0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 18 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie wskazania, czy przesyłanie kontrahentom, obok faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, wizualizacji faktury z systemu (…) zawierającej dodatkowe informacje, niemające wpływu na treść transakcji, powoduje obowiązek zapłaty VAT.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (…) (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) posiada siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”).

W związku z wejściem w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), Wnioskodawca wystawia faktury sprzedaży w formie faktur ustrukturyzowanych w KSeF, zarówno na rzecz kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych – w zakresie, w jakim do danej transakcji mają zastosowanie przepisy dotyczące KSeF.

Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w KSeF, kontrahenci krajowi, posiadający uprawnienia do korzystania z KSeF, uzyskują do niej dostęp za pośrednictwem KSeF, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przypadku kontrahentów zagranicznych, którzy co do zasady nie korzystają z KSeF, Wnioskodawca przekazuje wizualizację faktury, w uzgodniony z danym kontrahentem sposób.

Jednocześnie, w ramach przyjętego modelu biznesowego oraz w celu usprawnienia komunikacji handlowej, logistycznej i organizacyjnej z kontrahentami, również w transakcjach krajowych, Wnioskodawca dodatkowo przesyła wybranym klientom drogą mailową wizualizację faktury.

Wizualizacja faktury, zarówno wysyłana do klientów krajowych, jak i zagranicznych jest wydrukiem generowanym z wewnętrznego systemu (…) Wnioskodawcy, mającym charakter informacyjny i pomocniczy.

Wizualizacja faktury:

-  w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF,

-  zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla faktury, w tym m.in.:

•    numer faktury,
•    numer identyfikujący fakturę w KSeF,
•    kod QR umożliwiający weryfikację faktury w KSeF,
•    wyszczególnione pozycje sprzedawanych towarów wraz ze stawką VAT, ceną jednostkową, ilością oraz wartością.

Jednocześnie wizualizacja faktury może zawierać dodatkowe informacje o charakterze technicznym, logistycznym oraz handlowym, które:

·      nie są elementami wymaganymi przepisami ustawy o VAT dla faktury,

·      nie wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji,

·      mają wyłącznie charakter pomocniczy dla kontrahenta.

Dodatkowymi elementami zawartymi na wizualizacji faktury mogą być w szczególności:

•      udzielony rabat handlowy,

•      logotyp Wnioskodawcy,

•      kod klienta (wewnętrzny, unikalny numer nadany kontrahentowi w systemie ERP Wnioskodawcy),

•      kraj pochodzenia towarów, wskazywany przy poszczególnych pozycjach towarowych w transakcjach z podmiotami zagranicznymi,

•      wewnętrzny numer zamówienia nadany w systemie Wnioskodawcy wraz z datą wpływu zamówienia,

•      warunki dostawy zgodnie z formułą Incoterms (np. DAP, EXW, FCA),

•      informacja o liczbie palet lub colis, na których zapakowany jest zafakturowany towar,

•      waga brutto zafakturowanego towaru,

•      dane dotyczące wysyłki towaru, w zależności od rodzaju transportu, w szczególności:

-   nazwa firmy spedycyjnej oraz numer listu przewozowego, albo

-   numery rejestracyjne pojazdu, na który towar został załadowany – w przypadku transportu dedykowanego,

-   zapisek umieszczony w dolnej części wizualizacji faktury o treści: „Ogólne warunki sprzedaży oraz szczegółowe informacje o produktach, ryzyku oraz producencie są dostępne na stronie naszego sklepu internetowego (...)”.

Wskazane dodatkowe informacje wynikają ze specyfiki działalności Wnioskodawcy oraz potrzeb kontrahentów i nie powodują rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w fakturze ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF a danymi przedstawionymi w wizualizacji faktury.

Wizualizacja faktury:

•      nie jest oznaczana jako odrębna faktura,

•      nie dokumentuje odrębnej czynności,

•      stanowi wyłącznie dodatkowe, pomocnicze odwzorowanie faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF.

Należy podkreślić, że wizualizacje faktur są wysyłane do zagranicznych kontrahentów, którzy nie korzystają z KSeF, natomiast mogą być również wysyłane do krajowych kontrahentów. W obu przypadkach wizualizacja odzwierciedla dane objęte fakturą ustrukturyzowaną przesłaną do KSeF. W zależności od kontrahenta lub rodzaju transakcji dodatkowe pola na wizualizacji faktury mogą się różnić, jednak mają one charakter wyłącznie pomocniczy, a wizualizacja pozostaje w pełni zgodna z danymi zawartymi w fakturze ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF.

Wnioskodawca obecnie stosuje opisany powyżej model, jak również zamierza kontynuować jego stosowanie w przyszłości.

W związku z powyższym Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy przesyłanie kontrahentom powyżej opisanej wizualizacji faktury – zawierającej dodatkowe informacje, niemające wpływu na treść transakcji – może skutkować uznaniem jej za fakturę w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Pytanie

Czy przesyłanie kontrahentom, obok faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, wizualizacji faktury z systemu (…) zawierającej dodatkowe informacje, niemające wpływu na treść transakcji, powoduje obowiązek zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, przesyłanie kontrahentom – obok faktury ustrukturyzowanej wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) – wizualizacji faktury generowanej z systemu (…) i zawierającej dodatkowe informacje o charakterze handlowym, logistycznym oraz technicznym, nie powoduje uznania tej wizualizacji za fakturę w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a w konsekwencji nie skutkuje powstaniem po stronie Wnioskodawcy obowiązku zapłaty podatku VAT wykazanego w tej wizualizacji.

Uzasadnienie Państwa stanowiska

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają:

1)  odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

2)  eksport towarów;

3)  import towarów na terytorium kraju;

4)  wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;

5)  wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy o VAT.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Stosownie do treści art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem.

Od 1 stycznia 2013 r., w wyniku nowelizacji rozporządzenia, poprzez wydanie przez Ministra Finansów rozporządzenia z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428), został zniesiony obowiązek oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT”. Za fakturę jest zatem uznawany dokument zawierający dane wymagane na podstawie rozporządzenia, a następnie na podstawie art. 106e ustawy, przy czym nie musi on już zawierać oznaczenia „Faktura VAT”. Obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. regulacje nie wymagają również, aby dokument ten zawierał wyraz „Faktura”.

Powyższe zmiany zostały wprowadzone w celu implementacji Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE. L Nr 189 z 22 lipca 2010 r. str. 1).

Faktura stanowi dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Podmiot dokonujący sprzedaży ma obowiązek jej udokumentowania poprzez wystawienie faktury, która pełni funkcję dowodową potwierdzającą zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego podlegającego opodatkowaniu VAT. Przez wystawienie faktury należy rozumieć faktyczne sporządzenie dokumentu zawierającego elementy wskazane w art. 106e ust. 1 ustawy. Choć samo wystawienie faktury nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego, może ono prowadzić do konieczności zapłaty podatku wykazanego w tym dokumencie. Tym samym wystawienie faktury wiąże się z określonymi skutkami na gruncie prawa podatkowego.

Ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur, dalej zwanym KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. (ustawa zmieniająca weszła w życie z 1 lipca 2024 r.).

Od 1 lutego 2026 r. – zgodnie z przepisami wprowadzającymi Krajowy System e-Faktur (KSeF) – fakturą w rozumieniu ustawy o VAT jest co do zasady faktura ustrukturyzowana wystawiona przy użyciu KSeF, tj. faktura wystawiona w formacie XML zgodnym z obowiązującą strukturą logiczną oraz opatrzona numerem identyfikującym nadanym w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, natomiast w myśl art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Co istotne również w przypadku transakcji z podmiotami zagranicznymi może zaistnieć obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej, przy czym zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT: W przypadku gdy:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub

5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub

6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

-     faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Przepis ten ma charakter sankcyjny i znajduje zastosowanie w szczególności w sytuacjach, gdy:

•      wystawiona faktura nie dokumentuje rzeczywistego zdarzenia gospodarczego (tzw. „pusta faktura”), lub

•      podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących to samo zdarzenie gospodarcze, powodując ryzyko podwójnego odliczenia podatku przez nabywcę.

Celem art. 108 ustawy o VAT jest ochrona systemu podatkowego przed nieuprawnionym odliczeniem podatku oraz zapewnienie neutralności VAT. Przepis ten nie może być jednak stosowany automatycznie do każdego dokumentu zawierającego kwotę VAT, lecz wyłącznie do dokumentów, które faktycznie pełnią funkcję faktury w rozumieniu ustawy o VAT, tj. dokumentują czynność opodatkowaną i są wprowadzane do obrotu jako samodzielne dokumenty rozliczeniowe.

W przedstawionym opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wskazał, że jest czynnym podatnikiem VAT i wystawia faktury sprzedaży w formie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Faktura ustrukturyzowana stanowi dokument księgowy dokumentujący sprzedaż oraz podstawę rozliczeń podatkowych.

Po wystawieniu faktury w KSeF:

•   w przypadku kontrahentów krajowych posiadających dostęp do KSeF – faktura jest przez nich odbierana bezpośrednio za pośrednictwem tego systemu,

•   natomiast w przypadku kontrahentów zagranicznych – zgodnie z obowiązującymi przepisami – faktura jest im udostępniana w sposób z nimi uzgodniony (np. w formie wizualizacji).

Niezależnie od powyższego, w ramach przyjętego modelu biznesowego oraz w celu usprawnienia komunikacji handlowej i logistycznej, Wnioskodawca może dodatkowo przekazywać wizualizację faktury (generowaną z systemu ERP) również wybranym kontrahentom krajowym.

Wizualizacja ta:

•      w pełni odzwierciedla dane zawarte w fakturze ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF,

•      zawiera numer KSeF oraz kod QR umożliwiający weryfikację faktury w systemie,

•      nie zawiera danych sprzecznych z fakturą ustrukturyzowaną,

•      nie dokumentuje żadnej odrębnej czynności opodatkowanej.

Jednocześnie wizualizacja może zawierać dodatkowe dane handlowe i logistyczne (m.in. rabaty, dane transportowe, informacje o paletach, numery zamówień, warunki Incoterms, logotyp), które nie są elementami obligatoryjnymi faktury w rozumieniu art. 106e ustawy o VAT, nie wpływają na podstawę opodatkowania ani kwotę podatku i mają wyłącznie charakter informacyjny.

Państwa zdaniem, wizualizacja faktury przesyłana kontrahentom – zarówno krajowym, jak i zagranicznym:

•      nie stanowi faktury w rozumieniu ustawy o VAT,

•      nie funkcjonuje jako odrębny dokument rozliczeniowy,

•      nie dokumentuje odrębnej sprzedaży,

•      nie jest podstawą do odliczenia podatku VAT przez nabywcę.

Wizualizacja ta jest wyłącznie techniczno-informacyjnym odwzorowaniem faktury ustrukturyzowanej wystawionej uprzednio w KSeF. Jej funkcją jest ułatwienie kontrahentom dostępu do danych handlowych i logistycznych oraz usprawnienie obiegu dokumentów, nie zaś dokumentowanie czynności opodatkowanej.

Co istotne, ani przepisy ustawy o VAT, w tym przepisy regulujące funkcjonowanie KSeF, nie zakazują podatnikowi przekazywania faktury ustrukturyzowanej również poza KSeF w formie wizualizacji (np. PDF), zarówno w przypadku podmiotów zagranicznych, jak i krajowych, o ile nie prowadzi to do wprowadzenia do obrotu drugiej, samodzielnej faktury dokumentującej to samo zdarzenie.

Powyższe znajduje potwierdzenie zarówno w oficjalnych materiałach informacyjnych Ministerstwa Finansów (Podręcznik KSeF 2.0, część II „Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF”, stan prawny na dzień 1 lutego 2026 r., Warszawa, wrzesień 2025 r., pkt 1.4.5 „Wizualizacja faktury”), jak i w sekcji „Pytania i odpowiedzi” publikowanej na stronie Krajowego Systemu e-Faktur, w których wskazano, że wizualizacja faktury ustrukturyzowanej stanowi jedynie czytelne odwzorowanie danych zawartych w pliku XML, przy czym sposób jej prezentacji nie jest odgórnie narzucony. Podkreśla się jednocześnie, że wizualizacja może zawierać dodatkowe elementy o charakterze technicznym lub informacyjnym (takie jak logotyp, dane kontaktowe czy informacje pomocnicze), pod warunkiem zachowania spójności z treścią pliku XML, braku sprzeczności pomiędzy danymi podatkowymi oraz nieingerowania w treść faktury ustrukturyzowanej stanowiącej jedyną fakturę w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego, w Państwa ocenie, nie zostają spełnione przesłanki zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, ponieważ:

•      wizualizacja faktury nie dokumentuje czynności nieistniejącej ani nierzeczywistej,

•      wizualizacja nie stanowi drugiej, odrębnej faktury dokumentującej tę samą sprzedaż,

•      jedyną fakturą w rozumieniu ustawy o VAT jest faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF,

•      wizualizacja nie funkcjonuje w obrocie jako samodzielny dokument rozliczeniowy i nie może stanowić podstawy do odliczenia podatku po stronie kontrahenta.

W konsekwencji przesyłanie wizualizacji faktury – zarówno kontrahentom krajowym, jak i zagranicznym – nie rodzi ryzyka podwójnego opodatkowania tej samej czynności ani uszczuplenia należności podatkowych Skarbu Państwa.

Tym samym przesyłanie wizualizacji faktury nie prowadzi do ponownego opodatkowania tej samej czynności ani do powstania zobowiązania podatkowego po stronie Wnioskodawcy.

Mając na uwadze powyższe, stoją Państwo na stanowisku, że przesyłanie kontrahentom wizualizacji faktur wystawionych uprzednio w KSeF, zawierających dodatkowe informacje niemające wpływu na treść transakcji ani wysokość podatku, nie powoduje uznania tych wizualizacji za faktury w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT i nie skutkuje powstaniem obowiązku zapłaty podatku VAT wykazanego w tych wizualizacjach.

W związku z powyższym wnoszą Państwo o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy:

Stosownie do treści art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowoprawnej.

Ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur, dalej zwanym KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. (ustawa zmieniająca weszła w życie z 1 lipca 2024 r.).

Według art. 2 pkt 31 ustawy:

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do treści art. 106ga ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106gb ust. 1 ustawy:

Zgodnie z treścią art. 106gb ust. 5 ustawy:

Na mocy art. 106m ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W związku z wejściem w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), wystawiają Państwo faktury sprzedaży w formie faktur ustrukturyzowanych w KSeF, zarówno na rzecz kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych – w zakresie, w jakim do danej transakcji mają zastosowanie przepisy dotyczące KSeF.

Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w KSeF, kontrahenci krajowi, posiadający uprawnienia do korzystania z KSeF, uzyskują do niej dostęp za pośrednictwem KSeF, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przypadku kontrahentów zagranicznych, którzy co do zasady nie korzystają z KSeF, przekazują Państwo wizualizację faktury, w uzgodniony z danym kontrahentem sposób.

Jednocześnie, w ramach przyjętego modelu biznesowego oraz w celu usprawnienia komunikacji handlowej, logistycznej i organizacyjnej z kontrahentami, również w transakcjach krajowych, dodatkowo przesyłają Państwo wybranym klientom drogą mailową wizualizację faktury.

Wizualizacja faktury, zarówno wysyłana do klientów krajowych, jak i zagranicznych jest wydrukiem generowanym z Państwa wewnętrznego systemu (…), mającym charakter informacyjny i pomocniczy.

Wizualizacja faktury:

·  w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF,

·  zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla faktury, w tym m.in.:

-  numer faktury,

-  numer identyfikujący fakturę w KSeF,

-  kod QR umożliwiający weryfikację faktury w KSeF,

-  wyszczególnione pozycje sprzedawanych towarów wraz ze stawką VAT, ceną jednostkową, ilością oraz wartością.

Jednocześnie wizualizacja faktury może zawierać dodatkowe informacje o charakterze technicznym, logistycznym oraz handlowym, które:

·      nie są elementami wymaganymi przepisami ustawy o VAT dla faktury,

·      nie wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji,

·      mają wyłącznie charakter pomocniczy dla kontrahenta.

Dodatkowymi elementami zawartymi na wizualizacji faktury mogą być w szczególności:

•      udzielony rabat handlowy,

•      Państwa logotyp,

•      kod klienta (wewnętrzny, unikalny numer nadany kontrahentowi w Państwa systemie ERP),

•      kraj pochodzenia towarów, wskazywany przy poszczególnych pozycjach towarowych w transakcjach z podmiotami zagranicznymi,

•      wewnętrzny numer zamówienia nadany w Państwa systemie wraz z datą wpływu zamówienia,

•      warunki dostawy zgodnie z formułą Incoterms (np. DAP, EXW, FCA),

•      informacja o liczbie palet lub colis, na których zapakowany jest zafakturowany towar,

•      waga brutto zafakturowanego towaru,

•      dane dotyczące wysyłki towaru, w zależności od rodzaju transportu, w szczególności:

-   nazwa firmy spedycyjnej oraz numer listu przewozowego, albo

-   numery rejestracyjne pojazdu, na który towar został załadowany – w przypadku transportu dedykowanego,

-   zapisek umieszczony w dolnej części wizualizacji faktury o treści: „Ogólne warunki sprzedaży oraz szczegółowe informacje o produktach, ryzyku oraz producencie są dostępne na stronie naszego sklepu internetowego (...)”.

Wskazane dodatkowe informacje wynikają ze specyfiki Państwa działalności oraz potrzeb kontrahentów i nie powodują rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w fakturze ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF a danymi przedstawionymi w wizualizacji faktury.

Wizualizacja faktury:

•      nie jest oznaczana jako odrębna faktura,

•      nie dokumentuje odrębnej czynności,

•      stanowi wyłącznie dodatkowe, pomocnicze odwzorowanie faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF.

Należy podkreślić, że wizualizacje faktur są wysyłane do zagranicznych kontrahentów, którzy nie korzystają z KSeF, natomiast mogą być również wysyłane do krajowych kontrahentów. W obu przypadkach wizualizacja odzwierciedla dane objęte fakturą ustrukturyzowaną przesłaną do KSeF. W zależności od kontrahenta lub rodzaju transakcji dodatkowe pola na wizualizacji faktury mogą się różnić, jednak mają one charakter wyłącznie pomocniczy, a wizualizacja pozostaje w pełni zgodna z danymi zawartymi w fakturze ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF.

Obecnie stosują Państwo opisany powyżej model, jak również zamierzają kontynuować jego stosowanie w przyszłości.

Państwa wątpliwości dotyczą wskazania, czy przesyłanie kontrahentom, obok faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, wizualizacji faktury z systemu ERP zawierającej dodatkowe informacje, niemające wpływu na treść transakcji, powoduje obowiązek zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

Aby odpowiedzieć na zadane przez Państwa pytanie należy wskazać, że zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 108 ust. 2 ustawy:

Obowiązek zapłaty podatku wynikający z ww. przepisu – poza sytuacją dotyczącą udokumentowania fakturą czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT, czy też czynności, która w ogóle nie została zrealizowana (tzw. pusta faktura) – może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną).

W omawianej sprawie konieczne jest zatem ustalenie, czy wystawiane przez Państwa wizualizacje faktury z systemu (…) stanowią odrębne faktury dokumentujące tę samą sprzedaż, czy też są egzemplarzami tej samej faktury wystawionej w ramach KSeF.

W tym miejscu należy zauważyć, że faktury ustrukturyzowane przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3). Natomiast udostępnienie tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie.

Podkreślić należy, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych w wizualizacji faktury decyduje jej wystawca. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, należy zadbać o:

•      jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,

•      czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,

•      brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.

Co istotne, poza danymi znajdującymi się w pliku XML, wizualizacja faktury może zawierać także np. informacje biznesowe, które są specyficzne dla danej branży. Istotne jest jednakże, aby informacje ujęte w wizualizacji nie zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Wobec tego, pomiędzy dokumentem XML a wizualizacją faktury nie mogą wystąpić rozbieżności. Wizualizacja ta nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej, bowiem takie działanie mogłoby wprowadzić nabywcę w błąd co do przedmiotu transakcji.

Wskazać również należy, że struktura logiczna faktury umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej. W celu ujęcia dodatkowych informacji na fakturze ustrukturyzowanej, można wykorzystać pole „DodatkowyOpis” lub pole „StopkaFaktury”.

Zaznaczyć należy, że zgodnie z art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy, w przypadku użycia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, wystawca faktury jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury (wizualizacji) kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

W okolicznościach niniejszej sprawy wskazali Państwo, że wizualizacja faktury w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF oraz zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy dla faktury, w tym m.in. kod QR umożliwiający weryfikację faktury w KSeF.

Wskazali Państwo również, że faktury wystawiane przez Spółkę poza elementami wymaganymi przepisami ustawy o VAT, mogą zawierać również dodatkowe informacje o charakterze technicznym, logistycznym oraz handlowym. Dodatkowymi elementami zawartymi na wizualizacji faktury mogą być w szczególności:

•      udzielony rabat handlowy,

•      Państwa logotyp,

•      kod klienta (wewnętrzny, unikalny numer nadany Państwa kontrahentowi w systemie ERP),

•      kraj pochodzenia towarów, wskazywany przy poszczególnych pozycjach towarowych w transakcjach z podmiotami zagranicznymi,

•      wewnętrzny numer zamówienia nadany w Państwa systemie wraz z datą wpływu zamówienia,

•      warunki dostawy zgodnie z formułą Incoterms (np. DAP, EXW, FCA),

•      informacja o liczbie palet lub colis, na których zapakowany jest zafakturowany towar,

•      waga brutto zafakturowanego towaru,

•      dane dotyczące wysyłki towaru, w zależności od rodzaju transportu.

Należy ponownie zaznaczyć, że w kontekście wizualizacji faktury ustrukturyzowanej istotne jest, aby informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzyły w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Przekazywany przez Państwa wydruk z systemu (…) musi odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku XML. Na wizualizacji umieszczane powinny być dane, które pozostają spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Wizualizacja powinna także zawierać te elementy, które zawierałyby faktury wystawione przy użyciu KSeF, tj. dane na wizualizacji faktury powinny odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w systemie w KSeF w pliku XML. Warto podkreślić, że w przekazywanej nabywcy fakturze w stosunku do zawartości wystawionej w KSeF faktury (pliku XML) nie mogą wystąpić sprzeczności. Wizualizacja e-faktury nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej. Takie działanie mogłoby wprowadzić w błąd co do przedmiotu transakcji.

Tym samym, jeżeli wizualizacja faktur w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej, a wymienione przez Państwa we wniosku dodatkowe elementy oprócz tych przewidzianych w art. 106e ustawy, nie zaburzają czytelności faktury i nie powodują sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną, to dojdzie do prawidłowego udostępnienia faktury w formacie XML poza KSeF.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy należy wskazać, że w analizowanej sprawie, skoro wizualizacja faktury w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla faktury, a jednocześnie dodatkowe informacje umieszczane na fakturze nie wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji, to udostępniane kontrahentom wydruki generowane z systemu (…) będą stanowić wizualizację faktur przesyłanych do KSeF.

W konsekwencji uznać należy, że przesyłanie Państwa kontrahentom, obok faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, wizualizacji faktury z systemu (…) zawierającej dodatkowe informacje, niemające wpływu na treść transakcji, nie powoduje/nie będzie powodowało obowiązku zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

-     stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia,

-     zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno -skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.