0112-KDIL2-2.4011.628.2026.3.KP

Interpretacja indywidualna  – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 17 czerwca 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 15 czerwca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 19 lipca 2026 r.  (wpływ 19 lipca 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

W złożonym wniosku przedstawił Pan następujący opis sprawy:

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą (…) i jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku od towarów i usług (VAT). Małżonka Wnioskodawcy posiada majątek osobisty w postaci lokalu mieszkalnego o powierzchni całkowitej (…) (nieruchomość ta została uprzednio przekazana małżonce przez Wnioskodawcę w drodze darowizny). Wnioskodawca planuje zawrzeć z małżonką bezpłatną umowę użyczenia części tego lokalu na cele prowadzenia działalności gospodarczej. Przedmiotem użyczenia będą dwa pokoje o powierzchniach odpowiednio (…), co stanowi dokładnie 55,53% powierzchni całkowitej lokalu.

Pokoje te będą wykorzystywane na cele mieszane – to jest na potrzeby osobiste rodziny (w tym jako miejsce pobytu córki stron po zajęciach szkolnych) oraz na cele związane ze sporadycznym, zdalnym prowadzeniem działalności gospodarczej pod firmą (…) (jako biuro oraz archiwum dokumentacji firmowej). Pozostała część mieszkania (przedpokój, kuchnia, łazienka) stanowi przestrzeń wspólną. W dacie zawarcia umowy użyczenia lokal znajduje się w stanie technicznym wymagającym przeprowadzenia generalnego remontu w celu doprowadzenia go do stanu przydatnego do użytku. Wnioskodawca planuje przeprowadzić na własny koszt i na rzecz swojej działalności niezbędne prace remontowo-odtworzeniowe (w tym wykonanie gładzi, malowanie ścian i sufitów, zerwanie starego linoleum oraz wymianę nawierzchni podłogowych na panele).

Nakłady te zostaną poniesione w wymiarze 100% kosztów w zakresie dwóch pokoi firmowych oraz  w wymiarze do 55,53% (100%) kosztów w zakresie przestrzeni wspólnej (przedpokój, kuchnia, łazienka).

Wszelkie zakupy materiałów budowlanych oraz usług remontowych będą dokumentowane fakturami VAT wystawianymi bezpośrednio na firmę Wnioskodawcy. Ponadto Wnioskodawca na podstawie umowy będzie partycypował w bieżących kosztach eksploatacyjnych lokalu (czynsz administracyjny, prąd, ogrzewanie, woda) w wysokości proporcjonalnej do powierzchni, tj. 55,53% ogółu kosztów utrzymania lokalu.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu sprawy:

1.     Wnioskodawca opodatkowuje osiągane przychody/dochody z prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej podatkiem dochodowym według stawki liniowej 19% (podatek liniowy).

2.     Wnioskodawca poniesie koszty prac budowlano-wykończeniowych o charakterze wyłącznie bieżącego remontu odtworzeniowego. Prace będą polegały na: ułożeniu nowych okładzin podłogowych (panele/płytki), szpachlowaniu i malowaniu ścian, modernizacji punktów oświetleniowych oraz montażu drzwi wewnętrznych. Prace te dotyczą pomieszczeń biurowych oraz łazienki i kuchni, które z uwagi na stopień dotychczasowego zużycia technicznego wymagają przywrócenia do stanu używalności zgodnego z przepisami BHP, aby mogły służyć jako zaplecze biurowe i socjalne firmy.

3.     Wydatki na bieżący remont odtworzeniowy, wyposażenie oraz opłaty eksploatacyjne mają bezpośredni związek z osiąganiem przychodów oraz zabezpieczeniem ich źródła. Dotychczasowy adres rejestrowy firmy (...) służy wyłącznie celom ewidencyjnym i nie posiada jakiejkolwiek infrastruktury biurowej. Specyfika działalności Wnioskodawcy (usługi turystyczne oraz szkolenia realizowane w terenie) wymaga posiadania stacjonarnego zaplecza (mózgu operacyjnego firmy) do celów logistycznych, koordynacji rezerwacji, kontaktu  z kontrahentami, obsługi kadrowej personelu na umowach zlecenie oraz bezpiecznego składowania dokumentacji. Pozyskanie i wyremontowanie tego lokalu warunkuje ciągłość zarządczą i operacyjną firmy.

4.     Wartość żadnego z pojedynczych elementów wyposażenia (w tym mebli modułowych i sprzętu AGD) zakupionych do lokalu nie przekroczy kwoty 10 000 zł. Wszystkie składniki będą stanowiły wyposażenie biurowo-socjalne i zostaną zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia.

Dalsze uzupełnienie opisu sprawy

1.     Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą (…). Głównym przedmiotem działalności są usługi turystyczne (organizacja, logistyka, organizowanie kolonii, zimowisk i wyjazdów) oraz pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane (PKD 85.59.B). Realizowane szkolenia odbywają się bezpośrednio  w terenie lub w siedzibach klientów (u kontrahentów stacjonarnych) – firma nie prowadzi stacjonarnych szkoleń dla konsumentów w opisywanym lokalu.

2.     Działalność gospodarcza zarejestrowana jest pod adresem: (…).

3.     Obecnie Wnioskodawca wykonuje czynności zarządcze i logistyczne w sposób rozproszony. Lokal pod adresem rejestrowym (…) służy wyłącznie celom ewidencyjno-rejestrowym i nie posiada jakiejkolwiek infrastruktury biurowej ani powierzchni na zorganizowanie tam stałego stanowiska pracy czy archiwum.

4.     Lokal mieszkalny, o którym mowa we wniosku, został nabyty przez Wnioskodawcę na podstawie umowy sprzedaży w formie aktu notarialnego w dniu (…).05.2026 r.

5.     Wnioskodawca przekazał wskazany lokal mieszkalny małżonce w drodze darowizny tym samym aktem w dniu (…).05.2026 r.,

6.     Przekazanie lokalu żonie było podyktowane wyłącznie względami osobistymi i rodzinnymi,  tj. zabezpieczeniem majątkowym rodziny oraz przyszłości małżonki. Decyzja miała na celu oddzielenie prywatnego majątku rodzinnego od potencjalnego ryzyka gospodarczego związanego z prowadzeniem jednoosobowej działalności przez męża. Fakt ten nie wyklucza późniejszego porozumienia stron w zakresie gospodarczego wykorzystania nieruchomości.

7.     Umowa bezpłatnego użyczenia będzie obejmowała cały lokal mieszkalny (100% powierzchni). Wnioskodawca będzie wykorzystywał wszystkie pomieszczenia (oba pokoje, przedpokój, kuchnię oraz łazienkę) wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (pokoje jako biuro operacyjne i archiwum, przedpokój, kuchnia i łazienka jako niezbędne zaplecze sanitarno-socjalne dla właściciela oraz osób zatrudnianych na umowy zlecenie).

8.     Umowa użyczenia będzie zawierała zapis, że Wnioskodawca (Biorący w użyczenie) jest uprawniony do przeprowadzenia bieżącego remontu odtworzeniowego lokalu na własny koszt  i koszty te w całości obciążają jego działalność gospodarczą.

9.     Poniesienie kosztów remontu przez Wnioskodawcę jest ekonomicznie uzasadnione tym, że małżonka udostępnia mu cały lokal bezpłatnie. Inwestując w remont, firma zyskuje stabilne, wieloletnie biuro logistyczne i archiwum, unikając comiesięcznych, komercyjnych kosztów najmu biura, co zapobiega bezproduktywnemu odpływowi kapitału z przedsiębiorstwa i ma jasne oraz racjonalne uzasadnienie gospodarcze.

10.  Do pokoi firmowych zostanie zakupione wyposażenie biurowe (biurko, fotele, zamykane szafy aktowe, regały, komputer), a do kuchni i łazienki – wyposażenie socjalne (wolnostojące meble modułowe, lodówka, zmywarka, kuchenka mikrofalowa, ekspres do kawy). Wszystkie te elementy będą wykorzystywane wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej. Składniki te nie będą służyły celom prywatnym.

11.  Umowa będzie przewidywać, że Wnioskodawca sfinansuje remont części wspólnych (kuchnia, łazienka, przedpokój), ponieważ stanowią one integralną część infrastruktury biurowej jako zaplecze sanitarno-socjalne dla firmy.

12.  Wnioskodawca poniesie wydatki na remont części wspólnych z tych samych przyczyn co w pkt 9 – stanowi to element rozliczenia z małżonką za bezpłatne udostępnienie całej nieruchomości  i dostosowanie jej do wymogów BHP pracy biurowej.

13.  Umowa użyczenia wskaże, że bieżące opłaty eksploatacyjne (czynsz administracyjny, prąd, ogrzewanie, woda, internet) odnoszące się do tego lokalu w całości (100%) pokrywane będą bezpośrednio przez Biorącego w użyczenie (Wnioskodawcę).

14.  Przedmiotowy lokal mieszkalny nie był wcześniej remontowany w stopniu wykraczającym poza bieżące odświeżanie przez Wnioskodawcę ani jego małżonkę.

15.  Wnioskodawca wraz z rodziną na stałe zaspokaja cele mieszkaniowe pod adresem:  (…). Nieruchomość ta stanowi majątek osobisty małżonki Wnioskodawcy. Wnioskodawca oraz jego rodzina nie mają zamiaru zamieszkać w lokalu wskazanym we wniosku ani przenosić tam swojego centrum życiowego po zakończeniu prac. Lokal w całości (100%) ma pełnić funkcję stacjonarnej bazy operacyjnej, biura i archiwum firmy (…).

16.  Wydatki związane z przeprowadzeniem prac będą ponoszone sukcesywnie w okresie od (...).08.2026 do (...).12.2026.

17.  Bezpłatna umowa użyczenia całego lokalu zostanie zawarta przed rozpoczęciem prac, tj. w dniu (…).08.2026.

18.  Stwierdzenie z pierwotnego wniosku dotyczące „celów mieszanych” lokalu oraz pobytu córki po szkole jest w całości nieaktualne. Wnioskodawca doprecyzowuje, że lokal w całości (100%) będzie wykorzystywany wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Rodzina nie będzie użytkować nieruchomości do celów osobistych, mieszkaniowych czy rekreacyjnych.

19.  Archiwum dokumentacji firmowej zostanie zorganizowane w wydzielonej części pomieszczeń biurowych, w szafach. Będzie służyło do bezpiecznego przechowywania: dokumentacji księgowej, umów i rozliczeń z osobami zatrudnionymi na umowy zlecenie w okresie trwania usług turystycznych (kierownicy, opiekunowie), umów z kontrahentami (hotele, przewoźnicy), polis ubezpieczeniowych oraz dokumentacji RODO klientów.

20.  Prowadzenie archiwum w tym lokalu jest konieczne, ponieważ adres rejestracyjny w Trzebini nie posiada żadnych warunków przestrzennych. Specyfika usług turystycznych i skokowe zatrudnianie personelu na umowy zlecenie w sezonie generuje bardzo dużą ilość dokumentacji kadrowo-płacowej, którą Wnioskodawca ma prawny obowiązek bezpiecznie przechowywać (RODO), a dotychczasowe miejsce rejestracji uniemożliwia prawidłowe i bezpieczne prowadzenie tam archiwum.

21.  Pod pojęciem „sporadycznego zdalnego prowadzenia działalności” Wnioskodawca rozumie wykonywanie bieżących prac administracyjnych, nadzorowanie rezerwacji , kontakt  z kontrahentami, rozliczanie umów zleceń oraz merytoryczne i logistyczne przygotowywanie projektów szkoleniowych oraz do organizacji wyjazdów turystycznych. Prace te wykonywane są  z poziomu biura poza czasem spędzonym bezpośrednio w terenie lub w siedzibach klientów.

22.  Zdalne prowadzenie działalności z tego lokalu podyktowane jest względami logistycznymi – zapewni ono stałe, stabilne i niezależne od sfery prywatnej miejsce zarządzania firmą turystyczną o nieregularnych godzinach pracy.

23.  Przedmiot użyczenia będzie wykorzystywany przez ok. 5–6 godzin dziennie do celów biurowych, logistycznych oraz jako stałe archiwum.

24.  Przestrzeń wspólna (przedpokój, kuchnia, łazienka) będzie wykorzystywana na potrzeby firmy jako integralne zaplecze sanitarno-socjalne (zgodnie z wymogami BHP) do zaspokajania potrzeb socjalno-bytowych Wnioskodawcy oraz zatrudnianych zleceniobiorców podczas wykonywania obowiązków służbowych (np. przygotowanie posiłku, przerw, korzystanie z toalety).

25.  Wnioskodawca nie musi wyodrębniać części pomieszczeń wspólnych, ponieważ cały lokal (100% powierzchni, w tym przedpokój, kuchnia i łazienka) będzie stanowił infrastrukturę firmy jako zintegrowane biuro wraz z zapleczem socjalnym.

26.  Ponieważ lokal w całości (100%) zostaje przeznaczony na cele firmowe, Wnioskodawca będzie  w stanie przypisać wszystkie wydatki remontowe w pełnej wysokości (100%) bezpośrednio do prowadzonej działalności gospodarczej, bez konieczności stosowania podziału na cele prywatne  i firmowe.

27.  W sytuacji braku przeprowadzenia prac remontowo-odtworzeniowych prowadzenie działalności w tym lokalu będzie niemożliwe z uwagi na zły stan techniczny pomieszczeń, uniemożliwiający pracę biurową zgodną z przepisami BHP oraz bezpieczne przechowywanie dokumentacji.

28.  Faktury z tytułu „bieżących opłat eksploatacyjnych” wystawiane są na właściciela lokalu (małżonkę Wnioskodawcy).

a) Małżonka nie będzie refakturowała tych opłat – podstawą do ujęcia wydatków w kosztach firmy będzie umowa bezpłatnego użyczenia zobowiązująca Wnioskodawcę do ponoszenia 100% kosztów eksploatacji lokalu, rozliczana dokumentem wewnętrznym na podstawie fizycznych rachunków i dowodów zapłaty.

b) Ponieważ lokal w całości (100%) służy firmie, opłaty będą ujmowane w kosztach w pełnej wysokości (100%), bez stosowania kluczy podziału.

29.  Do bezpłatnie użyczonego lokalu nie będą przynależeć odrębne liczniki mediów (całość zużycia pokrywa firma Wnioskodawcy, gdyż lokal służy wyłącznie jej celom).

30.  Wnioskodawca będzie ponosił następujące bieżące opłaty eksploatacyjne: czynsz administracyjny, energię elektryczną, gaz, ogrzewanie, wodę i ścieki oraz usługi telekomunikacyjne (internet).

Pytania

1.      Czy Wnioskodawca ma prawo zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów  w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) 100% wydatków na remont (gładzie, malowanie, panele) oraz zakup wyposażenia w dwóch pokojach firmowych, a także odliczyć 100% podatku naliczonego VAT z faktur dokumentujących te wydatki?

2.      Czy Wnioskodawca ma prawo zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów  w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) wydatki na remont całego lokalu mieszkalnego (w tym pokoi biurowych oraz przestrzeni służących jako zaplecze sanitarno-socjalne), a także odliczyć podatek naliczony VAT z faktur dokumentujących te wydatki w pełnej wysokości (100%)?

3.      Czy Wnioskodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w PIT oraz odliczyć podatek naliczony VAT z bieżących opłat eksploatacyjnych (czynsz administracyjny, prąd, ogrzewanie, gaz, woda, internet) odnoszących się do tego lokalu w pełnej wysokości (100%)?

Pytanie nr 1 wynika z wniosku, natomiast pytania nr 2 i 3 wynikają z jego uzupełnienia.

Pana stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy – w zakresie pytania nr 1 – planowane wydatki na gładzie, malowanie ścian oraz wymianę zniszczonego linoleum na panele podłogowe stanowią klasyczny remont o charakterze odtworzeniowym w rozumieniu art. 22 ust. 1 w zw. z art. 22 ust. 5c ustawy o PIT. Prace te zmierzają do odzyskania pierwotnej wartości użytkowej lokalu przy zastosowaniu współczesnych, powszechnie dostępnych materiałów budowlanych.

Wydatki te nie mają charakteru ulepszenia (modernizacji) trwale zwiększającego wartość początkową lokalu, w związku z czym nie podlegają ograniczeniom wynikającym z zakazu amortyzacji lokali mieszkalnych. Wnioskodawca ma prawo zaliczyć je bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów (KUP) w dacie poniesienia – w wysokości 100% dla dwóch wydzielonych pokoi biurowo-archiwalnych oraz w wysokości 55,53% (zgodnie z proporcją powierzchni wynikającą z umowy użyczenia) dla przestrzeni wspólnej (przedpokój, kuchnia, łazienka), z której korzysta w celach służbowych.

Jednocześnie, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawcy przysługuje pełne prawo do odliczenia 100% podatku naliczonego VAT od wydatków na remont pokoi firmowych oraz prawo do proporcjonalnego odliczenia 55,53% podatku VAT od remontu przestrzeni wspólnych. Towary te  i usługi są bezpośrednio wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych w ramach firmy (…) (praca zdalna, przechowywanie dokumentacji). Sam fakt zawarcia darmowej umowy użyczenia nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT od poczynionych nakładów remontowych.

Stanowisko Wnioskodawcy do pytania nr 1 odnosi się do opisu sprawy i pytania sprzed uzupełnienia wniosku i doprecyzowania okoliczności sprawy.

Zdaniem Wnioskodawcy – w zakresie pytania nr 2 – przysługuje mu prawo do zaliczenia wydatków na remont całego lokalu mieszkalnego bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w PIT oraz do odliczenia podatku naliczony VAT w pełnej wysokości (100%). Ponieważ lokal w całości (100% powierzchni) będzie wykorzystywany wyłącznie na cele firmy (biuro logistyczne, archiwum, zaplecze socjalne BHP), a wydatki mają charakter bieżącego remontu odtworzeniowego (nie stanowią ulepszenia ani inwestycji podlegającej zakazowi amortyzacji mieszkań), spełniają one ogólną definicję kosztu podatkowego z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz dają pełne prawo do odliczenia VAT na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT jako związane z czynnościami opodatkowanymi.

Zdaniem Wnioskodawcy – w zakresie pytania nr 3 – ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w PIT oraz odliczyć podatek VAT od bieżących opłat eksploatacyjnych (rachunków) za ten lokal w pełnej wysokości (100%). Skoro lokal został w całości (100%) wyłączony z funkcji prywatnych i jest dedykowany wyłącznie do obsługi procesów logistycznych i archiwizacji dokumentów firmy (…), wszystkie koszty jego utrzymania stanowią uzasadnione ekonomicznie wydatki firmowe, rozliczane na podstawie umowy użyczenia dokumentem wewnętrznym, bez konieczności stosowania jakichkolwiek kluczy podziału.

Stanowisko do pytań nr 2 i 3 wynika z uzupełnienia wniosku.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

·         pozostawać w związku przyczynowym z przychodami lub ze źródłem przychodów,

·         być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

·         nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

·         być właściwie udokumentowany.

Generalnie przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie poniesione racjonalnie uzasadnione wydatki, poza enumeratywnie wskazanymi w ustawie, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Mogą to być więc koszty bezpośrednio lub pośrednio związane  z uzyskiwanymi przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodów to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz, aby takie źródło  w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie  w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Ustawodawca, posługując się zwrotem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów” przypisuje temu określeniu cechę świadomego, zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika przyporządkowanego osiągnięciu przychodów, a nie odwołuje się do skutku będącego następstwem określonego działania. Wykładnia językowa użytego przez ustawodawcę pojęcia ,,koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów” oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod tym wszakże warunkiem, że wykaże, że poniósł określony wydatek, który ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Zależność między poniesionymi  w danym czasie kosztami, a możliwością uzyskania w przyszłości z tego tytułu przychodu trzeba zatem rozpatrywać na podstawie adekwatnego związku przyczynowego. Przy kwalifikowaniu określonych wydatków poczynionych przez podatnika do kosztów podatkowych należy jednocześnie brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość), jak też potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu podatnika.

Podkreślam, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu każdorazowo spoczywa na podatniku.

W odniesieniu do kwestii użyczenia wskazuję, że użyczenie jest umową, przez którą użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Istotą tej umowy jest jej bezpłatny charakter, co oznacza, że biorący w używanie nie ma obowiązku dokonywania żadnych świadczeń i opłat na rzecz dającego do bezpłatnego używania.

Zgodnie z art. 710 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r. poz. 795):

W myśl art. 712 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego:

Stosownie do art. 713 Kodeksu cywilnego:

Jak z powyższego wynika, strony umowy użyczenia mogą określić np. zakres prac, które może wykonać biorący rzecz do używania w celu przystosowania do potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, ewentualnie wskazać, kogo faktycznie obciążają koszty związane z wykonaniem tych prac, bądź inne koszty związane z jej utrzymaniem. Tym samym przedsiębiorcy, którzy korzystają nieodpłatnie z cudzych rzeczy, mogą zaliczać w ciężar kosztów uzyskania przychodów – na podstawie stosownej umowy – wydatki związane z ich przystosowaniem do potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, jak i wydatki związane z ich utrzymaniem.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji remontu, dlatego też zasadne jest w tym przypadku odwołanie się do definicji sformułowanej w innych aktach prawnych, a w szczególności  w przepisach prawa budowlanego.

Zgodnie z art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2026 r. poz. 524  ze zm.):

Zwracam uwagę, że wydatki o charakterze remontowym polegające na odtworzeniu stanu pierwotnego nieruchomości mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym. Pana żona posiada w majątku osobistym lokal mieszkalny. Lokal ten przekazał Pan żonie  w drodze darowizny w maju 2026 r. W dniu 1 sierpnia 2026 r. planuje Pan zawrzeć z małżonką bezpłatną umowę użyczenia tego lokalu na cele prowadzenia działalności gospodarczej. Doprecyzował Pan, że umowa bezpłatnego użyczenia będzie obejmowała cały lokal mieszkalny (100% powierzchni). Wszystkie pomieszczenia (oba pokoje, przedpokój, kuchnię oraz łazienkę) będzie Pan wykorzystywał wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (pokoje jako biuro operacyjne i archiwum, przedpokój, kuchnia i łazienka jako niezbędne zaplecze sanitarno-socjalne dla właściciela oraz osób zatrudnianych na umowy zlecenie). Planuje Pan przeprowadzić na własny koszt i na rzecz swojej działalności gospodarczej niezbędne prace remontowo-odtworzeniowe tego lokalu mieszkalnego w okresie od sierpnia 2026 r. do końca grudnia 2026 r. Prace będą polegały na: ułożeniu nowych okładzin podłogowych (panele/płytki), szpachlowaniu i malowaniu ścian, modernizacji punktów oświetleniowych oraz montażu drzwi wewnętrznych. Prace te dotyczą pomieszczeń biurowych oraz łazienki i kuchni, które z uwagi na stopień dotychczasowego zużycia technicznego wymagają przywrócenia do stanu używalności zgodnego z przepisami BHP, aby mogły służyć jako zaplecze biurowe i socjalne firmy. Wszystkie zakupy materiałów budowlanych oraz usług remontowych będą dokumentowane fakturami wystawionymi na Pana firmę. Jak Pan zaznaczył, planowane prace budowlano-wykończeniowych mają wyłącznie charakter bieżącego remontu odtworzeniowego. Zakupi Pan również wyposażenie biurowe (biurko, fotele, zamykane szafy aktowe, regały, komputer), a do kuchni i łazienki – wyposażenie socjalne (wolnostojące meble modułowe, lodówka, zmywarka, kuchenka mikrofalowa, ekspres do kawy). Wszystkie te elementy będą wykorzystywane wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej i nie będą służyły celom prywatnym. Ponadto na podstawie umowy użyczenia będzie Pan ponosił bieżące opłaty eksploatacyjne (czynsz administracyjny, prąd, gaz, ogrzewanie, woda i ścieki oraz internet). Umowa użyczenia będzie zawierała zapis, że jest Pan uprawniony do przeprowadzenia bieżącego remontu odtworzeniowego lokalu na własny koszt i koszty te w całości obciążają Pana działalność gospodarczą. Wskazał Pan również, że wydatki na bieżący remont odtworzeniowy, wyposażenie oraz opłaty eksploatacyjne mają bezpośredni związek z osiąganiem przychodów oraz zabezpieczeniem ich źródła. Dotychczasowy adres rejestrowy Pana firmy służy wyłącznie celom ewidencyjnym i nie posiada Pan jakiejkolwiek infrastruktury biurowej. Specyfika Pana działalności wymaga posiadania stacjonarnego zaplecza do celów logistycznych, koordynacji rezerwacji, kontaktu z kontrahentami, obsługi kadrowej personelu na umowach zlecenie oraz bezpiecznego składowania dokumentacji. Dlatego pozyskanie i wyremontowanie tego lokalu warunkuje ciągłość zarządczą i operacyjną Pana firmy.

Mając na względzie informacje przedstawione we wniosku oraz przepisy prawa stwierdzam, że wskazane we wniosku wydatki, które poniesie Pan na wykonanie opisanych prac remontowo-odtworzeniowych, a także na wyposażenie wskazanego we wniosku lokalu, mogą stanowić bezpośrednio koszty uzyskania przychodów w Pana działalności gospodarczej.

Ponadto z uwagi na to, że między wydatkami eksploatacyjnymi (czynsz administracyjny, prąd, gaz, ogrzewanie, woda i ścieki oraz internet), a prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą istnieje związek przyczynowo-skutkowy, o którym mowa wyżej, wydatki te również mogą – pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania – stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podsumowanie: ma Pan prawo zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów  w podatku dochodowym od osób fizycznych wydatki na remont całego lokalu mieszkalnego, a także wydatki na zakup wyposażenia niezbędnego w prowadzonej działalności gospodarczej.

Ponadto ma Pan prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych w pełnej wysokości koszty bieżących opłat eksploatacyjnych (czynsz administracyjny, prąd, ogrzewanie, gaz, woda i ściek oraz internet) odnoszące się do tego lokalu.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja ta odnosi się wyłącznie do kwestii będących przedmiotem Pana pytań w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.

Interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Wniosek w zakresie podatku od towarów i usług podlega odrębnemu rozstrzygnięciu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·         Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·         w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·         w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.