0112-KDIL2-1.4011.366.2026.1.KF

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 kwietnia 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 8 kwietnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z wypłatą ryczałtu za nocleg w krajowej podróży służbowej, w sytuacji gdy odpoczynek dobowy kierowcy jest odbierany w ciągu dnia. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzi Pan działalność gospodarczą w branży transportowej i zatrudnia Pan kierowców na podstawie umów o pracę. Kierowcy wykonują na Pana polecenie krajowe podróże służbowe, tj. zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, oraz poza stałym miejscem pracy. Ze względu na specyfikę organizacji przewozów przejazdy realizowane są w znacznej części w godzinach nocnych, natomiast wymagane odpoczynki dobowe kierowcy odbierają często w ciągu dnia, poza miejscowością swojego stałego albo czasowego pobytu.

Jest Pan pracodawcą spoza państwowej i samorządowej sfery budżetowej. W związku z tym zamierza Pan określić zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowych bezpośrednio w umowach o pracę zawieranych z kierowcami. Zamierza Pan wprowadzić do umów o pracę postanowienie o następującej treści: „Ryczałt za nocleg w podróży krajowej w wysokości wskazanej w Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) przysługuje, jeżeli kierowca odbywa odpoczynek dzienny. Ryczałt za nocleg przysługuje jeden na dobę”.

Przez powyższy zapis rozumie Pan, że kierowcy będzie przysługiwał ryczałt za nocleg w podróży służbowej krajowej w wysokości odpowiadającej ryczałtowi określonemu w przepisach wykonawczych wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy, również wtedy, gdy odpoczynek dobowy będzie odbierany w ciągu dnia i trwał co najmniej 6 godzin, ale w innych godzinach niż pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00.

Ryczałt będzie wypłacany wyłącznie w przypadku krajowej podróży służbowej, gdy łącznie spełnione będą następujące warunki: kierowca odbiera odpoczynek dobowy poza miejscowością stałego lub czasowego pobytu, nie zapewnia Pan kierowcy bezpłatnego noclegu, kierowca nie przedkłada rachunku dokumentującego koszt noclegu, ryczałt przysługuje nie więcej niż jeden raz za każdą dobę podróży. Kwota wypłacanego ryczałtu nie będzie przekraczała wysokości ryczałtu za nocleg przewidzianego w przepisach wykonawczych dotyczących należności z tytułu krajowej podróży służbowej pracownika.

Wniosek dotyczy wyłącznie kierowców wykonujących krajowe podróże służbowe i nie dotyczy przychodów otrzymywanych przez kierowców z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych.

Pytanie

Czy wypłacany przez Pana kierowcom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę ryczałt za nocleg w podróży służbowej krajowej, w wysokości odpowiadającej kwocie określonej w przepisach wykonawczych wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy, przyznawany na podstawie postanowień umowy o pracę również wtedy, gdy kierowca odbiera odpoczynek dobowy w ciągu dnia co najmniej 6 godzin, ale w innych godzinach niż pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00, będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji czy na Panu jako płatniku nie będzie ciążył obowiązek poboru zaliczki na PIT od tego świadczenia?

Pana stanowisko w sprawie

Pana zdaniem, wypłacany kierowcom ryczałt za nocleg w podróży służbowej krajowej, w wysokości odpowiadającej kwocie przewidzianej w przepisach wykonawczych wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy, będzie korzystał ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, także wtedy, gdy odpoczynek dobowy kierowcy jest odbierany w ciągu dnia, a nie w przedziale godzinowym wskazanym w rozporządzeniu. W konsekwencji, jako płatnik, nie będzie Pan zobowiązany do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tak wypłacanego świadczenia.

W Pana ocenie, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT przewiduje zwolnienie dla diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy. Ustawodawca podatkowy odwołuje się zatem do limitu kwotowego zwolnienia, a nie do pełnego i automatycznego przejęcia wszystkich szczegółowych zasad prawa pracy określonych w rozporządzeniu. Stoi Pan na stanowisku, że dla celów podatkowych kluczowe jest to, aby świadczenie stanowiło należność za czas podróży służbowej pracownika oraz aby jego wysokość nie przekraczała limitu określonego w przepisach wykonawczych.

Powyższe należy odczytywać łącznie z art. 77(5) Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, a warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Oznacza to, że u Pana źródłem prawa pracownika do omawianego ryczałtu będzie umowa o pracę.

W konsekwencji, skoro Pan, jako pracodawca prywatny – określi w umowach o pracę własne zasady wypłaty ryczałtu za nocleg w podróży krajowej, to świadczenie to będzie należnością za czas podróży służbowej pracownika. Dla zastosowania zwolnienia podatkowego decydujące znaczenie ma więc to, że świadczenie pozostaje w bezpośrednim związku z podróżą służbową pracownika, wynika z postanowień umowy o pracę, nie przekracza wysokości ryczałtu określonej w przepisach wykonawczych.

Stoi Pan na stanowisku, że przewidziany w rozporządzeniu warunek, zgodnie z którym ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00, nie powinien być utożsamiany z samodzielną, bezwzględną przesłanką zastosowania zwolnienia podatkowego w odniesieniu do pracodawcy prywatnego. Przepis ten określa zasady przyznawania świadczenia na gruncie rozporządzenia, natomiast art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT odwołuje się do wysokości należności objętej zwolnieniem. Rozporządzenie przewiduje przy tym dla podróży krajowej dietę 45 zł oraz ryczałt noclegowy w wysokości 150% diety, a także wskazuje wspomniany przedział godzinowy.

Za prezentowanym stanowiskiem przemawia także specyfika pracy kierowców. W realiach Pana działalności przejazdy odbywają się głównie w nocy, a odpoczynek dobowy jest odbierany w ciągu dnia. Odpoczynek taki pełni jednak tę samą funkcję ekonomiczną i organizacyjną jak nocleg przypadający w godzinach 21:00-7:00, ponieważ pracownik pozostaje poza miejscowością swojego pobytu i ponosi zwiększone koszty związane z koniecznością odpoczynku w trasie. Sam fakt, że odpoczynek przypada w porze dziennej, nie zmienia charakteru tego świadczenia jako należności związanej z podróżą służbową.

Dodatkowo wskazuje Pan, że ustawodawca wprost wyłączył ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT przychody otrzymywane przez kierowców z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych. Skoro zatem ustawodawca zdecydował się na wyraźne wyłączenie tylko tej kategorii przychodów, to a contrario należy przyjąć, że w odniesieniu do krajowych podróży służbowych kierowców zwolnienie może znajdować zastosowanie na zasadach ogólnych.

Podsumowując, w Pana ocenie, wypłacany kierowcom ryczałt za nocleg w podróży służbowej krajowej, także w przypadku odbierania odpoczynku dobowego w ciągu dnia, korzysta ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile jego wysokość nie przekracza limitu wynikającego z przepisów wykonawczych. W konsekwencji nie będzie ciążył na Panu obowiązek poboru zaliczki na PIT od tego świadczenia.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychód należy uznać zatem każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stosownie do przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są określone w art. 10 ust. 1 pkt 1:

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Na podmiocie dokonującym świadczeń z ww. tytułu (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Użyty w art. 12 ust. 1 ww. ustawy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

I tak, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przy czym, jak wskazuje art. 21 ust. 15c ww. ustawy:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

Zatem należności wypłacone pracownikom odbywającym podróż służbową w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, obejmujące między innymi diety, zwrot kosztów za przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, a także innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej ww. rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Stosownie do § 8 ust. 3 ww. rozporządzenie:

Przy czym, jak wynika z § 8 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Jednocześnie w myśl § 8 ust. 5 tego rozporządzenia:

Powyższe przepisy wyraźnie wskazują, że ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg przypada w godzinach od 21 do 7. Wykluczona jest tym samym możliwość nabycia do niego prawa, jeżeli odpoczynek kierowcy przypada w porze dziennej. Jeśli odpoczynek kierowca odbiera w innych godzinach, przepisy rozporządzenia nie przewidują wypłaty ryczałtu.

Mając na uwadze powyższe, jedynie ryczałt w wysokości 150% diety wypłacany pracownikom za nocleg trwający co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7 objęty jest zwolnieniem z opodatkowania, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ryczałt wypłacany za odpoczynek dobowy odbierany w innych godzinach, podlega natomiast opodatkowaniu.

Powyższego nie zmienia okoliczność, że jako prywatny przedsiębiorca, może Pan w umowach o pracę dowolnie kształtować zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowej pracownika, przyjmując rozwiązania korzystniejsze od tych przewidzianych w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Ze zwolnienia z opodatkowania – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – korzystać będą jednak tylko te należności, które są wypłacane na zasadach i w wysokościach określonych w tym rozporządzeniu. Nadwyżki świadczeń ponad te limity, jak również dodatkowe świadczenia (których nie przewiduje rozporządzenie) wypłacane przez pracodawcę, będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Pana stanowisko, zgodnie z którym zwolnieniu powinny podlegać wszelkie należności przyznane przez pracodawcę pracownikom w związku z podróżą służbową, o ile tylko kwotowo mieszczą się w limitach wskazanych w omawianym rozporządzeniu, nie znajduje oparcia w przywołanych przepisach.

Nie można zgodzić się z Pana stwierdzeniem, że przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odwołuje się wyłącznie do wysokości należności objętej zwolnieniem. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, wskazuje bowiem różne limity, których wysokość uzależniona jest od rodzaju wypłacanego świadczenia. Jak wyjaśniono już wcześniej, gdy kierowca odbiera odpoczynek dobowy, ale w innych godzinach niż między 21 a 7, przepisy rozporządzenia nie przewidują wypłaty ryczałtu. Zatem wypłata należności w takiej sytuacji, zawsze niejako „przekracza limit” wynikający z rozporządzenia.

Również wyłączenie spod zwolnienia z opodatkowania należności otrzymywanych przez kierowców z tytułu międzynarodowych przewozów drogowych, nie oznacza że w przypadku krajowych podróży służbowych wszelkie świadczenia wypłacane kierowcom korzystają ze zwolnienia. Przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ogranicza to zwolnienie wyłącznie do świadczeń wynikających z ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Ponadto, wskazać należy, że wszelkie ulgi i zwolnienia są wyjątkiem od zasady powszechności opodatkowania wynikającej z art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej stanowiącego, że każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, w tym podatków, określonych w ustawie. Oznacza to, że wszelkie odstępstwa od tej zasady muszą bezwzględnie wynikać z przepisów prawa i być interpretowane ściśle z jego literą. Oznacza to, że w prawie podatkowym w stosunku do wszelkich ulg i zwolnień zabronione jest stosowanie rozszerzającej wykładni przepisów.

Podsumowując, ryczałt za nocleg w podróży służbowej krajowej, w wysokości odpowiadającej kwocie przewidzianej w przepisach wykonawczych wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy, wypłacany kierowcom w sytuacji, gdy odpoczynek dobowy kierowcy jest odbierany w ciągu dnia, a nie w przedziale godzinowym wskazanym w rozporządzeniu, nie będzie korzystał ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, jako płatnik, będzie Pan zobowiązany do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tak wypłacanego świadczenia.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.