0112-KDIL3.4012.375.2026.1.KFK

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy obciążenie Najemcy kosztami naprawy maszyny uszkodzonej z Jego winy, w sytuacji, gdy naprawa jest wykonywana przez Państwa lub na Państwa zlecenie, stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu VAT, która powinna być udokumentowana fakturą.

Uzupełnili go Państwo pismem z 9 czerwca 2026 r. (wpływ 11 czerwca 2026 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na odpłatnym wynajmie maszyn i urządzeń na rzecz klientów (dalej: „Najemców”).

Zawierane umowy najmu przewidują m.in., że: (…)

Obciążenie obejmuje koszty naprawy i nie ma charakteru sankcyjnego (nie jest karą umowną), lecz stanowi przeniesienie kosztów przywrócenia maszyny do stanu pierwotnego.

Koszt przywrócenia urządzenia do stanu technicznego i wizualnego zawiera wartość części zużytych do naprawy oraz usługę naprawy.

Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy prawidłowego opodatkowania powyższych rozliczeń podatkiem VAT oraz właściwego dokumentowania.

Pytanie

Czy obciążenie Najemcy kosztami naprawy maszyny uszkodzonej z Jego winy, w sytuacji, gdy naprawa jest wykonywana przez Wnioskodawcę (lub na Jego zlecenie), stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu VAT, która powinna być udokumentowana fakturą VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, obciążenie Najemcy kosztami naprawy maszyny stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu VAT i powinno być dokumentowane fakturą VAT.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu podlega odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W przedstawionej sytuacji Wnioskodawca dokonuje naprawy maszyny (świadczenie usługi), Najemca ponosi koszt tej naprawy i istnieje bezpośredni związek pomiędzy świadczeniem a wynagrodzeniem. Obciążenie to nie ma charakteru odszkodowawczego, nie jest sankcją, nie rekompensuje szkody w sposób „oderwany” od świadczenia, a odpowiada konkretnemu świadczeniu – naprawie maszyny. W praktyce gospodarczej oraz interpretacyjnej przyjmuje się, że jeżeli podatnik wykonuje określoną czynność (np. naprawę), a następnie przenosi jej koszt na kontrahenta, to dochodzi do odpłatnego świadczenia usług (również w formie refakturowania).

W konsekwencji, czynność ta powinna zostać udokumentowana fakturą VAT i właściwa jest stawka VAT jak dla usług naprawy (co do zasady 23%).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 2 pkt 6 ustawy:

Według art. 2 pkt 22 ustawy:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Jak wynika z art. 8 ust. 1 ustawy:

Pod pojęciem usługi należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do grona usług każde świadczenie, które nie jest dostawą towarów, w myśl art. 7 ustawy. Każde świadczenie niebędące dostawą towarów polegające na działaniu, zaniechaniu lub tolerowaniu czyjegoś zachowania stanowi zatem, co do zasady, usługę, w rozumieniu ustawy, niemniej jednak muszą być przy tym spełnione następujące warunki:

·       w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, nabywca jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,

·       świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Należy podkreślić, że oba ww. warunki winny być spełnione łącznie, aby świadczenie podlegało, jako usługa, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy. Przy czym, z treści powołanego wyżej przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług co do zasady podlegają opodatkowaniu VAT wówczas, gdy są wykonywane odpłatnie (z wyjątkiem przypadków ściśle określonych w art. 7 ust. 2 oraz w art. 8 ust. 2 ustawy).

Aby uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Przy czym, przepisy ustawy nie określają postaci wynagrodzenia.

W dorobku orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (np. wyrok z 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development Council przeciwko Commissioners of Customs and Excise), przyjmuje się, że odpłatność ma miejsce wtedy, gdy istnieje bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług a otrzymanym wynagrodzeniem, przy czym wynagrodzenie jakkolwiek musi być wyrażone w pieniądzu, to jednak nie musi być w tej formie dokonane. Należy podkreślić, że na gruncie przepisów o podatku od towarów i usług bez znaczenia pozostaje to, czy kwota uzyskanego wynagrodzenia (cena) została skalkulowana tak, że stanowi tylko koszt wytworzenia towaru lub wykonania usługi, czy została powiększona także o zysk sprzedającego.

Powyższe stanowisko potwierdza także wyrok C-16/93 z 3 marca 1994 r. pomiędzy R. J. Tolsma v. Inspecteur der Omzetbelasting Leeuwarden, w którym Trybunał zauważył, że czynność „podlega opodatkowaniu wyłącznie wtedy, gdy istnieje związek prawny między usługodawcą i usługobiorcą, w ramach którego następuje świadczenie wzajemne, przy czym wynagrodzenie otrzymane przez usługodawcę stanowi wartość faktycznie przekazaną w zamian za usługi świadczone na rzecz usługobiorcy”.

Natomiast w wyroku C-90/20 ws. Apcoa Parking Danmark, TSUE wskazał, że aby świadczenie usług można było uznać za odpłatne, i wobec tego opodatkowane podatkiem VAT, to pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą musi istnieć stosunek prawny, w ramach którego następuje wymiana świadczeń wzajemnych – usługi i wynagrodzenia, między którymi istnieje bezpośredni związek.

Skoro przepisy nie określają formy zapłaty za świadczoną usługę, należy uznać, że zobowiązanie usługobiorcy może mieć postać świadczenia nie tylko określonej sumy pieniędzy, ale także świadczenie innej usługi (usługi wzajemnej). Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść na rzecz świadczącego usługę. Ponadto, aby dana czynność (świadczenie) podlegała opodatkowaniu podatkiem VAT, musi istnieć bezpośredni związek o charakterze przyczynowym pomiędzy świadczoną usługą a świadczeniem wzajemnym. Otrzymana zapłata powinna być konsekwencją wykonania świadczenia.

Odpłatność określana jest przez strony umowy i jeśli strony ustalą zapłatę, wówczas wykonane świadczenie staje się odpłatne. W przypadku istnienia świadczenia wzajemnego otrzymanego przez świadczącego usługę, należy uznać czynności wykonywane w ramach zawartej umowy za odpłatne świadczenie usług określone w art. 8 ust. 1 ustawy, podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

W konsekwencji powyższych regulacji należy stwierdzić, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega tylko to świadczenie (dostawa lub usługa), w przypadku którego istnieje konsument, tj. odbiorca świadczenia odnoszący z niego choćby potencjalną korzyść. Dopóki nie istnieje podmiot, który odnosiłby lub powinien odnosić konkretne korzyści o charakterze majątkowym związanym z danym świadczeniem, dopóty świadczenie to nie będzie czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Należy wskazać, że zakres opodatkowania podatkiem VAT wyznacza nie tylko czynnik przedmiotowy – opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów lub odpłatne świadczenie usług, ale także czynnik podmiotowy – czynności muszą być wykonywane przez podatnika.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Definicja działalności gospodarczej zawarta w ustawie ma zatem charakter uniwersalny, pozwalający na objęcie pojęciem „podatnik” tych wszystkich podmiotów, które prowadzą określoną działalność gospodarczą.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo działalność gospodarczą polegającą na odpłatnym wynajmie maszyn i urządzeń na rzecz Najemców. Zawierane umowy najmu przewidują m.in., że: (…).

Obciążenie obejmuje koszty naprawy i nie ma charakteru sankcyjnego (nie jest karą umowną), lecz stanowi przeniesienie kosztów przywrócenia maszyny do stanu pierwotnego. Koszt przywrócenia urządzenia do stanu technicznego i wizualnego zawiera wartość części zużytych do naprawy oraz usługę naprawy.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą ustalenia, czy obciążenie Najemcy kosztami naprawy maszyny uszkodzonej z Jego winy, w sytuacji, gdy naprawa jest wykonywana przez Państwa lub na Państwa zlecenie, stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT.

Przy określeniu, czy miała miejsce czynność podlegająca opodatkowaniu podatkiem VAT istotne jest określenie, czy wykonywano świadczenie i czy wynagrodzenie z tytułu wykonywania tego świadczenia miało być wypłacone.

Kwestie odszkodowań, jak i kar umownych z tytułu niewywiązania się z warunków umowy, regulują przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.).

Zgodnie z art. 361 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego:

Na podstawie art. 363 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego:

Na podstawie ww. przepisu odszkodowanie uzależnione jest od zaistnienia zdarzenia, z którym przepisy łączą obowiązek naprawienia szkody. Ponadto, między zdarzeniem a zaistniałą w jego wyniku szkodą, musi istnieć związek przyczynowy.

W myśl art. 471 Kodeksu cywilnego:

W świetle wyżej przytoczonych przepisów, na gruncie stosunków cywilnoprawnych szkoda polega na nienależytym wykonaniu bądź niewykonaniu zobowiązania przez dłużnika, istnienia adekwatnego związku przyczynowego pomiędzy działaniem lub zaniechaniem a szkodą. Brak tych przesłanek powoduje, że nie mamy do czynienia ze szkodą, za powstanie której dłużnik zobowiązany jest do wypłaty odszkodowania. Istotą odszkodowań nie jest zatem płatność za świadczenie, lecz rekompensata za szkodę. W takim przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną – świadczenie w zamian za wynagrodzenie – co oznacza, że otrzymane odszkodowanie nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podatnika. Zapłata taka nie jest też związana ze zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub tolerowania czynności lub sytuacji.

Ustalanie statusu wypłacanej rekompensaty, jako podlegającej bądź niepodlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, należy więc oceniać w kontekście związku z konkretnym świadczeniem. Zatem, jeżeli płatność o charakterze odszkodowawczym nie ma bezpośredniego związku z żadną czynnością mającą charakter świadczenia, wówczas kwota otrzymanych odszkodowań nie będzie mieściła się w katalogu czynności wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy i jako taka nie będzie podlegała opodatkowaniu tym podatkiem.

TSUE, w sprawie o sygnaturze C-277/05 Société thermale d’Eugénie-les-Bains, stwierdził, że:

Odwołując się zatem do art. 361 i art. 471 Kodeksu cywilnego należy stwierdzić, że istotą odszkodowań nie jest płatność za świadczenie, lecz rekompensata za szkodę. W takim przypadku nie występuje świadczenie w zamian za wynagrodzenie, a zatem otrzymane odszkodowanie nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podatnika. Zapłata ta nie jest też związana z zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub tolerowania czynności lub sytuacji.

Z uwagi na powyższe stwierdzić należy, że jeżeli płatności o charakterze odszkodowawczym nie będą miały bezpośredniego związku z żadną czynnością mającą charakter świadczenia ze strony podmiotu zobowiązanego, wówczas kwota otrzymanych odszkodowań nie będzie stanowiła wynagrodzenia za jakiekolwiek czynności mieszczące się w katalogu czynności wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy i jako taka, nie będzie podlegała opodatkowaniu tym podatkiem.

W analizowanej sprawie, jak wynika z przedstawionych okoliczności, na podstawie zawartej umowy najmu, Najemca ponosi pełną odpowiedzialność za uszkodzenia urządzenia powstałe w trakcie trwania najmu. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń, dokonują Państwo naprawy urządzenia we własnym zakresie lub przy pomocy podmiotów trzecich, a Najemca zobowiązany jest do pokrycia pełnych kosztów (…). Obciążenie obejmuje koszty naprawy i nie ma charakteru sankcyjnego (nie jest karą umowną), lecz stanowi przeniesienie kosztów przywrócenia maszyny do stanu pierwotnego.

Powyższe oznacza, że Najemca uczestniczy w kosztach naprawy przedmiotu najmu, a Państwo przenoszą na Najemcę koszty naprawy uszkodzonego przedmiotu najmu, a tym samym występują Państwo w roli świadczącego usługę naprawy. Zapłata, jakiej dokonuje Najemca, jest więc wynagrodzeniem za tę usługę, a więc jest konsekwencją tego świadczenia. Najemca jest beneficjentem usługi naprawy przedmiotu najmu, uzyskuje bowiem bezpośrednią korzyść w postaci naprawionego urządzenia. Otrzymywanego przez Państwa wynagrodzenia od Najemcy za naprawę urządzenia nie można więc uznać za odszkodowanie za powstałą szkodę.

Tym samym należy stwierdzić, że w rozpatrywanej sprawie między Państwem a Najemcą istnieje więź o charakterze zobowiązaniowym, która na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług jest świadczeniem usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy, a zatem stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

W konsekwencji, wynagrodzenie otrzymywane przez Państwa od Najemcy za naprawę maszyny uszkodzonej z Jego winy, stanowi/będzie stanowiło wynagrodzenie za czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy jako odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy.

Państwa wątpliwości dotyczą również obowiązku dokumentowania fakturą świadczonej na rzecz Najemcy usługi naprawy przedmiotu najmu.

Odnosząc się do kwestii sposobu dokumentowania otrzymanego przez Państwa wynagrodzenia od Najemcy za naprawę przedmiotu najmu należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy przewidują dokumentowanie wyłącznie czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Fakturę wystawia się więc w celu udokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Faktura jest prawidłowa w znaczeniu materialno-prawnym, jeżeli odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt sprzedaży określonych towarów i usług.

Jak rozstrzygnięto powyżej, otrzymane przez Państwa należności od Najemcy za naprawę przedmiotu najmu, stanowią/będą stanowiły wynagrodzenie za czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. W opisanej sytuacji mamy zatem do czynienia ze sprzedażą, w rozumieniu art. 2 pkt 22 ustawy.

W związku z powyższym, otrzymane przez Państwa należności od Najemcy za naprawę przedmiotu najmu, odpowiadające poniesionym przez Państwa kosztom (…), stanowią/będą stanowiły wynagrodzenie za świadczone przez Państwa usługi i w konsekwencji, powinny być dokumentowane fakturami.

Podsumowując stwierdzam, że wynagrodzenie wynagrodzenie otrzymywane przez Państwa od Najemcy za naprawę maszyny uszkodzonej z Jego winy, stanowi/będzie stanowiło wynagrodzenie za czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy jako odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy i w konsekwencji, powinno być dokumentowane fakturą.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·      stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia,

·      zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku.

W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swoją aktualność.

Niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zwrócić należy uwagę, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania), tj. kwestii opodatkowania podatkiem VAT rozliczeń z Najemcami oraz właściwego dokumentowania tych czynności. Inne kwestie wynikające z wniosku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – w wydanej interpretacji rozpatrzone. Dotyczy to w szczególności stosowania właściwej stawki podatku VAT dla świadczonych usług na rzecz Najemcy.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego oraz zastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.