0112-KDIL2-1.4011.601.2026.1.KF

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z przekazaniem pracownikom kart przedpłaconych na posiłki profilaktyczne i napoje. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prowadzą Państwo działalność gospodarczą w zakresie (…).

Jako pracodawcy, spoczywa na Państwu obowiązek zapewnienia profilaktycznych posiłków i napojów pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, zgodnie z art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U.2025.277 t.j. z dnia 2025.03.06) oraz przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U.1996.60.279 z dnia 1996.05.30). Na dzień złożenia niniejszego wniosku obowiązek ten dotyczy około (…) pracowników.

W celu realizacji powyższego obowiązku rozważają Państwo wprowadzenie dla pracowników wykonujących pracę w warunkach szczególnie uciążliwych kart przedpłaconych. Przed otrzymaniem karty każdy pracownik zobowiązany byłby do zapoznania się z regulaminem określającym zasady korzystania z karty i zobowiązania się do jego przestrzegania. Karty byłyby doładowywane co miesiąc określoną kwotą, a pracownicy mogliby dokonywać za ich pomocą zakupu posiłków oraz napojów w punktach gastronomicznych. Korzystanie z kart przedpłaconych umożliwiałoby pracownikowi dokonywanie płatności w punktach gastronomicznych w dowolnym miejscu i czasie. Nie będą Państwo mieli możliwości kontrolować, co, gdzie i kiedy pracownik nabywa przy użyciu karty, ani nie będą Państwo weryfikować dokonywanych przez niego zakupów.

Wskazują Państwo, że dotychczas realizowali Państwo obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych na kilka różnych sposobów, jednak żaden z nich nie pozwolił na pełne i efektywne wykonanie obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów.

Początkowo posiłki regeneracyjne były wydawane pracownikom w kantynie zakładowej. Model ten okazał się jednak niewystarczający z uwagi na funkcjonowanie kantyny wyłącznie w określonych godzinach, brak dostępności dla pracowników II i III zmiany, brak funkcjonowania kantyny w weekendy i święta, a także brak możliwości zapewnienia obsługi pracy ciągłej, w szczególności w (…). W konsekwencji znaczna część pracowników, uprawnionych do otrzymywania posiłków profilaktycznych, nie miała realnej możliwości spożycia posiłku w czasie pracy, co pozostawało w sprzeczności z celem regulacji.

Następnie wdrożyli Państwo model polegający na zapewnianiu gotowych posiłków do odgrzania (tzw. „zgrzewek”). Rozwiązanie to również okazało się nieefektywne. Wymagało ono bowiem przechowywania posiłków w warunkach chłodniczych, podczas gdy w wielu obszarach produkcyjnych brak było odpowiedniej infrastruktury w postaci lodówek. Dodatkowo konieczne byłoby zabezpieczenie dostępu do posiłków poprzez stosowanie zamykanych lodówek lub innych zabezpieczeń. Problematyczna okazała się również dystrybucja posiłków pomiędzy zmianami oraz w dni wolne od pracy. Model ten nie zapewniał zatem rzeczywistej dostępności posiłków dla wszystkich uprawnionych pracowników.

Praktykowali Państwo też wydawanie pracownikom – za pośrednictwem operatora kantyny – paczek żywnościowych zawierających gotowe produkty spożywcze, w tym m.in. żywność w słoikach, pieczywo czy batony. Również to rozwiązanie wiązało się jednak z licznymi utrudnieniami i ograniczeniami organizacyjnymi. Przede wszystkim nie realizowało ono celu rozporządzenia, jakim jest zapewnienie gorącego posiłku regeneracyjnego. Ponadto pracownicy zgłaszali liczne zastrzeżenia dotyczące monotonii produktów. System ten generował także znaczne obciążenia logistyczne po stronie mistrzów i brygadzistów odpowiedzialnych za odbiór, magazynowanie i dystrybucję paczek. Szczególne trudności występowały w weekendy i święta, kiedy konieczne było jednorazowe pobieranie oraz przechowywanie większych ilości produktów. Dodatkowo w wielu obszarach produkcyjnych brakowało odpowiedniej infrastruktury magazynowej.

W Państwa ocenie, brak możliwości zapewnienia posiłków profilaktycznych w tradycyjnej formie rzeczowej wynika z obiektywnych i trwałych uwarunkowań organizacyjnych. Ograniczenia te związane są przede wszystkim z systemem pracy zmianowej obejmującym trzy zmiany, wykonywaniem pracy również w weekendy i święta przy jednoczesnym braku funkcjonowania kantyny, charakterem pracy ciągłej w niektórych obszarach działalności (w szczególności w (…)), dużą liczbą pracowników oraz rozproszeniem obszarów produkcyjnych. Dodatkowo nie dysponują Państwo odpowiednią infrastrukturą umożliwiającą bezpieczne przechowywanie i dystrybucję posiłków, taką jak lodówki czy punkty wydawania posiłków. W przeszłość występowały również problemy związane z niewłaściwym przechowywaniem żywności, co prowadziło do psucia się produktów, a nawet przypadków zatruć. Ograniczenia te mają charakter systemowy, trwały oraz pozostają niezależne od działań podejmowanych przez Państwa.

W związku z powyższym uznają Państwo, że wprowadzenie kart przedpłaconych stanowi rozwiązanie będące konsekwencją obiektywnego braku możliwości realizacji obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych w formie rzeczowej. Rozwiązanie to mieści się w katalogu dopuszczalnych sposobów realizacji obowiązku określonych w § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, umożliwia pracownikom realne spożycie posiłku w czasie pracy, eliminuje problemy logistyczne związane z magazynowaniem i dystrybucją posiłków oraz zapewnia większą dostępność punktów gastronomicznych. Jednocześnie rozwiązanie to lepiej odpowiada na potrzeby pracowników poprzez zapewnienie większej różnorodności i dostępności produktów.

Pytanie

Czy wartość doładowań kart przedpłaconych przekazywanych pracownikom wykonującym pracę w warunkach szczególnie uciążliwych, w celu realizacji przez Państwa obowiązku zapewnienia profilaktycznych posiłków i napojów, o którym mowa w art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277), w okolicznościach przedstawionych w opisie stanu faktycznego, będzie korzystała ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592, dalej: „ustawa o PIT”) wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Zgodnie z § 2 ust.2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. 1996.60.279 z dnia 1996.05.30), pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie.

Z powyższego wynika, że w przypadku obiektywnego braku możliwości zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych w formie rzeczowej, pracodawca może realizować obowiązek wynikający z przepisów BHP poprzez przekazanie pracownikom bonów, talonów, kuponów lub innych instrumentów uprawniających do nabycia posiłków lub produktów spożywczych, a wartość takich świadczeń korzysta ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w utrwalonej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w szczególności w interpretacjach indywidualnych:

-     z 7 kwietnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.137.2025.1.MN;

-     z 21 lutego 2024 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.944.2023.1.IR.

W pismach tych prezentowane jest następujące stanowisko:

W przedstawionym stanie faktycznym wykazali Państwo, że sposób organizacji pracy w zakładzie pracy oraz brak odpowiedniej infrastruktury nie pozwalają na zapewnienie pracownikom profilaktycznych posiłków i napojów w tradycyjnej formie rzeczowej, w szczególności poprzez wydawanie gorących posiłków w miejscu pracy w sposób ciągły i dostępny dla wszystkich uprawnionych pracowników. Ograniczenia te mają charakter obiektywny, trwały oraz niezależny od Państwa działań i wynikają m.in. z pracy zmianowej, wykonywania pracy w weekendy i święta, charakteru pracy ciągłej, rozproszenia obszarów produkcyjnych oraz braku odpowiedniej infrastruktury do przechowywania i dystrybucji posiłków.

Jednocześnie karta przedpłacona nie będzie miała charakteru świadczenia pieniężnego. Pracownik nie będzie miał możliwości wypłaty środków pieniężnych zasilających kartę, w szczególności za pośrednictwem bankomatu, placówki bankowej czy usługi cash-back. Karta będzie służyła wyłącznie do dokonywania płatności we wskazanych punktach gastronomicznych.

W Państwa ocenie, bez znaczenia dla możliwości zastosowania zwolnienia pozostaje okoliczność, że pracownik będzie mógł korzystać z karty w dowolnym miejscu i czasie, w tym potencjalnie także poza godzinami pracy, a także brak możliwości kontroli zakupywanych przez pracownika produktów. Przepis art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT nie nakłada bowiem na pracodawcę obowiązku kontrolowania sposobu wykorzystania bonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania posiłków czy artykułów spożywczych, ani obowiązku weryfikacji konkretnych zakupów dokonywanych przez pracownika. Istotne jest wyłącznie to, że świadczenie zostało przyznane w celu realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów BHP oraz że pracodawca nie ma możliwości zapewnienia posiłków w formie rzeczowej.

W konsekwencji, w Państwa ocenie, karty przedpłacone wydawane pracownikom należy uznać za „inne dowody” w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Reasumując, Państwa zdaniem, przekazywanie pracownikom kart przedpłaconych zasilanych przez pracodawcę, w celu realizacji obowiązku zapewnienia profilaktycznych posiłków i napojów, w sytuacji obiektywnego braku możliwości wydawania posiłków w formie rzeczowej, będzie korzystało ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT. W konsekwencji na Państwu nie będzie ciążył obowiązek obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości doładowań przekazywanych pracownikom kart przedpłaconych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z tym przepisem:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają zatem wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychód należy uznać zatem każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stosownie do przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są określone w art. 10 ust. 1 pkt 1:

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Na podmiocie dokonującym świadczeń z ww. tytułu (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Użyty w art. 12 ust. 1 ww. ustawy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się zatem każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

I tak, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Natomiast prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U z 2025 r. poz. 277 ze zm.).

Obowiązek pracodawcy zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w szczególnie uciążliwych warunkach odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych wynika z art. 232 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem:

Natomiast rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, które powinny spełnić, a także przypadki i warunki ich wydawania określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 279 ze zm.)

Zgodnie z § 1 tego rozporządzenia:

Na podstawie § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Z powyższego wynika, że w przypadku obiektywnego braku możliwości zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych w formie rzeczowej, pracodawca może realizować obowiązek wynikający z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy poprzez przekazanie pracownikom bonów, talonów, kuponów lub innych instrumentów uprawniających do nabycia posiłków lub produktów spożywczych, a wartość takich świadczeń korzysta ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego w szczególności wynika, że sposób organizacji pracy w zakładzie pracy oraz brak odpowiedniej infrastruktury nie pozwalają na zapewnienie pracownikom profilaktycznych posiłków i napojów w tradycyjnej formie rzeczowej. Ograniczenia te związane są przede wszystkim z systemem pracy zmianowej obejmującym trzy zmiany, wykonywaniem pracy również w weekendy i święta przy jednoczesnym braku funkcjonowania kantyny, charakterem pracy ciągłej w niektórych obszarach działalności (w szczególności w (…)), dużą liczbą pracowników oraz rozproszeniem obszarów produkcyjnych. Dodatkowo nie dysponują Państwo odpowiednią infrastrukturą umożliwiającą bezpieczne przechowywanie i dystrybucję posiłków, taką jak lodówki czy punkty wydawania posiłków. W przeszłość występowały również problemy związane z niewłaściwym przechowywaniem żywności, co prowadziło do psucia się produktów, a nawet przypadków zatruć. Ograniczenia te mają charakter systemowy, trwały oraz pozostają niezależne od działań podejmowanych przez Państwa.

W związku z powyższym, rozważają Państwo wprowadzenie dla pracowników wykonujących pracę w warunkach szczególnie uciążliwych kart przedpłaconych. Przed otrzymaniem karty każdy pracownik zobowiązany byłby do zapoznania się z regulaminem określającym zasady korzystania z karty i zobowiązania się do jego przestrzegania. Karty byłyby doładowywane co miesiąc określoną kwotą, a pracownicy mogliby dokonywać za ich pomocą zakupu posiłków oraz napojów w punktach gastronomicznych. Korzystanie z kart przedpłaconych umożliwiałoby pracownikowi dokonywanie płatności w punktach gastronomicznych w dowolnym miejscu i czasie. Nie będą Państwo mieli możliwości kontrolować, co, gdzie i kiedy pracownik nabywa przy użyciu karty, ani nie będą Państwo weryfikować dokonywanych przez niego zakupów.

Zauważyć należy, że z literalnego brzmienia przepisu art. 21 ust. 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wynika, aby na pracodawcę nałożony został dodatkowy obowiązek polegający na weryfikacji sposobu realizacji bonu, kuponu, lub innego dowodu uprawniającego pracownika do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych, lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości ich wydania pracownikom.

W świetle powyższego – w opisanym stanie faktycznym – karty przedpłacone, które będą wydawane uprawnionym pracownikom, mogą zostać uznane, oprócz wskazanych wprost w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych bonów, talonów i kuponów, jako inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Wartość przekazanych pracownikom przedmiotowych kart stanowi zatem dla Państwa pracowników przychód ze stosunku pracy, który będzie korzystał ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, w związku z wydawaniem ww. kart przedpłaconych uprawnionym pracownikom, na będą ciążyć na Państwu obowiązki płatnika.

W odniesieniu do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych informuję, że wydane zostały one w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.