu w postaci elektronicznej, nie przewiduje natomiast obowiązku wyświetlania szczegółowych danych o sprzedaży na wyświetlaczu automatu. Tym samym, Spółka III nie będzie zobowiązana do wyświetlania zestawu danych, o których mowa w Rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych, nie zmienia to jednak faktu, że dla potrzeb realizacji płatności Spółka III będzie pokazywała na ekranie automatu kluczowe dane o transakcji, tj. (…).

Ad 4.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W art. 106e ust. 1 Ustawy o VAT wprowadzony został podstawowy katalog danych, które powinny zostać umieszczone na fakturze. Jednocześnie jednak, w art. 106o Ustawy o VAT, ustawodawca wprowadził możliwość określania przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia, przypadków, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e Ustawy o VAT.

Wyrazem realizacji wskazanego powyżej uprawnienia jest Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur.

W § 3 pkt 4 tego rozporządzenia wskazano, że faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przewóz osób na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

a)  numer i datę wystawienia,

b)  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c)  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d)  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e)  kwotę podatku,

f)   kwotę należności ogółem.

A zatem o tym, czy dokument stanowi fakturę w rozumieniu § 3 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, decyduje zakres danych, a nie sama nazwa dokumentu. Skoro dokument za świadczoną przez Wnioskodawców usługę zawiera minimalny ustawowy zestaw danych dla tej szczególnej kategorii dokumentów, może pełnić funkcję faktury niezależnie od tego, że równocześnie jest paragonem fiskalnym.

W ocenie Wnioskodawców e-paragony wystawiane przez Spółkę III będą spełniać przesłanki uznania ich za fakturę, zgodnie z § 3 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, gdyż:

·      dokumentują lub będą dokumentować świadczoną usługę (…) oraz

·      będą zawierać wszystkie dane, o których mowa w § 3 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie faktur, tj.:

a)  numer i datę wystawienia,

b)  imię i nazwisko lub nazwę podatnika (…),

c)  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (…),

d)  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e)  kwotę podatku,

f)   kwotę należności ogółem.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawców, wystawiany przez Spółkę III e-paragon spełnia wszystkie przesłanki wymienione w § 3 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, co oznacza, że zawiera dane wymagane przepisami wydanymi na podstawie Ustawy o VAT, a zatem należy uznać go za fakturę.

Powyższej konkluzji nie zmienia fakt, że faktura nie będzie wystawiana w KSeF (…).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą, zgodnie z którym:

Według art. 2 pkt 22 ustawy:

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 8 ust. 1 ustawy:

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem, podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących, jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Stosownie do art. 111 ust. 1b ustawy:

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca dopuścił możliwość wystawienia paragonu w postaci elektronicznej i przesłania go nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu.

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwanym dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”.

Stosownie do § 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie kas:

Zgodnie z § 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas:

W myśl § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas:

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Pojęcie „kasa fiskalna on-line” zdefiniowane zostało w § 2 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas.

W myśl tego przepisu:

Zgodnie z art. 111 ust. 6a ustawy:

Jak wynika z art. 111b ust. 1-2 ustawy:

W myśl art. 111b ust. 3 ustawy:

W tym miejscu wskazać należy, że podatnicy prowadzący sprzedaż przy zastosowaniu automatów sprzedażowych są zobowiązani stosować kasy o zastosowaniu specjalnym.

Jak stanowi bowiem § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Przepis o analogicznym brzmieniu znajduje się również w § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1654), dalej jako „rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących”. Zgodnie z tym przepisem:

Zgodnie natomiast z przepisem § 4 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:

Z kolei, na podstawie § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Stosownie natomiast do brzmienia § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

W myśl § 12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas:

Jak stanowi § 22 pkt 2 i 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:

Zatem podatnik, w zależności od tego, czy kasa nie zawiera czy zawiera drukarkę kasy, nie wystawia lub może nie wystawiać paragonu fiskalnego z tytułu sprzedaży dokonanej za pośrednictwem automatu, przy zapewnieniu nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie pokazanie zgodnie z przepisami o wymaganiach technicznych dla kas rejestrujących.

W myśl § 52 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:

Jak wynika z kolei z § 52 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:

Natomiast stosownie do § 52 ust. 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:

Należy zwrócić uwagę również na § 6 ust. 1 pkt 1 i pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zgodnie z którymi:

W myśl § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Zgodnie z § 14 ust. 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

W myśl § 19 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Jak wynika z § 20 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Stosownie do treści § 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas:

Jak wynika z przedstawionego opisu sprawy, Spółka I oraz Spółka II są spółkami prawa handlowego, zarejestrowanymi jako czynni podatnicy VAT. (…). Podstawowym przedmiotem działalności Spółki I i Spółki II jest świadczenie usług (…). Usługi te są odpłatne, a ich nabywcami w zdecydowanej większości są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

(…). Spółka I oraz Spółka II zawarły stosowne umowy ze Spółką III, na podstawie których podmiot ten pełni funkcję (…) oraz zajmuje się (…).

(…) W ramach zawartych umów Spółka III jest również zobowiązana do fiskalizacji sprzedaży dokonywanej przez Spółkę I i Spółkę II za pomocą własnych kas rejestrujących. W konsekwencji, Spółka III posiada kasy rejestrujące (z elektronicznym zapisem kopii oraz on-line), które są wykorzystywane wyłącznie do fiskalizacji sprzedaży Spółki I i Spółki II na rzecz (…).

Obecnie kasy rejestrujące są zainstalowane na każdym stanowisku, tak, aby klienci dokonujący płatności mogli każdorazowo otrzymać paragon potwierdzający zakup usługi w formie papierowej.

Wykonana usługa ewidencjonowana jest na jeden z poniższych sposobów:

·      w przypadku wyboru przez klienta stanowiska obsługiwanego przez pracownika Spółki III – pracownik ten przyjmuje zapłatę, wystawia paragon w formie papierowej oraz wydaje go klientowi (chyba że obowiązek wydania takiego dokumentu nie wynika z przepisów prawa);

·      w przypadku wyboru przez klienta stanowiska obsługiwanego przez samoobsługowy automat płatniczy – sprzedaż jest ewidencjonowana przy wykorzystaniu kas rejestrujących wbudowanych w automat umożliwiający uiszczenie płatności w trybie samoobsługowym; w takiej sytuacji, jeżeli klient chce otrzymać paragon w formie papierowej – wciska odpowiedni przycisk, po czym następuje wydrukowanie paragonu; jeśli natomiast klient nie zdecyduje się na wydruk dokumentu przez kasę fiskalną, po zakończeniu usługi może zwrócić się do Spółki I, Spółki II lub Spółki III z prośbą o przesłanie kopii paragonu potwierdzającego nabycie usługi.

W celu usprawnienia procesu dokonywania zapłaty za świadczenie usług, planowana jest modernizacja systemu dokonywania zapłaty za świadczenie usług. W nowym modelu stanowiska służące do dokonywania płatności będą działały w jednym z dwóch trybów – będą obsługiwane przez kasjera Spółki III lub będą działać w trybie samoobsługowym. W przypadku trybu samoobsługowego obsługa kasjerska będzie niedostępna. Uruchomienie trybu samoobsługowego zostanie wyraźnie oznaczone dla klientów. Planowana zmiana zakłada:

·      umieszczenie w wybranych miejscach minimum dwóch kas fiskalnych w przygotowanej w tym celu serwerowni lub innym pomieszczeniu (tzw. kasy centralne), które będą obsługiwały miejsca dokonywania zapłaty działające w trybie samoobsługowym, oraz

·      rezygnację z możliwości wydruku paragonu oraz wydawanie klientom e-paragonów wystawianych przez kasy fiskalne umieszczone w serwerowni lub innym pomieszczeniu.

Tryb oraz zasady wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego klientowi w formie elektronicznej po zakończeniu usługi będą określone w regulaminie (…), do przestrzegania którego klient zobowiązuje się w momencie rozpoczęcia świadczenia usługi. W szczególności, w regulaminie znajdą się klauzule wskazujące, że klient wyraża zgodę na wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego w formie elektronicznej oraz jaki będzie czas na podjęcie przez klienta decyzji co do pobrania dokumentu w formie elektronicznej ze strony internetowej. Wnioskodawcy planują umożliwienie klientowi pobrania paragonu w okresie 6 miesięcy od momentu zakończenia świadczenia usługi i dokonania płatności.

Kasy fiskalne będą urządzeniami, o których mowa w Rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych (będą to kasy on-line) i będą spełniały warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy.

Na dzień rozpoczęcia ewidencji sprzedaży w modelu samoobsługowym kasy rejestrujące przeznaczone do ewidencjonowania tej sprzedaży będą posiadały potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy. W planowanym modelu Wnioskodawcy nie będą zatem korzystali z kas wirtualnych lub kas starego typu (z elektronicznym zapisem kopii).

Wykonana usługa będzie ewidencjonowana na jeden z dwóch sposobów:

·     w przypadku wyboru przez klienta zapłaty na stanowisku obsługiwanym przez pracownika Spółki III – sposób ewidencjonowania sprzedaży nie ulegnie zmianie i będzie wyglądał tak samo jak w obecnie funkcjonującym modelu (pracownik Spółki III będzie wystawiał paragon w formie papierowej);

·     w przypadku wyboru przez klienta zapłaty w trybie samoobsługowym – na wyświetlaczu automatu samoobsługowego w chwili dokonywania transakcji zostanie wyświetlona (…); na ekranie automatu nie będzie zatem wyświetlany e-paragon ani inny dokument sprzedaży w trakcie lub po zakupie usługi; klient będzie mógł dokonać płatności w automacie płatniczym bezgotówkowo.

Dane o sprzedaży będą natychmiast wysyłane do centralnych kas on-line, gdzie dokonywana będzie fiskalizacja sprzedaży (na kasie fiskalnej zlokalizowanej w serwerowni lub w innym pomieszczeniu).

W celu natychmiastowego przesłania danych o sprzedaży ze stanowiska obsługiwanego w trybie samoobsługowym do centralnych kas on-line wykorzystywany będzie standardowy protokół PCAP. Automat samoobsługowy będzie weryfikował, czy została dokonana fiskalizacja na kasie on-line, do której wysłał dane – jeśli się to nie uda, będzie wysyłał dane do kolejnej kasy on-line (kasy rezerwowej). Gdyby natomiast fiskalizacja usługi nie powiodła się na żadnej z dostępnych kas on-line, nie dojdzie do zakończenia świadczenia usługi, a klient będzie musiał znaleźć stanowisko obsługiwane przez pracownika Spółki III.

Automaty samoobsługowe nie będą powiązane z jedną, konkretną kasą on-line. Kasa on-line będzie przypisana do zidentyfikowanej grupy automatów samoobsługowych, będzie więc obsługiwała kilka automatów oraz będzie rejestrować na e-paragonie informację, którego konkretnego automatu samoobsługowego dotyczy sprzedaż.

Klient nie będzie miał możliwości wydrukowania paragonu przy automacie samoobsługowym. Zamiast tego będzie mógł skorzystać ze strony internetowej przeznaczonej do obsługi e-paragonów, gdzie po podaniu danych identyfikujących transakcję będzie mógł pobrać paragon w formie elektronicznej (w formacie XML lub PDF) zapewniającej brak możliwości ingerencji w treść tych paragonów (brak możliwości edycji, niezmienność), jak również pełną ich czytelność.

Wnioskodawcy będą przypisywali paragon do zakupu konkretnej usługi zrealizowanej w automacie samoobsługowym na podstawie następujących danych: (…). Opcjonalnie do identyfikacji może służyć również (…). Dane te, wpisywane łącznie, będą służyć również klientowi do pobrania e-paragonu ze strony internetowej. Wnioskodawcy będą mieli również możliwość identyfikacji transakcji po indywidualnym numerze nadawanym podczas fiskalizacji sprzedaży.

Oprócz paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej (w formie XML lub PDF) klient nie będzie otrzymywał innego potwierdzenia zakupu usługi, w szczególności nie będzie miał możliwości wydrukowania takiego potwierdzenia z automatu samoobsługowego. Taką funkcję będą pełniły dane wyświetlane na ekranie automatu samoobsługowego, a więc (…).

Paragony, które będą przesyłane klientom, będą wyłącznie dokumentami utworzonymi przez kasę on-line oraz będą stanowić zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych.

Nowy model będzie miał zastosowanie wyłącznie w sytuacji, gdy klient wybierze zapłatę w trybie samoobsługowym. W tym celu, miejsca służące do dokonywania płatności zostaną w sposób jednoznaczny i wyraźny dla klientów oznaczone, kiedy dane stanowisko obsługiwane jest przez pracownika Spółki III (kasjera), a kiedy działa w trybie samoobsługowym. Jeśli w danym momencie nie będą dostępne stanowiska działające w trybie samoobsługowym, klient skorzysta wyłącznie ze stanowiska obsługiwanego przez pracownika Spółki III.

Państwa wątpliwości w analizowanej sprawie dotyczą potwierdzenia prawidłowości sposobu realizacji spoczywających na Państwu obowiązków w zakresie ewidencji sprzedaży świadczonych usług, tj. skutków dokumentowania sprzedaży na podstawie modelu prowadzenia ewidencji opisanego we wniosku.

Kluczowym dla rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie będzie zatem uznanie, czy zaproponowany przez Państwa nowy model ewidencjonowania sprzedaży usług jest prawidłowy.

Jak Państwo wskazują, w nowym modelu ewidencjonowania sprzedaży planują Państwo stosować kasy on-line, które będą urządzeniami, o których mowa w Rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych i będą spełniały warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy. Kasy fiskalne zamierzają Państwo umieścić w serwerowni lub w innym pomieszczeniu. Automaty samoobsługowe nie będą powiązane z jedną, konkretną kasą on-line. Kasa on-line będzie przypisana do zidentyfikowanej grupy automatów samoobsługowych, będzie więc obsługiwała kilka automatów oraz będzie rejestrować na e-paragonie informację, którego konkretnego automatu samoobsługowego dotyczy sprzedaż. Klient nie będzie miał możliwości wydrukowania paragonu przy automacie samoobsługowym. Zamiast tego będzie mógł skorzystać ze strony internetowej przeznaczonej do obsługi e-paragonów, gdzie po podaniu danych identyfikujących transakcję będzie mógł pobrać paragon w formie elektronicznej (w formacie XML lub PDF) zapewniającej brak możliwości ingerencji w treść tych paragonów (brak możliwości edycji, niezmienność), jak również pełną ich czytelność. W chwili dokonywania transakcji na wyświetlaczu automatu samoobsługowego zostanie wyświetlona tylko (…) – nie będzie zatem wyświetlany e-paragon ani inny dokument sprzedaży.

Odnosząc się do kwestii prawidłowości sposobu ewidencjonowania sprzedaży w przypadku wyboru przez klienta stanowiska obsługiwanego w trybie samoobsługowym wskazać należy, że planowany sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży, tj. postępowanie polegające na zainstalowaniu i fizycznej lokalizacji kas on-line, do których przypisane będą samoobsługowe miejsca służące do dokonywania płatności w jednym miejscu (w serwerowni lub w innym pomieszczeniu, a nie w poszczególnych automatycznych miejscach służących do dokonywania płatności), nie będzie zgodny z obowiązującymi przepisami ewidencjonowania sprzedaży.

Z treści wniosku wynika bowiem, że stanowiska samoobsługowe będą obsługiwanymi przez klientów urządzeniami do automatycznej sprzedaży usług, które w systemie bezobsługowym będą przyjmowały należność (w formie bezgotówkowej) z tytułu świadczenia usług. W przypadku trybu samoobsługowego obsługa kasjerska będzie niedostępna, a uruchomienie tego trybu zostanie wyraźnie oznaczone dla klientów.

W analizowanej sytuacji, w odniesieniu do miejsc służących do dokonywania płatności obsługiwanych w trybie samoobsługowym, zastosowanie znajdą przepisy § 7 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących oraz § 5 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących, na podstawie których kasy o zastosowaniu specjalnym obejmują m.in. kasy umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Ponadto, jak wynika z § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy prowadzący sprzedaż przy zastosowaniu automatów sprzedażowych (samoobsługowych) są zobowiązani stosować kasy o zastosowaniu specjalnym.

Uwzględniając tym samym powyższe, opisany przez Państwa sposób ewidencjonowania sprzedaży w trybie samoobsługowym (polegający na ewidencjonowaniu sprzedaży przy użyciu centralnych kas on-line, fizycznie zainstalowanych i zlokalizowanych w serwerowni lub innym pomieszczeniu), nie będzie spełniał warunków ewidencjonowania na kasie rejestrującej wynikających z zacytowanych powyżej przepisów. W przypadku wyboru przez klienta stanowiska obsługiwanego w trybie samoobsługowym, w poszczególnych automatach samoobsługowych nie będą się znajdowały kasy fiskalne rejestrujące sprzedaż dokonywaną w danym punkcie. Kasa będzie się znajdować fizycznie w innym miejscu, tj. w serwerowni lub w innym pomieszczeniu, a jedynie za pośrednictwem stosowanych zintegrowanych systemów sprzedażowych będzie powiązana z danym punktem.

Jak wynika z przepisów cytowanych rozporządzeń, w sytuacji prowadzenia sprzedaży przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży towarów lub usług, kasy specjalnego przeznaczenia muszą być umieszczane w każdym automacie samoobsługowym, tj. w każdym miejscu służącym do dokonywania płatności w trybie samoobsługowym. Tylko taki sposób ewidencjonowania sprzedaży spełni określone przepisami warunki rejestracji na kasie fiskalnej. Przepisy wydanych na podstawie ustawy ww. rozporządzeń nie przewidują natomiast sytuacji, w której opisana przez Państwa sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczych mogłaby być ewidencjonowana za pośrednictwem zaproponowanych przez Państwa kas on-line umieszczonych w serwerowni lub w innym pomieszczeniu, do których przypisane będą samoobsługowe miejsca dokonywania zapłaty za świadczenie usług.

Kasy specjalnego przeznaczenia przystosowane do automatycznej sprzedaży towarów lub usług muszą być umieszczone w tych automatycznych urządzeniach, tj. we wszystkich punktach sprzedaży (samoobsługowych miejscach służących do dokonywania płatności). Nie mogą się one znajdować poza tymi automatycznymi urządzeniami. Zatem, w pierwszej kolejności, jeżeli będą Państwo posiadać wiele punktów sprzedaży (samoobsługowych miejsc służących do dokonywania płatności), to będą Państwo zobowiązani do posiadania i stosowania kas rejestrujących w każdym z tych punktów, w których prowadzona będzie sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej podlegająca obowiązkowi ewidencji z zastosowaniem kas rejestrujących.

Kasa rejestrująca jest szczególnym urządzeniem, którego podstawowym zadaniem jest nie tylko rzetelne dokumentowanie osiąganych przez podatników obrotów i podatku należnego, ale również stworzenie dokładnego mechanizmu kontroli obrotów z tytułu sprzedaży dokonywanej na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Ustawodawca, aby zagwarantować ten mechanizm, stworzył odpowiednie akty prawne, w których określono warunki m.in. wprowadzania kas rejestrujących do obrotu gospodarczego, przeglądu, rejestracji itp. Zadaniem regulacji dotyczących realizacji obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jest także zapobieganie ewentualnym nadużyciom. Natomiast system oparty na przekazywaniu danych o sprzedaży usług do kas on-line umieszczonych w serwerowni lub w innym pomieszczeniu, nie podlega tym regulacjom, co nie daje tożsamych gwarancji o jego funkcjonowaniu, w kontekście prawidłowości ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Stosownie natomiast do art. 111 ust. 6a ustawy, kasa rejestrująca musi zapewniać m.in. bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych, natomiast w opisanym modelu dane dotyczące dokonanej sprzedaży będą przesyłane za pośrednictwem stosowanych zintegrowanych systemów sprzedażowych powiązanych z danym miejscem służącym do dokonywania płatności, a nie bezpośrednio ewidencjonowane na tej kasie.

Tym samym, planowany przez Państwa model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących w odniesieniu do miejsc płatności obsługiwanych w trybie samoobsługowym, tj. zainstalowanie i fizyczna lokalizacja kas on-line w serwerowni lub w innym pomieszczeniu, a nie w poszczególnych automatycznych miejscach służących do dokonywania płatności, nie spełni warunków ewidencjonowania na kasie rejestrującej wynikających z zacytowanych powyżej przepisów.

W opisanym we wniosku modelu prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących w odniesieniu do stanowisk obsługiwanych w trybie samoobsługowym, poza brakiem uregulowania ww. sposobu przesyłania danych dotyczących sprzedaży, która powinna zostać zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej, nie będą Państwo spełniali również warunku konstrukcyjnego stosowanej kasy, dotyczącego w szczególności wyświetlacza kasy. Ponadto, automaty samoobsługowe znajdujące się w miejscach służących do dokonywania płatności nie będą również drukarkami fiskalnymi, w myśl § 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.

W poszczególnych samoobsługowych miejscach służących do dokonywania płatności sprzedaż będzie dokonywana za pomocą automatów samoobsługowych, które nie będą kasami fiskalnymi o zastosowaniu specjalnym. Klient nie będzie miał również możliwości zapoznania się z wyświetlonymi na wyświetlaczu kasy danymi o sprzedaży, o których mowa § 22 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących, gdyż kasa posiadająca wyświetlacz będzie zlokalizowana w innym miejscu niż nastąpi sprzedaż usługi (w serwerowni lub w innym pomieszczeniu). Wskazali Państwo co prawda, że na wyświetlaczu automatu samoobsługowego zostanie wyświetlona (…), jednakże, jak wynika z powyższych przepisów, wyświetlone dane dotyczące zarejestrowanej sprzedaży stanowić powinny ich określony przepisami zbiór oraz być wyświetlane na wyświetlaczu kasy, a nie na innym urządzeniu.

Wyświetlacz, na którym będą wskazane dane dla nabywcy, musi być częścią kasy rejestrującej. Wynika to bezpośrednio z ww. przepisów rozporządzeń, m.in. z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas, w którym wskazano, że podatnicy umieszczają wyświetlacz kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych.

W planowanym modelu prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z uwzględnieniem wydania paragonu w formie elektronicznej w sytuacji, gdy klient nie będzie płacić za usługę na stanowisku obsługiwanym przez pracownika Spółki III, lecz w trybie samoobsługowym, na wyświetlaczu automatu samoobsługowego w chwili dokonywania transakcji będzie widział tylko (…). Na ekranie automatu nie będzie wyświetlany natomiast e-paragon ani inny dokument sprzedaży. W konsekwencji, informacje wyświetlane na wyświetlaczu automatu samoobsługowego nie będą stanowić paragonu, o którym mowa w § 52 ust. 2 i ust. 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.

Klientowi w takim przypadku paragon zostanie dostarczony wyłącznie w formie elektronicznej, poprzez pobranie go ze strony internetowej przeznaczonej do obsługi e-paragonów. Wskazać jednak należy, że powyższa czynność nie będzie wymuszała na kliencie obowiązku skorzystania ze wskazanej strony internetowej w celu uzyskania paragonu fiskalnego dokumentującego świadczoną usługę, paragon fiskalny nie będzie również wyświetlany przy korzystaniu z autamatu samoobsługowego. Tym samym, paragon fiskalny zostanie wydany w takiej sytuacji jedynie nabywcom zainteresowanym jego otrzymaniem. Pozostali nabywcy – niezainteresowani otrzymaniem paragonu, przystąpią do płatności za usługę i rozpoczyną korzystanie z zakupionej usługi, mimo, że nie zapewnią Państwo nabywcy usługi możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich wyświetlenie na ekranie automatu na stanowisku działającym w trybie samoobsługowym. Nie zostaną tym samym spełnione warunki wynikające z regulacji zawartych w § 52 ust. 2 i ust. 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.

Zatem, w opisanych okolicznościach sprawy nie można stwierdzić, że we wszystkich miejscach służących do dokonywania płatności zapewnią Państwo wydanie paragonu do każdej dokonanej transakcji. Poprawne wydanie paragonu będzie miało miejsce tylko na kasach obsługiwanych przez pracowników Spółki III. W konsekwencji, nie zostanie spełniony warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. nie nastąpi wydanie paragonu fiskalnego każdemu świadczeniobiorcy.

Podsumowując stwierdzam, że planowany przez Państwa model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z uwzględnieniem wydania paragonu w formie elektronicznej nie będzie zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Przy sprzedaży usług w trybie samoobsługowym zamierzają Państwo korzystać z kas on-line zainstalowanych i fizycznie zlokalizowanych w serwerowni lub w innym pomieszczeniu, natomiast przepisy regulujące ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kas wskazują na obowiązek stosowania w Państwa sytuacji kas o zastosowaniu specjalnym umieszczonych w automatycznych urządzeniach do sprzedaży towarów lub usług, tj. we wszystkich punktach sprzedaży (miejscach służących do dokonywania płatności). W konsekwencji, w opisanym we wniosku modelu prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących w poszczególnych miejscach służących do dokonywania płatności nie będzie spełniony warunek wydania klientowi paragonu fiskalnego w miejscu i w momencie dokonywania sprzedaży. Zatem, nie zostanie spełniony warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. nie nastąpi wydanie paragonu fiskalnego każdemu świadczeniobiorcy. W związku ze świadczeniem usług przy zastosowaniu automatów sprzedażowych (samoobsługowych) będą zobowiązani Państwo do stosowania kas o zastosowaniu specjalnym oraz do zapewnienia nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich wyświetlenie na ekranie automatu na stanowisku działającym w trybie samoobsługowym.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 1 i 3 jest nieprawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również ustalenia, czy udostępniając klientowi paragon w formie elektronicznej do pobrania ze strony internetowej przez okres 6 miesięcy od momentu zakończenia świadczenia usługi i dokonania płatności działają Państwo w zgodzie z obowiązującymi przepisami (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Jak już wcześniej wskazano, zgodnie z § 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas, podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas on-line, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej.

Co do zasady, przepisy podatkowe nie wskazują, jak długo należy umożliwić kupującemu dostęp do e-paragonu w systemie sprzedażowym sprzedawcy.

Jak jednak rozstrzygnąłem powyżej, planowany przez Państwa model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z uwzględnieniem wydania paragonu w formie elektronicznej nie będzie zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. W sytuacji świadczenia usług przy zastosowaniu automatów sprzedażowych (samoobsługowych) będą bowiem Państwo zobowiązani do stosowania kas o zastosowaniu specjalnym oraz do zapewnienia nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich wyświetlenie na ekranie automatu na stanowisku działającym w trybie samoobsługowym. W konsekwencji, z uwagi na powyższe rozstrzygnięcie, planowane umożliwienie klientowi pobrania paragonu w okresie 6 miesięcy od momentu zakończenia świadczenia usługi i dokonania płatności nie będzie zgodne z obowiązującymi przepisami, bowiem nie zostanie spełniony warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. nie nastąpi wydanie paragonu fiskalnego każdemu świadczeniobiorcy.

Podsumowując stwierdzam, że planowany przez Państwa model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na stanowiskach obsługiwanych w trybie samoobsługowym z uwzględnieniem wydania paragonu w formie elektronicznej nie będzie zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Zatem, w takim przypadku, udostępnienie klientowi paragonu w formie elektronicznej do pobrania ze strony internetowej przez okres 6 miesięcy od momentu zakończenia świadczenia usługi i dokonania płatności jest nieprawidłowe jako konsekwencja, uznanego za nieprawidłowy, planowanego modelu prowadzenia ewidencji sprzedaży, opartego na kasach umieszczonych w serwerowni czy innym pomieszczeniu jako tzw. kasy centralne.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest nieprawidłowe.

Końcowo Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dokument wystawiany klientowi za świadczoną usługę stanowi fakturę, o której mowa w § 3 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur (pytanie oznaczone we wniosku nr 4).

Problematyka dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług została uregulowane w dziale XI ustawy.

I tak, w myśl art. 106b ust. 1 ustawy:

Według art. 106b ust. 3 ustawy:

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Generalnie ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie przepisów ustawy lub rozporządzeń wykonawczych do niej oraz sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Niemniej, stosownie do art. 106b ust. 3 ustawy, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w przewidzianym przepisem terminie.

W przypadku, gdy sprzedaż jest dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, sprzedawca obowiązany jest wystawić fakturę jedynie w sytuacji, gdy nabywcy tego zażądają w terminie określonym w art. 106b ust. 3 ustawy.

Faktura to sformalizowany dokument sporządzany przez sprzedawcę, potwierdzający dokonanie sprzedaży określonych w jej treści towarów bądź usług i odzwierciedlający rzeczywisty obrót gospodarczy. Podkreślenia wymaga, że to na wystawcy spoczywa obowiązek jej prawidłowego sporządzenia oraz określenia przedmiotu opodatkowania.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy:

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy:

Zatem, od 1 lutego 2026 r. podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z wyjątkiem sytuacji wskazanych w art. 106ga ust. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 106s ustawy:

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1740), określa przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, oraz przypadki, w których mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia:

Stosownie do § 2 pkt 2 ww. rozporządzenia:

Nadto, jak stanowi natomiast art. 106e ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106o ust. 1 ustawy:

Przepisy w zakresie podatku VAT określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takie szczególne przypadki określa § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.), zwane dalej „rozporządzeniem dot. faktur”.

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur:

Należy tu wskazać, że § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur określa przypadki, w których faktury (bilety) mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy oraz zakres tych danych.

Jak Państwo wskazali, paragon w postaci elektronicznej dokumentujący świadczenie usługi będzie zawierał w szczególności następujące dane:

1)  numer i datę wystawienia,

2)  nazwę Spółki III (która pobiera opłaty w imieniu i na rzecz Spółki I i Spółki II),

3)  NIP Spółki III (która pobiera opłaty w imieniu i na rzecz Spółki I i Spółki II),

4)  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

5)  kwotę podatku,

6)  kwotę należności ogółem,

7)  dane zleceniodawcy, tj. Spółki I lub Spółki II wraz z numerami NIP,

8)  informację o sposobie podziału kwoty wymienionej na dokumencie pomiędzy zleceniodawców, tj. Spółkę I i Spółkę II (…).

Wobec powyższego, co do zasady, wystawiony paragon w postaci elektronicznej dokumentujący świadczoną usługę będzie zawierał wszystkie elementy określone w § 3 pkt 4 ww. rozporządzenia.

W analizowanej sprawie nie można jednak uznać, że stanowi on fakturę, zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur.

Jak jednak rozstrzygnięto powyżej, planowany przez Państwa model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z uwzględnieniem wydania paragonu w formie elektronicznej nie będzie zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. W sytuacji świadczenia usług przy zastosowaniu automatów sprzedażowych (samoobsługowych) będą Państwo zobowiązani do stosowania kas o zastosowaniu specjalnym oraz do zapewnienia nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich wyświetlenie na ekranie automatu na stanowisku działającym w trybie samoobsługowym. W konsekwencji, z uwagi na powyższe rozstrzygnięcie, nie można uznać, że dokument wystawiany klientowi za świadczoną usługę stanowi fakturę, o której mowa w § 3 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.

Podsumowując stwierdzam, że planowany przez Państwa model prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na stanowiskach obsługiwanych w trybie samoobsługowym z uwzględnieniem wydania paragonu w formie elektronicznej nie będzie zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Zatem, w takim przypadku – jako konsekwencja, uznanego za nieprawidłowy, planowanego modelu prowadzenia ewidencji sprzedaży, opartego na kasach umieszczonych w serwerowni czy innym pomieszczeniu jako tzw. kasy centralne – nie można uznać dokumentu wystawianego klientowi za prawidłowo wystawioną fakturę, o której mowa w § 3 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 4 jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy, będącej przedmiotem interpretacji, pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Informuję, iż wydana interpretacja w zakresie pytania nr 4 dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone. Dotyczy to w szczególności obowiązku wystawienia faktury w KSeF.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego. Z funkcji ochronnej będą mogli skorzystać Ci z Państwa, którzy zastosują się do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację przez Zainteresowanego, który jest stroną postępowania

Zainteresowana będąca stroną postępowania – art. 14r § 2 Ordynacji podatkowej ma prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·     w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·     w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 i art. 14r Ordynacji podatkowej.