0112-KDIL2-1.4011.774.2026.1.KF

Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 sierpnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 sierpnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku ze zwrotem pracownikowi (Wójtowi) poniesionych kosztów tytułem wykorzystania prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Zawarli Państwo z pracownikiem pełniącym funkcję Wójta Gminy umowę cywilnoprawną na wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych. Umowa została zawarta na podstawie art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym oraz przepisów Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Wójt wykorzystuje pojazd wyłącznie do realizacji zadań ustawowych Gminy i obowiązków służbowych w terenie. Zwrot kosztów następuje w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego, po złożeniu przez Wójta pisemnego oświadczenia o przebiegu pojazdu. Gmina nie posiada odrębnej uchwały Rady Gminy w tym zakresie, a podstawą wypłaty jest wyłącznie umowa cywilnoprawna i powołane przepisy powszechnie obowiązujące.

Kwota miesięcznego ryczałtu ustalana jest jako iloczyn przyznanego limitu kilometrów w jazdach lokalnych (wynoszącego 300 km) oraz stawki za 1 km przebiegu pojazdu określonej w przepisach ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury (właściwej dla pojemności skokowej silnika danego pojazdu).

Jednocześnie, kwota ustalonego ryczałtu jest pomniejszana o 1/22 za każdy dzień roboczy, w którym pracownik (Wójt) nie dysponował pojazdem do celów służbowych z powodu nieobecności w pracy (w szczególności z powodu choroby, urlopu) bądź też w okresie, w którym pracownik odbywał podróż służbową trwającą co najmniej 8 godzin – ściśle według zasad wynikających z § 4 ust. 2 powołanego rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Pytanie

Czy kwota miesięcznego ryczałtu za jazdy lokalne, wypłacana Wójtowi Gminy na podstawie umowy cywilnoprawnej zgodnie z limitami i stawkami z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury, stanowi dla niego przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, wypłacany Wójtowi Gminy ryczałt miesięczny z tytułu zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych nie stanowi przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. W konsekwencji nie spoczywa na Państwu obowiązek płatnika w zakresie obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Uzasadnienie Państwa stanowiska

Brak realnego przysporzenia:

Zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego (sygn. akt K 7/13), przychodem są tylko świadczenia, które skutkują realnym powiększeniem majątku pracownika. Ryczałt jest jedynie neutralnym ekonomicznie zwrotem kosztów (paliwo, serwis, amortyzacja), które Wójt musi ponieść, by wykonać polecenie służbowe. Za przychód mogą być uznane tylko takie świadczenia, które nie są związane z wykonywaniem pracy, lecz mają charakter osobistej korzyści. Skoro ryczałt samochodowy jest nierozerwalnie związany z wykonywaniem obowiązków służbowych Wójta, to na mocy wykładni Trybunału Konstytucyjnego należy go uznać za świadczenie neutralne podatkowo. Opodatkowanie zwrotu kosztów, które pracownik ponosi w celu wykonywania pracy, prowadziłoby do opodatkowania narzędzi pracy, co jest sprzeczne z istotą podatku dochodowego jako podatku od dochodu, a nie od przychodu brutto.

Interes pracodawcy:

Wykorzystanie prywatnego auta służy wyłącznie interesom i celom całej Gminy (np. wizytacje inwestycji, spotkania z mieszkańcami, z inwestorami itp.). Skoro Wójt używa własnego mienia do celów służbowych, to zwrot poniesionych kosztów nie jest dla niego korzyścią, lecz wyrównaniem uszczerbku w majątku prywatnym. Linia orzecznicza sądów: Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 14 września 2023 r. (sygn. akt II FSK 2632/20) jednoznacznie uznał, że zwrot wydatków w formie ryczałtu za jazdy lokalne nie jest przychodem pracownika. Status Wójta i charakter jego pracy, tj. ciągła gotowość do działań w terenie sprawiają, że zwrot kosztów jest technicznie niezbędny do sprawowania urzędu. Uznanie ryczałtu za przychód oznaczałoby, że Wójt musi płacić podatek od narzędzia pracy, co jest sprzeczne z istotą zwrotu kosztów.

W związku z powyższym, nie spoczywa na Państwu obowiązek płatnika w zakresie obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od kwot wypłacanego ryczałtu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.):

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. poprzez wprowadzenie ustawowego zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Według art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Z kolei art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:

W świetle art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że zawarli Państwo z pracownikiem pełniącym funkcję Wójta Gminy umowę cywilnoprawną na wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych. Zwrot kosztów następuje w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego, po złożeniu przez Wójta pisemnego oświadczenia o przebiegu pojazdu.

Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1490 ze zm.):

Natomiast § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.) stanowi, że:

Dokonując oceny stanu faktycznego przedstawionego w złożonym wniosku, wyjaśnić należy, że ustawodawca definiując na potrzeby ustawy pojęcie przychodu w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dokonał rozróżnienia pieniędzy i wartości pieniężnych od wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zatem w niniejszej sprawie nie ma zastosowania wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt. K 7/13, dotyczący nieodpłatnych świadczeń, gdyż Państwa pracownik (Wójt) otrzymuje środki pieniężne. Ponadto zauważyć należy, że Trybunał Konstytucyjny w tym wyroku stwierdził, że „w przypadku świadczenia pieniężnego przysporzenie jest niewątpliwe i niejako bezwarunkowe (zawsze oznacza zwiększenie aktywów)”.

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi ww. wydatku, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej, zgodnie z art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1245). To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, musiałby je pokryć on z własnych środków. Zatem przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku jaki musiałby ostatecznie ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu.

Wobec tego zwrot kosztów poniesionych przez pracownika tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwej umowy, samochodu prywatnego do celów służbowych celem wykonywania zleconych zadań – stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy również wskazać, że gdyby wolą ustawodawcy nie było zaliczenie omawianych świadczeń do przychodów, to nie zawarłby w katalogu zwolnień przepisu określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Powyższa regulacja ogranicza jednak krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Odrębnymi ustawami, do których odsyła powołany art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są np.:

-     ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2064);

-     ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 663);

-     ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 639 ze zm.);

-     ustawa z 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 200 ze zm.).

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.

Zatem, wskazane zwolnienie swoją dyspozycją obejmuje określone kategorie osób, o których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca.

W świetle powyższego, otrzymywane przez Wójta (Państwa pracownika) kwoty, tytułem zwrotu kosztów, używania pojazdu prywatnego do jazd lokalnych, zgodnie z postanowieniami zawartej umowy, celem wykonania zleconych zadań służbowych, stanowią jego przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przychód ten nie może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b przywołanej ustawy, bowiem nie są Państwo zakładem pracy, którego działalność jest regulowana przez odrębną ustawę, z przepisów której wynika wprost możliwość przyznania pracownikowi prawa do zwrotu przez zakład pracy kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność tego pracownika dla potrzeb zakładu pracy, albo z przepisów której wynika wprost obowiązek ponoszenia ww. kosztów przez zakład pracy.

Powyższe oznacza, że dokonany na rzecz pracownika (Wójta), zgodnie z postanowieniami zawartej umowy, zwrot poniesionych kosztów za używanie samochodu prywatnego do jazd lokalnych, celem wykonania zleconych przez Państwo zadań służbowych, stanowi po jego stronie przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

W konsekwencji Państwo, jako płatnik, powinni od wypłacanych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.