0112-KDIL2-1.4011.390.2026.2.KF

Interpretacja indywidualna
– stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe w części dotyczącej przejazdów mających charakter jazd lokalnych i nieprawidłowe w zakresie pozostałych jazd.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 kwietnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku ze zwrotem zleceniobiorcom kosztów przejazdu. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Zawarli Państwo umowę cywilno-prawną z osobą do świadczenia usług opiekuńczych. Z uwagi na fakt, że wykonywane zlecenie jest realizowane na terenie gminy (…), planują Państwo wprowadzić zwrot kosztów przejazdu w związku z wykonywaniem zadań świadczenia usług opiekuńczych na terenie gminy (…) poza miejscem zamieszkania Zleceniobiorcy. Zwrot kosztów przejazdu będzie obliczany jako iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu pojazdu na podstawie Rozporządzenia Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Podstawą dokonania zwrotu kosztów przejazdu będzie druk ewidencji przebiegu pojazdu. Zleceniodawca określi również maksymalną kwotę zwrotu kosztów dojazdu w danym miesiącu. Od kwoty tej planują Państwo potrącanie należności publicznoprawnych.

Pytanie

Mając na uwadze powyższe, czy wypłacane zleceniobiorcom kwoty tytułem zwrotu kosztów przejazdu:

-     stanowią przychód z działalności wykonywanej osobiście,

-     podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych,

-     oraz stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), opodatkowaniu podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wyraźnie zwolnionych z opodatkowania. W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze oraz wartości pieniężne.

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 2 oraz art. 13 pkt 8 ustawy o PIT, przychody uzyskiwane przez osoby wykonujące czynności na podstawie umowy zlecenia stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście. Oznacza to, że wszelkie świadczenia otrzymywane przez zleceniobiorcę od zleceniodawcy – w tym zwrot kosztów przejazdu – co do zasady stanowią przychód podlegający opodatkowaniu.

Rozważenia wymaga możliwość zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT, zgodnie z którym wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w przepisach dotyczących należności z tytułu podróży służbowej. Zastosowanie powyższego zwolnienia wymaga jednak spełnienia przesłanki odbywania podróży w rozumieniu tego przepisu. W orzecznictwie oraz interpretacjach indywidualnych przyjmuje się, że „podróż” ma charakter incydentalny, czasowy i wyjątkowy, a nie stanowi stałego elementu wykonywania obowiązków wynikających z umowy.

W analizowanym stanie faktycznym zleceniobiorcy świadczą usługi opiekuńcze na terenie gminy, przemieszczając się pomiędzy miejscami zamieszkania podopiecznych. Przemieszczanie się stanowi immanentny i stały element realizacji umowy zlecenia, wynikający bezpośrednio z jej istoty, a nie odrębne zdarzenie o charakterze podróży. W konsekwencji brak jest podstaw do uznania, że przejazdy zleceniobiorców stanowią „podróż” w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. Tym samym zwrot kosztów przejazdu nie może korzystać ze zwolnienia podatkowego przewidzianego dla należności z tytułu podróży służbowej.

W rezultacie wypłacane zleceniobiorcom kwoty tytułem zwrotu kosztów przejazdu stanowią przychód z działalności wykonywanej osobiście i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, od którego płatnik jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jednocześnie, zgodnie z art. 18 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przypadku braku szczególnego wyłączenia tego rodzaju świadczenia z podstawy wymiaru składek, zwrot kosztów przejazdu podlega oskładkowaniu na zasadach ogólnych.

Mając na uwadze powyższe, wypłacane zleceniobiorcom kwoty tytułem zwrotu kosztów przejazdu:

-     stanowią przychód z działalności wykonywanej osobiście,

-     podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych,

-     oraz stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

W konsekwencji na zleceniodawcy ciąży obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy oraz naliczenia i odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wypłacanych zleceniobiorcom kwot zwrotu kosztów przejazdu.

Ocena stanowiska

Stanowisko w zakresie obowiązków płatnika na gruncie prawa podatkowego, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychód należy uznać zatem każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl pkt 2 tego artykułu do źródeł przychodów zalicza się działalność wykonywaną osobiście.

Zgodnie z art. 13 pkt 8 cytowanej ustawy:

Na podmiotach dokonujących świadczeń z powyższego tytułu ciążą natomiast obowiązki płatnika wynikające z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Jak wynika z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w przypadku świadczenia pieniężnego dla powstania przychodu wystarczające jest jego postawienie do dyspozycji lub otrzymanie, a wówczas przysporzenie jest niewątpliwe i bezwarunkowe (oznacza zwiększenie aktywów). W omawianym przypadku będziemy mieli to czynienia z wypłacanym zleceniobiorcom zwrotem poniesionych wydatków, a więc ze świadczeniem pieniężnym. W konsekwencji, w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczenie to stanowi przychód zleceniobiorcy, który należy zakwalifikować do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 13 pkt 8 tej ustawy.

Nie wszystkie świadczenia podlegają jednak opodatkowaniu. Niektóre z nich korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ww. ustawy.

Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

Na podstawie § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Jak stanowi § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:

Zgodnie z § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:

W tym zakresie obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Aby jednak przedmiotowe świadczenia – do wysokości określonej w ww. rozporządzeniach – korzystały ze zwolnienia, muszą być spełnione warunki wynikające z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią:

Jednocześnie jak wskazuje art. 21 ust. 15c ww. ustawy:

Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ważnym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw lub przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dlatego koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zwrot ten nie został zdefiniowany ani w ustawie podatkowej ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) „podróż” to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca.

Ponadto ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Przy czym nie są one tożsame.

Stosując reguły wykładni systemowej zewnętrznej, należy przyjąć, że pojęcie „podróży służbowej” zostało zdefiniowane w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), który stanowi, że:

Niemniej jednak jest to definicja, która może być odnoszona tylko do „podróży służbowej” pracowników, a nie do „podróży osoby niebędącej pracownikiem”.

Należy też zauważyć, że podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art. 22 Kodeksu pracy. Przepis ten w § 1 stanowi, że:

Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy.

Natomiast w art. 11 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia nie ogranicza się jedynie do podróży służbowych, ale wszelkich podróży osób niebędących pracownikami pod warunkiem, że zostały spełnione przesłanki wynikające z art. 21 ust. 13 ww. ustawy.

Przy czym, z uwagi na to, że pojęcie „podróży” należy rozumieć jako przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca, należy uznać, że jazdy lokalne w rozumieniu przepisów o transporcie drogowym, nie mogą być utożsamiane z podróżą, o której mowa w analizowanym przepisie.

W związku z tym należy uznać, że art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma zastosowania do zwrotu wydatków poniesionych przez zleceniobiorców, z tytułu używania prywatnych samochodów do jazd lokalnych.

Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy, mając na uwadze powołane wyżej przepisy, wskazać należy, że wypłacane zleceniobiorcom kwoty tytułem zwrotu kosztów przejazdu będą stanowić dla zleceniobiorców przychód, który należy zaliczyć do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W sytuacji gdy przejazdy zleceniobiorców będą miały charakter jazd lokalnych, to wówczas zwrot tych kosztów nie będzie korzystał ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy. Oznacza to, że z tytułu zwrotu ww. kosztów przejazdu będą ciążyły na Państwu obowiązki płatnika, o których mowa w art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tej części Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Natomiast pozostałe (niemające charakteru jazd lokalnych) przejazdy zleceniobiorców będą mogły korzystać ze zwolnienia – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ww. ustawy – do wysokości określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, w powiązaniu z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury regulującymi maksymalne stawki za 1 km przebiegu. Oznacza to, że w tym zakresie nie będą ciążyły na Państwu obowiązki płatnika. Jeżeli zaś zwracane koszty będą wyższe od limitów określonych w przedmiotowych rozporządzeniach, to jedynie nadwyżka ponad te limity będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja dotyczy wyłącznie Państwa obowiązków jako płatnika, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwestie wykraczające poza zakres przepisów ustaw podatkowych (dot. rozliczenia składek ZUS), nie zostały rozpatrzone przez tutejszy organ.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.